Excel-Vorlage zur Schichtplanung

Das Managen von Mitarbeitenden im Schichtdienst kann oft chaotisch und herausfordernd sein. Besonders wenn man nicht die richtigen Methoden und Instrumente für die Schichtplanung zur Hand hat.

Als eine der wichtigsten Aufgaben müssen Personal- und Bereichsleitende die verfügbaren Ressourcen innerhalb ihrer Organisation koordinieren.  

Dies setzt voraus, dass den Mitarbeitern*innen Arbeitszeiten oder -pläne zugewiesen werden können, um sie effizient zu verwalten und zu organisieren. Dadurch werden Überschneidungen oder unbesetzte Schichten aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Abwesenheit vermieden.

Kenjo hat eine kostenlose Schichtplan-Vorlage erstellt, mit der Du die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter*innen verwalten und Statistiken erstellen kannst. Damit berechnest Du die an einem Tag geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Fehlzeiten, Urlaubstage, Krankheitstage und Elternzeit.

Was Du über die Schichtplan Excel-Vorlage wissen musst

Mit der Schichtplan Excel-Vorlage hast Du Zugriff auf alle erforderlichen Daten, um die Schichten Deiner Mitarbeiter*innen zu verwalten, was sich gerade im Einzelhandel, in der Gesundheitsbranche und vielen mehr besonders auszahlt:

• Registriere die Mitarbeiterdaten durch die Eingabe von Personaldaten wie z.B.  Vor- und Nachnamen, Mitarbeiternummern und Positionen.
• Erfasse die Mitarbeiterschichten mit einem Protokoll der geleisteten Arbeitsstunden, Gesamtarbeitszeit sowie Überstunden. 
• Lass dir die geleisteten Arbeitsstunden, Urlaube oder Abwesenheiten anzeigen, und Filter nach den benötigten Daten, z. B. nach Mitarbeiterstandort.

Wie verwendet man die Schichtplan Excel-Vorlage? 

Die Schichtplan Vorlage kann von jedem benutzt werden, der über Microsoft Excel verfügt und die Option "Makros" verwenden kann.

Wenn Du Google Drive nutzt, kannst Du auch über diese Anwendung auf eine Online-Version der Schichtplan Vorlage zugreifen.

Im Folgenden Abschnitt erfährst Du, wie Du auf die Excel Datei zugreifen kannst und wie man sie benutzt.

1. - Lade dir die Vorlage herunter, indem Du auf diesen Link klickst: Kenjo Schichtplan Excel-Vorlage.

2. - Du erhältst eine E-Mail in Deinem Posteingang. Solltest Du diese nicht erhalten haben, überprüfe bitte Deinen SPAM-Ordner (Junk-Mail) oder den Ordner für “Werbung” bei einem Gmail-Konto. 

3. - Anleitung (Instructions): Wenn Du die Schichtplan Excel Vorlage öffnest, findest Du als erstes die Excel-Seite mit der Bezeichnung “Instructions”. Hier findest Du eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Seiten der Excel-Vorlage. Du kannst auch hier die Sprache der Vorlage ins Spanische oder Englische ändern, falls du Mitarbeiter*innen hast, die unterschiedliche Sprachen sprechen. 

4. - Dashboard: Auf dieser Seite werden alle Daten und Informationen in der Excel Vorlage zusammengetragen. Was sieht man auf dieser Seite?

• Type of shift: Schichtart 
• Location: Mitarbeiterstandort
• Day: Du kannst den Zeitraum nach, Tag, Monat oder Jahr filtern. 
• Kumulierte Informationen: Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Gesamtzahl der Beschäftigten, Gesamtzahl der Überstunden, Gesamtzahl der Urlaubsstunden, Gesamtzahl der Abwesenheiten.
• Überstunden vs. Krankenstand vs. Urlaub: Nachfolgend findest Du zwei Diagramme mit Stundenstatistiken.
• Geleistete Arbeitsstunden nach Standort: In diesem Diagramm werden die Stunden nach Standort angezeigt. 
• Abschließend findest Du eine Zusammenfassung der Arbeitsstunden pro Mitarbeiter*innen. 

5. - Mitarbeiterinformationen (Employee Information): Auf dieser Seite kannst Du die Mitarbeiterinformation aktualisieren und anpassen. Hier werden Mitarbeiternummern, Vor und Nachnamen, sowie Standorte und Positionen aufgelistet.

