--- title: "Alles über Digitale Personalakten: Vorteile, Datenschutz und Tipps!" description: "Digitale Personalakte einführen: Ab 2027 verlangt § 8 BVV elektronische, maschinenlesbare Entgeltunterlagen. Checkliste, Walkthrough und Guide für Dein Unternehmen." image: https://blog.kenjo.io/hubfs/Successful%20smiling%20young%20male%20job%20applicant%20holding%20a%20blue%20file%20with%20his%20curriculum%20vitae%20posing%20in%20front%20of%20his%20new%20work%20colleagues%20or%20business%20team.jpeg --- [![Kenjo blog logo](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/logos-and-favicons/kenjo-blog-logo.svg)](https://blog.kenjo.io/de) KATEGORIEN - [Personalabteilung](https://blog.kenjo.io/de/tag/personalabteilung) - [Vergütung](https://blog.kenjo.io/de/tag/vergütung) - [Zeiterfassung](https://blog.kenjo.io/de/tag/zeiterfassung) - [Recruiting](https://blog.kenjo.io/de/tag/recruiting) - [Abwesenheitsmanagement](https://blog.kenjo.io/de/tag/abwesenheitsmanagement) - [Mitarbeitergespräch](https://blog.kenjo.io/de/tag/mitarbeitergespräch) - [Schichtplanung](https://blog.kenjo.io/de/tag/schichtplanung) - [Interviews](https://blog.kenjo.io/de/tag/interviews) - [Mitarbeiterschulung](https://blog.kenjo.io/de/tag/mitarbeiterschulung) - 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Unternehmen [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/86d27e92-8ab2-4c89-847b-0c4b5f498359_kenjo.svg) Über Kenjo Lerne Kenjo und die Werte, die uns ausmachen, kennen](https://www.kenjo.io/de/unternehmen/uber-kenjo) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/0ebdb245-4509-4fb4-9522-01577921bb52_team2.svg) Unser Team Talent und Wissen, eine unschlagbare Kombination.](https://www.kenjo.io/de/unternehmen/our-team) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/630fbad0-93fe-449b-81aa-f7ddbcc46a58_puzzle.svg) Partner Strategische Allianzen lassen uns wachsen.](https://www.kenjo.io/de/partner-programm-kenjo) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/c9421568-9ee0-413b-b1b9-2ffc8bb0546c_Icon_Success+Stories_black.svg) Erfolgsgeschichten Die Stimme unserer Kunden](https://www.kenjo.io/de/case-studies) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/b4053a63-52fd-4deb-9c48-990758ce726f_Icon_Book+a+demo_black_02.svg) Integrationen Kenjos Integrationen entdecken](https://www.kenjo.io/de/integration) - Produkt - ![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/b1cf13da-e7bb-46aa-b85a-77700e1f9368_HR-icon-black.svg) DIENSTPLAN- UND ABWESENHEITSMANAGEMENT ![right\_chevron](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/right-chevron-black.svg) - ![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/95889ebc-d373-4792-bb83-c14a31f287b7_Icon_Attendance_black.svg) ZEITERFASSUNG ![right\_chevron](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/right-chevron-black.svg) - ![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/8f872121-9c49-44ac-80df-5d2b1207a8b7_Employee+Profiles-icon-black.svg) PERSONALVERWALTUNG ![right\_chevron](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/right-chevron-black.svg) - ![Integrations logo](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ZzXivK8jQArT03lp_integrations2.svg) INTEGRATIONEN ![right\_chevron](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/right-chevron-black.svg) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/d2d55e1f-216b-4f80-ab70-94a237d3ae89_Shift+Planning-icon-black.svg) Schichtplanung Schichtplan erstellen, Zeiten erfassen und Personal verwalten](https://www.kenjo.io/de/produkt/schichtplanung) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/7c4b71eb-3fbc-45a2-9964-3ea0a5780357_Time+Off-icon-black.svg) ABWESENHEIT Abwesenheitsmanagement für Urlaubs- und Krankheitstage](https://www.kenjo.io/de/produkt/abwesenheitsmanagement) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/9d187437-bef1-4b12-917c-df10cbf3c51a_Time+Tracking-icon-black.svg) ZEITERFASSUNG Automatische Arbeitszeiterfassung für Deine Mitarbeiter](https://www.kenjo.io/de/produkt/zeiterfassung) [![](https://images.prismic.io/kenjo-company-website/Z8sctRsAHJWomPM8_XMLID_2_.png?auto=format,compress) Kenjo App Die Kenjo Mitarbeiter-App](https://www.kenjo.io/de/produkt/kenjo-app) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/0389a698-ff2f-44a3-83a3-2a8463ca8477_Payroll-icon-black.svg) VORBEREITENDE LOHNABRECHNUNG Alle Anpassungen der Lohnbuch-haltung mühelos nachverfolgen](https://www.kenjo.io/de/produkt/vorbereitende-lohnbuchhaltung) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/8f872121-9c49-44ac-80df-5d2b1207a8b7_Employee+Profiles-icon-black.svg) DIGITALE PERSONALAKTE Alle Mitarbeiterinformationen übersichtlich an einem Ort](https://www.kenjo.io/de/produkt/digitale-personalakte) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/80628f61-61a3-4ea6-9e44-c1523c2f6498_Electronic+Signature-icon-black.svg) DIGITALE