Personalverwaltung mit Excel Vorlagen zum kostenlosen Download

Du suchst nach Möglichkeiten, um die täglich anfallenden Aufgaben im Personalmanagement besser zu erledigen? Dann bist Du hier genau richtig!

Wir haben für Dich die besten Excel-Vorlagen für die Personalverwaltung recherchiert und in diesem Artikel zusammengetragen, beispielsweise Vorlagen zur Leistungs- und Mitarbeiterbeurteilung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiterzufriedenheit, Personaleinsatzplanung oder Gehaltsabrechnung. Und das Beste: Alle Vorlagen sind kostenlos und unterstützen Dich bei einer effizienten Personalplanung.

Personalverwaltung mit Excel Tabellen

Jeden Tag werden in Personalabteilungen große Mengen an Informationen bearbeitet und gespeichert, die mit der Größe eines Unternehmens weiter zunehmen. Solche Datenmengen sind leichter zu verwalten, solange ein Unternehmen klein ist. Wächst ein Unternehmen aber auf mehr als 50 Mitarbeiter an, ist es nicht nur richtig, Personaler mit besonderer Expertise einzustellen.

Ebenso wichtig ist es, die passenden Tools für die Personalverwaltung zu verwenden: Systeme, die Deinem Team erlauben, zu wachsen und effektiv zu bleiben. Besonders bei der Personaleinsatzplanung und der allgemeinen Personalplanung kann sich die Arbeit mit Excel-Tabellen, sobald ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, als kompliziert und mühsam erweisen.

Um eine Personalabteilung fit für die Zukunft zu machen, führt kein Weg an einer HR-Software wie Kenjo vorbei. Teams können leichter wachsen und mithilfe von automatisierten Aufgaben produktiver arbeiten sowie basierend auf objektiven Daten bessere Entscheidungen treffen. Kenjo bietet aber auch Personalverwaltung mit Excel-Vorlagen als Zwischenlösung für Abteilungen, die noch auf herkömmliche Methoden zugreifen möchten. Wir haben eine Auswahl der derzeit besten Excel-Vorlagen auf dem Markt getroffen. Einige davon wurden extra von Kenjo entwickelt, damit Du Dich auf dem Markt besser zurecht findest. Bist Du Dir immer noch unsicher, empfehlen wir Dir unsere Excel-Vorlage zum HR-Software-Vergleich.

Leistungsbewertung

Excel Vorlage für die Leistungs und Mitarbeiterbewertung

Die Excel-Vorlage zur Leistungs- und Mitarbeiterbeurteilung gilt als die nützlichste unter den kostenlosen Vorlagen für die Personalverwaltung. In die Vorlage von Kenjo kannst Du die Daten Deiner Mitarbeiter sowie Leistungsbeurteilungen, die Du im Laufe eines Jahres durchgeführt hast, eingeben.

Natürlich kannst Du die Vorlage an Deine Wünsche anpassen. Gib einfach die Fragen ein, die Du normalerweise bei einer Beurteilung stellen würdest und ordne sie anhand der voreingestellten Kategorien wie Produktivität oder Kommunikationsfähigkeit ein.

Mit der Excel-Vorlage kannst Du nicht nur Daten und Informationen speichern, sondern auch Grafiken erstellen, um die Leistung Deiner Mitarbeiter, Teams, Abteilungen oder Manager innerhalb eines Jahres zu analysieren und miteinander zu vergleichen. Klicke auf den unten stehenden Link, um unsere Excel-Vorlage für die Leistungs- und Mitarbeiterbeurteilung herunterzuladen.

Schulungsplan Vorlage für interne Weiterbildungen

Mitarbeiterschulungen sind mehr denn je von entscheidender Bedeutung für die Weiterentwicklung und den Betrieb eines Unternehmens. Technologien werden laufend angepasst und Mitarbeiter sind aufgefordert, auf dem neuesten Stand zu bleiben und neue Kompetenzen zu erlernen. Zu diesem Zweck ist es für Personalabteilungen unerlässlich, Schulungs- und Weiterbildungspläne für das persönliche Wachstum und den Erfolg ihrer Mitarbeiter zu erarbeiten.  

