Anforderungen im Personalmanagement | Ein Überblick

Wenn Du im Personalmanagement arbeitest und neue Mitarbeiter für Dein Team suchst, dann sollte Dein Augenmerk auf den sogenannten HR-Kompetenzen liegen, gerade in einer immer digitalen werdenden Welt. Dazu gehören berufliche Kompetenzen wie auch zwischenmenschliche Fähigkeiten, zum Beispiel Empathie oder Verhandlungsgeschick. In der Arbeit mit Menschen ist es jedoch wichtig, eine Balance zwischen beiden zu finden.

In unserem Artikel nehmen wir die gefragtesten und wichtigsten Kompetenzen – sogenannte Skills – für das Anforderungsprofil als HR-Manager unter die Lupe und erklären, warum diese Skills so wichtig für eine Tätigkeit im Personalwesen sind.

Was also sind notwendige Skills im Personalmanagement?

Das Oxford Dictionary bietet gleich mehrere Definitionen für das Wort "Skills". Am interessantesten für das Personalmanagement sind allerdings die folgenden zwei Definitionen:

• Die Fähigkeit, etwas gutzumachen.
• Eine besondere Fähigkeit oder Art von Fähigkeit.

Demnach sind die erforderlichen HR-Kompetenzen die Fähigkeiten und Fertigkeiten einer Person, die es ihr ermöglichen, eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Das heißt: Jeder HR-Profi ist einzigartig, genauso wie die Arbeit, die er für sein Team und seine Abteilung leistet.  

Seit einigen Jahren spielen die Anforderungen an das Personalmanagement in Unternehmen eine zunehmend strategische Rolle, was bedeutet, dass Personaler bestimmte Kompetenzen benötigen, die sie nicht so einfach in ihrer Ausbildung oder an der Universität lernen.

Die Wahrnehmung der Aufgaben in einer Personalabteilung erfordert eine Reihe von Kompetenzen, die sowohl technische Fertigkeiten (Urlaub der Mitarbeiter verwalten, Verwendung von Gehaltsabrechnungsprogrammen, Kenntnis der Arbeitsgesetze usw.) als auch soziale Fähigkeiten (Empathie, Kommunikation, Führung usw.) umfassen.

Das bestätigt Segunda López Toledo, Personalleiterin bei Tech Data Iberia, in einem Interview. HR-Profis sollten für ihre Arbeit gleich mehrere Eigenschaften mitbringen:

„Es gibt einige Skills, die einen guten Personaler ausmachen, vor allem ein besonderes Feingefühl für die Belange, die ihnen in ihrer täglichen Arbeit begegnen, Serviceorientiertheit, ein allgemeines psychologisches Verständnis, gesunden Menschenverstand, ein gewisses Maß an Frustrationstoleranz, Ergebnisorientiertheit, Kommunikationsstärke, grenzenlose Empathie und Durchsetzungsvermögen.“

Wie so oft im Leben kommt es auf die richtige Mischung an: Personaler sollten von allem etwas mitbringen, um dem Anforderungsprofil eines HR-Managers gerecht zu werden.

HR-Kompetenzen es in der Personalarbeit

Generell werden Personalkompetenzen in zwei Gruppen unterteilt: 

• Soft Skills 
• und Hard Skills.

Unter Soft Skills verstehen wir die Fähigkeiten, die mit der emotionalen Intelligenz und der Persönlichkeit zusammenhängen. Sie helfen uns dabei, uns am Arbeitsplatz zu orientieren, uns mit der Unternehmenskultur zu identifizieren und mit anderen Mitarbeitern gut auszukommen. 

Zu den Soft Skills gehören beispielsweise Teamfähigkeit, ein gutes Konfliktmanagement oder aktives Zuhören. 

Hard Skills dagegen sind technische Fertigkeiten, also all das Wissen, das sich HR-Profis während ihrer Ausbildung oder ihrem Studium aneignen und das ihnen dabei hilft, eine Tätigkeit auszuführen. Dazu gehören zum Beispiel die Anwendung von HR-Software, die Verwendung von spezifischen Excel-Vorlagen für die Personalverwaltung und fachspezifisches Wissen wie etwa Arbeitsgesetze.

Beide Arten von Skills sind notwendig für die Arbeit und sie ergänzen sich gegenseitig.

Dennoch legen Unternehmen immer mehr Wert auf die sogenannten Soft Skills, insbesondere im Bereich von Human Resources. Der Global Talent Trends 2019-Bericht von LinkedIn ergab, dass unter den vier wichtigsten Trends am Arbeitsplatz Soft Skills die Liste anführen. Der Arbeitsalltag ist nun einmal bestimmt von menschlichen Beziehungen. Deshalb ist es für ein gutes Arbeitsumfeld so wichtig, soziale Fähigkeiten zu entwickeln.

