Personalabteilung: Aufgaben, Ziele und Struktur im Überblick

Was macht eine Personalabteilung eigentlich? Von der Personalgewinnung über die Wahrung von Interessen bis hin zum Wohlergehen von Mitarbeitern – die Liste an Personalabteilung Aufgaben ist lang. Immerhin verwaltet das Personalmanagement das gesamte Humankapital eines Unternehmens und setzt diese wichtige Ressource im Hinblick auf die Unternehmensziele ein.

Anhand mehrerer Studien unterstreicht das Forbes Magazine, wie wichtig es ist, Personalstrategien auf Basis der Unternehmensstrategie zu entwickeln. Dadurch können Unternehmen ihre unternehmerischen Ziele erreichen und den Geschäftsverlauf optimieren. Studien zeigen, dass sich Unternehmen mit einer konsequenten Mitarbeiterorientierung Wettbewerbsvorteile schaffen können. Unternehmen, die das bereits tun, erzielen hervorragende Ergebnisse.

Was ist eine Personalabteilung?

Die Personalabteilung, oft auch als HR-Abteilung bezeichnet, ist das Herzstück jedes Unternehmens, wenn es um die Betreuung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter geht. Von der Rekrutierung neuer Talente über das Onboarding bis hin zur Weiterbildung und Karriereentwicklung – die HR-Abteilung ist für alle Phasen des Arbeitslebens zuständig. Sie unterstützt Mitarbeiter und Führungskräfte bei Fragen rund um Arbeitsverträge, Gehälter und Urlaubstage und sorgt dafür, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.

Moderne HR-Abteilungen setzen zudem auf digitale Tools und Datenanalysen, um Prozesse effizienter zu gestalten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Gleichzeitig spielt sie eine zentrale Rolle bei der Förderung von Diversity und einem positiven Betriebsklima, damit das Unternehmen nicht nur erfolgreich ist, sondern auch ein attraktiver Arbeitsplatz bleibt.

Ziele der Personalverwaltung

Um die Funktionen einer HR Abteilung zu verstehen, muss man die Personalabteilung Aufgaben kennen und wissen, welche Ziele sie verfolgt. Im Allgemeinen trägt eine HR Abteilung durch Personalgewinnung und -entwicklung zum Unternehmenserfolg bei. Zum einen erreicht sie das durch die Erstellung von effizienten Programmen und Workflows. Zum anderen gewährleisten Personalabteilungen, dass ein Unternehmen die in diesem Bereich geltenden Regeln und Verfahren einhält.

1. Zum Unternehmenserfolg beitragen

Nur mit einem kompetenten Team kann ein Unternehmen seine Ziele erreichen. Während die Geschäftsführung oder der Vorstand den Bedarf eines Unternehmens ermitteln, findet die Personalabteilung die geeigneten Leute sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

2. Die besten Talente für das Unternehmen gewinnen

Die Personalabteilung sucht gezielt nach den besten Fach- und Führungskräften der Branche, um diese für das Unternehmen zu gewinnen. Dies setzt eine sorgfältig geplante Personalstrategie sowie die Aktivierung von Programmen voraus, die sich speziell der Motivation und dem Wohlbefinden von Mitarbeitenden widmen.

3. Für mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz sorgen

Als einer der wichtigsten Personalabteilung-Aufgaben kümmert sie sich um das Wohlbefinden, die Motivation und die Entwicklung der Mitarbeiter. Dazu beurteilen Personaler beispielsweise die Qualität des Arbeitsumfeldes, schaffen Förderprogramme und gezielte Anreize.

4. Produktivität steigern

Intern überwacht die HR Abteilung die Produktivität und Performance des gesamten Teams. Auf diese Weise kann sie Verbesserungspotenziale ausfindig machen und entsprechende Pläne zur Produktivitätssteigerung vorantreiben.

5. Einhaltung von Vorschriften gewährleisten

Letztlich steht die Personalabteilung auch für die Einhaltung einer ganzen Reihe an Arbeitsvorschriften und Arbeitsgesetzen. Feiertage und Urlaubsansprüche, Arbeitsunfähigkeit, Mutterschutz- oder Vaterschutzurlaub; all das ist gesetzlich geregelt und muss konsequent eingehalten werden.

Was sind die Aufgaben einer Personalabteilung im Unternehmen?

