ATS-Bewerbermanagementsystem und seine Funktionen

Auswahlprozesse sind ein wichtiger Teil im Bewerbermanagement. Sie effizienter zu machen spart dem Unternehmen eine Menge Geld. Dementsprechend gibt es mittlerweile speziell darauf ausgerichtete Software, die Dich dabei unterstützt. Wie wir gleich sehen werden, beschleunigen ATS-Systeme den Bewerbungsprozess erheblich und verhilft Dir bei der Auswahl der besten Bewerber zu mehr Erfolg.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem (english für Applicant Tracking System, kurz ATS) ist eine HR-Software, die als CV-Datenbank fungiert und den Recruiting-Prozess digital abbildet und so den Bewerbungsprozess vereinfacht. 

Applicant Tracking Systeme sind so programmiert und ausgestattet, dass sie eine Vorauswahl von Bewerbern treffen, bevor deren Lebensläufe überhaupt bei einem Personalverantwortlichen des Unternehmens eingehen. Diese ATS-Systeme verarbeiten, sortieren und organisieren problemlos Tausende von Lebensläufen und bringen die besten und klügsten Kandidaten an die obersten Stellen auf der Bewerberliste. Unternehmen sind damit in der Lage, Lebensläufe einfacher  zu filtern, um so die beste Person für den Job zu finden.

Das System unterstützt Personaler dabei, Bewerbungen zu prüfen, automatisch Bestätigungs-Nachrichten über den Erhalt ihrer Informationen an Kandidaten zu senden, und sogar Online-Tests durchzuführen. Prozesse werden so gleichzeitig automatisiert und beschleunigt. Damit verkürzt sich die Zeit vom Stellengesuch bis zur Einstellung des neuen Mitarbeiters erheblich. 

Was macht ein ATS-System?

Die Hauptaufgabe einer Rekrutierungs Software (ATS) ist es, die Bewerbungs- und Auswahlprozesse in der Personalabteilung zu vereinfachen. Immerhin laufen in vielen Unternehmen mehrere Auswahlprozesse gleichzeitig ab und nicht wenige Personalmanager verarbeiten täglich Hunderte, wenn nicht Tausende von Bewerbungen. Sie händisch einzeln akribisch zu prüfen ist unmöglich, und hier kommt  die Software ins Spiel. 

Sobald alle Bewerber gefiltert wurden, kann das System eine umfassende Weiterbearbeitung übernehmen. Die Personalabteilung kann das Bewerbermanagementsystem sozusagen nutzen, um mit den Bewerbern in Kontakt zu bleiben und die Kommunikation zu automatisieren. Das führt für alle am Prozess beteiligten Fachleute zu einer besseren Erfahrung. 

Alles in allem handelt es sich also um ein Tool, dass die Komplexität von Einstellungsverfahren reduziert, und auf einer einzigen Plattform Bewerbungen prüft, filtert und weiterverfolgt. 

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Welche Vorteile bietet ein Bewerbermanagementsystem?  

Der größte Wettbewerbsvorteil von ATS-Systemen liegt auf der Hand: Effizientere Recruiting-Prozesse führen zu schnellerer Einstellung von neuen Mitarbeitern. Das spart Zeit und Geld. Weitere Vorteile sind:

Beschleunigt den Einstellungsprozess

Oder besser gesagt die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zum Eintritt des neuen Mitarbeiters ins Unternehmen vergehen. Als eine der Schlüsselkennzahlen unterstreicht sie die Effizienz des Verfahrens, das mit dem Einsatz eines Bewerbermanagementsystems beschleunigt wird. Einer Studie von GetApp aus dem Jahr 2017 zufolge gaben 86 Prozent der Personalmanager an, dass ihnen ein ATS-System beim Rekrutierungsverfahren geholfen hat.

Reduzierte Kosten pro Einstellung

Durch Einsparungen von Zeit und Ressourcen (Gehälter, Ausschreibungen, Technologie usw.), die nötig sind, um eine freie Stelle zu besetzen reduzieren sich die Kosten pro Einstellung erheblich. Die Prozessoptimierung mit einem Bewerbermanagementsystem führt zu direkten Einsparungen für das Unternehmen. Und die Automatisierung vieler Aufgaben, die mit dem Einstellungsprozess verbunden sind, führt zu besserer Profitabilität.

