Warum Arbeitszeiterfassung für Schicht- und Servicebetriebe besonders wichtig ist

Problematisch wird es vor allem dann, wenn Arbeitszeit nach dem Prinzip „passt schon“ geplant wird. Pausen werden mitgedacht, aber nicht dokumentiert. Ruhezeiten werden implizit angenommen, aber nicht geprüft. Genau hier setzt dieser Artikel an: Ziel ist es, die gesetzlichen Regeln klar einzuordnen und zu zeigen, wie sie sich praktikabel in der Zeiterfassung abbilden lassen. Wenn Du Schichten und Arbeitszeiten zusammen steuerst, hilft Dir die Schichtplanung, Konflikte schon im Dienstplan zu sehen.

Im Kenjo-Podcast erklärt Dr. Marcus Iske von der Kanzlei Fieldfisher, worauf es bei digitaler Arbeitszeiterfassung rechtlich ankommt:

Was regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) überhaupt?

Das Arbeitszeitgesetz regelt deutlich mehr als nur die tägliche Höchstarbeitszeit. Es definiert unter anderem:

• maximale tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten
• gesetzliche Pausen
• gesetzliche Ruhezeiten
• Sonderregelungen für Nacht- und Schichtarbeit
• Arbeit an Sonn- und Feiertagen

Pausen und Ruhezeiten sind zentrale Schutzvorschriften. Sie sichern Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Sicherheit der Mitarbeiter und gelten für Arbeitgeber verbindlich. Einen ausführlichen Überblick über Grenzen und Pflichten findest Du in unserem Beitrag zum Arbeitszeitgesetz.

Höchstarbeitszeit in der Praxis: 8 Stunden, 10 Stunden, Ausgleich

Grundsätzlich gilt: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur möglich, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG, Stand: 27. Oktober 2026).

In der Praxis wird häufig missverstanden:

• dass die 10-Stunden-Grenze kein Dauerzustand ist
• dass Ausgleichszeiträume aktiv geplant werden müssen
• dass Pausen nicht zur Arbeitszeit zählen

Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können abweichende Regelungen vorsehen, ändern jedoch nichts an der grundsätzlichen Dokumentationspflicht.

Ausblick: Der Referentenentwurf sieht vor, dass Tarifvertragsparteien statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können, wenn die Gesundheit der Arbeitnehmer nicht gefährdet wird. Die Grenze von 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt von zwölf Kalendermonaten soll bleiben. Einzelvertraglich oder per Anordnung des Arbeitgebers ist das nicht möglich (Eversheds Sutherland). Das ist ein Entwurf, kein geltendes Recht.

Gesetzliche Pausen nach § 4 ArbZG: Regeln, typische Fehler, Umsetzung

Nach § 4 ArbZG sind Pausen verpflichtend und klar geregelt. Dennoch zählen sie zu den häufigsten Fehlerquellen, insbesondere bei gleitenden Arbeitszeiten wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit.

Gesetzliche Pausenregelungen (Übersicht)

Pausen sind in der Regel unbezahlt. Sie müssen tatsächlich genommen werden. Nach Einschätzung der IHK genügt es nicht, nur die Stundenzahl zu notieren: Nötig sind Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten (IHK Rhein-Neckar).

Pausenfehler, die in Schichtbetrieben besonders häufig sind

Typische Praxisprobleme:

• Pausen werden „mitgedacht“, aber nicht gebucht
• Pausen werden verkürzt und nicht nachgeholt
• Raucherpausen sind nicht klar geregelt
• kurze Unterbrechungen werden fälschlich als Pause gewertet

Gerade bei manuellen Lösungen wie einer Excel-Arbeitszeiterfassung entstehen hier schnell Grauzonen.

Was ein digitales Zeiterfassungssystem bei Pausen können sollte

Ein geeignetes System sollte:

• Pausenregeln automatisch anwenden (z. B. 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden)
• Warnhinweise bei fehlenden oder zu kurzen Pausen anzeigen
• Pausen revisionssicher dokumentieren

Ruhezeiten nach § 5 ArbZG: 11 Stunden sicher einhalten

Neben den Pausen ist die gesetzliche Ruhezeit ein zentraler Prüfpunkt. Nach § 5 ArbZG müssen Mitarbeiter nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit haben.

Problematische Konstellationen sind unter anderem:

• Spätschicht → Frühschicht
• Einspringen am Folgetag
• Doppelschichten oder verlängerte Einsätze

Wie Ruhezeitverstöße im Alltag entstehen (ohne Absicht)

In der Praxis entstehen Verstöße häufig durch:

• kurzfristige Dienstplanänderungen „auf Zuruf“
• fehlende Transparenz zwischen Filialen oder Standorten
• verteilte Zeitdaten (Excel, WhatsApp, Terminals)

Gesetzliche Ruhezeiten

Was ein digitales Zeiterfassungssystem bei Ruhezeiten leisten sollte

Gerade bei wechselnden Schichten, Einspringen oder Mehrarbeit ist die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeit kaum sicher möglich, wenn sie nur „mitgedacht“ wird. Ein digitales Zeiterfassungssystem sollte daher nicht erst im Nachhinein auswerten, sondern bereits im laufenden Betrieb unterstützen.

