Zum Jahresbeginn 2025 treten zahlreiche neue Gesetze und Regelungen in Kraft, die für Personalabteilungen, Payroll-Spezialisten, Rechtsabteilungen und das Management von zentraler Bedeutung sind. Von geänderten Mindestlöhnen bis hin zu neuen Anforderungen für digitale Arbeitszeugnisse – wir haben die wichtigsten Neuerungen zusammengefasst und erklären, was das für die Praxis bedeutet. Dieser umfassende Leitfaden gibt dir nicht nur die Details der neuen Regelungen, sondern auch praktische Tipps, wie du dein Unternehmen optimal vorbereitest.
Die wichtigsten Neuerungen 2025
Bürokratieentlastungsgesetz IV
Ab dem 1. Januar 2025 bringt das Bürokratieentlastungsgesetz IV zahlreiche Erleichterungen für Unternehmen. Ein zentrales Element ist die Ermöglichung der Textform anstelle der bisher verpflichtenden Schriftform in vielen Fällen.
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist ein von der Bundesregierung initiiertes Gesetzespaket, das darauf abzielt, Bürgerinnen und Bürger, die Wirtschaft sowie die Verwaltung von überflüssiger Bürokratie zu befreien. Es wurde im Rahmen des Meseberger Entbürokratisierungspakets entwickelt und soll eine jährliche Entlastung von mehr als drei Milliarden Euro bewirken.
Was heißt das im Detail?
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen können per E-Mail übermittelt werden, ohne qualifizierte Signatur.
- Die Dokumente müssen für Mitarbeitende zugänglich sein, damit sie diese speichern oder ausdrucken können.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Empfangsbestätigung einzuholen (z. B. per Lesebestätigung).
Diese Änderung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Kosten für Papier und Versand. Gerade in größeren Unternehmen mit häufigen Vertragsänderungen bietet das erhebliches Einsparpotenzial.
Ausnahmen:
- Branchen wie Bau oder Sicherheit bleiben von dieser Regelung ausgeschlossen.
- Mitarbeitende können weiterhin schriftliche Vertragsdokumente verlangen.
Elektronische Arbeitszeugnisse
Eine weitere Neuerung betrifft die elektronische Ausstellung von Arbeitszeugnissen. Ab 2025 erlaubt § 109 Abs. 3 GewO erstmals die digitale Übermittlung, sofern Mitarbeitende zustimmen.
Praktische Tipps:
- Etabliere frühzeitig Prozesse zur Einholung der Zustimmung.
- Dokumentiere die Zustimmung rechtskonform.
- Nutze sichere und DSGVO-konforme Tools, um sensible Daten zu übermitteln.
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Zeugnisse ist die Zeitersparnis für HR. Zeugnisse können schneller erstellt, prüft und versendet werden. Gleichzeitig wird der Zugriff für Mitarbeitende erleichtert.
Schon gelesen? Arbeitszeugnis: Formulierungen, Beispiele, Noten, und Vorlagen
Mindestlohn und Minijobs
Der gesetzliche Mindestlohn in 2025 steigt auf 12,82 Euro pro Stunde. Damit einher geht eine Anhebung der Minijob-Grenze auf 556 Euro pro Monat. Die dynamische Anpassung sorgt dafür, dass Minijobber trotz steigender Mindestlöhne nicht automatisch in eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung wechseln.
Sachbezüge
Zusätzlich zu ihrem Lohn oder Gehalt profitieren Mitarbeitende häufig von nicht-monetären Vorteilen, den sogenannten Sachbezügen. Diese Sachleistungen werden bis zu einem bestimmten Rahmen ebenfalls als Arbeitsentgelt betrachtet und unterliegen den Regelungen für Sozialversicherung und Steuern. Ihr Wert wird durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt. Ab 2025 gelten die folgenden Werte:
Sachbezugswerte für freie Verpflegung
Personenkreis | Zeitraum | Frühstück | Mittagessen | Abendessen | Gesamt |
Volljährige Beschäftigte
(inkl. Auszubis) |
pro Monat | 69,00 | 132,00 | 132,00 | 333,00 |
pro Kalendertag | 2,30 | 4,40 | 4,40 | 11,10 |
Sachbezugswerte für freie Unterkunft
Belegung Unterkunft mit
|
Zeitraum | allgemein |
in Arbeitgeberhaushalt /
Gemeinschaftsunterkunft |
mit einem Beschäftigten
|
pro Monat | 282,00 | 239,70 |
pro Kalendertag | 9,40 | 7,99 | |
mit zwei Beschäftigten
|
pro Monat | 169,20 | 126,90 |
pro Kalendertag | 5,64 | 4,23 |
Tipp: Die neuen Grenzwerte erfordern eine Überprüfung der bestehenden Verträge, um sicherzustellen, dass keine Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben auftreten. Auch automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme müssen entsprechend angepasst werden.
