Die beste HR Software für KMUs im Jahr 2025

Die effektive Verwaltung von Personalressourcen ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) von entscheidender Bedeutung, um ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Im Jahr 2025 stehen KMUs vor der Herausforderung, die richtige HR-Software-Lösung zu finden, die ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige der besten HR-Software-Optionen, die KMUs in diesem Jahr in Betracht ziehen sollten, um ihre Personalabteilungen effizienter zu gestalten und ihre HR-Prozesse zu optimieren.

Wie unterscheiden sich die Bedürfnisse eines KMUs von denen eines Großunternehmens?

Kleine und mittlere Unternehmen unterscheiden sich auf vielen Ebenen von großen, bereits etablierten Unternehmen. Wir haben hier für euch einmal die wichtigsten Unterschiede in einer übersichtlichen Liste herausgearbeitet:

• Das Ziel eines Kleinunternehmens ist es, die geltenden Normen zu durchbrechen.
• Ein kleines Unternehmen, vor allem ein Start-up, ist nicht einfach zu führen, und Teamarbeit ist absolut notwendig.
• Ein kleines Unternehmen muss flexibel arbeiten und profitiert oft von einer flachen Hierarchie, die sich oftmals in legerer Kleidung, einer entspannten Arbeitsumgebung und anderen Vorteilen niederschlägt.
• KMU haben außerdem Anspruch auf eine Vielzahl von Zuschüssen für kleine Unternehmen, sowohl von der Regierung als auch die Möglichkeit auf Gelder von privaten Investoren.
  
  

7 Gründe warum kleine Unternehmen keine HR Software für KMU benutzen

Kleine Unternehmen vermeiden am Anfang oft die Nutzung einer HR Software für KMU aufgrund begrenzter Ressourcen, mangelnder Kenntnisse über ihre Vorteile und Bedenken hinsichtlich der Kosten und Komplexität. Wir haben die Gründe dafür aufgelistet.

Begrenztes Budget

Kleine Unternehmen haben oft begrenzte finanzielle Ressourcen und priorisieren möglicherweise andere Bereiche vor der Implementierung einer HR-Software.

Mangel an Bewusstsein

Einige kleine Unternehmen sind sich möglicherweise nicht bewusst, dass eine HR-Software ihre Prozesse verbessern und ihre Effizienz steigern kann.

Geringe Mitarbeiterzahl

Wenn ein Unternehmen nur wenige Mitarbeiter hat, kann die Verwaltung der Personalabteilung möglicherweise manuell und ohne den Einsatz einer HR-Software erfolgen.

Einfache HR-Anforderungen

Einige kleine Unternehmen haben möglicherweise weniger komplexe HR-Anforderungen und kommen gut ohne eine spezielle Softwarelösung aus.

Traditionelle Arbeitsweise

Einige kleine Unternehmen bevorzugen möglicherweise eine traditionelle, handschriftliche oder papierbasierte Verwaltung ihrer HR-Aufgaben und sehen keinen Bedarf an einer Softwarelösung.

Externe Dienstleister

Kleine Unternehmen können auch externe Dienstleister wie Buchhalter oder Personalagenturen nutzen, um ihre HR-Aufgaben zu erledigen, anstatt eine HR-Software einzusetzen.

Bedenken hinsichtlich Datensicherheit

Einige kleine Unternehmen haben möglicherweise Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und möchten sensible Mitarbeiterinformationen nicht in einer HR Software für KMU speichern.

Kenjos HR Software ROI Rechner

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Anzeichen dafür, dass Deine Firma eine HR-Software braucht

Sobald die manuellen Prozesse Deiner Personalabteilung Dich mehr Zeit und Geld kosten, als es eine HR-Software tun würde, wird es Zeit, auf eine digitale Lösung umzustellen. Was genau die Anzeichen dafür sind, dass Du eine HR-Management-Software brauchst, erfährst Du in den nächsten Absätzen.