UNTERSCHRIFT Optimierte HR-Prozesse dank digitaler Signaturen](https://www.kenjo.io/de/produkt/digitale-unterschrift) [![Training Tracker](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/aG4VAUMqNJQqHtRz_TrainingTrackerLogo.svg) SCHULUNGSVERWALTUNG Alle Fähigkeiten Deines Teams auf einen Blick](https://www.kenjo.io/de/produkt/schulungsverwaltung) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ZjCs7N3JpQ5PTQtR_Directory-icon-black.svg?auto=compress,format) RECRUITING Von der Personalauswahl bis hin zu Vorstellungsgesprächen und Einarbeitung](https://www.kenjo.io/de/produkt/recruiting) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/9c429663-262d-4fc9-838d-a804cffff074_Icon_Reports+and+analytics.svg) PERSONALBERICHTE Berichte und Analyse für deine Personalabteilung.](https://www.kenjo.io/de/produkt/berichte-und-analytics) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/294bb6c1-34a0-40b0-937f-2f32fc381116_Icon_Employee+surveys_black.svg) MITARBEITERBEFRAGUNG Umfragen für deine Mitarbeitende, um deren Zufriedenheit zu messen.](https://www.kenjo.io/de/produkt/mitarbeiterbefragung) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/fab095ed-c4ec-48a2-9a0f-7942b0cccbff_Whistleblower-icon-black.svg) HINWEISGEBERSYSTEM Stelle sicher, dass Dein Unternehmen alle EU- und lokalen Whistleblowing-Richtlinien einhält.](https://www.kenjo.io/de/hinweisgebersystem) [![Integrations logo](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ZzXivK8jQArT03lp_integrations2.svg) INTEGRATIONEN Die Kenjo Integrationen](https://www.kenjo.io/de/integration) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/9ec4373e-530c-4974-8890-c1e60b4409c7_DATEV-icon-black.svg) DATEV Die Kenjo Integration mit DATEV](https://www.kenjo.io/de/produkt/datev) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/5357f201-edb2-47c5-a45e-e5d1773d5c02_Icon_Multilocation_black.svg) MULTI-POSTING Erstelle eine einzige Stellenanzeige und poste sie automatisch auf mehreren Jobbörsen.](https://www.kenjo.io/de/produkt/recruiting) - Lösungen - ![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/65ccb69b9be9a5b998b5ce68_Icon_Solution_black.svg?auto=compress,format) BRANCHEN ![right\_chevron](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/right-chevron-black.svg) - ![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/65ccbc309be9a5b998b5cebb_Icon_Roles_black.svg?auto=compress,format) POSITION ![right\_chevron](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/right-chevron-black.svg) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/47dc6c32-32ba-4501-867f-725ed812dbf1_retail.svg?auto=compress,format) Einzelhandel Intuitive Umgebungen, die zugänglich und einfach sind.](https://www.kenjo.io/de/industrie/personalmanagement-einzelhandel) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/4d131ec3-1fd1-4774-9ae9-89090124737b_health.svg?auto=compress,format) Gesundheitsindustrie Eine Lösung, die darauf abzielt, den Zeitaufwand für administrative Aufgaben zu minimieren.](https://www.kenjo.io/de/industrie/hr-software-gesundheitswesen) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/65cccd699be9a5b998b5cfe0_Icon_ManufacturingSector_black.svg?auto=compress,format) Fertigungsindustrie Software, die Zeit spart und Aufgaben beschleunigt.](https://www.kenjo.io/de/industrie/hr-software-fertigungsindustrie) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ec300bf8-4e6b-4ad8-8d87-e60f55965df8_education.svg?auto=compress,format) Bildungswesen Verbessert die Verwaltung von Bildungseinrichtungen.](https://www.kenjo.io/de/industrie/hr-software-bildungswesen) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/4f1fe757-900e-4820-9573-d8fd5950cb39_Icon_Transportation+and+Storage+Sector_black.svg?auto=compress,format) Transport- und Logistiksektor Verbessere das Management Deiner Beschäftigten in Transport- und Logistikzentren.](https://www.kenjo.io/de/industrie/software-transport-logistik) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/28845828-e643-44b9-9625-2be7b94d736c_Icon_Travel+and+leisure+Sector_black.svg?auto=compress,format) Reise-, Urlaubs- und Freizeitbranche Optimiere die Verwaltung Deiner Mitarbeiter in der Reise-, Urlaubs- und Freizeitbranche](https://www.kenjo.io/de/industrie/software-freizeitbranche) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/65d722463a605798c18c1595_Icon_worker_black.svg?auto=compress,format) Dienstleistung, Industrie und Handel Mitarbeitersoftware für Planung, Zeiterfassung und Mitarbeiterführung](https://kenjo.io/de) [![industries icon kenjo](https://images.prismic.io/kenjo-company-website/Zz3nOK8jQArT1EtD_Industries.png?auto=format%2Ccompress&w=30&h=30) Alle Branchen Kenjo - die perfekte HR-Lösung für jede