Gesetz zur Arbeitszeiterfassung | Alle Infos

Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 12. Mai 2019 sind Arbeitgeber in ganz Europa nun verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Durch dieses Gesetz zur Arbeitszeiterfassung werden alle anderen nationalen Gesetze der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten außer Kraft gesetzt, unabhängig davon, was vorher existierte. 

Was bedeutet das also für HR-Fachleute und Unternehmen in Deinem Land? In diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Punkte dieser Gesetzgebung zusammen und erklären, wie sie sich auf Unternehmen in Großbritannien, Spanien und Deutschland auswirkt.

Was sagt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung aus?

Das europäische Recht besagt, dass kein Arbeitnehmer mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten sollte und alle 24 Stunden Anspruch auf eine 11-stündige Pause hat. In einigen Fällen haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich für ein Opt-out zu entscheiden.

Die neuen Arbeitszeitrichtlinien folgen einem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 auf eine spanische Klage namens Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) gegen die Deutsche Bank SAE (DB SAE). Dabei klagten eine Reihe von Gewerkschaften und beantragten zum Schutz der Arbeitnehmerrechte die Verpflichtung der Arbeitgeber zur Zeiterfassung der tatsächlich täglich gearbeiteten Zeit.

Daraufhin entschied der EuGH, dass die EU-Mitgliedstaaten die Arbeitgeber zur Einführung eines Systems zur täglichen Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen.

• Das System soll objektiv, zuverlässig und zugänglich sein und die Dauer der täglich geleisteten Arbeitszeit messen.
• Es soll alle geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der Überstunden, aufzeichnen und sicherstellen, dass die Arbeitgeber die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten einhalten.
• Die Arbeitnehmer müssen Zugang zu diesem System haben, um ihre eigenen Arbeitszeiten zu erfassen und ihre Rechte zu gewährleisten.

Wie wir bereits erwähnt haben, hat diese europäische Richtlinie Vorrang vor allen anderen nationalen Gesetzen und gegebenenfalls müssen die EU-Mitgliedsstaaten ihre nationalen Gesetze entsprechend anpassen. Viele europäische Länder - inklusive Deutschland - haben dies jedoch bisher versäumt, so dass wir uns die Situation in drei verschiedenen europäischen Ländern heute genauer anschauen wollen.

Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Wie andere europäische Länder auch, sieht das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vor, dass die Beschäftigten maximal 8 Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche arbeiten dürfen. Vor der EU-Richtlinie war die Arbeitszeiterfassung in Deutschland nur für Überstunden, die diese Grenzen überschreiten, vorgeschrieben.

Das deutsche Arbeitsrecht verbietet es den Arbeitnehmern auch, mehr als 10 Stunden pro Schicht zu arbeiten, und schreibt vor, dass sie nach einer Arbeitszeit von 6 Stunden eine Ruhepause einlegen müssen.

Allerdings hat Deutschland seine nationalen Gesetze noch nicht in Übereinstimmung mit dem EuGH-Urteil geändert. Das deutsche Recht verpflichtet Arbeitgeber nach wie vor nur dazu, Überstunden zu erfassen. Dementsprechend wird das deutsche Arbeitszeitgesetz in naher Zukunft angepasst werden, auch wenn der Inhalt und Zeitpunkt noch zu bestätigen sind.

Wie sich dies alles in der Praxis auf das Arbeitsleben in Deutschland auswirken wird, bleibt abzuwarten. Eines ist jedoch klar: Früher oder später werden alle Arbeitgeber Zeiterfassungssysteme europarechtskonform umsetzen müssen, wenn sie es nicht schon getan haben.

Weitere Artikel und wichtige Gesetze haben wir hier gelistet:

• Urlaubsanspruch und Mindesturlaub
• Die besten Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe
• Was ist ein Arbeitszeitkonto?
• Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Zeit- und Anwesenheitserfassung in Großbritannien

Obwohl das Vereinigte Königreich technisch gesehen ein Mitgliedstaat der EU ist, unterliegt das Land immer noch deren Gesetzen. Dazu gehört auch das EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019. Dennoch hat die britische Regierung ihre Gesetze noch nicht entsprechend geändert. Die Auswirkungen von Brexit werden bestimmen, wie und ob Großbritannien seine Arbeitsgesetze in Zukunft ändern wird.

