Zuletzt aktualisiert: August 2026

Ab dem 1. Januar 2027 verlangt § 8 BVV, dass Entgeltunterlagen elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Kein Aktenschrank und keine PDF-Sammlung reicht dann noch aus. Die Personalakte ist dabei das Kernstück: Wer sie schon heute sauber digitalisiert, ist auf die neue Pflicht vorbereitet. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du über die digitale Personalakte wissen musst: die Vorteile, was beim Datenschutz zu beachten ist, wie Du sie Schritt für Schritt einrichtest, plus eine Checkliste und einen Guide zur BVV-Pflicht ab 2027.

Was ist eine digitale Personalakte?

Unter einer digitalen Personalakte versteht man das elektronische Gegenstück zu der klassischen Personalakte. Die Personalien der Mitarbeiter werden in ein digitales Managementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Oftmals werden die alten Akten, die noch in Papierform abgelegt wurden, ebenfalls in das neue System überführt. Weitere Personalakten werden ab der Einführung des Systems fortan nur noch digital erfasst. Dies erspart nicht nur Raum und Zeit, da es keine Aktenschränke mehr gibt und die digitalen Akten viel einfacher händelbar sind, sondern auch Geld, da die Prozesse der Personalführung so deutlich verschlankt werden.

Digitale Personalakten spielen eine gewichtige Rolle im Prozess der Digitalisierung einer HR-Abteilung. Da die Akte das zentrale Dokument zur Erfassung von Mitarbeiterdaten innerhalb des Unternehmens darstellt, können ausgehend von einer digitalen Personalakte alle weiteren Prozesse ebenfalls elektronisch umgesetzt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Personalakte und einer "normalen" Personalakte?

Der zentrale Unterschied zwischen einer digitalen Personalakte und einer "normalen" Personalakte ist, dass die digitale Akte nicht mehr in Papierform vorliegt, sondern nur über ein zentrales, elektronisches System abrufbar ist. Der Vorteil ist hier, dass Mitarbeiter einer HR-Abteilung prinzipiell ortsungebunden auf die Akten zugreifen können. Sollte also die Personalabteilung auf mehrere Standorte verteilt sein oder aus dem Home-Office heraus arbeiten, haben trotzdem alle Mitarbeiter Zugriff auf die Personalakten.

Inhaltlich sollten sowohl in der digitalen Personalakte, als auch in der normalen Personalakte dieselben Informationen zu finden sein. Sollte es aber nötig sein, die Akte um eine weitere Information oder Rubrik zu erweitern, so bietet die digitale Akte den Vorteil, dass dies leichter möglich ist als bei ihrem analogen Pendant.

Checkliste: Ist Deine Personalakte startklar für 2027?

Geh die folgende Liste einmal ehrlich durch. Je mehr Punkte Du nicht abhaken kannst, desto dringender wird es.

• Ich weiß genau, wo aktuell alle entgeltrelevanten Dokumente liegen (Papier, E-Mail-Postfach, Cloud-Ordner, Aktenschrank).
• Unsere Entgeltunterlagen liegen nicht nur als PDF-Scan vor, sondern strukturiert und maschinenlesbar.
• Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Akte einsehen.
• Es ist klar geregelt, wer außerhalb der Personalabteilung Zugriff auf welche Dokumente hat.
• Neue Dokumente werden automatisch archiviert, nicht manuell in Ordner sortiert.
• Alte Papierakten sind bereits digitalisiert und ins System migriert.
• Unsere Ablage ist DSGVO-konform: Zweckbindung, Löschregeln und Zugriffsprotokoll sind dokumentiert.
• Wir wären heute bereit für eine Prüfung durch die Rentenversicherung.

Wenn mehr als zwei Punkte offen sind, lohnt sich ein Blick auf den Walkthrough weiter unten und auf den Abschnitt zu § 8 BVV.

Warum sollte man eine Digitale Personalakte einrichten?

Wie oben bereits erwähnt, stößt man durch eine digitale Personalakte weitere Prozesse der Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens an. Dies wirkt sich nicht nur auf die HR-Abteilung aus, sondern auch auf weitere Arbeitsbereiche in der Firma. Das Personalwesen fungiert hier somit als Vorbild. Des Weiteren ist es mit einer digitalen Personalakte wesentlich einfacher, das Thema Datenschutz zu beachten und auf den neuesten Stand zu bringen.

Der größte Vorteil einer elektronischen Akte ist allerdings der Spareffekt: Prozesse werden verschlankt und die Effizienz gesteigert, da Akten schneller bearbeitet und gefunden werden können. Dadurch spart man Zeit und Geld und hat Ressourcen für andere Arbeitsbereiche zur Verfügung.

Zusätzlich wird die Eigenständigkeit der Mitarbeiter gefördert und somit auch ihre Teilhabe verbessert. Dies wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens aus. Und dies alles vollkommen standortunabhängig, da eine digitale Lösung aus der Cloud heraus abrufbar und somit mit jedem internetfähigen Endgerät bedienbar sein sollte.

