Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?

Die Digitalisierung ist nicht nur in der gesamten Gesellschaft, sondern auch im Personalwesen in aller Munde. Als Kernelement der HR-Abteilung kann die Personalakte einen großen Beitrag dazu leisten, die Digitalisierung der Prozesse Deiner Personalabteilung anzustoßen. In unserem Artikel erfährst Du alles, was Du über die digitale Personalakte wissen musst. Wir haben für Dich die Vorteile, alle Informationen zum Thema Datenschutz und zur Einrichtung eines digitalen HR-Systems zusammengefasst und abschließend erhältst Du von uns wertvolle Tipps, wie Kenjo Dir bei der Digitalisierung Deiner HR-Abteilung helfen kann.

Was ist eine digitale Personalakte?

Unter einer digitalen Personalakte versteht man das elektronische Gegenstück zu der klassischen Personalakte. Die Personalien der Mitarbeiter werden in ein digitales Managementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Oftmals werden die alten Akten, die noch in Papierform abgelegt wurden, ebenfalls in das neue System überführt. Weitere Personalakten werden ab der Einführung des Systems fortan nur noch digital erfasst. Dies erspart nicht nur Raum und Zeit, da es keine Aktenschränke mehr gibt und die digitalen Akten viel einfacher händelbar sind, sondern auch Geld, da die Prozesse der Personalführung so deutlich verschlankt werden.

Digitale Personalakten spielen eine gewichtige Rolle im Prozess der Digitalisierung einer HR-Abteilung. Da die Akte das zentrale Dokument zur Erfassung von Mitarbeiterdaten innerhalb des Unternehmens darstellt, können ausgehend von einer digitalen Personalakte alle weiteren Prozesse ebenfalls elektronisch umgesetzt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Personalakte und einer "normalen" Personalakte?

Der zentrale Unterschied zwischen einer digitalen Personalakte und einer "normalen" Personalakte ist, dass die digitale Akte nicht mehr in Papierform vorliegt, sondern nur über ein zentrales, elektronisches System abrufbar ist. Der Vorteil ist hier, dass Mitarbeiter einer HR-Abteilung prinzipiell ortsungebunden auf die Akten zugreifen können. Sollte also die Personalabteilung auf mehrere Standorte verteilt sein oder aus dem Home-Office heraus arbeiten, haben trotzdem alle Mitarbeiter Zugriff auf die Personalakten.

Inhaltlich sollten sowohl in der digitalen Personalakte, als auch in der normalen Personalakte dieselben Informationen zu finden sein. Sollte es aber nötig sein, die Akte um eine weitere Information oder Rubrik zu erweitern, so bietet die digitale Akte den Vorteil, dass dies leichter möglich ist als bei ihrem analogen Pendant. 

Warum sollte man eine Digitale Personalakte einrichten?

Wie oben bereits erwähnt, stößt man durch eine digitale Personalakte weitere Prozesse der Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens an. Dies wirkt sich nicht nur auf die HR-Abteilung aus, sondern auch auf weitere Arbeitsbereiche in der Firma. Das Personalwesen fungiert hier somit als Vorbild. Des Weiteren ist es mit einer digitalen Personalakte wesentlich einfacher, das Thema Datenschutz zu beachten und auf den neuesten Stand zu bringen. 

Der größte Vorteil einer elektronischen Akte ist allerdings der Spareffekt: Prozesse werden verschlankt und die Effizienz gesteigert, da Akten schneller bearbeitet und gefunden werden können. Dadurch spart man Zeit und Geld und hat Ressourcen für andere Arbeitsbereiche zur Verfügung.

Zusätzlich wird die Eigenständigkeit der Mitarbeiter gefördert und somit auch ihre Teilhabe verbessert. Dies wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens aus. Und dies alles vollkommen standortunabhängig, da eine digitale Lösung aus der Cloud heraus abrufbar und somit mit jedem internetfähigen Endgerät bedienbar sein sollte.

Was sind die Vorteile einer Digitalen Personalakte?

