Kenjo blog logo
KATEGORIEN
KATEGORIEN
Zurück zur Webseite
SPRACHEN
Kenjo blog logo
HR-Software

ATS-Bewerbermanagementsystem und seine Funktionen

Auswahlprozesse sind ein wichtiger Teil im Bewerbermanagement. Sie effizienter zu machen spart dem Unternehmen eine Menge Geld. Dementsprechend gibt es mittlerweile speziell darauf ausgerichtete Software, die Dich dabei unterstützt. Wie wir gleich sehen werden, beschleunigen ATS Bewerbermanagementsysteme den Bewerbungsprozess erheblich und verhilft Dir bei der Auswahl der besten Bewerber zu mehr Erfolg.

 

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

 

Ein Bewerbermanagementsystem (english für Applicant Tracking System, kurz ATS) ist eine HR-Software, die als CV-Datenbank fungiert. Unternehmen sind damit in der Lage, Lebensläufe einfacher zu organisieren und zu filtern, um so die beste Person für den Job zu finden. 

 

Das System unterstützt Personaler dabei, Bewerbungen zu prüfen, automatisch Bestätigungs-Nachrichten über den Erhalt ihrer Informationen an Kandidaten zu senden, und sogar Online-Tests durchzuführen. Prozesse werden so gleichzeitig automatisiert und beschleunigt. Damit verkürzt sich die Zeit vom Stellengesuch bis zur Einstellung des neuen Mitarbeiters erheblich. 

 

 

Was machen Bewerbermanagementsysteme?

 

Die Hauptaufgabe einer Rekrutierungssoftware (ATS) ist es, die Bewerbungs- und Auswahlprozesse in der Personalabteilung zu vereinfachen. Immerhin laufen in vielen Unternehmen mehrere Auswahlprozesse gleichzeitig ab und nicht wenige Personalmanager verarbeiten täglich Hunderte, wenn nicht Tausende von Bewerbungen. Sie händisch einzeln akribisch zu prüfen ist unmöglich, und hier kommt  die Software ins Spiel. 

 

Sobald alle Bewerber gefiltert wurden, kann das System eine umfassende Weiterbearbeitung übernehmen. Die Personalabteilung kann das Bewerbermanagementsystem sozusagen nutzen, um mit den Bewerbern in Kontakt zu bleiben und die Kommunikation zu automatisieren. Das führt für alle am Prozess beteiligten Fachleute zu einer besseren Erfahrung. 

 

Alles in allem handelt es sich also um ein Tool, dass die Komplexität von Einstellungsverfahren reduziert, und auf einer einzigen Plattform Bewerbungen prüft, filtert und weiterverfolgt. 

 

pillar page CTA

 

 

Bewerbermanagementsystem Vorteile

 

Einige der Vorteile eines Bewerbermanagementsystems haben wir schon erwähnt, aber werfen wir noch einen genaueren Blick auf die einzelnen Aspekte:

 

  • Beschleunigt den Einstellungsprozess. Oder besser gesagt die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zum Eintritt des neuen Mitarbeiters ins Unternehmen vergehen. Als eine der Schlüsselkennzahlen unterstreicht sie die Effizienz des Verfahrens, das mit dem Einsatz eines Bewerbermanagementsystems beschleunigt wird. Einer Studie von GetApp aus dem Jahr 2017 zufolge gaben 86 Prozent der Personalmanager an, dass ihnen ein Bewerbermanagementsystem beim Rekrutierungsverfahren geholfen hat.
  • Reduzierte Kosten pro Einstellung, durch Einsparungen von Zeit und Ressourcen (Gehälter, Ausschreibungen, Technologie usw.), die nötig sind, um eine freie Stelle zu besetzen. Die Prozessoptimierung mit einem Bewerbermanagementsystem führt zu direkten Einsparungen für das Unternehmen. Und die Automatisierung vieler Aufgaben, die mit dem Einstellungsprozess verbunden sind, führt zu besserer Profitabilität.
  • Verbesserte Qualität der Neueinstellung: Wir berechnen das unter Berücksichtigung des Wertes, den der Mitarbeiter durch seine Leistung erbringt, und der Dauer seines Verbleibs im Unternehmen. Diese Kennzahl zeigt die Effizienz des Prozesses. Bewerbermanagementsysteme arbeiten mit künstlicher Intelligenz und sind in der Lage,  Hunderte von Lebensläufen zu filtern, um passende Bewerber zu finden. Die GetApp Studie hat auch gezeigt, dass 78 Prozent der interviewten HR-Fachkräfte bestätigen, dass die Nutzung von spezieller Software die Qualität der Einstellungen erhöht.
  • Verbesserte Bewerbererfahrung: Bewerber erhalten aktuelle Echtzeit-Informationen über den Rekrutierungsprozess. Die Bewerbersoftware automatisiert die gesamte Kommunikation, was keine zusätzliche Arbeit für die Personalabteilung verursacht. Angesichts des Fachkräftemangels ist es wichtig, das Bewerbungsverfahren für den Bewerber so optimal und ansprechend wie möglich zu gestalten. Einerseits wird der passende Bewerber dadurch ermutigt, das Stellenangebot anzunehmen; und im besten Fall sogar zu einer Art Unternehmensbotschafter zu werden.
  • Verbesserte Markenidentität des Unternehmens: ein konsistenter und engagierter Auswahlprozess stärkt das Image des Unternehmens. Mit einem ATS-System kann die Personalabteilung mehr Bewerber anziehen und verwalten, und sticht positiv bei den Bewerbern durch eine aufmerksame Nachbereitung hervor. 