Gesetzliche Bestimmungen müssen erfüllt werden

Dein Unternehmen muss gesetzliche Bestimmungen zur Zeiterfassung einhalten, weshalb der Einsatz einer HR-Software sinnvoll ist, da manuelle Zeiterfassungsmethoden wie Stempeluhren oder Excel-Tabellen zu Fehlern und Betrug führen können. Komplexe Arbeitszeitregelungen wie flexible Arbeitszeiten, Teilzeitkräfte oder Schichtarbeit könnten die Notwendigkeit einer automatisierten Lösung verdeutlichen. Eine HR-Software kann dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung zu erfüllen und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherzustellen. 

Zudem verbessert sie die Arbeitszeitkontrolle und Effizienz, indem sie Managern dabei hilft, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu überwachen und den Ressourceneinsatz zu optimieren. Eine gute HR-Software kann auch nahtlos mit anderen HR-Funktionen wie Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Urlaubsmanagement integriert werden, was die Effizienz der gesamten Personalabteilung steigert. Es ist jedoch wichtig, vor der Einführung einer HR-Software eine gründliche Bewertung der Unternehmensbedürfnisse durchzuführen, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gut zu den internen Prozessen passt.

Deine Personalabteilung ist überlastet

Schnelles Wachstum in einem Unternehmen führt zu mehr Verantwortung für die Personalabteilung, und oft ist es für das Team schwierig, damit fertig zu werden. Dies führt dazu, dass der Stress unter den Mitarbeitern zunimmt und sie unproduktiv werden. 

Durch die Investition in eine Personalverwaltungs-Software kannst Du Prozesse automatisieren, um mehr Zeit zu sparen, die Arbeitsbelastung der Beschäftigten zu verringern und ihre Produktivität zu steigern. Kenjo ist eine umfassende HR Software für KMU, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. 

Die Fluktuationsrate Deines Unternehmens ist hoch

HR-Prozesse können kompliziert und zeitaufwändig sein, was zu einer unzufriedenen Belegschaft und hohen Fluktuationsraten führt. Nicht nur in der Personalverwaltung, sondern im gesamten Unternehmen. 

Die Investition in eine HR-Software kann dazu beitragen, das Nutzererlebnis der Beschäftigten zu verbessern, indem Probleme genau analysiert und beseitigt werden können. 

Du bist nicht in der Lage, benötigten Daten rechtzeitig zu finden oder in Echtzeit abzurufen

Die manuelle Aufzeichnung von Daten auf Papier kann zu Verwirrungen führen, wenn es um die Suche nach alten Unterlagen geht. Wenn benötigte Daten nicht rechtzeitig gefunden werden können, kann dies zu Verzögerungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder der Entlassung von Mitarbeitern führen. 

Die Anschaffung einer Personalverwaltungssoftware kann Dir dabei helfen, jederzeit auf gespeicherte Daten zugreifen zu können, da alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert sind. Und dies standortunabhängig und DSGVO-konform. Teste jetzt die beste HR Software für KMU: Kenjo!

Dein Unternehmen hat mit Fehlern in der Gehaltsabrechnung zu kämpfen 

Fehler in der Gehaltsabrechnung gehören zu menschlichen Fehlern und entstehen durch die manuelle Bearbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten. 

Dies kann durch die Investition in eine HR-Software gelöst werden, die die Daten an einem Ort speichert und sie den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, damit sie reibungslos arbeiten können. 

Du analysierst keine Daten 

Interne Daten, die sich auf Deine Beschäftigten und deren Verhalten beziehen, werden analysiert, um wichtige Informationen wie Mitarbeiterengagement, Fluktuationsrate, Mitarbeiterleistung und verschiedene andere Trends auszumachen. Diese Informationen können Arbeitgebern dabei helfen, fundierte Entscheidungen für das Wohlergehen der Beschäftigten und des Unternehmens zu treffen und die Probleme der Mitarbeiter anzugehen. 

Die Investition in eine Personalverwaltungssoftware verschafft Dir Zugang zu Daten, die Du sonst nur mit viel Mühe und Zeitaufwand manuell erheben könntest. 