Der größte Vorteil der digitalen Akte ist die Entlastung der Personalabteilung. Nicht nur werden alle Prozesse der HR-Abteilung durch die Digitalisierung verschlankt, sondern auch die Teilhabe am Personalwesen jedes einzelnen Mitarbeitenden erhöht. Somit verringert sich die Arbeitslast des Personalwesens und es werden Ressourcen frei für neue, spannende Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen und wettbewerbsfähiger machen.

Durch eine elektronische Akte wird des Weiteren auch die Transparenz und Teilhabe der Mitarbeitenden erhöht. Sie erhalten dadurch das Gefühl, dass sie mehr zum Erfolg des Unternehmens beisteuern und sie die internen Prozesse besser verstehen. Auch dies führt zu erhöhter Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden.

Da die Akten zentral in der Cloud gespeichert werden, können die alten Aktenschränke abgeschafft werden und der so entstehenden Raum eingespart oder für neue Zwecke, wie einen Aufenthaltsraum für die Mitarbeiter, umfunktioniert werden. Die einmaligen Kosten, die durch die Umstellung anfallen, haben sich oftmals schon nach kurzer Zeit amortisiert. 

Was muss in eine Digitale Personalakte?

Wie bereits erwähnt, sind die Informationen in einer digitalen Akte dieselben wie in einer klassischen Personalakte. Dazu gehören u.a. folgende Daten:

• Arbeitsvertrag
• Bewerbungsunterlagen
• Beschreibung der Tätigkeit
• Unterlagen zur Vergütung
• Informationen zu Abwesenheiten, Urlaubstagen, Krankheiten und der Elternzeit
• Informationen zur Lohnsteuer
• Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung
  
  

Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die digitale Personalakte aufgenommen werden, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Mitarbeiters stehen. Private Informationen haben in der Personalakte nichts zu suchen.

Was gehört nicht in eine Digitale Personalakte?

Es gibt also dementsprechend auch Informationen, die Arbeitgeber niemals in einer digitalen Personalakte angeben sollten. Der Inhalt der Personalakten und der dazugehörigen Unterlagen ist in der Regel vertraulich und nur für die Personalabteilung gedacht, sowohl für den Arbeitnehmer und ist in manchen Unternehmen auch für den Vorgesetzten oder die Führungskraft des Arbeitnehmers zugänglich.

Die Meinung des Vorgesetzten oder von Mitarbeitern der Personalabteilung über die Person, persönliche Notizen, Klatsch und Tratsch, unbegründete Gerüchte, Fragen oder unbelegte Behauptungen von anderen Beschäftigten, die nicht untersucht wurden, sowie alle anderen nicht sachbezogenen Informationen, Kommentare oder Notizen sollten ebenfalls nicht in der Personalakte eines Beschäftigten auftauchen.

Datenschutz und die Digitale Personalakte

Da digitale Personalakten persönliche Informationen beinhalten, unterliegen sie natürlich dem Datenschutzgesetz. Für Personalabteilungen ist es daher sehr wichtig, akribisch darauf zu achten, dass nur befugtes Personal Zugriff auf die Akten hat. Zusätzlich sollten die Dateien konform mit dem Bundesdatenschutzgesetz und der Datenschutz-Grundverordnung sein. 

Durch das Einführen einer digitalen HR-Software wird gewährleistet, dass die Akten in Zukunft nach EU-DSGVO-Norm bearbeitet werden. Mitarbeitende des Personalwesens können sich auf das Ausfüllen und Bearbeiten der Akte konzentrieren, da die Technik im Hintergrund gewährleistet, dass der Datenschutz eingehalten wird. Dies ist bei klassischen Personalakten natürlich noch ganz anders.

Als Unternehmer musst Du beim Einführen einer digitalen Personalakte folgende datenschutzrechtliche Punkte beachten:

• Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben werden.
• Es dürfen nur bestimmte Personen Einsicht in die Akte haben.
• Der Arbeitgeber muss es Mitarbeitern ermöglichen, die eigene Personalakte einzusehen.
• Wurden Daten falsch oder unzulässig erhoben, muss der Arbeitgeber die Akte löschen. 
• Das Verbot der Weitergabe der Daten an Dritte ist zu beachten. 

Wie richtet man eine Digitale Personalakte ein?

