Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Flexibel und mobil zu arbeiten ist für viele Beschäftigte selbstverständlich geworden. Für Unternehmen und Personalabteilungen bleiben dabei praktische und rechtliche Fragen offen. Sie fragen sich zum Beispiel,

• wie man im Homeoffice Bewerbungsgespräche und effektive digitale Recruiting- und Onboarding-Prozesse einführt,
• wie neue Mitarbeiter in den ersten Tagen eingearbeitet werden und der Onboarding-Prozess optimiert werden kann,
• wie die Qualität der Arbeit und die Anwesenheit überprüft werden,
• wie die Kontrolle durch den Arbeitgeber im Homeoffice gelingt,
• und wie man überhaupt eine einheitliche Unternehmenskultur schafft, wenn die Mitarbeiter zuhause arbeiten.

Unser Telearbeit-Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis klärt die wichtigsten Fragen und Regeln, damit sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen abgeholt fühlen. Die rechtlichen Hinweise in diesem Beitrag geben den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzen keine Rechtsberatung.

1. Unterschied zwischen Telearbeit, Homeoffice und mobiles Arbeiten

Der Begriff Telearbeit bezeichnet das, was man landläufig unter Homeoffice versteht, nämlich das ortsgebundene Arbeiten von zu Hause aus. Laut der Arbeitsstättenverordnung in § 2 Abs. 7 ist ein Telearbeitsplatz erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit im Arbeitsvertrag oder in einer Vereinbarung festgelegt haben. Außerdem ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, in den Privaträumen der Mitarbeiter entsprechendes Mobiliar und Arbeitsmittel bereitzustellen und zu installieren.

Dagegen steht mobiles Arbeiten für eine flexible Arbeitsform, die nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt ist. Beschäftigte können zumindest zeitweise ihre Arbeit an beliebigen Orten erledigen und brauchen dafür keinen festen Arbeitsplatz. Sie können ihre Arbeit über ihr Smartphone oder Notebook erledigen, und das eben auch gerne im Restaurant oder auf Reisen. Zuhause zu arbeiten ist hier nur eine Option von vielen.

2. Rechtliche Grundlagen der mobilen Arbeit

Generell besteht in Deutschland kein gesetzlich verankerter Anspruch auf Homeoffice. Es gibt kein eigenständiges Homeoffice-Gesetz, und ob ein Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten darf, richtet sich nach dem Direktionsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO) und nach dem, was Arbeitgeber und Beschäftigte vereinbaren. Haben sich beide Seiten geeinigt, gelten sowohl für die Telearbeit als auch für das mobile Arbeiten das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz, an das sich Arbeitgeber und Beschäftigte verbindlich halten müssen. Dies beinhaltet unter anderem auf Seiten des Arbeitgebers:

• Die uneingeschränkte Zuständigkeit des Unternehmens für die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiter, egal wo sie arbeiten. Hier fällt auch der Datenschutz hinein.
• Das Beachten von Vorgaben für Bildschirmarbeitsplätze, wenn Arbeitnehmer regelmäßig mobile Arbeitsgeräte wie Notebook, Tablet oder Smartphone verwenden.
• Bei der erstmaligen Einrichtung eines Telearbeitsplatzes müssen potenzielle Gefahren im Homeoffice ermittelt werden.
• Bei der mobilen Arbeit reicht es aus, auf mögliche Sicherheitsrisiken hinzuweisen und Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen.
• Pausen, Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Sonn- und Feiertagsschutz sind wie im Büro einzuhalten.

Auch der Arbeitnehmer steht in der Pflicht. So muss er:

• bestehende Risiken mitteilen und
• nicht unter gesundheitsgefährdenden Umständen arbeiten.

