Mobiles Arbeiten und Homeoffice: Die wichtigsten Regeln

Schon lange vor COVID-19 war absehbar, dass sich die Arbeit in Zukunft verändern würde, da immer mehr Menschen flexibel und mobil arbeiten wollen. Die neuen Generationen wachsen von klein auf mit moderner Technik auf. So gaben in einer im Jahr 2019 durchgeführten Studie von YPulse 79 Prozent der 18 bis 36-jährigen an, gerne von zu Hause arbeiten zu wollen. Dieser Trend wird sich in Zukunft nur noch verstärken und sozusagen einen neuen Standard in der Wirtschaft setzen.

Das Coronavirus hat diesen Wandel beschleunigt und Unternehmen mussten sich innerhalb kürzester Zeit auf diese neue Art des Arbeitens einstellen. Viele standen vor der Herausforderung, innerhalb kürzester Zeit Routinen für das Remote-Arbeiten zu etablieren. Sie fragten sich

• wie man im Homeoffice Bewerbungsgespräche und effektive digitale Recruiting und Onboarding-Prozesse einführt,
• wie neue Mitarbeiter in den ersten Tagen an ihrem neuen Arbeitsplatz eingearbeitet der Onboarding-Prozess optimiert werden kann,
• wie die Qualität der Arbeit und die Anwesenheit überprüft wird,
• wie die Kontrolle durch den Arbeitgeber im Homeoffice gelingt,
• und wie man überhaupt eine einheitliche Unternehmenskultur schafft, wenn die Mitarbeiter zuhause arbeiten.

Unser Telearbeit-Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis schafft Licht ins Dunkel und klärt die wichtigsten Fragen und Regeln, die es zu beachten gilt, um eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, bei der sich sowohl Arbeitnehmer als auch -geber abgeholt fühlen.

1. Unterschied zwischen Telearbeit, Homeoffice und mobiles Arbeiten

Der Begriff Telearbeit bezeichnet das, was man landläufig unter Homeoffice versteht, nämlich das ortsgebundene Arbeiten von zu Hause aus. Laut der Arbeitsstättenverordnung in § 2, Abs. 7  ist ein Telearbeitsplatz erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit im Arbeitsvertrag oder einer Vereinbarung festgelegt haben. Außerdem ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, in den Privaträumen der Mitarbeiter entsprechendes Mobiliar und Arbeitsmittel bereitzustellen und zu installieren. 

Dagegen steht mobiles Arbeiten für eine flexible Arbeitsform, die nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt ist. Beschäftigte können zumindest zeitweise ihre Arbeit an beliebigen Orten erledigen und brauchen dafür keinen festen Arbeitsplatz. Sie können ihre Arbeit über ihr Smartphone oder Notebook erledigen und das eben auch gerne im Restaurant oder auf Reisen. Zuhause zu arbeiten ist hier nur eine Option von vielen.

2. Rechtliche Grundlagen der mobilen Arbeit

Generell besteht in Deutschland kein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice. Ob ein Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten darf, liegt prinzipiell in der Entscheidung des Arbeitgebers. Haben sich beide Seiten darauf geeinigt, gilt sowohl für die Telearbeit als auch für das mobile Arbeiten das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz, an das sich Arbeitgeber und Beschäftigte verbindlich halten müssen. Dies beinhaltet unter anderem auf Seiten des Arbeitgebers:

• Die uneingeschränkte Zuständigkeit des Unternehmens über die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiter - egal wo sie arbeiten. Hier fällt auch der Datenschutz hinein.
• Beachten von Vorgaben für Bildschirmarbeitsplätze, wenn Arbeitnehmer regelmäßig mobile Arbeitsgeräte wie Notebook, Tablet oder Smartphone verwenden.
• Bei der erstmaligen Einrichtung eines Telearbeitsplatzes müssen offiziell potenzielle Gefahren im Homeoffice ermittelt werden. 
• Bei der mobilen Arbeit reicht es aus, auf mögliche Sicherheitsrisiken hinzuweisen und Arbeitsmittel zur Verfügung stellen
• Pausen, Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten  und Sonn- und Feiertagsschutz sind wie im Büro einzuhalten. 

Auch der Arbeitnehmer steht in der Pflicht. So muss er:

• bestehende Risiken mitteilen und 
• nicht unter gesundheitsgefährdenden Umständen arbeiten.

3. Betriebsvereinbarung nicht vergessen

Um geeignete Rahmenbedingungen für das Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten zu schaffen, empfehlen wir unbedingt eine entsprechende Betriebs- oder Individualvereinbarung zu treffen. Hier können Personalmanager beispielsweise ausarbeiten:

• Wie ist mobile Arbeit im Unternehmen überhaupt geregelt?
• Wie wird der Datenschutz geregelt?
• Welche Ansprechpartner im Unternehmen können das Homeoffice oder mobile Arbeiten erlauben,
• und unter welchen Voraussetzungen?