Wichtig sind:

• Automatische Ruhezeit-Checks zwischen Einsätzen
  Das System prüft, ob zwischen zwei Arbeitsblöcken die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten wird. So werden problematische Spät-auf-Früh-Konstellationen oder kurzfristige Zusatzschichten sofort sichtbar.
• Warnungen bei Unterschreitung
  Statt stille Verstöße zu produzieren, sollte das System Konflikte klar kennzeichnen, etwa durch Warnhinweise oder Statusmeldungen. Dadurch können Führungskräfte rechtzeitig reagieren, bevor sich systematische Verstöße einschleichen.
• Auswertungen nach Team, Standort oder Schichtart
  Aggregierte Auswertungen helfen zu erkennen, ob Ruhezeitverstöße Einzelfälle sind oder strukturelle Ursachen haben. Besonders in Filialbetrieben oder im Mehrschichtsystem entsteht so eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Anpassungen in der Einsatzplanung.

Gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? Stand nach EuGH & BAG

Ja. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Pflicht für deutsche Arbeitgeber abgeleitet. Sie ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, der den Arbeitgeber zu einer geeigneten Organisation des Arbeitsschutzes verpflichtet (Quelle: IHK Rhein-Neckar, Stand: 27. Oktober 2026). Erfasst werden müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden.

Offen ist derzeit vor allem:

• wie das System konkret ausgestaltet sein muss
• welche technischen Lösungen zulässig sind

Geklärt ist hingegen:

• dass Arbeitszeiten erfasst werden müssen
• dass Pausen, Ruhezeiten und Überstunden Teil dieser Erfassung sind

Für die Auswahl eines Systems findest Du in unserem Vergleich von Zeiterfassungssoftware und Apps eine Übersicht.

Was sieht der Referentenentwurf vor? (Stand: 27. Oktober 2026)

Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er befindet sich noch in einem frühen Stadium des Gesetzgebungsverfahrens, Änderungen sind möglich. Nach der Einordnung von Eversheds Sutherland ist vorgesehen:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden grundsätzlich elektronisch am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet.
• Mitarbeiter oder Dritte dürfen die Aufzeichnung übernehmen. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Die Aufzeichnungen werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt.
• Übergangsfristen: ein Jahr ab 250 Arbeitnehmern, zwei Jahre bei 50 bis 249 Arbeitnehmern, fünf Jahre bei weniger als 50 Arbeitnehmern. Betriebe mit bis zu 10 Arbeitnehmern dürfen dauerhaft nichtelektronisch aufzeichnen.
• Ein Tarifvertrag kann nichtelektronische Aufzeichnung und eine Frist von bis zu sieben Kalendertagen zulassen.
• Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Informations- und Bereithaltungspflichten sollen als Ordnungswidrigkeit bußgeldbewehrt sein.

Die Übergangsfristen sind ein Planungshorizont. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt schon heute.

Eine Einordnung des BAG-Beschlusses gibt Dr. Marcus Iske von Fieldfisher in diesem Webinar. Es stammt aus dem Jahr 2022, den aktuellen Stand zum Referentenentwurf findest Du oben:

Welche Daten musst Du erfassen und wie lange aufbewahren?

Die gesetzliche Dokumentationspflicht beschränkt sich auf wenige, klar definierte Angaben. Ziel ist Nachvollziehbarkeit. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die Berliner Aufsichtsbehörde LAGetSi akzeptiert zum Beispiel ein Muster mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten (IHK Rhein-Neckar).

In der Praxis gehören dazu:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Zuordnung zur jeweiligen Person und zum Kalendertag

Für die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die über acht Stunden pro Werktag hinausgeht, schreibt § 16 Abs. 2 ArbZG schon heute eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren vor. Der Referentenentwurf sieht mindestens zwei Jahre für alle Aufzeichnungen vor und verlangt, dass sie im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten werden. Weil der Entwurf die Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vorsieht, lohnt es sich, Zeiten schon jetzt zeitnah zu erfassen.

Weitere Details zur praktischen Umsetzung findest Du im Beitrag zum Stundennachweis.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz sind Ordnungswidrigkeiten. Nach § 22 ArbZG kann eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro verhängt werden, unter anderem wenn ein Arbeitgeber Arbeitnehmer über die Höchstarbeitszeit hinaus beschäftigt, Ruhepausen nicht oder nicht rechtzeitig gewährt oder die Mindestruhezeit nicht einhält. Gleiches gilt, wenn Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht aufbewahrt werden (Stand: 27. Oktober 2026).

