Die 7 besten HR Software Anbieter im Vergleich 2025

Da viele Unternehmen den Mehrwert einer HR-Software erkannt haben, gelten Softwarelösungen heute im Personalmanagement nicht mehr als Luxus, sondern als unverzichtbar. HR-Softwarelösungen sind mittlerweile fester Bestandteil der alltäglichen Personalarbeit und helfen dem HR-Team, die Personalverwaltung zu optimieren und zu digitalisieren. 

Die Aufgaben einer Personalabteilung können äußerst vielfältig sein, immerhin sind diese Teams für die Verwaltung aller Mitarbeiter im Unternehmens verantwortlich. Dass der Einsatz einer HR-Software der Personalabteilung einen Effizienzschub verschaffen kann, brauchen wir an dieser Stelle nicht zu erwähnen. Zusätzlich kann eine HR-Software kontinuierlich wichtige Daten und aufschlussreiche Informationen über Workflows und Prozesse im Personalmanagement liefern, die bei wichtigen Entscheidungen äußerst hilfreich sein können. Aus diesem Grund investieren Personalabteilungen immer häufiger in ein entsprechendes All-in-One HR-System.

Im folgenden Artikel schauen wir uns einige der Funktionen zur besseren Auswahl einer Personalmanagement-Software genauer an und stellen Dir die besten HR Software Anbieter und die beste HR Software vor.

Was ist eine Personalverwaltungssoftware?

Bei einer Personalverwaltungssoftware handelt es sich um ein IT-Tool, dass das HR-Team in unterschiedlichen Aufgabenbereichen des Personalwesens unterstützt und die Prozesse und Arbeitsabläufe der HR-Abteilung vereinfacht. Eine gute HR Software deckt eine Vielzahl von Personalaufgaben ab; dazu gehören unter anderem die Automatisierung von:

• Gehalts- und Lohnabrechnungen
• Mitarbeiterbeurteilungen
• Urlaubsverwaltung,
• Abwesenheitsmanagement,
• Recruiting- und Onboarding-Prozessen
• Zeiterfassung usw.

Das Ziel der Einführung einer Personalverwaltungssoftware besteht darin, alle Informationen dieser Abteilung an einem Ort zu zentralisieren und Arbeitsprozesse zu optimieren.

Mit einer leistungsfähigen Personalverwaltungssoftware können Unternehmen:

• Zeit und Geld sparen, 
• ihre Produktivität erhöhen,
• die strategische Stellung der Personalabteilung im Unternehmen stärken,
• die Sicherheit erhöhen.

Warum braucht Dein Unternehmen eine HR Software?

Unternehmen benötigt eine HR-Software aus verschiedenen Gründen, die sich letztendlich positiv auf Organisationen auswirken. Während sich kleine Unternehmen in erster Linie auf die unmittelbare Rendite konzentrieren, schafft eine richtige HR Software die Grundlage für die Optimierung der Personalbeschaffung und des Talentmanagements und ermöglicht einen langfristigen Wachstumskurs.

Hier die vier Hauptargumente, warum Dein Unternehmen eine HR Software braucht:

Kosteneinsparungen

Erstens ermöglicht die Implementierung einer HR-Software langfristige Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung vieler HR-Prozesse können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die zuvor für manuelle und zeitaufwändige Aufgaben aufgewendet wurden. Die Software erleichtert beispielsweise die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Diese Effizienzsteigerung führt zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufgaben und ermöglicht unseren HR-Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Produktivität

Zweitens trägt eine HR-Software dazu bei, dass Mitarbeiter produktiver sind. Indem die beste HR Software den Zugriff auf Self-Service-Funktionen ermöglicht, wie beispielsweise die eigenständige Aktualisierung ihrer persönlichen Daten oder das Einreichen von Urlaubsanträgen, können sie administrative Aufgaben schneller erledigen. Dies führt zu einer erhöhten Effizienz und ermöglicht den Mitarbeitern, sich stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus können wir durch die Automatisierung von Prozessen wie der Onboarding-Dokumentation und Schulungen den Einstellungsprozess beschleunigen und sicherstellen, dass neue Mitarbeiter schneller einsatzbereit sind.

