Leitfaden für mobiles Arbeiten in Tech-Firmen

Nach Angaben einer Studie von Infojobs haben nur 19 % der Fachkräfte die Möglichkeit, von zuhause zu arbeiten. Und obwohl sich das mobile Arbeiten im Homeoffice derzeit auf dem Vormarsch befindet, empfinden viele Organisationen die Einführung dieser Art von Veränderungen in ihre Arbeitskultur als schwierig. 

Da Tech-Unternehmen jedoch an das Remote Arbeiten gewohnt sind, wollen sie anderen die Möglichkeit geben von ihnen zu lernen. In verschiedenen veröffentlichten Telearbeit-Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis kann man die besten Tipps durchlesen. Wir sind gespannt, was sie vorschlagen!

1. GitLab

Für diejenigen, die noch nichts von GitLab gehört haben: Sie bieten eine web-basierte Versionsverwaltung für gemeinschaftliche Softwareprojekte auf der Basis von Git. Sie gelten als das weltweit größte Unternehmen, das ausschließlich mobil arbeitet: 1.200 Mitarbeiter aus 65 Ländern arbeiten im Homeoffice.

Das kann der Leitfaden

„GitLab’s Guide to All-Remote“ kann sowohl als Handbuch als auch ein Manifest verstanden werden. Einerseits enthält er die neun wichtigsten Regeln für mobiles Arbeiten im Homeoffice, andererseits behandelt der Leitfaden interessante Themen wie

1. Warum wird bei GitLab ausschließlich mobil und remote gearbeitet?
2. Notfallplan für Corona, um zum Beispiel die Arbeitssicherheit im Büro zu erhöhen.
3. Wie kann ein Unternehmen mit Remote-Arbeit wachsen?

Das hat uns inspiriert

Im Leitfaden von GitLab gefiel uns besonders ihr Plan für die mobile Arbeit in Krisenzeiten. Ein vergleichbarer ist gerade jetzt in Zeiten der COVID-19 (Coronavirus) Pandemie von großem Wert, da die fünf Ratschläge für diese Art von Situation eine echte Hilfe sein können:

1. Einen Projektleiter benennen: Wähle jemanden aus, der Erfahrung mit Telearbeit hat und seine Kollegen nicht beraten, sondern auch anleiten kann, wenn Remote Arbeiten notwendig wird.
2. Aktionshandbuch erstellen: Beantworte hier in solchen Situationen häufig gestellte Fragen schriftlich. Verteile Sie den Leitfaden in der gesamten Organisation und aktualisiere es, wenn neue Fragen auftauchen.
3. Kommunikationsplan entwerfen: Erstelle für jedes Team formelle Kommunikationskanäle mit Tools wie Slack oder Skype.
4. Anzahl der Tools reduzieren: Versuche die Anzahl der verwendeten Werkzeuge auf ein Minimum zu reduzieren: ein Cloud-basiertes System zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, einen Chat- und Videokonferenzdienst reichen in der Regel aus.
5. Veränderungen vorantreiben: Menschen neigen dazu, sich Veränderungen zu widersetzen, daher ist es wichtig, den Teams in diesen unsicheren Zeiten zu helfen.

Beispiel Slack Homepage

2. Zapier

Zapier ist ein web-basiertes Tool, das Anwendungen verbindet, Automatisierungen erstellt und dadurch Arbeitsprozesse organisiert. Das Unternehmen hat die mobile Arbeit im Jahr 2011 eingeführt.

Worum geht’s im Leitfaden

Zapier erstellte den „Ultimate guide to remote work“ (im Deutschen: „Ultimativen Leitfaden für die mobile Arbeit“). Er ist eine Auflistung von verschiedenen Artikeln, die vom CEO, Wade Foster, und anderen Mitgliedern des Teams verfasst wurden. Einige Artikel bieten praktische Ratschläge, andere enthalten interessante Informationen über Homeoffice und Co.