Alle nationalen Gesetze, die sich auf die Arbeitszeiterfassung in Großbritannien beziehen, werden durch die sogenannten "Working Time Regulations" geregelt. Beschäftigte dürfen nicht mehr als durchschnittlich 48 Stunden pro Woche arbeiten, es sei denn, sie haben einem Opt-out zugestimmt oder üben eine Tätigkeit aus, die nicht unter das Arbeitszeitgesetz fällt.

Die unabhängige Stelle ACAS (Advisory, Conciliation and Arbitration Service - zu deutsch "Beratungs-, Schlichtungs- und Schiedsgerichtsdienst") hat einfache und klare Leitlinien zur Definition und Berechnung der Arbeitszeit zusammengestellt. 

Muss man jetzt im Vereinigten Königreich die Arbeitszeit erfassen oder nicht?

Die einfache Antwort zum gegenwärtigen Zeitpunkt lautet Ja. Das Gesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber die Verpflichtung haben, "angemessen nachzuweisen", dass die Arbeitszeit, einschließlich der Überstunden die festgelegten Grenzwerte nicht überschreitet. Das gilt für folgende Arbeitnehmer:

• Arbeitnehmer müssen nachweisen, dass sie im Durchschnitt nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten.
• Arbeitnehmer, die von der 48-Stunden-Grenze "abgewichen" sind.
• Schichtarbeiter, um nachzuweisen, dass sie innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums im Durchschnitt nicht mehr als 8 Stunden arbeiten.

Die Definition von "angemessen nachweisen" ist jedoch nicht so detailliert wie in der EU-Richtlinie. Nach britischem Recht sind Arbeitnehmer nicht verpflichtet, zu Beginn und am Ende ihres Arbeitstages ein- und auszustempeln. Vielmehr reicht es, wenn Arbeitgeber ein Wochenpensum ausweisen, nicht aber Pausen und Ruhezeiten.

Bis Brexit durch gezogen ist und klare Richtlinien schafft, sind britische Arbeitgeber gut beraten, ein Zeit- und Anwesenheitssystem einzuführen, um sich vor eventuellen zukünftigen Ansprüchen zu schützen.

Arbeitszeitgesetz zur Anwesenheit in Spanien

Spanien änderte mit einem Erlass am 8. März 2019 seine Arbeitsgesetze - in Übereinstimmung mit dem EU-Urteil. Eines seiner Hauptziele ist es, bei unbezahlten Überstunden hart durchzugreifen. Diesem Artikel der spanischen Tageszeitung El País zufolge wurde davon ausgegangen, dass spanische Arbeitnehmer bis zu 3,5 Millionen Überstunden pro Woche leisteten, wobei der Höchststand Ende 2015 erreicht wurde.

Der Artikel 34.9 des Arbeitnehmergesetzes des Landes wurde geändert und am 12. Mai 2019 in Kraft gesetzt: ”das Unternehmen muss die tägliche Aufzeichnung der Arbeitszeit, einschließlich der Anfangs- und Endzeiten jedes Mitarbeiters, vorbehaltlos trotz anderweitiger flexibler Arbeitsvereinbarungen garantieren."

Das Gesetz beinhaltet ebenso:

• Alle Unternehmen müssen ihre Arbeitszeit- und Anwesenheitsaufzeichnungen mindestens vier Jahre lang aufbewahren.
• Alle Aufzeichnungen müssen den Beschäftigten und Gewerkschaften zur Verfügung gestellt werden.
• Die Angestellten müssen während des gesamten Arbeitstages  Zugang zu diesen Aufzeichnungen haben.
• Die Gewerkschaften müssen monatlich (immer dann, wenn ein Gewerkschaftsvertreter anwesend ist) über die Überstunden der Beschäftigten informiert werden.

Es steht also außer Frage, dass alle spanischen Unternehmen, ob groß oder klein, über ein System zur Arbeitszeiterfassung verfügen müssen. Um sicherzustellen, dass Unternehmen die Gesetze einhalten, können jederzeit Stichprobenkontrollen stattfinden, die bei Nichteinhaltung zu Geldstrafen von bis zu 6.250 Euro führen können.

