Die 7 größten HR-Herausforderungen im Einzelhandel

Im Einzelhandel sehen sich Personalverantwortliche enormen Herausforderungen und Aufgaben gegenüber. Hohe Fluktuationsraten, Saisonarbeitende, Mitarbeiterschulungen und viele über verschiedene Standorte verteilte Filialen zählen hier zu den Besonderheiten.

Gleichzeitig zwingen der demografische und technologische Wandel HR-Abteilungen dazu, verstärkt auf die Mitarbeiterbindung zu setzen. Ausbildungs- und Stellenangebote im Einzelhandel bleiben oft lange unbesetzt und viele junge Menschen interessieren sich eher für ein Studium als eine Ausbildung. Wie Unternehmen die Beschäftigten an sich binden können und wie sie diese zum zentralen Erfolgsfaktor machen schauen wir uns in diesem Artikel genauer an.

Aktuelle HR-Herausforderungen im Einzelhandel

Laut einer Befragung unter Personalverantwortlichen des Handels kämpfen 90 Prozent aller HR-Manager*innen im Handel mit den rasanten Entwicklungen der Ereignisse seit Beginn der Corona-Pandemie. Weitere wichtige aktuelle HR-Herausforderungen sind:

• Verantwortung als Arbeitgeber
• Anpassung von Prozessen
• Veränderte Kommunikation
• Verunsicherte Mitarbeiter
• Veränderter Personalbedarf wie Kurzarbeit

Angesichts des Fachkräftemangels steht der Einzelhandel vor der großen Herausforderung, qualifizierte, lernbereite und engagierte Mitarbeiter*innen zu finden, die gewillt sind, die nötigen Veränderungen im Unternehmen voranzutreiben. 

Durchdachte Employer-Branding-Maßnahmen bilden hier eine sinnvolle Maßnahme, qualifizierte Bewerber*innen für den Einzelhandel zu begeistern. 

Ebenso müssen Personaler ältere Mitarbeitende durch den digitalen Veränderungsprozess führen, um diese für die neuesten technischen Weiterentwicklungen fit zu machen. Helfen können hier beispielsweise:

• Softwarebasiertes Kundenmanagement
• Social-Media-Marketing
• Datenanalyse
• Digitale Kassensysteme
• Qualifizierende Fort- und Weiterbildungen

Die 7 Herausforderungen für das Personalwesen im Handel

Der Einzelhandel ist eine arbeitsintensive Branche mit hohem Wettbewerb und vielen Herausforderungen wie etwa die Lagerhaltung, das Flächenmanagement und unterschiedliche technologische Anpassungen. Zusätzlich ist das Thema Personalmanagement an sich schon recht kompliziert und bündelt viele verschiedene Aufgaben unter einem Dach:

1. Personalrekrutierung und Mitarbeiterbindung

Fluktuationsraten für Einzelhandelsbeschäftigten sind hoch und mit noch höheren Personalkosten verbunden. Vielen Studie des Center for American Progress zufolge beträgt die Summe, die es bedarf einen Mitarbeitenden mit weniger als 30.000 USD pro Jahresgehalt zu ersetzen, 16% ihres Jahresgehalts. Wir denken hier an Einstellungs- und Ausbildungskosten.

Personalabteilungen im Einzelhandel sollten in fähige Mitarbeitende investieren und ihnen genügend Anreize bieten, mit dem Unternehmen zu wachsen. Neben dem Gehalt sind eine gute Unternehmenskultur und eine starke Unternehmensidentität wichtig, um die nächste Mitarbeitergeneration anzusprechen.

Zudem gilt es, kundenorientierte Kandidaten*innen zu finden und zu halten, die gerne auch ungewohnte Arbeitszeiten in Kauf nehmen.

Entsprechende Software kann aus den genannten Gründen ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterentwicklung, das Aufspüren von Problemen, die Ausarbeitung einer gerechten Lohnpolitik und die Umsetzung kurz- und langfristiger Lösungen sein.

2. Schichtarbeit und Schichtplanung

Da im Einzelhandel Schichtsysteme, verlängerte Öffnungszeiten und Wochenendarbeiten an der Tagesordnung sind, arbeiten in der Regel HR-Manager*innen die Schichtplanung aus.

Zu Stoßzeiten wie zum Beispiel an Weihnachten und in den Sommerferien kann es zudem passieren, dass Unternehmen den Personalbestand aufstocken müssen, um der großen Kundennachfrage nachzukommen. Die Schichtplanung und die saisonbedingte Rekrutierung bedeuten für das HR-Team in diesen Fällen einen zusätzlichen Aufwand.

Ein schlechtes Schichtmanagementsystem kann hier zu Unzufriedenheit, Fehlzeiten oder hoher Personalfluktuation führen. Deshalb kann ein entsprechendes System hilfreich sein, die Schichten automatisch und früh genug festzulegen, so dass die Beschäftigten sich selbst organisieren können.

