So verwendet man KPIs, um die Produktivität im Homeoffice zu steigern

Das Verwenden von Kennzahlen für das mobile Arbeiten im Homeoffice ist eine hervorragende Möglichkeit, die Mitarbeiterproduktivität zu messen. Führungskräfte wissen, dass in diesen unsicheren Zeiten die Messung der Unternehmensleistung eine herausfordernde und unerlässliche Maßnahme ist, um zu sehen, wo das Unternehmen steht. 

Immerhin schlagen viele Vorgesetzte entsetzt die Hände zusammen und denken, zu Hause würden die Mitarbeiter nur Däumchen drehen und Netflix schauen. Das dem eben nicht so ist, beweist ein Artikel der BBC, in dem darauf hingewiesen wird, dass die Produktivität im Homeoffice um 13 Prozent deutlich gestiegen ist

Die Aufzeichnung der Produktivität während der Arbeit im Homeoffice ist für alle Beteiligten von Vorteil. So hilft es nicht nur Managern, den Überblick über das Geschehen in ihren Teams zu behalten, sondern ebenso auch den Mitarbeitern, sich an die neuen Bedingungen anzupassen und ihre Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Egal, ob die Telearbeit eine vorübergehende Lösung für Dein Unternehmen ist oder langfristig eingeführt werden soll: Auf jeden Fall sollte entschieden werden, wie die Mitarbeiter im Homeoffice evaluiert und regelmäßige Beurteilungen durchgeführt werden . Allerdings gilt es auch, die richtige Mischung zu finden, denn niemand möchte das Gefühl haben, dass er während seiner Arbeit kontrolliert wird.  

Warum ist die Definition von KPIs so wichtig?

KPIs (Key Performance Indicators) dienen als Referenz, um Prozesse zu bewerten und Verbesserungen zu erkennen. Sie sind also Schlüsselkennzahlen, die vom Unternehmen ausgewählt wurden, um die berufliche Weiterentwicklung eines Mitarbeiters, eines Unternehmens, einer Abteilung usw. zu messen.

Justin Miles, Personalmanager von Stadicus, erklärte in einem Artikel in Distant Job dazu: "Mit dem richtigen KPI-Datensatz können einzelne Mitarbeiter die Projekte des Unternehmens objektiv bewerten und einen Beitrag leisten, ohne explizites Mikromanagement oder Aufsicht. Kennzahlen sollten immer realistisch und messbar sein. Immerhin sollte das Engagement das Gefühl der Teamarbeit und Zusammenarbeit verstärken.”

Aus diesem Grund ist die Einrichtung eines transparenten und effizienten Messsystems wichtig, da dies sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter eine ganze Reihe von Vorteilen bringen kann:

• Tracken der Etappenziele bezüglich des Endprodukts
• Informationen über die Produktentwicklung für das Team und andere im Unternehmen
• Objektive Daten für die Entscheidungsfindung, Projektänderungen, Bewertungen usw.
• Vereinfachte Auswertung für die Teamleistung
• Höhere Mitarbeitermotivation, die direkt mit der Qualität des Endprodukts und vereinbarten Fristen verbunden ist

Merkmale guter KPIs

Nützliche KPIs sind gut definiert und erfüllen bestimmte Anforderungen. Dazu verwenden wir SMART-Ziele, die uns helfen, zwischen effizienten und ineffektiven Zielen zu unterscheiden.

Ein KPI kann als SMART bezeichnet werden, wenn er über folgende Attribute verfügt:

• Spezifisch: Ein KPI sollte sich auf eine bestimmte Aufgabe oder Aktion beziehen.
• Messbar: Falls er nicht gemessen werden kann, können wir die Daten weder interpretieren noch konkrete Instrumente dafür verwenden.
• Ausführbar: Die gesetzten KPI-Ziele müssen unter den von Dir vorgegebenen Bedingungen erreichbar sein.
• Relevant: Außerdem muss sichergestellt werden, dass die ausgewählten Kennzahlen für das jeweilige Unternehmen relevant sind und dass sie nützliche Informationen liefern.
• Terminierbar: Zu guter Letzt muss jeder KPI auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt und regelmäßig überprüft werden.