6.- Stundenerfassung (Timesheet): Diese Seite aktualisierst du mit den Deines Schichtsystems entsprechenden Arbeitsstunden. WICHTIG! Ändere nur die Zellen, die zu den Spalten "Start", "End" und "Status" gehören.

6.1. - Wähle den Zeitraum in Zelle C3 aus, der dem Wochenbeginn entspricht.

6.2. - Die Daten für ID, Vorname und Nachname sollten nicht geändert werden, da sie automatisch eingefügt werden, wenn sie in der Seite "Mitarbeiterinformationen" hinzugefügt werden (siehe Seite Mitarbeiterinformationen, Spalte G4:H4). 

6.3. - Füge manuell die Anfangszeit (Start) und die Endzeit (Ende) des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin ein.

6.4. - Der Status kann wie folgt ausgefüllt werden:

• • Arbeitsstunden: Mitarbeiterstunden auswählen und auf "Working" (Arbeiten) klicken.
  • Vertrag beendet (Contract finished): In diesem Fall ist es nicht notwendig, etwas auszufüllen, wenn der Vertrag des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin beendet wurde.
  • Urlaub (Vacation): Gib die entsprechenden Urlaubsstunden an. Wenn es ein ganzer Tag ist, sollten es 8 Stunden sein.
  • Krank (Sick leave): Gib hier die Stunden an, in denen der/die Mitarbeiter*in abwesend war, z. B. wegen einer Krankheit oder eines Arztbesuchs.
  • Elternzeit (Maternity/Paternity): Wenn deine Mitarbeiter*innen in Elternzeit gehen, kannst Du es in diesem Feld angeben.

WICHTIG!

Wenn Du den Schichtplan ausgefüllt hast, musst Du die Informationen speichern:

Microsoft Excel-Version: Klicke auf die Schaltfläche "Daten speichern" und dann auf Daten -> Alle Daten aktualisieren. Beide Klicks sind notwendig, um die Informationen zu speichern.

Google Drive-Version: Klicke auf die Schaltfläche "Daten speichern", um die Informationen zu speichern.

7. - Datenvalidierung (Data Validation): Auf dieser Seite kannst Du alle Firmendaten anpassen und aktualisieren. 

7.1. - Rolle: Hier kannst Du die bestehenden Tätigkeitsbezeichnungen Deiner Mitarbeiter*innen anlegen (z.B: Betriebsleiter*in, Kassierer*in, Fachlagerist*in...).

7.2. - Standort: Hier kannst Du die Mitarbeiterstandorte angeben. 

7.3. - Schichtart: Füge die Schichtarten der Mitarbeitenden hinzu.

7.4. - Status: Wir empfehlen, den vorgegebenen Status nicht zu ändern, da dies die auf der Seite "Dashboard" angezeigten Ergebnisse beeinflussen könnte.

7.5. - Zeit: Füge neu Arbeitsstunden hinzu, die auf der Seite "Stundenerfassung” (Timesheet) verwendet werden sollen.

7.6. - Wochenbeginn: Hier kannst Du die Wochen des Jahres aktualisieren. Um es Dir etwas leichter zu machen, haben wir schon alle Wochen für 2022 erstellt.

8. - Übersetzung (Translation): Auf dieser Seite kannst Du die Namensgebung der verschiedenen Seiten der Excel-Vorlage ändern oder bearbeiten. 

Mit dieser Schichtplan Excel-Vorlage kannst Du jetzt die Schichtpläne Deiner Mitarbeiter*innen verwalten und planen.

Monatsplan Excel Vorlage

Ein Monatsplan Excel Vorlage hilft dir, die Schichtplanung übersichtlich und effizient über den gesamten Monat zu organisieren. Die passende Schichtplan Excel Vorlage von Kenjo enthält bereits ein integriertes Monats-Dashboard, das folgende Vorteile bietet: Filtern nach Tag, Monat oder Jahr, Anzeigen der Gesamtarbeitsstunden, Überstunden oder Abwesenheiten sowie visuelle Diagramme zur schnellen Analyse.

Vorteile auf einen Blick:

• Übersichtlicher Monatsüberblick: Alle Schichten eines Monats in einer strukturierten Tabelle – ideal für Personalverantwortliche und Bereichsleitende.

