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Personalabteilung

Die vielfältigen Personalwesen Tätigkeiten

7 MIN. LESEZEIT

Im Personalmanagement gibt es nicht den einen Beruf. Je nach Unternehmensbedarf finden sich äußerst vielfältige Tätigkeitsbeschreibungen im Personalwesen. Fachkräfte mit Spezialisierungen für unterschiedliche Handlungsfelder erledigen Aufgaben wie Recruiting und Personalgewinnung, Arbeitsschutz oder interne Unternehmenskommunikation.

 

Die Personalabteilung ist auch für die Entwicklung und Umsetzung von Personalstrategien zuständig, mit denen ein Unternehmen sein Humankapital aus unterschiedlichen Perspektiven verwalten kann. Die Aufgaben der Personalabteilung sind deshalb von großer Bedeutung für die Unternehmensentwicklung. 

 

 

Welche Kompetenzen sollte ein Personaler mitbringen?

 

Die Personalabteilung eines Unternehmens übernimmt vielfältige Tätigkeiten – von  der Lohnabrechnung über die Verhandlung von Arbeitsbedingungen bis hin zur Auswahl von potenziellen neuen Mitarbeitenden. Aus diesem Grund gibt es viele unterschiedliche Profile in diesem Bereich. 

 

In der Regel setzt sich eine Personalabteilung aus Fachkräften des Personalwesens zusammen. Nicht immer muss jedoch ein Studium im Personalbereich vorausgegangen sein. Auch Fachkräfte mit einem Abschluss in Psychologie, Wirtschaftswissenschaften, beispielsweise BWL, oder gar Jura sind keine Seltenheit im Personalwesen. 

 

Notwendige Kompetenzen für die Personalwesen Tätigkeiten sind darüber hinaus Einfühlungsvermögen sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeiten. Laut einer vom Chartered Institute of Personnel Development (CIPD) veröffentlichten Profession Map sollten Fachkräfte im Personalbereich Folgendes mitbringen:

 

  • Entscheidungsfreude und unternehmerisches Denken
  • Leadership-Skills und Influencer-Fähigkeiten
  • Glaubwürdigkeit
  • Teamgeist
  • Ziel- und Ergebnisorientierung
  • Mut gegenüber  Herausforderungen
  • Vorbildfunktion
  • Neugierde

 

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Vertiefte Kenntnisse in Statistik, Finanzen oder Fremdsprachen sind ebenfalls wichtige Kompetenzen eines Personalleiter sowie der routinierte Umgang mit IT-Tools und Software wie:

 

 

Ganz unterschiedliche Kompetenzen zeichnen demnach einen erfolgreichen Personaler aus. Wer in diesem Bereich arbeitet, kommt nicht umhin, sich diese Kompetenzen anzueignen und sich kontinuierlich beruflich weiterzuentwickeln. 

 

 

Welche Personalwesen Tätigkeiten gibt es?

 

Je nach Organisation, Unternehmensgröße und -bedarf gibt es unterschiedliche Rollen und  Personalwesen Tätigkeiten. Laut einer Studie übernehmen 41 % der Kleinunternehmer alle Personalaufgaben selbst. In  kleinen und mittelständischen Unternehmen ist mitunter nur eine Person für das breite Spektrum an Aufgaben im Personalbereich zuständig. Demgegenüber stehen große Unternehmen, die normalerweise über eine ganze Personalabteilung verfügen, in der jeder Mitarbeiter konkrete Aufgaben übernimmt und besondere Spezialisierungen und Qualifikationen in der Personalabteilung mitbringt.

 

Die Studie zeigt zudem, dass sich in Unternehmen ab 20 Mitarbeiter entweder der Eigentümer oder ein Mitarbeiter ohne besondere Spezialisierungen in diesem Bereich in Teilzeit um die Personalaufgaben kümmert. Wächst das Unternehmen weiter auf 50 bis 100 Mitarbeiter, besteht eine 55-prozentige Chance, dass ein Personalverantwortlicher engagiert wird. Um das Wachstum eines Unternehmens nicht zu bremsen, empfiehlt Kenjo vorauszuplanen und eine Fachkraft mit der richtigen Expertise einzustellen. Personaler sind dafür ausgebildet, die besten Talente für ein Unternehmen zu finden und tragen damit langfristig zum Unternehmenserfolg bei.

