Wie führt man Zeiterfassung bei Kurzarbeit ein?

Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines jeden Unternehmens. Immerhin entscheidet die Produktivität der Belegschaft darüber, ob und wie erfolgreich ein Unternehmen ist. Im Personalmanagement weiß man schon lange, dass engagierte Mitarbeiter eigeninitiativ und selbstverantwortlich arbeiten und falls nötig gerne einen Extraschritt weiter als andere gehen. Da wäre es ein Leichtes zu denken, Unternehmen bräuchten keine digitale Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter, schließlich würden sich die Angestellten selbst regulieren.

Doch gerade in Zeiten, in denen laut Berechnungen der Bundesregierung durch die Corona-Krise in diesem Jahr voraussichtlich 2,35 Millionen Menschen in Deutschland in Kurzarbeit gehen beziehungsweise von zuhause arbeiten im Homeoffice, ist eine sinnvolle Online Zeiterfassung der Arbeitszeit wichtiger denn je. Immerhin sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachzuweisen, um das Kurzarbeitergeld zu erhalten.

Statista Kurzarbeit

Quelle: Statista, März 2020 - Anzahl der Kurzarbeiter in Deutschland von 1991 bis 2019

7 Gründe für die digitale Arbeitszeiterfassung

Dabei haben wir sieben wichtige Punkte ausgemacht, die die Bedeutung von effektivem Zeitmanagement zeigen:

Im Moment am wichtigsten ist sicherlich die Stundenerfassung, um einen Nachweis der gearbeiteten Stunden an die Agentur für Arbeit weiterzuleiten.
Als ebenso wichtig stellt sich das Arbeiten im Homeoffice heraus. Auch hier müssen Mitarbeiter ansprechbar sein und ihre Anwesenheit tracken.
Pünktlichkeit hängt eng mit der Produktivität des Personals zusammen. Das fängt beim Kommen und Gehen an und hört beim pünktlichen Erscheinen zu Besprechungen und Terminen auf.
Die Arbeitsqualität geht Hand in Hand mit der Pünktlichkeit, damit ohne Stress und Verzögerungen gearbeitet werden kann.
Teamwork: Ein Team von Menschen dazu zu bringen, zusammenzuarbeiten und gemeinsame Ziele zu verfolgen, ist keine leichte Aufgabe. Koordination, ein gemeinsamer Zeitplan und ein stimmiger Workflow sind Grundvoraussetzungen.
Fehlzeiten und Unpünktlichkeit können Indikatoren für das Engagement und (fehlende) Arbeitsmoral der Mitarbeiter sein. Eine Auflistung und Übersicht der An- und Abwesenheiten ist daher vorteilhaft.
Zu guter Letzt vereinfacht ein ordentliches Zeiterfassungsprogramm wie die digitale Arbeitszeiterfassung die Struktur und Organisation von Personalabteilungen um ein Vielfaches und spart ordentlich Geld und Nerven.

Arbeitszeitnachweise bei Kurzarbeit dokumentieren

Während der anhaltenden Krise können Beschäftigte, die durch die Kurzarbeit von einem Gehaltsausfall von über zehn Prozent betroffen sind und weiterhin beschäftigt werden, Kurzarbeitergeld erhalten. Dabei gilt:

Die Wochenarbeitszeit kann für Mitarbeiter, Abteilungen und Teams unterschiedlich reduziert worden sein.
Arbeitgeber und Personalabteilungen müssen die während der Kurzarbeit geleisteten Arbeitszeiten ebenso wie die Fehlzeiten für die Bundesagentur für Arbeit dokumentieren. Kranken- und Feiertage müssen ebenso ausgewiesen werden.
Der Nachweis für den jeweiligen Kalendermonat muss das Unternehmen innerhalb von drei Monaten beim Arbeitsamt einreichen.
Da das Kurzarbeitergeld von der Agentur für Arbeit nur unter Vorbehalt ausgezahlt wird, wird dieses nach Ende des Arbeitsausfalls zusätzlich kontrolliert.

