Was sind Sachbezüge und welche sind steuerfrei?

Für Arbeitgeber, die attraktive Vergütungspakete für ihre Mitarbeiter schnüren möchten, lohnt sich ein Blick auf sogenannte Sachbezüge.

Ohne Zweifel spielt für Arbeitnehmer die Vergütung eine wichtige Rolle. Ein wohl durchdachter Vergütungsplan ist für die Festlegung von Gehältern in einem Unternehmen unerlässlich. Außerdem sind Vergütungspläne hervorragend geeignet, um sich auf dem Markt als starker Arbeitgeber zu etablieren und von der Konkurrenz positiv abzuheben. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Ein Unternehmen mit einem guten Vergütungsplan:

• zieht die besten Fachkräfte an und bindet sie ans Unternehmen,
• steigert die Motivation der Mitarbeiter am Arbeitsplatz,
• stärkt das Zugehörigkeits- und Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter,
• erhöht die Leistungsfähigkeit und Produktivität und
• sorgt für mehr Zufriedenheit unter den Mitarbeitern.

Sachbezüge werden auch als Sachzuwendungen bezeichnet. Allerdings ist nicht allen klar, was Sachbezüge eigentlich sind und welche Vorteile sie für ein Unternehmen und die Mitarbeiter bringen. Im Folgenden erklären wir die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer genauer und zeigen, was in puncto Steuer beachtet werden muss.

Was sind Sachbezüge?

Zu den Sachbezügen gehören im Grunde die Gehaltsbestandteile, die nicht in Bargeld, sondern in Produkten, Dienstleistungen oder in Form von Vermögensbeteiligungen Mitarbeitern gezahlt oder gewährt werden – zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt. 

Für-Gründer.de definiert Sachbezüge als "Entgelte, die nicht als Barauszahlung, sondern in Naturalien zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden. Ein Sachbezug kann dem Arbeitnehmer als Teil des Entgelts gewährt werden."

In diesem Sinne umfassen sie alles von der Verpflegung, Kleidung und Schuhen, kostenlosem oder vergünstigtem Wohnen, Jobtickets bis hin zu Parkplätzen, Kinderbetreuung oder einem verbilligten Darlehen.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Sachbezüge geregelt?

Wie in Deutschland auch darf in vielen anderen europäischen Ländern ein Sachbezug nicht Teil des gesetzlichen Mindestlohnes sein. Allerdings gelten in jedem Land eigene Rechtsvorschriften.

Die Internationale Arbeitsorganisation ILO betont aber, wie wichtig eine gesetzliche Grundlage für Sachbezüge ist. Nur so können ein Missbrauch verhindert und Arbeitnehmerrechte geschützt werden. In Spanien beispielsweise darf ein Sachbezug 30 Prozent des Arbeitnehmergehalts nicht überschreiten. In Frankreich und der Schweiz hingegen gibt es für inländische Arbeitnehmer einen maximalen Tagesgeldwert dafür.

In Deutschland müssen Sachbezüge zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich vereinbart werden. Gesetzlich geregelt sind Sachbezüge in § 8 Abs. 2 S. 11 EStG. Sie gelten nur als solche, wenn sie wie schon erwähnt "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" erbracht werden. Eine Barauszahlung von Sachbezügen ist nicht möglich. 

Was ist der Unterschied zwischen Sachbezug und variabler Vergütung?

Wir fassen hierfür kurz zusammen, welche Arten von Arbeitnehmerentgelt es eigentlich gibt (eine ausführlichere Übersicht gibt es hier auf unserem Blog):

• Festgehalt: Das feste Grundgehalt bezieht sich auf den Mindestbetrag, den ein Unternehmen einem Mitarbeiter zahlt und der im Arbeitsvertrag festgelegt ist.

• Variable Vergütung: Bei dieser Art der Vergütung ist der Betrag, den ein Mitarbeiter erhält, von der Leistung und dem Erreichen vorgegebener Ziele abhängig.

Flexible Mitarbeiter-Benefits oder Sachleistungen sind die dritte Vergütungsart. Allerdings unterscheiden sie sich von Festgehalt und variabler Vergütung darin, dass es sich hier nicht um Geldleistungen, sondern um nicht-monetäre Vergütungen handelt, also um Produkte oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern anbieten kann. 

