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Zeiterfassung

Überstunden auszahlen: darauf musst Du achten

In fast jedem Unternehmen sammeln sich auf den Arbeitszeitenkonten der Mitarbeiter*innen Überstunden an. Aber wie werden diese am besten vergütet? Wir zeigen Dir, welche Möglichkeiten der Berechnung es gibt und wie sich Überstunden auszahlen lassen.

 

Was gilt als Überstunden?

 

Als Überstunden gelten alle geleisteten Arbeitsstunden, die über die vertraglich festgelegte Arbeitszeit hinausgehen.

 

Beträgt diese bei einer Vollzeitbeschäftigung 40 Stunden, werden alle darüber hinaus geleisteten Stunden als Überstunden bezeichnet. Übrigens gilt auch bei Teilzeit jede zusätzlich geleistete Stunde als Überstunde.

 

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Überstunden auszahlen: Wie erfolgt die Berechnung?

 

Es existieren zwei ähnliche Vorgehensweisen, die Dir die Berechnung von Überstunden erleichtern sollen.

 

Monatslohn zur Grundlage machen

 

Teile das Bruttogehalt Deines Arbeitnehmers oder Deiner Arbeitnehmerin durch den Faktor 4,33 sowie die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden. Der Faktor 4,33 entspricht dabei der durchschnittlichen Wochenanzahl pro Monat, konkret also 4 Wochen und 2 1/3 Tagen.

Konkret sieht das an einem Beispiel (bei einem Gehalt von 3.500 Euro brutto und einer 40-Stunden-Woche) wie folgt aus:

 

3.500 Euro / 4,33 / 40 = 20,21 Euro

 

Der zusätzliche Lohn, den Du dem/der Angestellten pro Stunde auszahlen müsstest, liegt demnach bei 20,21 Euro.

 

Zum Schluss multiplizierst Du den errechneten Stundenlohn mit der Anzahl der Überstunden, um die Überstunden entsprechend auszahlen zu können.

 

Tipp: Zur Vereinfachung wird teils auch der Faktor 4,25 herangezogen, der zu einem etwas höheren Stundenlohn für die Überstunden führt. In unserem Beispiel würde die/der Angestellte demnach anstelle von 20,21 Euro pro Stunde nunmehr 20,59 Euro pro Stunde erhalten. Selbst eine auf den ersten Blick recht gering ausfallende Änderung kann sich allerdings bei einem höheren Überstundenkontigent sehr deutlich bemerkbar machen. 

 

Überstundenzahlen berechnen und Kommastellen vermeiden

 

Sofern Du die Rechnung etwas anderes gestaltest, kommst du auf einem anderen Rechenweg auf ein fast identisches Ergebnis.

 

Nehmen wir uns dazu erneut das obige Beispiel mit einem Monatslohn von 3.500 Euro und einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden vor:

 

3.500 Euro /13 x 3 / 40 = 20,19 Euro

 

Der einzige Unterschied zur ersten Methode besteht hier darin, dass Du anstelle der Zahl 0,33 nun 1/3 berücksichtigst. De facto führt dies zu einer minimalen Ersparnis von 0,02 Euro pro Stunde und würde sich daher als idealer Weg anbieten.

 

Tipp: Da diese Rechnung je nach Gehaltsabrechnung und individuellen Zuschlägen nicht immer ganz einfach ist, verwendest Du am besten eine Software, die die Prozesse für Dich automatisiert und Dir somit viel Zeit erspart. So kannst Du Dich größeren und für Dein Unternehmen wichtigeren Aufgaben zuwenden.

 

Ein fester Stundenlohn erspart die Rechnung

 

Sofern ein fester Stundenlohn pro Monat vereinbart ist, entfällt die Berechnung und Du kannst die Überstunden entsprechend des Stundenlohns auszahlen.

 

Diese Option ist zwar sehr einfach, trifft jedoch sicherlich nur recht selten zu, da der Stundenlohn in vielen Fällen nicht als Basis im Arbeitsvertrag festgehalten wird.

