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Personalabteilung

Alles was du über Schichtarbeit und Schichtmodelle wissen musst

Schichtarbeit ist besonders in größeren Unternehmen und in Branchen gängig, die über die übliche Tagesarbeitszeit hinaus arbeiten, zum Beispiel in großen produzierenden Unternehmen, im Gesundheitswesen oder auch im Einzelhandel. Schichtmodelle helfen, die Arbeit in mehreren Schichten erfolgreich zu organisieren und auf die Bedürfnisse eines Unternehmens abzustimmen.

 

Arbeitgeber müssen sich allerdings bei der Gestaltung des Schichtdienstes an gesetzliche Vorgaben halten. Diese sind unter anderem in der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) und im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Umso wichtiger ist es deshalb zu wissen, welches Schichtsystem zu Deinem Unternehmen passt und gleichzeitig ausreichend Ruhe- und Erholungszeiten für Deine Mitarbeiter*innen schafft.

 

 

Was sind Schichtmodelle?

 

Zunächst einmal bedeutet Schichtarbeit, dass die Mitarbeiter zu verschiedenen, gegebenenfalls wechselnden Tageszeiten arbeiten müssen, mitunter auch nachts.

 

Schichtmodelle beschreiben wiederum die Art und Weise, wie Arbeitgeber die Schichten innerhalb eines Tages oder einer Woche in einem Schichtplan einteilen. Herausfordernd bei der Planung von Schichten ist, die vorgeschriebenen gesetzlichen Regelungen zu Ruhezeiten einzuhalten. Welches Modell sich für die Schichtarbeit in einem Unternehmen am besten eignet, hängt von den Anforderungen des Betriebs und der Branche ab (siehe saisonale Schwankungen), aber auch von der Anzahl der verfügbaren Personen pro Schicht. Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Modelle, die Schichten aufzuteilen. Ausführlichere Informationen dazu findest Du weiter unten.

 

Schichtmodelle basieren meist auf sogenannten Wechselschichten, das heißt, die Arbeitnehmer*innen wechseln sich ab, um etwa die Produktion des Unternehmens im vorgegebenen zeitlichen Rahmen aufrechtzuerhalten. In unterschiedlichen Fällen schließt dies auch einen 24-Stunden-Betrieb oder Wochenend- und Feiertagsarbeit ein.

 

Der DGB definiert Wechselschicht als „eine besondere Form der Schichtarbeit, in der die Arbeitszeit einem Mehrschichtsystem folgt“, beispielsweise in einem Drei-Schichtsystem. Das heißt, bei einem Wechselschichtsystem oder Wechselschichtmodell ändert sich die Reihenfolge der Schichten in einem regelmäßigen Rhythmus. „Eine Person leistet also Wechselschicht, wenn sich die Arbeitszeit dauerhaft rhythmisch verändert, sie also ihre Arbeit zu wechselnden Zeiten ausübt.“

 

Üblich sind Wechselschichten beispielsweise im Gesundheitswesen oder bei Bereitschaftsdiensten. Die Schichten werden im Voraus in einem Schichtplan zeitlich festgelegt und gleichmäßig auf die Mitarbeiter*innen aufgeteilt. Damit soll vermieden werden, dass Mitarbeiter*innen nicht nur am Wochenende oder in der Nacht arbeiten. Meist ändert sich der Arbeitsrhythmus wöchentlich.

 

 

Gesetzlichen Regelungen zur Schichtarbeit

 

Die EU-Mitgliedstaaten können eigene Gesetze zu Arbeitszeiten und Schichtarbeit erlassen, „müssen sich aber innerhalb des Rahmens bewegen, den die EU vorgibt“, heißt es auf EU-Info.Deutschland. Dazu gehört auch die Einhaltung des Recht auf faire Arbeitsbedingungen, das beispielsweise in der Europäischen Säule sozialer Rechte sowie in der Charta der Grundrechte der EU verankert ist. 

 

Die EU-Arbeitszeitrichtlinie gibt den Spielraum zur Gestaltung der Arbeitszeit – und damit auch der Schicht- und Nachtarbeit – in den einzelnen Mitgliedsstaaten vor:

 

  • Die wöchentliche Höchstarbeitszeit darf 48 Stunden einschließlich Überstunden nicht überschreiten.
  • Arbeitnehmer*innen haben nach 6 Arbeitsstunden das Recht auf eine Ruhepause.
    Die Arbeitnehmer*innen haben ein Recht auf eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Schichten (alle 24 Stunden).
  • Arbeitgeber müssen eine wöchentliche Ruhezeit von mindestens 24 Stunden zuzüglich der täglichen Ruhezeit von 11 Stunden gewähren (wöchentlich bezieht sich auf einen Sieben-Tages-Zeitraum).
  • Arbeitnehmer*innen haben außerdem einen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub von mindestens vier Wochen pro Jahr.
  • Für Nachtarbeit gelten besondere Schutzmaßnahmen.