Leistungs- und Arbeitszeitnachweise während der Kurzarbeit können schnell und unkompliziert mit Excel dokumentiert werden. Aber welche HR-Profis haben schon die Zeit, sich durch endlos lange Zahlenreihen und Tabellen zu wühlen, wenn eine digitale Zeiterfassungssoftware das Ganze ungemein vereinfacht?

Wirksame Strategien, um die digitale Zeiterfassung zu verbessern

In der Vergangenheit kamen immer wieder unterschiedliche Tools zur Überwachung der Anwesenheitszeiten digitalen Stundenerfassung von Mitarbeitern zum Tragen, aber durchgesetzt haben sich bisher die folgenden vier aus dem Personalwesen, um effektiv die tägliche Computernutzung und Aktivzeiten am Computer zu dokumentieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren.

1. Videoüberwachung

Die Videoüberwachung von Mitarbeitern galt lange Zeit als eine der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden. Allerdings bewegen sich Firmen dabei nicht selten in einer rechtlichen Grauzone dank umfangreicher Datenschutzgesetze; so müssen Arbeitgeber bspw. die Arbeitnehmer über die Kameras, den Standort und den Zweck der Aufzeichnung informieren. Mittlerweile gilt sie als veraltet und zeitaufwendig, da alle aufgezeichneten Informationen analysiert werden müssen.

2. Managereinfluss

Die bloße Anwesenheit von Vorgesetzten und Managern helfen, die Anwesenheit der Mitarbeiter unter Kontrolle zu halten. Dabei sehen sie in Echtzeit, welcher Mitarbeiter an welchen Aufgaben gearbeitet hat, wer Urlaub hat usw. Gerade bei den Millennials, die Wert auf Eigenverantwortung legen, kann es bei dieser Zeitmanagement-Methode jedoch zu Spannungen kommen. Die genaue Überwachung der Zeit kann falsch interpretiert werden und als Mikro-Management ausgelegt werden.

3. ID-Systeme

ID-Systeme sind eine der gebräuchlichsten Mitarbeiter Zeiterfassungsprogramme zur Überwachung der Anwesenheit. Solche Systeme kontrollieren wie bei der guten alten Stempeluhr die Ein- und Ausbuchungen der Mitarbeiter. Dabei scannen die Mitarbeiter in der Regel beim Betreten und Verlassen des Gebäudes eine Karte ein. Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen: Durch die automatisierten Arbeitszeitauswertungen können Informationen leicht erfasst und analysiert werden, ohne dass sich die Arbeitnehmer händisch ein- und ausschreiben müssen.

Ein wesentlicher Nachteil bei ID-Systemen gegenüber einer digitalen Arbeitszeiterfassung der Arbeitszeit ist jedoch, dass sie nicht die Pausenzeiten der Mitarbeiter erfassen. Das führt unter Umständen dazu, dass jemand zwar positiv hervorsticht, weil er zwölf Stunden im Büro verbracht hat, sich davon jedoch die meiste Zeit in der Küche oder im Pausenraum aufhielt, anstatt zu arbeiten. Das lässt sich mit den ID-Systemen nicht genau sagen. Darüber hinaus müssen die kostenintensiven Systeme aufwendig installiert werden.

4. Personalverwaltungssoftware

Online Personalverwaltungssoftware zur digitalen Zeiterfassung bietet eine effektive und genaue Möglichkeit für Personalabteilungen, Einblicke in die tägliche Computernutzung und die Leerlaufphasen zu erhalten, das Abwesenheitsmanagement zu kontrollieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren. Eine digitale Zeiterfassungssoftware automatisiert die Arbeitszeitauswertung und ist damit nicht auf menschliches Eingreifen angewiesen, sodass Personalleiter keine zeitaufwendigen Anwesenheitsberichte der Mitarbeiter sammeln müssen. Mitarbeiter stempeln sich automatisch ein- und aus und können in genauen Berichten die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden online zurückverfolgen.