3. Betriebsvereinbarung nicht vergessen

Um geeignete Rahmenbedingungen für das Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten zu schaffen, empfehlen wir unbedingt eine entsprechende Betriebs- oder Individualvereinbarung. Hier können Personalmanager beispielsweise ausarbeiten:

• Wie ist mobile Arbeit im Unternehmen überhaupt geregelt?
• Wie wird der Datenschutz geregelt?
• Welche Ansprechpartner im Unternehmen können das Homeoffice oder mobiles Arbeiten erlauben,
• und unter welchen Voraussetzungen?
• Arbeits- und Pausenzeiten sowie die Erreichbarkeit der Kollegen sollten definiert werden.
• Regelung des Arbeits- und Unfallschutzes sowie zu Personen- und Sachschäden
• Individuelles Beschwerderecht und Konfliktlösungsmechanismus gemäß den §§ 84 f. BetrVG
• Festlegung einer Erprobungsphase mit anschließender Evaluation
• Schlussbestimmungen, beispielsweise wann die Remote-Arbeit wieder eingestellt wird

Gibt es einen Betriebsrat, hat dieser seit dem 18. Juni 2021 nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit, die mittels Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird. Das "Ob" der Einführung mobiler Arbeit bleibt dagegen beim Arbeitgeber, das Mitbestimmungsrecht bezieht sich auf das "Wie", etwa auf zeitlichen Umfang, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit oder Regelungen zum Arbeitsort (Gleiss Lutz).

4. Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Wer mobil arbeitet, ist an die gleichen Arbeitszeitregeln gebunden wie im Büro. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18) und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das BAG leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Das gilt auch für Beschäftigte im Homeoffice. Damit soll in erster Linie sichergestellt werden, dass Beschäftigte nicht mehr als die zulässige Höchstarbeitszeit arbeiten.

Die Form der Erfassung ist frei: Sie kann elektronisch oder schriftlich erfolgen. Arbeitgeber dürfen die Aufzeichnung an ihre Mitarbeiter delegieren, bleiben aber verantwortlich. Auch Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich, entbindet jedoch nicht von der Erfassung (IHK Rhein-Neckar). Eine gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz liegt als Referentenentwurf vor, ist nach unserem Stand von Oktober 2026 aber nicht verabschiedet. Mehr dazu liest Du in unserem Beitrag zum EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung.

Digitale und technische Hilfsmittel erleichtern das mobile Arbeiten erheblich. Sie brauchen nur einen Internetanschluss und einen Laptop, nutzen Online-Meetings, virtuelle Telefon- und Videokonferenzen und interne Tools zur gemeinsamen Verwendung von Dokumenten.

5. Vor- und Nachteile mobiles Arbeiten

Im Schlafanzug arbeiten, kein langes Hin- und Herpendeln zum Arbeitsplatz, E-Mails in der Hängematte beantworten: Es gibt definitiv einige Vorteile, die für das mobile Arbeiten sprechen.

Vorteile:

• Mehr Zeit und weniger Stress, da das Pendeln wegfällt
• Standortunabhängig
• Dadurch Zugang zu einem größeren Bewerberpool
• Autonomere Mitarbeiter
• Niedrigere Kosten
• Bessere Nutzung von Technologie und Software
• Erhöhte Produktivität
• Verbesserte Inklusion

Nachteile:

• Unter einem Gefühl der Isolation und mangelnder Community leiden sogar die hartgesottensten Fans der mobilen Arbeit. Es fällt Menschen nun einmal leichter, sich als Teil eines großen Ganzen zu fühlen, wenn sie im Büro sind und jeden Tag mit ihren Kollegen auf persönlicher Ebene kommunizieren.
• Mangelnde Beziehungen unter den Mitarbeitern und erhöhte soziale Isolation und Einsamkeit im Homeoffice
• Verminderte Mitarbeitersichtbarkeit
• Die Work-Life-Balance kann durch ständige Erreichbarkeit und mangelnde Trennung zwischen Privatem und Beruflichem gestört werden.
• Vermehrte Ablenkungen