 

Nachfolgend findest Du eine Übersicht der häufigsten Tätigkeitsbereiche im Personalwesen:  

 

 

Personalmanager

 

Der Personalmanager, auch Personalreferent, ist verantwortlich für die Personalabteilung und untersteht der Geschäftsführung eines Unternehmens. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

 

  • Planung der Unternehmensstrategie im Einklang mit den Unternehmenszielen
  • Festlegung von Zielen für das gesamte Team und Überwachung der Fortschritte
  • Entwicklung und Verwaltung des Jahresbudgets der Abteilung
  • Überwachung der internen Kommunikationsrichtlinien
  • Festlegung von Recruiting-Maßnahmen, internen Beförderungsrichtlinien und Restrukturierungen im Personalbereich 
  • Genehmigung von Arbeitsschutzmaßnahmen
  • Ausarbeiten von Richtlinien zur Schaffung eines gesunden Arbeitsumfeldes
  • Überwachung der wichtigsten Kennzahlen der Abteilung 
  • Gewährleistung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften

 

Personalwesen Tätigkeiten

 

An einem typischen Arbeitstag kümmert sich ein Personalmanager in der Regel um Büroarbeiten und Verwaltungsaufgaben. In den vergangenen Jahren haben deshalb Personalfachkräfte die digitale Transformation des Personalbereichs führend vorangetrieben. HR-Software spielt in diesem Prozess eine wichtige Rolle. Mit ihrer Hilfe wird ein Großteil der Arbeit von Personalreferenten digitalisiert und automatisiert. 

 

 

HR-Business Partner

 

Vor über 20 Jahren prägte Dave Ulrich den Begriff des HR-Business Partners, eine strategische Rolle im Unternehmen, die alle Unternehmensbereiche bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt. Mit anderen Worten: HR-Business Partner helfen den einzelnen Abteilungen dabei, mit personalwirtschaftlichen Prozessen die Unternehmensziele zu erreichen. Dazu entwickeln und realisieren sie sogenannte Ad-hoc-Projekte.

 

Tätigkeitsbeschreibung Personalwesen eines HR-Business Partners:

 

  • Festlegung und Umsetzung neuer Initiativen
  • Entwicklung von Geschäftsstrategien aus einer menschlicher Sicht
  • Personalgewinnung und Qualifizierung, Coaching und Weiterbildung von Mitarbeitenden 
  • Bedarfsplanung eines Unternehmens 
  • Interne Unternehmenskommunikation

 

Tatsache ist, dass diese Position immer nicht weit verbreitet in Personalabteilungen ist. Im Personnel Today wurde eine Studie von Roffey Park aufgegriffen, in  der lediglich 47 % der befragten Manager angaben, dass eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Unternehmensführung und Personalverantwortlichen erfolgreich sei. Nur 26 % gaben das Gegenteil an. 



Experte für Recruiting und Personalgewinnung

 

Recruiting-Experten sind verantwortlich für die Auswahl von geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten. Sie behalten die Personalgewinnungsstrategie im Blick, um immer wieder die besten Fachkräfte der Branche für das Unternehmen zu gewinnen.

 

Typische Aufgaben umfassen:

 

  • Ermitteln der notwendigen Fachkräfte für das Unternehmen 
  • Personalsuche und Personalgewinnung 
  • Formulierung und Schaltung von ansprechenden Stellenanzeigen, um Kandidatinnen und Kandidaten über geeignete Kanäle zu erreichen
  • Durchsicht von Bewerbungsunterlagen, Pre-Screenings und Auswahl
  • Durchführung von Auswahlverfahren, Bewerbungsgesprächen oder Gruppendynamiken für jede Position
  • Erstellung von Berichten für jede/n Kandidaten oder Kandidatin 
  • Pflege und Aktualisierung der Bewerberdatenbank

 

Diese Position erfordert ein hohes Maß an organisatorischen Fähigkeiten, da Recruiting-Experten oft im ständigen Kontakt mit einer Vielzahl an Bewerbern stehen und täglich zig E-Mails beantworten müssen. Um diese Aufgabe optimal zu bewältigen, kommt normalerweise ein Recruiting- und Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, kurz: ATS) zum Einsatz. Also  ein CRM, das darauf ausgelegt ist, Kandidatinnen und Kandidaten in jeder Phase des Bewerbungsprozesses im Blick zu behalten und Follow-ups zu erleichtern.

 

Personalabteilung neu aufbauen

 

 

Freier Personalberater 

 

Viele Unternehmen beauftragen externe Personalberater für die Aufgaben im Personalbereich. Dies ist oftmals eine kostengünstigere Alternative zur unternehmensinternen Personalabteilung und somit ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit geringem Budget.