Konform zum Gesetz

Drittens hilft Unternehmen eine HR-Software, gesetzlich konform zu bleiben. In Deutschland sind beispielsweise bestimmte Vorschriften zur Zeiterfassung vorgeschrieben. Eine HR-Software ermöglicht die genaue Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Darüber hinaus kann die Software bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten unterstützen, um sicherzustellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten und vertrauliche Informationen angemessen geschützt werden.

Mitarbeiterbindung

Viertens unterstützt uns eine HR-Software bei der Verbesserung der Mitarbeiterbindung und des Engagements. Durch den Einsatz einer HR-Software können wir verschiedene Tools und Funktionen bereitstellen, die die Kommunikation und Interaktion zwischen den Mitarbeitern und der HR-Abteilung fördern. Mitarbeiter haben beispielsweise Zugriff auf ein Employee Self-Service-Portal, über das sie ihre persönlichen Informationen einsehen, Änderungen vornehmen und wichtige Unterlagen abrufen können. Dies ermöglicht eine transparente und effiziente Kommunikation zwischen Mitarbeitern und HR-Abteilung.

Zusammengefasst kann man sagen, dass sich gerade für kleine und mittelständische Unternehmen in Bezug auf die Anschaffung einer HR-Software folgende Punkte lohnen:

• Die HR-Automatisierung verbessert Produktivität und Effizienz
• Hilft Unternehmen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten
• Ein HR-System unterstützt bei der Übersicht über den Personalbestand
• Daten und Erkenntnisse aus der HR-Software verbessern die Entscheidungsfindung
• 90 Prozent weniger E-Mail-Verkehr durch intelligentes Abwesenheitsmanagement 
• 40 Prozent weniger Zeitaufwand im Recruiting bei unserem Kunden Indivumed

Welche Arten von HR Software gibt es?

Es gibt unterschiedlichen Arten von Personalverwaltungssoftware, unter anderem

• Personalinformationssysteme (HRIS)
• Humankapitalmanagement-Software (HCM) und
• Personalveraltungssysteme (HRMS)

Einige bieten umfassende Komplettlösungen, die fast alle Funktionen der Personalverwaltung abdecken. Andere dagegen konzentrieren sich auf eine oder zwei Aufgaben der Personalverwaltung.

Wiederum andere Lösungen arbeiten flexibel und bieten Hilfe bei zentralen HR-Verwaltungsaufgaben wie der Verwaltung einer Datenbank, mit der Option, Module hinzuzufügen, die bei Bedarf wie der Zeit- und Abwesenheitsverfolgung und der Selbstverwaltung helfen können.

Komplettlösungen

Wenn wir von Komplettlösungen sprechen, meinen wir eine universelle HR-Plattform, die alles, was mit dem Personalwesen zu tun hat, erledigen kann. Bei der Verwendung eines All-in-One-Systems lassen sich alle HR-Aufgaben wie Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterführung, Schulungen und Gehaltsabrechnung über eine Plattform abwickeln.

Das bedeutet eine Plattform und ein Anbieter mit einer Rechnung und einem Einzelposten für die Budgetierung. Eine All-in-One-Software wird in der Regel als einfacherer Weg zur Kostenkontrolle angesehen und ist oft kostengünstiger als reine HR- und Recruiting-Tools. Komplettlösungen beseitigen das Problem der Datensilos. Die Daten können problemlos von der Einstellung bis zum Lebenszyklus des Mitarbeiters weitergegeben werden, weil eine einzige, integrierte Software verwendet wird.

Geeignet sind die Komplettlösungen eigentlich für alle Unternehmen, aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, alle Funktionen auf einem Tool zu vereinen. Kenjo bietet eine umfassende Komplettlösung, dass alle HR-relevanten Funktionen auf nur einer Plattform anbietet. Dabei sind sowohl die Klassiker wie Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement dabei, aber auch anspruchsvolle Funktionen wie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, HR-Reportings und Berichte oder auch das Performance Management.

Insellösung

Das Gegenteil von Komplettlösungen sind reine HR- oder Recruiting-Plattformen, die in der Regel flexibler arbeiten können. Sie sind spezialisierte Tools, die sich einer bestimmten Aufgabenstellung widmen. Beispielsweise ein ATS-Recruiting-Feature für die Personalbeschaffung oder ein Leistungsmanagement-Tool für die Mitarbeiterführung.