6. Wie man die Zeiterfassung beim mobilen Arbeiten einsetzt

Die Zeiterfassung von Kenjo ist mit umfassenden Zeiterfassungs- und Anwesenheitsfunktionen ausgestattet, die auf Handys und Tablets gleichermaßen funktionieren. Mitarbeiter können sich digital und mobil ein- und ausstempeln. Damit lässt sich die Arbeitszeiterfassung nach der aktuellen Rechtsprechung umsetzen. Alle Informationen werden in der Cloud gespeichert und sind dadurch bei Bedarf jederzeit verfügbar. Einen Überblick über die Mobile App zeigt dieses Video:

7. Wer stellt die Ressourcen für das Homeoffice zur Verfügung?

Wie schon erwähnt, ist das Unternehmen für die Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmittel für die Telearbeit genauso verantwortlich wie im Büro. Ebenso muss das Unternehmen eine technische Betreuung bereitstellen, um eine ordnungsgemäße Funktion aller Geräte zu gewährleisten. Zu guter Letzt muss festgelegt werden, ob der Mitarbeiter diese Geräte auch außerhalb der Arbeit nutzen darf oder nicht.

8. Datenschutz: Wichtige DSGVO-Regelungen

Bei der Einrichtung von Remote-Arbeitspraktiken treten häufig Fragen zur Geheimhaltung und zum Datenschutz auf. Um eine Gefährdung der Daten zu vermeiden, ist das Unternehmen für die Einrichtung und Bereitstellung der erforderlichen Systeme sowie für die Information und Schulung der Mitarbeiter zu diesem Thema verantwortlich. In diesem Zusammenhang sind zwei Fragen zu klären.

Datenschutz

Das mobile Arbeiten stellt natürlich ein Risiko für die Unternehmensdaten dar. Aus diesem Grund sollten Firmen auf potenzielle Schwachstellen in ihren Speichersystemen achten. Die Einrichtung strenger Zugriffsrechte und die Verschlüsselung von Informationen, die auf allen Geräten gespeichert sind, ist von entscheidender Bedeutung.

Viele Unternehmen sind möglicherweise versucht, Tracking-Systeme auf den Geräten ihrer Mitarbeiter zu installieren, um die Nutzung der Geräte und die Zeit, die sie zu Hause arbeiten, zu überwachen. Praktiken wie Keylogger, dauerhafte Bildschirmaufzeichnung oder Webcam-Überwachung sind nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz in aller Regel unzulässig. Mehr dazu findest Du in unserem Beitrag zur Kontrolle durch den Arbeitgeber im Homeoffice. Egal ob zu Hause oder im Büro, es kann immer mal vorkommen, dass Arbeitnehmer etwas später mit der Arbeit beginnen oder den Computer für den persönlichen Gebrauch benutzen. Vertrauen ist daher eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches mobiles Arbeiten.

Datentransfer

Die Kodierung oder Verschlüsselung sensibler Informationen spielt bei jeder Datenübertragung eine entscheidende Rolle. Dadurch werden Informationen verschlüsselt, um zu verhindern, dass andere sie lesen und nutzen können.

9. Wer trägt die Verantwortung für arbeitsbedingte Verletzungen?

Auch bei der Remote-Arbeit daheim stehen Beschäftigte unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Seit der Ergänzung von § 8 Abs. 1 SGB VII durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz (in Kraft seit dem 18. Juni 2021) besteht Versicherungsschutz im gleichen Umfang wie bei der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte, wenn die versicherte Tätigkeit im Haushalt oder an einem anderen Ort ausgeübt wird (Haufe).

Das Bundessozialgericht hat zudem am 8. Dezember 2021 (B 2 U 4/21 R) entschieden, dass der Weg innerhalb der Wohnung zur ersten Arbeitsaufnahme, etwa vom Schlafzimmer ins häusliche Büro, ein versicherter Betriebsweg sein kann (Görg). Entscheidend bleibt die betriebsdienliche Handlungstendenz: Beschäftigte müssen im Einzelfall darlegen können, dass die Tätigkeit dem Unternehmen dienen sollte. Wege und Verrichtungen ohne Bezug zur Arbeit bleiben unversichert. Der unmittelbare Weg zur Kinderbetreuung ist ebenfalls versichert, wenn die Tätigkeit im gemeinsamen Haushalt ausgeübt wird (§ 8 Abs. 2 Nr. 2a SGB VII). Arbeitgeber sollten Unfälle im Homeoffice deshalb genauso dokumentieren und melden wie Unfälle im Büro.

