10 Anzeichen, dass Du eine HR-Management-Software brauchst

Dein Personalwesen wächst Dir über den Kopf? Deine Lohnbuchhaltung ist eine einzige Zettelsammlung? Dir ist unklar, welcher der Kollegen im Urlaub ist und wie viele Mitarbeitende es insgesamt gibt? Wenn all das auf Dein Personalwesen zutrifft, dann mehren sich die Anzeichen, dass Du eine HR-Software brauchst. Welche Anzeichen es noch gibt und was Du machen kannst, um Dein Personalwesen zu optimieren und Deine Prozesse zu digitalisieren, erklären wir Dir in diesem Artikel.

Was ist eine HR-Software?

Eine Human-Resource-Software (HR-Software) ist eine digitale Anwendung für die Durchführung von Aufgaben und Prozessen im Personalwesen. Sie integriert und verknüpft verschiedene Bereiche des Personalmanagements, wie z.B. Recruiting, Onboarding, Schichtplanung, Lohnabrechnung und Zeiterfassung. Die Software hilft dabei, Zeit zu sparen, indem sie Aufgaben automatisiert, die bisher manuell ausgeführt wurden, und Berichte auf der Grundlage der bereitgestellten Daten zu erstellen. Sie kann dazu beitragen, die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.

Lies den folgenden Artikel, um zu erfahren, was eine HR-Software noch so alles kann und warum Du als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) eine HR-Software brauchst.

Was sind die Anzeichen dafür, dass du eine HR-Management-Software brauchst?

Sobald die manuellen Prozesse Deiner Personalabteilung Dich mehr Zeit und Geld kosten, als es eine HR-Software tun würde, wird es Zeit, auf eine digitale Lösung umzustellen. Was genau die Anzeichen dafür sind, dass Du eine HR-Management-Software brauchst, erfährst Du in den nächsten Absätzen.

1. Deine Personalabteilung ist überlastet

Problem:

• Schnelles Wachstum in einem Unternehmen führt zu mehr Verantwortung für die Personalabteilung, und oft ist es für das Team schwierig, damit fertig zu werden. Dies führt dazu, dass der Stress unter den Mitarbeitern zunimmt und sie unproduktiv werden. 

Lösung:

• Durch die Investition in eine Personalverwaltungs-Software kannst Du Prozesse automatisieren, um mehr Zeit zu sparen, die Arbeitsbelastung der Beschäftigten zu verringern und ihre Produktivität zu steigern. Kenjo ist eine umfassende HR-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Wenn Deine Personalabteilung überlastet ist, kann Kenjo Dir helfen, indem es Routineaufgaben wie das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Erstellung von Arbeitsverträgen oder die Verwaltung von Urlaubstagen durch eine Software automatisiert.
  
  Dadurch wird Deine Personalabteilung entlastet und kann sich auf wichtige Aufgaben wie die Personalentwicklung oder die Mitarbeiterbindung konzentrieren. Kenjo bietet auch eine Self-Service-Plattform für Mitarbeiter, auf der sie ihre persönlichen Daten selbstständig verwalten können. Dadurch können Anfragen an die Personalabteilung reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Insgesamt kann Kenjo dazu beitragen, den Arbeitsaufwand und die Arbeitsbelastung in Deiner Personalabteilung zu reduzieren und somit die Effektivität und Produktivität Deines Unternehmens zu steigern.

2. Die Fluktuationsrate Deines Unternehmens ist hoch

Problem:

• HR-Prozesse können kompliziert und zeitaufwändig sein, was zu einer unzufriedenen Belegschaft und hohen Fluktuationsraten führt. Nicht nur in der Personalverwaltung, sondern im gesamten Unternehmen. Außerdem sind hohe Fluktuationsraten nicht nur finanziell belastend, sondern führen auch dazu, dass Talente aus dem Unternehmen abwandern und die Qualität der Arbeit oder des Produktes sinkt. 