Anforderungen im Personalmanagement

Es gibt ganz unterschiedlich Anforderungsprofile und Aufgaben in einer Personalabteilung für HR-Manager, aber eines haben sie alle gemeinsam: die folgenden zehn Kompetenzen sind wichtig für die alltägliche Arbeit. Bei den ersten sieben Kompetenzen handelt es sich um Soft Skills; die letzten drei gehören zu den Hard Skills.

1. Aktives Zuhören

Die Personalabteilung ist das Bindeglied zwischen den Mitarbeitern und den Managern eines Unternehmens. Daher ist es aktives Zuhören im Gespräch und in der Kommunikation besonders wichtig – und zwar Zuhören in beide Richtungen. Dies bedeutet, eine Nachricht als Ganzes wahrzunehmen und in der Kommunikation nicht nur auf die gesagten Worte, sondern auch auf Aspekte wie Körpersprache oder Blickkontakt zu achten. Auf diese Weise erhältst Du wertvolle Informationen und kannst ein angenehmeres Arbeitsklima schaffen sowie das Vertrauen und Engagement in Deinem Team stärken.

Aktives Zuhören ist auf viele verschiedene Arten möglich. Wenn Du aber Kommunikationskanäle schaffst, über die sich Mitarbeiter problemlos austauschen und ausdrücken können, hast Du das Wichtigste schon erledigt.

Dazu gehören E-Mails, regelmäßige Besprechungen und Teammeetings oder spezielle Teamchat-Apps wie Slack.

 2. Lernfähigkeit

Die Welt verändert sich stetig – und wir müssen konstant dazulernen und uns immer wieder an neue Umstände anpassen. Gleiches gilt für den Arbeitsplatz und die HR-Branche. Als eine der HR-Kompetenzen sollte ein guter HR-Profi daher in der Lage sein, in seiner Karriere sich fortwährend neue Kenntnisse und Fähigkeiten anzueignen.

Neue Technologien verlangen beispielsweise von uns, dass wir Programme und Tools verwenden, mit denen wir noch nicht vertraut sind. Wir müssen den Umgang damit erst lernen. Gleiches gilt für neue Arbeitsgesetze oder mögliche Arbeitsverordnungen, die verabschiedet werden.

3. Verhandlungsgeschick

Zu den wichtigsten Kompetenzen für die Arbeit in der Personalabteilung gehört auch die Fähigkeit, Konflikte zu lösen und zu verhandeln. Im Personalmanagement stoßen wir mitunter auf Widerstände: Bei Konflikten muss vermittelt werden; es müssen Alternativen gefunden werden und manchmal muss auch ein „Nein“ fallen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch in der Frage, wie ein HR-Profi in solche Situationen hineingeht und wie er mit ihnen umgeht. Verhandlungsgeschick bedeutet, sich in andere Personen hineinzuversetzen und sie zu verstehen, anderen entgegenzukommen und eine gute Lösung für beide Parteien zu finden.

Verhandlungen gehören zum Anforderungsprofil eines HR-Managers: von Gehaltserhöhungen über Jahresurlaub bis hin zu Vertragsverlängerungen. Es ist ein ständiges Geben und Nehmen.

4. Analytische und organisatorische Fähigkeiten

Die HR-Kompetenzen in einer Personalabteilung erfordern viel Organisationsgeschick und analytische Fähigkeiten, um festgelegte Ziele zu erreichen. Talent Management wird in der Gesamtstrategie eines Unternehmens immer wichtiger. Daher müssen Personaler in der Lage sein, die richtige Struktur und Organisation zu finden sowie  Ziele in spezifische Maßnahmen umzusetzen und so die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

5. Teammanagement

Wer kommunizieren und andere koordinieren kann, hat bereits eine der wichtigsten Kompetenzen im Personalmanagement im Gepäck.

Gutes Teammanagement hilft, Konflikte zu reduzieren, das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen zu erhöhen und das Arbeitsklima im Allgemeinen zu verbessern. Eine Software für Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit ist nützlich, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu messen und wertvolle Informationen darüber zu erhalten, wo Verbesserungen und Änderungen möglich und sinnvoll sind.

6. Talent Management

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind sein wertvollstes Kapital und es liegt an der HR-Abteilung, dieses Kapital richtig zu verwalten. Ein guter Personaler sollte in der Lage sein, qualifizierte Mitarbeiter im Unternehmen zu erkennen, zu betreuen, zu fördern und zu halten. Ein gutes Gespür bei der Durchführung von Bewerbungsverfahren und Interviews ist deshalb von entscheidender Bedeutung.