10. Wie arbeiten mobile Teams effizienter und produktiver?

Mobile Teams arbeiten effizient, wenn Kommunikation, Aufgabenverteilung und Feedback klar geregelt sind. Einige Unternehmen haben sogar eigene Leitfäden für mobiles Arbeiten entwickelt, um den Mitarbeitern bei der Vorbereitung und Eingewöhnung auf das Homeoffice zu helfen. Personalmanager und Vorgesetzte können außerdem einige Empfehlungen beherzigen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das Arbeitstempo beibehalten, unabhängig vom jeweiligen Standort.

Instant-Messaging-Tools verwenden

Zu den häufigsten Problemen in virtuellen Büros gehören Kommunikationsschwierigkeiten. Geeignete Kommunikationstools helfen hier sehr, zum Beispiel innerbetriebliche Chats, mit denen spezifische Arbeitsgruppen und Kommunikationskanäle für verschiedene Bereiche eingerichtet werden können.

Software zur Aufgabenverwaltung

Jeder Mitarbeiter sollte die ihm zugewiesenen Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Ziele und Fristen für deren Erledigung kennen. Am besten lässt sich diese Information durch einen Task-Manager kommunizieren, in dem alle Mitarbeiter die ihnen zugewiesenen Aufgaben einsehen können. Auf diese Weise können Personalmanager das Arbeitspensum organisieren, Ressourcen verwalten und Ziele für mobile Teams erreichen. Zu den beliebten Plattformen gehören Asana und Trello. Beide Systeme arbeiten ähnlich und bieten die Möglichkeit, Aufgabenlisten zu erstellen, sie einem Mitarbeiter zuzuweisen sowie Informationen auszutauschen oder Kommentare zu hinterlassen.

Persönliche Gespräche

Die Verwendung von Instant Messaging ist zwar nützlich, aber manchmal lassen sich die Dinge besser über einen Video- oder Telefonanruf erledigen. Ein persönliches Gespräch ist in der Regel die beste Art, ein Meeting zu organisieren oder wichtige Informationen mitzuteilen. Außerdem wirkt es der sozialen Isolation entgegen.

Mitarbeitergespräche

Eine regelmäßige Bewertung der Leistungsindikatoren und KPIs durch Mitarbeitergespräche ist unerlässlich. Viele Wege führen nach Rom, und dementsprechend gibt es auch im Homeoffice nicht die eine Methode. Mitarbeitergespräche helfen, die Leistung im Verhältnis zu den verschiedenen durchgeführten Veränderungen zu beobachten und weiterzuentwickeln. Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung sind der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Teams.

Mitarbeiterzeiterfassung

Die mobile Arbeit kann sich leicht auf die Arbeitszeiten auswirken, da Beschäftigte gegebenenfalls zu viele oder zu wenige Stunden arbeiten. Wir empfehlen, die Zeiterfassungsprotokolle der Mitarbeiter von Zeit zu Zeit zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten dauerhaft nach Dienstschluss in die Pflicht nehmen, machen in der Arbeitsorganisation etwas falsch. Es ist vorrangig die Aufgabe der Vorgesetzten, dafür zu sorgen, dass die vertraglich geschuldete Leistung in der Arbeitszeit erledigt werden kann.