 

In Deutschland wird die Arbeitszeit, Nacht- und Schichtarbeit unter anderem im Deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG), im Mutterschutzgesetz (MuSchG) und im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSch) geregelt. Folgendes solltest Du bei der Erstellung von Schichtplänen unbedingt beachten:

 

  • § 4 ArbZG: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden ist eine Ruhepause von 30 Minuten verpflichtend.
  • § 6 Abs. 1 ArbZG: Nachtarbeits- und Schichtpläne sollten nach gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen gestaltet sein; das heißt unter anderem max. 3 bis 4 Nachtschichten hintereinander, nach einer Nachtschichtphase möglichst lange Ruhephase von möglichst mehr als 24 Stunden, ungünstige Schichtfolgen vermeiden, angemessener Freizeitausgleich.
  • § 6 Abs. 2 ArbZG: Auch bei Nachtarbeit darf die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden (§ 6 ArbZG); Nachtschichten dürfen ausnahmsweise auch Schichten mit zehn Stunden umfassen, wenn „innerhalb von einem Kalendermonat oder innerhalb von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden“.
  • § 6 Abs. 3 ArbZG: Grundsätzlich ist keine Altersgrenze für Schichtarbeit im ArbZG vorgegeben; allerdings haben Arbeitnehmer*innen nach Vollendung des 50. Lebensjahres Anspruch auf eine jährliche arbeitsmedizinische Untersuchung,
  • § 6 Abs. 6 ArbZG: Arbeitnehmer*innen in Nachtarbeit müssen den gleichen Zugang zur betrieblichen Weiterbildung und Förderungsmaßnahmen erhalten.
  • § 5 Abs. 1 MuSchG: Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr ist für werdende und stillende Mütter grundsätzlich nicht zulässig.
  • § 14 JArbSch: Grundsätzlich dürfen Jugendliche nur zwischen 6 und 20 Uhr arbeiten; es gibt allerdings Ausnahmen und nach Alter gestaffelte Abweichungen von dieser Vorgabe, die ebenfalls in diesem Paragrafen geregelt sind.

 

 

Welche Schichtmodelle gibt es?

 

Unternehmen handhaben die Gestaltung der Arbeits- und Schichtzeiten unterschiedlich. Je nachdem, wie die Arbeit organisiert ist, kommen unterschiedliche Schichtmodelle zum Einsatz. Unterschieden können wir Schichtmodelle zunächst hinsichtlich ihrer Durchlaufzeit:

 

 

Vollkontinuierliches Schichtmodell

 

Bei vollkontinuierlichen Schichtmodellen (auch „Vollkonti“ genannt) arbeiten Unternehmen rund um die Uhr, also 24 Stunden am Tag, sieben Tage pro Woche. Die Mitarbeiter*innen arbeiten normalerweise in drei Schichten – Früh-, Spät- und Nachtschicht. Mitunter gibt es eine Tagesschicht zusätzlich.

 

 

Teilkontinuierliches Schichtmodell ohne Wochenende

 

Anders als beim vollkontinuierlichen Schichtmodell ist hier das Wochenende frei, das heißt, die Mitarbeiter*innen machen Schichten nur an fünf Tagen pro Woche – aber ebenfalls rund um die Uhr, also Früh-, Spät- und Nachtschicht. Dieses Modell findet in vielen Produktionsunternehmen Anwendung.

 

 

Teilkontinuierliches Schichtmodell ohne Nachtarbeit

 

Ein teilkontinuierliches Schichtmodell kann aber auch auf sieben Tage pro Woche ausgelegt sein, allerdings ohne den Einsatz von Nachtarbeit. Beispielsweise arbeiten Mietwagenverleihe oder der Einzelhandel am Flughafen oftmals nach diesem Modell. 

 

Im Folgenden unterscheiden wir die Schichtmodelle auf Basis der eigentlichen Anzahl der Schichten:

 

 

Zwei-Schichtmodell (Zweischichtbetrieb)

 

Der Name verrät es schon: Das Zwei-Schichtmodell besteht aus zwei nacheinander liegenden Schichten und bezieht sich meist auf das teilkontinuierliche Schichtmodell ohne Nachtarbeit. Denn mit nur zwei Schichten ist ein Tag- und Nachtbetrieb nicht möglich, ohne dass es auf Kosten der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen ginge. In der Regel wechseln die Arbeitnehmer*innen wöchentlich zwischen Früh- und Spätschicht ab.

