Was ist Personalmanagement Software?

Personalmanagement Software gewinnt in der Personalabteilung immer mehr an Bedeutung. Bei der Optimierung der Tagesgeschäfte und Datenaufbereitung zur Gewinnung wertvoller und strategischer Informationen für das Unternehmen ist diese Technologie nicht mehr wegzudenken. 

Wenn Du Dich darüber informieren möchtest, wie Personalverwaltungssoftware die alltägliche Arbeitspraxis in Deiner Personalabteilung verändern kann, dann bist Du hier genau richtig.

Was ist Personalmanagement-Software?

Personalmanagement Software wurde entwickelt, um alle Aufgaben der Personalabteilung so effizient wie möglich zu planen und auszuführen. Insofern hat dieses System eine weitreichende Bedeutung.

Im Allgemeinen wurden Managementsysteme dazu konzipiert, um interne HR-Prozesse zu optimieren und gleichzeitig Informationen darüber zu erhalten, ob die strategische Ausrichtung der Abteilung im Unternehmen erfolgreich ist.

Im Tagesgeschäft unterstützen sie bei der Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement oder zum Beispiel bei regelmäßigen Leistungsüberprüfungen.

Da Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens sind, zahlt es sich aus, sich gut um sie zu kümmern und ihr Potenzial zu fördern. Für Personalabteilungen kann das eine ziemliche Herausforderung darstellen, vor allem in größeren Unternehmen. Deshalb kommt es auf passende Tools und Hilfsmittel an, mit denen die Prozesse eingerichtet und die Unternehmensziele erreicht werden können.

Wenn du auf der suche nach der besten HR Software bist, wirst du sicherlich in unserem HR Software Vergleich Artikel fündig wo wir die 7 besten HR Softwares unter die Lupe nehmen.

Welche Funktionen sollte eine Personalmanagement Software haben?

Wie bereits erwähnt vereint eine Personalmanagement-Software viele Aufgaben einer Personalabteilung in einer einzigen Plattform. Aus diesem Grund ist die Entscheidung für ein allumfassendes System zur Verbesserung der Teamleistung unerlässlich.

Abwesenheit und Urlaub

Das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement nimmt einen großen Teil der knappen Zeit der Personalabteilung in Anspruch. Durch die zentrale Abwicklung von Anträgen über eine einzige Plattform, gestalte sich das Leben für alle Beteiligten einfacher. Mitarbeiter stellen ihre Urlaubsanträge online in ihrem Konto und die jeweiligen Vorgesetzten können diese direkt im Tool genehmigen

Zeiterfassung

Laut  einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten zu erfassen. Die Möglichkeiten dazu sind vielfältig. Wir empfehlen jedoch immer gerne die Auswahl einer speziellen Software. Immerhin können Arbeitnehmer von jedem Gerät aus einfach ein- und ausstempeln, selbst im Homeoffice. Darüber hinaus werden alle Informationen der Personalabteilung in einem digitalen Format gespeichert, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes zu gewährleisten. Weitere Information dazu hier.

Leistungsüberprüfungen

Ständige Rückmeldungen sind für die Mitarbeitermotivation unerlässlich. Dadurch holen Teams das Beste aus ihren internen Talenten heraus. Regelmäßige Evaluierungen verbessern diesen Prozess, sammeln Informationen von allen Beteiligten und filtern die Ergebnisse. Auf diese Weise kann die individuelle Entwicklung aller Mitarbeiter einfacher verfolgt und ihr Potenzial gefördert werden.

Berichte und Analytics

Die Datenanalyse und Berichterstellung wird für Personalabteilungen mit strategischen Einfluss auf Unternehmen immer wichtiger. Durch das Filtern von Informationen, das Erkennen von Trends können datenbasierte und objektive Entscheidungen getroffen werden.

Organigramm

Es gibt zahlreiche Organisationsformen für Unternehmen, die mit zunehmendem Unternehmenswachstum immer komplexer werden. Ein Organigramm ist der richtige Ansatz, diese zu veranschaulichen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wer wer ist. Eine digitale Verwaltungssoftware gestattet eine einfache Gliederung und Aktualisierung.

Recruiting und Auswahlverfahren

Neue Talente zu gewinnen und die richtige Person für die Stelle zu finden ist kein einfacher Prozess. Eine Rekrutierungssoftware hilft dabei, den Rekrutierungsprozess zu gestalten, Lebensläufe zu filtern und für jeden Bewerber personenbezogene Akten anzulegen. Personalmanager können ihnen sogar automatisierte Benachrichtigungen senden, um sie über den aktuellen Stand des Auswahlverfahrens auf dem Laufenden zu halten. Ziel ist es, die Ressourcen zu optimieren und den idealen Kandidaten so schnell wie möglich zu finden.

Onboarding

Die Integrationserfahrung eines neuen Mitarbeiters bestimmt weitgehend seine Zukunft im Unternehmen. Eine unangenehme Erfahrung könnte dazu führen, dass ein neuer Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb der ersten sechs Monate verlässt. Kenjos HR-Software unterstützt bei der erfolgreichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch erleichterte Prozessgestaltung, automatisierte Kommunikation und die Einbindung der richtigen Personen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Die Mitarbeiterzufriedenheit steht in direktem Zusammenhang mit ihrer Produktivität. Daher sollte eine zufriedene Belegschaft eines der Hauptziele von Personalabteilungen sein. Dank anonymer Befragungen am Arbeitsplatz kann Technologie  hier eine große Hilfe sein. Diese Erhebungen werden regelmäßig mit Fragen zur Zufriedenheit und zu den Sorgen der Mitarbeiter verschickt. Auf diese Weise erhalten Personalabteilungen wertvolle Informationen zur Umsetzung von Maßnahmen, die das allgemeine Arbeitsklima verbessern.