Da im Mai letzten Jahres der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied, dass eine Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht für jeden Betrieb innerhalb der Europäischen Union werden soll, schlägt das Bundesarbeitsministerium eine Empfehlung vor, wie eine gesetzlich vorgeschriebene Stundenerfassung künftig aussehen könnte. Das könne entweder in Papierform, mit Excel-Tabellen, in Form einer digitalen Zeiterfassung oder online Software zur Urlaubsplanung der Mitarbeiter erfolgen.

Wie man mit übermäßigem Krankenstand von Mitarbeitern umgeht

Die Abwesenheit und Fehlzeiten von Mitarbeitern kann schwer zurückzuverfolgen sein, besonders wenn sie erst einmal zur Gewohnheit oder vom Team akzeptiert wurden. Anstatt jedoch zuzusehen, wie sich die Kosten unerwarteter Abwesenheiten summieren, hilft neben der digitalen Zeiterfassung ein einfacher Prozess, um die Abwesenheit von Mitarbeitern zu reduzieren:

Offizielle Arbeitszeitrichtlinien für Mitarbeiter: Egal, ob Dein Unternehmen ohne Personalabteilung auskommt oder mit Hunderten Angestellten agiert, eine offizielle Anwesenheitspolitik verdeutlicht die Erwartungen an das Arbeitsverhalten und die Disziplinarmaßnahmen für alle Teammitglieder.
Konsequente und vollständige Erfassung der Abwesenheiten durch ein digitales Zeitmanagement. HR-Manager notieren alle Abwesenheiten in einem Zeiterfassungsprogramm für Mitarbeiter oder in einer digitalen Stundenerfassung. Ohne eine sinnvolle und vor allen Dingen übersichtliche Strategie für die Dokumentation der Abwesenheit von Mitarbeitern wird es schwierig sein, den Anspruch auf Kurzarbeitergeld der Mitarbeiter nachzuweisen.
Arbeitszeitnachweise analysieren: Das Ausmaß von Abwesenheiten von Mitarbeitern zu erkennen kann gute Aufschlüsse über bestimmte Verhaltensmuster geben. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter immer an einem Brückentag einen Karenztag einlegen.
Denke an eine umfassende Nachbetreuung der Mitarbeiter, die an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Im Personalwesen ergibt es Sinn, dass sich HR-Profis bei ihren Mitarbeitern persönlich nach ihrem Wohlbefinden erkundigen und fragen, ob diese sich in der Lage sehen, ihre normalen Aufgaben wieder aufzunehmen. So können Personalleiter den Mitarbeiter wissen lassen, dass sie sich um sein Wohlbefinden sorgen und dass sie seine Abwesenheit „bemerkt“ haben.

Automatisierte Arbeitszeitnachweise mit Kenjos Zeiterfassungs Software

Damit Personalabteilungen und HR-Profis mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben, hilft unsere Kenjo-Personalverwaltungssoftware Mitarbeitern durch eine digitale Zeiterfassung, spielend leicht und akribisch genau ihre Arbeitszeit und Anwesenheit zu verwalten. Damit dokumentieren sie ihre Arbeitszeiten für das Kurzarbeitergeld, und Personalleiter erhalten sofort einen Überblick über alle An- und Abwesenheitszeiten. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis gegenüber der guten alten Excel-Tabelle, in der Personalleiter händisch alle aufgezeichneten Daten eingeben mussten.

Die HR-Manager behalten mit diesen automatisierten Arbeitszeitnachweisen den Überblick über geleistete Arbeitsstunden, erfassen An- und Abwesenheiten sowie Verträge und können diese im Handumdrehen exportieren, um die Daten dem Arbeitsamt zur Verfügung zu stellen.

Weitere Informationen findest Du auf unserem Blog:

Kurzarbeit-Zeiterfassung digital etablieren