Die gängigsten HR Fehler - und wie Du sie vermeidest

In der heutigen Geschäftswelt spielen Human Resources (HR) eine entscheidende Rolle für den Erfolg Deines Unternehmens. Eine effektive HR-Strategie kann die richtigen Talente anziehen, Mitarbeiter binden und die Gesamtleistung des Unternehmens steigern. Dennoch sind auch in der HR-Praxis Fehler unvermeidlich. Diese Fehler können sich negativ auf die Arbeitskultur, die Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich auf den Unternehmenserfolg auswirken. Um diese Fallstricke zu vermeiden, ist es wichtig, sich der häufigsten HR-Fehler bewusst zu sein und bewährte Lösungsansätze zu kennen. 

Im Folgenden werden wir uns eingehend mit vier zentralen Aspekten beschäftigen, in denen HR-Fehler auftreten können, und beleuchten, wie diese vermieden werden können: Recruiting, HR-Abteilung, Zeiterfassung und Performance Management. Indem wir uns mit jedem dieser Bereiche auseinandersetzen, werden wir wertvolle Einblicke gewinnen, wie eine professionelle und fehlerfreie HR-Praxis gestaltet werden kann.

Die gängigsten HR Fehler im Recruiting - und wie Du sie vermeidest

Es gibt keine Garantie für erfolgreiches Recruiting, aber wenn Du die Hindernisse und potenziellen Probleme kennst, die auf Dich zukommen können, kannst Du sie vermeiden oder mit ihnen umgehen, falls sie doch auftreten.

Recruiting-Fehler 1: Keine genaue Stellenbeschreibung erstellen

Beschreibe die Stelle in Deiner Anzeige genau und ehrlich. Wenn Du das nicht tust, ist es unwahrscheinlich, dass Du Bewerber mit den Qualitäten und Fähigkeiten anziehst, nach denen Du suchst.

Eine gute Stellenbeschreibung ist mehr als eine einfache Auflistung von Aufgaben. Sie sollte den allgemeinen Zweck der Stelle beschreiben, die wichtigsten Verantwortungsbereiche aufzeigen und die spezifischen Fähigkeiten beschreiben, die für den Erfolg erforderlich sind. 

Achte auch darauf, dass Du die Stelle nicht überbewertest und den Bewerbern vorgaukelst, dass sie mehr Möglichkeiten bietet, als sie tatsächlich hat. Behaupte zum Beispiel nicht, dass die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Beförderung gegeben ist, wenn das nicht der Fall ist. Wenn Du das tust, könnte sich Dein ehrgeiziger neuer Mitarbeiter enttäuscht fühlen und gehen.

Recruiting-Fehler 2: Keine interne Rekrutierung in Betracht ziehen

Es kann wirtschaftlich sinnvoll sein, eine Stelle intern zu besetzen, denn so sparst Du Dir die Kosten und die Zeit, die mit der Suche nach externen Bewerbern verbunden sind. Außerdem sind die vorhandenen Mitarbeiter mit den Abläufen, Werten und dem Auftrag Deiner Firma vertraut. Die Chancen stehen gut, dass sie sich in einer neuen Rolle schneller zurechtfinden als ein Außenstehender.

Wenn Du Deine eigenen Mitarbeiter beförderst und weiterbildest, kann das ihre Moral und Produktivität steigern. Außerdem profitierst Du wahrscheinlich von den Kenntnissen und Erfahrungen aus anderen Unternehmensbereichen, was zu einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit führen kann.

Die Rekrutierung aus den eigenen Reihen kann auch wichtiges Wissen schützen, das verloren geht, wenn Mitarbeiter Dein Team oder Dein Unternehmen verlassen.

Recruiting-Fehler 3: Sich zu sehr auf das Vorstellungsgespräch verlassen

Manche Manager nutzen nur das Vorstellungsgespräch, um potenzielle Kandidaten zu beurteilen, aber ist das die beste Methode? Ein Schutz dagegen ist der Einsatz von kompetenzbasierten Interviews. Überlege Dir aber, ob Du diese nicht durch einen Test oder eine Übung ergänzen solltest, um herauszufinden, wie sich Bewerber "im Job" verhalten würden.

Indem Du Fähigkeiten und Verhaltensweisen mit verschiedenen Mitteln bewertest, kannst Du auch eine Vielzahl von Bewerbern ins rechte Licht rücken. Schließlich kann sich nicht jedes potenziell hervorragende Teammitglied unter künstlichen, nervenaufreibenden Bedingungen von seiner besten Seite zeigen.