• Arbeits- und Pausenzeiten sowie die Erreichbarkeit der Kollegen sollten definiert werden
• Regelung des Arbeits- und Unfallschutzes, sowie zu Personen- und Sachschäden
• Individuelles Beschwerderecht und Konfliktlösungsmechanismus gemäß den §§ 84 f. BetrVG. 
• Festlegung einer Erprobungsphase mit anschließender Evaluation.
• Schlussbestimmungen wie beispielsweise wann die Remote-Arbeit wieder eingestellt wird

4. Rechtliche und finanzielle Auswirkungen von COVID-19

Die Bundesregierung hat eine Reihe von Maßnahmen getroffen, einschließlich der flexiblen Kurzarbeit, um einen vorübergehenden Verdienstausfall bis Ende Jahres auszugleichen.

Obwohl es kein allgemeines Recht des Arbeitnehmers gibt, bei Ausbruch einer Erkrankungswelle wie COVID-19 der Arbeit fernzubleiben, arbeitete laut einer Erhebung des Digitalverbandes Bitkom von Mitte März 2020 infolge der Corona-Pandemie jeder zweite Berufstätige (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice. Allerdings halten 45,7 Prozent der Befragten nach einer weiteren Studie des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW) ihren Arbeitgeber für technisch noch nicht in der Lage, ihnen die Arbeit von zu Hause zu ermöglichen.

Quelle: statista, März 2020

Und das obwohl laut EU-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) Unternehmen in Europa dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter über ein Zeiterfassungssystem zu erfassen. Damit soll in erster Linie sichergestellt werden, dass die Beschäftigten nicht mehr als die ihrem Alter und ihrer Art der Arbeit entsprechende maximal zulässige Wochenstundenzahl arbeiten.

“Aber es müsste für Unternehmen ohnehin selbstverständlich sein, dass sie die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes ernst nehmen. Besonders im Umgang mit Smartphones oder E-Mails dürfen Unternehmen ihre Beschäftigten nicht wie selbstverständlich in Anspruch nehmen.” 

- Ingrid Schmidt, Präsidentin des BAG

In diesem Sinne erleichtern digitale und technische Hilfsmittel das mobile Arbeiten erheblich. Doch bisher scheinen nur die jungen Tech-Branchen, gut für die mobile Arbeit aufgestellt zu sein. Sie brauchen nur einen Internetanschluss und Laptop, nutzen Online Meetings, virtuelle Telefon- und Videokonferenzen und interne Tools zur gemeinsamen Verwendung von Dokumenten.

5. Vor- und Nachteile mobiles Arbeiten

Im Schlafanzug arbeiten, kein langes Hin- und Herpendeln zum Arbeitsplatz, E-Mails in der Hängematte beantworten - es gibt definitiv einige Vorteile, die für das mobile Arbeiten sprechen. 

Vorteile:

• Mehr Zeit und weniger Stress, da das Pendeln wegfällt
• Standortunabhängig
• Dadurch Zugang zu einem größeren Bewerberpool
• Autonomere Mitarbeiter
• Niedrigere Kosten
• Niedrigere Löhne
• Bessere Nutzung von Technologie und Software
• Erhöhte Produktivität
• Verbesserte Inklusion

Nachteile:

• Unter einem Gefühl der Isolation und mangelnde Community leiden sogar die hartgesottensten Fans der mobilen Arbeit. Es fällt Menschen nun einmal leichter, sich als Teil eines großen Ganzen zu fühlen, wenn sie im Büro sind und jeden Tag mit ihren Kollegen auf persönlicher Ebene kommunizieren.
• Mangelnde Beziehungen unter den Mitarbeitern und erhöhte soziale Isolation und Einsamkeit im Homeoffice
• Verminderte Mitarbeitersichtbarkeit
• Die Work-Life-Balance kann durch ständige Erreichbarkeit und mangelnde Trennung zwischen Privatem und Beruflichem gestört werden. 
• Vermehrte Ablenkungen

6. Wie man die Zeiterfassung beim mobilen Arbeiten einsetzt

Unsere All-in-One-HR-Software für die Personalverwaltung ist mit umfassenden Zeiterfassungs- und Anwesenheitsfunktionen ausgestattet, die auf Handys und Tablets gleichermaßen funktionieren. Außerdem ermöglicht die Software den Mitarbeitern, digitales und mobiles Ein- und Ausstempeln. Das entspricht den oben genannten Normen des EU-Urteils zur Arbeitszeiterfassung.

Das System ist vollständig an die deutsche Arbeitsgesetzgebung angepasst und speichert alle Informationen in der Cloud. Dadurch sind diese bei Bedarf jederzeit verfügbar. Darüber hinaus enthält die Software einen Urlaubs- und Feiertagskalender, der bei Freigabeprozessen berücksichtigt wird.

