Personalakte - Was sie beinhalten muss und wer Anrecht auf Einsicht hat!

Die Personalakte hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Sie ermöglicht Unternehmen und Organisationen, alle wichtigen Dokumente und Informationen über ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort oder einer HR-Software zu speichern und jederzeit abrufen zu können. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Schulungsnachweise und vieles mehr. Durch die digitale Speicherung und Verarbeitung dieser Daten werden Prozesse wie die Personalverwaltung, die Dokumentation von Karriereverläufen oder die Suche nach geeigneten Bewerbern vereinfacht und beschleunigt. In diesem Artikel wollen wir von Kenjo die Vorteile der Personalakte genauer untersuchen und diskutieren.

Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen über einen bestimmten Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation. Diese Dokumente und Informationen können beispielsweise Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Bildungsabschlüsse, Bewertungen, Notizen über Verhaltens- oder Leistungsprobleme und andere relevante Informationen enthalten. Personalakten werden oft von Personalabteilungen oder Personalverantwortlichen verwaltet und dienen hauptsächlich der Verwaltung von Mitarbeiterinformationen und der Unterstützung von Entscheidungen im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Personalakte und einer "digitalen" Personalakte?

Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Unterlagen, die über den Arbeitnehmer gesammelt und aufbewahrt werden, wie z.B. Arbeitszeugnisse, Lohnabrechnungen und Krankmeldungen. Sie dient als Nachweis und Dokumentation des Arbeitsverhältnisses und ist in Papierform vorhanden.

Eine digitale Personalakte hingegen ist eine elektronische Form der Personalakte, bei der die Dokumente und Unterlagen in einer digitalen Umgebung gespeichert und verwaltet werden. Diese Art von Personalakte bietet den Vorteil, dass die Dokumente leichter und schneller zugänglich sind und auch von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. Es gibt auch keine Beschränkungen bezüglich des Platzbedarfs und die Akten sind jederzeit und von überall abrufbar.

Was muss in einer Personalakte stehen?

In einer Personalakte müssen folgende Informationen enthalten sein:

• Personalien: Name, Geburtsdatum, Nationalität, Familienstand und Kontaktdaten.
• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse.
• Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse: Dokumentation aller Arbeitsverträge, Änderungen und Kündigungen sowie Arbeitszeugnisse.
• Schulungen und Weiterbildungen: Dokumentation aller Schulungen und Weiterbildungen, die der Arbeitnehmer besucht hat.
• Arbeitszeiten und Urlaub: Dokumentation der Arbeitszeiten, Urlaubstage und Krankheitstage.
• Gehalt und Vergütung: Dokumentation des Gehaltes, der Vergütung und der Sozialleistungen.
• Mitarbeitergespräche und Bewertungen: Protokolle von Mitarbeitergesprächen und Bewertungen sowie Feedback und Entwicklungspläne.
• Disziplinarverfahren: Dokumentation von Disziplinarverfahren und Maßnahmen, die gegen den Arbeitnehmer ergriffen wurden.
• Datenschutz und Datensicherheit: Dokumentation der Maßnahmen zum Schutz der Daten des Arbeitnehmers und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
  
  

Es ist wichtig, dass die Informationen in der Personalakte immer aktuell und vollständig sind und dass sie nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften aufbewahrt werden.

Was gehört nicht in eine Personalakte?

Folgende Informationen gehören nicht in eine Personalakte:

• Privatadressen und Telefonnummern
• Informationen über Familienmitglieder oder Freunde
• Gesundheitsdaten, außer wenn diese für den Arbeitsplatz relevant sind
<>Informationen über politische oder religiöse Überzeugungen
• Rassistische, sexistische oder andere diskriminierende Bemerkungen oder Dokumente
• Informationen, die nicht direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen, wie z.B. Hobbys oder Freizeitaktivitäten.

Personalakten und Datenschutz

Personalakten enthalten sensitive persönliche Daten von Mitarbeitern, wie z.B. Lohn- und Gehaltsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Krankenakten und Vertragsunterlagen. Diese Daten müssen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen.