Recruiting-Fehler 4: Unbewusste Voreingenommenheit

Bei der Personalbeschaffung kommt es auf Deine Entscheidungsfähigkeit an, was bedeutet, dass Du unbewusste Vorurteile vermeiden musst. Du könntest unbewusst bestimmte Bewerber zugunsten von Personen diskriminieren, die die gleiche Herkunft, soziale Schicht, ethnische Zugehörigkeit, das gleiche Alter oder Geschlecht haben wie du.

Wenn Du Bewerber unabhängig von diesen Merkmalen akzeptierst, kannst Du aus einem größeren Pool an Talenten schöpfen und hast so bessere Chancen, die beste Person für die Stelle zu finden.

Da unbewusste Voreingenommenheit jedoch etwas ist, dessen Du Dir nicht bewusst bist, ist es unwahrscheinlich, dass es funktioniert, wenn Du einfach versuchst, ihr zu entkommen. Schaffe stattdessen Systeme, die die Auswirkungen von Voreingenommenheit verhindern, wie z.B. eine anonymisierte Vorauswahl.

Lade zumindest Kollegen ein, die nicht zu Deinem üblichen Kreis gehören, um an der Auswahl mitzuwirken und Dein Urteil konstruktiv zu hinterfragen.

Die gängigsten HR Fehler in der HR Abteilung - und wie Du sie vermeidest

Manchmal vergisst man in der Hektik des Geschäftsbetriebs leicht, wie wichtig es ist, eine starke Personalinfrastruktur zu haben und die sich ändernden gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Wenn in der Personalabteilung Fehler gemacht werden, können sie Unternehmen leider Zeit und Geld kosten. Hier sind die 4 häufigsten Fehler im Personalwesen!

1.    Unzureichender Kommunikation

Der gängigste Fehler in der HR-Abteilung liegt oft in unzureichender Kommunikation und mangelndem Verständnis für die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Um diesen Fehler zu vermeiden, ist es von entscheidender Bedeutung, offene Kommunikationskanäle zu etablieren und regelmäßigen Austausch zu fördern. 

Ein proaktiver Ansatz, bei dem die HR-Abteilung aktiv auf die Anliegen der Mitarbeiter eingeht und ihre Bedenken ernst nimmt, schafft Vertrauen und stärkt die Beziehung zwischen Mitarbeitern und dem HR-Team. Zudem ist es wichtig, die Unternehmenskultur zu verstehen und sicherzustellen, dass HR-Richtlinien und -Praktiken mit den Werten des Unternehmens übereinstimmen. 

Indem man aufmerksam zuhört, klare Kommunikation priorisiert und sich für die Anliegen der Mitarbeiter sensibilisiert, kann die HR-Abteilung diesen verbreiteten Fehler vermeiden und eine positivere und produktivere Arbeitsumgebung schaffen.

2.    Übereilte Einstellungen und ungenaue Stellenbeschreibungen

Überstürzte Einstellungs- und Beförderungsprozesse können zu einer Vielzahl von Problemen für Arbeitgeber führen. Bevor Du überhaupt eine Einstellung in Erwägung ziehst, solltest Du Dir Zeit nehmen, um genau herauszufinden, warum du jemanden einstellst und welche Fähigkeiten der ideale Bewerber mitbringen sollte. 

Ein paar Stunden, die du mit der Erstellung einer soliden Stellenbeschreibung verbringst, können dir in Zukunft Ärger ersparen. Wenn Du einen Bewerber einstellst, hat er vielleicht beeindruckende Fähigkeiten, aber diese Fähigkeiten müssen auch Deinen Anforderungen entsprechen. Eine detaillierte Stellenbeschreibung hilft Dir dabei, Dich genau darauf zu konzentrieren, was Du von einem potenziellen Bewerber brauchst. 

3.    Inkonsistente Mitarbeiterakten

Ein oft übersehener, jedoch äußerst bedeutender Fehler in HR-Abteilungen ist das Führen unvollständiger Mitarbeiterakten. Die sorgfältige und umfassende Dokumentation von Mitarbeiterinformationen ist von essenzieller Bedeutung, nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch für eine effektive Personalverwaltung. Der zweithäufigste Fehler, unvollständige Mitarbeiterakten, kann zu einer Vielzahl von Problemen führen, angefangen bei rechtlichen Konsequenzen bis hin zu Ineffizienz bei der Mitarbeiterbetreuung und -entwicklung.