Deine Daten sind nicht sicher 

Wenn personenbezogene Daten in der Personalverwaltung nicht sicher sind, kann dies zu Datenschutzverletzungen führen, die sowohl für das Unternehmen als auch für die betroffenen Mitarbeiter schwerwiegende Folgen haben können. 

Die Verwendung einer HR-Software zur Datenspeicherung kann dazu beitragen, dass die Daten für die zuständigen Mitarbeiter zugänglich sind, ohne dass die Sicherheit beeinträchtigt wird. 

Wenn Du mehr zu dem Thema erfahren willst, dann lies unseren Artikel “10 Anzeichen, dass Du eine HR-Management-Software brauchst” oder lade unseren Download herunter!

8 Gründe, warum Dein kleines oder mittleres Unternehmen eine HR-Software braucht

Die Implementierung einer HR-Software für kleine Unternehmen ist unerlässlich. Sie bietet zahlreiche Vorteile, die die Effizienz steigern, Kosten senken und das Personalmanagement optimieren. Hier sind 7 Gründe, warum Du eine HR Software für KMU benötigst. 

Reporting für den Geschäftsführer

Eine HR-Software ist für kleine und mittlere Unternehmen wichtig, da sie den Geschäftsführer mit relevanten Informationen unterstützt. Das Reporting-Feature liefert detaillierte Einblicke in HR-Daten wie Personalbestand, Fluktuation und Mitarbeiterleistung. Diese Informationen ermöglichen fundierte Entscheidungen und die Identifizierung von Trends, um das Personalmanagement strategisch zu verbessern. Eine HR-Software optimiert die Berichterstattung und erleichtert dem Geschäftsführer den Zugriff auf wichtige Kennzahlen für eine effektive Geschäftssteuerung.

Effiziente Verwaltung

Eine HR-Software enthält Funktionen, die eine Selbstverwaltung der Beschäftigten ermöglichen. Dies hilft bei der Erfassung und Weitergabe von Personaldaten und reduziert den Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung, da die Mitarbeiter jederzeit selber auf ihre Daten zugreifen können. 

Die Software ermöglicht es den Beschäftigten, ihre Daten zu aktualisieren, z.B. ihre Adressdaten zu ändern, Informationen zur Krankenversicherung zu aktualisieren, die Lebensversicherung des Partners zu ändern usw. Eine Software wird die erheblichen Kosten für kleine Unternehmen in der Personalabteilung erheblich reduzieren. 

Digitalisiere Deine Dokumentation

Digitalisiere und vereinfache Deine HR-Prozesse. Die digitale Technologie hat das Potenzial und die Fähigkeit, das Personalwesen, wie wir es kennen, zu verändern. Wenn Du unser Cloud-HR-System für alle Bedürfnisse Deiner Mitarbeiter nutzt, wird Deine Personalabteilung entlastet. Du kannst Deine Mitarbeiterdaten über eine einzige Software organisieren. 

Performance Management

Das Performance Management ist der Prozess, der eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Führungskräften und Beschäftigten in Gang setzt, um gemeinsam die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Das Management der Mitarbeiterleistung ist die Grundlage für die Förderung von Entwicklung und Engagement in jedem Unternehmen, das möchte, dass seine Mitarbeiter ihr maximales Potenzial ausschöpfen, ihre Produktivität steigern und erfolgreich sein können. 

Verbesserte Sicherheit

Dein Unternehmen braucht eine HR Software für KMU, um Dich vor potenziell vermeidbaren Sicherheitsrisiken zu bewahren. HR-Systeme führen elektronische Aufzeichnungen über Disziplinarmaßnahmen, Sicherheitsschulungen der Mitarbeiter, Unfallprotokolle, Schadensersatzansprüche von Arbeitnehmern usw. und minimieren so Risiken und potenzielle Verbindlichkeiten. Aufgrund der Sicherheitsrisiken, die mit der Verwendung von Papierunterlagen für Personalinformationen verbunden sind, verbessert die HR-Software auch die Sicherheit Deines Unternehmens, indem sie den Papierkram und die damit verbundenen Sicherheitsrisiken reduziert. 