Du als Unternehmer musst sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Personalakten haben und dass die Daten nur für die Zwecke verwendet werden, für die sie erhoben wurden. Es müssen auch Maßnahmen ergriffen werden, um die Daten vor Verlust, Diebstahl oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

Es ist zudem auch wichtig, dass die Mitarbeiter über ihre Rechte im Zusammenhang mit ihren Personalakten informiert werden und dass sie jederzeit Zugang zu ihren Daten haben und diese berichtigen oder löschen lassen können, falls dies erforderlich ist.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle geltenden Datenschutzgesetze einhalten, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt wird und um potenzielle rechtliche Probleme zu vermeiden.

Aufbewahrungsfristen der Personalakte

Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten variieren je nach Land und Branche. In Deutschland gilt folgende Regelung:

• Die Personalakte muss so lange aufbewahrt werden, wie Ansprüche vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können. Dies sind in der Regel drei Jahre.
• Dokumente, die für die Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten notwendig sind, müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.
• Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht stehen (z.B. Arbeitsverträge, Abmahnungen, Kündigungen), müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
  
  

Es ist jedoch zu beachten, dass für bestimmte Dokumente längere Aufbewahrungsfristen gelten können, z.B. für Dokumente im Zusammenhang mit dem Datenschutz oder dem Arbeitsschutz. In diesen Fällen sollten die entsprechenden Gesetze und Regelungen beachtet werden.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine Abmahnung bleibt in der Regel für einen bestimmten Zeitraum in der Personalakte, der je nach Unternehmen und Art der Abmahnung variieren kann. In der Regel werden Abmahnungen für einen Zeitraum von 6 bis 12 Monaten aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Zeit wird die Abmahnung normalerweise gelöscht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass in bestimmten Fällen die Abmahnung länger aufbewahrt werden kann, z.B. bei schweren Verstößen oder wenn sie für die Beurteilung der Arbeitsleistung relevant ist. Es empfiehlt sich daher, die Aufbewahrungsfristen im Arbeitsvertrag oder im Arbeitsrecht des Unternehmens zu überprüfen. Grundsätzlich gibt es für eine solche Abmahnung keine Verjährung, da eine Abmahnung keine Verjährungsfrist hat und dauerhaft in der Personalakte bleibt.

Haben Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in die Personalakte?

Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte. Dies ergibt sich aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Arbeitnehmer haben das Recht, sich über die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten in ihrer Personalakte zu informieren und gegebenenfalls Korrekturen oder Ergänzungen verlangen zu können. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakte auf Anfrage des Arbeitnehmers innerhalb einer angemessenen Frist zur Einsichtnahme bereitzustellen.

Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?

Die Vorteile einer digitalen Personalakte liegen auf der Hand. Wir haben sie Dir nochmal zusammengefasst:

• Zeitersparnis: Eine digitale Personalakte ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dies spart Zeit und erleichtert die Arbeit.
• Zentralisierung: Alle Informationen über einen Mitarbeiter sind in einer digitalen Personalakte zentral gespeichert und können von jedem autorisierten Benutzer abgerufen werden.
• Automatisierung: Durch die digitale Speicherung können bestimmte Prozesse automatisch ausgelöst werden, wie z.B. die Erstellung von Arbeitszeugnissen oder die Erinnerung an die Verlängerung von Arbeitsverträgen.
• Sicherheit: Eine digitale Personalakte bietet einen höheren Schutz vor Datenverlust oder -missbrauch, da sie durch Passwörter und Zugriffsrechte gesichert werden kann.
• Platzersparnis: Eine digitale Personalakte benötigt keinen physischen Platz und ermöglicht eine papierlose Verwaltung.
• Nachvollziehbarkeit: Durch die digitale Speicherung sind alle Änderungen und Aktualisierungen einer Personalakte nachvollziehbar und können jederzeit eingesehen werden.
• Mobilität: Eine digitale Personalakte kann von jedem Ort und zu jeder Zeit abgerufen werden, solange eine Internetverbindung besteht.

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