Um diesen Fehler zu vermeiden, ist es ratsam, von Anfang an klare Prozesse für die Dokumentation einzurichten. Elektronische Personalverwaltungssysteme können hierbei enorm hilfreich sein, indem sie automatisierte Erinnerungen für fehlende Informationen bieten und gleichzeitig die Sicherheit und den Datenschutz gewährleisten. Regelmäßige Überprüfungen der Mitarbeiterakten sowie Schulungen für das HR-Personal tragen ebenfalls dazu bei, diesen Fehler zu minimieren. Letztendlich führt die konsequente Pflege vollständiger Mitarbeiterakten nicht nur zu einer reibungslosen Verwaltung, sondern auch zu einem besseren Mitarbeitererlebnis und einer gestärkten Position der HR-Abteilung im Unternehmen.

4.    Fehlende Schulungen für Vorgesetzte und Manager

Vorgesetzte und Manager repräsentieren Dein Unternehmen gegenüber den Beschäftigten und es ist wichtig, dass sie auf die Position, die Du ihnen übertragen hast, vorbereitet sind. Vergewissere dich, dass Deine Manager die Regeln für die Personalabteilung und die Einstellung von Mitarbeitern kennen und die Grundwerte und die Ethik Deines Unternehmens verstehen. 

Seien wir ehrlich: Manche Menschen werden mit Persönlichkeitsmerkmalen geboren, die sie zu großartigen Vorgesetzten machen, aber die Durchschnittsperson ist es nicht. Je mehr Zeit Du mit Deinen Führungskräften verbringst, um ihnen die richtige Ausbildung zu geben, die sie brauchen, um aufmerksame Führungskräfte zu werden, desto mehr Langlebigkeit und Produktivität wirst Du bei ihren Mitarbeitern sehen. Es ist die Investition wert.

Die gängigsten HR Fehler in der Zeiterfassung - und wie Du sie vermeidest

Die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten ist ein zentraler Aspekt in der Personalverwaltung, der jedoch häufig von einer Vielzahl von Fehlern begleitet wird. Diese Fehler können nicht nur zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern führen, sondern auch zu rechtlichen Konsequenzen und ineffizienten Betriebsabläufen. Um eine reibungslose Zeiterfassung zu gewährleisten, ist es entscheidend, die gängigsten HR-Fehler in diesem Bereich zu verstehen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu vermeiden. In diesem Zusammenhang werden im Folgenden einige der häufigsten Fehler in der Zeiterfassung beleuchtet und praxisnahe Ansätze vorgestellt, wie diese vermieden werden können, um eine präzise, effiziente und transparente Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten.

1. Sinkende Arbeitsmoral

Wenn Du ein Zeiterfassungssystem einführst, ohne Deinen Mitarbeitern die Bedeutung zu erklären, kann das ihre Arbeitsmoral senken und sie fühlen sich nicht wertgeschätzt. Diese Art der unüberlegten Einführung der Zeiterfassung kann zu Desengagement, Zeitdiebstahl und einer geringeren Produktivität und Loyalität der Mitarbeiter führen. 

Die Einstellung der Beschäftigten zur Zeiterfassung hängt in der Regel davon ab, wie Du ein Zeiterfassungssystem einführst und umsetzt. Um die Zeiterfassung ohne das Gefühl von Mikromanagement zu ermöglichen, solltest Du für Transparenz sorgen und die Beschäftigten in den Entscheidungsprozess bei der Auswahl einer Zeiterfassungs-App einbeziehen. 

Stelle sicher, dass Du eine offene Kommunikation aufrechterhältst, in der die Beschäftigten Feedback geben und Zweifel bezüglich des Zeiterfassungssystems ausräumen können. So fühlen sie sich wertgeschätzt, akzeptieren den Einsatz von Zeiterfassungs-Apps und schaffen eine vertrauenswürdige Arbeitsumgebung. 

2. Fehlendes Projektmanagement

Mit dem Projektmanagement kannst Du Aufgaben aufteilen und für jede Aufgabe Zeit einplanen, um eine Schätzung für den Projektabschluss zu erhalten. Wenn Du es mit der Zeiterfassung kombinierst, kannst Du die Zeiterfassungsdaten für Produktivitätskontrollen nutzen, z. B. für die tatsächliche Fertigstellungszeit von Aufgaben.   