Bessere Kommunikation

Auch wenn Dein Unternehmen klein ist, ermöglicht der Einsatz von datengesteuerten Tools eine effektive Kommunikation zwischen Deinen Mitarbeitern. Die HR-Software ist ein nützliches Instrument zur Förderung einer besseren Kommunikation am Arbeitsplatz, da es Mitarbeitern und Managern eines Unternehmens ermöglicht, miteinander zu kommunizieren. Über Mitarbeiterportale können die Beschäftigten ihre Kontaktdaten aktualisieren, Schichtpläne einsehen und sich austauschen, was die Kontinuität in der Belegschaft fördert und das HR-Team entlastet.

Ablage und Datenmanagement

Wenn Du eine einheitliche Strategie für alle Abteilungen entwickelst und diese Strategie über Daten zugänglich machst, wird das Abrufen von Daten bequemer. Wenn Deine Daten leicht zugänglich sind, ist es einfacher zu verstehen, warum Dein Unternehmen eine hohe Fluktuationsrate hat.

Höhere Produktivität

Die papierbasierte Personalarbeit ist sehr zeitaufwändig, weil alle zugehörigen Datensätze von Hand aktualisiert werden müssen. Das kann natürlich zu Fehlern führen, was oft dazu führt, dass Beschäftigte oder Unternehmen ihre Zeit verschwenden.

Welche Funktionen sollte Deine HR Software für KMU haben?

Die Auswahl einer geeigneten HR-Software ist entscheidend für den Erfolg Deines Unternehmens. Hier sind wichtige Funktionen, die dabei berücksichtigt werden sollten.

Reporting

Die HR-Software für KMUs sollte verschiedene Funktionen bieten, um den Geschäftsführer bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Besonders wichtig ist ein umfassendes Reporting-Modul, das dem Geschäftsführer einen klaren Überblick über HR-Kennzahlen, Mitarbeiterleistung, Fluktuation, Gehaltsentwicklung und andere relevante Daten ermöglicht. Durch aussagekräftige Berichte können der Geschäftsführer und andere Entscheidungsträger fundierte Entscheidungen treffen und langfristige Strategien für das Unternehmen entwickeln.

Zentralisierte Datenbank

Es ist sehr unpraktisch, wenn die Daten der Mitarbeiter über mehrere Plattformen verteilt sind. Eine unverzichtbare Funktion Deiner HR Software für KMU, ist eine zentrale Datenbank. In diesen Datenbanken werden die Mitarbeiterdokumente an einem digitalen Ort aufbewahrt, so dass sie leicht zu finden sind und schneller geprüft werden können, was Deinem HR-Team Zeit und Mühe spart.

Talentmanagement

Talentmanagement bezieht sich auf die Planung und Abdeckung des zukünftigen Personalbedarfs. Es umfasst eine breite Palette spezifischerer Aktivitäten wie Personalbeschaffung und Leistungsmanagement. Einige Softwaresysteme fassen alle HR-Systeme unter dem Begriff "Talentmanagement" zusammen, während andere sie in spezifischere Kategorien unterteilen.

Personalbeschaffung

Recruiting-Funktionen helfen internen HR-Teams, gute Kandidaten zu finden und einzustellen und automatisieren einen Großteil des Rekrutierungsprozesses, z.B. das Einstellen in verschiedene Jobbörsen, die Suche nach vielversprechenden Kandidatenprofilen und das Sortieren von Lebensläufen anhand von Stichworten. Sie bieten auch Tools für die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Bewertung und Überprüfung von Bewerbern.

Onboarding und Offboarding

Onboarding und Offboarding sind nicht die glamourösesten Abschnitte im Lebenszyklus eines Mitarbeiters, aber sie sind für die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern unerlässlich. Mit einer HR-Software kannst Du beide Prozesse bewältigen und mit einer elektronischen Unterschrift versehen, damit Du Dich nicht mit Papierkopien herumschlagen musst. Einige HR-Systeme bieten auch zusätzliche Funktionen, mit denen Dein IT-Team Geräte wie Telefone und Laptops von Mitarbeitern einrichten oder außer Betrieb nehmen kann.