11. So richtest Du einen mobilen Arbeitsplatz ein

Mitarbeiter brauchen kein großes Büro, um produktiv und konzentriert zu arbeiten. Im Prinzip reicht jeder Tisch aus, solange es eine solide Internetverbindung gibt. Sobald Du Dich für einen Arbeitsbereich entschieden hast, geht es mit der passenden Einrichtung los. Die grundlegenden Voraussetzungen für ein erfolgreich funktionierendes Homeoffice sind:

• Der passende Schreibtisch oder Tisch: Wir verbringen im Schnitt acht Stunden am Computer, da ist ein komfortabler Schreibtisch eine Grundvoraussetzung für eine gute Körperhaltung. Idealerweise ist der Tisch mindestens 70 cm lang, 40 cm breit und 65 cm hoch.
• Ergonomischer Stuhl: Er sollte idealerweise aus atmungsaktivem Gewebe und einer stabilen Sitzfläche bestehen. Der Rücken wird es Dir danken.
• Computerbildschirm verwenden: Der kleine Bildschirm eines Laptops ist Gift für die Augen. Ein Computerbildschirm erweitert die Sicht und beeinträchtigt das Sehvermögen weniger.
• Maus und Tastatur: Diese Hilfsmittel sorgen für eine bessere Körperhaltung und schützen die Handgelenke vor unnötigen Schmerzen.
• Regale für mehr Ordnung: Auch ein mobiler Arbeitsplatz sollte so aufgeräumt wie möglich gehalten werden, das verbessert die Konzentration ungemein.
• Die richtige Beleuchtung: Befindet sich der Schreibtisch in Fensternähe, müssen eventuell Vorhänge oder Jalousien einfallendes Tageslicht regulieren. Eine kleine Lampe auf dem Tisch ist eine gute Idee als Backup an dunkleren Tagen.
• Pflanzen zur Dekoration: Pflanzen bringen nicht nur einen Farbtupfer ins Büro, sondern helfen auch, Stress abzubauen und das Wohlbefinden zu verbessern.
• Die persönliche Note nicht vergessen: Bilder oder Ornamente verleihen dem Arbeitsbereich eine persönliche Note.

Quelle: Die Bundesregierung

12. Tipps und Regeln für das Homeoffice

Die Wohnung putzen, Möbel umstellen, den Keller ausmisten: Im Homeoffice warten potenziell viele Ablenkungen, und es kann schwierig sein, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Natürlich muss jeder selbst herausfinden, was für ihn am besten funktioniert, um die Konzentration bei der mobilen Arbeit aufrechtzuerhalten, aber wir schwören auf folgende Tipps und Regeln im Homeoffice.

Einen eigenen Arbeitsbereich einrichten

So abgedroschen es klingen mag, aber ein abgetrennter Bereich in den heimischen vier Wänden ist die Regel Nummer eins, um erfolgreich in den "Arbeitsmodus" zu wechseln. Ein eigenes Arbeitszimmer wäre perfekt, zur Not tut es aber auch der Küchentisch. Das Wichtigste ist hierbei, konsequent im gleichen Arbeitsbereich zu arbeiten, um eine imaginäre Grenze zwischen der Arbeit und dem Privatleben zu Hause zu setzen.

Eigenes Tempo wählen

Im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Über den Tag verteilte kurze Pausen oder auch Verabredungen in einem Café helfen, sich nicht in der Arbeit zu verlieren. Ebenso sollten Mittagspausen nicht am Arbeitsplatz verbracht werden.

Achtsamkeit

Während einige Menschen gerne zu Hause arbeiten, vermissen andere die Action im Büro. Viele Berufstätige tun sich schwer, strukturiert in den Tag zu starten, und fühlen sich isoliert. Dann hilft es, sich immer wieder achtsam zu hinterfragen, was gerade am dringendsten gebraucht wird, um weiter gut arbeiten zu können.

Prioritäten setzen

Wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen und dafür genügend Zeit einzuplanen ist der beste Weg, um konzentriert und produktiv zu arbeiten. Ist eine Aufgabe auf der Liste abgehakt, können sich Beschäftigte mit einem Kaffee oder einem kurzen Spaziergang belohnen.

Pausen einlegen

Genau wie im Büro helfen kurze Pausen, um Energie zu tanken. Körper und Geist brauchen mindestens alle zwei Stunden eine Pause, um weiterhin zu funktionieren. Alles, was Dich einen Moment aus dem Büro bringt, wirkt sich positiv auf die Leistung aus.