Branche](https://www.kenjo.io/de/industrie/branchen) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/8b502b19-e5ae-4c61-9f7f-b7a5fb49bd53_Icon_Head+of+HR_black.svg?auto=compress,format) Personalleiter Beseitige alle Probleme im Personalwesen mit Kenjos All-in-One HR-Lösung](https://www.kenjo.io/de/persona/fuer-human-resources) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/65d6287f3a605798c18c0bc4_Icon_Operationsmanager_black.svg?auto=compress,format) Operations Manager Operations Management in smart & stressfrei](https://www.kenjo.io/de/persona/fuer-operations) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/Zidit_Pdc1huKsUr_Icon_CEO_black.svg?auto=compress,format) Geschäftsführer Steigere Deine Führungsqualitäten mit unserer HR-Analysesoftware](https://www.kenjo.io/de/fuer-ceos) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ZjCoqd3JpQ5PTQrl_Icon_CFO_black.svg?auto=compress,format) CFO Die perfekte Unterstützung für CFOs von kleinen und mittelständischen Unternehmen](https://www.kenjo.io/de/fuer-cfos) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ZmBbPZm069VX1eku_Icon_ITManager_black.svg?auto=compress,format) IT-Manager Der IT-Manager trägt die Verantwortung für die reibungslose Funktionsweise der IT-Systeme im Unternehmen.](https://www.kenjo.io/de/fuer-it) - [RESSOURCEN](https://www.kenjo.io/de/lp/hr-content-bibliothek) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/96346321-0b86-47ae-91b0-08b1b5a8d659_Icon_Excel+templates_black+%281%29.svg) Vorlagen Vorlagen zur Vereinfachung Deiner HR-Prozesse](https://www.kenjo.io/de/resources-excel) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/87172cd2-70db-42bc-b16e-12885115658f_Icon_Webinars_black.svg) Webinars Vorträge über HR-Themen](https://www.kenjo.io/de/download/hr-webinare) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/e445a8da-19e7-4e45-908b-3a446c7125d8_Icon_Interviews_black.svg) Interviews Die Meinung der HR-Experten](https://www.kenjo.io/de/download/hr-experten-interview) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/d4855d9e-a533-4443-9871-24e71753c275_Icon_Blog_black.svg) Blog Die neusten Nachrichten über HR-Themen](https://blog.kenjo.io/de) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/db20af5f-0a04-410f-9bc9-b6fd3ece450e_Icon_eBooks_black.svg) E-Books Berichte und Trends aus der HR-Branche](https://www.kenjo.io/de/download/hr-ebooks) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ca19aeb6-b4a0-47de-8215-94c3935d17cc_Icon_Interactive+guides_black.svg) HR-Leitfäden Interaktive Anleitungen für Deine HR-Abteilung](https://www.kenjo.io/de/download/hr-leitfaden) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/8d81e804-2a5b-4b3c-9bbd-4c2ca7f1944f_Icon_Glossary_black_01.svg) HR-Lexikon Von A bis Z, alle HR-Begriffe erklärt](https://www.kenjo.io/de/download/hr-lexikon) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/ZqD_CR5LeNNTxdYC_Icon_Knowledgebase_black.svg?auto=compress,format) Help Center Neuigkeiten, Tutorials und Antworten auf Kundenfragen](https://help.kenjo.io/de/support/home) [![](https://kenjo-company-website.cdn.prismic.io/kenjo-company-website/aCSGvCdWJ-7kSFN9_Icon_Podcastlogo_black.svg) Podcast Der Kenjo Podcast für Expert:innen-Talks, digitale Tools und jede Menge Praxiswissen](https://www.kenjo.io/de/podcast) - [KONTAKT](https://www.kenjo.io/de/kontakt) - [PREISE](https://www.kenjo.io/de/preise) [DEMO BUCHEN](https://kenjo.io) | [ANMELDEN](https://app.kenjo.io) ![Open language menu](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/World%20Thin.svg) [Deutsch](https://blog.kenjo.io/de) [English](https://blog.kenjo.io/) [Español](https://blog.kenjo.io/es) [Mexico](https://blog.kenjo.io/es-mx) Deine Personalverwaltung In digital und einfach [auf geht’s!](https://www.kenjo.io/de/demo-buchen) Der Kenjo Kompass Melde Dich jetzt für unseren Newsletter an. Personalabteilung ## Digitale Personalakte: Was ist zu beachten? ![](https://blog.kenjo.io/hubfs/Successful%20smiling%20young%20male%20job%20applicant%20holding%20a%20blue%20file%20with%20his%20curriculum%20vitae%20posing%20in%20front%20of%20his%20new%20work%20colleagues%20or%20business%20team.jpeg) Inhaltsverzeichnis [Was ist eine digitale Personalakte?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#personalakte) [Checkliste: Ist Deine Personalakte startklar für 2027?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#checkliste-2027) [Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Personalakte und einer "normalen" Personalakte?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#unterschied) [Warum sollte man eine Digitale Personalakte einrichten?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#einrichten) [Was sind die Vorteile einer Digitalen Personalakte?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#vorteile) [Was muss in eine Digitale Personalakte?