Einige Berufe sind von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreit, wie zum Beispiel Unternehmensleiter, Profisportler, Rechtsanwälte und Selbständige, um nur einige zu nennen.

Mobile Arbeit im Homeoffice wird immer wichtiger

Unabhängig davon, in welchem Land Du lebst, stellt das mobile Arbeiten im Homeoffice einen wachsenden Trend dar, der während der COVID-19-Krise rapide angekurbelt wurde. Unternehmen sehen sich plötzlich dazu gezwungen, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus zu managen und gleichzeitig eine Team-Atmosphäre zu schaffen, mit der alle an einem Strang ziehen. 

Abgesehen von der Gesetzgebung ist es heute wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Deine Firma über die passenden Systeme verfügt, um Mitarbeiter auch über große Distanzen hinweg als ein Team leiten zu können. So halten etwas ein guter Kommunikationsfluss und die Arbeitszeiterfassung das Produktivitätsniveau aufrecht. 

Auf der anderen Seite müssen die Arbeitgeber auch auf die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter Sorge tragen. Sie sind dementsprechend dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter nicht zu viele Überstunden machen.

Die Vorteile einer Online Arbeitszeiterfassung, die von zuhause und überall gesteuert werden kann, liegen daher auf der Hand. Die Frage ist, wie geht man dabei vor?

Wie wähle ich das Passende Zeiterfassungssystem aus?

Zeiterfassungssysteme gibt es schon seit Jahren und reichen von traditionellen Excel-Vorlagen und altmodischen Stempelautomaten bis hin zu moderner cloudbasierter Software und biometrischen Systemen, die heute immer beliebter werden. Wenn Du mehr darüber lesen möchtest, befasst sich dieser Artikel ausführlicher mit den verschiedenen Arten von Arbeitszeiterfassungssystemen.

Auf den Punkt gebracht kann man festhalten, dass Excel-Vorlagen und eine Stechuhr nicht mehr effektiv und zeitgemäß sind.

Eine Arbeitszeiterfassung sollte gerade nach dem EU-Urteil der EuGH den Anforderungen einer modernen Organisation, egal wie groß oder klein, gerecht werden. Dies gilt vor allem für mobil arbeitende Mitarbeiter, die einen Großteil ihrer Zeit außerhalb des Büros an mehreren Standorten verbringen.

Immer mehr Personalabteilungen digitalisieren demnach ihre Abteilungen, um durch eine Zeiterfassungssoftware viel Zeit, Nerven und Energie zu sparen. Immerhin gewährleisten sie einen reibungslosen Arbeitsablauf und flüssige Workflows. Wie das geht? Ganz einfach, achte einfach auf die folgenden Funktionen:

• Ein- und Ausstempel-Funktionen.
• Cloudbasierte Technologie, auf die man von überall her über einen Computer, ein Tablet oder eine Mobiltelefon-Anwendung zugreifen kann.
• Personalisierte Berichterstattung, um detaillierte Informationen zu erhalten.
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungsfunktionen.
• Integration mit biometrischen Systemen.
• Intuitives und benutzerfreundliches Design. 
• Integration mit Kalendern und Messaging-Apps usw.
• Benachrichtigungen und Warnmeldungen.
• Ein System, das mit Dir und Deinem Unternehmen wachsen kann, wenn Du es am meisten brauchst.

Zeiterfassung mit Kenjo - die All-in-One HR Plattform

Kenjo ist eines der besten Systeme zur Personalzeiterfassung und bietet Funktionen zur Arbeitszeiterfassung, die Personalabteilungen helfen, die gesetzlichen Bestimmungen des EuGH- Urteils einzuhalten und sich gleichzeitig um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu kümmern. Bei der HR Software handelt sich außerdem um ein modulares System, bei dem Du je nach Bedarf weitere Funktionen hinzuzufügen kannst.

Damit wird der Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ein Kinderspiel, und Personalmanager können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtige ist: die Menschen. 

Außerdem stehen Dir alle benötigten Informationen zur Verfügung, um bessere Entscheidungen für Dein Unternehmen treffen zu können. Teste jetzt die HR-Software von Kenjo  14 Tage lang KOSTENLOS.