7. Wer stellt die Ressourcen für das Homeoffice zur Verfügung? 

Wie schon erwähnt ist das Unternehmen für die Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmittel für die Telearbeit genauso verantwortlich wie im Büro. Ebenso muss das Unternehmen eine technische Betreuung bereitstellen, um eine ordnungsgemäße Funktion aller Geräte zu gewährleisten.

Zu guter Letzt muss festgelegt werden, ob der Mitarbeiter diese Geräte auch außerhalb der Arbeit nutzen darf oder nicht.

8. Datenschutz: Wichtige DSGVO-Regelungen

Bei der Einrichtung von Remote-Arbeitspraktiken treten häufig Fragen bezüglich der Geheimhaltung und des Datenschutzes auf. Um eine Gefährdung dieser Daten zu vermeiden, ist das Unternehmen für die Einrichtung und Bereitstellung der erforderlichen Systeme sowie für die Information und Schulung der Mitarbeiter zu diesem Thema verantwortlich. In diesem Zusammenhang sind drei Fragen zu klären.

Datenschutz

Das mobile Arbeiten stellt natürlich ein Risiko für die Unternehmensdaten dar. Aus diesem Grund sollten Firmen auf potenzielle Schwachstellen in ihren Speichersystemen achten. Die Einrichtung strenger Zugriffsrechte und die Verschlüsselung von Informationen, die auf allen Geräten gespeichert sind, ist von entscheidender Bedeutung.

Viele Einrichtungen sind möglicherweise versucht, Tracking-Systeme auf den Geräten ihrer Mitarbeiter zu installieren, um die Nutzung der Geräte und die Zeit, die sie zu Hause arbeiten, zu überwachen. Aber Praktiken wie diese verstoßen gegen das Allgemeine Datenschutzgesetz (DSGVO) von 2018 und die Privatsphäre der Mitarbeiter.

Egal ob zu Hause oder im Büro, es kann immer mal vorkommen, dass Arbeitnehmer etwas später mit der Arbeit beginnen oder den Computer für den persönlichen Gebrauch benutzen. Der Versuch Überwachungssysteme einzurichten, ohne die Rechte der Arbeitnehmer zu verletzen, ist nahezu unmöglich. Vertrauen ist daher eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches mobiles Arbeiten.

Datentransfer

Die Kodierung oder Verschlüsselung sensibler Informationen spielt bei jeder Datenübertragung eine entscheidende Rolle. Dadurch werden Informationen verschlüsselt, um zu verhindern, dass andere sie lesen und nutzen können.

9. Wer trägt die Verantwortung für arbeitsbedingte Verletzungen?

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung, da die Ausführung der Arbeitsleistung der ausschlaggebende Faktor dafür ist, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt oder nicht. 

10. Wie arbeiten mobile Teams effizienter und produktiver?

Die Telearbeit ist ist ein Synonym für Produktivität. So haben laut einer Studie von Zapier 42 Prozent der Berufstätigen das Gefühl höherer Produktivität, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Viele Unternehmen konnten laut einer Analyse der Stanford School of Business außerdem eine spürbare Verbesserung der Team-Atmosphäre und der Mitarbeiterzufriedenheit mit ihren Arbeitsbedingungen feststellen.

Dennoch können Personalmanager und Vorgesetzte einige Empfehlungen beherzigen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das Arbeitstempo beibehalten - unabhängig vom jeweiligen Standort. Einige Unternehmen haben sogar eigene Leitfaden für mobiles Arbeiten entwickelt, um den Mitarbeitern bei der Vorbereitung und Eingewöhnung auf das Homeoffice zu helfen.

Instant-Messaging-Tools verwenden

Zu den häufigsten Problemen in virtuellen Büros gehören wohl Kommunikationsschwierigkeiten. Geeignete Kommunikationstools helfen hier sehr, zum Beispiel innerbetriebliche Chats, mit denen spezifische Arbeitsgruppen und Kommunikationskanäle für verschiedene Bereiche eingerichtet werden können.

Software zur Aufgabenverwaltung

Jeder Mitarbeiter sollte die ihm zugewiesenen Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Ziele und Fristen für deren Erledigung kennen. Am besten lässt sich diese Information durch einen Task-Manager kommunizieren, bei dem alle Mitarbeiter die ihnen zugewiesenen Aufgaben einsehen können. Auf diese Weise können Personalmanager das Arbeitspensum organisieren, Ressourcen verwalten und Ziele für mobile Teams erreichen. 

Einige der beliebtesten Plattformen sind 

• Asana - das sowohl eine kostenlose als auch eine kostenpflichtige Version anbietet
• und das kostenlose Trello. 

Beide Systeme arbeiten auf ähnliche Weise und bieten Dir die Möglichkeit, Aufgabenlisten zu erstellen, sie einem Mitarbeiter zuzuweisen sowie Informationen auszutauschen oder Kommentare zu hinterlassen.

