So führen Personaler eine gute Lebenslauf-Analyse durch

Der Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt ist groß und somit ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen für eine Stellenausschreibung schnell einmal über 200 Bewerbungen erhält. Das Sichten von Bewerbungsunterlagen gehört für viele Personaler zum Alltag und ist meist der erste Schritt des eigentlichen Personalauswahlverfahrens. Eines der gängigsten Instrumente der Vorauswahl ist die sogenannte Lebenslauf-Analyse oder das CV-Screening. Beim Lebenslauf-Check können HR-Teams schnell qualifizierte Kandidaten von ungeeigneten Bewerbern unterscheiden und sich im weiteren Auswahlverfahren auf die Wunschkandidaten konzentrieren.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, was eine Lebenslauf-Analyse umfasst, warum sie wichtig für die Vorauswahl ist und wie Personaler den Kandidatencheck per Lebenslauf mithilfe der richtigen Technologie effizient gestalten können.

Was ist eine Lebenslauf-Analyse?

Die Lebenslauf-Analyse oder das CV-Screening steht am Anfang eines jeden Auswahlverfahrens: Personaler überprüfen die Lebensläufe aller eingegangenen Bewerbungen – in aller Regel nach formalen Kriterien wie Basisqualifikationen – und wählen jene Kandidaten aus, die die Mindestanforderungen an die Position erfüllen.

Damit verfolgen sie zwei wichtige Ziele:

• Sie möchten die Anzahl der geeigneten Kandidaten für eine Position eingrenzen.
• Sie wollen die Bewerber mit den interessantesten Profilen herausfiltern.

Personaler können den Lebenslauf-Check manuell durchführen. Das ist jedoch zeitintensiv und erhöht das Risiko, dass ein passender Kandidat durchs Raster fällt. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein ATS-Bewerbermanagementsystem zur Sichtung von Bewerbungsunterlagen zu verwenden. Ein derartiges Programm funktioniert wie eine Datenbank für Lebensläufe. Personaler können die Auswahl von potenziellen Kandidaten mithilfe von relevanten Schlüsselbegriffen filtern und eingrenzen.

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Warum sollten Personaler ein CV-Screening durchführen?

Mithilfe von CV-Screenings können Personaler nicht nur die Auswahl an geeigneten Bewerbern eingrenzen, sondern den Fokus während des Auswahlprozesses auf die wirklich interessanten und infrage kommenden Bewerber legen.

Eine personelle Fehlentscheidung kann nämlich erhebliche Auswirkungen und Kosten für ein Unternehmen haben. Wenn ein neu eingestellter Mitarbeiter sich im Nachgang als ungeeignet erweist, können laut Dahmen Personalservice GmbH Kosten zwischen 30.000 und 100.00 Euro für das Unternehmen entstehen. „Vor allem Fehlbesetzungen im Management bringen schwerwiegende Verluste mit sich. Bis zum Dreifachen des Jahresgehalts kann die Fehleinstellung einer Führungskraft kosten.“

Entscheiden sich Unternehmen aber für den richtigen Mitarbeiter kann das einen äußerst positiven Einfluss auf die gesamte Belegschaft haben, und zwar kann die richtige Neueinstellung im Unternehmen die Produktivität steigern, das Arbeitsklima verbessern und die Fluktuationsrate deutlich verringern.

Die 8 Stufen der Lebenslauf-Analyse

Wie können wir also einen Sichtungsprozess richtig in unsere Personalarbeit implementieren? Jedes Unternehmen geht bei der Sichtung von Bewerbungsunterlagen unterschiedlich vor. Für eine erfolgreiche Vorauswahl per Lebenslauf sollten HR-Teams aber die folgenden Schritte unbedingt einhalten:

1. Personalbedarf des Unternehmens analysieren

Unabhängig davon, ob eine vorhandene Stelle neu besetzt oder eine neue Stelle geschaffen wird, müssen Unternehmen als erstes den spezifischen Personalbedarf ermitteln. Es ist wichtig zu verstehen, welche Aufgaben und strategischen Ziele mit der neuen Position verbunden sind. Nur so können Personaler eine aussagekräftige Stellenausschreibung erstellen.

2. Stellenanforderungen bestimmen

Bevor es an die Sichtung der Lebensläufe geht, sollten die wichtigsten Anforderungen oder Fähigkeiten, die ein Kandidat mitbringen muss, feststehen. Folgende Anforderungen können hierbei eine grundlegende Rolle spielen:

• Grundlegende Kenntnisse: Eine Liste mit allen erforderlichen Kenntnissen hilft zu überprüfen, wie gut ein Kandidat auf eine ausgeschriebene Stelle passt. Kandidaten, die diese Kriterien nicht erfüllen, können herausgefiltert und ihre Bewerbung direkt abgelehnt werden.
• Minimum an Berufserfahrung: Jeder einzelne Aufgabenbereich der neuen Position erfordert ein bestimmtes Maß an Berufserfahrung. Deshalb ist es wichtig, vorab zu wissen, wie viel Berufserfahrung die Kandidaten mitbringen sollen, beispielsweise mindestens drei Jahre Erfahrung im Team-Management.
• Wünschenswert: Wichtig ist auch zu überlegen, welche Kompetenzen oder Fachkenntnisse wünschenswert oder von Vorteil für eine Position sind.