3. Mitarbeiterschulungen  

Die Ausarbeitung von Personalentwicklungsmaßnahmen und Mitarbeiterschulungen spielt eine entscheidende Rolle bei der Weiterentwicklung und Verbesserung der Mitarbeiterkompetenzen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Allerdings kann sich die Umsetzung eines auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnittenen Fortbildungsprogramms als problematisch erweisen. 

Folglich ist das HR-Team gefragt, das richtige Gleichgewicht zwischen Weiterbildung und Neueinstellungen zu finden und  dementsprechend sollten nach der Einarbeitungszeit die Fachkräfte durch diverse Anreize, Prämien und Weiterbildungsmaßnahmen an das Unternehmen gebunden werden.

4. Prozessautomatisierung

Der digitale Wandel befindet sich langsam aber sicher in allen Unternehmen auf dem Siegeszug, und das Personalmanagement bildet da keine Ausnahme. Hier stehen die Verantwortlichen vor der Aufgabe, Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen und damit wirtschaftlicher zu arbeiten.

Durch den Einsatz moderner Informationstechnik und HR-spezifischer Software kann das Personalwesen maschinelle und administrative Aufgaben schneller erledige, sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und wichtige Daten für eine bessere Entscheidungsfindung gewinnen.

5. Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit zählen zu den zentralen Anliegen aller Unternehmen und fallen größtenteils in den Zuständigkeitsbereich von Personalabteilungen Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Höhere Produktivität und Rentabilität
• Zufriedenere Kund*innen
• Geringere Fluktuations- und Abwesenheitsquote
• Höhere Einnahmen

Die Mitarbeiterzufriedenheit lässt sich beispielsweise durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen mit dem eNPS messen. Mittels dieser Daten können HR-Abteilungen Präventivmaßnahmen ergreifen und die Folgen dieser Aktivitäten überprüfen. Die Angestellten müssen das Gefühl vermittelt bekommen, dass sie mitreden können und dass ihre Anliegen für das Unternehmen von Bedeutung sind.

Hier können sich HR-Manager*innen beispielsweise auf die Verbesserung der Unternehmenskultur und Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden konzentrieren.

6. Performance Management und Feedback

Unternehmen suchen zunehmend nach objektiven Wegen, um die Arbeitsleistung ihrer Beschäftigten zu messen.

Im Einzelhandel gehört die Leistungsbeurteilung zusammen mit der 360 Grad Feedback Methode zur erfolgreichsten Bewertungsmethode. Hier äußern sich Kollegen und Kolleginnen, Angestellte, direkte Vorgesetzte, externe Kund*innen und Partner*innen ihre Meinung zu den Leistungen der einzelnen Mitarbeitenden.

Dabei kommen viele verschiedene Meinungen und Bewertungen von unterschiedlichen Parteien ins Spiel. Weil Meinungen meistens subjektiv und aus dem Moment heraus getroffen werden, eignet sogenannte Performance-Management-Software, um diesen Prozess zu automatisieren und eben nicht nur auf die Meinung von einzelnen zu vertrauen. Sie zeigen Fragebögen, Feedback und Ergebnisse in automatisch erstellten Berichten an und sind äußerst hilfreich um ein ganzheitliches Bild von jedem Mitarbeiter darzustellen.

7. Datenmanagement

HR-Teams arbeiten mit einer Menge vertraulicher Dokumente und Daten. Die Verwaltung und Sicherung dieser Dateien kann eine echte Herausforderung sein. Die beste Lösung ist daher der Einsatz einer cloud-basierten HR-Software, die alle Informationen zentralisiert.

Dadurch kann das HR-Team Gehaltsabrechnungen, Berichte, Organisationstafeln und alle täglich verwendeten Dokumente bearbeiten. Insbesondere für den Einzelhandel mit seinen verschiedenen Verkaufs- und/oder Produktionsstandorten sowie Niederlassungen bedeutet dies eine erhebliche Entlastung.

Ebenso können Mitarbeitende dank einer HR-Software 

• auf alle wichtigen Informationen zugreifen 
• und in Echtzeit die verbleibenden Resturlaubstage abfragen un beantragen
• ihre Gehaltsabrechnungen einsehen
• oder Quittungen teilen

Schaffen es Personalabteilungen, ein ansprechendes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeitende wert geschätzt und umsorgt fühlen, überlegen sie es sich zweimal, bevor sie den Arbeitsplatz wechseln.

Dass der Einzelhandel ein hartes Pflaster ist, weiß jeder sachkundige Geschäftsmann. Umso wichtiger ist es zu verstehen, dass es für die Probleme kein Patentrezept gibt, das allen gerecht wird. In diesem Sinne sollte die Geschäftsleitung die vorhandenen Schwachstellen sorgfältig bewerten und eine allumfassende und für diesen Bereich geeignete Strategie entwickeln.

Bei Kenjo bieten wir unsere Komplettpersonalmanagement-Software als zweiwöchige Testversion an, damit sich Personalverantwortliche von den Vorteilen der Arbeit mit einer HR-Software überzeugen können.