Bei Kenjo haben wir eine umfangreiche Schulungsplan-Vorlage für interne Weiterbildungen entwickelt. Diese erlaubt, den Überblick über alle Schulungsmaßnahmen und das dafür vorgesehene Budget zu behalten. Zum Herunterladen dieser Vorlage auf die folgende Abbildung klicken.

Muster für die Zielvereinbarung

Ein Mitarbeitergespräch führen und Ziele vereinbaren, um Deinen Mitarbeiter eine Perspektive zu geben, auf die sie hinarbeiten – dies ist für Dich als Personaler Alltag. Damit Deine Angestellten sich und damit Dein Unternehmen weiterentwickeln können, sind exakte und sinnvolle Zielformulierungen notwendig. Daher haben wir für Dein HR-Management Beispiele und Muster zusammengestellt, sodass Du eine Zielvereinbarung professionell formulieren und Deine Mitarbeiter*innen optimal entwickeln kannst. 

Selbsteinschätzung Vorlage

Von Mitarbeitern eine so genannte Selbsteinschätzung zu verlangen, ist ein normaler Teil des Leistungsbeurteilungsprozesses. Dabei sollen Mitarbeiter ihre Leistung und ihren Beitrag zum Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums analysieren und schriftlich festhalten. Um sicherzustellen, dass wir genaue, vollständige und ehrliche Selbsteinschätzungen erhalten, empfehlen wir, einschlägige Beispiele für die Selbsteinschätzung von Mitarbeitern anzusehen oder vorgefertigte Vorlagen zu verwenden. Ebenso kann das HR-Team auch ein Skript oder einen Fragebogen zur Verfügung stellen, um die Beantwortung der beruflichen Selbsteinschätzung für Mitarbeiter zu erleichtern.

Um dir bei deiner Selbsteinschätzung zu helfen, haben wir eine kostenlose Selbsteinschätzung zum Herunterladen erstellt. Mit dieser Vorlage kannst du dich ganz einfach und strukturiert auf dein nächstes Mitarbeitergespräch vorbereiten. Sie kann auch ein nützliches Werkzeug für die Personaleinsatzplanung und allgemeine Personalplanung sein. Und falls du die Vorlage mit weiteren Fragen oder Feldern ergänzen willst, kannst du dies selbstverständlich tun.

Qualifizierungsmatrix Vorlage

Eine Qualifikationsmatrix, auch Kompetenzmatrix genannt, ist ein praktisches Team- und Projektmanagement-Tool, das Managern dabei hilft, das Beste aus ihren Mitarbeitern herauszuholen und schnell und einfach einen Überblick über die Bedürfnisse der Belegschaft zu erhalten. Immerhin ist es enorm wichtig, die Mitarbeiterqualifikation effektiv zu steuern; allein schon um die Standards für die Rekrutierung und Auswahl zu definieren. Aber auch für das Vorbereiten und Führen von Mitarbeitergesprächen und die richtigen Verhaltensnormen der Mitarbeiter im Unternehmen kommt man um eine solche Qualifikationsmatrix im Personalmanagement nicht mehr herum.

Um Deine eigene Skill-Matrix zu erstellen, kannst Du gerne unsere Vorlage nutzen. Wir erläutern Dir hier im Detail, welche Schritte dazu nötig sind.

Mitarbeitergespräch Fragebogen

Die Performance Deiner Mitarbeiter zu bewerten ist ein wichtiges und gleichzeitig ziemlich heikles Thema in vielen Personalabteilungen. Viele Mitarbeiter sträuben sich gegen diese Art von Feedback: Wer will schon gerne aufgrund seiner Leistung bewertet werden?