Verbesserte Qualität der Neueinstellung

Wir berechnen das unter Berücksichtigung des Wertes, den der Mitarbeiter durch seine Leistung erbringt, und der Dauer seines Verbleibs im Unternehmen. Diese Kennzahl zeigt die Effizienz des Prozesses. Bewerbermanagementsysteme arbeiten mit künstlicher Intelligenz und sind in der Lage,  Hunderte von Lebensläufen zu filtern, um passende Bewerber zu finden. Die GetApp Studie hat auch gezeigt, dass 78 Prozent der interviewten HR-Fachkräfte bestätigen, dass die Nutzung von spezieller Software einen echten Wettbewerbsvorteil bietet und die Qualität der Einstellungen erhöht.

Verbesserte Bewerbererfahrung

Bewerber erhalten aktuelle Echtzeit-Informationen über den Rekrutierungsprozess. Die Bewerbersoftware automatisiert die gesamte Kommunikation, was keine zusätzliche Arbeit für die Personalabteilung verursacht. Angesichts des Fachkräftemangels ist es wichtig, das Bewerbungsverfahren für den Bewerber so optimal und ansprechend wie möglich zu gestalten. Einerseits wird der passende Bewerber dadurch ermutigt, das Stellenangebot anzunehmen; und im besten Fall sogar zu einer Art Unternehmensbotschafter zu werden.

Verbesserte Markenidentität des Unternehmens

Ein konsistenter und engagierter Auswahlprozess stärkt das Image des Unternehmens. Mit einem ATS-System kann die Personalabteilung mehr Bewerber anziehen und verwalten, und sticht mit seinen vielen Vorteilen positiv bei den Bewerbern durch eine aufmerksame Nachbereitung hervor. 

Wie funktioniert ein Bewerbermanagementsystem?

ATS-Systeme sind eigentlich recht unkomplizierte Programme. Schauen wir uns an, wie sie in den drei verschiedenen Phasen funktionieren.

Phase 1: Auflistung

Personalmanager nehmen in der ersten Phase keine aktive Rolle ein. Die ATS Software sammelt und speichert alle Bewerberinformationen: Name, Kontaktinformationen, Qualifikationen, Erfahrung usw. An diesem Punkt verhält es sich ähnlich wie ein CRM.

Ein Großteil der erhältlichen Software bietet die Möglichkeit der Anbindung an Rekrutierungsplattformen wie LinkedIn, Infojobs, usw. Die Informationen können also direkt aus der Quelle in die Bewerberverwaltung einfließen.

Phase 2: Filtern

Das Filter von Bewerbungen ist der wichtigste Teil und hier wird das ATS System zum größten Verbündeten von Personalmanagern im Einstellungsprozess. 

Bewerbermanagementsysteme arbeiten im allgemeinen mit Schlüsselwörtern, um die Eignung eines Bewerbers für eine bestimmte Stelle zu beurteilen. Sagen wir, wir suchen beispielsweise einen Verkäufer. Wir können das Wort „Verkauf“ in unser ATS System eingeben, so dass es die in der ersten Phase gesammelten Informationen ausliest und uns die besten Ergebnisse präsentiert. 

Der Vorgang wird durch Algorithmen gestützt, deren Ergebnisse darauf basieren, wie oft ein Schlüsselwort in den analysierten Informationen vorkommt. Einige der ausgeklügelteren Systeme umfassen auch syntaktische Analysen, um wiederholte Schlüsselwörter und andere Begriffe zu erkennen, die mit der Arbeit in Zusammenhang stehen können. 

Phase 3: Nachverfolgung

Nachdem das ATS-System eine Suche durchgeführt hat, kann es z.B. zehn Ergebnisse aus den Hunderten von gescannten Lebensläufen anzeigen. Diese Profile sollten in die nächsten Phase des vom Unternehmen gestalteten Bewerbungsprozesses übernommen werden. Viele davon werden nur aus einem einzelnen Gespräch bestehen; dennoch werden konkrete Tests immer üblicher. 

Im Profil eines jeden Kandidaten kannst Du Kommentare oder Feedback hinterlassen, während er den Auswahlprozess durchläuft. Auf diese Weise sind alle Informationen auf einer Plattform gebündelt. 

Außerdem kann der Personalverantwortliche automatische Benachrichtigungen oder informative E-Mails einrichten, um alle vorausgewählten Kandidaten über die Entwicklung des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. 