Fernando Arias G., Autor von „Administración de Recursos Humanos” (Deutsch: „Die Personalverwaltung”) definiert das Personalmanagement als die Disziplin, die sich um den Verbund von Mitarbeitern eines Unternehmens kümmert, um zu gewährleisten, dass die Ziele sowohl von Mitarbeitenden als auch des Unternehmens umgesetzt werden. Die bereits genannten Punkte und diese Definition zeigen, wie wichtig die Aufgaben in der Personalabteilung für ein Unternehmen sind.

Das Personalmanagement kennt die Bedürfnisse der Mitarbeiter und kümmert sich um alle Vorkommnisse innerhalb der Belegschaft. Darüber hinaus sorgt sie für ein positives Arbeitsklima und hilft, das Wohlbefinden und die Produktivität des gesamten Teams zu fördern.

Ebenso ist die HR Abteilung ist Anlaufstelle für Mitarbeiter, die Hilfe, Rat oder Unterstützung benötigen. Personaler müssen deshalb mit dem Arbeitsumfeld vertraut sein und die Besonderheiten des Unternehmens, eines jeden Mitarbeitenden, der aktuellen wirtschaftlichen Lage sowie des Arbeitsmarktes kennen.

Wichtige Personalabteilung-Aufgaben

Die To-do-Liste im Personalbereich scheint schier endlos und die Aufgaben der Personalabteilung sind breitgefächert. Betrachten wir also die Aufgaben im Einzelnen. Eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Bereiche findest Du übrigens in diesem Artikel: Tätigkeiten im Personalwesen.

1. Personalverwaltung-Aufgaben

Eine der zentralen Aufgaben ist die Personalverwaltung. Zu deren administrativen Aufgaben gehören u. a. die Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Lohn- und Gehaltszahlungen, Genehmigungen, Arbeitsunfähigkeiten, Jahresurlauben und Abwesenheiten aufgrund von Mutterschaft/Vaterschaft.

Bei dieser Arbeit handelt es sich um reine Verwaltungsarbeit. Diese ist nicht nur zeitaufwändig, sondern erfordert auch eine gute Koordination von Team, Mitarbeitern und Behörden, auch um Fehler und Probleme zukünftig zu vermeiden.

Viele Personalabteilungen nutzen für diese Arbeiten noch immer Excel-Tabellen. Mit einer Personalverwaltungssoftware und digitalen Zeiterfassungssystemen lässt sich allerdings ein Großteil der Arbeit automatisieren. Personaler können so Zeitersparnisse von 40 % erzielen.

2. Personalgewinnung

Eine weitere Aufgabe der Personalabteilung ist es, die besten Fach- und Führungskräfte für ein Unternehmen zu rekrutieren.

Im Fokus steht dabei zunächst das Employer Branding. Mithilfe dessen werden die gefragtesten Fach- und Führungskräfte aus der Branche angelockt und ihr Interesse an der Arbeit im Unternehmen geweckt. Google, beispielsweise, hat sich aufgrund seines ausgezeichneten Rufs als Arbeitgeber zu einem der begehrtesten Unternehmen weltweit entwickelt.

Laut einer LinkedIn-Studie informieren sich 75 % der aktiv nach Arbeit suchenden Fachkräfte über das Image eines Unternehmens, bevor sie sich für eine Stelle bewerben. Und 96 % der Arbeitgeber sind davon überzeugt, dass sich der Ruf eines Unternehmens positiv auf dessen Umsatz auswirkt.

Haben sich Fachkräfte für eine Stelle beworben, erfolgt im nächsten Schritt ein Auswahlverfahren. Qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten mit dem größten Potenzial werden interviewt und die geeignetsten unter ihnen ausgewählt.

Eine HR-Software organisiert diesen Auswahlprozess, verbessert das Bewerbererlebnis und bietet HR-Berichte und Analysen mit nur einem Klick.

3. Vergütung und Mitarbeiter-Incentives

Eine Personalabteilung ist auch für Gehälter und Incentives von Mitarbeitern zuständig. Dazu gehört die Berechnung von angemessenen Gehältern für jede einzelne Position im Unternehmen, unter Berücksichtigung der bisherigen Berufserfahrung, des marktüblichen Gehalts und der im Tarifvertrag festgelegten Rahmenbedingungen.

In diesen Aufgabenbereich fallen aber auch regelmäßige Überprüfungen der Mitarbeitergehälter, das Aushandeln von Zusatzleistungen mit Zulieferern (z. B. Restaurant-Gutscheine oder Krankenversicherungen), das Festlegen von Zielen und leistungsbezogenen Vorteilen.

