Die besten Systeme zur Personalzeiterfassung

Das Angebot von Personalzeiterfassungssystemen hat sich seit dem EU-Urteil zur Arbeitszeiterfassung im Mai 2019 und dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 um ein Vielfaches erhöht. Für welche Lösung sich Unternehmen letzten Endes entscheiden, hängt sicherlich von vielen Faktoren ab und sollte immer individuell auf die Bedürfnisse der jeweiligen Firma abgestimmt sein. 

So tracken Personalmanager mit den klassischen Excel-Vorlagen die Ab- und Anwesenheiten der Mitarbeiter, bei der digitalen Zeiterfassung übernimmt eine Software das Ein- und Ausstempeln und dann gibt es noch die gute alte Stempeluhr, mittlerweile auch in biometrischer Form. Um diese Entscheidung zu vereinfachen haben wie die verschiedenen Tools und Systeme getestet und für jedes Unternehmen das Passende gefunden.

Die Arbeitszeiterfassung im Arbeitsrecht

Seit dem 12. Mai 2019 sind Unternehmen in ganz Europa verpflichtet, über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter Buch zu führen. Diese Maßnahme wurde im Rahmen der europäischen Arbeitszeitrichtlinie mit dem Ziel eingeführt, festzustellen, ob die wöchentliche Höchstarbeitszeit - einschließlich der Überstunden - sowie die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten eingehalten werden, und zur besseren Gewährleistung des Arbeitsschutzes der Arbeitnehmer.

In Deutschland werden die Arbeitszeiten durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt, das jedoch noch nicht in Übereinstimmung mit der europäischen Richtlinie geändert wurde. Um Ausbeutungen durch den Arbeitgeber vorzubeugen darf laut dem § 3 ArbZG die Arbeitszeit der Arbeitnehmer acht Stunden nicht überschreiten. Die Pausenregelung eines Unternehmens sieht  nach sechs Stunden Arbeitszeit eine Arbeitsunterbrechung von mindestens 30 Minuten vor, nach neun Stunden sind es 45 Minuten.

Ausnahmeregelungen der Arbeitszeiten sind möglich, allerdings müssen Überstunden durch Ausgleichszeiten innerhalb der kommenden sechs Kalendermonate abgegolten werden. Bestimmte Arten der Personalzeiterfassung sind schon heutzutage gesetzlich vorgeschrieben:

• So müssen laut §16 ArbZG Überstunden vom Arbeitgeber erfasst werden. Die Entscheidung über die Erfassung der Arbeitszeiten liegt dabei beim jeweiligen Arbeitgeber. Die entsprechenden Unterlagen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. 

• Geringfügig Beschäftigte müssen nach dem Mindestlohngesetz ihre Arbeitszeit erfassen
• Ebenso Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Durch die jüngsten Entwicklungen aufgrund Covid-19 sahen sich jedoch ganze Wirtschaftszweige quasi von heute auf morgen dazu gezwungen, auf das Remote-Arbeiten im Homeoffice umzustellen. Sie mussten reibungslose Kommunikationswege schaffen, die Mitarbeiterproduktivität gewährleisten und gleichzeitig die Mitarbeiter abholen, damit sie sich weiterhin als Teil eines Teams fühlen. 

Hierdurch entstand ein dringender Bedarf nach Systemen, die Anzahl der gearbeiteten Stunden zu erfassen. Julian Teicke, Gründer und CEO der wefox-Gruppe, geht sogar davon aus, dass die "Zukunft der Arbeit komplett ohne Büros auskommen wird." 

Effektives flexibles Arbeiten wird in Zukunft also unsere Arbeitswelt definieren und Firmen, die diesen Trend bereits leben, werden es bedeutend einfacher haben, sich auf zukünftige Veränderungen einzustellen.

Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Zeiterfassung in deutschen Unternehmen

In der Konsequenz aus dem EuGH-Urteil bestand für die Mitgliedstaaten also bereits seit 2019 eine Pflicht zur Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung, was in Deutschland bislang aber noch nicht in nationales Recht umgewandelt wurde.  Darauf folgte nun ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zur Zeiterfassung in deutschen Unternehmen.

In der Pressemitteilung vom 13. September 2022 äußert sich das BAG wie folgt: “Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.” Der Arbeitgeber ist demnach also in der Pflicht, für eine geeignete Organisation der Zeiterfassung zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.

Die Zeiterfassung wird also kommen, lediglich bei der Umsetzung gibt es noch Gestaltungsspielraum. Es ist zeitnah mit einer gesetzlichen Regelung zu rechnen. Flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit und Home Office sollen aber nach dem Willen der Politik möglich bleiben. Die Regelungen zum Arbeitsrecht im Koalitionsvertrag sehen vor, dass flexible Arbeitszeitmodelle (z. B. Vertrauensarbeitszeit) weiterhin möglich sein müssen.