Das hat uns inspiriert

Eine der Hauptsorgen, die Unternehmer bei der Umsetzung von Telearbeit haben, ist, dass die Produktivität im Homeoffice sinkt und sich negativ auf das Unternehmen auswirkt. Zapier weist jedoch darauf hin, dass 91 % ihrer Mitarbeiter der Meinung sind, dass ihre Arbeitsfähigkeit außerhalb des Büros zugenommen hätte. Hier sind einige der Empfehlungen:

1. Der richtige Start in den Tag: Bett machen, ein Glas Wasser trinken, den Arbeitstag früh beginnen und die To-do-Liste durchgehen, die Du am Vorabend vorbereitet hast.
2. Ab und zu den Arbeitsplatz wechseln: Wenn Du normalerweise zuhause arbeitest, versuche von Zeit zu Zeit in ein Co-Working-Space oder ein Café zu gehen.
3. Arbeite an Deiner Willenskraft: Versuche, Ablenkungen zu vermeiden und Versuchungen zu verringern, zum Beispiel indem Du Dein Handy zur Seite legst.
4. Getrennter Arbeitsbereich: Achte auf einen eigenen Raum für das Arbeiten zuhause im Homeoffice.
5. Tools zu Produktivitätssteigerungen nutzen: Es gibt unzählige Anwendungen und Software, die zur Verbesserung der Produktivität beitragen können, zum Beispiel Trello oder StayFocused, der Chrome-Erweiterung.
6. Verschiedene Produktivitätsmodelle ausprobieren: Es gibt eine Reihe von Techniken zur Produktivitätssteigerung, wie z.B. die Pomodoro-Methode oder GTD. Schau Dich im Netz etwas um und entscheide Dich, welche am besten geeignet ist.

3. GetYourGuide

GetYourGuide ist eine Online-Plattform, die Führungen, Aktivitäten und Ausflüge auf der ganzen Welt sucht, vergleicht und reserviert. Aufgrund der Coronavirus-Krise ordnete sie an, dass alle ihre Mitarbeiter im Homeoffice mobil arbeiten müssen. Dazu erstellten sie ein Dokument mit einigen Empfehlungen zum Remote Arbeiten.

Worum geht’s im Leitfaden für mobile Arbeit

Das Playbook befasst sich mit organisatorischen Fragen, bietet Ratschläge für das mobile Arbeiten und beantwortet häufig gestellte Fragen.

Das hat uns inspiriert

Die interessantesten Abschnitte dieses Dokuments thematisieren die Koordinierung der internen Kommunikation des Unternehmens. „Wir müssen sicherstellen, dass die Kommunikation klar, einfach und konsistent ist“, heißt es darin.

Um dies zu erreichen, wurden zwei Arten von Botschaften eingerichtet: 

1. P0-Aktualisierungen: Wichtige Nachrichten, die alle Mitarbeiter in ihrem Posteingang priorisieren müssen. Dies beziehen sich auf Änderungen, Aktualisierungen usw. Damit wird auch definiert, aus welchen Kanälen diese Nachrichten kamen.
2. P1-Updates: Ebenfalls wichtige Nachrichten, aber auf einer sekundären Ebene. Diese werden zweimal wöchentlich verschickt, um neue Entwicklungen mitzuteilen und alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten.

Der Leitfaden stellt auch klar, dass Koordinierungssitzungen weiterhin über Videokonferenzen abgehalten werden und wie die normalen Slack-Kanäle genutzt werden sollen. Darüber hinaus öffnen sie auch bidirektionale Kommunikationskanäle, sodass die Mitarbeiter Feedback und Empfehlungen geben können.

4. ArtNight

ArtNight ist eine Veranstaltungsplattform, auf der Interessierte malen lernen, Leute treffen und Spaß haben können. Ihre Belegschaft arbeitet ebenfalls im Homeoffice und regelt die Aktivitäten in einem Dokument.

Worum geht’s im Leitfaden

In diesem Fall haben sie ein Dokument auf Google Docs erstellt, auf das ihr gesamtes Team zugreifen kann, um etwaige Zweifel auszuräumen. Es konzentriert sich hauptsächlich auf Themen im Zusammenhang mit Kommunikation, Produktivität und Teamaktivitäten.

Das hat uns inspiriert

Der interessanteste Aspekt des ArtNight-Teams ist es, dass sie sich bemühen, die Verbindung zum Team aufrechtzuerhalten und mindestens zweimal pro Woche zu Online-Sitzungen einladen. Ein „Wie läuft's bei Slack?“ sorgt dafür, dass Kollegen nicht den Kontakt verlieren.