• Monatliches Dashboard: Zeigt kumulierte Kennzahlen wie Arbeitsstunden, Überstunden und Feiertage und gibt einen schnellen Überblick über Personalressourcen.

• Filtermöglichkeiten nach Monat: Mit einem Klick kannst du nur die Schichten eines bestimmten Monats anzeigen lassen – praktisch, um wiederkehrende Muster oder Engpässe zu erkennen.

• Flexibilität & Versionskontrolle: Die Vorlage erlaubt neue Monats-Datenblätter anzulegen – so bleiben deine historischen Pläne übersichtlich geordnet und archiviert.

👉 Für noch mehr Komfort: Probiere zusätzlich den  kostenlosen Schichtplaner von Kenjo aus – online, kollaborativ und ohne Excel-Downloads.

Personaleinsatzplanung in Excel

Die Personaleinsatzplanung in Excel ist ein wichtiges Tool für Unternehmen, die Mitarbeiterschichten flexibel, effizient und nachvollziehbar koordinieren möchten. Die Schichtplan Excel Vorlage von Kenjo unterstützt dabei umfassend:

• Mitarbeiterdaten erfassen: Trage Namen, Mitarbeiternummern, Position und Standort ein – so hast du alle relevanten Personaldaten übersichtlich in einem Sheet.

• Schichten & Arbeitszeiten dokumentieren: Erfasse Start-, Endzeit und Status (z. B. Arbeit, Urlaub, Krank) – die Vorlage berechnet automatisch Tagesarbeitsstunden, Überstunden sowie Abwesenheiten.

• Dashboard für Personalübersicht: Visualisiere Personaleinsatzdaten wie Arbeitsstunden pro Standort oder Mitarbeiter und analysiere auftretende Muster durch Diagramme.

• Datenvalidierung & Anpassbarkeit: Passe Rollen, Standorte oder Schichtarten über das Validierungs-Sheet an – so behält deine Einsatzplanung stets die passende Struktur.

• Mehrsprachige Nutzung & Kollaboration: Dank Übersetzungsoptionen (Deutsch/Englisch/Spanisch) und Online-Zugriff (z. B. über Google Drive) eignet sich die Vorlage für internationale oder remote arbeitende Teams.

👉 Wer langfristig mehr will, sollte einen Blick auf die  Dienstplan Software von Kenjo werfen. Sie digitalisiert die gesamte Planung, integriert Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnungsvorbereitung – und spart so deutlich mehr Zeit als Excel.

Dienstplan Excel Vorlage

Eine Dienstplan Excel Vorlage ist die Grundlage für viele Unternehmen, um Arbeitszeiten zu koordinieren und Schichten fair zu verteilen. Sie eignet sich besonders für kleine Teams oder Betriebe, die eine schnelle und einfache Lösung ohne zusätzliche Software benötigen.

Typische Funktionen einer Dienstplan Excel Vorlage:

• Tages- und Wochenpläne: Arbeitszeiten lassen sich flexibel eintragen und anpassen.

• Abwesenheiten berücksichtigen: Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheiten können im Plan markiert werden.

• Übersichtliche Struktur: Spalten und Zeilen sorgen für Klarheit bei Mitarbeitenden und Führungskräften.

• Kostengünstig & unkompliziert: Keine zusätzlichen Lizenzgebühren – sofort einsatzbereit.

👉 Für alle, die mehr Transparenz und weniger manuellen Aufwand suchen, ist der  kostenlose Schichtplaner die bessere Wahl. Und wer langfristig plant, findet mit der Dienstplan Software eine skalierbare Lösung, die weit über Excel hinausgeht.

Digitalisiere die Schichtpläne Deiner Mitarbeiter*innen

Du suchst nach einer digitalen Lösung für deine Schichtpläne? Dann zögere nicht! Setz Dich jetzt mit uns in Verbindung und wir klären Deine Fragen zur Schichtarbeit und Schichtmodellen. Außerdem demonstrieren wir gerne, wie Du mit Kenjos Komplettlösung ganz einfach und schnell die Schichtpläne Deiner Mitarbeiter*innen verwalten und planen kannst.  Falls du hilfe bei deiner Entscheidung brauchst, schau dir gerne unseren Artikel zu den besten Schichtplan Software an.

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