Um dir dein nächstes Mitarbeitergespräch noch einfacher zu gestalten haben wir für dich einen kostenlosen Mitarbeitergespräch Fragebogen erstellt, den du auch selbstverständlich ergänzen kannst falls du noch mehr Fragen hast die du in dein nächste Gespräch stellen möchtest.

Personalplanung

Excel Vorlage zur Schichtplanung

Die Organisation von Wechselschichtdiensten gehört zu den aufwändigsten Aufgaben von Personalleitern. Ohne das passende Handwerkszeug kann diese Aufgabe schnell zu einem echten Durcheinander in der Abteilung führen. Wir haben eine Excel-Vorlage zur Schichtplanung erstellt, mit der Personaler die Schichtpläne ihrer Mitarbeiter effektiv und umfassend verwalten können. Diese Excel-Lösung ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Personalplaner, der eine zuverlässige und effiziente Personalplanung in Excel durchführen möchte.

Zeiterfassung 

Vorlage für die Arbeitszeiterfassung

Das deutsche Arbeitszeitgesetz legt zum Schutz der Arbeitnehmer in Deutschland eine wöchentliche Arbeitszeit von maximal 48 Stunden fest. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit aller Mitarbeiter zu erfassen, vor allem um Überstunden im Blick zu behalten und diese entsprechend auszugleichen.

Arbeitszeitnachweise und elektronische Zeiterfassung sind besonders wichtig für Remote-Mitarbeiter, die ihre geleisteten Arbeitsstunden dokumentieren müssen, sowie für Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsvereinbarungen. Die Brückenteilzeit ermöglicht Beschäftigten seit dem 1. Januar 2019, befristet ein bis fünf Jahre in Teilzeit zu arbeiten und danach wieder zur vorherigen Arbeitszeit zurückzukehren.

Kenjo’s Arbeitszeiterfassung Vorlage wurde mit Blick auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit erstellt und ist für alle Benutzer - egal ihrer technischen Fähigkeiten - geeignet. Alles, was du brauchst, um unsere Arbeitszeiterfassung Excel zu verwenden, ist eine Kopie von Microsoft Excel oder OpenOffice und schon kannst du loslegen.

Lade dir jetzt unsere kostenlose Arbeitszeiterfassung Vorlage für Excel herunter.

Vorlage für den Stundennachweis

Um die erbrachte Arbeitszeit effizient zu dokumentieren, bietet Kenjo eine kostenlose Stundennachweis-Vorlage für Word an. Diese Vorlage ist ideal, um schnell und unkompliziert Namen und Projekte festzuhalten, die Daten und Zeiten der verrichteten Arbeit zu notieren sowie die geleisteten Arbeitsstunden zu berechnen. Mit dieser benutzerfreundlichen Vorlage können alle wichtigen Informationen übersichtlich und nachvollziehbar erfasst werden – perfekt für die Personaleinsatzplanung und Personalplanung von Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten oder für Projekte, die eine genaue Zeiterfassung erfordern.

Lade dir jetzt unsere kostenlose Stundennachweis-Vorlage für Word herunter und optimiere deine Arbeitszeiterfassung.

Nachtzuschlag-Rechner

Mit Kenjo's kostenlosem Excel Nachtzuschlag-Rechner kannst du den Nachtzuschlag deiner Mitarbeiter schnell und unkompliziert berechnen. Der Rechner spart dir wertvolle Zeit, indem er alle Berechnungen automatisch durchführt, sodass langwierige und komplizierte Kalkulationen der Vergangenheit angehören. Die Anwendung ist klar und verständlich gestaltet, ohne komplizierte Formeln oder verwirrendes Layout, sodass du direkt loslegen kannst. Darüber hinaus ist der Rechner leicht anpassbar und kann nach deinen individuellen Bedürfnissen bearbeitet werden.

Lade dir jetzt unseren kostenlosen Nachtzuschlag-Rechner herunter und vereinfache deine Lohnabrechnung.

