Externe Lohnabrechnung: Vor- und Nachteile

Einer der Aufgabenbereiche, die Personalabteilungen vor eine Herausforderung stellen, ist die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung. Denn diese Aufgabe erfordert einen hohen Arbeits- und Zeitaufwand. Es verwundert also nicht, dass sich viele Unternehmen die Frage stellen, ob das Outsourcen der Lohnabrechnung nicht ein logischer Schritt für sie wäre. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) entscheiden sich immer häufiger für das Payroll-Outsourcing. Es lohnt sich oftmals nicht für diese Unternehmen, so viel Kapazitäten für einen Aufgabenbereich abzutreten oder einen Mitarbeiter speziell für die Entgeltabrechnung einzustellen.

Beim Outsourcing lagern Unternehmen bestimmte Aufgaben(-bereiche) oder Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister aus, etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das heißt, Unternehmen beauftragen einen Drittanbieter mit der Verwaltung und der Durchführung der Personalabrechnung. Damit wollen sie vor allem die Personalabteilung entlasten.

Die Anforderungen an die Erstellung der Entgeltabrechnung werden immer komplexer und deshalb erfordert die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein hohes Maß an Expertise – und besonders für kleinere Unternehmen ist der finanzielle Aufwand, eine Fachkraft nur dafür einzustellen, oftmals zu hoch. Eine kostengünstigere Alternative kann deshalb ein externer Anbieter sein.

Gründe für das Payroll-Outsourcing

Externe oder interne Lohn- und Gehaltsabrechnung? Die Entscheidung für oder gegen Payroll-Outsourcing hängt von den Anforderungen und Erwartungen des jeweiligen Unternehmens ab. Primäres Ziel, das Unternehmen in der Regel mit dem Outsourcen der Lohnabrechnung verfolgen, ist, wichtige Prozesse in der Personalabteilung zu optimieren und Kapazitäten für andere HR-Aufgaben zu schaffen. 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt monatlich; doch es gibt regelmäßig Neuerungen bei den Regelungen sowie Gesetzesänderungen und die Gefahr ist groß, dass sich dadurch Fehler bei der Erstellung der Lohnabrechnung einschleichen. Eine umfassende Kenntnis steuer- und sozialrechtlicher Verpflichtungen ist also erforderlich für eine korrekte Abrechnung.

Unternehmen müssen also interne Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung regelmäßig weiterbilden. Denn nur wer über die notwendige Expertise in diesem Bereich verfügt und sich über rechtliche und gesetzliche Verpflichtungen auf dem Laufenden hält kann sicherstellen, dass die Mitarbeitergehälter korrekt und termingerecht bezahlt werden. 

Vorteile für die externe Lohnabrechnung

Neben der Entlastung des HR-Teams bietet das Outsourcing der Gehaltsabrechnung weitere gewinnbringende Vorteile für Unternehmen. 

• Zeitersparnis: Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nimmt wie oben erwähnt viel Zeit in Anspruch – Zeit, die das HR-Team für wichtigere Aufgaben nutzen kann, wenn ein externer Anbieter die Lohnabrechnung übernimmt. 
• Optimierte Prozesse: Die Gehaltsabrechnung ist keine leichte Aufgabe und durch ihr Outsourcen an einen externen Anbieter können Unternehmen diesen Prozess optimieren und damit einhergehende Herausforderungen in der HR- Abteilung verringern. 
• Fehlervermeidung und korrekte Abrechnungen: Immer wieder gibt es Gesetzesänderungen im Lohnbereich und diese müssen umgesetzt werden. Sind die Mitarbeiter nicht ausreichend geschult, können Fehler in der Entgeltabrechnung oder bei Gehaltsanpassungen passieren und das kann negative Folgen für das Unternehmen und die Mitarbeiter haben. Dieses Risiko können Unternehmen minimieren, indem sie in einen spezialisierten Dienstleister investieren.
• Hoher Informationsgehalt und Kostentransparenz: Payroll-Dienstleister halten Unternehmen über alle relevanten Entwicklungen auf dem Laufenden und helfen dabei, die Lohnbuchhaltung besser zu verstehen und wertvolle Erkenntnisse daraus zu erzielen.

Nachteile des Payroll-Outsourcings

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung hat klare Vorteile. Allerdings macht es nicht immer Sinn und birgt sogar gewisse Risiken und Nachteile, etwa dann, wenn sich ein Unternehmen für einen Anbieter entscheidet, der nicht zu dessen Infrastruktur, Anforderungen oder Wünschen passt:

• Steigende Kosten: Unternehmen sollten genau prüfen und auch verstehen, welche Leistungen im Vertrag enthalten sind. Wenn für zu viele Aufgaben, die mit der Lohnabrechnung verbunden sind, zusätzlich Kosten anfallen, kann es schnell passieren, dass das Outsourcing am Ende teurer ist als die Einstellung eines Mitarbeiters für die Lohnabrechnung.
• Mangelnde Kommunikation: Natürlich möchten Unternehmen durch das Auslagern von Lohn- und Gehaltsabrechnung mehr interne Kapazitäten schaffen. Das befreit sie allerdings nicht von der Pflicht, sich über die Lohnabrechnung auf dem Laufenden zu halten. Ganz im Gegenteil: Der Outsourcing-Erfolg kann erheblich gefährdet sein, wenn die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem externen Dienstleister nicht funktioniert.
• Datensicherheit: Beim Outsourcen von Lohn- und Gehaltsabrechnung gelangen sensible Daten nach außen. Auf der Plattform Firma.de für Gründer heißt es dazu: „In Deutschland ansässige Dienstleister müssen strikt nach deutschen Datenschutzrichtlinien und -standards arbeiten. Unternehmer sollten bei der Buchung eines Lohnabrechnungspaketes immer vorher darauf achten, dass der Dienstleister sich ebenfalls nach den Sicherheitszertifikaten des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) richtet und nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert ist.“