Wir bei Kenjo verwenden ebenfalls eine Software zur Verwaltung von Aufgaben und Meetings. Sie hilft uns bei der Organisation und Buchung von interaktiven Meetings und erlaubt es den Teilnehmern, vor, während und nach dem Meeting Kommentare abzugeben.

Persönliche Gespräche

Die Verwendung von Instant Messaging ist zwar nützlich, aber manchmal lassen sich die Dinge besser über einen Video- oder Telefonanruf erledigen. Ein persönliches Gespräch ist in der Regel die beste Art und Weise, ein Meeting zu organisieren oder wichtige Informationen mitzuteilen. Außerdem wirkt es der sozialen Isolation entgegen.

Mitarbeitergespräche

Eine regelmäßige Bewertung der Leistungsindikatoren und KPIs durch Mitarbeitergespräche ist unerlässlich. Viele Wege führen nach Rom und dementsprechend gibt es auch im Homeoffice nicht die eine Methode. Mitarbeitergespräche helfen die Leistung im Verhältnis zu den verschiedenen durchgeführten Veränderungen zu beobachten und weiterzuentwickeln. Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung sind der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Teams.

Mitarbeiterzeiterfassung

Die mobile Arbeit kann sich leicht auf die Arbeitszeiten auswirken, da Beschäftigte gegebenenfalls zu viele oder zu wenige Stunden arbeiten. Wir empfehlen, die Zeiterfassungsprotokolle der Mitarbeiter von Zeit zu Zeit zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

“Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten permanent nach Dienstschluss in die Pflicht nehmen, machen in der Arbeitsorganisation etwas falsch. Es ist vorrangig die Aufgaben der Vorgesetzten, dafür zu sorgen, dass die vertraglich geschuldete Leistung in der Arbeitszeit erledigt werden kann. Arbeitnehmer müssen aber auch Grenzen gegenüber solchen Übergriffen ziehen.”

Ingrid Schmidt, Präsidentin des BAG

11. So richtest Du einen mobilen Arbeitsplatz ein

Mitarbeiter brauchen kein großes Büro, um produktiv und konzentriert zu arbeiten. Im Prinzip reicht jeder Tisch aus, solange es eine solide Internetverbindung gibt.

Sobald Du Dich für einen Arbeitsbereich entschieden hast, geht es mit der passenden Einrichtung los. Die grundlegenden Voraussetzungen für ein erfolgreich funktionierendes Homeoffice sind:

• Der passende Schreibtisch oder Tisch:  Wir verbringen im Schnitt acht Stunden am Computer, da ist ein komfortabler Schreibtisch eine Grundvoraussetzung für eine gute Körperhaltung. Idealerweise ist der Tisch mindestens 70 cm lang, 40 cm breit und 65 cm hoch. 
• Ergonomischer Stuhl:  Er sollte idealerweise aus atmungsaktivem Gewebe und einer stabilen Sitzfläche bestehen. Der Rücken wird es Dir danken. 
• Computerbildschirm verwenden:  Der kleine Bildschirm eines Laptops ist Gift für die Augen. Ein Computerbildschirm erweitert die Sicht und beeinträchtigt das Sehvermögen weniger.
• Maus und Tastatur:  Diese Hilfsmittel sorgen für eine bessere Körperhaltung und schützen die Handgelenke vor unnötigen Schmerzen.
• Regale für mehr Ordnung:  Auch ein mobiler Arbeitsplatz sollte so aufgeräumt wie möglich gehalten werden; das verbessert die Konzentration ungemein.
• Die richtige Beleuchtung:  Befindet sich der Schreibtisch in Fensternähe, müssen eventuell  Vorhänge oder Jalousien einfallendes Tageslicht regulieren. Eine kleine Lampe auf dem Tisch ist eine gute Idee als Backup an dunkleren Tagen.
• Pflanzen zur Dekoration:  Pflanzen bringen nicht nur einen Farbtupfer in Büro, sondern helfen auch, Stress abzubauen und das Wohlbefinden zu verbessern. 
• Die persönliche Note nicht vergessen: Bilder, Ornamente oder Bilder verleihen dem Arbeitsbereich eine persönliche Note. 

Quelle: Die Bundesregierung

12. Tipps und Regeln für das Homeoffice

Die Wohnung putzen, Möbel umstellen, den Keller ausmisten: Im Homeoffice warten potenziell viele Ablenkungen und es kann schwierig sein, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Natürlich muss jeder selbst herausfinden, was für ihn am besten funktioniert, um die Konzentration bei der mobilen Arbeit aufrechtzuerhalten, aber wir schwören auf folgende Tipps und Regeln im Homeoffice.