Den Gehaltserwartungen von Mitarbeitern gerecht zu werden, ist ein wichtiger Bestandteil jeder Personalabteilung, auch um die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden im Unternehmen zu fördern.

4. Aufbau eines positiven Arbeitsklimas

Das Arbeitsklima ist einer der wichtigsten Faktoren im Unternehmen, da es das Wohlbefinden und die Produktivität von Mitarbeitenden maßgeblich beeinflusst. Nach Expertenmeinung kann ein positives Arbeitsklima:

• Produktivität steigern
• Fehlzeiten reduzieren
• Motivation erhöhen
• Leistungsbereitschaft stärken

Wie erkennt eine Personalabteilung also, ob im Unternehmen ein positives Arbeitsklima herrscht? Eines der beliebtesten Instrumente, um wertvolle Informationen zur Mitarbeiterzufriedenheit zusammenzutragen, Probleme im Unternehmen zu erkennen und die Entscheidungsfindung zu erleichtern, sind Umfragen zum Arbeitsklima und der Mitarbeiterzufriedenheit. Diese Befragungen können automatisiert und per E-Mail versendet werden, sodass Mitarbeiter leichter daran teilnehmen können.

Ein positives Arbeitsklima im Unternehmen zu schaffen, ist nicht allzu schwer. Raum, beispielsweise, spielt dabei eine wichtige Rolle. Verschiedene Studien haben gezeigt, das offene Räume die Produktivität im Unternehmen um 20 % steigern können. Natürliches Licht kann sogar für einen Produktivitätsanstieg von 40 % sorgen.

Hinzu kommt: 76 % der Mitarbeiter bewerten die Förderung der Kollegialität als einen der wichtigsten Faktoren, die einen guten Arbeitsplatz ausmachen (vgl. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin).

5. Performance Management von Mitarbeitern

Die Bewertung von Mitarbeiterleistung ist eine weitere Aufgabe der Personalverwaltung. Die Leistung sowie der Einsatz von Mitarbeitern für das Unternehmen sollten in regelmäßigen Abständen beurteilt werden. Konkrete und messbare Ziele für jedes Mitglied eines Unternehmens sowie ein vorab festgelegtes Bewertungssystem sind dabei von wesentlicher Bedeutung.

Ermittelt wird die Leistung normalerweise mithilfe einer Software zum Performance Management von Mitarbeitern. Eine Cloud-basierte Plattform ermöglicht gleich mehreren Personen, einen Mitarbeiter zu bewerten und unterschiedliche Informationen zusammenzutragen. Dadurch kann die Personalabteilung eine qualitative wie quantitative Leistungsbewertung vornehmen. Performance Management-Systeme stellen wir hier vor.

6. Personaltraining und -entwicklung

Die Realisierung von Schulungsprogramme, die das Wachstum jedes Mitarbeitenden sicherstellen und wichtige Schlüsselkompetenzen für das Unternehmen gezielt fördern, gehört ebenfalls zu den wichtigen Aufgaben der Personalabteilung. Damit werden nicht nur Fachkräfte aus der Branche auf das Unternehmen aufmerksam gemacht. Die Organisation von Kursen und Schulungen, Karriereförderung und interne Beförderung ermöglicht es auch, das Beste aus den Mitarbeitenden herauszuholen.

Im Idealfall berücksichtigt eine Personalstrategie deshalb:

• die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse eines Unternehmens.
• unterschiedliche Schulungsprogramme für die unterschiedlichen Positionen im Unternehmen.
• einen konkreten Umsetzungsplan mit Kursen, Konferenzen, Workshops usw.

7. Arbeitnehmer-/Arbeitgeber-Beziehungen

Die Personalabteilung thematisiert auch Arbeiterfragen und nimmt Verhandlungen mit Gewerkschaftsvertretern (sofern vorhanden) auf. Dies beinhaltet:

• die Vermittlung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern.
• die Vermittlung zwischen Mitarbeitenden bei internen Konflikten.
• die Verhandlung von Arbeitnehmerrechten mit Gewerkschaften und Interessenvertretungen.
• das Auftreten als Unternehmens- oder Arbeitnehmervertretung im Bedarfsfall.

Grundsätzlich sollte sich die Personalabteilung mit allen Konflikten in Bezug auf das Unternehmen, die Einstellung von Mitarbeitenden, die Lohnpolitik usw. auseinandersetzen.

8. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Ebenfalls eine wichtige Rolle spielt die Personalverwaltung bei der Ausarbeitung und Umsetzung von Arbeitsschutzrichtlinien. In vielen Branchen ist das eine besonders heikle Angelegenheit, da es hier um die Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitenden geht. Deswegen muss die Personalabteilung:

• Sicherheitsmaßnahmen treffen, wenn sich Vorschriften ändern.
• die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.
• Sicherheitsmaßnahmen mit Gewerkschaften und Mitarbeitenden aushandeln.

Ab wann braucht man einen HR-Manager?

Unabhängig davon, ob es sich um ein Startup, ein kleines Familienunternehmen oder einen wachsenden Mittelständler handelt – irgendwann stellt sich die Frage, wann es sinnvoll ist, einen HR-Manager ins Team zu holen. Doch wie erkennt man den richtigen Zeitpunkt?

Ein deutliches Anzeichen dafür, dass ein HR-Manager notwendig wird, ist, wenn immer mehr Zeit für Personalangelegenheiten aufgewendet werden muss, statt sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Sobald Aufgaben wie die Einstellung neuer Mitarbeiter, Gehaltsabrechnungen oder die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zunehmend Zeit und Ressourcen beanspruchen, kann ein HR-Manager Abhilfe schaffen und Entlastung bieten.

Ein weiteres Indiz ist, wenn es schwierig wird, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und langfristig zu halten. Ein HR-Manager kann mit effektiven Rekrutierungsstrategien unterstützen, Bewerbungen prüfen, Interviews durchführen und Programme entwickeln, um die Mitarbeiterbindung zu stärken. Darüber hinaus fördert er eine positive Unternehmenskultur und sorgt dafür, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein HR-Manager wird dann wichtig, wenn Personalthemen zunehmend die Zeit und Energie der Unternehmensleitung beanspruchen und professionelle Unterstützung erforderlich wird. Ob es sich dabei um 10 oder 100 Mitarbeiter handelt, hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Jobs im Personalwesen

Aufgrund des umfangreichen Aufgabenspektrums gibt es nicht den einen Personaler-Job, sondern ganz verschiedene Tätigkeitsbereiche.

• Personalleitung (auch: Personalreferent): Die Personalleitung ist für die gesamte Personalabteilung verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehört die Entwicklung und Umsetzung einer Personalstrategie, die die Unternehmensziele einschließt und so den Unternehmenserfolg unterstützt.
• Personalgewinnung: Die Personalgewinnung ist verantwortlich für das Recruiting und führt Bewerberauswahlverfahren durch. Sie ist vor allem dann von allergrößter Bedeutung, wenn das Unternehmen auf der Suche nach neuen Fachkräfte ist.
• Personalentwicklung: Wenn Unternehmen die Förderung und Bildung von Mitarbeitern in den Fokus rücken, brauchen sie einen Verantwortlichen für die Personalentwicklung. In diesem Bereich geht es darum, den Personalbedarf zu ermitteln und konkrete Bildungsmaßnahmen mit klaren Zielvorgaben zu entwickeln.
• Arbeitsrecht und Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Personaler in dieser Position überwachen u. a. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Jahresurlaubsanträge und -genehmigungen, Arbeitsverträge und Vertragsverlängerungen mithilfe von speziellen Softwares für eine schnelle und effiziente Arbeit.
• Arbeitsschutz: Ist ein Unternehmen in einer Branche tätig, die ein erhöhtes Sicherheitsrisiko für die Mitarbeiter darstellt (z. B. Baugewerbe), ist ein Arbeitsschutzexperte notwendig, der die Sicherheit am Arbeitsplatz gewährleistet.
• Informations- und Kommunikationstechnologie: Da immer mehr Arbeitsprozesse automatisiert werden, ist der Einsatz von Software und anderen Technologien aus dem Personalmanagement nicht mehr wegzudenken. IT-Experten sollten deshalb fester Bestandteil einer Personalabteilung sein. Ihre Aufgabe im Personalmanagement ist es, den reibungslosen Einsatz aller Tools zu gewährleisten.
• Interne Unternehmenskommunikation: Fachkräfte für interne Unternehmenskommunikation spielen eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung von Kommunikationsrichtlinien in einem Unternehmen. Nichtsdestotrotz wird diese Rolle in vielen Unternehmen stiefmütterlich behandelt. Dabei hat sie einen entscheidenden Einfluss auf die Einstellung und die Einsatzbereitschaft von Mitarbeitenden.

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