Allerdings muss man hier ein wenig aufpassen: Sachbezüge gelten nur als solche, wenn sie nicht bar ausbezahlt werden können. Außerdem können Sachbezüge und flexible Mitarbeiter-Benefits nicht die alleinige Form der Vergütung darstellen. Sie können nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt – fest oder variabel – gewährt werden. 

Wichtig ist dabei auch, dass der Barlohn eines Arbeitnehmers nicht unter den gesetzlichen Mindestlohn fällt. Die Höhe der Sachbezüge bestimmen Mitarbeiter selbst: Sie können aus einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Katalog mit möglichen Benefits frei wählen, welche Sachbezüge für sie nützlich sind und zu ihren Bedürfnissen passen.

Sachbezüge sind also ein flexibler Gehaltsbestandteil und variieren von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Das wiederum ist nicht zu verwechseln mit einem variablen Gehalt, bei dem ein Teil des Gehalts leistungsabhängig und erfolgsorientiert ist. 

Beispiele für Sachbezüge

Nicht alle Dienstleistungen oder Vorteile, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern anbietet, fallen unter die Sachbezüge. Sie bieten Arbeitnehmern einen quantifizierbaren geldwerten Vorteil: Sie bekommen also Leistungen kostenlos oder vergünstigt, für die sie normalerweise hätten Geld ausgeben müssen, um sie zu erhalten. Zu den häufigsten Sachleistungen gehören:

• Unterkunft: Arbeitgeber können Arbeitnehmern Wohnraum kostenlos oder verbilligt überlassen.
• Essensgutscheine: Mitarbeiter können von ihrem Arbeitgeber Essensgutscheine bis zu einem bestimmten Betrag oder kostenlose Mahlzeiten in einer unternehmenseigenen Kantine erhalten.
• Fahrtkostenzuschuss: Arbeitgeber können sich an den Fahrtkosten ihrer Mitarbeiter beteiligen, entweder in Form eines Jobtickets für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr oder einer Kilometerpauschale.
• Private Zusatzversicherungen: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern auch Zusatzversicherungen wie eine private Krankenzusatzversicherung, eine Zahnzusatzversicherung oder auch das Krankentagegeld anbieten.

• Firmenwagen: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern außerdem einen Firmenwagen überlassen. Allerdings hat es unterschiedliche steuerliche Auswirkungen, wenn das Firmenauto auch privat und nicht ausschließlich beruflich genutzt wird. Deswegen sollten sich Arbeitgeber vorab informieren, ob sie diese Sachleistung mit in den Angebotskatalog für die Mitarbeiter aufnehmen möchten.

Parkmöglichkeiten für Fahrzeuge wie Autos, Motorräder und Fahrräder zählen ebenfalls zu den Sachbezügen, sofern diese während der Arbeitszeit genutzt werden.

Ebenso bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gern Tankkarten an. Allerdings gelten seit 2020 Tankkarten nur unter bestimmten Voraussetzungen als Sachbezug. 

Wie verhält es sich mit Sozialversicherungsbeiträgen bei Sachbezügen? 

Laut Jahressteuergesetz 2019 in § 8 Abs. 1 Sätze 2 und 3 EStG gehören zu den "Einnahmen in Geld zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und Geldsurrogate." Diese Sachbezüge sind steuerpflichtig und es fallen auch Sozialversicherungsbeiträge an. Überträgt man das auf die Lohnabrechnung, dann erhöht der Sachbezugswert für eine Sachleistung den Bruttolohn und damit auch die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge für den Mitarbeiter. 

Also wie werden Sachbezüge konkret versteuert? 

Laut § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG sind Sachbezüge bis zu einer Höhe von 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Dabei setzte der Gesetzgeber im Jahr 2022 die Freigrenze von 44 Euro auf 50 Euro im Monat hoch.

Konkret heißt das; übersteigt die Summe der Sachbezüge, die ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer gewährt, nicht die Freigrenze von 50 Euro pro Monat, fallen keine Steuern und Sozialversicherungsabgaben dafür an. Wird die monatliche Freigrenze von 50 Euro aber überschritten, sind diese wie Bruttolohn zu behandeln – und die gesamten Sachbezüge werden steuer- und sozialversicherungspflichtig. 