Einen eigenen Arbeitsbereich einrichten

So abgedroschen es klingen mag, aber ein abgetrennter Bereich in den heimischen vier Wänden ist die Regel Nummer Eins, um erfolgreich in den "Arbeitsmodus" zu wechseln. Ein eigenes Arbeitszimmer wäre perfekt, zur Not tut es aber auch der Küchentisch. Das Wichtigste ist hierbei, konsequent im gleichen Arbeitsbereich zu arbeiten, um eine imaginäre Grenze zwischen der Arbeit und dem Privatleben zu Hause zu setzen.

Eigenes Tempo wählen

Im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Über den Tag verteilte kurze Pausen oder auch Verabredungen in einem Café helfen, sich nicht in der Arbeit zu verlieren. Ebenso sollten Mittagspausen nicht am Arbeitsplatz einlegt werden.

Achtsamkeit

Während einige Menschen gerne zu Hause arbeiten, vermissen andere die Action im Büro. Viele Berufstätige tun sich schwer, strukturiert in den Tag zu starten, und fühlen sich isoliert. Ist die Arbeit im Büro (zumindest im Moment) keine Option, hilft es, sich immer wieder achtsam zu hinterfragen, was gerade jetzt am dringendsten gebraucht wird, um weiter gut arbeiten zu können

Prioritäten setzen

Wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen und dafür genügend Zeit einzuplanen ist der beste Weg, um konzentriert und produktiv zu arbeiten. Ist eine Aufgabe auf der Liste abgehakt, können sich Beschäftigte mit einem Kaffee oder einem kurzen Spaziergang belohnen.

Pausen einlegen

Genau wie im Büro helfen kurze Pausen, um Energie zu tanken. Der Körper und Geist braucht mindestens alle zwei Stunden eine Pause, um weiterhin zu funktionieren. Alles, was Dich einen Moment aus dem Büro bringt, wirkt sich positiv auf die Leistung aus.

To-Do-Listen

Aufgabenlisten helfen, die Arbeit jeden Tag zu kategorisieren und zu priorisieren. Projektmanager wissen, dass es besser ist, ein großes Projekt in viele kleine, überschaubare Ziele zu stückeln. Dies führt nicht nur zu einer effizienten Arbeitsweise, sondern auch zu einem Erfolgsgefühl, wenn Du eine Aufgabe erledigt hast.

Ablenkungen reduzieren

Wie schnell verbringt man Stunden damit, auf den sozialen Medien zu scrollen oder im Internet zu surfen, ohne zu merken wie die Zeit vergeht. Es gibt mittlerweile viele Apps, die helfen diese Ablenkungen zu vermeiden:

• Focal Filter blockiert den Zugriff auf bestimmte Webseiten
• Stay Focused hilft, die Nutzung von bestimmten Webseiten an verschiedenen Tagen und zu verschiedenen Zeiten einzuschränken
• Self Control ist ideal für unverbesserliche Suchties, da die App auch dann noch funktioniert, wenn sie bereits gelöscht oder deinstalliert wurde.

Kontakt mit dem Team beibehalten

Um sich als Teil eines Unternehmens mit gleichen Werten und Zielen zu fühlen, aber auch um einem Gefühl der Einsamkeit zu entgehen, sind regelmäßige virtuelle Treffen von großer Bedeutung - und zwar jenseits der üblichen Meetings. Slack bietet zum Beispiel mit Donut eine App an, die Menschen miteinander vorstellt und direkt zu einem persönlichen oder virtuellen Meeting ermutigt. 

Bio-Rhythmus folgen

Wir alle arbeiten unterschiedlich, manche laufen schon am frühen Morgen zu Höchstform auf, wieder andere kommen vor 11 Uhr und einem Liter Kaffee nicht in die Gänge. Das Beste am Homeoffice ist sicherlich, dass wir unserem natürlichen Bio-Rhythmus viel besser als in einem Büro folgen können. Bestehen im Büro meist bestimmte Anwesenheitspflichten, können wir zu Hause unserer inneren Uhr folgen. 

Auf ausreichend Schlaf achten

Ruhe und Schlaf stehen in direktem Zusammenhang mit der Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. In ihrem Buch The Sleep Revolution vergleicht Arianna Huffington, Gründerin der gleichnamigen Online-Zeitung, die Konzentrationsfähigkeit unter Schlafmangel leidender Beschäftigten mit denen von Betrunkenen.

Gesunde Mahlzeiten

Die typischen Snacks wie Kaffee, Obst und Kekse reichen für eine gesunde Ernährung nicht aus. Feste Mittagszeiten mit echten Mahlzeiten sorgen für den nötigen Nachschub, damit der Kopf weiterhin produktiv und kreativ arbeiten kann.

Gewohnte Routinen beibehalten

Duschen, frühstücken, sich anziehen: Die allmorgendliche Routine ist wichtig, um sich zum Arbeiten zu motivieren und den Tag zu strukturieren. Wie wusste schon Karl Lagerfeld: Wer eine Jogginghose trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren.