Was sind die Vorteile einer Digitalen Personalakte?

Der größte Vorteil der digitalen Akte ist die Entlastung der Personalabteilung. Nicht nur werden alle Prozesse der HR-Abteilung durch die Digitalisierung verschlankt, sondern auch die Teilhabe jedes einzelnen Mitarbeiters am Personalwesen erhöht. Somit verringert sich die Arbeitslast des Personalwesens und es werden Ressourcen frei für neue, spannende Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen und wettbewerbsfähiger machen.

Durch eine elektronische Akte wird des Weiteren auch die Transparenz und Teilhabe im Team erhöht. Die Mitarbeiter erhalten dadurch das Gefühl, dass sie mehr zum Erfolg des Unternehmens beisteuern und die internen Prozesse besser verstehen. Auch dies führt zu erhöhter Zufriedenheit im Team.

Da die Akten zentral in der Cloud gespeichert werden, können die alten Aktenschränke abgeschafft werden und der so entstehenden Raum eingespart oder für neue Zwecke, wie einen Aufenthaltsraum für die Mitarbeiter, umfunktioniert werden. Die einmaligen Kosten, die durch die Umstellung anfallen, haben sich oftmals schon nach kurzer Zeit amortisiert.

Was muss in eine Digitale Personalakte?

Wie bereits erwähnt, sind die Informationen in einer digitalen Akte dieselben wie in einer klassischen Personalakte. Dazu gehören u.a. folgende Daten:

• Arbeitsvertrag
• Bewerbungsunterlagen
• Beschreibung der Tätigkeit
• Unterlagen zur Vergütung
• Informationen zu Abwesenheiten, Urlaubstagen, Krankheiten und der Elternzeit
• Informationen zur Lohnsteuer
• Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung

Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die digitale Personalakte aufgenommen werden, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Mitarbeiters stehen. Private Informationen haben in der Personalakte nichts zu suchen.

Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte?

Es gibt also dementsprechend auch Informationen, die Arbeitgeber niemals in einer digitalen Personalakte angeben sollten. Der Inhalt der Personalakten und der dazugehörigen Unterlagen ist in der Regel vertraulich und nur für die Personalabteilung gedacht, sowohl für den Arbeitnehmer und ist in manchen Unternehmen auch für den Vorgesetzten oder die Führungskraft des Arbeitnehmers zugänglich.

Die Meinung des Vorgesetzten oder von Mitarbeitern der Personalabteilung über die Person, persönliche Notizen, Klatsch und Tratsch, unbegründete Gerüchte, Fragen oder unbelegte Behauptungen von anderen Beschäftigten, die nicht untersucht wurden, sowie alle anderen nicht sachbezogenen Informationen, Kommentare oder Notizen sollten ebenfalls nicht in der Personalakte eines Beschäftigten auftauchen.

Datenschutz und die Digitale Personalakte

Da digitale Personalakten persönliche Informationen beinhalten, unterliegen sie natürlich dem Datenschutzgesetz. Für Personalabteilungen ist es daher sehr wichtig, akribisch darauf zu achten, dass nur befugtes Personal Zugriff auf die Akten hat. Zusätzlich sollten die Dateien konform mit dem Bundesdatenschutzgesetz und der Datenschutz-Grundverordnung sein.

Durch das Einführen einer digitalen HR-Software wird gewährleistet, dass die Akten in Zukunft nach EU-DSGVO-Norm bearbeitet werden. Mitarbeiter im Personalwesen können sich auf das Ausfüllen und Bearbeiten der Akte konzentrieren, da die Technik im Hintergrund gewährleistet, dass der Datenschutz eingehalten wird. Dies ist bei klassischen Personalakten natürlich noch ganz anders.

Als Unternehmer musst Du beim Einführen einer digitalen Personalakte folgende datenschutzrechtliche Punkte beachten:

• Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben werden.
• Es dürfen nur bestimmte Personen Einsicht in die Akte haben.
• Der Arbeitgeber muss es Mitarbeitern ermöglichen, die eigene Personalakte einzusehen.
• Wurden Daten falsch oder unzulässig erhoben, muss der Arbeitgeber die Akte löschen.
• Das Verbot der Weitergabe der Daten an Dritte ist zu beachten.

So digitalisierst Du Deine Personalakte: Schritt für Schritt

Bei der Umstellung von analogen Akten auf eine digitale Lösung sind verschiedene Aspekte zu beachten, gerade mit Blick auf die neue Pflicht zur maschinenlesbaren Aktenführung ab 2027. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Dich durch den Umstieg.