Ein potenzieller Nachteil  der Insellösungen ist der mit der Produktnutzung und -schulung verbundene Brain-Drain. Wie bereits erwähnt ist ein Vorteil von All-in-One-Software die einheitliche Schnittstelle. Beim Einsatz von Insellösungen wird vielleicht das ATS von einem Anbieter, eine Onboarding-Software von einem anderen, ein LMS von einem dritten genutzt. Das bedeutet prinzipiell erst einmal Mehrarbeit.

Die wichtigsten HR Software Module

Schauen wir uns nun die wichtigsten Module an:

ATS Recruiting (Applicant Tracking System)

Zu einem der wichtigsten Module, auf die kein Personaler verzichten kann, zählt wohl das ATS-Recruiting. Von der Suche nach passenden Mitarbeitenden über Vorstellungsgespräche bis hin zum Onboarding, bietet ein Bewerbermanagement die ideale Plattform, um alle wichtigen Personalbeschaffungsmaßnahmen zu filtern und ordnen. 

Kenjos Recruiting-Modell erlaubt beispielsweise Stellenangebote mit einem Klick auf hunderten von Jobbörsen zu veröffentlichen und mit Unternehmens-Look und Logo personalisierte Karriereseiten zu erstellen oder auch Aufgaben, Benachrichtigungen und Kommentaren zu Bewerbern zu hinterlegen.

Abwesenheitsmanagement und Zeiterfassung

Diese beiden Funktionen gehen Hand in Hand und unterstützt Personalabteilungen, Vorgesetzte und Mitarbeitende gleichermaßen, damit Teams mit nur wenigen Klicks ihre Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Dienstreisen und andere Abwesenheiten selbst zuweisen und verwalten können. Ebenso können Mitarbeitende spielend leicht und akribisch genau ihre Arbeitszeit und Anwesenheit dokumentieren.

Besonders geeignet sind diese Funktionen für den (Einzel)handel, Logistik, Automobilindustrie: Kurz gesagt für alle Branchen, in denen die Mitarbeitenden keinen festen Büroplatz haben und ihre Zeit tracken müssen.

HR Workflows

Digitale Workflows ermöglichen die Automatisierung wiederkehrender Prozesse in Teams und halten alle auf dem Laufenden - und im Zeitplan. So können neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag ihre persönlichen Daten wie Personalien, Bankdaten usw. online hochladen und Onboarding-Checklisten ausfüllen.

Onboarding und Organigramm

Onboarding-Features sorgen reibungslose Mitarbeiterintegration, um Mitarbeitern die Einarbeitungszeit so einfach und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Immerhin ist der erste Tag an einem neuen

Da Personaler während des Einarbeitungsprozesses optimierte Arbeitsabläufe und Aufgabenlisten erstellen können, kann es sich kein Unternehmen leisten auf diese wichtige Funktionen zu verzichten.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Mit dem Unternehmenswachstum steigt auch die Zahl der beschäftigten Mitarbeiter. Die pünktliche Bezahlung ist dabei ein ebenso wichtiger Faktor, um Personalfluktuation zu verhindern wie die Einhaltung steuerrechtlicher Bestimmungen. Eine entsprechende Gehaltsabrechnungssoftware vereinfacht diesen Prozess.

Mit Kenjos vorbereitender Lohnbuchhaltung lässt sich Lohnbuchhaltung mehrerer Tochterunternehmen prüfen und Steuerberater können Abrechnungsdaten selbst exportiere und Mitarbeiterkrankmeldungen automatisch hochgeladen. 

Datengesteuerten Personalarbeit mit People Analytics und Reportings

Entscheidungen aus dem Bauchgefühl heraus sind nicht immer die beste Wahl in Unternehmen. Datengesteuerte Maßnahmen verbessern nicht nur die Unternehmenskultur, sondern bringen eine verlässliche KPI-Strategie in die Personalabteilung und bessere Entscheidungen treffen zu können.

Dank datengesteuerter Personalarbeit können alle wichtigen Daten wie Bearbeitungszeiten von Neueinstellungen und Kündigungen, durchschnittliche Gehälter, Urlaub vs. Krankheitstage uvm. Nachverfolgt werden und bei eventuellen rechtzeitig gegengesteuert werden. 

Wenn du mehr über People Analytics wissen willst und wie man es einsetzt dann schau dir unseren detaillierten Artikel zum Thema an: Was ist People Analytics und wie hilft es Deinem Unternehmen?