Abwesenheitsmanagement

Excel Vorlage zur Urlaubsplanung

Wie koordinierst Du eigentlich die Urlaubsplanung Deines Teams? Mit dieser Excel-Vorlage gelingt Dir das leichter, schneller und zuverlässiger – versprochen. Du gibst einfach die Daten von deinen Mitarbeitern ein und schon kannst Du die Vorlage nutzen. Wir haben diese Vorlage auf Basis unserer Software für Abwesenheitsmanagement entwickelt.

Du kannst also auf Deine Mitarbeiterinformationen zugreifen und in einem Kalender werden Dir alle Abwesenheiten und Urlaubstage des Teams – unterschiedlich farblich markiert – angezeigt. Lade hier unseren Excel Urlaubsplaner 2022 herunter. Damit behältst du die Kontrolle über die Abwesenheiten und die Urlaubsplanung Deiner Mitarbeiter. Ein Blick auf den Kalender verrät Dir, wer im Büro verfügbar ist und lässt Dich Deine Mitarbeiter besser koordinieren. 

Urlaubsanspruch Rechner

Als HR-Consultant brauchst Du einen Überblick über den Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter. Natürlich bist Du mit dem gesetzlichen Urlaubsanspruch vertraut, aber was genau ändert sich, wenn eine Kündigung vorliegt?

Damit Du als HR-Profi Deine Personalressourcen immer vollständig im Blick hast, haben wir von Kenjo Dir einen Rechner zum Thema Urlaubsanspruch bei Kündigung erstellt.

Urlaubsabgeltung Rechner

Mit unserem Urlaubsabgeltungs Rechner berechnen Arbeitnehmer schnell und unkompliziert wie viele der verbliebenen Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter ausgezahlt werden müssen. Das Dokument ist übersichtlich und verständlich aufgebaut und führt Berechnungen komplett automatisch durch. Unser Urlaubsabgeltungs Rechner ist sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeit-Mitarbeiter geeignet.

Erleichtere Dir die umständliche Aufgabe der Urlaubsabgeltung Berechnung und spare somit Zeit und Geld. Es ist ganz einfach: Alles was Du dazu benötigst, sind die letzten drei Bruttogehälter, die Anzahl der Arbeitstage pro Woche und die nicht genommenen Urlaubstage Deiner Mitarbeiter. Lade unseren Urlaubsabgeltungs Rechner noch heute herunter und berechne Urlaubsabgeltungsansprüche unkompliziert und automatisch.

Recruiting

Excel Vorlage für erfolgreiches Bewerbermanagement

Ein weiteres fundamentales Instrument für Personalabteilungen ist unsere Excel-Vorlage für Recruiting- und Einstellungsprozesse. Bei der Durchführung eines Auswahlverfahrens kommt es auf die Ausarbeitung eines sinnvollen Plans an. Ebenso ist ein entsprechendes Programm zur Überwachung dieses Prozesses notwendig.

Die Vorlage ermöglicht einen Überblick über alle Bewerberinformationen. Diese können anschaulich miteinander verglichen und die geeignetsten Kandidaten für die Position ausgewählt werden. In unserer Excel-Vorlage für erfolgreiches Bewerbermanagement können Personalmanager die Bewerber klassifizieren, die jeweilige Bewerbungsphase angeben und alle Bemerkungen zu den einzelnen Bewerbern einsehen.

Bewerberabsage 

Es gehört wohl zu den schwierigsten Aufgaben bei der Personalbeschaffung, Stellenbewerbenden mitzuteilen, dass die Stelle an jemanden anderen vergeben wurde. Eine höfliche Absage ist hier immens wichtig und das Mindeste, was Personaler tun können. Immerhin haben Stellensuchende viel Zeit, Mühe und in manchen Fällen auch Kosten auf sich genommen, um eine Bewerbung einzureichen und an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen.

Um Dir die Absage für eine Bewerbung zu erleichtern, haben wir Dir einige Muster-Absagen zusammengestellt. Du kannst Dir diese ansehen, um Dich bei der Ansprache oder dem Inhalt inspirieren zu lassen, oder auch Textbausteine übernehmen.