Gehaltsabrechnung und Vergütungsmanagement

Die Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung helfen Deinem Team nicht nur dabei, die wöchentliche oder monatliche Gehaltsabrechnung durchzuführen, sondern ermöglichen auch die Einsicht in die Gehaltshistorie der Mitarbeiter, die Umsetzung von Gehaltserhöhungen, die Bearbeitung von Steuern und vieles mehr. Unabhängig von der Größe Deines Unternehmens kann ein HR-System, das auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst, den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und in manchen Fällen sogar die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig automatisieren.

Zeiterfassung

Wenn Du Deine Angestellten nach Stunden bezahlst oder Deinen Kunden eine Rechnung stellst, brauchst Du auf jeden Fall eine Zeiterfassung als Funktion Deines HR-Systems. Viele HR-Plattformen wie Kenjo enthalten Funktionen zur Zeiterfassung, mit denen sich die Mitarbeiter von überall aus ein- und ausstempeln können, während Manager und HR-Teams die notwendigen Werkzeuge erhalten, um die Stundenzettel zu überprüfen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Anschließend können die Daten automatisch in die Gehaltsabrechnung einfließen, sodass Dein Team die Gehälter nicht manuell berechnen muss.

Schichtplanung

Neben der Zeiterfassung benötigen manche Unternehmen auch eine Software für die Personaleinsatzplanung, um die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu erfassen, Schichtpläne zu verwalten und eine angemessene Abdeckung für die arbeitsintensivsten Zeiten zu planen. 

Performance Management

Das Leistungsmanagement geht weit über das traditionelle Jahresgespräch hinaus. Die richtige Software bietet Erinnerungsfunktionen für andere regelmäßige Überprüfungen, Vorlagen für Leistungsbewertungen und Rubriken, Coaching-Ressourcen für Vorgesetzte und vieles mehr.

Mitarbeiterengagement

Mit den Funktionen zur Mitarbeiterbeteiligung kannst Du anonymes Feedback einholen, verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und die Arbeitsmoral und -zufriedenheit Deiner Mitarbeiter im Laufe der Zeit messen. In vielen Fällen unterstützen diese Funktionen auch die Anerkennung durch Kollegen und andere Elemente, die ein starkes Engagement der Mitarbeiter fördern.

Compliance

HR-Software ist zwar kein Ersatz für Rechts- und Steuerexporte, kann aber dabei helfen, die Einhaltung aller relevanten Gesetze sicherzustellen. Kenjo bietet Hilfen zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie weitere Compliance-Funktionen zur Risikominimierung.

Warum Kenjo die beste HR Software in 2025 für kleine und mittelständische Unternehmen ist

Kenjo ist die ultimative HR Software für KMU. Mit innovativen Funktionen wie der nahtlosen Integration von Personalverwaltung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung bietet Kenjo eine effiziente Lösung für alle Personalanforderungen. Erfahre, warum Kenjo die beste Wahl für Dein Unternehmen ist.

• Kenjo ist die beste HR-Software für KMUs aufgrund der leistungsstarken Funktionen, der benutzerfreundlichen Oberfläche und der intuitiven Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter.
• Die umfassenden Funktionalitäten von Kenjo ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten sowie die Verfolgung von Mitarbeiterleistungen.
• Keine langen Schulungen sind nötig, da Kenjo einfach zu bedienen ist. Anpassbare Module passen sich den spezifischen Bedürfnissen von KMUs an.
  
  
• Mit der Automatisierung von HR-Prozessen spart Kenjo Zeit und reduziert Fehler. 
• Unsere Cloud-basierte Lösung ermöglicht Sicherheit und Datenschutz auf höchstem Niveau.
• Leistungsstarke Berichterstattung und Analysetools liefern wertvolle Einblicke. Das flexible Preismodell von Kenjo passt sich den finanziellen Möglichkeiten von KMUs an.
• Optional: Die Bedienung per App bietet die Möglichkeit, HR-Aufgaben auch von unterwegs aus zu erledigen. Kenjo ist die ideale Wahl für KMUs.