Auf den Kleidungsstil achten

In diesem Sinne ist es sicherlich nur in den ersten Wochen nett, sich im Pyjama an den Schreibtisch zu setzen. Aber schnell driftet man in eine Art Passivität ab. Sich jeden Morgen vorzeigbar zu machen hilft nicht nur, den Kopf frei zu bekommen und in den "Arbeitsmodus" zu wechseln, sondern vermittelt auch einen guten Eindruck in Videoanrufen.  

In körperlicher Bewegung bleiben

Bewegung ist das An und O, wenn  man den ganzen Tag vorm Computer sitzt. Lege auf jeden Fall regelmäßige Pausen ein, nutze die Mittagspause für einen Spaziergang, oder strecke am Balkon deine müden Glieder.

13. Corona, mobiles Arbeiten und Auswirkungen auf die psychische Gesundheit

Die große Frage lautet hier sicherlich, wie Personalmanager die Gesundheits- und Sicherheitsbedingungen ihrer Mitarbeiter sowohl im Büro als auch zu Hause im Homeoffice einhalten?

Immerhin sehen sich zu Hause Beschäftigte psychosozialen Risiken ausgesetzt, die sich direkt auf ihre mentale Gesundheit auswirken können. Diesem Artikel in der Financial Times zufolge sind die Risiken wie folgt:

• Gestörter Schlaf, verursacht durch Sorgen und Unsicherheit über die Zukunft
• Burnout, verursacht durch zu viele Stunden Arbeit
• Angstzustände, Dysphorie (allgemeines Unbehagen) und Stimmungsschwankungen
• Soziale Isolation und Einsamkeit. Viele Mitarbeiter leben allein und sehen weder ihre Arbeitskollegen noch Familien.

In dem Artikel stellt der Beratungspsychologe Jonathan Moult fest, dass "vor dem Ausbruch von COVID-19 die Verantwortung für die psychische Gesundheit beim Einzelnen lag, als Teil der Vielfalt und Integration. Jetzt gilt sie für alle." Er fügt hinzu, dass "Vorgesetzte Stress nicht erkennen können, wenn sie Menschen nicht von Angesicht zu Angesicht sehen." Moults Untersuchungen unterstreichen, wie wichtig es ist, mögliche negative Auswirkungen der mobilen Arbeit in Verbindung mit dem Coronavirus zu erkennen und rechtzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

14. Wichtige Hilfsmittel für mobiles Arbeiten

Dank moderner Technik und neuen Entwicklungen ist das mobile Arbeiten längst kein Akt mehr: Von der Internetverbindung über den Computer bis hin zu den Hilfsmitteln, die einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf garantieren.

Die Digitalisierung ist daher für jedes mobile arbeitende Team in virtuellen Büros von grundlegender Bedeutung. Prozesse und Instrumente müssen an diese Transformation angepasst werden und die Belegschaft das erforderliche Wissen erwerben.

Selbstverständlich sind die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens unterschiedlich und doch hilft ein Überblick über die verschiedenen Prozesse und Hilfsmittel.

Cloud-basierte Speichersysteme

Cloud-basierte Lösungen eignen sich hervorragend zum Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen verschiedenen Teams. Sie funktionieren wie ein Online-Archiv, auf das jeder im Team zugreifen kann, um Dateien zu speichern, gemeinsam zu nutzen oder zu bearbeiten. Einige der Hauptvorteile dieses Systems sind

• Kostenreduzierung für Hardware und Software
• Datensicherheit
• Erleichtert die Zusammenarbeit im Team
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
• Zugang zu automatischen Updates

Wichtig ist hierbei zu beachten, dass diese Plattformen die Datensicherheit garantieren und über eigene Verschlüsselungssysteme verfügen. Ebenso sollten sie regelmäßige Sicherheits-Backups durchführen und Daten speichern.

Die besten Cloud-basierten Speichersysteme:

• Dropbox: als feste Größe des Cloud-basierten Dienstleistungssektors bietet je zwei verschiedene Angebote für Einzelpersonen und Unternehmen an. Das kostenlose Angebot verfügt über 2 TB Speicherplatz, das kostenpflichtige bietet für 16,58 € pro Monat 3 TB. Der Durchschnittspreis für Unternehmen beträgt 12,- € im Monat für 5 TB, unbegrenzten Speicherplatz für ein paar Euro mehr.
• Google Drive: ist eine weitere sehr bekannte, einfache und intuitive Option von Google. Nutzer erhalten mit jedem Google-Konto 15 GB Speicherplatz, der auf Google Drive, Google Mail und Fotos gemeinsam genutzt werden kann. Für 99,99 € pro Jahr können Nutzer auf 2 TB aufrüsten. Für Unternehmen bietet Google auch Drive Enterprise an, dessen Preis pro Nutzer berechnet wird.
• Box: Mit diesem Tool können User Workflows erstellen und Dokumente speichern. Es gibt keine kostenlose Version, aber der Basisplan mit 100 GB Speicherplatz und einem maximalen Datei-Upload von 2 GB kostet 4,50 € pro Monat.
• One Drive: Das Microsoft-Paket umfasst den Zugriff auf das Cloud-basierte Speichersystem One Drive. Der höhere Preis erklärt sich dadurch, dass es als Teil des Microsoft-Pakets 365 erworben werden kann (mindestens 69 € pro Jahr mit 1 TB Speicherplatz).