Bis zu einer Gesetzgebung sollten Arbeitgeber aber bereits tätig werden und die Arbeitszeit mittels eines „objektiven und zuverlässigen Systems“ erfassen. Arbeitsschutzbehörden können dabei die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen.

Allen Arbeitgebern, die jetzt auf der Suche nach einer verlässlichen und digitalen Lösung für die Zeiterfassung in ihrem Unternehmen sind, kann Kenjo mit seiner All-In-One HR-Software unterstützend zur Seite stehen. Mit unserer Lösung zum Thema Zeiterfassung ist das Buchen der geleisteten Stunden einfach und Arbeitgeber und Arbeitnehmer behalten spielerisch einen Überblick über die geleistete Arbeit.

Nach dem EU-Gesetz zugelassene Zeiterfassungssysteme

Inzwischen gibt es viele Arten von Zeiterfassungssystemen, insbesondere nach dem EU-Gesetz des EuGH von 2019 und dem Urteil des BAG, von traditionellen Stempeluhren bis hin zu hoch entwickelten biometrischen Systemen.

Wenn man bedenkt, dass die Unternehmen wählen können, welche Zeiterfassungssysteme ihren Bedürfnissen am besten entsprechen, sollten wir uns zunächst die Vor- und Nachteile dieser Systeme genauer ansehen.

Zeiterfassung Excel-Vorlagen

Unternehmen greifen zur Mitarbeiter Zeiterfassung gerne auf Excel-Vorlagen in digitaler und ausgedruckter Form zurück. Dabei kreuzen Mitarbeiter die entsprechenden Kästchen bei Arbeitsbeginn und -ende an und bestätigen die Korrektheit der Daten mit ihrer Unterschrift.

Diese Excel-Vorlagen sind gerade für die Urlaubsplanung eine praktische und kostengünstige Lösung, allerdings bereiten sie Personalabteilungen auch eine Reihe von Problemen:

• Ausgedruckte Unterlagen nehmen viel Platz weg, denn in Deutschland müssen alle Aufzeichnungen zur Arbeitszeiterfassung mindestens zwei Jahre lang an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Stapelweise Aktenordner nehmen nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern sie können auch verloren gehen.
• Die in Excel-Vorlagen enthaltenen Formeln müssen permanent überprüft werden, um Verwirrungen und Fehler zu vermeiden.
• Der größte Nachteil ist, dass Excel-Vorlagen nicht mit mobil arbeitenden Mitarbeitern im Homeoffice kompatibel sind.

Arbeitszeiterfassungs Software

Bei der Zeiterfassungssoftware stempeln Mitarbeiter mithilfe eines Computers, Tablets oder einer mobilen App ein und aus. Die Tarife der einzelnen Modelle richten sich dabei normalerweise je nach Anzahl der Mitarbeiter oder Benutzer im Unternehmen.

👉 Merke: Personalmanager sollten darauf achten, dass die Software die Möglichkeit bietet, die Arbeitsauslastung eines Mitarbeiters zu erfassen, die Urlaubstage selber zu verwalten, Echtzeitdaten zu erhalten und mit nur einem Klick automatisierte Berichte zu erstellen.

In diesem Sinne erfasst und speichert eine Personalzeiterfassungssoftware nicht nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, sondern bietet auch einige, für Personalabteilungen äußerst hilfreiche zusätzliche Funktionen und Vorteile:

• Zugriff von allen Geräten
• Einfaches, schnelles und bequemes Ein- und Auschecken
• Zusätzliche Funktionen wie Abwesenheitsmanagement
• Informationen und Berichte in Echtzeit
• Unternehmen zahlen nur pro Benutzer

Die Kehrseite der Medaille ist allerdings, dass Mitarbeiter die Daten zu ihren Arbeitszeiten in Eigenregie in das Tool eintragen, und damit viel Vertrauen in die Mitarbeiter gesetzt wird. Möglichen schwarzen Schafen wird so nicht das Handwerk gelegt.

👉 Wichtige Kriterien bei der Auswahl: Bei der Suche nach der richtigen Software sind folgende Funktionalitäten extrem wichtig:

• Ein- und Ausbuchungen der Arbeitszeiten
• Cloud-basierte Technologie, dank derer von überall auf der Welt zugegriffen werden kann
• Personalisierte Berichterstattung für detaillierte Angaben
• Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung
• Einbindung biometrischer Systeme
• Mobile App für mobil arbeitende Mitarbeiter
• Intuitives und benutzerfreundliches Design
• Einbindung von Kalender, Messaging-Apps und dergleichen
• Benachrichtigungen und Alerts

Stempeluhren

Stempeluhren sind besonders im Dienstleistungssektor oder in der Wirtschaft beliebt, um Arbeitszeiten zu erfassen und Überstunden zu berechnen. Lange galten sie als das Nonplusultra der Zeiterfassungssysteme, bis der technische Fortschritt Alternativen hervorbrachte.

