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Personalabteilung

Personalverwaltung mit Excel – Vorlagen zum kostenlosen Download

Du suchst nach Möglichkeiten, um die täglich anfallenden Aufgaben im Personalmanagement besser zu erledigen? Dann bist Du hier genau richtig! Wir haben für Dich die besten Excel-Vorlagen für die Personalverwaltung recherchiert und in diesem Artikel zusammengetragen, beispielsweise Vorlagen zur Leistungs- und Mitarbeiterbeurteilung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiterzufriedenheit oder Gehaltsabrechnung. Und das Beste: Alle Vorlagen sind kostenlos.

 

 

Personalverwaltung mit Excel-Tabellen

 

Jeden Tag werden in Personalabteilungen große Mengen an Informationen bearbeitet und gespeichert, die mit der Größe eines Unternehmens weiter zunehmen. Solche Datenmengen sind leichter zu verwalten, solange ein Unternehmen klein ist. Wächst ein Unternehmen aber auf mehr als 50 Mitarbeiter an, ist es nicht nur – wie von einigen Studien empfohlen – richtig, Personaler mit besonderer Expertise einzustellen. Es ist auch wichtig, die passenden Tools für die Personalverwaltung zu verwenden: Tools, die Deinem Team erlauben, zu wachsen und effektiv zu bleiben. Wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, kann sich die Arbeit mit Excel-Tabellen als kompliziert und mühsam erweisen.

Um eine Personalabteilung fit für die Zukunft zu machen, führt kein Weg an HR-Softwares wie Kenjo vorbei. Teams können leichter wachsen und mithilfe von automatisierten Aufgaben produktiver arbeiten sowie basierend auf objektiven Daten bessere Entscheidungen treffen. Kenjo bietet aber auch Personalverwaltung mit Excel-Vorlagen als Zwischenlösung für Abteilungen, die noch auf herkömmliche Methoden zugreifen möchten. Wir haben eine Auswahl der derzeit besten Excel-Vorlagen auf dem Markt getroffen. Einige davon wurden von Kenjo entwickelt.

 

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Excel-Vorlage für die Urlaubsplanung

 

Wie koordinierst Du eigentlich die Urlaubsplanung Deines Teams? Mit dieser Excel-Vorlage gelingt Dir das leichter, schneller und zuverlässiger – versprochen. Du gibst einfach die Daten von deinen Mitarbeitern ein und schon kannst Du die Vorlage nutzen. Wir haben diese Vorlage auf Basis unserer Software für Abwesenheitsmanagement entwickelt.

 

Du kannst also auf Deine Mitarbeiterinformationen zugreifen und in einem Kalender werden Dir alle Abwesenheiten und Urlaubstage des Teams – unterschiedlich farblich markiert – angezeigt. Lade hier unseren Excel Urlaubsplaner 2020 herunter. 

 

Damit behältst du die Kontrolle über die Abwesenheiten und die Urlaubsplanung Deiner Mitarbeiter. Ein Blick auf den Kalender verrät Dir, wer im Büro verfügbar ist und lässt Dich Deine Mitarbeiter besser koordinieren. Eine ausführliche Anleitung findest du in diesem Video:

 

 

 

 

Excel-Vorlage für die Leistungs- und Mitarbeiterbewertung

 

Die Excel-Vorlage zur Leistungs- und Mitarbeiterbeurteilung gilt als die nützlichste unter den kostenlosen Vorlagen für die Personalverwaltung. In die Vorlage von Kenjo kannst Du die Daten Deiner Mitarbeiter sowie Leistungsbeurteilungen, die Du im Laufe eines Jahres durchgeführt hast, eingeben.

Natürlich kannst Du die Vorlage an Deine Wünsche anpassen. Gib einfach die Fragen ein, die Du normalerweise bei einer Beurteilung stellen würdest und ordne sie anhand der voreingestellten Kategorien wie Produktivität oder Kommunikationsfähigkeit ein.

Mit der Excel-Vorlage kannst Du nicht nur Daten und Informationen speichern. Du kannst außerdem Diagramme erstellen, um die Leistung Deiner Mitarbeiter, Teams, Abteilungen oder Manager während eines Jahres zu analysieren und miteinander zu vergleichen. Klicke auf den unten stehenden Link, um unsere Excel-Vorlage für die Leistungs- und Mitarbeiterbeurteilung herunterzuladen.

 

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Vorlage für die Arbeitszeiterfassung

 

Das deutsche Arbeitszeitgesetz legt zum Schutz der Arbeitnehmer in Deutschland eine wöchentliche Arbeitszeit von maximal 48 Stunden fest. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit aller Mitarbeiter zu erfassen, vor allem um Überstunden im Blick zu behalten und diese entsprechend auszugleichen. Arbeitszeitnachweise und elektronische Zeiterfassung sind besonders wichtig für Remote-Mitarbeiter, die ihre geleisteten Arbeitsstunden dokumentieren müssen, sowie für Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsvereinbarungen. Die neue Brückenteilzeit ermöglicht Beschäftigten seit dem 1. Januar 2019, befristet ein bis fünf Jahre in Teilzeit zu arbeiten und danach wieder zur vorherigen Arbeitszeit zurückzukehren.


Wie erfasst Du die Arbeitszeit und Anwesenheit deiner Mitarbeiter? Bei einigen Excel-Vorlagen gibst Du lediglich die täglichen Arbeitszeiten ein, also Kommen, Gehen und Pausenzeiten, und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden sowie Überstunden wird für Dich automatisch berechnet. Lade deine Personalverwaltung mit Excel-Vorlage hier herunter.