Software für Videokonferenzen

Ein guter Kommunikationsfluss im Team gehört wohl zu den wichtigsten Aspekten erfolgreicher mobiler Arbeit. Dafür eignen sich persönliche Gespräche per Videokonferenz am besten. Ein entsprechendes Programm vereinfacht Meetings und lässt Besprechungen im Handumdrehen organisieren.

Die besten Videokonferenz-Software

• Skype: ist die beliebteste Videokonferenz-Anwendung und daher hat wohl fast jeder ein Konto dort. Es können Gruppengespräche erstellt werden, die Nutzung ist kostenlos, Auslandsgespräche sind jedoch gebührenpflichtig.
• Hangouts: Google verfügt über ein eigenes Videokonferenz-Tool und ermöglicht  Einzel- oder Gruppenmeetings, ebenso werden grundlegende Instant-Messaging-Funktionen angeboten. Es gibt eine kostenlose Version und eine weitere für Teams, die durchschnittlich 16 € pro Nutzer und Monat kostet.
• Slack: wurde als Messaging-Anwendung für Arbeitsgruppen erstellt. Du kannst einzelne Chats öffnen, Gruppenkanäle und verschiedene Themen erstellen, Konferenzgespräche führen usw. Eine Auswahl zwischen einer kostenlosen und einer kostenpflichtigen Version ist möglich. Die kostenlose Version umfasst Videoanrufe mit maximal 15 Mitgliedern. Dann gibt es, je nach Volumen und Bedarf des Unternehmens, Angebote für etwa 9 € pro Monat.
• Facetime: Mitarbeiter mit iOS-Geräten, die schnell und einfach vom Handy aus telefonieren möchten, nutzen gerne Facetime. Es handelt sich dabei um eine kostenlose App, mit der problemlos Videoanrufe getätigt werden.
• Whatsapp: Es führt wohl kein Weg vorbei an dieser berühmten Messaging-App, die ebenfalls kostenlose Videoanrufe ermöglicht. 
• Zoom: ist eine weitere App, die aufgrund ihrer Einfachheit immer mehr in Mode kommt. Die kostenlose Version bietet die Möglichkeit, 40-minütige Videoanrufe zwischen mehreren Personen zu erstellen. Die Preise weiterer kostenpflichtigen Dienste richtet sich je nach Anzahl der Mitarbeiter oder Personen, die sie nutzen.

Instant-Messaging-Anwendungen

Anwendungen zum Instant-Messaging fördern die Kommunikation zwischen Kollegen und Vorgesetzten. Wie wir bereits erwähnt haben sind persönliche Meetings immer am besten, doch manchmal ist es viel praktischer, mit einem Tool zu arbeiten, mit dem man schnell Fragen klären, Benachrichtigungen oder Dokumente versenden kann.

Auch hier gibt es eine Reihe von Optionen auf dem Markt, die besten Instant-Messaging-Anwendungen sind:

• Slack: Eine der beliebtesten ist Slack, mit dem man sowohl Einzelgespräche als auch Gruppenchats führen kann. Alle gesendeten Dateien werden in der Cloud gespeichert, es kann auf einem PC als auch auf dem Handy verwendet werden, ermöglicht die Erstellung von Gruppen und erleichtert die Integration anderer Tools zur Erstellung von Automatisierungen. 
• Whatsapp: Mit der Desktop-Version nutzen viele Unternehmen WhatsApp für die interne Kommunikation. Da viele Mitarbeiter diese App auch privat verwenden, sind sie mit der Funktionsweise vertraut. Unnötige Schulungsprogramme entfallen.
• Rocket.Chat: Bei dieser kostenlosen und unbegrenzten Alternative zu den von HipChat oder Slack angebotenen Instant-Messaging-Diensten handelt es sich um eine Open-Source-Software. Dementsprechend kann sie auf dem jeweiligen Kommunikationsserver installiert werden.
• Fleep: Echtzeit-Messaging, E-Mail und To-Do-Listen machen Fleep zu einer sehr umfassenden Anwendung. Die kostenlose Version bietet bis zu 10 GB Speicherplatz, obwohl es auch kostenpflichtige Versionen (5 € pro Nutzung/Monat) und ein weiteres personalisiertes Angebot gibt.

Online-Terminkalender: Google-Kalender-Einstellungen

Ein Online-Terminkalender, der mit Kollegen geteilt werden kann, eignet sich perfekt zur Koordinierung von dezentralisierten Aufgaben und Meetings sowie zur Sperrung von Zeitfenstern und Aufgabenentwicklung.

