Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom 14. Mai 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Wie sie das tun, bleibt ihnen weitgehend selbst überlassen. Welches System zu Deinem Unternehmen passt, hängt von Größe, Branche und Arbeitsmodell ab.

Personalmanager tracken An- und Abwesenheiten mit Excel-Vorlagen, eine Software übernimmt das digitale Ein- und Ausstempeln, und dann gibt es noch die klassische Stempeluhr, heute auch in biometrischer Form. In diesem Artikel vergleichen wir die gängigen Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen und erklären, was das Gesetz aktuell verlangt.

Was die Arbeitszeiterfassung rechtlich verlangt

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Ziel ist es, die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu prüfen und die Beschäftigten besser zu schützen.

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht diese Vorgabe mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) aufgegriffen. Danach ist der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Die Pflicht gilt also bereits, unabhängig davon, ob das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ausdrücklich angepasst wurde.

Nach Angaben der IHK Rhein-Neckar (Stand August 2025) gilt für die Praxis:

• Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Die Erfassung kann elektronisch oder schriftlich erfolgen.
• Erfasst werden sollten Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit, nicht nur die Gesamtstunden.
• Die Erfassung darf an die Mitarbeiter delegiert werden, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Pflicht zur Erfassung.

Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, die elektronische Zeiterfassung zum Standard zu machen. Die Arbeitszeit soll dabei am Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden, und es sind gestaffelte Übergangsfristen geplant. Für Kleinstbetriebe soll dauerhaft auch eine nicht elektronische Erfassung möglich bleiben. Laut IHK befindet sich die Reform noch in einem frühen Stadium des Gesetzgebungsverfahrens. Prüfe deshalb den aktuellen Stand, bevor Du Dich für ein System entscheidest.

Unabhängig davon regelt das Arbeitszeitgesetz weiterhin die Höchstarbeitszeit und die Pausen. Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Nach § 4 ArbZG steht den Beschäftigten bei mehr als sechs Stunden Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten zu, bei mehr als neun Stunden von mindestens 45 Minuten. Mehr zu den Pausenregeln liest Du im Beitrag zur Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz.

Bestimmte Aufzeichnungen waren schon vor dem BAG-Beschluss gesetzlich vorgeschrieben:

• Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren.
• Für geringfügig Beschäftigte gilt eine Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz.
• Gleiches gilt für Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nennt.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Deinem Einzelfall hilft Dir ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Welche Zeiterfassungssysteme es gibt

Es gibt viele Arten von Zeiterfassungssystemen, von Papier und Excel über Software und klassische Stempeluhren bis zu biometrischen Lösungen. Unternehmen können grundsätzlich frei wählen, welches System ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Sehen wir uns die Vor- und Nachteile genauer an.

Zeiterfassung mit Excel-Vorlagen

Viele Unternehmen greifen zur Erfassung der Arbeitszeit auf Excel-Vorlagen in digitaler oder ausgedruckter Form zurück. Die Mitarbeiter tragen Beginn, Ende und Pausen ein und bestätigen die Angaben mit ihrer Unterschrift. Solche Vorlagen können die Pflicht grundsätzlich erfüllen, wenn sie die Zeiten zuverlässig dokumentieren. Sie sind günstig, bereiten Personalabteilungen aber eine Reihe von Problemen:

• Ausgedruckte Unterlagen nehmen viel Platz weg, denn Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Stapelweise Aktenordner brauchen nicht nur Platz, sie können auch verloren gehen.
• Die Formeln in Excel-Vorlagen müssen permanent überprüft werden, um Fehler zu vermeiden.
• Excel-Vorlagen passen schlecht zu mobil arbeitenden Mitarbeitern und zum Homeoffice.

Warum Excel schnell an Grenzen stößt, liest Du in unserem Beitrag 10 Gründe, warum Excel nicht für Deine Zeiterfassung geeignet ist.

Zeiterfassungssoftware

Bei einer Zeiterfassungssoftware stempeln Mitarbeiter mit Computer, Tablet oder mobiler App ein und aus. Die Kosten richten sich meist nach der Anzahl der Nutzer im Unternehmen.

Merke: Achte darauf, dass die Software die Arbeitsauslastung abbildet, Urlaubstage verwalten kann, Daten in Echtzeit liefert und Berichte mit einem Klick erstellt.