To-Do-Listen

Aufgabenlisten helfen, die Arbeit jeden Tag zu kategorisieren und zu priorisieren. Projektmanager wissen, dass es besser ist, ein großes Projekt in viele kleine, überschaubare Ziele zu stückeln. Dies führt nicht nur zu einer effizienten Arbeitsweise, sondern auch zu einem Erfolgsgefühl, wenn Du eine Aufgabe erledigt hast.

Ablenkungen reduzieren

Wie schnell verbringt man Stunden damit, auf den sozialen Medien zu scrollen oder im Internet zu surfen, ohne zu merken, wie die Zeit vergeht. Es gibt Apps und Browser-Erweiterungen, die den Zugriff auf bestimmte Webseiten blockieren oder an bestimmten Tagen und zu bestimmten Zeiten einschränken. Welche zu Dir passt, findest Du am besten durch Ausprobieren.

Kontakt mit dem Team beibehalten

Um sich als Teil eines Unternehmens mit gleichen Werten und Zielen zu fühlen, aber auch um einem Gefühl der Einsamkeit zu entgehen, sind regelmäßige virtuelle Treffen von großer Bedeutung, und zwar jenseits der üblichen Meetings. Slack bietet zum Beispiel mit der App Donut die Möglichkeit, Kollegen miteinander bekannt zu machen und zu einem persönlichen oder virtuellen Treffen zu ermutigen.

Bio-Rhythmus folgen

Wir alle arbeiten unterschiedlich: Manche laufen schon am frühen Morgen zu Höchstform auf, andere kommen vor 11 Uhr und einem Liter Kaffee nicht in die Gänge. Das Beste am Homeoffice ist sicherlich, dass wir unserem natürlichen Bio-Rhythmus viel besser folgen können als in einem Büro. Bestehen im Büro meist bestimmte Anwesenheitspflichten, können wir zu Hause unserer inneren Uhr folgen.

Auf ausreichend Schlaf achten

Ruhe und Schlaf stehen in direktem Zusammenhang mit der Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. In ihrem Buch The Sleep Revolution vergleicht Arianna Huffington, Gründerin der gleichnamigen Online-Zeitung, die Konzentrationsfähigkeit unter Schlafmangel leidender Beschäftigter mit der von Betrunkenen.

Gesunde Mahlzeiten

Die typischen Snacks wie Kaffee, Obst und Kekse reichen für eine gesunde Ernährung nicht aus. Feste Mittagszeiten mit echten Mahlzeiten sorgen für den nötigen Nachschub, damit der Kopf weiterhin produktiv und kreativ arbeiten kann.

Gewohnte Routinen beibehalten

Duschen, frühstücken, sich anziehen: Die allmorgendliche Routine ist wichtig, um sich zum Arbeiten zu motivieren und den Tag zu strukturieren. Wie wusste schon Karl Lagerfeld: Wer eine Jogginghose trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren.

Auf den Kleidungsstil achten

In diesem Sinne ist es sicherlich nur in den ersten Wochen nett, sich im Pyjama an den Schreibtisch zu setzen. Schnell driftet man in eine Art Passivität ab. Sich jeden Morgen vorzeigbar zu machen hilft nicht nur, den Kopf freizubekommen und in den "Arbeitsmodus" zu wechseln, sondern vermittelt auch einen guten Eindruck in Videoanrufen.

In körperlicher Bewegung bleiben

Bewegung ist das A und O, wenn man den ganzen Tag vorm Computer sitzt. Lege auf jeden Fall regelmäßige Pausen ein, nutze die Mittagspause für einen Spaziergang oder strecke auf dem Balkon Deine müden Glieder.