Ob eine Sach- oder Geldzuwendung vorliegt ist steuerlich wichtig für die Inanspruchnahme folgender Vergünstigungen:

Welche Steuerfreie Sachbezüge gibt es?

Wie wir gelernt haben dürfen Sachbezüge im Monat einen Betrag von 50 Euro also nicht übersteigen, um steuerfrei zu bleiben. Es gibt aber noch weitere Punkte bezüglich Freigrenzen, Freibeträge und Steuervorteilen von Sachbezügen, die es zu beachten gilt. Deshalb ist es ratsam, sich vorab gut zu informieren. Sachbezüge, für die normalerweise keine Steuern anfallen, sind folgende:

1. Zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten

Gutscheine und Geldkarten sind flexible Sachbezüge, die ebenfalls unter die 50-Euro-Freigrenze fallen. Voraussetzung ist, dass sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Aussteller des Gutscheins oder der Karte verwendet werden können und müssen die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Dazu zählen beispielsweise aufladbare Geschenkkarten für Einkaufsläden, Gutscheine für Kinokarten oder auch Center-Gutscheine.

Folgende Kategorien sind dabei erlaubt:

1. Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City-Cards.
2. Tankkarten, Gutscheine für einen Buchladen, Beauty- oder Fitnesskarten und Kinokarten
3. Soziale Zwecken wie Essensmarken

✔️ Unser Tipp: Weitere Informationen zu den ZAG-Voraussetzungen hier.

2. Vergünstigte oder kostenlose Mahlzeiten

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern als Sachleistung einen Verpflegungszuschuss gewähren. Damit erhalten Mitarbeiter kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten, beispielsweise in der firmeneigenen Kantine oder außerhalb des Unternehmens. Essenszuschüsse für das Mittagessen sind bis zu einer Höhe von 6,57 Euro pro Mitarbeiter und Arbeitstag steuer- und sozialabgabenfrei.

3. Kinderbetreuung 

Steuerfreie Kindergartenzuschüsse sind möglich für Mitarbeiter mit Kindern, die nicht-schulpflichtig sind. Zu dieser Arbeitgeberleistung gehören beispielsweise die Kinderbetreuung im betriebseigenen Kindergarten, in Kindertagesstätten oder bei einer Tagesmutter. Bislang gibt es keine Höchstbeträge für steuerfreie Kindergartenzuschüsse, wichtig ist nur, dass diese Arbeitgeberleistung zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht wird. 

4. Fahrtkosten

Wie schon erwähnt können sich Arbeitgeber auch an den Fahrtkosten ihrer Mitarbeiter, die für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz anfallen, beteiligen. Oft geschieht das in Form von kostenfreien oder verbilligten Jobtickets. Jobtickets gelten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, allerdings nur im Linienverkehr, und sind damit steuerfrei. Allerdings gilt diese Steuerfreiheit nur, wenn das Jobticket zusätzlich zum eigentlichen Arbeitslohn und nicht durch eine Gehaltsumwandlung zur Verfügung gestellt wird. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern auch Firmenfahrräder (selbst zur Privatnutzung) lohnsteuerfrei überlassen.

5. Firmenfitness und Fitnessstudio

Möchte ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio ermöglichen, kann es von der monatlichen Steuerfreigrenze für Sachbezüge in Höhe von 50 Euro pro Mitarbeiter Gebrauch machen. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber einen Vertrag mit dem Fitnessstudio eingeht, das die Mitarbeiter kostenlos oder vergünstigt nutzen können, oder dass er einen Gutschein für das Fitnessstudio über maximal 50 Euro an seine Mitarbeiter weitergibt. 

Angebote zur Firmenfitness sind auch im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung möglich: Rückenkurse, Bewegungskurse oder auch Ernährungsprogramme gelten als gesundheitsfördernde Maßnahmen, für die Arbeitgeber einen jährlichen Freibetrag von 600 Euro pro Mitarbeiter anwenden können.

Die hier aufgeführten Beispiele für steuerfreie Sachbezüge haben Vorteile für beide Seiten, Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Für Unternehmen verursachen sie oftmals keine weiteren Kosten und stärken nebenbei das Arbeitgeberimage; und Arbeitnehmer profitieren von den steuerfreien und vergünstigten Angeboten ihrer Arbeitgeber.

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