Vorteile einer Personalverwaltungssoftware

Die Vorteile von Personalmanagement Software treten für Personalverantwortliche immer deutlicher zutage. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Team von 12 Personen geleitet oder Hunderte von Mitarbeitern in aller Welt betreut werden: Herkömmliche Methoden reichen nicht mehr aus. Die Mehrzahl dieser Verfahren unterliegt menschlichen Fehlern und entspricht nicht den Datenschutzbestimmungen.

Stattdessen steht uns heute Personalverwaltungssoftware zur Verfügung, die umfassende Vorteile bringt:

• Optimierung der internen Prozesse

Eine Software für Personalmanagement verbindet eine Reihe von Funktionen, mit denen der größte Teil der Aufgaben von Personalabteilungen abgedeckt wird. So müssen nicht mehr mehrere Tools verwendet und unnötigerweise von einem zum anderen gesprungen werden. Wird alles auf einer Plattform gebündelt, verbessert sich die Leistungsfähigkeit des Teams, weil es keine doppelten Informationen und keine unnötigen Kosten gibt.

• Gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen durch HR

Die Einhaltung häufig wechselnder oder neu aufkommender gesetzlicher Bestimmungen gehört zu den größten Herausforderungen, denen Personalabteilungen gegenüberstehen. Gerade in den letzten Jahren haben wir in einigen europäischen Ländern Änderungen der Datenschutzgesetze, der Regelungen zur Arbeitszeiterfassung und sogar spezifische Regelungen zum arbeiten im Homeoffice erlebt. Bei diesem Tempo wird die Einhaltung aller Vorschriften ziemlich kompliziert.

Nichtsdestotrotz sorgen Mitarbeiterverwaltungssysteme dafür, dass Personaler auf dem Laufenden bleiben. Außerdem erleichtern sie die Arbeit von Personalabteilungen enorm. Gleichzeitig liefern sie aber auch Unterlagen zu rechtlichen Neuerungen und auch die anschließende Kommunikation für Ihre Mitarbeiter (falls erforderlich).

• Hilfe bei der Verbesserung des Arbeitsumfeldes

Personalmanagement Software trägt ebenfalls zur Verbesserung der Teammotivation und Produktivität bei.

Der Einsatz von Performance Management-Funktionen bietet eine neue Art der Leistungsverfolgung, Bewertung und vor allem die Möglichkeit, Mitarbeitern Feedback zu ihrer Leistung zu geben. Anonyme Umfragen zum Arbeitsumfeld sind ebenfalls ein großer Vorteil, um wertvolle Informationen für die Abteilung zu sammeln.

• Garantierte Datensicherheit

Alle Unternehmen speichern vertrauliche Informationen über ihre Mitarbeiter: Bankkontodaten, Identifikation, Adresse, Telefonnummern usw. Was passiert, wenn diese Informationen in die falschen Hände gelangen? Cloud-basierte Verwaltungssoftware schützt Informationen und bietet Sicherheits- und Datenverschlüsselungsmaßnahmen, mit denen nur wenige Unternehmen mithalten können (oder zumindest nicht ohne große Investitionen).

Welche Arten von Personalverwaltungssoftware gibt es?

Man könnte sagen, dass der Begriff "Personalmanagement Software" so weit gefasst ist, dass er verschiedene Arten von Programmen umfasst, die einander zwar sehr ähnlich sind, aber unterschiedliche Dienstleistungen anbieten. Diese Unterschiede mögen subtil sein, jedoch liefert Mark Maiorino in diesem Artikel eine ausgezeichnete Erklärung.

Personalinformationssysteme (HRIS)

Ein Personalinformationssystem sammelt alle von Personalabteilungen benötigten Instrumente, um ihre Tätigkeit mit optimaler Leistungsfähigkeit ausüben zu können. Es unterstützt in erster Linie die Abteilung bei der Durchführung interner Funktionen.

Humankapitalmanagement-Software (HCM)

Und schließlich konzentriert sich Humankapitalmanagement-Software auf die Erfassung, Verwaltung und Optimierung der Belegschaft. Sie bietet daher Funktionen im Zusammenhang mit des Recruiting, dem Onboarding und der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter.

Human Resource Management System (HRMS)

HRMS steht für Human Resources Management System, also Plattformen, die zur Verwaltung, Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen konzipiert sind. Sie ermöglichen die komplette Verfolgung aller Unternehmensaktivitäten, ihrer Mitarbeiter und des Personalmanagement-Teams.  

Auch wenn diese drei Systeme per Definition ähnlich zu sein scheinen, liegt der Hauptunterschied in den verschiedenen Merkmalen. Mark Maiorino veranschaulicht dies in der folgenden Tabelle:

Zusammengefasst können wir daraus ableiten, dass ein Personalmanagementsystem das umfassendste von allen ist. Es bietet eine Reihe von Funktionen und fasst alle HR-Aufgaben unter einer All-in-One-Plattform zusammen. Durch dieses System erreichen Personalabteilungen Leistungsfähigkeit und Exzellenz.