 

 

Drei-Schichtmodell

 

Für einen Rund-um-die-Uhr-Betrieb brauchen Unternehmen ein Schichtmodell mit mindestens drei Schichten, also Früh-, Spät- und Nachtschicht zu je acht Stunden. Ein Unternehmen im 24-Stunden-Betrieb wendet das vollkontinuierliche Schichtsystem an. Arbeitnehmer*innen haben in der Regel zwei Ruhetage zwischen den einzelnen Schichtwechseln.

 

 

Vier- oder Fünf-Schichtmodelle

 

Laut DGB kommen Vier- oder Fünf-Schichtmodelle dann zum Einsatz, „wenn in Tarifverträgen Arbeitszeiten geregelt sind, die sich in einem Vollkonti-Schichtsystem‘ mit einem Drei-Schichtmodell nicht realisieren lassen“ – und die gesetzliche Höchstarbeitszeit pro Woche gefährden könnten. Bei Vier- oder Fünf-Schichtmodellen haben Unternehmen die Möglichkeit, einen kontinuierlichen Betrieb durch mehr als drei Schichten zu gewährleisten. Beispielsweise können hier bestimmte Zeiten am Tag höher besetzt werden; zur Früh-, Spät- und Nachtschicht kommt dann noch eine Tagesschicht hinzu (etwa als Urlaubs- oder Krankenvertretung).

 

 

Rollierende Schichtsysteme

 

Damit alle Arbeitsprozesse reibungslos ablaufen, müssen Unternehmen die Schichtfolgen festlegen: Rotierende Schichtsysteme sollen eine gerechte Arbeitsverteilung im Unternehmen gewährleisten und beschreiben im Grunde diese Aufeinanderfolge der Schichten. Dabei unterscheiden wir zwischen vorwärts- und rückwärts rotierenden Schichtsystemen. Vorwärts rotierende Schichtfolgen sind laut Untersuchungen gesundheitlich besser für die Beschäftigten als die umgekehrte Reihenfolge. Bei Schichtfolgen, die vorwärts, also im Uhrzeigersinn, rotieren, wechseln die Mitarbeiter*innen von Frühschicht auf Spätschicht und anschließend von Spätschicht auf Nachtschicht.

 

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Vorteile eines Schichtsystems 

 

Schichtarbeit ist relativ weit verbreitet und bietet wichtige Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte:

 

 

Vorteile für Arbeitgeber 

 

  • Unternehmen können die Schichtpläne ihrer Mitarbeiter*innen flexibler anpassen, je nach Auftragslage
  • Wechselschichten oder wechselnde Schichtzuteilungen sorgen nicht für Unmut bei der Belegschaft, da sie gleichmäßig auf die Mitarbeiter*innen aufgeteilt werden
  • Durch die wechselnden Arbeitszeiten und die damit verbundenen unterschiedlichen Aufgaben in den einzelnen Schichten wird ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag gefördert.
  • Mehrschichtsysteme ermöglichen verlängerte Betriebszeiten, beispielsweise einen 24-Stunden-Betrieb, und damit auch eine bessere Erreichbarkeit (wichtig im Kundenservice).

 

 

Vorteile für Arbeiternehmer*innen 

 

  • Schichtarbeit bietet Vorteile in der Freizeitgestaltung durch die flexible Anpassung der Schichten an individuelle Bedürfnisse (freie Vor- und Nachmittage oder freie Tage in der Woche).
  • Für Nacht- und Wochenendarbeit gibt es in vielen Branchen sogenannte Schichtzulagen.

 

 

Nachteile eines Schichtsystems

 

Natürlich bieten Schichtsysteme nicht nur Vorteile. Es ergeben sich auch einige Nachteile, und zwar für beide Seiten:

 

 

Nachteile für Arbeitgeber

 

  • Eine schlechte Schichtorganisation kann zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter*innen führen.
  • Eine verspätete Bekanntgabe der Schichtpläne ist ebenfalls problematisch.
  • Außerdem kann sich eine schlechte Schichtplanung negativ auf die Produktivität auswirken und vermehrt zu Arbeitsausfällen führen. 
  • Schichtarbeit bedeutet auch höhere gesundheitliche Risiken für die Beschäftigten.
  • Wenn Mitarbeiter*innen auch in ihrer Freizeit keine richtigen Erholungsphasen einlegen, erhöht dies das Risiko von Fehlern und damit auch von Arbeitsunfällen.
  • Unternehmen entstehen höhere Kosten aufgrund von Schichtzuschlägen, beispielsweise bei Nacht- und Sonntagsarbeit
  • Die Planung von Schichtsystemen erfordert einen höheren Koordinationsaufwand, insbesondere bei geringerer Personalstärke.
  • Für viele Arbeitnehmer*innen ist Schichtarbeit weniger attraktiv.