Performance Management

Wir bei Kenjo sind davon überzeugt, dass eine offene und unterstützende Unternehmenskultur mit regelmäßigen und transparenten Feedback bei Mitarbeitenden für mehr Motivation und Produktivität sorgt. Die beste HR Software und der beste HR Software Anbieter sollte auch ein Performance Management on board haben.

Kenjos Tool zur Mitarbeiterführung und Performance Management erlaubt das Versenden von anonyme Feedback-Befragungen helfen, unterschwellige Probleme rechtzeitig zu erkennen. Vorlagen zu 180º, 270º und 360º Feedback-Gesprächen helfen, die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen.

Online Schichtplaner

Der Kenjo Online Schichtplaner sorgt für mehr Transparenz und eine bessere Übersicht der Arbeitszeiten. Urlaubstage, Arbeiten im Homeoffice und Krankmeldungen lassen sich DSGVO-konform erfassen und mit einem Klick können Mitarbeitenden Arbeitsschichten zugewiesen werden.

Vorteile einer HR Software

Laut diverser HR-Statistiken können sich immer weniger Personalabteilungen vor der Digitalisierung verschließen. Immerhin liegen ihre Vorteile auf der Hand, wie wir im weiteren Verlauf noch feststellen werden.

So ergab eine KPMG-Studie, dass 88 Prozent der Personalmanager, die in eine Digitalisierung investiert hatten, im Unternehmen nachweislich Verbesserungen tracken konnten. Mittlerweile können selbst Kleinunternehmen und der Mittelstand dank diverser online Personalverwaltungssoftware von den vielen Vorteilen profitieren.

Produktivitätssteigerung

Sicherlich gehören Personalabteilungen zu den Bereichen, die in jedem Unternehmen mit einer der größten Arbeitsbelastungen klarkommen müssen. Durch die automatisierten Prozesse einer HR Software kann sich die Produktivität der Abteilung jedoch enorm verbessern. Tools wie Excel oder manuelle Dateneingaben gehören damit der Vergangenheit an.

Durch die Fehleranfälligkeit bei manuellen Aktualisierungen sind sie mittlerweile überholt und nehmen viel zu viel Zeit in Anspruch.

Kosteneinsparungen

Die Automatisierung verschiedener Prozesse spart Abteilungsleitern enorm viel Zeit. Daraus resultieren wiederum enorme Kosteneinsparungen. Schließlich können die Mitarbeiter der Personalabteilung einen Großteil ihre Energie auf anderen Aufgaben richten.

Wir haben bei Kenjo kalkuliert, wie viel Zeit durch den Einsatz einer speziellen HR Software eingespart werden kann, und die Ergebnisse haben selbst uns überrascht:

• Personalabteilungen sparen bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit ein. Das sind vierzig Prozent, die normalerweise für administrative Aufgaben aufgewendet wird.

Verbesserte Kommunikation im Unternehmen

Als einer der Hauptvorteile von Personalverwaltungssoftware verbessert sich die Kommunikation zwischen Personal und Personalmanagern erheblich.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Jahresurlaub beantragen will, schickt er normalerweise per E-Mail eine Benachrichtigung an die Personalabteilung oder wendet sich direkt an seinen Vorgesetzten. Diese langen Abstimmungsschleifen stellen keine besonders effektive Form der Kommunikation dar. Denn sobald das Unternehmen wächst, werden sich die Manager mit einer überbordenden Kommunikation an E-Mails oder schriftlichen Notizen konfrontiert sehen.

Mehr Sicherheit

Dieser Bereich bereitet vielen Abteilungsleitern die größten Sorgen. Stell Dir vor, Du kommst eines Tages zur Arbeit und alle Daten sind gelöscht. Das ist der Super-Gau! HR Software eliminiert praktisch diese Möglichkeit, da alle Daten in der Cloud gespeichert sind und regelmäßig eine Reihe von Backups durchgeführt werden. Darüber hinaus können Personaler auch den Zugriff auf die Daten einschränken und sie nur denjenigen zur Verfügung stellen, die sie wirklich benötigen. Komm zu Kenjo, denn hier wird Datenschutz und Sicherheit groß geschrieben.