Dieses System gilt heute als veraltet. Sie müssen vor Ort installiert werden und stellen eine zusätzliche finanzielle Belastung dar, die durch die anderen gegenwärtig auf dem Markt vorhandenen Optionen nicht mehr sinnvoll ist. 

Abgesehen davon entsprechen Stempeluhren schon lange nicht mehr den Bedürfnissen der aktuellen Arbeitsdynamik, die von Telearbeit und Flexibilität gekennzeichnet ist. Die Stempeluhren befinden sich in der Regel vor Ort im Unternehmen, und Mitarbeiter haben keine andere Alternative, als sich persönlich ein- und auszustempeln.

Daraus ergeben sich einige, nicht von der Hand zu weisende Nachteile:

• Ein hoher finanzieller Aufwand
• Unflexibilität
• Mangelnde Sicherheit, da sich jeder einloggen oder die Karte benutzen kann
• Aufgrund der hohen Kosten sind Stempeluhren kein geeignetes Zeiterfassungssystem für kleine Unternehmen oder Startups

Biometrische Systeme zur Personalzeiterfassung

Biometrische Daten bilden das derzeit ausgereifteste Zeiterfassungssystem im Handel. Dank einer biometrischen Erfassung können Mitarbeiter beim Betreten und Verlassen des Unternehmens anhand ihres Fingerabdrucks, ihrer Iris-, Pupillen- oder Gesichtserkennung usw. erkannt werden. Dieses Verfahren nutzt mathematische und statistische Prozesse, um die Identität einer Person zu überprüfen.

Allerdings sind derzeit aufgrund der Covid-19-Pandemie Erkennungssysteme per Fingerabdruck nicht zu empfehlen. Zu hoch ist die Gefahr einer Infektion durch zu viel Kontakt. Weltweit wächst die Besorgnis, dass solche Systeme ein Risiko für die Gesundheit der Mitarbeiter darstellen. So hat beispielsweise die in den USA ansässige gemeinnützige Nachrichtenredaktion The Markup in einem kürzlich erschienenen Artikel dazu Stellung genommen: 

"Durch häufiges Berühren von Bildschirmen könnte in der derzeitigen Covid-19-Krise die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter gefährdet sein. Das Centers for Disease Control betont, dass das Coronavirus stundenlang auf Oberflächen verbleibt, weshalb Bildschirme und Scanner regelmäßig mit Reinigungsspray oder Tüchern desinfiziert werden sollten."

- The Markup

Biometrische Systeme sind besonders in Unternehmen mit hohen Sicherheitsstandards üblich, da sie nur autorisiertem Personal Zutritt zum Gebäude garantieren. Dieser hohe Sicherheitsstandard ist sicherlich auch der Hauptvorteil des Tools, schlägt jedoch auch mit deutlich höheren Kosten entsprechend zu Buche.

Zeiterfassungssoftware von Kenjo

Die verschiedenen Systeme zur Personalzeiterfassung bestechen durch eine Reihe von Vor- und Nachteile und je nach Unternehmen eignet sich das eine oder andere System besser zur Umsetzung der Erfassung der Arbeitszeiten.

Dabei passt sich die Arbeitszeiterfassung Software von Kenjo an die Bedürfnisse der meisten Unternehmen an und ist dementsprechend die logische Erweiterung vieler HR-Softwares.

Die All-in-One-HR-Plattform Kenjo bietet intelligentes Abwesenheitsmanagement nach aktuellen EU-Standards der Arbeitszeiterfassung. Unsere Software wurde als ganzheitliche Lösung für Mitarbeiter und Personalmanager entwickelt:

• Zugriff über Desktop-Computer, Tablet-PC oder mobile Anwendungen
• Schnelle und einfache Ein- und Ausbuchungen der Arbeitszeiten
• Sicher Speicherung der Daten in der Cloud
• Personalmanager überblicken die Arbeitszeiten aller Mitarbeiters und behalten Überstunden im Blick
• Berichte und Zusammenfassungen informieren über wichtige Entwicklungen

Kenjo vereinfacht die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter um ein Vielfaches und bereitet die Daten übersichtlich und ansprechend auf, so dass Personalmanager und Vorgesetzte auf Knopfdruck bessere Entscheidungen für ihr Unternehmen treffen. 

Du bist Dir noch unsicher, welche Software die Richtige für Dich ist? Unser Vergleich der 7 besten Zeiterfassungssoftwares wird Dir helfen!