Bei der Umstellung von analogen Akten auf eine digitale Lösung sind verschiedene Aspekte zu beachten. Wir haben für Dich als Unternehmer hier einmal die wichtigsten Schritte bei der Umsetzung einer digitalen Personalakte zusammengefasst.

Schritt 1: Produkt auswählen - Die digitale Personalverwaltungs-Software

In einem ersten Schritt ist es wichtig, das richtige Produkt auszuwählen, um mit dessen Hilfe die Personalakten zu digitalisieren. Das Produkt sollte nicht nur den Bereich der Personalakte abdecken, sondern gleichzeitig auch weitere Schritte im Prozess der Digitalisierung der HR-Abteilung ermöglichen.

Dazu zählen unter anderem Module für Urlaubsanträge, das Recruitment und die Lohnabrechnung. Darüber hinaus sollte das Produkt leicht zu bedienen sein, gerade von Kollegen, die normalerweise nicht mit Computern arbeiten und durch das Verschlanken der Prozesse Deiner HR-Abteilung kostbare Zeit sparen.

Schritt 2: Projektmanager benennen - Ein zentraler Ansprechpartner

Sobald Du Dich als Unternehmer für ein Produkt entschieden hast, ist es von Vorteil, einen Projektmanager zu benennen. Dieser kümmert sich nicht nur um die Kommunikation mit dem Dienstleister, sondern erstellt auch einen Projektplan und begleitet die Einführung des Produktes. Er überwacht die Digitalisierung der alten Akten und übernimmt die interne Kommunikation. So wird das Projekt aus einer Hand verantwortet. Sollte Deine Firma sehr groß sein, kann es natürlich auch helfen, mehrere Projektverantwortliche zu benennen, die dann gemeinsam das Projekt umsetzen.

Schritt 3: Berechtigungen vergeben - Datenschutz beachten

Schon früh im Prozess ist es wichtig, sich um die Berechtigungen innerhalb des Systems Gedanken zu machen, da es gerade in Bezug auf den Datenschutz sehr wichtig ist, dafür zu sorgen, dass nur ein kleiner Kreis an Mitarbeitenden Zugriff auf die digitale Personalakte hat. Eine passende Software, mit der Du als Arbeitgeber digitale Personalakten umsetzen kannst, sollte mit einem System für Zugriffsrechte ausgestattet sein, um zu gewährleisten, dass der Datenschutz beachtet wird und allen Mitarbeitern die entsprechenden Berechtigungen erteilt werden.

Zusätzlich ist es natürlich auch wichtig, dass jeder einzelne Mitarbeiter Einsicht in seine Akte hat und grundlegende Informationen bearbeiten kann. So wird die Teilhabe erhöht und die Zufriedenheit des Mitarbeiters gewährleistet.

Schritt 4: Datenmigration - Alte Akten digitalisieren

Sollten bereits alte, analoge Akten vorliegen, müssen diese digitalisiert werden. Dies kann, gerade, wenn die Firma schon länger existiert, ein eigenes Projekt für sich sein. Hier sollte der Projektverantwortliche entscheiden, ob dies ausgelagert werden muss, oder innerhalb der HR-Abteilung abgewickelt werden kann. Auch hier ist der Datenschutz ein wichtiges Thema und sollte von Anfang an Beachtung finden.

Schritt 5: Implementierung des Systems - Schulung der Mitarbeitenden

Sobald die alten Akten digitalisiert worden sind, wird das neue System eingeführt. Dabei ist es wichtig, dass der Dienstleister das Personal im Umgang mit der neuen Software schult und der Projektverantwortliche intern die Kommunikation übernimmt. So wird gewährleistet, dass der Übergang zum neuen System ohne Problem abgewickelt wird und die digitalen Personalakten fehlerfrei im System angelegt werden.

Wie kann Kenjo Dir bei der Einführung von digitalen Personalakten helfen?

Als Personalverwalter können die diversen HR-Prozesse, wie das Anlegen einer Personalakte, viel Zeit einnehmen. Kenjo, die All-In-One HR-Software, kann Dir helfen, Deine Prozesse zu verschlanken und somit Zeit und Geld zu sparen. Teste Kenjo noch heute kostenlos und überzeuge Dich von unserer digitalen HR-Lösung. 

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