Gesetzeskonformität

Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, insbesondere in Bezug auf Personalangelegenheiten. Eine HR-Software bietet den Vorteil der Gesetzeskonformität, indem sie sicherstellt, dass die Personalabteilung alle rechtlichen Bestimmungen einhält. Erstens automatisiert die Software verschiedene HR-Prozesse wie die Mitarbeiterdatenverwaltung, die Zeiterfassung und die Lohnabrechnung, wodurch menschliche Fehler minimiert werden und die Genauigkeit der Daten verbessert wird. Durch die Integration aktueller Arbeitsgesetze und Vorschriften in die Software werden alle relevanten Bestimmungen automatisch angewendet und die Unternehmen vor Verstößen geschützt.

Zweitens ermöglicht eine HR-Software eine effektive Aufbewahrung und Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten und -daten. Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen oft gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Aufzeichnungen zu führen, wie beispielsweise Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Leistungsbeurteilungen. Eine gut strukturierte HR-Software stellt sicher, dass diese Dokumente sicher aufbewahrt werden und leicht zugänglich sind, falls sie von Behörden oder im Rahmen von rechtlichen Auseinandersetzungen angefordert werden.

Drittens bietet eine HR-Software Funktionen zur Verwaltung von Arbeitszeit und Urlaub, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie berücksichtigt Arbeitszeitgesetze, Überstundenregelungen und die Verteilung von Urlaubstagen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Dies minimiert das Risiko von Verstößen gegen arbeitsrechtliche Vorschriften und stellt sicher, dass die Mitarbeiter fair behandelt werden.

Darüber hinaus unterstützt eine HR-Software die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, indem sie sicherstellt, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden. Moderne HR-Softwarelösungen implementieren Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um den Schutz der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten und Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Weitere Vorteile einer HR Software

• Beträchtliche Arbeitsentlastung operativer Aufgaben. Dadurch kann sich die Abteilung auf strategische Ziele konzentrieren.
• Analyse persönlicher und beruflicher Daten, Fähigkeiten, Leistungen usw. in Echtzeit.
• Mitarbeitervergütung auf Grundlage festgelegter Parameter.
• Erhöhte Kapazität für die Ressourcenplanung und -prognose.
• Kosten- und Zeitreduzierung.
• Performance Management und Messung der Leistungsentwicklung von Kollegen sowie Entwicklung nachfolgender Aktionspläne.
  
  

Worauf sollte man bei der Auswahl einer HR Software achten?

Personalleiter müssen verstehen, dass eine entsprechende Software ihr wichtigster Verbündeter ist. Alles von Hand zu machen, ist nicht länger empfehlenswert und kann das Unternehmenswachstum bremsen. 

Allerdings kann die Auswahl einer HR Software eine Herausforderung darstellen. Im Folgenden schauen wir uns die wichtigsten Funktionen, auf die es bei einer HR Software ankommt, genauer an:

• Gehaltsabrechnung und Steuern: Eine wichtige Funktion, ist die Frage, ob die Software Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Steuerabrechnung übernehmen kann oder nicht. Lassen sich die Methoden der Steuerabrechnung vollständig in das System integrieren? Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben, und die Software sollte unbedingt über diese Funktion verfügen.
• Abwesenheitsmanagement: Den Überblick über die Abwesenheiten der Mitarbeiter zu behalten, ist oft eine schwierige Aufgabe. Mit einer entsprechenden Software wird der gesamte Prozess erheblich vereinfacht.
• E-Mail-Erinnerungen: Eine gute Funktion besteht darin, darauf zu achten, ob die HR Software über E-Mail-Erinnerungen verfügt oder nicht. Damit können Mitarbeiter über bevorstehende Ereignisse oder unerklärliche Abwesenheiten informiert werden.
• Gute Reporting-Funktionen: Ein weiteres Merkmal sind gute Berichtsfunktionen. Die Software sollte einige auf Deine Bedürfnisse zugeschnittene Berichte erstellen können. Die gelieferten Berichte sollten so detailliert wie möglich sein und schnell erstellt werden können.
• Mitarbeiterfortschritt verfolgen: Die integrierte Mitarbeiterüberwachung erlaubt es, die Entwicklungen aller Mitarbeiter zu verwalten. So werden talentierte und motivierte Mitarbeiter schneller gefördert und Angestellte, die ggf. Hilfe brauchen identifiziert.
• Terminplanungs-Funktionen: Jede HR Software sollte über eine Funktion zur Terminplanerstellung verfügen. Damit können z. B. Schichten und Besprechungen der Mitarbeiter geplant werden.
• Schnelligkeit: Langsame Software kann das Unternehmen ausbremsen. Erfolgreiche Firmen brauchen etwas, das schnell ist und auf jedem PC laufen kann. Je schneller Ihre Software ist, desto weniger Zeit verbringen Personaler damit, auf das Laden von Daten zu warten, und desto effizienter können sie ihre Arbeit erledigen.

