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Personalabteilung

Corona-Notfallplan: Arbeitssicherheit im Büro vorbereiten

Nach Monaten im Homeoffice kehrt in vielen Unternehmen langsam der Alltag zurück und immer mehr Menschen zieht es zurück ins Büro. Wie die besten Praktiken zur Arbeitssicherheit im Büro und zum Umgang mit Social Distancing aussehen zeigt uns Emily Lannon, Leiterin der Abteilung "EU Community Experience" bei Wayfair.

 

Nach dem Lockdown während der Corona-Krise öffnet sich das normale Leben langsam wieder, es wird wieder in den Urlaub gefahren, wir gehen in Restaurants essen und kehren langsam wieder an den Arbeitsplatz zurück. Viele haben inzwischen genug von der Einsamkeit und Isolation im Homeoffice und sehnen sich nach persönlichen Gesprächen mit ihren Kollegen statt langer Zoom- oder Skype-Calls.

 

Die allmähliche Aufhebung des Lockdowns führt Tausende von Menschen zurück in ihre Büros, Werkstätten und Ateliers. Doch wie verhindert man eine zweite Welle und Neuinfektionen mit dem Covid-19-Virus und lauern Gefahren im Büro für die Gesundheit, wenn viele Menschen auf engem Raum zusammenarbeiten? Was können Unternehmen tun, damit sich Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen sicher fühlen?

 

Emily Lannon, Leiterin der Abteilung “EU Community Experience” bei Wayfair, erklärt, worauf Personalmanager achten sollen, und gibt Tipps zu logistischen Fragen im Zusammenhang mit derCovid-19-Arbeitssicherheit-Vorbereitung und sicheres Arbeiten im Büro.

 



Gründe für eine Rückkehr

 

Wir befinden uns immer noch inmitten in einer globalen Pandemie, und daher ist der sicherste Ort für Arbeitnehmer nach wie vor ihr Zuhause. Allerdings müssen oder wollen einige Mitarbeiter aus beruflichen oder persönlichen Bedürfnissen wieder zurück ins Büro kehren, zum Beispiel weil sie:

 

  • Kein funktionstüchtiges Internet haben, um effektiv von zu Hause aus zu arbeiten.
  • Persönliches Wohlbefinden. Oftmals ist der Arbeitsplatz die erste oder einzige Kontaktmöglichkeit für Menschen. Wenn zum Beispiel Mitarbeiter für die Arbeit in eine neue Stadt gezogen sind, verfügen sie noch über kein großes soziales Netzwerk. Im Homeoffice kann es zu Gefühlen der Isolation und Einsamkeit kommen. 
  • Mangelnde technische Ausrüstung zuhause.

 

Bei einer Befragung von 820 Mitarbeitern fand Wayfair heraus, dass sich die meisten immer noch sehr wohl fühlen würden im Homeoffice 

 

Allerdings gaben 39 Prozent der Befragten die sozialen Kontakte als Hauptgrund für eine Rückkehr ins Büro an. Allzu enger, sozialer Kontakt ist jedoch genau ein Faktor, den wir eben nicht wollen in Zeiten von Social Distancing während einer globalen Pandemie.

 

Wie lösen wir diese Kluft am besten?

 

corona notfallplan

Quelle: Wayfair



Wichtige Bestandteile des Corona-Notfallplans

 

Dadurch ist es für Unternehmen gerade jetzt wichtig, einen Notfallplan zur Arbeitssicherheit im Büro aufzustellen, um das Social Distancing am Arbeitsplatz zu bewältigen und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Schauen wir uns sechs praktische Tipps für mehr Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Büro an.



1. Wirkungsvolle Informationspolitik

 

Der Mensch ist ein soziales Wesen. Die Arbeit im Homeoffice führt dazu, dass Menschen Freunde und Kollegen fehlen. Ohne High Fives, Umarmungen oder einem Händedruck gehen viele ein wie die sprichwörtliche welke Blume ohne Wasser. 

 

Bei der Wiedereingliederung im Büro werden Menschen automatisch das Bedürfnis nach körperlicher oder räumlicher Nähe verspüren, selbst wenn es nicht beabsichtigt und unbewusst ist. Dieses instinktive Verhalten in einem bekannten Umfeld zu ändern ist schwerer als gedacht. 

 

Personalmanager sollten daher die Arbeitsplätze entsprechend einrichten, damit Mitarbeiter gebetsmühlenartig an die Maßnahmen erinnert werden. Zettel, Hinweisschilder, Desinfektionsmittel und dergleichen erinnern konstant an die richtigen Verhaltensweisen.



2. Umsetzung der Maßnahmen

 

Wie immer im Leben sind die richtige Planung und Ausführung das Wichtigste. Verwirrung und Unklarheiten sind dabei die schlimmste und größte Herausforderung. Auf eine betriebliche und personelle Notfallplanung gehören die Vorbereitungsmaßnahmen sowie ein entsprechendes Führungskonzept. Eine Schlüsselpersonen fungiert als Ansprechpartner.