Schauen wir uns das einmal genauer in einem Beispiel an:

SMART-Ziel: Wir wollen die Anzahl der Besucher auf unserer Website innerhalb eines Monats um 30 Prozent steigern. Dazu verdoppeln wir unseren Inhalt und bereiten eine Werbekampagne vor.

Merkmale

• S: Steigerung der Besucherzahlen auf unserer Webseite
• M: 30 Prozent mehr Besuche
• A: Unseren Inhalt vervielfachen
• R: Werbekampagne starten
• T: Innerhalb eines Monats

Die wichtigsten KPIs zur Produktivitätsmessung im Homeoffice

Es gibt drei Schlüsselindikatoren zur Leistungsmessung im Homeoffice:

• Selbstdisziplin: Unabhängig zu arbeiten
• Effektive Kommunikation: Effizient mit dem Team und den Kunden zu kommunizieren
• Lernfähigkeit: Anweisungen befolgen können und neue Dinge schnell zu lernen.

Wie messen wir diese Faktoren?

Das erste Element - Selbstdisziplin - lässt sich viel einfacher messen, als es auf den ersten Blick scheint. Wir bitten die Mitarbeiter nur um zwei Dinge:

• Sie sollen uns die Ergebnisse einer Testaufgabe per E-Mail schicken, versehen mit einem Datum und einer bestimmten Frist.
• Dann verwenden sie eine bestimmte Betreffzeile in der E-Mail und fügen konkrete Details hinzu.

Damit können wir drei Bereiche analysieren:

• Haben sie die E-Mail pünktlich verschickt?
• Haben sie die richtige Betreffzeile wie gewünscht verwendet?
• Sind Grammatik und Interpunktion in der E-Mail korrekt?

Mit diesem Test wird in der Regel eine Erfolgsquote von etwa 80  bis 90 Prozent erreicht. Ein Ergebnis von 100 Prozent ist ungewöhnlich.

Für das zweite Element verwenden wir wiederum ein bestimmtes Testverfahren, um die Kommunikationsfähigkeit von Mitarbeitern zu messen. Beispielsweise weisen wir ihm/ihr eine bestimmte Aufgabe zu und gewähren drei Tage Zeit für die Bearbeitung. Wie sehen die möglichen Ergebnisse aus?

• Fall 1: Die Aufgabe wird pünktlich und in der erwarteten Qualität geliefert. Dies wäre als ein gutes Ergebnis anzusehen.
• Fall 2: Die Aufgabe wird pünktlich, aber mit einer geringeren Qualität als erwartet geliefert. Wir sollten analysieren, was schief gelaufen ist: Waren die Anforderungen der Aufgabe unklar? Verfügte die Person nicht über die erforderlichen Fähigkeiten oder wurde ihr nicht genügend Zeit eingeräumt?
• Fall 3: Die Aufgabe wird nicht pünktlich geliefert, aber die Person sendet eine Benachrichtigung. Trifft diese Mitteilung erst am Tag der Abgabe ein, ist das kein gutes Zeichen.
• Fall 4: Die Aufgabe wird nicht pünktlich zugestellt, und der Mitarbeiter gibt keine Erklärung ab.

In den Fällen drei und vier müssen wir eine eingehende Analyse der Fähigkeiten der Person durchführen und sehen, ob es möglich ist, das Kommunikationsmanagement zu verbessern.

An dritter Stelle verlangt die Messung der Lernfähigkeiten eines Mitarbeiters gute Beobachtungsgabe. Wir könnten zum Beispiel dem Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen, für die er neue Kompetenzen erlernen muss, und dann sehen, wie er sie anwendet. Dazu können wir ihm einige Folgefragen stellen, um seine Stärken und Schwächen zu ermitteln und nach und nach seine Lernkurve zu skizzieren.

Aus all diesen Informationen erstellen wir ein Dashboard, das uns einen guten Überblick über die Leistung jedes Mitarbeiters bietet.

Abgesehen davon empfehlen wir weitere Methoden, mit deren Hilfe wir die Mitarbeiterproduktivität im Homeoffice bewerten können:

Qualität und Quantität messen anstelle der investierten Zeit

Clevere Personalmanager schauen sich die Qualität und Anzahl der erledigten Aufgaben an. Um die Leistung einordnen zu können, vergleichen sie die Ergebnisse von zwei Mitarbeitern mit gleichem Background.