Darüber hinaus bietet die Verwendung einer Bewerbermanagement-Software (kurz ATS) enorme Erleichterung, da Du mit ihr Eindrücke aus den Interviews festhalten und Berichte erstellen kannst – und wenn eine Entscheidung fällig ist, kannst Du auf all diese Informationen zurückgreifen und sie auswerten.

7. Einfühlungsvermögen

Empathie ist die Fähigkeit, sich in die Lage eines anderen Menschen hineinzuversetzen.

Dies ist eine der wichtigsten Anforderungen an das Personalmanagement. Jeder HR-Profi sollte sich diese Fähigkeit aneignen und sie anschließend nutzen. Empathie hilft Dir dabei, dich Menschen anzunähern, ihre Probleme zu verstehen und Lösungen dafür zu finden.

Es ist wichtig, Empathie zu zeigen und in heiklen Situationen Taktgefühl zu beweisen, zum Beispiel wenn es darum geht, einen Mitarbeiter zu kündigen. Du solltest Dich in die andere Person hineinversetzen können und wissen, wie Du mit so einer Situation umgehst.

8. Neue Technologien

In der täglichen Personalarbeit wird der Einsatz von neuen Technologien mittlerweile vorausgesetzt. Deswegen gehören technische Fertigkeiten heute auch zu den gern gesehenen Hard Skills. HR-Profis sind mehr und mehr davon überzeugt, dass zur Optimierung ihrer Arbeitszeit und zur Erreichung der festgelegten Ziele eine Digitalisierung der Personalabteilung notwendig ist.

Die gefragtesten Kandidaten im Personalmanagement sind daher HR-Manager, die bereits routiniert mit Personalverwaltungssoftware umgehen können.

Zum Anforderungsprofil eines Personalmanagers gehören folgende Technologien zur Grundausstattung:

• ATS – Bewerbermanagement-Software.
• CRM – eine CRM-Plattform für Kundenbeziehungsmanagement, die sowohl Mitarbeiter als auch Kunden eines Unternehmens umfasst.
• NPS-Tools und Tools für Mitarbeiterbefragungen – Personaler sollten die unterschiedlichen Tools für Mitarbeiterfeedback kennen und Strategien für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz entwickeln.
• Collaboration Tools – Es ist wichtig, dass HR-Experten mit Tools für die Zusammenarbeit und für Remote Work vertraut sind.
• Zu den beliebtesten Tools für den Austausch von gemeinsam zu bearbeitenden Dokumenten zwischen mehreren Teammitgliedern gehören G-Suite von Google oder Projektmanagementsysteme wie Asana oder Trello zur Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung.

9. Employer Branding

Das Arbeitgeber-Image steht mittlerweile weit oben auf der Prioritätenliste von Unternehmen. Laut einer Studie des Harvard Business Review (2016) kann ein schlechtes Image die Kosten für die Personalgewinnung um 10 % pro Neueinstellung erhöhen. Immerhin googeln 83 % der Arbeitnehmer ein Unternehmen, bevor sie sich für eine Stelle dort bewerben. HR-Profis, die wissen, wie Pläne und Strategien für eine bessere Positionierung des Unternehmens als großartigen Arbeitsplatz entwickelt werden, sind wahres Gold wert.

10. Datenanalyse

Große Datenmengen bestimmen mittlerweile auch den Arbeitsalltag von Personalabteilungen – im HR-Bereich wird das als People Analytics bezeichnet. Mithilfe dieser Technologie kannst Du zahlreiche Informationen über die Leistung, die Zufriedenheit oder die Bedürfnisse von Mitarbeitern erfassen. Einerseits eignet sich die Technologie hervorragend zum Filtern all dieser Daten. Andererseits bedarf es ein wenig Expertise, um diese Daten richtig zu interpretieren und Schlussfolgerungen daraus zu ziehen – und das Beste aus den bereitgestellten Informationen herauszuholen. Du musst kein Experte für diese Technologie sein, um den Anforderungen im Personalmanagement gerecht zu werden. Allerdings solltest Du Datenanalysen durchführen und basierend darauf Berichte erstellen können.

Das sind die zehn wichtigsten HR-Kompetenzen, die einen guten Personalmanager ausmachen.

Je nach Person sind diese Kompetenzen unterschiedlich stark vertreten und ausgeprägt. Aber all die oben genannten Skills, auch die Soft Skills, können wir erlernen. Wichtig ist, ein Gleichgewicht zu finden und stets offen dafür zu sein, etwas Neues zu lernen und sich weiterzuentwickeln.