Konkret bedeutet das, dass Unternehmen zunächst eine Bedarfsanalyse durchführen, um die passende HR Software zu finden.

Folgend Fragen sind dabei hilfreich:

1. Welche HR-Bereiche sollen digitalisiert werden?
2. Brauchen wir eine Software nach Baukastenprinzip, um eventuell später weitere Bereiche zu digitalisieren?
3. Muss die HR Software mit bereits bestehenden Systemen kompatibel sein?
4. Gibt es bereits eine HR Software? Oder fangen wir bei Null an?
5. Lokale HR Software vs. Cloud-Dienst vorzuziehen?
6. Welche Abteilungen werden mit der Software arbeiten?
7. Wie viele Mitarbeiter werden die Software nutzen?

Cloud-basierte oder Desktop-Software

Bei der Entscheidung für eine Humankapitalmanagement-Software haben Unternehmen die Wahl zwischen zwei Alternativen: eine Cloud-basierte Software oder eine Desktop-Software. Bis vor wenigen Jahren waren Desktop-Lösungen der Standard. Dazu musste man von einem Anbieter eine Softwarelizenz kaufen und die Software auf einen unternehmenseigenen Server herunterladen. Anschließend wurde die Software auf den Computern der jeweiligen Mitarbeiter installiert.

Cloud-basierte Softwarelösungen lösen Desktop-Versionen jedoch zunehmend ab. Da die Software direkt in der Cloud läuft – Stichwort: Software as a Service (SaaS) –, brauchen die Unternehmen nicht mehr die Programme auf ihren lokalen Servern zu installieren, was viel Speicherplatz spart. Stattdessen brauchen sie lediglich ihre Anmeldedaten, ein funktionierendes Gerät und eine stabile Internetverbindung. 

Was sind die Vorteile einer Cloud-basierten HR Software?

• Das Programm beansprucht keinen Speicherplatz auf den Unternehmenscomputern. 
• Mitarbeiter können von überall auf das Programm zugreifen; Cloud-basierte Softwarelösungen eignen sich also hervorragend für Remote-Arbeit. 
• Sie kann auf verschiedenen Geräten genutzt werden, beispielsweise auf einem Computer oder einem Laptop.
• Cloud-basierte Software ist in der Regel kostengünstiger als Desktop-Versionen.  
• Es gibt regelmäßige Sicherheitsupdates.

Was ist die beste HR Software in 2025?

Bevor Du (oder Dein Unternehmen) die Wahl für die beste HR Software oder den besten HR Software Anbieter triffst, ist es notwendig, einen Blick auf alle anfallenden Routineaufgaben der Personalabteilung zu werfen. Denn die zukünftige Personalmanagement-Software sollte alle notwendigen Funktionen abdecken. Verschaffst Du Dir keinen Überblick über die wichtigsten Aufgaben in der Personalabteilung, läufst Du Gefahr, am Ende in mehrere Softwarelösungen – anstatt in eine Komplettlösung –investieren zu müssen, um alle HR-Aufgabenbereiche abzudecken. 

Falls Du noch mehr über die Auswahl der richtigen HR Software erfahren möchtest, lohnt sich ein Blick auf unseren Leitfaden zur Auswahl von HR Software.

1. Kenjo

Kenjo ist ein All-in-One-Programm, das die Arbeit der Personalabteilung erheblich erleichtern soll. Als Komplettlösung deckt es unter anderem HR-Aufgaben wie Onboarding und Talentmanagement, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung und Leistungsbeurteilungen ab. 