Auf die Ergebnisse achten

Mike Desjardins, Gründer von Cereslogic.com, erklärte in einem Artikel im Talking Talent: "Misst man die Leistung in einer Büroumgebung korrekt, stellt man schnell fest, dass es kaum einen Unterschied in der Bewertung eines Mitarbeiters im Homeoffice gegenüber einem Büroangestellten gibt. Leistung wird am besten durch die Ergebnisse und die Frage bestimmt, ob ein Mitarbeiter messbare Benchmarks oder Ziele erreicht hat."

Man einigt sich also im Wesentlichen auf bestimmte Ziele und misst anschließend die erzielten Ergebnisse. Gleichzeitig dient dieser Orientierungspunkt den Mitarbeitern als Motivationsquelle.

Klare Ziele setzen und Erwartungen kommunizieren

Im gleichen Artikel, betont Business Coach David Schoenbeck: "Wenn man in einem virtuellen Team Aufgaben an Einzelpersonen verteilt, müssen Erwartungen klar definiert werden. Diese sollte Fristen und konkrete Einzelheiten über die Aufgabe selbst enthalten."

Wir müssen also Grundlagen schaffen und später messen, ob diese erfüllt wurden oder nicht.  

Internes Feedback

Ebenso können wir das interne Feedback prüfen. Dazu erstellen wir eine Reihe von automatisierten, zufälligen und anonymen Befragungen. Beispielsweise bewertet jeder Mitarbeiter des Unternehmens die Arbeit der anderen und beantwortet nur zwei Fragen: Individuelle Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten.

Weitere interessante KPIs für das Homeoffice

Abgesehen von den KPIs, die wir bereits erwähnt haben, ist eine Analyse weiterer KPIs zur Messung der Mitarbeiterproduktivität im Homeoffice eine hervorragende Idee.

Beschäftigungskennzahlen

Die Arbeitsleistung wird in der Regel anhand der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gemessen, basierend auf dem, was der Mitarbeiter in den Zeitmanagementsystemen erfasst. Diese nicht sehr zuverlässige Kennzahl ist keine Garantie dafür, dass der Mitarbeiter so produktiv war, wie wir es von ihm erwarten. Bei dieser Methode wissen wir nur, dass die einen Arbeitstag geloggt haben.

Bestimmte Software hilft bei der Zurückverfolgung der Mitarbeiteraktivitäten auf ihrem Computer. Auf diese Weise lässt sich die Produktivität messen: Welche Webseiten sie besucht haben, welche Anwendungen sie benutzt haben, usw., und folglich auch, wie viel Zeit sie für ihre Arbeit aufgewendet haben.

Verschiedene Optionen auf dem Markt bieten sich dafür an, wobei Kickidler eine der beliebtesten ist. Damit kann man Screenshots machen, Berichte erstellen usw.

Leistungs-KPIs

Leistungskennzahlen sind wahrscheinlich die zuverlässigste Art, die Arbeit eines Menschen zu messen.

Trotz unterschiedlicher Methoden sollte jedes Unternehmen idealerweise die Kennzahlen so wählen, dass sie seiner Tätigkeit und seinen Bedürfnissen am besten entsprechen.

In diesem Sinne können bestimmte Indikatoren für jeden Mitarbeiter gelten und wertvolle Informationen liefern:

• Gewinn pro Mitarbeiter = Gewinn/Anzahl der Mitarbeiter. Diese grundlegende Kennzahl sagt uns, wie hoch der von jedem einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens erwirtschaftete Gewinn ist. Eine hohe Zahl ist ein ausgezeichneter Indikator für das Unternehmen. Sollte dieser verbesserungsbedürftig sein, besteht die beste Vorgehensweise darin, in Kultur, Ausbildung oder Technologie zu investieren, um Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren.
• Umsatz pro Mitarbeiter = Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter. In diesem Szenario betrachten wir nur die Gesamteinnahmen, ohne die Ausgaben zu berücksichtigen. Dieser nützliche KPI ähnelt zwar dem vorhergehenden, aber hebt die Kosten der Personalentwicklung im Verhältnis zum erwirtschafteten Umsatz hervor.
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Aufgabe = die Gesamtzeit, die benötigt wird, um eine Aufgabe zu erledigen / Anzahl der durchgeführten Aufgaben. Dieser Indikator misst die Effizienz des Teams.