Ohne effektives Projektmanagement kannst Du die Zeiterfassungsdaten nicht nutzen, um die für die Erledigung einer Aufgabe benötigte Zeit abzuschätzen oder für unvorhersehbare Ereignisse vorauszuplanen. 

Das Projektmanagement hilft dir, solche ungeplanten Zeiten zu berücksichtigen, genaue Preise zu nennen und Deinem Kunden auf der Grundlage der Zeiterfassungsdaten eine genaue Rechnung zu stellen. Wenn Du die Zeit für die Fertigstellung eines Projekts verfolgst, kannst Du auch zukünftige Projekte besser einschätzen.

3. Die Mitarbeiter fühlen sich überwacht

Niemand mag einen Arbeitsplatz, an dem die Manager den Beschäftigten im Nacken sitzen. Das ist gut möglich, wenn die Geschäftsführung die Zeiterfassungsdaten nutzt, um jeden Schritt ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeit zu überwachen. 

Arbeitnehmer, die das Gefühl haben, dass ihr Arbeitgeber sie mikromanagt, fühlen sich möglicherweise abgewertet und verlieren ihr Gefühl der Autonomie. Diese negativen Gefühle können sie demotivieren und ihre Bereitschaft mindern, sich für Dein Unternehmen zu engagieren. 

Anstatt also Zeiterfassungsinitiativen einzuführen, damit die Manager die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter im Auge behalten können, sollten sie sie als Instrument zur Optimierung ihrer Arbeitszeit einführen.

Die Zeiterfassungsdaten können genutzt werden, um Gefahren wie Unter- oder Überstunden zu erkennen. Ein Projektmanager kann betonen, wie ein Zeiterfassungssystem den Mitarbeitern helfen kann, für eine gesunde Work-Life-Balance zu sorgen und Zeit für andere Aktivitäten zu finden. 

4. Keine Rückmeldung an die Manager

Manager mögen ein Zeiterfassungssystem vielleicht nicht, weil es ihnen wie mehr Arbeit vorkommt. Sie müssen möglicherweise die erfassten Stunden der Mitarbeiter überprüfen, sich merken, wie sie ihre Arbeitszeit verbringen, ihre abrechenbaren Stunden und Überstunden einsehen usw. Das kann dazu führen, dass sie mehr Zeit und Ressourcen für die Zeiterfassung aufwenden müssen, was ihre Gesamtproduktivität beeinträchtigt.

Um Deinen Führungskräften die Zeiterfassung zu erleichtern, solltest Du in Zeiterfassungstools investieren, die eine Automatisierung der Zeiterfassung, der Gehaltsabrechnung, der Anwesenheitserfassung usw. unterstützen. Diese Funktionen verringern ihren Arbeitsaufwand erheblich und ermöglichen es ihnen, sich auf andere Geschäftsprozesse zu konzentrieren.

Die gängigsten HR Fehler im Performance Management - und wie Du sie vermeidest

Leistungsbeurteilungen spielen eine wichtige Rolle im Arbeitsleben eines Arbeitnehmers. Sie entscheiden darüber, ob ein Arbeitnehmer gut genug gearbeitet hat, um eine Beförderung, eine Gehaltserhöhung usw. zu bekommen. Die meisten Menschen sind gewissenhaft im Umgang mit Leistungsbeurteilungen. Schließlich will niemand der Bösewicht sein, selbst wenn die Leistung eines Mitarbeiters nicht den Erwartungen entspricht.

Ein effektives Leistungsmanagement hilft dabei, die Probleme der Mitarbeiter zu erkennen und Lösungen dafür zu finden. Dadurch wird die Qualität der Arbeit verbessert und die Produktivität gesteigert.

Es gibt jedoch bestimmte Fehler im Leistungsmanagement, die Personalverantwortliche, Führungskräfte und Geschäftsführer so weit wie möglich vermeiden sollten, unabhängig davon, ob sie sie wissentlich oder unwissentlich machen.

Keine klaren Erwartungen setzen

Einer der größten Fehler, der sich auf das gesamte Unternehmen auswirken kann, ist es, keine klaren Erwartungen an Deine Mitarbeiter zu stellen. Es ist wichtig, klare Ziele zu setzen und dafür zu sorgen, dass Deine Mitarbeiter diese Ziele verstehen. Wenn die Ziele klar sind, sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter, ist es einfacher, die Ziele zu erreichen. Keine klaren Ziele oder Erwartungen zu haben, kann buchstäblich dazu führen, dass alles durcheinandergerät ist.