13. Mobiles Arbeiten und psychische Gesundheit

Die große Frage lautet hier, wie Personalmanager die Gesundheits- und Sicherheitsbedingungen ihrer Mitarbeiter sowohl im Büro als auch zu Hause im Homeoffice einhalten. Immerhin sind Beschäftigte zu Hause psychosozialen Risiken ausgesetzt, die sich direkt auf ihre mentale Gesundheit auswirken können. Dazu gehören:

• gestörter Schlaf, verursacht durch Sorgen und Unsicherheit,
• Burnout, verursacht durch zu viele Arbeitsstunden,
• Angstzustände und Stimmungsschwankungen,
• soziale Isolation und Einsamkeit, wenn Mitarbeiter allein leben und weder Kollegen noch Familie regelmäßig sehen.

Vorgesetzte können Stress nicht erkennen, wenn sie ihre Mitarbeiter nicht von Angesicht zu Angesicht sehen. Regelmäßige persönliche Check-ins und eine offene Gesprächskultur helfen, mögliche negative Auswirkungen der mobilen Arbeit früh zu erkennen und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.

14. Wichtige Hilfsmittel für mobiles Arbeiten

Dank moderner Technik ist das mobile Arbeiten längst kein Akt mehr: Von der Internetverbindung über den Computer bis hin zu den Hilfsmitteln, die einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf garantieren. Die Digitalisierung ist daher für jedes mobil arbeitende Team in virtuellen Büros von grundlegender Bedeutung. Selbstverständlich sind die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens unterschiedlich, und doch hilft ein Überblick über die verschiedenen Prozesse und Hilfsmittel. Aktuelle Preise und Tarife findest Du jeweils auf den Seiten der Anbieter.

Cloud-basierte Speichersysteme

Cloud-basierte Lösungen eignen sich hervorragend zum Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen verschiedenen Teams. Sie funktionieren wie ein Online-Archiv, auf das jeder im Team zugreifen kann, um Dateien zu speichern, gemeinsam zu nutzen oder zu bearbeiten. Einige der Hauptvorteile dieses Systems sind:

• Kostenreduzierung für Hardware und Software
• Datensicherheit
• Erleichterte Zusammenarbeit im Team
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
• Zugang zu automatischen Updates

Wichtig ist hierbei, dass die Plattformen die Datensicherheit garantieren und über eigene Verschlüsselungssysteme verfügen. Ebenso sollten sie regelmäßige Sicherheits-Backups durchführen. Bekannte Anbieter sind Dropbox, Google Drive, Box und OneDrive. Bei Unternehmensdaten solltest Du zusätzlich auf Serverstandort und Auftragsverarbeitung nach DSGVO achten.

Software für Videokonferenzen

Ein guter Kommunikationsfluss im Team gehört zu den wichtigsten Aspekten erfolgreicher mobiler Arbeit. Dafür eignen sich persönliche Gespräche per Videokonferenz am besten. Ein entsprechendes Programm vereinfacht Meetings und lässt Besprechungen im Handumdrehen organisieren. Verbreitete Lösungen sind Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und Slack mit seinen Videoanrufen.

Instant-Messaging-Anwendungen

Anwendungen zum Instant Messaging fördern die Kommunikation zwischen Kollegen und Vorgesetzten. Wie wir bereits erwähnt haben, sind persönliche Meetings immer am besten, doch manchmal ist es viel praktischer, mit einem Tool zu arbeiten, mit dem man schnell Fragen klären, Benachrichtigungen oder Dokumente versenden kann. Eine der beliebtesten Anwendungen ist Slack: Es ermöglicht Einzelgespräche und Gruppenchats, gesendete Dateien werden in der Cloud gespeichert, es läuft auf PC und Handy, und die Integration anderer Tools erleichtert Automatisierungen. Eine Open-Source-Alternative, die auf dem eigenen Server betrieben werden kann, ist Rocket.Chat. Für die interne Kommunikation sollten Unternehmen Messenger wählen, die sich DSGVO-konform einsetzen lassen.