 

Überstunden auszahlen oder abgelten: Was ist die bessere Wahl?

 

Es existieren keine grundsätzlichen gesetzlichen Regelungen im Hinblick darauf, ob Du Überstunden auszahlen musst oder aber diese in der Folge gegen einen Freizeitausgleich getauscht werden können.

 

Liegt eine Möglichkeit der Zeiterfassung vor, so sind Arbeitnehmer*innen erst einmal nicht zu Überstunden verpflichtet. Erfolgen diese dennoch auf freiwilliger Basis, so zieht dies keinen automatischen Vergütungsanspruch nach sich. Ist dieser jedoch vorgesehen, so sind zwei unterschiedliche Modelle denkbar.

 

Überstunden mit dem Gehalt auszahlen

 

Ist sehr viel Arbeit vorhanden, ergibt es vielfach Sinn, Überstunden direkt zu vergüten. So besteht bei Arbeitnehmer*innen oft ein Anreiz, etwas mehr zu arbeiten, um von den ergänzenden Zahlungen zu profitieren.

 

Achtung: Geleistete Überstunden erhöhen den Steuersatz, da das Gehalt insgesamt höher ausfällt. So können sich Überstunden aufgrund der Progression teils weniger lukrativ auswirken.

 

Freizeitausgleich statt Überstunden auszahlen

 

Um finanziell besser planen zu können, hat sich der Freizeitausgleich in vielen Betrieben etabliert. So kannst Du es Deinen Angestellten ermöglichen, zeitweise mehr zu arbeiten, dafür jedoch in anderen Phasen Überstunden abzubauen, indem weniger gearbeitet wird.

 

Das Auszahlen der Überstunden entfällt also komplett. Gleichzeitig macht dies die Abrechnung einfacher. Zudem kannst Du Zeiten für den Abbau der Überstunden festlegen. Dies bietet sich beispielsweise in ruhigen Geschäftsphasen an.

 

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Überstunden nach einer Kündigung auszahlen

 

Sind nach einer Kündigung durch einen/-r Angestellten noch Überstunden vorhanden, so können diese sowohl in Form von einer Zusatzzahlung als auch als Freizeitausgleich abgegolten werden.

Ein Freizeitausgleich ist jedoch nur dann möglich, wenn die Überstunden noch genommen werden können. Erfolgt eine fristlose Kündigung, steht Dir diese Option nicht mehr offen, sodass Du die Überstunden nach der Kündigung auszahlen musst.

 

Beweislast als günstiger Faktor für Arbeitgeber

 

Kommt es dazu, dass ein(e) Arbeitnehmer*in Überstunden anhäuft, ohne dass klare Regeln dafür bestehen, so trifft die Beweislast den/die Arbeitnehmer*in.

 

Konkret bedeutet dies, dass ein(e) Arbeitnehmer*in beweisen muss, dass die Überstunden betrieblich veranlasst bzw. gebilligt wurden.

 

Da es nicht leicht ist, wie ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 04.05.2022 (5 AZR 359/21) zeigt, dies zu beweisen, kannst Du Dich unter Umständen auf einen günstigen Verfahrensausgang einstellen. Unter Umständen bleibt es Dir, wie in diesem Fall, erspart, die Überstunden auszahlen zu müssen.

 

Wichtige Fakten zu Überstunden im Schnelldurchlauf

 

Zu Überstunden existieren zahlreiche Regeln, die es Dir mitunter recht schwer machen, den Überblick zu behalten. Einige der Aspekte, die Du stets im Kopf behalten solltest, haben wir daher in den nächsten Abschnitten für Dich zusammengestellt.

 

Überstunden machen: Wie viele Überstunden sind erlaubt?

