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Personalabteilung

Die richtige Struktur und Organisation einer Personalabteilung finden

Die Zeit wird immer schnelllebiger und mit ihr die Bedürfnisse der Menschen und ihre Regeln. Das gilt insbesondere für Unternehmen und Arbeitsplätze. Die Personalwesen Organisation hat sich dabei grundlegend geändert und an die Arbeitskräfte des 21. Jahrhunderts angepasst. Oberstes Gebot ist, diese Mitarbeiter zu halten und in den Unternehmenszielen zu involvieren.

 

Auch die Aufgaben der Personalabteilung haben sich verändert. Während diese sich früher hauptsächlich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung und das Rekrutierungsmanagement konzentrierten, spielt der HR Bereich jetzt eine enorm wichtige Rolle innerhalb von Unternehmen – mit spezifischen Zielen und Ergebnissen. Dies hat dazu geführt, dass sich verschiedene Organisationsmodelle in unterschiedliche Richtungen entwickelt haben. Dennoch erkennen 88 % der in einer Umfrage von Deloitte (2017) befragten Führungskräfte die Bedeutung des Aufbaus eines Organisationsmodells der Zukunft an.

 

 

Wie ist die Organisation im Personalwesen aufgebaut?

 

Der Begriff der Organisation im Personalmanagement bezieht sich auf die Art und Weise, wie die HR Abteilung strukturiert ist und wie die Tätigkeiten im Personalbereich unter ihren Mitarbeitern verteilt sind. Dies ist ein besonders wichtiger Punkt, da die Personalführung und die Entscheidungen, die in dieser Abteilung getroffen werden, einen enormen Einfluss auf den Betrieb des Unternehmens haben.

 

Organigramme werden häufig verwendet, um die Struktur der Personalabteilung und die Rolle der einzelnen Mitarbeiter darzustellen. Sie dienen dazu, die Organisation visuell darzustellen und zu zeigen, was von jedem Team-Mitglied zu erwarten ist und wem es unterstellt ist.

 

Die Organisation der Mitarbeiter ist eng mit der Unternehmenskultur verbunden, d.h. mit der Denkweise, den gemeinsamen Werten und Normen, die das Verhalten der Mitarbeiter des Unternehmens beeinflussen. Das bedeutet, dass wir im Personalwesen unterschiedliche Organisationsstrukturen vorfinden werden.

 

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Arten von Organisationsstrukturen in Personalabteilungen

 

In Personalabteilungen gibt es verschiedene Arten von Organisationsstrukturen. Jede von ihnen geht auf unterschiedliche Bedürfnisse und eine bestimmte Unternehmenskultur ein. Wir schauen uns einige davon an, um die Beste für Dich und Dein Unternehmen zu finden.

 

 

Formelle und informelle Organisation

 

Die Struktur des Personalwesens kann formell oder informell sein. Die formelle Organisation ist die traditionellste, in der es Hierarchieebenen gibt und in der jedem Mitglied spezifische Aufgaben und Ziele zugewiesen werden. In ähnlicher Weise werden auch Kommunikationskanäle und -verfahren zwischen den verschiedenen Bereichen des Unternehmens eingerichtet.

 

Am anderen Ende der Skala befindet sich das informelle Organisationsmodell. Wie der Name schon sagt, ist es viel flexibler und basiert auf den persönlichen Beziehungen und der Dynamik, die sich in jeder Gruppe entwickelt.

 

Normalerweise existieren beide Modelle nebeneinander, oder besser gesagt, innerhalb einer formellen Organisation entsteht spontan ein weiteres informelles Modell, das von niemandem geregelt werden muss. In Fällen wie diesem ist es wichtig, sich dieser informellen Organisation bewusst zu sein, damit das Unternehmen funktionstüchtig. Wenn man zum Beispiel einen Abteilungsleiter auswählt, ist es wichtig, jemanden auszuwählen, der das Team leiten und beeinflussen kann.

 

Ein Beispiel für eine formelle Organisation könnte ein Team von Lehrern an einer Schule sein. Es besteht aus einem Direktor, und jedes Teammitglied hat klar zugewiesene Rollen. Eine informelle Organisation könnte ihrem Wesen nach eine Gruppe von Arbeitskollegen sein, die sich in ihrer Freizeit zusammenfinden, um ein Projekt zu entwickeln oder sich in einem Verein freiwillig zu engagieren und organisieren.

 

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Hierarchische Organisation

 

Die Organisationsstruktur von HR Abteilungen kann auch hierarchisch sein. Mit anderen Worten: Es gibt einen Manager, der für das gesamte Team verantwortlich ist und der seinerseits die vom Unternehmensleiter festgelegten Ziele erreichen muss.

 

In diesem vollkommen vertikalen System findet die Kommunikation absteigend statt: sie fließt vom Chef über die Manager und dann nach unten zu den Untergebenen, die in der Regel die Befehle von oben ausführen.

 

Da jedes Team-Mitglied sich nur an eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern wenden kann, ist das mittlere Management dafür da, die Informationen von oben nach unten zu filtern. Eine Personalabteilung könnte z.B. aus einer internen und externen Personalbeschaffung mit eigenem Leiter und Untergebenen sowie je einer weiteren Abteilung für Personalverwaltung und für Mitarbeiterbeziehungen usw. bestehen.