HR Management

Excel Vorlage zur Verfolgung der HR KPIs

Was nicht gemessen wird, kann nicht verbessert werden", sagte schon der US-amerikanische Ökonom Peter Drucker. Ohne die Anwendung der passenden Kennzahlen bzw. KPIs (Key Performance Indicators) können Abteilungserfolge nicht angemessen analysiert werden. KPIs ermöglichen einen Überblick über das gesamte Leistungsspektrum eines Unternehmens und daraus entsprechende Rückschlüsse zu ziehen und zu entscheiden, welche Prozesse verbessert werden müssen. 

Dazu müssen Personaler einfach die entsprechenden Daten in unsere Personalkennzahlen-Excel-Vorlage eingeben. Daraus werden automatisch verschiedene Grafiken generiert, die die wichtigsten Angaben in Bezug zu den jeweiligen Abteilungen übersichtlich darstellen.

Excel Vorlage zur Berechnung von Gehaltserhöhungen

Gehaltsplanungen gehören zu den kompliziertesten Aufgaben, die Personalabteilungen zu bewältigen haben. Zur Definition des nächsten Vergütungsplans bietet Kenjo eine detaillierte Excel-Vorlage an. 

Anhand dieser Vorlage lassen sich die Gehaltserhöhungen der Mitarbeiter auf Grundlage ihrer Arbeitsleistungen berechnen. Außerdem können die einzelnen Daten mit Hilfe von Vergleichsgrafiken und Tabellen analysiert werden.

Organigramm-Vorlagen

Ein Organigramm zeigt Dir Dein gesamtes Unternehmen auf einen Blick und kann sowohl vertikal als auch horizontal strukturiert sein. Anhand der Darstellung kannst Du sehen, wie Dein Unternehmen organisiert ist und es gibt Dir einen Überblick über die Unternehmensstruktur, die unterschiedlichen Teams, Verantwortungsbereiche und Abteilungen. Außerdem ist es ein wichtiges Instrument für die unternehmensinterne Kommunikation und erleichtert beispielsweise Onboarding-Prozesse von neuen Mitarbeitern. 

Das Organigramm von Kenjo zeigt Deinen Mitarbeitenden die Struktur Deines Unternehmens auf einen Blick, sodass jeder einzelne Mitarbeiter seine Position und seinen Verantwortungsbereich direkt einsehen kann. Mit unserer HR-Software und der benutzerfreundlichen Organigramm-Funktion, können Personaler ein Organigramm-Modell nutzen, das je nach Unternehmen individuell gestaltet und angepasst werden kann. Wichtig dabei ist, dass Dein Organigramm immer auf dem neuesten Stand bleibt. Nach jeder Beförderung, Kündigung oder Neueinstellung sollte es aktualisiert werden. Lade noch heute unsere kostenlose Organigramm Excel-Vorlage herunter.

Mitarbeiterdatenbank Excel

Mit unserer Excel Vorlage für Deine Mitarbeiterdatenbank speicherst Du alle Mitarbeiterinformationen übersichtlich an einem Ort. So verschaffst Du Dir Überblick über alle wichtigen Mitarbeiterdaten, erfasst diese DSGVO-konform und kannst wichtige Daten in Bezug auf Gehalt, Kontaktinformationen und Verträge jederzeit einsehen.

Das Beste ist: Du kannst Dir unsere Excel Vorlage für Deine neue Mitarbeiterdatenbank jetzt kostenlos runterladen und dann je nach Deinen Bedürfnissen anpassen. Das Dokument ist sowohl in Google Sheets, als auch als .xlsx-Version auf Deinem Rechner nutzbar. Lade die Vorlage noch heute herunter.

Vorlage Abmahnung

Eine Abmahnung dient dazu, Arbeitnehmern klarzumachen, dass sie gegen eine vertraglich vereinbarte Verpflichtung verstoßen haben. Gleichzeitig stellt sie eine Aufforderung dar, das Verhalten in Zukunft zu unterlassen, da ansonsten eine Kündigung droht.