 

 

Personalentwickler

 

Die Personalentwicklung – auch Talent Manager oder Aus- und Weiterbildungsbeauftragte – kümmert sich darum, Mitarbeiter durch Weiterbildungen und Trainings höher zu qualifizieren, sodass diese wachsen und neue Herausforderungen im Unternehmen annehmen können. Teil dieser Arbeit ist es, individuelle Pläne für jeden Mitarbeitenden sowie deren Umsetzung voranzutreiben

 

Haupttätigkeiten der Personalentwicklung sind:

 

  • Weiterbildungsbedarf im Unternehmen erkennen
  • Fort- und Weiterbildungspläne erstellen
  • Bewertung der Reichweite von Bildungsmaßnahmen im Unternehmen
  • Verwaltung des Budgets für  Weiterbildungen
  • Vorbereitung der Dokumente und Bearbeitung von Stipendien

 

Experte für Arbeitgeber-/Arbeitnehmerbeziehungen und Gehaltsabrechnungen

 

Experten für Arbeitgeber-/Arbeitnehmerbeziehungen kennen sich genau mit dem Deutschen Arbeitsrecht sowie anderen arbeitsrechtlichen Vorschriften aus. Deshalb sind sie verantwortlich für die Ausarbeitung von Arbeitsverträgen, das Aushandeln von Vertragsbedingungen, die Zuweisung von Jahresurlaub oder die Bezahlung der Mitarbeitenden. 

 

Ihr Profil umfasst: 

 

  • Alle Angelegenheiten rund um die Sozialversicherung,
  • Die Zusammenarbeit mit den Kranken- und Unfallversicherungen,
  • Die Überwachung von Fehlzeiten,
  • Die Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
  • Die Erstellung von Arbeitsverträgen,
  • Die Pflege und Aktualisierung der Bewerberdatenbank,
  • Die Aufteilung des Jahresurlaubs und
  • Die Kontrolle über Abwesenheiten, Arbeitsunfähigkeiten sowie Vaterschutz-/Mutterschutzurlaub.

 

 

Experte für interne Unternehmenskommunikation

 

Interne Unternehmenskommunikation ist wichtig für ein gutes Arbeitsklima. Aus diesem Grund stellen Unternehmen Fachkräfte dafür ein. Diese verwalten nicht nur die interne Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Teams, sondern schaffen auch Kanäle, über die sich Mitarbeitende direkt an das Unternehmen wenden können und auf offene Ohren stoßen.

 

Zu den Aufgaben im Bereich interne Kommunikation gehören:

 

  • Festlegung von Richtlinien für die interne Unternehmenskommunikation
  • Umsetzung einer Kommunikationsstrategie 
  • Bereitstellung von Inhalten für die Kommunikationskanäle 
  • Vorschläge für Initiativen, die helfen, das Bewusstsein für die im Unternehmen stattfindenden Aktivitäten zu schärfen

 

 

Experte für Informations- und Kommunikationstechnologie

 

Immer öfter sind in Personalabteilungen auch ICT-Experten angestellt, die die Sicherheit und den richtigen Einsatz von Tools und Software innerhalb der Abteilung gewährleisten. Im Personalwesen wird zunehmend auf Cloud-basierte Tools gesetzt und sogenannte Big Data und künstliche Intelligenz spielen im Arbeitsalltag eine nicht unerhebliche Rolle. Allein aus diesem Grund lohnt es sich,  einen IT-Experten im Team zu haben, der sich mit gängiger HR-Software auskennt. 

 

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Experte für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

 

In jede Personalabteilung gehört eine Fachkraft, die für die Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften verantwortlich ist. Ihre Aufgaben sind: 

 

  • Förderung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, Führungsebene und Geschäftsleitung 
  • Anregen von Aktionsplänen zur Einhaltung von Arbeitsschutzbestimmungen
  • Durchführung von Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden diese Vorschriften kennen und einhalten 
  • Sicherstellung, dass alle Arbeitsschutz-Dokumente Gültigkeit besitzen und Vorbereitung auf mögliche Kontrollen

 

 

Digitalisiere Deine Personalabteilung mit Kenjo

 

Viele Personalwesen Tätigkeiten können digitalisiert werden. Das spart Zeit und ermöglicht es, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

 

Wie ein Bericht von KPMG zeigt, beteiligen sich zwei Drittel der befragten Personalleiter an der digitalen Transformation der Personalbranche. Immerhin 40 % davon haben bereits einen Digitalisierungsplan für ihre Abteilung. 

 

Neue Technologien sind dazu da, den Arbeitsalltag zu erleichtern und mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen. Mit Kenjo kannst Du bis zu 40 % der Zeit einsparen, die Du normalerweise für Verwaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnungen oder Rechtsschutz aufwendest. Unsere Software arbeitet für Dich, während Du die richtige Strategie für Dein Unternehmen konzipierst. Teste jetzt die HR-Software Kenjo und genieße alle Vorteile unserer HR-Software.

 

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