Ebenso gefielen uns, dass sie ihre „täglichen Stand-ups“ oder Koordinationstreffen durch Slack fortsetzen. Zu diesem Zweck schlagen sie die Einrichtung eines Kanals vor, auf dem jedes Mitglied vor 09:30 Uhr seine drei Hauptaufgaben dieses Tages veröffentlicht. Das gilt auch für ihre wichtigsten Leistungen des Tages, die sie vor 19:00 Uhr teilen.

5. Trello

Trello ist ein Online-Tool zur Aufgabenverwaltung. Dadurch wird die mobile Arbeit zwischen den Teams gefördert. Sie haben einen interessanten Leitfaden mit Strategien und Ratschlägen zur Einführung der Telearbeit in Unternehmen erstellt.

Worum geht’s im Leitfaden für mobile Arbeit

Der Guide enthält:

• Falsche Mythen und Ratschläge zur Remote Arbeit.
• Ratschläge zur Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Digitale Tools.
• Techniken zur Förderung einer Teamarbeit-Kultur.

Das hat uns inspiriert

Das vielleicht Interessanteste an ihrem Leitfaden „How to embrace remote work“ ist der Rat, eine Unternehmenskultur zu erarbeiten, in der die Mitarbeiter gelegentlich oder ständig von zu Hause aus arbeiten. Sie sind der Meinung, dass das Wichtigste daran ein Plan und folgende zwei Schlüsselfragen sind.

• Eine Vereinbarung mit Normen oder Regeln zu schaffen, die im Unternehmen zu 100 % akzeptiert werden.
• Ein System an Meetings und Veranstaltungen zu entwerfen, das sicherstellt, dass die Mitarbeiter miteinander in Kontakt bleiben.
  
  

Trello Beispiel

6. CodeControl

CodeControl eignet sich zur Einstellung von freiberuflichen Entwicklern, Designern und Produktmanagern. Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter des Unternehmens arbeiten mobil im Homeoffice zusammen mit den Experten, die auf ihrer Plattform angemeldet sind.

Worum geht’s im Leitfaden

CodeControl hat auf LinkedIn einen Post geteilt, in dem die Dos und Donts zur Telearbeit erklärt werden.

Das hat uns inspiriert

Im Netz findest Du eine riesige Menge an Daten und Ratschlägen zum mobilen Arbeiten im Homeoffice und die Aufrechterhaltung der Produktivität: Routine einhalten, speziellen Arbeitsbereich einrichten usw. Aber dieser Leitfaden schreibt über etwas anderes, nämlich über die Dinge, die wir nicht tun sollten.

• Von den Produktivitätsniveaus unserer Kollegen besessen werden.
• In den Pausen Hausarbeiten erledigen.
• Über einen längeren Zeitraum sitzen.
• Die Kommunikation mit den Kollegen einstellen.
• Nach längerer Zeit im Homeoffice wieder Vollzeit im Büro arbeiten.

Die passende Software für das Arbeiten im Homeoffice

Der reibungslose Ablauf beim mobilen Arbeiten hat sicherlich oberste Priorität. Dazu ist es unerlässlich, den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge an die Hand zu geben. Abgesehen von einem Computer und einem Internetanschluss muss auch die passende Software zur Zusammenarbeit für Remote-Teams und Kommunikationskanäle bereitgestellt werden. In dieser Hinsicht werden üblicherweise Google Docs für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten, Slack für Gruppenarbeit und Kommunikation und Hangouts oder Zoom für Videokonferenzen verwendet.

Dennoch ist es auch die Nutzung von bestimmter Software wichtig, um administrative Aufgaben zu erleichtern. Mit anderen Worten: Auch wenn Deine Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, können sie selbst das Abwesenheitsmanagement betreiben, Jahresurlaub beantragen und ihre Arbeitszeiten in eine Zeiterfassung-App für Mitarbeiter eingeben.

Eine All-in-one Cloud-basierte HR-Software hilft bei all den Punkten. Diese Art von Software ermöglicht Mitarbeitern und der Personalabteilung trotz großer Entfernung reibungslos zusammenzuarbeiten. Kenjo bietet Dir die Möglichkeit, unsere Software 14 Tage lang kostenlos zu testen und herauszufinden, wie sie das Remote Arbeiten erleichtern kann