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Personalabteilung

Das kleine Einmaleins der Personalbeschaffungsmaßnahmen

Unternehmenswachstum geht auch immer mit einem entsprechenden Personalrekrutierungsprozess einher. Kümmern sich in der Anfangsphase von Unternehmen oftmals alle Mitarbeiter um viele unterschiedliche Aufgaben und sind eher Generalisten, werden ab einer gewissen Größe Spezialisten mit entsprechendem Wissen gesucht. In diesem Sinne muss auch das Personalmanagement als Abteilung wachsen, um die Unternehmenswerte zu definieren, die richtigen Instrumente der Personalbeschaffung zu etablieren, Personal zu finden und einzustellen und letzten Endes im Onboarding-Prozess auch zu begleiten.

 

Eine Personalabteilung von Grund auf zu gestalten und aufzubauen, bietet die Möglichkeit, die Unternehmenskultur und -vision in Einklang zu bringen. Um eine zuverlässige Personalabteilung aufzubauen, müssen allerdings notwendige Personalbeschaffungsmaßnahmen ergriffen werden.

 

 

Warum Personalabteilungen wichtig sind

 

Das Personalmanagement tritt dafür ein, dass die Philosophie, die Vision und die Prinzipien eines Unternehmens von den Mitarbeitenden angenommen und gelebt werden. Die wichtigsten Aufgaben einer Personalabteilung sind:

 

  • Sie fördert ein Arbeitsumfeld, das von Zusammenhalt geprägt ist, 
  • und schafft eine Kultur, die es einem Unternehmen ermöglicht, sein Image als beliebter und attraktiver Arbeitgeber aufrechtzuerhalten.

 

 

1. Unternehmenskultur schaffen


Die Personalabteilung eines Unternehmens ist verantwortlich dafür, bestimmte Richtlinien für den Umgang und das Miteinander von Mitarbeitern und der Unternehmensleitung festzulegen, umzusetzen und zu überwachen sowie verschiedene Arten der Personalbeschaffung zu etablieren.

 

 

Baue Deine Unternehmenskultur bewusst auf

 

Jedes Unternehmen braucht eine Unternehmenskultur. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter sowie sämtliche Abteilungen diese Kultur übernehmen, während sie mit den Führungskräften eine gemeinsame Basis dafür finden. Dafür müssen Mitarbeiter und Führungskräfte am gleichen Strang ziehen, sich füreinander interessieren und angemessen miteinander kommunizieren. Die Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und Mitarbeiter ermutigen und stärken. 

 

 

Definiere Deine Unternehmenswerte 

 

Investiere gemeinsame Zeit in die Bestimmung Deiner Unternehmenswerte. Formuliere dabei klare Erwartungen an die Personalabteilung. Im Personalmanagement kümmert sich gleich ein ganzes Team aus engagierten und fokussierten Menschen um die wichtigste Ressource in Deinem Unternehmen: die Mitarbeiter.

 

Diese Tipps helfen Dir dabei, deine Unternehmenswerte zu definieren:

 

👉 Gebe Deine Unternehmenswerte in Schulungen/Orientierungsworkshops weiter:

Deine Unternehmenswerte vermittelst Du am besten in formalen Schulungen. Dabei sollte das Wertetraining noch vor dem Personaltraining stehen.

 

Wofür sich Dein Unternehmen einsetzt und welche Vision es hat, vermittelst Du Deinen Mitarbeitern am wirksamsten, indem Du Dir Zeit nimmst und in einem angemessenen Rahmen erklärst, woher die Unternehmenswerte stammen und welche Bedeutung diese Werte im Arbeitsalltag haben. 

 

👉 Organisiere einen Team-Workshop: 

Organisiere einen 30-minütigen bis einstündigen Workshop und lade Mitarbeiter dazu ein, gemeinsam die Ideen auszubauen, die im Personalrekrutierungsprozess zur Sprache gekommen sind. 

 

👉 Kommuniziere Deine Unternehmenswerte:

Nach einer Schulung oder einem Workshop müssen die formulierten Unternehmenswerte mit den Mitarbeitern geteilt werden. Bekanntmachungen allein reichen nicht: Vermittle auch, wie diese Werte gelebt werden und wofür sie im Wesentlichen stehen. Deine Unternehmenswerte kannst Du in ganz unterschiedlichen Formaten kommunizieren und unter allen internen Interessenvertretern verbreiten.

 

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Überblick Beispiel-Workshop

 

WAS SIND WERTE?

  • Für diese Überzeugungen stehen wir als Unternehmen

WARUM MACHEN WIR DAS?

  • Damit wir den Fokus bewahren, richtige Entscheidungen treffen, im Blick behalten, wer wir sind und wer wir sein möchten, und für die Dinge einstehen, denen wir uns verschrieben haben

WAS IST BISLANG GESCHEHEN?

  • Einzelinterview
  • Fragen zum Unternehmen wurden beantwortet

WAS MACHEN WIR HEUTE?

  • Gruppendiskussion mit ähnlichen Fragen wie im Bewerbungsprozess, aber dieses Mal antworten wir gemeinsam darauf, teilen Ideen und einigen uns als Gruppe

FRAGEN, BEVOR ES WEITERGEHT?

  • Lass die Gruppe Ideen austauschen und Fragen stellen

DISKUSSION & FRAGEN 

  • Was machen wir als Team anders als andere? Was macht uns einzigartig?
  • Mit welchen Eigenschaften kann sich der Einzelne in unserem Team profilieren?
  • Welches Erbe wollen wir hinterlassen?

 

 

2. Wichtige Personalbeschaffungsmaßnahmen 

 

Die fachlich besten Leute müssen nicht zwangsläufig die passendsten Leute für Dein Unternehmen sein. Fokussiere Dich bei der internen und externen Personalbeschaffung auf die Bewerber, die die richtigen Kompetenzen für eine Stelle mitbringen.