Zeiterfassung von Kenjo, der All-In-One HR-Software

Kenjo ist eine äußerst benutzerfreundliche Personalverwaltungssoftware. Zum einen gestaltet sich die Einführung der Software im Unternehmen extrem einfach, da sie Cloud-basiert funktioniert. Es muss also kein Programm auf den Unternehmensservern installiert werden, sondern es reichen die Login-Daten des Unternehmens, um sofort mit der Arbeit loszulegen. Zum anderen hat die Software ein klares Design und das ermöglicht eine intuitive Nutzererlebnis. Das wiederum beschleunigt den Einarbeitungsprozess des HR-Teams. 

Ein klarer Pluspunkt für Remote-Teams: Mitarbeiter können von überall auf Kenjo zuzugreifen, sie benötigen lediglich ein Gerät und eine Internetverbindung. 

Dein Unternehmen kann zwischen drei Preisplänen auswählen: Lite, Starter und Growth. Der Lite-Tarif kostet 2,6 € pro Monat und Mitarbeiter, der Starter-Tarif kostet 5,4 € pro Monat und Mitarbeiter, der Growth-Tarif 9 € pro Monat und Mitarbeiter. Du sparst übrigens 10% wenn du Jährlich anstatt Monatlich zahlst. Kenjos Preise richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen; der Tarif wird also entsprechend der Unternehmensgröße berechnet.

Um Dir Deine Entscheidung etwas zu erleichtern kannst Du Kenjo immer 14 Tage lang kostenlos testen, um herauszufinden, ob die Software die richtige Lösung für Dich und Deine Personalabteilung ist.

2.  Workday

Bei Workday handelt es sich um einen Anbieter für eine Cloud-basierte Softwarelösung für Finanzmanagement, Unternehmensplanung und Personalwesen. Die Personalverwaltungssoftware ist eine Anwendung für sich, mit zentraler Datenquelle. Da der Service in der „Cloud“ liegt, kann Workday schnell auf die sich stetig ändernden Anforderungen von HR-Teams reagieren und neue Funktionen für die Software bereitstellen. Die Software deckt HR-Aufgaben wie Personalbeschaffung, Talentmanagement, Vergütung und Mitarbeiter-Benefits, Entgeltabrechnung, Arbeitszeiterfassung und Mitarbeiterschulungen ab.  

Workday ist bei Unternehmen sehr beliebt, da das Angebot viele Geschäftsbereiche abdeckt. Allerdings bedeutet das auch, dass die Einführung und Implementierung der Software sowie die Einarbeitung oftmals mehr Zeit beanspruchen als bei anderen HR-Software-Anbietern.

3. Oracle Cloud HCM

Oracle ist ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Cloud-basierten Softwarelösungen spezialisiert hat. Eine dieser Lösungen heißt Oracle Talent Management: ein Programm, das Unternehmen verspricht, dass sie jede Phase des Mitarbeiter-Lebenszyklus kontrollieren können.

Mithilfe dieser Talent-Software können Unternehmen Kandidaten für den Recruiting-Prozess gewinnen, ihre Produktivität steigern und mit einem integrierten Talentmanagement bessere Personalentscheidung treffen. 

Die Software hat folgende Anwendungsbereiche: Personalbeschaffung, Onboarding, Leistungsmanagement, Vergütung, Karriereentwicklung, Weiterbildung, Nachfolgeplanung und einen sogenannten Opportunity Marketplace. 

Auf der Website des Unternehmens finden sich jedoch keine Angaben zu monatlichen Kosten und der Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion.

4. SAP SuccessFactors

Eine weitere Personalverwaltungssoftware, die es in unsere Top-Auswahl geschafft hat, ist SAP SuccessFactors. Bei dieser Software haben die Entwickler einen neuen Ansatz verfolgt, und zwar haben sie die Vorteile von herkömmlichen Humankapitalmanagementsystemen (HCM) aufgegriffen und in ein sogenanntes Human Experience Management (HXM) übertragen.

Mithilfe dieses HXM-Systems können HR-Teams Prozesse automatisieren, ihre Effizienz steigern und den Mitarbeiter-Lebenszyklus über die Cloud verwalten. SAP SuccessFactors versteht sich als Komplettlösung, die zahlreiche Kernbereiche der Personalarbeit umfasst: Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung, 360-Grad-Feedback, Personalbeschaffung und mehr. 

Über die Website kannst Du eine Demoversion anfordern und wie bei anderen Anbietern auch auf eine kostenlose Testversion zugreifen. Informationen über Pläne und Preise sind allerdings nicht verfügbar. 