Eine Zeiterfassungssoftware speichert nicht nur die Arbeitszeiten, sondern bringt weitere Funktionen und Vorteile mit:

• Zugriff von allen Geräten
• Einfaches, schnelles und bequemes Ein- und Auschecken
• Zusätzliche Funktionen wie Abwesenheitsmanagement
• Informationen und Berichte in Echtzeit
• Abrechnung meist pro Benutzer

Die Kehrseite: Mitarbeiter tragen ihre Zeiten oft eigenverantwortlich ein, was Vertrauen voraussetzt. Missbrauch verhindert die Software allein nicht.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl:

• Ein- und Ausbuchungen der Arbeitszeiten, inklusive Pausen
• Cloud-basierte Technologie, damit Du von überall zugreifen kannst
• Personalisierte Berichte für detaillierte Auswertungen
• Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung
• Optional die Einbindung biometrischer Systeme
• Mobile App für Mitarbeiter, die unterwegs oder im Homeoffice arbeiten
• Intuitives und benutzerfreundliches Design
• Einbindung von Kalender, Messaging-Apps und dergleichen
• Benachrichtigungen und Alerts

Stempeluhren

Stempeluhren sind besonders im Dienstleistungssektor und in der Industrie verbreitet, um Arbeitszeiten zu erfassen und Überstunden zu berechnen. Lange galten sie als Standard, bis der technische Fortschritt Alternativen hervorbrachte.

Heute wirken Stempeluhren oft überholt. Sie müssen vor Ort installiert werden und verursachen zusätzliche Kosten, die sich angesichts der digitalen Alternativen schwer rechtfertigen lassen. Außerdem passen sie schlecht zu einer Arbeitswelt, die von Telearbeit und Flexibilität geprägt ist. Die Geräte stehen in der Regel im Unternehmen, und Mitarbeiter können sich nur persönlich ein- und ausstempeln.

Daraus ergeben sich einige Nachteile:

• Ein hoher finanzieller Aufwand
• Wenig Flexibilität
• Mangelnde Sicherheit, da sich bei Karten oder PIN jeder einloggen kann
• Wegen der Kosten kein geeignetes Zeiterfassungssystem für kleine Unternehmen oder Startups

Biometrische Systeme zur Personalzeiterfassung

Biometrische Systeme erkennen Mitarbeiter anhand ihres Fingerabdrucks, der Iris oder des Gesichts. Das Verfahren nutzt mathematische und statistische Prozesse, um die Identität einer Person zu prüfen. Biometrische Erfassung gilt als besonders sicher, weil nur autorisiertes Personal buchen kann, und kommt deshalb vor allem in Unternehmen mit hohen Sicherheitsstandards zum Einsatz. Dafür sind die Kosten deutlich höher.

Beachte außerdem den Datenschutz: Biometrische Daten, die eine Person eindeutig identifizieren, gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und unterliegen strengen Anforderungen. Auch der Betriebsrat hat bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung von Beschäftigten und bei der Lage der Arbeitszeit ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG). Bevor Du ein biometrisches System einführst, solltest Du Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat einbinden.

Zeiterfassung mit Kenjo

Die verschiedenen Systeme haben jeweils Vor- und Nachteile, und je nach Unternehmen passt das eine oder andere besser. Für die meisten Unternehmen ist eine digitale Lösung die praktischste Wahl, weil sie sich an unterschiedliche Arbeitsmodelle anpasst und die Daten zentral bündelt.

Mit der Zeiterfassung von Kenjo buchen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per Desktop, Tablet oder mobiler App. Personalmanager haben die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter im Blick, behalten Überstunden im Griff und erkennen über Berichte wichtige Entwicklungen. Das Abwesenheitsmanagement ist direkt mit der Zeiterfassung verbunden, und die Daten liegen sicher in der Cloud.

Du bist unsicher, welche Software die richtige für Dich ist? Unser Vergleich der besten Zeiterfassungssoftwares hilft Dir bei der Auswahl. Mit einer modernen Personalverwaltungssoftware hast Du Zeiterfassung, Urlaub und Personalakten an einem Ort. Wenn Du sehen möchtest, wie das funktioniert, buche jetzt eine persönliche Demo.