Lösung:

• Die Investition in eine HR-Software kann dazu beitragen, das Nutzererlebnis der Beschäftigten zu verbessern, indem Probleme genau analysiert und beseitigt werden können. Wenn Du Probleme mit einer hohen Fluktuationsrate in Deinem Unternehmen hast, kann Kenjo Dir dabei helfen, dieses Problem zu lösen. Kenjo ist eine moderne HR-Software, die darauf spezialisiert ist, den Personalbereich in Unternehmen zu optimieren. Durch die Verwendung unserer Software kannst Du eine zentralisierte Plattform nutzen, die Dir eine schnelle und effiziente Verwaltung Deiner Mitarbeiter ermöglicht. Die Software bietet Dir verschiedene Funktionen wie Onboarding, Mitarbeiterentwicklung und Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Durch diese Funktionen kannst Du sicherstellen, dass Deine Mitarbeiter gut betreut und motiviert sind, was wiederum zu einer Reduzierung der Fluktuationsrate führen kann. Darüber hinaus kann Kenjo Dir auch helfen, die Mitarbeiterbindung zu stärken, indem Du Feedback- und Kommunikations-Tools nutzen kannst, um ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen.

3. Du erstellst Berichte immer noch manuell

Problem:

• Wenn Du oder Dein Unternehmen Daten erhebt und Berichte manuell erstellt, verschwendest Du viel Zeit. Das manuelle Erheben von Daten in der Personalverwaltung kann problematisch sein, da es fehleranfällig und zeitaufwändig ist. Zudem besteht die Möglichkeit, dass wichtige Informationen verloren gehen oder falsch interpretiert werden.

Lösung:

• Mit Hilfe einer Personalverwaltungssoftware können diese Prozesse automatisiert und digitalisiert werden, so dass Du und Dein Team mehr Zeit für andere Aufgaben haben. Kenjo kann Dir als Kunden dabei helfen, das Problem des manuellen Berichtserstellens zu lösen, indem wir eine automatisierte Berichterstellungsfunktion anbieten. Mit Kenjo kannst Du Berichte automatisch erstellen lassen, indem Du einfach die benötigten Daten eingibst. Dabei werden die Daten automatisch formatiert und in einen Bericht umgewandelt, der professionell aussieht und leicht zu lesen ist. Dies spart Zeit und minimiert die Möglichkeit von menschlichen Fehlern. Im Bereich “Berichte” hast du die Möglichkeit, wichtige Auswertungen aus den Bereichen HR und Recruiting zu erstellen. Es gibt zwei unterschiedliche Berichtstypen: Stapel-Diagramme oder Tabellen.

4. Du bist nicht in der Lage, benötigten Daten rechtzeitig zu finden oder in Echtzeit abzurufen

Problem:

• Die manuelle Aufzeichnung von Daten auf Papier kann zu Verwirrungen führen, wenn es um die Suche nach alten Unterlagen geht. Wenn benötigten Daten nicht rechtzeitig gefunden werden können, kann dies zu Verzögerungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter oder der Entlassung von Mitarbeitern führen. Darüber hinaus können Unregelmäßigkeiten bei der Gehaltsabrechnung oder bei der Verwaltung von Urlaubsansprüchen auftreten, was zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und möglicherweise zu rechtlichen Problemen führen kann.

Lösung:

• Die Anschaffung einer Personalverwaltungssoftware kann Dir dabei helfen, jederzeit auf gespeicherte Daten zugreifen zu können, da alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert sind. Und dies standortunabhängig und DSGVO-konform. Ansonsten kann es sehr frustrierend sein, wenn man nicht in der Lage ist, benötigte Daten rechtzeitig zu finden. Das kann Zeitverschwendung bedeuten und die Produktivität beeinträchtigen. Kenjo kann dir dabei helfen, dieses Problem zu lösen, da wir eine benutzerfreundliche Plattform für HR-Management anbieten, die es Dir ermöglicht, alle relevanten Informationen an einem Ort zu speichern und schnell darauf zuzugreifen. Mit Kenjo kannst Du beispielsweise alle Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträge, Schulungsnachweise und andere wichtige Informationen problemlos abrufen. Mit der Suchfunktion von Kenjo kannst Du auch spezifische Daten schnell finden. Dadurch sparst Du Zeit und kannst Dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

5. Die Zahl der menschlichen Fehler steigt 

Problem:

• Die manuelle Erfassung und Aktualisierung von Daten kann zu menschlichen Fehlern wie Doppelungen und ungenauen Daten führen, was die Produktivität des HR-Teams beeinträchtigt. 

Lösung:

• Die Investition in eine HR-Software verringert das Risiko menschlicher Fehler, da alle Daten an einem Ort gespeichert werden und für die zuständigen Mitarbeiter zugänglich sind. Wenn Du in Deinem Personalwesen zunehmend mit menschlichen Fehlern zu kämpfen hast. Das kann zu Frustration und ineffektiven Abläufen führen, die Zeit und Geld kosten können. Kenjo kann Dir dabei helfen, dieses Problem zu lösen, indem sie eine HR-Software anbieten, die auf Automatisierung und Digitalisierung setzt.
  