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#muss) [Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#nicht) [Datenschutz und die Digitale Personalakte](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#datenschutz) [Wie richtet man eine Digitale Personalakte ein?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#richtet) [Wie kann Kenjo Dir bei der Einführung von digitalen Personalakten helfen?](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#kenjo) [Was ab 2027 zusätzlich verlangt wird](https://blog.kenjo.io/de/digitale-personalakte#bvv-2027) *Zuletzt aktualisiert: August 2026* Ab dem 1. Januar 2027 verlangt § 8 BVV, dass Entgeltunterlagen elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Kein Aktenschrank und keine PDF-Sammlung reicht dann noch aus. Die Personalakte ist dabei das Kernstück: Wer sie schon heute sauber digitalisiert, ist auf die neue Pflicht vorbereitet. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über die [digitale Personalakte](https://www.kenjo.io/de/produkt/digitale-personalakte) wissen musst: die Vorteile, was beim Datenschutz zu beachten ist, wie Du sie Schritt für Schritt einrichtest, plus eine Checkliste und einen Guide zur BVV-Pflicht ab 2027.   ## Was ist eine digitale Personalakte? Unter einer digitalen Personalakte versteht man das elektronische Gegenstück zu der klassischen [Personalakte](https://blog.kenjo.io/de/personalakte). Die Personalien der Mitarbeiter werden in ein digitales Managementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Oftmals werden die alten Akten, die noch in Papierform abgelegt wurden, ebenfalls in das neue System überführt. Weitere Personalakten werden ab der Einführung des Systems fortan nur noch digital erfasst. Dies erspart nicht nur Raum und Zeit, da es keine Aktenschränke mehr gibt und die digitalen Akten viel einfacher händelbar sind, sondern auch Geld, da die Prozesse der Personalführung so deutlich verschlankt werden.   [![Kenjo | Urlaubsabgeltung Rechner](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2896645/interactive-201812045879.png)](https://blog.kenjo.io/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLJZetSvYnIKNrKwBM3eSDg7PPaEldzLI93Q%2BGG%2B2U%2FXmBLn2uPiDI3pUeVBlUlXmhKs1jtJcKnoRmsqGZ7LWULeGlFHzrxdGqZbqsevGgUc%2FDbIInh3%2F0DhpZrikFJIZ7oKS3Fv2Xziz3SivLWm6cbivwBw6elR6hReqUhN%2Bfrzukd0fsTvJUOKDlDMk7TPBn80l5WyUSyGBku16t9IFrh7IFVwHj1KIjw8O0EfExnM&webInteractiveContentId=201812045879&portalId=2896645)   Digitale Personalakten spielen eine gewichtige Rolle im Prozess der Digitalisierung einer HR-Abteilung. Da die Akte das zentrale Dokument zur Erfassung von Mitarbeiterdaten innerhalb des Unternehmens darstellt, können ausgehend von einer digitalen Personalakte alle weiteren Prozesse ebenfalls elektronisch umgesetzt werden. ### Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Personalakte und einer "normalen" Personalakte? Der zentrale Unterschied zwischen einer digitalen Personalakte und einer "normalen" Personalakte ist, dass die digitale Akte nicht mehr in Papierform vorliegt, sondern nur über ein zentrales, elektronisches System abrufbar ist. Der Vorteil ist hier, dass Mitarbeiter einer HR-Abteilung prinzipiell ortsungebunden auf die Akten zugreifen können. Sollte also die Personalabteilung auf mehrere Standorte verteilt sein oder aus dem [Home-Office](https://blog.kenjo.io/de/5-tipps-erfolgreiches-arbeiten-im-homeoffice) heraus arbeiten, haben trotzdem alle Mitarbeiter Zugriff auf die Personalakten.   Inhaltlich sollten sowohl in der digitalen Personalakte, als auch in der normalen Personalakte dieselben Informationen zu finden sein. Sollte es aber nötig sein, die Akte um eine weitere Information oder Rubrik zu erweitern, so bietet die digitale Akte den Vorteil, dass dies leichter möglich ist als bei ihrem analogen Pendant.   ## Checkliste: Ist Deine Personalakte startklar für 2027? Geh die folgende Liste einmal ehrlich durch. Je mehr Punkte Du nicht abhaken kannst, desto dringender wird es. - Ich weiß genau, wo aktuell alle entgeltrelevanten Dokumente liegen (Papier, E-Mail-Postfach, Cloud-Ordner, Aktenschrank). - Unsere Entgeltunterlagen liegen nicht nur als PDF-Scan vor, sondern strukturiert und maschinenlesbar. - Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Akte einsehen. - Es ist klar geregelt, wer außerhalb der Personalabteilung Zugriff auf welche Dokumente hat. - Neue Dokumente werden automatisch archiviert, nicht manuell in Ordner sortiert. - Alte Papierakten sind bereits digitalisiert und ins System migriert. - Unsere Ablage ist DSGVO-konform: Zweckbindung, Löschregeln und Zugriffsprotokoll sind dokumentiert. - Wir wären heute bereit für eine Prüfung durch die Rentenversicherung. Wenn mehr als zwei Punkte offen sind, lohnt sich ein Blick auf den Walkthrough weiter unten und auf den Abschnitt zu § 8 BVV.   ## Warum sollte man eine Digitale Personalakte einrichten? Wie oben bereits erwähnt, stößt man durch eine digitale Personalakte weitere Prozesse der Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens an. Dies wirkt sich nicht nur auf die HR-Abteilung aus, sondern auch auf weitere Arbeitsbereiche in der Firma. Das Personalwesen fungiert hier somit als Vorbild. Des Weiteren ist es mit einer digitalen Personalakte wesentlich einfacher, das Thema Datenschutz zu beachten und auf den neuesten Stand zu bringen.   Der größte Vorteil einer elektronischen Akte ist allerdings der Spareffekt: Prozesse werden verschlankt und die Effizienz gesteigert, da Akten schneller bearbeitet und gefunden werden können. Dadurch spart man Zeit und Geld und hat Ressourcen für andere Arbeitsbereiche zur Verfügung.   Zusätzlich wird die Eigenständigkeit der Mitarbeiter gefördert und somit auch ihre Teilhabe verbessert. Dies wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens aus. Und dies alles vollkommen standortunabhängig, da eine digitale Lösung aus der Cloud heraus abrufbar und somit mit jedem internetfähigen Endgerät bedienbar sein sollte.   ## Was sind die Vorteile einer Digitalen Personalakte? Der größte Vorteil der digitalen Akte ist die Entlastung der Personalabteilung. Nicht nur werden alle Prozesse der HR-Abteilung durch die Digitalisierung verschlankt, sondern auch die Teilhabe jedes einzelnen Mitarbeiters am Personalwesen erhöht. Somit verringert sich die Arbeitslast des Personalwesens und es werden Ressourcen frei für neue, spannende Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen und wettbewerbsfähiger machen.   [![Kenjo Zeiterfassungssoftware](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2896645/interactive-205018995227.png)](https://blog.kenjo.io/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLJVHST5XGROhWamig2RJ3FzhQMkyN5gIC4fGAn0LV1e%2FilVCyIRTl6O1n2hIeWIk1xmAmqNMSBxUSRXLDm%2FWajiZSHnr5r7NzD4OB5YCCB%2FqNOP55SCAoeTRHVI7slkMuNKDRNK2uSORu%2BNj15u3m3qDYIMW3b%2BwgCvvmIq2aV8pEXxP%2FxfZ3NWvTtCtPiLlhsVbOeiftPk5BRA%2BlnRa3UZl1o%3D&webInteractiveContentId=205018995227&portalId=2896645)   Durch eine elektronische Akte wird des Weiteren auch die Transparenz und Teilhabe im Team erhöht. Die Mitarbeiter erhalten dadurch das Gefühl, dass sie mehr zum Erfolg des Unternehmens beisteuern und die internen Prozesse besser verstehen. Auch dies führt zu erhöhter Zufriedenheit im Team.   Da die Akten zentral in der Cloud gespeichert werden, können die alten Aktenschränke abgeschafft werden und der so entstehenden Raum eingespart oder für neue Zwecke, wie einen Aufenthaltsraum für die Mitarbeiter, umfunktioniert werden. Die einmaligen Kosten, die durch die Umstellung anfallen, haben sich oftmals schon nach kurzer Zeit amortisiert.   ## Was muss in eine Digitale Personalakte? Wie bereits erwähnt, sind die Informationen in einer digitalen Akte dieselben wie in einer klassischen Personalakte. Dazu gehören u.a. folgende Daten:   - Arbeitsvertrag - Bewerbungsunterlagen - Beschreibung der Tätigkeit - Unterlagen zur Vergütung - Informationen zu Abwesenheiten, Urlaubstagen, Krankheiten und der Elternzeit - Informationen zur Lohnsteuer - Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die digitale Personalakte aufgenommen werden, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Mitarbeiters stehen. Private Informationen haben in der Personalakte nichts zu suchen. ## Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte? Es gibt also dementsprechend auch Informationen, die Arbeitgeber niemals in einer digitalen Personalakte angeben sollten. Der Inhalt der Personalakten und der dazugehörigen Unterlagen ist in der Regel vertraulich und nur für die Personalabteilung gedacht, sowohl für den Arbeitnehmer und ist in manchen Unternehmen auch für den Vorgesetzten oder die Führungskraft des Arbeitnehmers zugänglich.   Die Meinung des Vorgesetzten oder von Mitarbeitern der Personalabteilung über die Person, persönliche Notizen, Klatsch und Tratsch, unbegründete Gerüchte, Fragen oder unbelegte Behauptungen von anderen Beschäftigten, die nicht untersucht wurden, sowie alle anderen nicht sachbezogenen Informationen, Kommentare oder Notizen sollten ebenfalls nicht in der Personalakte eines Beschäftigten auftauchen.   ## Datenschutz und die Digitale Personalakte Da digitale Personalakten persönliche Informationen beinhalten, unterliegen sie natürlich dem Datenschutzgesetz. Für Personalabteilungen ist es daher sehr wichtig, akribisch darauf zu achten, dass nur befugtes Personal Zugriff auf die Akten hat. Zusätzlich sollten die Dateien konform mit dem Bundesdatenschutzgesetz und der Datenschutz-Grundverordnung sein.   Durch das Einführen einer digitalen HR-Software wird gewährleistet, dass die Akten in Zukunft nach [EU-DSGVO-Norm](https://blog.kenjo.io/de/dsgvo-einhaltung) bearbeitet werden. Mitarbeiter im Personalwesen können sich auf das Ausfüllen und Bearbeiten der Akte konzentrieren, da die Technik im Hintergrund gewährleistet, dass der Datenschutz eingehalten wird. Dies ist bei klassischen Personalakten natürlich noch ganz anders.   