 

 

Nachteile für Arbeitnehmer*innen

 

  • Für viele Arbeitnehmer*innen ist es herausfordernd, sich an bestimmte Schichtpläne anzupassen; regelmäßige Schichtarbeit führt zu Schlafmangel und verringert die Schlafqualität, was mittel- bis langfristig dazu führen kann, dass sie sich in Ruhezeiten nicht ausreichend erholen können.
  • Wenn Schichten und Ruhephasen nicht ordentlich aufeinander abgestimmt sind, können Probleme wie Angstzustände, Stress und Depressionen bei Arbeitnehmer*innen auftreten.
  • Grundsätzlich hat dauerhafte Schichtarbeit negative Auswirkungen auf die Gesundheit und steigert das Erkrankungsrisiko.
  • Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist schwieriger, vor allem, wenn sich der Schichtplan regelmäßig ändert.

 

 

Wo wird Schichtarbeit eingesetzt?

 

Schichtarbeit und Schichtmodelle gibt es in viele Branchen; insbesondere in jenen, in denen beispielsweise rund um die Uhr produziert wird oder auch außerhalb der üblichen Tagesarbeitszeit die Weiterarbeit erforderlich ist. Schichtarbeit ist üblich:

 

  •  in sozialen Berufen
  • im Gesundheitswesen
  • im Logistikbereich
  • im Einzelhandel
  • bei Bereitschaftsdiensten
  • bei Verkaufspersonal, u.a. in Tankstellen
  • im Sicherheitsdienst
  • im öffentlichen Verkehrsdienst
  • in Kraftwerken und Chemieanlagen
  • in der Stahlindustrie
  • im Flugverkehr
  • in der Gastronomie 
  • etc.

 

 

Schichtarbeit richtig umsetzen

 

Von Unternehmen zu Unternehmen kann die Schichtorganisation, also die Häufigkeit der Schichtwechsel, die Schichtlänge oder auch die Anzahl der nacheinander liegenden Schichten etwas anders aussehen. Eines sollte bis hierher aber klar geworden sein: Eine schlechte Organisation der Schichten zieht zahlreiche Probleme am Arbeitsplatz mit sich. Damit Du die Schichtarbeit in Deinem Unternehmen gut gestalten kannst, haben wir hier einige sogenannte Best Practices zur Schichtorganisation für Dich:

 

  • Ruhepausen von 30 oder 45 Minuten regelmäßig einhalten
  • ungünstigen Schichtwechsel vermeiden und vorwärts rotierende Schichtpläne erstellen, die die gesetzlichen Ruhezeiten berücksichtigen und regelmäßig ein Wochenende mit zwei zusammenhängenden freien Tagen gewährleisten
  • Regelmäßigkeit in der Schichtfolge sicherstellen
  • Anzahl der aufeinanderfolgenden Nachtschichten begrenzen, nicht mehr als vier aufeinanderfolgende Nachtschichten
  • Arbeitnehmer ermutigen, ihre Pausen bei Schichten von mehr als 6 Stunden einzuhalten  
  • Ruhezeiten als Block und nicht als einzelne Tage in den Schichtplan integrieren
  • ausreichende Ruhezeiten zwischen zwei Schichten einplanen (mindestens elf Stunden)
  • Dienstpläne langfristig und vorhersehbar planen und rechtzeitig bekanntgeben
  • Arbeitnehmer*innen an ihre Eigenverantwortung erinnern und deutlich machen, wie wichtig es ist, sich in der arbeitsfreien Zeit zu erholen
  • Arbeitnehmer*innen arbeitsmedizinischen Vorsorge anbieten
  • Bedürfnisse der Beschäftigten bei der Schichtplangestaltung berücksichtigen und sie an der Planung beteiligen
  • Software zur automatischen Erstellung von Schichtplänen verwenden für eine funktionierende Schichtorganisation

 

 

Schichtplanung in Excel oder mit Planungssoftware?