  
  
  Mit Kenjo kannst Du Prozesse wie Urlaubsmanagement und Mitarbeiter-Onboarding mit einer Software automatisieren und so die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler reduzieren. Die Software ist auch sehr benutzerfreundlich und bietet Dir eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Dir ermöglicht, Deine HR-Prozesse einfach und effizient zu verwalten. Mit Kenjo kannst Du sicherstellen, dass Dein Personalwesen weniger Fehler aufweist und somit effektiver und produktiver arbeiten kann.

6. Dein Unternehmen hat mit Fehlern in der Gehaltsabrechnung zu kämpfen

Problem:

• Fehler in der Gehaltsabrechnung gehören zu eben jenen menschlichen Fehlern und entstehen durch die manuelle Bearbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten. Diese Fehler können Deinem Unternehmen schaden, da sie die Unzufriedenheit Deiner Mitarbeiter und die Fluktuationsrate erhöhen können.

Lösung:

• Wie bereits erwähnt, kann dieses Problem durch die Investition in eine HR-Software gelöst werden, die die Daten an einem Ort speichert und sie den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, damit sie reibungslos arbeiten können. Wenn Du derzeit mit Problemen in der Gehaltsabrechnung zu kämpfen hast, kann Kenjo Dir hierbei helfen, indem wir eine automatisierte Gehaltsabrechnungssoftware anbieten, die sicherstellt, dass alle Gehaltszahlungen korrekt und pünktlich durchgeführt werden. Unsere Software berücksichtigt auch verschiedene gesetzliche Anforderungen und minimiert Fehler, die bei manuellen Abrechnungen auftreten können. Mit Kenjo kannst Du sicher sein, dass Dein Unternehmen keine weiteren Fehler in der Gehaltsabrechnung erlebt und Deine Mitarbeiter rechtzeitig und korrekt bezahlt werden.

7. Du analysierst keine internen Daten

Problem:

• Interne Daten, die sich auf Deine Beschäftigten und deren Verhalten beziehen, werden analysiert, um wichtige Informationen wie Mitarbeiterengagement, Fluktuationsrate, Mitarbeiterleistung und verschiedene andere Trends auszumachen. Diese Informationen können Arbeitgebern dabei helfen, fundierte Entscheidungen für das Wohlergehen der Beschäftigten und des Unternehmens zu treffen und die Probleme der Mitarbeiter anzugehen. 

Lösung:

• Die Investition in eine Personalverwaltungssoftware verschafft Dir Zugang zu Daten, die Du sonst nur mit viel Mühe und Zeitaufwand manuell erheben könntest. Kenjo kann Dir dabei helfen, die Daten in Deinem Unternehmen zu sammeln und zu analysieren, um Dir ein besseres Verständnis für Deine Geschäftsprozesse und -ergebnisse zu geben. Mit einer Kombination aus benutzerfreundlichen Dashboards und Berichten kannst Du einfach auf die Daten zugreifen und die Leistung Deines Unternehmens besser verstehen. Kenjo kann Dir auch dabei helfen, Trends in Deinen Daten zu identifizieren, um mögliche Probleme oder Chancen zu erkennen und auf sie zu reagieren. So kannst Du schnellere, fundiertere Entscheidungen treffen und Dein Unternehmen erfolgreich führen.

8. Du kannst mit den sich ändernden Vorschriften nicht Schritt halten

Problem:

• Wenn Du Schwierigkeiten hast, mit den sich ändernden Compliance-Vorschriften Schritt zu halten, kann es für Dich von Vorteil sein, in eine Personalverwaltungssoftware zu investieren. Die Nichteinhaltung von Vorschriften schadet nicht nur dem Ruf Deines Unternehmens, sondern kann auch dazu führen, dass das Unternehmen mit Strafen und rechtlichen Klagen konfrontiert wird.

Lösung:

• Kenjo kann Dir helfen, mit den sich ständig ändernden Vorschriften im Personalwesen Schritt zu halten. Kenjo ist eine Cloud-basierte HR-Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, Unternehmen bei der Automatisierung und Optimierung ihrer Personalprozesse zu unterstützen. Die Plattform ist mit den neuesten Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen im Personalwesen vertraut und aktualisiert sich automatisch, um sicherzustellen, dass Du immer auf dem neuesten Stand bist. Kenjo kann Dir dabei helfen, Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Compliance zu gewährleisten, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: Dein Unternehmen.