Beispiel: Wir messen die Zeit, die ein Mitarbeiter benötigt, um einen Auftrag vorzubereiten, der im Laufe der Woche per Kurier verschickt wird. Dazu addieren wir die Gesamtzeit und teilen diese dann auf die Anzahl der von uns erfassten Messungen auf, um einen Durchschnittswert zu erhalten. Dieses Experiment kann regelmäßig wiederholt werden, um Verbesserungen oder Probleme zu identifizieren.

• Überstunden pro Mitarbeiter = Gesamtzahl der geleisteten Überstunden / Anzahl der Mitarbeiter. Dank diesem Indikator erkennen Personalmanager leicht, ob Mitarbeiter viele Überstunden einlegen. Dies könnte ein Anzeichen für ein Produktivitätsproblem oder eine übermäßige Arbeitsbelastung sein.

So führt man ein funktionierendes System mittels Leistungs-KPIs ein

Vor nicht allzu langer Zeit hat Google ein System zur Messung der Mitarbeiterleistung entwickelt, das so effektiv war, dass viele andere Unternehmen dem Beispiel gefolgt sind. Wir sprechen von der OKR-Methode, die für "Objective and Key Results" (also Ziele und Schlüsselergebnisse) steht. Diese Vorgehensweise dient dazu, das Arbeitspensum eines jeden Einzelnen zu organisieren, indem Ziele gesetzt werden, die auf Schlüsselergebnisse oder die gesamte Organisation ausgerichtet sind.

Die Umsetzung erfolgt durch folgenden Schritte:

• Gesamtjahresziel:

Jeder Mitarbeiter legt seine individuellen Ziele für das kommende Jahr fest. Der Mitarbeiter muss darüber nachdenken und entscheiden, welche Ziele er persönlich erreichen muss, um seinen Beitrag dazu zu leisten, dass das Unternehmen auf Kurs bleibt.

• Vierteljährliche Ziele:

Zum Erreichen dieser vierteljährlichen Ziele ermitteln wir die wichtigsten Schritte, die im Laufe der Zeit unternommen werden müssen, und legen Ziele in vierteljährlichen Schritten fest. An diesem Punkt tun Mitarbeiter und Vorgesetzte gut daran nach inspirierenden Formulierungen zu suchen, anstatt nur auf konkrete Zahlen zu setzen.

• Schlüsselergebnisse:

Klar definierte Zielerwartungen und Ergebnisse zeigen uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind. An dieser Stelle kommen also die von uns ausgewählten KPIs ins Spiel, und wir legen sie nach dem SMART-System fest.

• Wichtige Maßnahmen:

Zum Schluss bestimmen wir für jedes Ergebnis drei Maßnahmen, die beim Erreichen der Ziele unterstützen.

Dadurch erhalten wir einen klar strukturierten Fahrplan zur Erreichung unserer Ziele und können jederzeit prüfen, ob wir auf dem richtigen Weg sind und genug dafür tun.

Ein Beispiel von Cyberlink veranschaulicht sehr schön die Umsetzung der Ziele:

Dank dieser Maßnahmen schaffen Vorgesetzte und Personalmanager:

• Ein Gefühl des Personalengagements
• Sie informieren die Belegschaft über die Unternehmensziele des Unternehmens
• Sie fördern eine klarere und effizientere Kommunikation
• Legen Indikatoren für Weiterentwicklungen fest
• Fokus und Teamausrichtung

OKRs bieten daher eine äußerst nützliche Methode, um bei der mobilen Arbeit im Homeoffice mit Metriken zu arbeiten und die Leistung jeder einzelnen Person zu verfolgen.

Dabei muss jedes Unternehmen die Methode finden, die am besten zu seinen Bedürfnissen passt. Aber egal, für welche sie sich entscheiden, sollte der Hauptfokus immer auf klar definierten Grundlagen liegen.