Als Unternehmer musst Du beim Einführen einer digitalen Personalakte folgende datenschutzrechtliche Punkte beachten:   - Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben werden. - Es dürfen nur bestimmte Personen Einsicht in die Akte haben. - Der Arbeitgeber muss es Mitarbeitern ermöglichen, die eigene Personalakte einzusehen. - Wurden Daten falsch oder unzulässig erhoben, muss der Arbeitgeber die Akte löschen. - Das Verbot der Weitergabe der Daten an Dritte ist zu beachten.   ## So digitalisierst Du Deine Personalakte: Schritt für Schritt Bei der Umstellung von analogen Akten auf eine digitale Lösung sind verschiedene Aspekte zu beachten, gerade mit Blick auf die neue Pflicht zur maschinenlesbaren Aktenführung ab 2027. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Dich durch den Umstieg. ### Schritt 1: Das richtige Produkt auswählen Prüfe bei der Produktauswahl drei Dinge: Speichert das System Dokumente strukturiert und maschinenlesbar, statt sie nur als Scan abzulegen? Deckt es neben der Personalakte auch angrenzende Prozesse ab, etwa Urlaubsanträge, Recruiting und Lohnabrechnung? Und ist es so einfach zu bedienen, dass auch Kollegen ohne Computer-Routine damit zurechtkommen? Die [digitale Personalakte von Kenjo](https://www.kenjo.io/de/produkt/digitale-personalakte) erfüllt alle drei Punkte und ist ein guter Maßstab, woran Du andere Anbieter messen kannst.   [![Kostenloser Urlaubsplaner](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2896645/interactive-206177719604.png)](https://blog.kenjo.io/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLI5x2axCqHbK2x2zzaIOX8ULpWiLNLBl3B3GuYU7k04NzIkNPKZggXzktjTG9hW5O7pRTCE9cujq2%2FmnVcvo3WgzNAF6OF7Al5kZ15WzEP%2Br1c96kbW6BGEOFaHRNk8XA7jybYW9k7Wcnr67YQeiXLcKT28jAEJsYHnX0xHgZETgvb0O4sCCy6SLTzESb%2BRDemExssZyMjEQFnmgJIdfE8u1teID6mLvnLMyxlo&webInteractiveContentId=206177719604&portalId=2896645)   ### Schritt 2: Einen Projektverantwortlichen benennen Bestimme eine Person, die das Projekt von Anfang bis Ende verantwortet: Sie kommuniziert mit dem Dienstleister, erstellt einen Projektplan, überwacht die Digitalisierung der alten Akten und ist interner Ansprechpartner für Rückfragen. Bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, mehrere Verantwortliche für einzelne Standorte oder Abteilungen zu benennen, die sich regelmäßig abstimmen. ### Schritt 3: Zugriffsrechte festlegen Lege vor dem Umstieg fest, wer welche Dokumente sehen darf. Ein gutes System bildet das über Rollen ab, statt Berechtigungen händisch pro Person zu pflegen. Zwei Dinge müssen dabei stimmen: Nur ein kleiner, klar definierter Kreis hat Zugriff auf sensible Daten, und jeder Mitarbeiter kann jederzeit seine eigene Akte einsehen. ### Schritt 4: Altbestände digitalisieren und migrieren Bringe vorhandene Papierakten ins neue System. Entscheide dabei, ob Du das intern erledigst oder an einen Dienstleister auslagerst. Bei größeren Beständen ist Auslagern meist schneller und günstiger, als es intern nebenbei zu erledigen. Achte auch hier auf Datenschutz: Wer digitalisiert, muss dieselben Zugriffsregeln einhalten wie später im laufenden Betrieb. ### Schritt 5: Laufenden Prozess festlegen und Team schulen Der Umstieg ist erst abgeschlossen, wenn auch alle künftigen Dokumente automatisch elektronisch und maschinenlesbar abgelegt werden, nicht nur die migrierten Altbestände. Leg also fest, wie neue Entgeltunterlagen ab dem Stichtag ins System kommen, und schule Dein Team im Umgang mit der neuen Software. So bleibt die Akte auch dauerhaft BVV-konform.   Was zählt nicht als konform? Papier, E-Mail-Anhänge und lose Scan-Sammlungen erfüllen die Anforderungen aus § 8 BVV nicht, selbst wenn die Dateien digital gespeichert sind. Entscheidend ist, dass ein System die Inhalte strukturiert und maschinenlesbar auswerten kann.   ## Was § 8 BVV ab 2027 zusätzlich verlangt Ab dem 1. Januar 2027 gilt: Entgeltunterlagen und andere sozialversicherungsrelevante Dokumente müssen nach § 8 BVV ausschließlich elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Die bisherige Ausnahme, Unterlagen auch in Papierform aufzubewahren, entfällt. Alle Details zur neuen Pflicht findest Du in unserem Artikel [Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027](https://blog.kenjo.io/de/elektronische-entgeltunterlagen-ab-2027-was-auf-deutsche-unternehmen-zukommt).   Was bedeutet "maschinenlesbar" in der Praxis? Ein System muss die Inhalte eines Dokuments strukturiert auswerten können, nicht nur ein Bild davon speichern. Ein eingescanntes PDF, das man nur öffnen und lesen kann, reicht nicht aus. Die Deutsche Rentenversicherung führt automatisierte Prüfungen durch, die strukturierte Daten voraussetzen, nicht bloß Bildspeicher.   