 

Personalbeschaffungsmaßnahme

 

 

Schaffe einen Ausgleich von Kultur und Expertise

 

Deine Personalabteilung muss die Werte des Unternehmens gut verinnerlicht haben und die Unternehmenskultur leben. So kann sie bereits im Recruiting-Prozess sicherstellen, dass neue Bewerberinnen und Bewerber sich gut in das Unternehmen integrieren können.

 

 

Personalbeschaffungsmethoden an den Unternehmenswerten ausrichten

 

Die Auswahl von Kandidatinnen und Kandidaten, die zur Unternehmenskultur passen, ist mindestens genauso wichtig, wie fachlich geeignetes Personal mit der gewünschten Berufserfahrung zu finden. Wenn nötig, schreibe die Stellenausschreibung um und konzentriere Dich im Interview darauf, herauszufinden, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber die Unternehmenswerte teilt.  

 

 

Bewerbungsgespräch Checkliste

 

I. Erst-Screening des Lebenslaufs

  • Beachte die Mindestanforderungen.
  • Prüfe den Lebenslauf auf Schlagwörter.  
  • Überprüfe den Kontext der Schlagwörter. 
  • Begutachte den gesamten Lebenslauf.
  • Stelle sicher, dass der Lebenslauf personalisiert ist.
  • Kontaktiere die Bewerberin oder den Bewerber.

     

 

II. Screening vor dem (Video-) Telefonat

  • Bereite mögliche Hilfsmittel vor. 
  • Stelle sicher, dass Du Dir Notizen machen kannst.
  • Führe ein eingehendes Screening durch.
  • Bewerte die Bewerberin oder den Bewerber.

 

III. Bewerbungsgespräch

  • Nehme Kontakt auf und vereinbare einen Interviewtermin.
  • Beurteile die Fähigkeiten und Kompetenzen. 
  • Beurteile die Persönlichkeit. 

 

 

3. Instrumente der Personalbeschaffung

 

Was kann eine Personalabteilung tun, um unnötige Überstunden abzubauen, Mitarbeiter zu entlasten, Freiräume zu schaffen und jeden Monat wertvolle Arbeitszeit zu sparen? – Kurz und knapp: auf moderne Software umsteigen. 

 

Setze auf eine ganzheitliche Softwarelösung, um alles, was für die Arbeit benötigt wird, gesammelt an einem Ort aufzubewahren und eine Unternehmenskultur aufzubauen, die die Werte Deines Unternehmens reflektiert. 

 

Mit einer HR-Software kannst Du wichtige Verwaltungsaufgaben anpassen und überwachen sowie sämtliche Aufgabenbereiche des Personalmanagements automatisieren, z. B. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement, Terminplanung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Bewerbermanagement und Personalbeschaffungsmaßnahmen, Performance Management, Benefits für Mitarbeitende, On- und Offboarding, Compensation Management, Lernen & Weiterentwicklung sowie Kernbereiche der Personalabteilung. Deine Personalabteilung kann sofort loslegen, wachsen, optimiert werden und wichtige gewinnorientierte Ergebnisse erzielen. 

 

Personalabteilung neu aufbauen

 

 

Was Du vor der Auswahl Deiner HR-Software beachten solltest

 

Die Auswahl der richtigen HR-Software für ein Unternehmen erfordert einen gewissen Rechercheaufwand, Zeit und Investition. Diese Entscheidung sollte also nicht leichtfertig getroffen werden. Attraktive Zusatzfeatures lenken schnell ab. Allerdings sollten die Hauptfunktionen einer HR-Software bei der Auswahl oberste Priorität haben. Wenn Du also mehrere Optionen ins Auge fasst, solltest Du Folgendes berücksichtigen:

 

  • Führe eine Bedarfsanalyse durch und formuliere Deine Ziele.
  • Lege ein Budget für den Kauf einer HR-Software fest.
  • Informiere Dich über den Kundenservice der Anbieter (z. B. gute Erreichbarkeit, kompetenter Support).
  • Setze eine realistische Deadline für die Einrichtung der neuen Software.
  • Mit Blick auf die Benutzerfreundlichkeit stelle sicher, dass die Benutzeroberfläche für alle Nutzerinnen und Nutzer, einschließlich der Personalabteilung und der Mitarbeitenden, leicht und gut zu bedienen ist. 
  • Überprüfe, ob es Integrationsmöglichkeiten gibt.
  • Sicherheit: Entscheide Dich für eine HR-Software mit Cloud-Service und einen Anbieter, der die höchsten Sicherheitsstandards einhält, regelmäßige Back-ups durchführt und Notstromversorgung anbietet. Deine HR-Software und Deine Daten werden auf sicheren Servern gehostet; die Server, auf denen Deine Daten liegen, sollten sich an einem Standort innerhalb Deutschlands befinden und von Expertinnen und Experten verwaltet werden.
  • Skalierbarkeit Deiner Bedürfnisse: Bei der Wahl einer HR-Software solltest Du nicht nur den aktuellen Bedarf Deines Unternehmens, sondern auch die Zukunft mitdenken. Achte also darauf, ob die Software dem weiteren Wachstum und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden kann.


Mit etwas Planung und Struktur lassen sich die passenden Instrumente der Personalbeschaffung umsetzen. Wie so oft im Leben zahlt sich langfristiges Denken aus: Dank entsprechender Personalbeschaffungsmaßnahmen etablieren Personalmanager im Handumdrehen einen geeigneten Personalrekrutierungsprozess, um die Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung auszuschöpfen und auch extern die besten Mitarbeiter für das Unternehmen zu finden und binden.

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