Wer im Personalwesen arbeitet, viele Aufgaben gleichzeitig erledigen muss und nur wenig Zeit hat seine eigene Vorlage Abmahnung zu erstellen, kann jetzt unser Muster herunterladen. Das Muster Abmahnung enthält eine Kopfzeile mit der Adresse des Angeschriebenen und der jeweiligen Firma. Zusätzlich beinhaltet die Vorlage eine Betreff- und Grußzeile, den Grund für die Abmahnung und die Aufforderung, das Verhalten, das zu der Abmahnung geführt hat, zu ändern.

Lade Dir das Muster noch heute herunter und profitiere von Kenjo, der All-In-One HR- Software. Wer nach noch weiteren Lösungen für das Personalwesen sucht, kann Kenjo ab heute 14 Tage kostenlos testen. Profitiere noch heute von unserer Full-Service-HR-Lösung!

Gehaltsband Vorlage

Gehaltsbänder für ein Unternehmen zu erstellen, kann sich als Herausforderung erweisen. Immerhin hat das Arbeitsentgelt einen erheblichen Einfluss auf die Motivation von Mitarbeitern und die Talentbindung. Mit Gehaltsbändern kann man außerdem Ungleichbehandlungen wie ungleiche Bezahlung vermeiden.  

Wenn Du auf der Suche nach einer Gehaltsband Vorlage bist, dann können wir von Kenjo, der All-In-One HR-Softwarelösung, Dir helfen. Lade noch heute unsere Vorlage herunter und spare damit Zeit und Geld!

Excel-Vorlage für unseren HR-Softwarevergleich

Da viele Unternehmen den Mehrwert einer HR-Software erkannt haben, gelten Softwarelösungen heute im Personalmanagement nicht mehr als Luxus, sondern als unverzichtbar. HR-Softwarelösungen sind mittlerweile fester Bestandteil der alltäglichen Personalarbeit und helfen dem HR-Team, die Personalverwaltung zu optimieren und zu digitalisieren.  

Mit unserer Excel-Vorlage, die wir hier kostenlos zum Download bereitstellen, kannst Du problemlos die wichtigsten HR-Softwarelösungen für das Personalwesen vergleichen. Lade die Vorlage jetzt herunter!

Excel Templates zur Unterstützung der Personalverwaltung

Desweiteren bietet Kenjo, die All-In-One HR-Software, viele weitere Downloads an, um Personaler und Führungskräfte bei Ihrer Arbeit zu unterstützen. Unsere Excel- und Wordvorlagen decken verschiedene Themen wie das Performance-Management, das Bewerbermanagement, die Mitarbeiterschulung und die Zielvereinbarung ab.

Auf unserer Seite “HR-Ressourcen von Kenjo” findest Du die Dokumente unter der Kategorie “Downloads”. Zusätzlich befinden sich hier auch andere, nützliche Dateien, wie z.B. E-Books, Webinare und Interviews. Viel Spaß beim Erkunden!

Personalverwaltung mit Kenjo digitalisieren

Warum verabschiedest Du Dich nicht von einer Personalverwaltung mit Excel-Vorlagen und hebst Deine HR-Arbeit auf ein neues Level? Digitalisiere Deine Personalabteilung und hole Dir die HR-Software von Kenjo.

Damit kannst Du Gehaltsabrechnungen, Recruiting-Prozesse, Jahresurlaubsplanung und Abwesenheiten sowie Mitarbeiterbefragungen und mehr an einem einzigen Ort verwalten. Du hast außerdem die Möglichkeit, alle Daten mit Deinem Team zu teilen und Deine tägliche Arbeit flexibler zu gestalten. Durchschnittlich sparst Du 40 Prozent der Zeit, die Du normalerweise für Verwaltungsaufgaben benötigst.

Mehr über digitales Personalmanagement und effektives Arbeiten im Personalwesen erfährst Du in unserem Artikel über die besten HR Software Anbieter im Vergleich.

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