Dein Prozess hilft nicht bei der Mitarbeiterentwicklung

Dein Leistungsmanagementprozess sollte Deinen Mitarbeitern helfen, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen. Er sollte ihnen dabei helfen, sich selbst zu verbessern und zu wissen, wie sie ihre Unternehmensziele erreichen können. Dein Prozess sollte Deinen Mitarbeitern ein Gefühl der Erfüllung vermitteln. Die meisten Leistungsmanagement-Prozesse konzentrieren sich auf den finanziellen Aspekt der Leistungsbeurteilung, obwohl es in Wirklichkeit genau umgekehrt sein sollte.

Festhalten an leistungsschwachen Mitarbeitern

Ein weiterer großer Fehler, den Arbeitgeber machen, ist, dass sie sich nicht von ihren leistungsschwachen Mitarbeitern trennen. Leistungsschwache Mitarbeiter werden im Laufe der Zeit zu Mühlsteinen und sorgen für viel Unmut unter den anderen Beschäftigten. Es ist in Ordnung, Mitarbeitern eine erste und zweite Chance zu geben, aber darüber hinaus musst Du entscheiden, ob sich diese Chancen lohnen.

Auf das Beste hoffen - Auf die Leistungsbeurteilung warten, um Feedback zu geben

Führungskräfte machen oft diesen Fehler: Sie warten auf die Leistungsbeurteilung (die in den meisten Fällen am Ende des Jahres stattfindet), um ein Feedback über die Leistung ihrer Mitarbeiter zu geben.  Damit das Feedback funktioniert, muss es frisch und aktuell sein. 

Wie kann Dir Kenjo helfen, Fehler im Personalwesen zu vermeiden?

Die Firma Kenjo kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, Fehler im Personalwesen zu vermeiden, insbesondere im Bereich der Zeiterfassung. Kenjo ist eine innovative HR-Softwarelösung, die darauf spezialisiert ist, Prozesse in der Personalverwaltung zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Kenjo helfen kann:

• Automatisierte Zeiterfassung: Kenjo ermöglicht die automatische Erfassung von Arbeitszeiten durch integrierte Zeiterfassungsfunktionen. Dadurch werden manuelle Eingaben minimiert, die anfällig für Fehler sind.
• Einhaltung von Vorschriften: Die Software von Kenjo kann dazu beitragen, arbeitsrechtliche Vorschriften und Regelungen im Zusammenhang mit Arbeitszeiten korrekt umzusetzen. Dadurch werden Verstöße und rechtliche Risiken minimiert.
• Einfache Überprüfung: Kenjo bietet transparente Einblicke in die erfassten Arbeitszeiten, sodass HR-Verantwortliche und Mitarbeiter diese problemlos überprüfen können. Unstimmigkeiten können schnell erkannt und korrigiert werden.
• Fehlerminimierung durch Automatisierung: Die Automatisierung von Prozessen, wie z. B. Genehmigungen von Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen, reduziert das Risiko von menschlichen Fehlern und beschleunigt die Abläufe.
• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Die intuitive Benutzeroberfläche von Kenjo macht es Mitarbeitern leicht, ihre Arbeitszeiten einzutragen und zu überprüfen, was die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern verringert.
• Echtzeit-Daten: Durch Echtzeit-Daten können HR-Teams Trends und Muster in Bezug auf Arbeitszeiten erkennen und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Engpässe zu vermeiden oder Ressourcen optimal zuzuweisen.
• Kommunikation und Transparenz: Kenjo ermöglicht die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten bezüglich Arbeitszeiten und Urlaubsplanung, was Missverständnisse reduziert.
• Regelmäßige Schulungen: Kenjo bietet oft Schulungen und Unterstützung für die Nutzung der Software, um sicherzustellen, dass das HR-Team die Plattform optimal nutzt und Fehler vermieden werden.

Durch die Implementierung von Kenjo als HR-Softwarelösung kann die Firma nicht nur die Genauigkeit und Effizienz ihrer Zeiterfassung verbessern, sondern auch das gesamte Personalwesen optimieren und somit eine reibungslose und effektive Verwaltung der Mitarbeiterprozesse gewährleisten.