9. Deine Daten sind nicht sicher

Problem:

• Wenn personenbezogene Daten in der Personalverwaltung nicht sicher sind, kann dies zu Datenschutzverletzungen führen, die sowohl für das Unternehmen als auch für die betroffenen Mitarbeiter schwerwiegende Folgen haben können. Zudem kann ein Verlust von Daten oder ein unbefugter Zugriff auf sensible Informationen das Vertrauen der Mitarbeiter in die Personalabteilung beeinträchtigen. Entgegen der landläufigen Meinung ist es sicherer, Daten in einer Cloud-Software zu speichern, als sie in Papierform an einem Ort aufzubewahren.

Lösung:

• Die Verwendung einer HR-Software zur Datenspeicherung kann dazu beitragen, dass die Daten für die zuständigen Mitarbeiter zugänglich sind, ohne dass die Sicherheit beeinträchtigt wird. Kenjo kann Dir dabei helfen! Wir bieten eine fortschrittliche HR-Software an, die höchste Sicherheitsstandards erfüllt und Deine Daten sicher und geschützt aufbewahrt. Unsere Plattform verfügt über mehrere Sicherheitsebenen und ein robustes Authentifizierungssystem, das sicherstellt, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen können. Wir nehmen die Sicherheit Deiner Daten sehr ernst und setzen alles daran, sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Mit Kenjo kannst Du sicher sein, dass Deine Daten in guten Händen sind.

10. In Sachen Digitalisierung hängst Du hinterher

Problem:

• Die Digitalisierung unserer Gesellschaft schreitet in großen Schritten voran. Nicht nur im privaten Bereich, sondern natürlich auch in der Wirtschaft. Solltest Du bei diesem Tempo zur Zeit nicht mithalten, wird es höchste Zeit, dass Du Dich mit dem Thema beschäftigst. 

Lösung:

• Eine HR-Software kann nicht nur die Digitalisierung in Deiner Personalabteilung nach vorne bringen, sondern kann dies auch auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Digitalisiere noch heute Dein Personalwesen und profitiere von der Strahlkraft einer digitalen HR-Software. Kenjo kann dem Kunden dabei helfen, den Rückstand in Bezug auf die Digitalisierung aufzuholen. Dazu kann das Unternehmen auf seine umfangreiche Expertise im Bereich der digitalen Transformation zurückgreifen und dem Kunden passgenaue Lösungen anbieten. Kenjo kann dem Kunden helfen, seine Geschäftsprozesse zu digitalisieren, indem er zum Beispiel auf Cloud-Lösungen setzt, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Außerdem kann Kenjo dem Kunden helfen, moderne Tools und Technologien einzuführen, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die Kommunikation zu optimieren. So kann der Kunde schnell und erfolgreich auf den Zug der Digitalisierung aufspringen und sich im Wettbewerbsumfeld behaupten.
  
  

Warum brauchst du eine HR-Software?

Die Investition in eine Personalverwaltungssoftware kann für einen Arbeitgeber oder ein Unternehmen von Vorteil sein, denn sie kann helfen, die Arbeitsbelastung zu verringern, die Fluktuationsrate zu senken, Daten zu sichern, Daten zu analysieren, Mitarbeiterberichte zu erstellen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Die Software ist effizienter und sicherer als die manuelle Durchführung von Aufgaben und die Speicherung von Daten in Papierform und trägt dazu bei, die Arbeitsabläufe der Personalabteilung zu vereinfachen, damit sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kann, die zur Erreichung der Ziele Deines Unternehmens beitragen.

Hier nochmal eine Übersicht zu der Frage warum Du eine HR-Software brauchst:

1. Vereinfachte Verwaltung von Mitarbeiterdaten
2. Automatisierte Workflows für Onboarding und Offboarding
3. Leichterer Zugang zu Informationen für Mitarbeiter und HR-Abteilung
4. Effektive Verwaltung von Urlaub, Abwesenheiten und Arbeitszeit
5. Bessere Überwachung und Kontrolle von Personalakten und Dokumenten
6. Schnellere Erstellung von Berichten und Analysen für das Management
7. Verbesserte Kommunikation zwischen HR-Abteilung und Mitarbeitern
8. Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Anforderungen
9. Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen wie Payroll und Buchhaltung
10. Höhere Effizienz und Produktivität in der HR-Abteilung

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