Online-Terminkalender

Ein Online-Terminkalender, der mit Kollegen geteilt werden kann, eignet sich perfekt zur Koordinierung von dezentralen Aufgaben und Meetings sowie zur Sperrung von Zeitfenstern. Dadurch behalten Mitarbeiter und Vorgesetzte den Überblick über den Tagesablauf: wann sie anfangen, an welchen Meetings sie teilnehmen, wie lange sie zum Mittagessen weg sind usw. Mit einem Online-Terminkalender und einem Instant-Messaging-Dienst können Teams in Verbindung bleiben und sich gegenseitig ihr Arbeitspensum anzeigen lassen, egal wo sie gerade arbeiten. Mit der Arbeitszeitplanung lassen sich Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten zudem transparent für das Team abbilden. Im nächsten Schritt folgt die Automatisierung von Aufgaben, um Projekte zu optimieren und die Produktivität zu verbessern.

Slack

Eines der Merkmale, die Slack interessant machen, ist die Möglichkeit, Automatisierungen für Routineaufgaben und regelmäßige Kommunikation zu erstellen. Um diese einzurichten, musst Du kein Programmierer oder IT-Experte sein.

• Benachrichtigungen: Regelmäßige Erinnerungen auf Slack an Pausen, Wasser zu trinken oder sich zu bewegen.
• Tägliche Erinnerung für Stand-ups: Unternehmen mit agilen Methoden und täglichen Stand-ups können über Slack Updates veröffentlichen.
• Teamarbeit: Erbringen Teammitglieder besonders gute Leistungen, sollten diese auf jeden Fall gewürdigt werden. Mit Slack lässt sich einfach Feedback geben und das Team motivieren.

Zapier

Zapier verbindet als webbasiertes Tool Anwendungen, um individuell konfigurierbare Automatisierungen zu erstellen und Arbeitsprozesse zu organisieren:

• Arbeitszeiten überblicken: Im Büro wissen Kollegen, wer am Schreibtisch sitzt oder nicht. Zu Hause sind Mitarbeiter praktisch unsichtbar. Automatische Statusaktualisierungen in der Team-Messaging-App helfen, den Überblick zu behalten. Richte diese so ein, dass der Status immer dann aktualisiert wird, wenn Du Dich in einer Besprechung befindest.
• Link zum Meeting automatisch an alle Teammitglieder schicken: Kurz vor einem Meeting erinnert eine E-Mail mit einem automatisierten Link an das Meeting.
• In Verbindung bleiben: Nichts ist so wichtig, wie mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Automatische Nachrichten können zum Beispiel helfen, sich jeden Freitag bei den Kollegen zu erkundigen, was sie für das Wochenende geplant haben.

HR-Software für automatisierte Abläufe

Kenjo lässt sich mit Slack verbinden, sodass der Abwesenheitsstatus automatisch synchronisiert werden kann. So sehen Teams jederzeit, ob ein Kollege im Urlaub oder abwesend ist, und wissen sofort, warum jemand nicht geantwortet hat. Mit der Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit digital, und mit dem Abwesenheitsmanagement laufen Urlaubsanträge und Freigaben ohne Zettelwirtschaft.

15. Blogs zum Thema flexible Arbeit

Du möchtest stets auf dem Laufenden bleiben und die neuesten Trends und Nachrichten zum Thema mobiles Arbeiten verfolgen? Dann empfehlen wir die folgenden Blogs:

• Kenjo-Blog - HR-Trends: Neben Nachrichten und Updates für Personalabteilungen widmen wir uns in einem eigenen Bereich dem Thema mobile Arbeit und Homeoffice.
• RingCentral: Bietet Remote-Mitarbeitern und Unternehmen eine Reihe von Artikeln, die bei der Einrichtung, Verbesserung oder Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Remote-Arbeit helfen.
• We Work Remotely Blog: Für einige äußerst nützliche Inhalte zum mobilen Arbeiten.

Wie Du mobile Arbeit im Alltag organisierst, Arbeitszeiten erfasst und Abwesenheiten verwaltest, zeigt Dir unsere Personalverwaltungssoftware. Einen Überblick über die Funktionen findest Du im Bereich Zeiterfassung.