5. Hibob

Hibob ist eine englischsprachige HR-Management-Lösung (HRM-Lösung), die kleine bis mittlere Unternehmen dabei unterstützen soll, ihre Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Um mit dieser Software Talente auf sich aufmerksam zu machen, zu binden und zu halten, haben die Entwickler die Elemente einer guten User Interface (Benutzerschnittstelle) und User Experience (Nutzererlebnis) mit den üblichen Funktionen des Humankapitalmanagements (HCM) vereint. 

Die Softwarelösung überzeugt damit, dass sie sämtliche Prozesse deutlich vereinfacht und Unternehmen dabei hilft, eine Beziehung zu ihren Mitarbeitern aufzubauen. Darüber hinaus unterstützt sie HR-Profis darin, datenbasierte Personalentscheidungen zu treffen. Hibob erlaubt außerdem die Integration von Slack, Comeet, Workable und Google Calendar.

6. Zoho People

Zoho People  ist ebenfalls eine umfassende, Cloud-basierte HR-Software, die – so das Unternehmen – mit Fokus auf zufriedene Mitarbeiter entwickelt wurde. Diese Softwarelösung hilft Unternehmen dabei, HR-Aufgaben zu automatisieren und verfügt über Funktionen wie einen Selfservice für Mitarbeiter, eine Mitarbeiterdatenbank, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement oder Leistungsbeurteilungen. 

Das Programm ist einfach und intuitiv zu bedienen und ermöglicht Unternehmen, ihre gesamten Mitarbeiterdatensätze an einem zentralen Ort zu verwalten. Das wiederum erleichtert den Verwaltungsprozess und schafft Platz für das Wesentliche: die Mitarbeiter. Zoho People bietet interessierten Unternehmen eine 30-tägige kostenlose Testversion an; auf der Website gibt es ausführliche Informationen über Preise und Tarife. 

7. Freshteam

Freshteam ist ein Talentmanagementsystem aus der Produktfamilie von Freshworks, einem kalifornischen Anbieter für Business-Software. Die Softwarelösung für den Talentbereich richtet sich vor allem an wachsende Unternehmen. Auch wenn Freshteam über einige wichtige Funktionen wie etwa Leistungsbeurteilungen nicht verfügt, ist es ein Programm, das darauf ausgelegt ist, sich mit dem wachsenden Unternehmen weiterzuentwickeln.

Das spiegelt sich auch in den Preispaketen wider: Das Basispaket ist für die ersten 50 Mitarbeiter kostenlos; wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern, gibt es die Möglichkeit, ein umfangreicheres Paket – Growth, Pro, Enterprise – mit mehr Funktionen zu buchen.

Freshteam kommt mit folgenden Funktionen: Bewerbermanagementsystem, Onboarding, Mitarbeiterinformationssystem, Urlaubsplanung. Außerdem gibt es eine mobile App. Informationen über Preise, Demo- und kostenlose Testversion sind auf der Website einsehbar.

Die besten HR Software Anbieter im Vergleich

Die nachstehende Tabelle gibt Dir einen Überblick über die wichtigsten Informationen zu den einzelnen Programmen. Finde jetzt die beste HR Software und den besten HR Software Anbieter!

Bei der Auswahl einer passenden Personalverwaltungssoftware solltest Du immer daran denken, dass diese Software auf die Erreichung der festgelegten Ziele der Abteilung ausgerichtet ist und nicht auf die Lösung der täglichen operativen Bedürfnisse. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium ist die Verwendung einer Cloud-basierten Software, die nicht auf Deinem Computer installiert werden muss. Wir hoffen, dass Du mit unseren Informationen die beste HR Software und den besten HR Software Anbieter findest!

Unserer HR-Software-Vergleich als Excel-Vorlage

Mit unserer Excel-Vorlage, die wir hier kostenlos zum Download bereitstellen, kannst Du problemlos die wichtigsten HR-Softwarelösungen für das Personalwesen vergleichen. Lade die Vorlage jetzt herunter!

Mit der Vorlage kannst Du alle Funktionalitäten der jeweiligen HR-Software analysieren, Dir einen Überblick, welche Software am besten zu den Anforderungen Deiner Abteilung passt, verschaffen und automatische Berechnung des prozentualen Funktionsumfangs der einzelnen Programme durchführen.