 

 

Bewerbermanagementsystem Funktionen

 

ATS-Bewerbermanagementsysteme sind eigentlich recht unkomplizierte Programme. Schauen wir uns an, wie sie in den drei verschiedenen Phasen funktionieren.

 

Phase 1: Auflistung

 

Personalmanager nehmen in der ersten Phase keine aktive Rolle ein. Die ATS Software sammelt und speichert alle Bewerberinformationen: Name, Kontaktinformationen, Qualifikationen, Erfahrung usw. An diesem Punkt verhält es sich ähnlich wie ein CRM.

 

Ein Großteil der erhältlichen Software bietet die Möglichkeit der Anbindung an Rekrutierungsplattformen wie LinkedIn, Infojobs, usw. Die Informationen können also direkt aus der Quelle in die Bewerberverwaltung einfließen.

 

Phase 2: Filtern

 

Das Filter von Bewerbungen ist der wichtigste Teil und hier wird das ATS System zum größten Verbündeten von Personalmanagern im Einstellungsprozess. 

 

Bewerbermanagementsysteme arbeiten im allgemeinen mit Schlüsselwörtern, um die Eignung eines Bewerbers für eine bestimmte Stelle zu beurteilen. Sagen wir, wir suchen beispielsweise einen Verkäufer. Wir können das Wort „Verkauf“ in unser ATS System eingeben, so dass es die in der ersten Phase gesammelten Informationen ausliest und uns die besten Ergebnisse präsentiert. 

 

Der Vorgang wird durch Algorithmen gestützt, deren Ergebnisse darauf basieren, wie oft ein Schlüsselwort in den analysierten Informationen vorkommt. Einige der ausgeklügelteren Systeme umfassen auch syntaktische Analysen, um wiederholte Schlüsselwörter und andere Begriffe zu erkennen, die mit der Arbeit in Zusammenhang stehen können. 

 

Phase 3: Nachverfolgung

 

Nachdem das ATS-Bewerbermanagementsystem eine Suche durchgeführt hat, kann es z.B. zehn Ergebnisse aus den Hunderten von gescannten Lebensläufen anzeigen. Diese Profile sollten in die nächsten Phase des vom Unternehmen gestalteten Bewerbungsprozesses übernommen werden. Viele davon werden nur aus einem einzelnen Gespräch bestehen; dennoch werden konkrete Tests immer üblicher. 

 

Im Profil eines jeden Kandidaten kannst Du Kommentare oder Feedback hinterlassen, während er den Auswahlprozess durchläuft. Auf diese Weise sind alle Informationen auf einer Plattform gebündelt. 

 

Außerdem kann der Personalverantwortliche automatische Benachrichtigungen oder informative E-Mails einrichten, um alle vorausgewählten Kandidaten über die Entwicklung des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. 

 

Bewerbermanagementsystem

Kenjo Benutzeroberfläche

 

 

Hauptfunktionen einer ATS-Software

 

Auf der Suche nach einem Bewerber-Management-System solltest Du besonders auf ein paar grundlegende Merkmale achten, die auf den Auswahlprozess im Unternehmen einen großen Einfluss haben. Dabei fallen besonders die individuellen ATS-Softwares oder All-in-One-HR-Softwares mit eingebautem Bewerbungsmanagementsystem auf, wie z.B. die Personalinformationssysteme (HRIS) auf.

 

Hier die wichtigsten: 

 

Ein einfacher, plattformübergreifender Bewerbungsprozess

 

Bewerber sollten die Möglichkeit haben, ihren Lebenslauf in ihrem bevorzugten Format zu senden: über LinkedIn's "Easy Apply" oder einen Screenshot ihres Lebenslaufs per E-Mail. Dementsprechend erleichtern Rekrutierungssysteme den Fachkräften die Bewerbung.

 

Suche nach den interessantesten Bewerbern

 

Ein Bewerbermanagementsystem sollte über eine ausgeklügelte Kandidatensuchfunktion verfügen, die leicht erkennen kann, welche Bewerber für die Anforderungen des Unternehmens am besten geeignet sind. Halte Ausschau nach Systemen, bei denen Du die Filter so anpassen kannst, dass sie den spezifischen Bedürfnissen eures Unternehmens entsprechen.

 

Bewerberdaten aufbewahren

 

Wann immer sich jemand um eine Stelle bewirbt, sollte das ATS System seinen Lebenslauf speichern, auch wenn die Stelle bereits besetzt ist. Auf diese Weise hat die Personalabteilung jederzeit bei Bedarf Zugang zu einer Talentdatenbank. Wichtig ist hierbei die entsprechende sichere und DSGVO-konforme Aufbewahrung von Daten.

 

Direkte Anbindung an Stellenportale

 

Personalabteilungen können viel Zeit sparen, wenn sie ein Stellenangebot auf mehreren Plattformen gleichzeitig veröffentlichen können. Die Vereinfachung dieser Aufgabe und der Zugang zu mehreren Plattformen bedeutet, dass das Stellenangebot mit größerer Wahrscheinlichkeit gesehen wird.

 

Daten und Analyse

 

Automatische Berichte und das Entnehmen von Daten ist heutzutage unerlässlich, um die Effizienz von Auswahlprozessen zu analysieren. Ein Bewerbermanagementsystem sollte in der Lage sein, durch vordefinierte und anpassbare Vorlagen personalisierte Informationen zu bieten.

free trial CTA