 

Zur Organisation und Gestaltung von Schichtplänen eignen sich insbesondere zwei Instrumente: Excel-Tabellen oder Planungssoftwares zur digitalen Schichtplanung. Im Folgenden sehen wir uns beide Tools zur Schichtplanung genauer an:

 

 

Schichtplanung mit Excel-Vorlage

 

Mithilfe von Excel-Vorlagen ist eine gut funktionierende Schichtplanung möglich, da sie meist wichtige Anforderungen an die Schichtorganisation erfüllen. Mit Excel kannst Du also Schichtpläne auf Monatsbasis erstellen und behältst den Überblick über Deinen aktuellen Personaleinsatz. Außerdem kannst Du bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Folgendes gehört in einen Excel-Schichtplan:

 

  • ein Monatskalender;
  • die Kalenderwoche, für die der Plan gilt;
  • Beginn und Ende der Schichten müssen definiert und den jeweiligen Mitarbeiter*innen zugewiesen sein (es sollte leicht ersichtlich sein, zu welchen Uhrzeiten die Mitarbeiter*innen eingeteilt sind);
  • quantitative Daten wie Wochenstunden (also eine Übersicht, wie häufig die Mitarbeiter*innen bereits eingeteilt worden sind) 
  • Fehlzeiten und Urlaubsanspruch
  • Zeitcode: beispielsweise steht der Buchstabe „M“ für die Frühschicht und „T“ für die Nachmittagsschicht;
  • monatlicher Kalender auf jeder Registerkarte.

 

Excel-Vorlagen beschränken sich meistens auf die wesentlichen Funktionen. Es ist zum Beispiel weder möglich, einzelnen Mitarbeiter*innen automatisch eine Schicht zuzuweisen, noch sie über die Schichtplanung zu informieren oder ihr Feedback dazu einzuholen. Zudem ist die manuelle Schichtplanung in Excel mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.

 

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Gerade in einer komplexeren Arbeitsumgebung mit mehreren Standorten, Abteilungen oder Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe kann eine effiziente Schicht- oder Personaleinsatzplanung so schnell umständlich werden. 

 

 

Schichtplanung mittels Planungssoftware

 

Hinter einer guten Schichtplanung stecken meist ein komplexer Planungsprozess und ein erhöhter Verwaltungsaufwand. Deshalb sollte eine gute Planungssoftware folgende Aktionen ermöglichen: 

 

  • automatische Schichtzuweisung an einzelne Mitarbeiter*innen
  • Anzeigen des Schichtplans nach Tagen, Monaten und Wochen
  • Benachrichtigungen der Mitarbeiter*innen über Dienstpläne per E-Mail
  • Feedback zu den Dienstplänen seitens der Mitarbeiter*innen sammeln
  • Schichtplanung an Teamleiter*innen abgeben
  • Anzeige filtern nach geleisteten Arbeitsstunden, Abteilungen, Funktionen der einzelnen Mitarbeiter*innen, Standorten oder Unternehmen
  • automatische Erstellung von Berichten und Reports sowie Export dieser Berichte in unterschiedlichen Formaten 

 

Durch den Einsatz einer Software zur Schichtplanung ergeben sich zahlreiche Vorteile. Eine digitale Schicht- und Personaleinsatzplanung …

 

  • spart Zeit und ist effizienter
  • ist transparenter für die Mitarbeiter*innen
  • ermöglicht eine leichtere und flexiblere Schichtplangestaltung (zum Beispiel bei unerwartetem Personalausfall); jede Änderung ist in Echtzeit einsehbar
  • bietet erhöhte Planungssicherheit 
  • steigert die Mitarbeiterzufriedenheit durch die Möglichkeit, das Personal in die Planung aktiv einzubeziehen, und eine leichtere Kommunikation rund um die Schichtplanung (wie die Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen)
  • erhöht die Datensicherheit (kein plötzlicher Verlust der Dateien) 
  • ermöglicht eine reibungslose Planung, da sich Schicht- und Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnungen in einem Tool automatisieren lassen

 

Dank richtiger Vorbereitung und methodischen Prozessen muss die Schichtplanung kein Schreckgespenst sein.  Die Kontrolle über die Schichtplanung entlastet nicht nur die betroffenen Manager*innen, sondern führt auch zu einem effizienteren Ressourceneinsatz Deiner Mitarbeitenden und einer weniger durch Personalprobleme gefährdeten Unternehmenskultur.

 

Wir empfehlen  den Einsatz eines Online-Schichtplaners, um für mehr Transparenz und Übersicht bei den Arbeitszeiten zu sorgen.

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