 

 

Vorlage für Mitarbeiterbefragungen

 

Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit wirken sich enorm auf das Arbeitsklima aus. Wer also weiß, wie die Mitarbeiter das Unternehmen und ihre eigene Rolle darin wahrnehmen, kann leicht Rückschlüsse darüber ziehen, wie allgemein die Stimmung im Unternehmen ist. Umfragen zum Arbeitsklima und zur Mitarbeiterzufriedenheit ermöglichen es Dir, Arbeitsabläufe zu verbessern und die Produktivität sowie das Wohlbefinden Deiner Mitarbeiter zu steigern. Aus diesem Grund solltest Du regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchführen. 

 

Am besten verwendest du dazu unsere Excel-Performance Management-Vorlage, die ein Dashboard für das Personalmanagement mit den Umfrageergebnissen erstellt. 

 

 

Excel-Vorlage für Recruiting

 

Ein weiteres hilfreiches Tool für Deine HR-Arbeit ist die Bewerbermanagement Excel-Vorlage. Am Anfang eines jeden Recruiting-Prozesses steht ein sogenannter Recruiting-Plan. Du solltest außerdem ein Dokument zur Hand haben, mit dem Du sämtliche Schritte der Personalbeschaffung nachvollziehen kannst, also zum Beispiel wo die Stellenanzeigen veröffentlicht werden, wer sich bewirbt (ein gutes Stichwort ist hier: Kandidatenprofile) oder in welchen Bewerbungsphasen sich die Kandidaten gerade befinden. Wenn es zu einer Entscheidung kommt, hast Du alle Informationen über die Kandidaten griffbereit. Du kannst die Profile miteinander vergleichen und den geeignetsten Kandidaten für den Job auszuwählen.

Mit dieser Bewerbermanagement-Vorlage kannst Du Kandidaten einstufen, ihren Bewerbungsprozess überblicken und sämtliche Statusmeldungen und Beobachtungen im Verlauf in deiner Entscheidungsfindung berücksichtigen. 

 

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Organigramm-Vorlagen

 

Ein Organigramm zeigt Dir das gesamte Unternehmen auf einen Blick, unabhängig davon, ob es vertikal oder horizontal strukturiert ist. Du siehst sofort, wie ein Unternehmen organisiert ist und es gibt Dir einen Überblick über die Unternehmensstruktur, die unterschiedlichen Teams, Verantwortungsbereiche und Abteilungen. Außerdem ist es ein wichtiges Instrument für die unternehmensinterne Kommunikation und erleichtert beispielsweise Onboarding-Prozesse von neuen Mitarbeitern.

 

Klicke hier für eine Reihe von unterschiedlichen Organigramm-Modellen, die Du je nach Unternehmen individuell gestalten und anpassen kannst. Wichtig dabei ist, dass Dein Organigramm immer auf dem neuesten Stand bleibt, das heißt, nach jeder Beförderung, Kündigung oder Neueinstellung solltest Du es aktualisieren.

 

 

Vorlagen für die Lohn-und Gehaltsabrechnung

 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung. Mit einer Plattform wie Kenjo sparst Du bis zu 40 % deiner Zeit, die Du sonst mit Verwaltungsaufgaben verbringst. Wenn Du dennoch Excel für Deine Gehaltsabrechnungen verwenden möchtest, dann empfehlen wir Dir, eine Vorlage zu nutzen. 

 

Es gibt keine offiziellen Excel-Vorlagen für die Gehaltsabrechnung. Hier gibt nützliche Informationen zu den wichtigsten Punkten einer Gehaltsabrechnung. Du kannst Dir darauf aufbauend eine eigene Vorlage erstellen oder eine Online-Plattform als Unterstützung verwenden. Diese Vorlage liefert eine gute Basis für Deine Arbeit und ermöglicht es Dir, schnell und einfach Gehaltsabrechnungen für Dein Team zu erstellen. 

 

 

NPS-Rechner

 

Beim Net Promoter Score, dem sogenannten NPS, handelt es sich um eine Kennzahl von Fred Reichheld, die Hinweise auf die Zufriedenheit oder das Engagement von Mitarbeitern oder Kunden geben soll. Dazu werden Fragen gestellt wie „Wie wahrscheinlich ist es, dass Du dieses Produkt/diesen Service/dieses Unternehmen an Freunde oder Familie weiterempfiehlst?“. Die Befragten können ihre Antwort mit einem Wert zwischen 0 (sehr unwahrscheinlich) und 10 (sehr wahrscheinlich) ausdrücken. Darauf aufbauend werden dann drei Profile erstellt: Promoter, Passives und Detraktoren oder Kritiker. 

 

Mit dem Rechner von Hotjar kannst Du automatisch ermitteln, wie viele Promoter und Kritiker Du in Deinem Unternehmen hast, und so den NPS Deines Unternehmens bestimmen. 

 

Personalverwaltung mit Excel

 

 

Digitalisiere deine Personalverwaltung mit Kenjo

 

Warum verabschiedest Du Dich nicht von einer Personalverwaltung mit Excel-Vorlagen und hebst Deine HR-Arbeit qualitativ auf ein neues Level? Digitalisiere Deine Personalabteilung und hole Dir die HR-Software von Kenjo. Damit kannst Du Gehaltsabrechnungen, Recruiting-Prozesse, Jahresurlaubsplanung und Abwesenheiten sowie Mitarbeiterbefragungen und mehr an einem einzigen Ort verwalten. Du hast außerdem die Möglichkeit, diese Informationen mit deinem Team zu teilen und deine tägliche Arbeit flexibler zu gestalten. Durchschnittlich sparst Du 40 % der Zeit, die Du normalerweise für Verwaltungsaufgaben benötigst.

 

Mehr über digitales Personalmanagement und effektives Arbeiten im Personalwesen erfährst Du in unserem Artikel über richtige Personalverwaltungssoftware für Kleinunternehmen finden.

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