Ein Verstoß allein gegen die vom Bundesarbeitsgericht abgeleitete Erfassungspflicht ist derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Die zuständige Behörde kann aber im Einzelfall anordnen, die Arbeitszeit zu erfassen. Befolgt ein Arbeitgeber diese Anordnung nicht, kann ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro folgen (IHK Rhein-Neckar). Der Referentenentwurf sieht zusätzliche Bußgelder für Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Informations- und Bereithaltungspflichten vor.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Vertrauensarbeitszeit & Homeoffice: Was ändert sich bei Pausen und Ruhezeiten?

Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin zulässig. Sie entbindet Arbeitgeber jedoch nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Auch im Homeoffice gelten die gesetzlichen Vorgaben zu Pausen und Ruhezeiten unverändert. Die Aufzeichnung darf an die Mitarbeiter delegiert werden, solange die Zeiten überprüfbar sind und Du sie gegenüber der Aufsichtsbehörde nachweisen kannst (IHK Rhein-Neckar).

Der Referentenentwurf geht einen Schritt weiter: Wer bei Vertrauensarbeitszeit auf die Kontrolle der vereinbarten Arbeitszeit verzichtet, muss sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten bekannt werden, zum Beispiel über automatische Schwellenwertmeldungen oder Stichproben (Eversheds Sutherland).

In der Praxis haben sich folgende Leitplanken bewährt:

• Selbstbuchung der Arbeitszeiten
  Mitarbeiter erfassen Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit eigenverantwortlich, ohne permanente Kontrolle.
• Klare Pausenregeln
  Einheitliche Vorgaben verhindern Grauzonen, insbesondere bei wechselnden Tagesabläufen.
• Stichprobenartige Auswertungen
  Regelmäßige Reports helfen, systematische Verstöße frühzeitig zu erkennen, ohne Misstrauen zu säen.

Gerade bei mobiler Arbeit oder im Außendienst ist Transparenz entscheidend, da direkte Präsenzkontrolle entfällt.

Welche Systeme gibt es, und wo liegen die Grenzen?

Grundsätzlich kommen drei Formen der Arbeitszeiterfassung vor:

• Stundenzettel
• Excel-Lösungen
• Digitale Zeiterfassungssysteme

Nach aktueller Rechtslage sind sowohl schriftliche als auch elektronische Systeme möglich (IHK Rhein-Neckar). Der Referentenentwurf würde die elektronische Erfassung zum Regelfall machen. Während Stundenzettel und Excel in sehr kleinen, stabilen Strukturen funktionieren können, stoßen sie schnell an Grenzen, sobald:

• Mehrschichtbetrieb besteht
• mehrere Standorte koordiniert werden müssen
• Überstunden, Ausgleich oder Zuschläge relevant werden

In solchen Fällen steigt der manuelle Aufwand stark an, während Transparenz und Rechtssicherheit abnehmen.

Was ist bei Zeiterfassung erlaubt? Datenschutz, Betriebsrat und Grenzen in der Praxis

Zeiterfassung darf nicht tiefer in Persönlichkeitsrechte eingreifen als erforderlich. Kritisch sind insbesondere:

• biometrische Verfahren (z. B. Fingerabdruck)
• kontinuierliches GPS-Tracking von Mitarbeitern
• verdeckte Überwachung von Verhalten oder Leistung

Solche Maßnahmen sind entweder unzulässig oder nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich. Der rechtliche Leitgedanke lautet daher: so wenig Daten wie nötig, so transparent wie möglich.

Was Du vor der Einführung klären solltest

• Betriebsrat: Zeiterfassungssysteme sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Beim „Ob“ hat der Betriebsrat kein Initiativrecht, bei der konkreten Ausgestaltung kann er mitbestimmen (Eversheds Sutherland, IHK Rhein-Neckar).
• Datenschutz: Prüfe Verarbeitungsverzeichnis, Rechtsgrundlagen und Löschkonzept. DSGVO und Beschäftigtendatenschutz gelten auch für Arbeitszeitdaten (Eversheds Sutherland).
• Standorterfassung: In Kenjo ist sie optional, wirkt nur bei Stempeluhr und Arbeitszeittabelle in der App und nur, wenn Mitarbeiter GPS aktiviert haben. Am Terminal stempeln Mitarbeiter per PIN-Code oder QR-Code (Kenjo Help Center, Stand: Oktober 2026).

So unterstützt Kenjo die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten

Kenjo unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben strukturiert abzubilden, Abweichungen sichtbar zu machen und Dokumentation bereitzustellen. Operative Entscheidungen erzwingt Kenjo nicht: Verstöße werden als Konflikt markiert, aber nicht automatisch verhindert, und Admins können Regeln übergehen. Welche Vorgaben für Dich gelten, hängt von Gesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung ab. Details findest Du im Help Center unter Zeiterfassung und Richtlinien einrichten und Schichtkonflikte verwalten (Stand: Oktober 2026).