 

Die grundsätzliche Arbeitszeit ist in einem Arbeitsvertrag festgehalten. Überstunden kannst Du nur dann anordnen, wenn dies für die Existenz des Betriebs erforderlich ist. Ein unvorhergesehener Auftrag, den Du dir nicht entgehen lassen möchtest, rechtfertigt die pauschale Anordnung allerdings nicht.

 

In den genannten Situationen kannst Du die maximale tägliche Arbeitszeit gem. § 3 ArbZG (Arbeitszeitgesetz) auf 10 Stunden erhöhen. Bedenke jedoch, dass ab 9 Stunden täglicher Arbeitszeit eine zusätzliche Pause von 15 Minuten verpflichtend ist.

 

Achtung: Für leitende Angestellte gelten gem. § 5 Abs. 3 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) Sonderregeln. Diese hebeln die allgemein geltenden Grenzen aus, sodass Du eine längere Arbeitszeit sowie zusätzliche Überstunden verlangen kannst.

 

Überstunden als Vertragsbestandteil: So machst Du Überstunden zur Regel

 

Gerade in Start-Up geht es anfänglich kaum ohne Überstunden. Grundsätzlich sind Überstunden in einem Arbeitsvertrag jedoch nicht vorgesehen. Dementsprechend sind Arbeitnehmer auch nicht verpflichtet, diese zu leisten, sofern keine außergewöhnlichen Umstände vorliegen.

 

Du kannst allerdings im Vertrag festlegen, dass eine gewisse Anzahl von Überstunden mit dem Arbeitsentgelt abgegolten wird. Die Grenze liegt hier typischerweise bei etwa 10 % zusätzlich, bei einer Vollbeschäftigung also bei 4 Stunden in der Woche.

 

Allgemeine Klauseln haben hingegen vor Gericht typischerweise keinen Bestand. Du kannst auf diese Art und Weise jedoch nicht nur unentgeltliche, sondern auch entgeltliche Überstunden in entsprechendem Umfang mit in den Arbeitsvertrag aufnehmen.

 

Auch möglich ist eine vertragliche Gestaltung, die für Überstunden eine pauschale Vergütung festlegt. Diese sollte sich allerdings in etwa im gleichen Bereich bewegen und erleichtert die Lohnabrechnung.

 

Erholungszeiten zwischen den Arbeitsphasen

 

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, sich zwischen den einzelnen Arbeitsphasen zur erholen. Dafür sieht der Gesetzgeber gem. § 5 ArbZG allgemein eine Mindestdauer von 11 Stunden vor.

 

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Überstunden auszahlen: Das Wichtigste auf einen Blick

 

Muss ich Überstunden auszahlen?

 

In der Regel ja, sofern Du aktiv davon weißt bzw. diese selbst angeordnet hast. Ausnahmen gelten, wenn stattdessen ein Freizeitausgleich vorgesehen ist

 

Wie kann ich eine Überstundenzahlung berechnen?

 

Typischerweise richten sich die Kosten für Überstunden nach dem regulären Verdienst. Als Grundlage dient somit der übliche Stundenlohn.

 

Wirken sich Überstunden auf die Steuerbelastung aus?

 

Überstunden zählen zum regulären Arbeitslohn. Sie müssen daher voll versteuert werden. Dies kann teils zu einer deutlichen Mehrbelastung für Arbeitnehmer*innen führen.

 

So hilft Kenjo beim Auszahlen der Überstunden

 

Wenn die Personalverwaltung ohnehin mehr als ausgelastet ist, spart eine HR-Software für Routineaufgaben kostbare Arbeitszeit und damit letztlich bares Geld. 

 

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Die Zeiterfassung von Kenjo berechnet die geleisteten Arbeitszeiten und Überstunden Deiner Angestellten. Da sich Stundensätze und Überstunden individuell festlegen lassen, ermittelt die Software die Vergütung auf Wunsch mit Zuschlägen oder Freizeitausgleich. Damit erfassen Deine Personaler*innen mit jeweils einem Mausklick die Überstunden und weisen die Auszahlung an.

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