Dadurch behalten Mitarbeiter und Vorgesetzte den Überblick über den Tagesablauf: wann sie anfangen, an welchen Meetings sie teilnehmen, wie lange sie zum Mittagessen weg sind usw. 

Durch den Online-Terminkalender und einem Instant-Messaging-Dienst können Teams in Verbindung bleiben und sich gegenseitig ihr Arbeitspensum anzeigen lassen- egal wo sie gerade arbeiten. 

Was Online-Kalender anbelangt, ist Google praktisch unschlagbar. Dieses Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die tägliche Arbeit um einiges erleichtert. Beispielsweise können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeit so planen, dass Kollegen automatisch benachrichtigt werden, wenn sie versuchen, ein Meeting mit ihnen zu buchen.

Im nächsten Schritt erfolgt die Automatisierung von Aufgaben, um Projekte zu optimieren und die Produktivität zu verbessern.

Slack

Eines der Merkmale, die Slack interessant machen, ist die Möglichkeit, Automatisierungen für Routineaufgaben und regelmäßige Kommunikation zu erstellen. Um diese einzurichten musst Du kein Programmierer oder IT-Experte sein.

• Benachrichtigungen: Regelmäßige Erinnerungen auf Slack an Pausen, Wasser zu trinken oder sich zu bewegen.
• Tägliche Erinnerung für Stand-ups: Unternehmen mit agilen Methoden und täglichen Stand-ups können über Slack Updates veröffentlichen.
• Teamarbeit: Erbringen Teammitglieder besonders gute Leistungen, sollten diese auf jeden Fall gewürdigt werden. Mit Slack lässt sich einfach und leicht Feedback geben und das Team motivieren.

Foto: Slack

Zapier

Zapier verbindet als web-basiertes Tool Anwendungen, um individuelle konfigurierbare Automatisierungen zu erstellen und Arbeitsprozesse zu organisieren:

• Arbeitszeiten überblicken: Im Büro wissen Kollegen, wer am Schreibtisch sitzt oder nicht. Zu Hause sind Mitarbeiter praktisch unsichtbar. Um diese im Auge zu behalten helfen automatische Statusaktualisierungen in der Team-Instant-Messaging-App. Richte diese so ein, dass der Status immer dann aktualisiert wird, wenn Du Dich in einer Besprechung befindest.
• Link zum Meeting automatisch an alle Teammitglieder schicken: Kurz vor einem Meeting erinnert eine E-Mail mit einem automatisierten Link an das Meeting. 
• In Verbindung bleiben: Nichts ist so wichtig, wie mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Automatische Nachrichten können zum Beispiel helfen, sich jeden Freitag bei den Kollegen zu erkundigen, was sie für das Wochenende geplant haben.

HR-Software für automatisierte Abläufe

Kenjo kann ebenfalls in Slack integriert werden. Das bedeutet, dass viele der beschriebenen und weitere HR-spezifische Automatisierungen geplant werden können.

Mit unserer Software können Teams also jederzeit den Status eines Kollegen visualisieren, egal ob er zu Hause oder im Büro arbeitet, krank oder im Urlaub ist. Darüber hinaus sehen Vorgesetzte und Personalmanager dank der computergestützten Zeiterfassung, ob Mitarbeiter ihren Arbeitstag begonnen haben, ob und wann sie sich in einer Pause befinden  oder ob sie das Büro bereits verlassen haben. Alle dies ist mit Slack verbunden. Wenn Dir also jemand eine Nachricht geschickt hat, sieht er sofort, warum Du nicht geantwortet hast. 

15. Die 5 besten Blogs zum Thema flexible Arbeit 

Du möchtest auf stets auf dem Laufenden bleiben und die neuesten Trends und Nachrichten zum Thema mobiles Arbeiten verfolgen? Dann empfehlen wir die folgenden Blogs:

• Kenjo-Blog - HR-Trends: Neben Nachrichten und Updates für Personalabteilungen widmen wir uns in einem exklusiven Abschnitt speziell dem Thema mobile Arbeit und Homeoffice. 
• Ring Central: Bietet Remote-Mitarbeitern als auch Unternehmen eine Reihe von Artikeln, die bei der Einrichtung, Verbesserung oder Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Remote-Arbeit zu helfen.
• We Work Remotely Blog: Für einige äußerst nützliche Inhalte zum mobilen Arbeiten. 
• Remote - How: Wertvolle und nützliche Informationen darüber, wie man während der Coronavirus-Krise schnell und erfolgreich Remote-Arbeit einführt.
• Remote - Year: Dieser Blog wurde von einem Unternehmen erstellt, das zusätzlich zum mobilen Arbeiten die entsprechenden Reisen organisiert. Hier erfahren Remote-Arbeiter wie sie überall auf der Welt arbeiten und trotzdem ihrer Routine nachgehen können.