Schritt 1: Das richtige Produkt auswählen

Prüfe bei der Produktauswahl drei Dinge: Speichert das System Dokumente strukturiert und maschinenlesbar, statt sie nur als Scan abzulegen? Deckt es neben der Personalakte auch angrenzende Prozesse ab, etwa Urlaubsanträge, Recruiting und Lohnabrechnung? Und ist es so einfach zu bedienen, dass auch Kollegen ohne Computer-Routine damit zurechtkommen? Die digitale Personalakte von Kenjo erfüllt alle drei Punkte und ist ein guter Maßstab, woran Du andere Anbieter messen kannst.

Schritt 2: Einen Projektverantwortlichen benennen

Bestimme eine Person, die das Projekt von Anfang bis Ende verantwortet: Sie kommuniziert mit dem Dienstleister, erstellt einen Projektplan, überwacht die Digitalisierung der alten Akten und ist interner Ansprechpartner für Rückfragen. Bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, mehrere Verantwortliche für einzelne Standorte oder Abteilungen zu benennen, die sich regelmäßig abstimmen.

Schritt 3: Zugriffsrechte festlegen

Lege vor dem Umstieg fest, wer welche Dokumente sehen darf. Ein gutes System bildet das über Rollen ab, statt Berechtigungen händisch pro Person zu pflegen. Zwei Dinge müssen dabei stimmen: Nur ein kleiner, klar definierter Kreis hat Zugriff auf sensible Daten, und jeder Mitarbeiter kann jederzeit seine eigene Akte einsehen.

Schritt 4: Altbestände digitalisieren und migrieren

Bringe vorhandene Papierakten ins neue System. Entscheide dabei, ob Du das intern erledigst oder an einen Dienstleister auslagerst. Bei größeren Beständen ist Auslagern meist schneller und günstiger, als es intern nebenbei zu erledigen. Achte auch hier auf Datenschutz: Wer digitalisiert, muss dieselben Zugriffsregeln einhalten wie später im laufenden Betrieb.

Schritt 5: Laufenden Prozess festlegen und Team schulen

Der Umstieg ist erst abgeschlossen, wenn auch alle künftigen Dokumente automatisch elektronisch und maschinenlesbar abgelegt werden, nicht nur die migrierten Altbestände. Leg also fest, wie neue Entgeltunterlagen ab dem Stichtag ins System kommen, und schule Dein Team im Umgang mit der neuen Software. So bleibt die Akte auch dauerhaft BVV-konform.

Was zählt nicht als konform? Papier, E-Mail-Anhänge und lose Scan-Sammlungen erfüllen die Anforderungen aus § 8 BVV nicht, selbst wenn die Dateien digital gespeichert sind. Entscheidend ist, dass ein System die Inhalte strukturiert und maschinenlesbar auswerten kann.

Was § 8 BVV ab 2027 zusätzlich verlangt

Ab dem 1. Januar 2027 gilt: Entgeltunterlagen und andere sozialversicherungsrelevante Dokumente müssen nach § 8 BVV ausschließlich elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Die bisherige Ausnahme, Unterlagen auch in Papierform aufzubewahren, entfällt. Alle Details zur neuen Pflicht findest Du in unserem Artikel Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027.

Was bedeutet "maschinenlesbar" in der Praxis? Ein System muss die Inhalte eines Dokuments strukturiert auswerten können, nicht nur ein Bild davon speichern. Ein eingescanntes PDF, das man nur öffnen und lesen kann, reicht nicht aus. Die Deutsche Rentenversicherung führt automatisierte Prüfungen durch, die strukturierte Daten voraussetzen, nicht bloß Bildspeicher.

Was zählt nicht als konform:

• Eingescannte PDF-Sammlungen ohne strukturierte Daten
• Dokumente, die per E-Mail hin- und hergeschickt und als Anhang abgelegt werden
• Eine Mischung aus Papierordnern und losen digitalen Dateien

Was passiert bei Nichteinhaltung? Fehlen bei einer Prüfung die erforderlichen Unterlagen oder liegen sie nicht im richtigen Format vor, kann die Rentenversicherung Beiträge schätzen, in der Regel zu Deinen Ungunsten. Nach § 111 SGB IV drohen zusätzlich Bußgelder bis zu 50.000 Euro. Eine rückwirkende Digitalisierung alter Dokumente ist nicht verlangt, aber ab dem Stichtag muss jedes neue Dokument die Anforderung erfüllen.

Die Checkliste weiter oben in diesem Artikel hilft Dir einzuschätzen, wo Du aktuell stehst.

Wie kann Kenjo Dir bei der Einführung von digitalen Personalakten helfen?

Als Personalverwalter können die diversen HR-Prozesse, wie das Anlegen einer Personalakte, viel Zeit einnehmen. Kenjo kann Dir helfen, Deine Prozesse zu verschlanken und somit Zeit und Geld zu sparen. Wirf einen Blick auf die digitale Personalakte von Kenjo und überzeuge Dich selbst von unserer Lösung. Sie speichert Dokumente maschinenlesbar und ist schon heute auf die BVV-Pflicht ab 2027 vorbereitet.