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Hauptfunktionen einer ATS-Software

Auf der Suche nach einem Bewerber-Management-System solltest Du besonders auf ein paar grundlegende Merkmale achten, die auf den Auswahlprozess im Unternehmen einen großen Einfluss haben. Dabei fallen besonders die individuellen ATS-Softwares oder All-in-One-HR-Softwares mit eingebautem Bewerbungsmanagementsystem auf, wie z.B. die Personalinformationssysteme (HRIS) auf.

Hier die wichtigsten: 

Ein einfacher, plattformübergreifender Bewerbungsprozess

Bewerber sollten die Möglichkeit haben, ihren Lebenslauf in ihrem bevorzugten Format zu senden: über LinkedIn's "Easy Apply" oder einen Screenshot ihres Lebenslaufs per E-Mail. Dementsprechend erleichtern Rekrutierungssysteme den Fachkräften die Bewerbung.

Suche nach den interessantesten Bewerbern

Ein Applicant Tracking System sollte über eine ausgeklügelte Kandidatensuchfunktion verfügen, die leicht erkennen kann, welche Bewerber für die Anforderungen des Unternehmens am besten geeignet sind. Halte Ausschau nach Systemen, bei denen Du die Filter so anpassen kannst, dass sie den spezifischen Bedürfnissen eures Unternehmens entsprechen.

Bewerberdaten aufbewahren

Wann immer sich jemand um eine Stelle bewirbt, sollte das ATS System seinen Lebenslauf speichern, auch wenn die Stelle bereits besetzt ist. Auf diese Weise hat die Personalabteilung jederzeit bei Bedarf Zugang zu einer Talentdatenbank. Wichtig ist hierbei die entsprechende sichere und DSGVO-konforme Aufbewahrung von Daten.

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Direkte Anbindung an Stellenportale

Personalabteilungen können viel Zeit sparen, wenn sie ein Stellenangebot auf mehreren Plattformen gleichzeitig veröffentlichen können. Die Vereinfachung dieser Aufgabe und der Zugang zu mehreren Plattformen bedeutet, dass das Stellenangebot mit größerer Wahrscheinlichkeit gesehen wird.

Maßgeschneiderte Daten und Analyse

Automatische Berichte und das Entnehmen von Daten ist heutzutage unerlässlich, um die Effizienz von Auswahlprozessen zu analysieren. Ein Bewerbermanagementsystem sollte in der Lage sein, durch vordefinierte und anpassbare Vorlagen personalisierte Informationen zu bieten.

CV Parsing

Das sogenannte CV-Parsing oder auch Lebenslauf-Extraktion  genannt, ermöglicht die automatische Speicherung und Analyse von Lebenslaufdaten. Der Lebenslauf wird in eine Parsing-Software importiert und die Informationen werden zur Sortierung und Analyse ausgelesen.

Verknüpfung mit dem firmeneigenen HR-System

Kompatibilität ist hier das Stichwort, um reibungslos bestehende Daten mit dem neuen System zu verbinden und so keine unnötige Zeit in lange Anpassungs- und Abstimmungsschleifen zu verlieren.

Zugang für mehrere Nutzer

Gerade in mittelständischen und größeren Firmen bearbeiten oftmals mehrere Manager und Personalverantwortliche an Bewerberprofilen. Ein passendes ATS-System hilft dabei, dass mehrere Verantwortliche an Zugang erhalten und sich über den Kandidatenstatus informieren.

Mobiles Format

Ganz wichtig ist, dass potenzielle Bewerber sich mobil auf ihren mobilen Endgeräten auf die Plattform einloggen und bewerben können. Ebenso sollten auch die Recruiter und Vorgesetzten in der Lage sein, im Homeoffice an die Datenbanken zu gelangen. Das ist besonders in Zeiten der Covid-Pandemie wichtig geworden. So müssen Angestellte nicht mehr ins Büro, um an ihre Aktenordner zu gelangen, da ja alles in der Cloud abgespeichert wird.

Verschiedene Sprachen

Gerade in global agierenden Unternehmen sollte das Applicant Tracking System über Filter für mehrere Sprachenauswahlmöglichkeiten verfügen, damit sich alle Bewerber abgeholt und willkommen fühlen.

Workflow Management

Das Workflow Management ermöglicht eine einfache und effiziente Automatisierung bestimmter Prozesse und sorgt damit für schnellere Abläufe.