 

Einer der Vorteile dieses Modells besteht darin, dass die Autorität für alle klar ist. Jeder weiß, wem er untersteht, und es gibt einen Karriere- oder Mitarbeiterbeförderungsplan, da der Mitarbeiter nach und nach in der Pyramide aufsteigen wird. Auf der anderen Seite hat die hierarchische Organisation aber auch seine Nachteile: Rigidität, Kommunikationsprobleme oder Streitigkeiten.

 

Um diese Struktur besser zu verstehen, schauen wir uns als Beispiel die Hierarchie der Regierung der Vereinigten Staaten an. Die Verfassung steht an der Spitze der Pyramide, von der drei Zweige ausgehen: Exekutive, Legislative und Judikative. Direkt unter jedem dieser Zweige liegen die jeweiligen Abteilungen und dann die untergeordneten Organisationen, Büros und Mitarbeiter. 

 

 

Management nach Zielen

 

Der Lehrer und Unternehmensberater Peter F. Drucker sagte einmal: „„Ziele sind in allen Bereichen unerlässlich, in denen Leistung und Ergebnisse das Überleben und den Wohlstand des Unternehmens direkt und entscheidend beeinflussen.“

 

Im Management auf seine Ziele zu fokussieren bedeutet, die allgemeinen Ziele des Unternehmens zu untergliedern, um sie einer Abteilung zuzuordnen. Dadurch können die Abteilungen selbständig die zu ihrer Erreichung erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

 

Der gesunde Menschenverstand sagt einem, dass diese Formel Sinn ergibt, und doch ist die Zielfokussierung noch sehr jung. Sie gilt vor allem für ergebnisorientierte, partizipative und dezentralisierte Systeme. Die Einhaltung wird zwischen Geschäftsführern und Managern ausgehandelt, sodass die Ziele immer einvernehmlich vereinbart werden.

 

Wichtig: Diese Struktur kann nur funktionieren, wenn alle Mitarbeiter in der Organisation umfassend informiert sind und mit den ihnen zugewiesenen Zielen einverstanden sind.

 

Die Leistungs- und Mitarbeitermessung ist ein ebenso wichtiger Faktor, um zu beurteilen, ob jeder Einzelne seine Funktionen und Ziele erfüllt. Ist dies der Fall, dann ist die Anerkennung und Belohnung ihrer Arbeit der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Motivation und des Engagements der Mitarbeiter.

Vorteile dieses Organisationsmodells im Personalwesen:

 

  • Unterstützung der Planung.
  • Steigerung der Teamleistung.
  • Steigerung des Engagements.

Vertriebsteams, die traditionell auf definierte Ziele hinarbeiten, sind ein klares Beispiel für den Erfolg einer solchen Struktur. Vertriebsmitarbeiter müssen bestimmte Ziele erreichen und werden regelmäßig auf ihre Leistung überprüft.

 

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Neue Strukturen und Organisation in Personalabteilungen

 

Mittlerweile gibt es weiterentwickelte Organisationsformen, die den neuesten Geschäftsanforderungen entsprechen. Lassen Sie uns drei davon im Detail betrachten:

 

Umgekehrte Organisationspyramide

Die umgekehrte Organisationspyramide ergibt sich aus der Idee, dass die Kunden Teil des Unternehmens sind und die Grundpfeiler der Organisation durch den Kundendienst unterstützt werden. Kunden erscheinen an der Spitze, gefolgt von den Personen, die in direktem Kontakt mit ihnen stehen, dann die Abteilungsleiter und schließlich die Unternehmensleiter.

 

Vernetzte oder virtuelle Organisationen

Netzwerkstrukturen entstehen in der Regel beim Outsourcing. Die Unternehmensstruktur besteht aus einem kleinen Führungsteam, das für die Auslagerung von Dienstleistungen an externe Firmen verantwortlich ist. Ein Beispiel dafür findet sich im Bausektor, in dem externe Firmen Hilfsdienste wie Klempnern, Elektrizität usw. erbringen.

 

Shamrock-Organisation

Ein Shamrock ist ein Kleeblatt in der englischen Sprache und ähnlich der Form eines Kleeblatts werden in dieser Art von Organisation die drei Arten von Arbeitskräften dargestellt, die zusammen ein Ganzes bilden:

 

  • Der Kern, der aus den wichtigsten und qualifiziertesten Mitarbeitern des Unternehmens besteht
  • Outsourcing an externe Unternehmen, die weniger relevante Tätigkeiten ausführen
  • Und schließlich flexible Arbeit mit Mitarbeitern mit Zeitverträgen.

 

 

Kenjo, die All-in-one HR-Software

 

Personalabteilungen spielen eine entscheidende Rolle bei der digitalen Transformation von Unternehmen, sodass sie vor einer doppelten Herausforderung stehen: Einführung neuer Software in der Abteilung und sich um die Belegschaft des Unternehmens zu kümmern. Aber ein Schritt nach dem anderen. Kümmere Dich zuerst um die Basics und entscheide Dich für eine effektive HR-Software, die einen einfachen, schnellen und intuitiven Übergang ermöglicht.

 

Wir bei Kenjo bieten eine Lösung, mit der Du Personalaufgaben digitalisieren und bis zu 40 % Deiner Zeit sparen kannst. Dank Kenjo wirst Du Prozesse optimieren, die Organisation Deiner Abteilung verbessern und Dich auf das Erreichen festgelegter Ziele konzentrieren können.

 

Außerdem kannst Du mit der HR-Verwaltungsfunktion ein Unternehmens- oder Abteilungsorganigramm erstellen, sodass die Struktur und Organisation des Unternehmens sofort für jeden klar ersichtlich ist. 

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