Alles zum Thema "Sachbezüge" findest du übrigens in diesem Artikel: Was sind Sachbezüge und welche sind steuerfrei?
Teilzeitbefristungsgesetz
- Befristungen auf das gesetzliche Rentenalter können in Textform vereinbart werden.
- Andere Befristungen erfordern weiterhin Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
Diese Anpassung erleichtert es Unternehmen, flexibler mit befristeten Verträgen umzugehen. Gerade in Branchen mit häufiger Befristung oder Rentennähe wird dies den administrativen Aufwand erheblich reduzieren.
E-Rechnungspflicht
Ab 2025 müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich genutzt werden. Der Versand wird bis 2027/2028 verpflichtend.
Tipp: Plane frühzeitig die Umstellung deiner Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Achte darauf, dass deine Systeme sowohl den Empfang als auch die Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen. Eine frühe Implementierung verschafft dir einen Wettbewerbsvorteil, da du Ressourcen effizienter nutzen kannst.
Barrierefreiheit
Ab Juni 2025 schreibt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) barrierefreie Webseiten und Apps für Unternehmen im B2C-Bereich vor.
Schwerpunkte:
- Kontraste, Schriftgrößen und Bedienbarkeit.
- Wichtig für Recruiting und Retention Management.
Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Bußgelder und verlieren potenzielle Talente. Es lohnt sich also, frühzeitig in barrierefreie Technologien und Design zu investieren.
Elternzeit und Teilzeit
Ab Mai 2025 können Anträge auf Elternzeit und Teilzeit in Textform gestellt werden. Ablehnungen können ebenfalls in Textform erfolgen.
Praxistipp:
Nutze Lesebestätigungen, um den Zugang von Ablehnungen rechtssicher nachzuweisen. Eine klare Dokumentation aller Vorgänge ist entscheidend, um Streitigkeiten vorzubeugen.
Kurzarbeitergeld
Die Bezugsdauer für Kurzarbeitergeld wird auf 24 Monate verlängert. Diese Regelung gilt bis Ende 2025. Diese Verlängerung gibt Unternehmen mehr Planungssicherheit in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.
Schon gesehen? Unser ausführlicher Leitfaden zum Thema Kurzarbeitergeld: Kurzarbeitergeld — Antworten auf die häufigsten Fragen
Aufbewahrungsfristen
Bestimmte Buchungsbelege müssen nur noch acht Jahre statt zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Diese Änderung reduziert den Verwaltungsaufwand und schafft Platz in den Archiven.
Praktische Tipps für HR-Abteilungen
- Digitale Prozesse etablieren:
Stelle sicher, dass elektronische Arbeitszeugnisse und E-Rechnungen rechtskonform erstellt und archiviert werden. Tools wie Kenjo unterstützen dich dabei, personalrelevante Dokumente digital zu verwalten, Änderungen revisionssicher festzuhalten und so gesetzliche Vorgaben effizient umzusetzen. - Mitarbeiterkommunikation anpassen:
Informiere Mitarbeitende über neue Mindestlohngrenzen und Sozialversicherungsänderungen. Mit einer zentralen HR-Plattform wie Kenjo kannst du wichtige Updates (z. B. zu neuen Lohn- und Beitragsbemessungsgrenzen) automatisiert im Intranet oder via Benachrichtigungen bereitstellen und so die Belegschaft stets auf dem Laufenden halten. - Barrierefreiheit umsetzen:
Schule dein Team zu den Anforderungen des BFSG. Entwickle einen klaren Plan, um digitale Barrierefreiheit zu erreichen. Kenjo unterstützt Unternehmen durch nutzerfreundliche Oberflächen, die auch in puncto Barrierefreiheit stetig weiterentwickelt werden, sodass deine HR-Prozesse inklusive und zukunftssicher bleiben. - Elternzeitregelungen optimieren:
Aktualisiere interne Prozesse für Textform-Anträge. Nutze Vorlagen, um den Workflow zu standardisieren. Mit Kenjo lässt sich der gesamte Elternzeitprozess – vom Antrag bis zur Genehmigung – digital abbilden und automatisiert dokumentieren. So reduzierst du manuellen Aufwand und sorgst für maximale Transparenz. - Lohnabrechnungen prüfen:
Überprüfe bestehende Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen auf Einhaltung der neuen Grenzwerte. Kenjo erleichtert durch integrierte Abrechnungsfunktionen und automatisierte Workflows die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und lässt dich Änderungen wie höhere Mindestlöhne oder neue Steuerfreigrenzen unkompliziert hinterlegen. - Frühzeitig handeln:
Beginne so bald wie möglich mit der Umsetzung der gesetzlichen Änderungen, um Risiken zu minimieren. Mit Kenjo kannst du viele Prozesse – von der Einholung digitaler Signaturen bis zur Fristenverwaltung – automatisiert planen. So verschaffst du deinem Unternehmen einen Vorsprung und stellst sicher, dass alle HR-relevanten Neuerungen rechtzeitig umgesetzt werden.