Multiposting von Stellenanzeigen auf Jobbörsen und Social Media

Mit einem Klick Stellenangebote auf Seiten wie LinkedIn oder Xing und diversen Jobportalen zu veröffentlichen erhöht die Reichweite für potenzielle Bewerber enorm. Personaler müssen dadurch nicht mehr einzeln auf jedem Portal die Stellenanzeigen veröffentlichen verwalten sondern können mit einem Tool alle Bewerberdaten verwalten.

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Wie wählt man die richtige Applicant Tracking Software aus?

Wenn Du Deine Recruiting-Prozesse unter die Lupe genommen  und entschieden hast, dass ein Bewerbermanagementsystem für Dein Unternehmen von Nutzen sein könnte, gilt es das beste ATS-System abgestimmt auf Deine Bedürfnisse zu finden.

Wir haben auch folgenden Artikel für die zusammengestellt der die besten Recruiting Softwares miteinander vergleicht, um dir die Auswahl noch einfacher zu gestalten. 

Die Auswahl des besten Applicant Tracking Systems richtet sich nach den Bedürfnissen von, um das Beste aus dem Programm herauszuholen. Am besten gehen Personalmanager wie folgt vor:

1. Optimale Lösung definieren

Ein Fahrplan, wie die Best-Fit-Recruiting-Lösung für Dein  Unternehmen aussieht, erfasst die konkreten Herausforderungen, die es mit einem ATS zu lösen gilt - Unternehmensziele, Rekrutierungsprozesse, Arbeitgebermarke, Bewerbererfahrung, Rekrutierungskennzahlen etc.

2. Recruiter involvieren

Mit großer Wahrscheinlichkeit gibt es eine oder mehrere Personen, die das ATS regelmäßig nutzen und sich derzeit um die Personalbeschaffung in Deinem Unternehmen kümmern. Diese Mitarbeiter sind die besten Ansprechpartner,  um herauszufinden, welches System am einfachsten und am besten für den täglichen Gebrauch geeignet ist.

3. IT vorbereiten

In den meisten Unternehmen ist die IT für die Auswahl und Implementierung von Software und Systemen verantwortlich. Sie mögen nicht viel über Personalbeschaffung wissen, aber sie sind Experten für die Auswahl und Implementierung von Technologien. Und sie werden mit einer ganzen Reihe von Anforderungen an das Projekt herantreten - vor allem in Bezug auf Sicherheit, Risiko, Compliance, Budget und Unterstützung bei der Implementierung.

4. Auf Compliance achten

Das ATS-System sollte den Anforderungen der Compliance entsprechen. Wird die Einhaltung von Vorschriften bei der Auswahl eines Systems nicht berücksichtigt, kann dies zu einer Menge zusätzlichen Papierkrams für die Personalvermittler und möglicherweise zu einer saftigen Geldstrafe führen. 

5. Das Meiste aus Demos herausholen

Du musst dafür sorgen, dass es den Bewerbern leicht fällt, sich zu bewerben, und dass es den Personalverantwortlichen problemlos möglich ist, Einstellungsentscheidungen zu treffen und Informationen weiterzugeben. Während der Demo lohnt es sich, absichtlich Fehler einzubauen und nachzuhaken, um festzustellen, inwiefern sich diese beheben lassen.

6. Tabellendokumentation zur Entscheidungsfindung

Bei der Bewertung von Bewerbermanagementsystemen sollte ein gemeinsames Arbeitsblatt verwendet werden, um individuelle Feedback zu erfassen und ein einheitliches Bewertungssystem anzuwenden und so Empfehlungen zu definieren und ggf. zu verteidigen.

Durch die Dokumentation der Prüfkriterien, des Prozesses und der Bewertungen der Beteiligten stellen Personaler sicher, dass der endgültige Entscheidungsträger über alle erforderlichen Informationen verfügt, um das passende ATS-System auszuwählen.

Jedes Unternehmen sollte die verschiedenen Faktoren abwägen, die bei der Anschaffung und Implementierung eines Bewerbermanagementsystems eine Rolle spielen. Zu diesen Faktoren gehören die Kosten, die Einarbeitungszeit und der Grad der gewünschten Automatisierung. Die Vorteile sind jedoch nicht zu leugnen und erleichtern die Arbeit von Personalabteilungen ungemein.