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Eine der mühsamsten Aufgaben für die Kollegen im Personalmanagement ist die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben, vor allem, wenn die Firma sehr groß ist oder für viele Mitarbeiter mobiles Arbeiten im Homeoffice die Regel ist. Deshalb ist es so wichtig, eine HR-Software oder ein anderes Tool zu verwenden, das diese Aufgabe erleichtert.
Eine der Möglichkeiten besteht darin, eine Urlaubsplanung Vorlage zur Verwaltung der Abwesenheiten zu erstellen. So wie unser kostenloser 2024 Excel Urlaubsplaner zum Herunterladen!
Du bist Dir nicht sicher, wie Du den Urlaubsplaner 2024 - wir nennen es Abwesenheitsmanagement - in Excel erstellen kannst? Wir erklären es Dir Schritt für Schritt.
Kostenloser Excel Urlaubsplaner
In den meisten Personalabteilungen sind Excel-Vorlagen immer noch das wichtigste Tool. Urlaubstage, krankheitsbedingte Abwesenheiten, Elternzeit usw. aller Mitarbeiter werden in ein einfaches Excel-Tabellenblatt eingetragen.
Um diese Informationen zu bekommen, muss sich der Personalmanager mit jedem einzelnen Mitarbeiter per E-Mail in Verbindung setzen und die genauen Zeiten danach in die Tabelle eintragen. Genaues Arbeiten ist hier das Stichwort. Doch auch ein gewisses Maß an Kenntnis und Erfahrung im Umgang mit Excel ist wichtig.
Sobald das erledigt ist, kann der Personaler für jeden Mitarbeiter des Unternehmens die Urlaubstage berechnen, krankheitsbedingte Abwesenheiten im Jahresverlauf kontrollieren oder feststellen, wann die Elternzeit zu Ende geht.
Excel ist daher das am häufigsten verwendete System zur Verwaltung der Abwesenheiten und dient als Urlaubsplanung Vorlage der Mitarbeiter. Ein solcher Excel Urlaubsplaner ist einfach und leicht zu verwenden.
Vorteile des Excel Urlaubsplaners
- Das Programm ist im MS-Office-Paket des Unternehmens enthalten. Daher entstehen keine zusätzlichen Kosten.
- Es ist normalerweise in allen PCs installiert, sodass jeder Mitarbeiter es verwenden kann, ohne andere Programme herunterzuladen.
- Es handelt sich um ein einfaches System, mit dem die Abwesenheiten einer kleinen Belegschaft verwaltet werden können.
Nachteile der Urlaubsplanung mit einer Excel Vorlage
Trotz seiner Popularität lassen sich bei Excel jedoch bestimmte Nachteile oder Unzulänglichkeiten nicht übersehen:
- Urlaub und andere Ausfälle in die Excel-Tabelle einzutragen ist eine mühsame und zeitraubende Tätigkeit für Personalabteilungen, da alle Informationen einzeln eingetragen werden müssen.
- Bei Übertragungen in Excel-Tabellen kommt es immer wieder zu Fehlern, die negative Folgen für die Mitarbeiter haben könnten.
- Die Excel-Dokumente können nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, was die Teamarbeit innerhalb einer Personalabteilung erschwert.
- Eine Excel-Tabelle mit Formeln zu erstellen und richtig zu verwenden erfordert gewisse Vorkenntnisse der Informatik.
- Ein gesamtes System zu organisieren, mit dem Manager oder Personalleiter die Abwesenheiten der Mitarbeiter überprüfen und bestätigen, erfordert eine ausgefeilte Software und nicht nur ein paar Excel-Tabellen.
Wie erstelle ich einen Urlaubsplan in Excel?
Du willst trotzdem versuchen, den Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter mithilfe einer Excel-Tabelle zu berechnen? Kein Problem! Das musst Du tun, um Deine eigene Vorlage zu erstellen:
- Erstelle eine neue Datei in Excel und betitele sie so, dass sie leicht erkennbar ist.
- Los geht's! Fixiere vier Spalten im linken Teil, um dort die Sektion Urlaube zu schaffen.
- Danach erstellst Du im rechten Teil einen Kalender mit den Tagen und Monaten des Jahres.
- In der dritten Zeile trägst Du die Wochentage ein, denn so ist es einfacher für Dich, die Abwesenheiten jedes Mitarbeiters zu markieren.