Darüber hinaus müssen HR-Teams Ausschlusskriterien für das Auswahlverfahren bestimmen. Ausschlusskriterien können beispielsweise der Standort oder das Startdatum sein. Viele Unternehmen wünschen sich, dass Bewerber aus der Stadt oder der Region kommen, oder zumindest gewillt sind, ihren Wohnort an den Unternehmensstandort zu verlegen.

3. Erste Vorauswahl treffen

Der Personaler Colin Gordon empfiehlt, eine erste Vorauswahl zu treffen, und zwar, indem Personaler die Lebensläufe nach formalen Basisqualifikationen sichten und geeignete Kandidaten anhand von passenden Studienrichtungen oder relevanten Berufserfahrungen herauspicken. Dies grenzt die Anzahl der Bewerbungen normalerweise erheblich ein.

4. Lebensläufe nach „Ja“ und „Vielleicht“ unterteilen

Im nächsten Screening-Durchlauf werden die Lebensläufe gründlich geprüft und verglichen. 

Vielleicht hast Du schon einmal etwas von der ABC-Analyse gehört. Damit können Personaler die Bewerber wie folgt unterteilen:

• A – Diese Kandidaten erfüllen das Anforderungsprofil in hohem Maße;
• B – Bewerber erfüllen das Anforderungsprofil nur bis zu einem gewissen Grad;
• C – Kandidaten erfüllen das gewünschte Anforderungsprofil nur unzureichend und erhalten direkt eine Absage.

Da wir die C-BewerberInnen bereits im vorherigen Schritt aussortiert haben, fokussieren wir uns jetzt auf die A- und B-Kandidaten und unterteilen die Lebensläufe in zwei Gruppen:

• „Ja“ für Kandidaten mit Lebensläufen, die alle Anforderungen erfüllen und zusätzliche Kenntnisse, die für die Stelle wichtig sind, mitbringen;
• „Vielleicht“ für Kandidaten, die grundsätzlich interessant sind, aber nicht alle Kriterien für diese Position erfüllen, oder sich vielleicht für eine zukünftige Position im Unternehmen eignen. 

5. Formale und inhaltliche Prüfung der Unterlagen

Nach dieser Vorauswahl können Personaler die Bewerbungsunterlagen auf dem Ja-Stapel genauer unter die Lupe nehmen. Dabei stehen unterschiedliche Fragen im Fokus: Wie ist der erste Eindruck? Sind die Unterlagen vollständig, ordentlich und strukturiert? Wie hat der Kandidat seinen Lebenslauf aufgebaut? Gibt es einen roten Faden oder unschlüssige oder häufige Berufswechsel? Wie lange dauerten die einzelnen beruflichen Stationen? 

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6. Fachliche Prüfung durch Vorgesetzte

Ob Kandidaten dem Anforderungsprofil für eine Stelle in einer Abteilung entsprechen und die richtige fachliche Eignung mitbringen, können die jeweiligen Abteilungsleiter oder Team-Manager gut beantworten. Deshalb sollten Personaler die Lebensläufe von Kandidaten in der engeren Auswahl dem Team-Manager oder Abteilungsleiter vorlegen. Ihr Feedback hilft bei der Entscheidung, ob eine Durchsicht der Bewerbungsunterlagen auf dem Vielleicht-Stapel doch noch notwendig ist oder das Auswahlverfahren fortgesetzt werden kann.

7. Potenzielle Kandidaten kontaktieren

Die erste Kontaktaufnahme mit geeigneten Kandidaten sollte telefonisch erfolgen. Am Telefon können Personaler den Bewerbern mehr über die offene Position erzählen und zusätzliche Informationen über die Kandidaten sammeln. Wenn das Gespräch positiv verläuft, dann ist die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch der nächste logische Schritt.

8. Vorstellungsgespräch durchführen

Nach der Vorauswahl und dem Bewerbercheck ist das Vorstellungsgespräch eine der letzten Hürden für die Kandidaten. Ziel ist es, die Bewerber persönlich kennenzulernen, ihre Soft Skills zu ermitteln und ihren beruflichen Werdegang besser zu verstehen.

Wie kann der Einsatz von spezieller Software das Auswahlverfahren vereinfachen?

Mit einem ATS-Bewerbermanagementsystem sparen Personaler viel Zeit bei den Schritten 3, 4 und 5 der Lebenslauf-Analyse. Anhand von Schlüsselbegriffen oder Filtern wie Abschluss, Sprachen, Standort oder technische Fertigkeiten zeigt ihnen das Bewerbermanagementsystem die passendsten Kandidaten für eine Stelle an – und Personaler können mit dieser Vorauswahl an geeigneten Kandidaten ihren Recruiting-Prozess direkt fortführen.

Es bringt aber noch weitere Vorteile, das CV-Screening mithilfe einer HR-Software zu automatisieren:

• Unternehmen sparen Zeit und Geld, indem sie weniger Zeit für die Personalbeschaffung benötigen.
• Die Personalabteilung kann mithilfe einer solchen Software aus der Masse an Bewerberinnen schnell die besten Kandidaten herauspicken.
• Bei einem digitalen Lebenslauf-Analyse-System werden die Lebensläufe der Bewerber „eingescannt“ und sämtliche Informationen zu den Kandidaten an einem zentralen Ort abgelegt; diese digitale Datenbank können Personaler als Talentpool für zukünftige Besetzungen nutzen.
• Ein CV-Screening mittels Software fördert außerdem faire Auswahlprozesse und mehr Transparenz in den Auswahlverfahren.
• Personaler können das gesamte Auswahlverfahren in einem einzigen Tool verwalten und individuelle Workflows erstellen.