Erfassung

• Mitarbeiter stempeln Beginn, Ende und Pausen aktiv ein und aus: per Stempeluhr in Desktop oder App, am Terminal oder über die Arbeitszeittabelle. Kenjo empfiehlt Methoden mit aktivem Stempeln statt nachträglichem Eintragen.

Pausen

• Pausenanforderungen legst Du selbst fest, zum Beispiel 30 Minuten Pause ab mehr als 6 Stunden Arbeit. Fehlt die Pause, zeigt Kenjo einen Konflikt an oder erinnert den Mitarbeiter.
• Pausen automatisch abziehen (Beta): Überschreitet die Arbeitszeit die festgelegte Schwelle, fügt Kenjo eine Pause automatisch hinzu. Das gilt aktuell nur für einzelne Zeiteinträge. Die Funktion gehört zu den Premium-Funktionen und ist nicht in allen Tarifen enthalten.
• Nachvollziehbare Dokumentation schafft Klarheit bei Rückfragen, Prüfungen oder internen Diskussionen.

Ruhezeiten

• Ruheregeln in den Anwesenheitsrichtlinien lösen einen Konflikt aus, wenn die erforderliche Pause zwischen zwei Schichten nicht eingehalten wird. Die Konflikte im Schichtplan sind nicht in allen Tarifen enthalten.
• Für die tägliche Höchstarbeitszeit legst Du ein Limit fest. Kenjo zeigt bei Überschreitung einen Konflikt an oder passt die Check-out-Zeit automatisch an das Limit an.

So entsteht eine belastbare Grundlage für Planung, Ausgleich und Kontrolle, insbesondere in Betrieben mit Schichtarbeit, wechselnden Einsatzzeiten und begrenzten HR-Ressourcen.

So stellt ein Logistikbetrieb auf digitale Zeiterfassung um

BOMM Delivery GmbH aus Magdeburg ist ein Delivery Service Partner mit rund 45 Mitarbeitern. Das bestehende digitale System war nach eigener Einschätzung nicht durchgängig rechtskonform, besonders bei den Arbeitszeiten. Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit mussten weitgehend manuell berechnet werden. Mit Kenjo war das Unternehmen vom Auftakt bis zur aktiven Nutzung in drei Wochen eingeführt. Fahrer stempeln per App oder Terminal ein und aus, Zuschläge werden automatisch berechnet.

„Wir wurden kurz aus der Steinzeit in die Zukunft katapultiert. Mit Kenjo haben wir endlich ein Tool, das eine unglaubliche Bandbreite an Möglichkeiten bereit hält und die Handhabung gleichzeitig maximal einfach macht. Danke dafür!“

Marco Bleis, Gründer & Geschäftsführer, BOMM Delivery GmbH. Mehr in der Fallstudie zu BOMM Delivery (Stand: Oktober 2026).

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz

Muss ich als Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen müssen. Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Erfasst werden müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden. Das Gesetz schreibt bisher keine bestimmte Form vor. Ein Referentenentwurf sieht die elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung vor, er ist aber noch kein geltendes Recht (Stand: 27. Oktober 2026).

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, entbindet Arbeitgeber aber nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Du darfst die Aufzeichnung an Deine Mitarbeiter delegieren, solange die Zeiten überprüfbar sind. Nach dem Referentenentwurf musst Du außerdem sicherstellen, dass Dir Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten bekannt werden, zum Beispiel über automatische Warnungen oder Stichproben.

Welche Pausen schreibt das Arbeitszeitgesetz vor?

Nach § 4 ArbZG sind bei mehr als 6 bis zu 9 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pausen können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden, müssen im Voraus feststehen und zählen nicht zur Arbeitszeit. Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz?

Nach § 22 ArbZG kann eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro verhängt werden, zum Beispiel wenn die Höchstarbeitszeit überschritten wird, Pausen nicht oder nicht rechtzeitig gewährt werden oder die Mindestruhezeit von 11 Stunden nicht eingehalten wird. Auch fehlende oder falsche Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG können bußgeldbewehrt sein.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Betriebe und leitende Angestellte?

Die Pflicht betrifft nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 BetrVG. Für leitende Angestellte dürfte sie nach Einschätzung der IHK Rhein-Neckar nicht gelten. Der Referentenentwurf erlaubt Betrieben mit bis zu 10 Arbeitnehmern dauerhaft die nichtelektronische Aufzeichnung. Die Aufzeichnung selbst bleibt auch dort Pflicht.

Mehr zum Thema: Zeiterfassung von Kenjo, Schichtplanung von Kenjo und der Beitrag zum Arbeitszeitgesetz.