Was zählt nicht als konform: - Eingescannte PDF-Sammlungen ohne strukturierte Daten - Dokumente, die per E-Mail hin- und hergeschickt und als Anhang abgelegt werden - Eine Mischung aus Papierordnern und losen digitalen Dateien   Was passiert bei Nichteinhaltung? Fehlen bei einer Prüfung die erforderlichen Unterlagen oder liegen sie nicht im richtigen Format vor, kann die Rentenversicherung Beiträge schätzen, in der Regel zu Deinen Ungunsten. Nach § 111 SGB IV drohen zusätzlich Bußgelder bis zu 50.000 Euro. Eine rückwirkende Digitalisierung alter Dokumente ist nicht verlangt, aber ab dem Stichtag muss jedes neue Dokument die Anforderung erfüllen.   Die Checkliste weiter oben in diesem Artikel hilft Dir einzuschätzen, wo Du aktuell stehst.   ## Wie kann Kenjo Dir bei der Einführung von digitalen Personalakten helfen? Als Personalverwalter können die diversen HR-Prozesse, wie das Anlegen einer Personalakte, viel Zeit einnehmen. Kenjo kann Dir helfen, Deine Prozesse zu verschlanken und somit Zeit und Geld zu sparen. Wirf einen Blick auf die [digitale Personalakte von Kenjo](https://www.kenjo.io/de/produkt/digitale-personalakte) und überzeuge Dich selbst von unserer Lösung. Sie speichert Dokumente maschinenlesbar und ist schon heute auf die BVV-Pflicht ab 2027 vorbereitet. [![New call-to-action](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2896645/591709fe-1a5a-47dc-b1b5-29c7f5961933.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/2896645/591709fe-1a5a-47dc-b1b5-29c7f5961933) Mehr inspirierende Lektüre [Personalabteilung ![](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/clock.svg) 10  min. lesezeit Wie wird man Personalberater\*in? Viele Unternehmen outsourcen bestimmte HR-Aufgaben und -bereiche, vor allem dann, wenn intern die Kompetenzen oder Ressourcen fehlen. Dazu gehört oft die ...](https://blog.kenjo.io/de/wie-wird-man-personalberater) [Personalabteilung ![](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/clock.svg) 10  min. lesezeit Betriebsbedingte Kündigung: Voraussetzungen, Fristen und wichtige Tipps Betriebsbedingte Kündigungen treffen Deine Arbeitnehmer ohne Bezug auf ihre persönliche Arbeitsleistung. Sie ergeben sich alleine aus der betrieblichen ...](https://blog.kenjo.io/de/betriebsbedingte-kuendigung) [Personalabteilung ![](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/clock.svg) 18  min. lesezeit Clockodo Alternativen: 5 Tools im Vergleich - Kenjo vs. Clockodo Wer nach einer Clockodo Alternative sucht, fragt oft nach demselben: Welches Tool erfasst Arbeitszeiten am genauesten? Welches ist günstiger? Welches hat die ...](https://blog.kenjo.io/de/clockodo-alternativen-5-tools-im-vergleich-und-warum-dienstplanung-der-entscheidende-unterschied-ist) Erfahren Sie mehr über Kenjo #### Wählen Sie einen Zeitpunkt und lassen Sie sich von uns durch das Produkt führen. [Jetzt loslegen](https://www.kenjo.io/de/demo-buchen) ![company-logo](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/logos-and-favicons/Kenjo-logo-white.svg) © 2026 Kenjo GmbH. All rights reserved. Berlin Urbanstrasse 71, 10967 Berlin, Germany Madrid Memorial 11 de marzo de 2004, nº1 28016 Madrid, Spain ZÜRICH Pfingstweidstrasse 60, 8005 Zürich, Switzerland MÉXICO Calle Varsovia, 36,06600 México City, CDMX México ![eu-logos](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/logos-kenjo-europa_Mesa%20de%20trabajo.svg) [![linkedin-link](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/linkedin-logo.svg)](https://www.linkedin.com/company/kenjohr/) [![youtube-link](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/yt-logo.svg)](https://www.youtube.com/channel/UCBoV8bxorVE5yfaGktmkw8Q) [![facebook-link](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/Facebook-f-icon.svg)](https://www.facebook.com/Kenjo.hrsoftware/) ![company-logo](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/logos-and-favicons/Kenjo-logo-white.svg) Berlin Urbanstrasse 71, 10967 Berlin, Germany Madrid Memorial 11 de marzo de 2004, nº1 28016 Madrid, Spain ZÜRICH Pfingstweidstrasse 60, 8005 Zürich, Switzerland MÉXICO Calle Varsovia, 36,06600 México City, CDMX México ![eu-logos](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/logos-kenjo-europa_Mesa%20de%20trabajo.svg) [![linkedin-link](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/linkedin-logo.svg)](https://www.linkedin.com/company/kenjohr/) [![youtube-link](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/yt-logo.svg)](https://www.youtube.com/channel/UCBoV8bxorVE5yfaGktmkw8Q) [![facebook-link](https://blog.kenjo.io/hubfs/kenjo-files/blog-icons/Facebook-f-icon.svg)](https://www.facebook.com/Kenjo.hrsoftware/) © 2026 Kenjo GmbH. 