- Kehre nun zum linken Abschnitt zurück und ordne eine Spalte dem Namen des Mitarbeiters zu und die weiteren seiner Abteilung, der Gesamtzahl der Urlaubstage, die ihm zustehen, sowie noch nicht beanspruchte Tage.
Mit diesen fünf unkomplizierten Schritten hast Du bereits einen einfachen und kostenlosen Excel Urlaubsplaner 2024 erstellt, mit dem Du arbeiten kannst. Du musst nur noch die Urlaubstage markieren, die jeder Mitarbeiter beantragt, und dann per Hand die Information in der Spalte „Übrige“ abändern.
Deine kostenlose Personal Urlaubsplaner-2024-Excel-Vorlage sollte so ähnlich aussehen:
Je nach Deinen Excel-Kenntnissen kannst Du auch Formeln erstellen, damit die Berechnung der Urlaubstage in der Spalte „Übrige” automatisch stattfindet. Das ist zweifellos wesentlich bequemer und verhindert, dass Fehler gemacht werden.
Genauso kannst Du einen Farbkodex bestimmen, mit dem die Urlaubstage, die krankheitsbedingten Abwesenheiten usw. hervorgehoben werden. In unserem Beispiel sind die Wochenenden (arbeitsfreie Tage) grau und die Urlaubstage lila markiert.
Das heißt also, dass eine richtig erstellte Excel-Vorlage einfache, aber den jeweiligen Erfordernissen angepasste Funktionen erfüllen kann.
Unser Urlaubsplaner 2024 - Download kostenlos & schnell
Wenn Du keine Übung im Erstellen von Formeln oder Excel-Tabellen hast, keine Zeit verlieren willst oder Dir das Ganze zu kompliziert erscheint, kannst Du unsere kostenlose Urlaubsplaner 2024 Excel-Vorlage hier herunterladen:
--> Excel-Vorlage zur Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern.
Sie basiert auf unserer Software zur Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement und erlaubt eine einfache und übersichtliche Kontrolle der Urlaubstage aller Mitarbeiter. Du musst diese nur herunterladen und die Informationen der einzelnen Mitarbeiter eintragen, und schon kannst Du loslegen.
In diesem Video erklären wir, wie das geht:
Digitalisiere Deinen Urlaubsplaner und Deine Personalverwaltung mit Kenjo
Wie schon erwähnt, ist Excel nicht die einzige Möglichkeit, die Urlaube und Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter zu verwalten. Heutzutage existieren verschiedene HR-Softwares, die entwickelt wurden, um genau diese Prozesse zu optimieren und vereinfachen.
Mithilfe von Kenjo kannst Du eine individualisierte Urlaubsberechnung für jeden einzelnen Mitarbeiter durchführen und auf einen Blick erkennen, welche Kollegen im Büro sind, welche nicht, und warum.
Mit Kenjo bist Du auch direkt mit den Mitarbeitern verbunden, sodass diese ihre Urlaubstage über das Programm anfragen können. Du hast die Möglichkeit, diese Anfragen mit einem Mausklick zu bestätigen oder abzulehnen, ohne Deinen E-Mail-Posteingang mit Hunderten von Eingängen zu überladen.
Außerdem kannst Du und Dein Team ganz einfach feststellen, ob sich die angefragten Urlaubstage überschneiden, was zu einer besseren Koordinierung verhilft und verhindert, dass eine Abteilung zeitweise unterbesetzt ist.
Kenjo ist visuell ansprechend, intuitiv, effizient und einfach zu bedienen. Probiere es aus und überzeuge Dich selbst, dass Abwesenheitsmanagement mit Excel heute einfach überholt ist.
Weitere Informationen zu Urlaubsanspruch und -abgeltung gibt's hier:
Digitale Urlaubsplanung
Mit unserem Excel Urlaubsplaner 2024 können Personaler eine einfache und kostenlose Urlaubsplanung erstellen. Dabei eignet sich unsere Vorlage hervorragend als Starthilfe in die Urlaubsplanung.
Wenn Du allerdings auf der Suche nach einer Online-Lösung bist, empfehlen wir Dir unsere Online-Urlaubssoftware mit praktischen Funktionen wie Freigaben durch Vorgesetzte, Terminkalender für das Team und automatische Nachverfolgung von Urlaubstagen.
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