Ab welcher Mitarbeiterzahl lohnt sich die externe Lohnabrechnung?

Laut Statista geben kleine Unternehmen mit höherer Wahrscheinlichkeit die Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister ab. Im Jahr 2019 entschieden sich 15 Prozent der Unternehmen mit weniger als 2.500 Mitarbeitern, diese HR-Aufgabe auszulagern. Lediglich 8 Prozent der Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern haben ihre Lohnabrechnung ebenfalls outgesourct. 

In einer Studie von Deloitte wird deutlich, dass sich vor allem kleinere Unternehmen für Outsourcing entscheiden, während größere Unternehmen mit steigender Mitarbeiterzahl vermehrt in interne Teams investieren.

Kleine Unternehmen, auch wenn sie nur einen Mitarbeiter haben, müssen ebenfalls die gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen an die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung einhalten. Das ist für Unternehmer mit einem erheblichen Aufwand verbunden, weshalb sich die meisten für ein Outsourcing entscheiden.

Wenn Unternehmen wachsen, stellen sie neue Mitarbeiter ein. Eine wachsende Belegschaft bedeutet mehr Herausforderungen für die Personalabteilung. In mittelständischen Unternehmen gibt es zwar meistens einen Finanzbuchhalter, aber nur selten einen Experten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Deshalb lagern Unternehmen dieser Größe vermehrt die Lohnbuchhaltung aus.

So erleichtert der Einsatz von Technologie das Payroll-Outsourcing

Der oben erwähnte Deloitte-Bericht gibt auch Aufschluss über den Einsatz von Technologie in der Lohnbuchhaltung. Fast die Hälfte der befragten Unternehmen nutzt eine Software für die Gehaltsabrechnung oder denkt über den Einsatz nach.

Durch die Nutzung einer Payroll-Software sind Unternehmen wesentlich unabhängiger, da sie ihre Gehaltsabrechnung einfach verwalten können und nicht auf Dritte angewiesen sind. Und für viele kleinere Unternehmen ist die Gehaltsabrechnung mit einer Software kostengünstiger als das Outsourcing.

Die Software für Lohnabrechnung von Kenjo bietet noch weitere nützliche Funktionen für die Arbeit der Personalabteilung – eine sogenannte All-in-one-Lösung mit Lohnbuchhaltung und Monitoring, Erfassung von Urlaubstagen und Abwesenheiten, Leistungsbeurteilungen, Personalbeschaffung, Organigrammen und mehr.

Kosten für die externe Lohnabrechnung

Die meisten Payroll-Dienstleister berechnen eine monatliche Gebühr, die sich nach dem Umfang der Leistung richtet. Die Kosten für das Outsourcen der Lohnabrechnung variieren also je nach Unternehmensgröße und -bedürfnissen. Das Gute daran ist: Unternehmen zahlen nur für die Leistungen, die sie auch nutzen. Das heißt, wenn die Mitarbeiterzahl steigt, steigt auch der monatliche Tarif, werden die Mitarbeiter dagegen weniger, sinken die Kosten.

Die wichtigsten Kostensenkungsmaßnahmen für Dein Unternehmen gibt es hier.

3 Tipps für die Auswahl eines passenden Payroll-Outsourcing-Anbieters

Hat sich Dein Unternehmen für das Outsourcen der Lohnabrechnung entschieden und ist noch auf der Suche nach einem geeigneten Anbieter? Dann helfen Dir die folgenden Tipps bei der Auswahl:

1. Klare Anforderungen formulieren: Bevor Du Dich auf die Suche nach einem geeigneten Payroll-Anbieter machst, solltest Du Dir über Deine Bedürfnisse und die Anforderungen an den gewünschten Leistungsumfang im Klaren sein. Nur so kannst du einen Anbieter finden, der zu Deinem Unternehmen passt und diese Anforderungen erfüllen kann.
2. Über den Ruf des Anbieters in der Branche informieren: Bewertungen anderer Kunden geben Aufschluss über die Arbeit eines externen Dienstleisters. Informiere Dich bei Branchenkollegen und vergewissere Dich, dass die Firma einen guten Ruf hat. Ein guter Ruf und Kundenzufriedenheit sind gute Garanten für einen zufriedenstellenden Service.
3. Kosten abwägen und Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen: Informiere Dich bei jedem Anbieter über die anfallenden Kosten für das Outsourcing der Lohnabrechnung. Dieser Faktor ist vor allem für kleine Unternehmen entscheidend, das sie oft mehr Leistungen in Anspruch nehmen müssen als große Unternehmen.