 

  • Dazu identifizieren Personaler im ersten Schritt die wichtigsten Mitarbeiter, die bei der Planung helfen und die Teams aufbauen.
  • Anschließend werden die Maßnahmen und Schritte zum Notfallplan festgelegt, damit die Mitarbeiter wieder sicher an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können.
  • Kommunikation ist der Schlüssel! Lieber einmal öfter als zu wenig die einzelnen Schritte kommunizieren und die Wichtigkeit der einzelnen Schritte betonen.
  • Wichtig ist, dass wirklich jeder im Büro anderthalb Meter sozialen Abstand einhält. 
  • Soziale Interaktionen müssen auf ein absolutes Minimum beschränkt werden.
  • Jeder sollte zu jeder Zeit, wenn er mit Menschen interagiert, eine Maske tragen
  • und auf ordnungsgemäße Handhygiene achten.
  • Berührungslose Personalzeiterfassungssysteme zum Ein- und Ausstempeln
  • Schulungen für Mitarbeiter, um effektiv im Homeoffice arbeiten zu können, damit die Anzahl aller gleichzeitig im Büro arbeitenden Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert werden kann.
  • Dazu gehören zum Beispiel effektives Remote-Recruiting und Onboarding
  • Einrichten von Heimarbeitsplätzen.
  • Vereinzelung, 
  • und Schichtregelungen.



3. Beschaffung von Hilfsmitteln

 

Um einen hohen Arbeits- und Gesundheitsschutz im Büro zu gewährleisten, sollte persönliche Schutzausrüstung wie Atemschutzmasken, Handschuhe und Schutzkleidung ebenso vom Unternehmen in großzügigen Mengen zur Verfügung gestellt werden wie Reinigungs- und Desinfektionsmittel.



4. Logistik zur Arbeitssicherheit im Büro

 

Was die funktionelle, operative Seite der Einrichtung eines Büros betrifft, müssen die Schreibtische der einzelnen Mitarbeiter so aufgebaut werde, dass sie den Abständen der sozialen Distanzierung am Arbeitsplatz entsprechen.

 

1. Eine Richtung:

In der ersten Phase hat Wayfair CAD-Pläne erstellt, in denen jeder Schreibtisch den erforderlichen Abstand von 1,5 Metern einhält und die Sicherheit im Büro erhöht. Alle schauen in eine Richtung und die Schreibtische sind großzügig auf der gesamten Etage verteilt.

 

2. Schichtregelungen

Bei der weiteren Stabilisierung der Krise werden mehr und mehr Menschen an ihren Arbeitsplatz zurückkehren wollen. Personalmanager müssen also einen Schichtplan erstellen und ihre Mitarbeiter auf die einzelnen Wochentage verteilen. Einige Mitarbeiter arbeiten montags und mittwochs im Büro, andere dienstags und donnerstags.

 

3. Gestaffelte Ausrichtung:

Hier sitzen sich Mitarbeiter in einem Abstand von 1,5 Metern gegenüber, jedoch hilft Plexiglas zwischen den Tischen, die Verbreitung von Keimen zu verhindern. Mit diesem Modell erhalten Unternehmen eine viel höhere Auslastung.

 

arbeitssicherheit im Büro

Quelle: Wayfair

 

 

5. Freiraum für Verhaltensänderungen

 

Alle Orte der Kommunikation wie Kantine oder Kaffeemaschinen müssen abgesperrt werden. Dazu gehören alle Berührungs- und Plauderstellen wie Schränke, Utensilienschubladen, Mülleimer, Wasserhähne in der Küche, Spülbecken, Stände, Pissoirs und gemeinsam genutzte Gegenstände sowie alle Sozialbereiche.

 

Die Mitarbeiter müssen in Bewegung gehalten und soziale Kontakte verhindert werden, zum Beispiel durch Hinweisschilder auf Fluren und Wartezonen, damit die Mitarbeiter wissen, wo sie stehen und was sie tun sollen. 

 

So ist der sicherste Weg, in einem Aufzug mit dem Gesicht zu den Wänden zu stehen. Das Aufhängen von coolen, austauschbaren Plakaten im Aufzug, wie Quizfragen, Spiele und Puzzles sind eine witzige Möglichkeit, Mitarbeiter visuell daran zu erinnern, sich nicht dem äußeren Bereich zuzuwenden.



6. Vereinzelung und Schichtregelung

 

Social Distancing und die Einhaltung eines Abstands von 1,5 Metern zwischen den einzelnen Schreibtischen erlaubt nur einem Bruchteil der Mitarbeiter, gleichzeitig im Rahmen des Gesundheitsschutzes im Büro zu arbeiten. Bis weitere Änderungen der Richtlinien des Robert-Koch-Instituts vorliegen ist die Vereinzelung und Schichtregelung die einzige Möglichkeit, die Zahlen der Neuinfektionen niedrig zu halten. Dazu teilen Personaler die Mitarbeiter in verschiedene Schichten ein, wann diese ins Büro kommen dürfen und wann sie zuhause arbeiten müssen.



Rückkehr zur Normalität

 

Natürlich wäre der sicherste Weg, einigermaßen gesund durch eine globale Pandemie zu manövrieren, die Ruhe zu bewahren und zu Hause zu bleiben. Angesichts der vielen Berufe, die so eine Art der Dauer-Quarantäne gar nicht zulassen und der Ungewissheit über die Dauer der Pandemie ist eine solche Maßnahme nicht ganz realistisch. Viren verschwinden schließlich nicht einfach auf wundersame Weise.

 

Deshalb ist es äußerst wichtig, dass wir alle zusammenarbeiten, uns an entsprechende Vorsichtsmaßnahmen und Corona-Notfallpläne zur Arbeitssicherheit im Büro halten und akzeptieren, dass Social Distancing die neue soziale Norm am Arbeitsplatz und überall sonst ist.

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