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Des Weiteren ist es mit einer digitalen Personalakte wesentlich einfacher, das Thema Datenschutz zu beachten und auf den neuesten Stand zu bringen. \n\n \n\nDer größte Vorteil einer elektronischen Akte ist allerdings der Spareffekt: Prozesse werden verschlankt und die Effizienz gesteigert, da Akten schneller bearbeitet und gefunden werden können. Dadurch spart man Zeit und Geld und hat Ressourcen für andere Arbeitsbereiche zur Verfügung.\n\n \n\nZusätzlich wird die Eigenständigkeit der Mitarbeiter gefördert und somit auch ihre Teilhabe verbessert. Dies wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens aus. Und dies alles vollkommen standortunabhängig, da eine digitale Lösung aus der Cloud heraus abrufbar und somit mit jedem internetfähigen Endgerät bedienbar sein sollte." }, "name" : "Warum sollte man eine Digitale Personalakte einrichten?" }, { "@type" : "Question", "acceptedAnswer" : { "@type" : "Answer", "text" : "Der größte Vorteil der digitalen Akte ist die Entlastung der Personalabteilung. Nicht nur werden alle Prozesse der HR-Abteilung durch die Digitalisierung verschlankt, sondern auch die Teilhabe jedes einzelnen Mitarbeiters am Personalwesen erhöht. Somit verringert sich die Arbeitslast des Personalwesens und es werden Ressourcen frei für neue, spannende Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen und wettbewerbsfähiger machen.\n\n \n\n\nDurch eine elektronische Akte wird des Weiteren auch die Transparenz und Teilhabe im Team erhöht. Die Mitarbeiter erhalten dadurch das Gefühl, dass sie mehr zum Erfolg des Unternehmens beisteuern und die internen Prozesse besser verstehen. Auch dies führt zu erhöhter Zufriedenheit im Team.\n\n \n\nDa die Akten zentral in der Cloud gespeichert werden, können die alten Aktenschränke abgeschafft werden und der so entstehenden Raum eingespart oder für neue Zwecke, wie einen Aufenthaltsraum für die Mitarbeiter, umfunktioniert werden. Die einmaligen Kosten, die durch die Umstellung anfallen, haben sich oftmals schon nach kurzer Zeit amortisiert." }, "name" : "Was sind die Vorteile einer Digitalen Personalakte?" }, { "@type" : "Question", "acceptedAnswer" : { "@type" : "Answer", "text" : "Wie bereits erwähnt, sind die Informationen in einer digitalen Akte dieselben wie in einer klassischen Personalakte. Dazu gehören u.a. folgende Daten:\n\n \n\nArbeitsvertrag\nBewerbungsunterlagen\nBeschreibung der Tätigkeit\nUnterlagen zur Vergütung\nInformationen zu Abwesenheiten, Urlaubstagen, Krankheiten und der Elternzeit\nInformationen zur Lohnsteuer\nUnterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung" }, "name" : "Was muss in eine Digitale Personalakte?" }, { "@type" : "Question", "acceptedAnswer" : { "@type" : "Answer", "text" : "Es gibt also Informationen, die Arbeitgeber niemals in einer digitalen Personalakte angeben sollten. Der Inhalt der Personalakten und der dazugehörigen Unterlagen ist in der Regel vertraulich und nur für die Personalabteilung gedacht, sowohl für den Arbeitnehmer und ist in manchen Unternehmen auch für den Vorgesetzten oder die Führungskraft des Arbeitnehmers zugänglich.\n\n \n\nDie Meinung des Vorgesetzten oder von Mitarbeitern der Personalabteilung über die Person, persönliche Notizen, Klatsch und Tratsch, unbegründete Gerüchte, Fragen oder unbelegte Behauptungen von anderen Beschäftigten, die nicht untersucht wurden, sowie alle anderen nicht sachbezogenen Informationen, Kommentare oder Notizen sollten ebenfalls nicht in der Personalakte eines Beschäftigten auftauchen." }, "name" : "Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte?" }, { "@type" : "Question", "acceptedAnswer" : { "@type" : "Answer", "text" : "Bei der Umstellung von analogen Akten auf eine digitale Lösung sind verschiedene Aspekte zu beachten, gerade mit Blick auf die neue Pflicht zur maschinenlesbaren Aktenführung ab 2027.\n\n\n\n\nSchritt 1: Das richtige Produkt auswählen\nSchritt 2: Einen Projektverantwortlichen benennen\nSchritt 3: Zugriffsrechte festlegen\nSchritt 4: Altbestände digitalisieren und migrieren\nSchritt 5: Laufenden Prozess festlegen und Team schulen\n\n\nPapier, E-Mail-Anhänge und lose Scan-Sammlungen zählen dabei nicht als konform, selbst wenn die Dateien digital gespeichert sind." }, "name" : "Wie digitalisiere ich meine Personalakte Schritt für Schritt?" }, { "@type" : "Question", "acceptedAnswer" : { "@type" : "Answer", "text" : "Ab dem 1. Januar 2027 verlangt § 8 BVV, dass Entgeltunterlagen und andere sozialversicherungsrelevante Dokumente ausschließlich elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Ein eingescanntes PDF reicht dafür nicht aus. Papier, E-Mail-Anhänge und lose Scan-Sammlungen zählen nicht als elektronische Aktenführung. Bei Nichteinhaltung kann die Rentenversicherung Beiträge schätzen und es drohen nach § 111 SGB IV Bußgelder bis zu 50.000 Euro." }, "name" : "Was ändert sich 2027 durch § 8 BVV?" } ] } ```