Wie berechnet man die Arbeitsproduktivität?

Die Stunden verstreichen, doch irgendwie geht es nicht vorwärts und die Arbeit wird nicht fertig. Die Produktion stockt, Tagesziele werden schon lange nicht mehr erreicht. Dieses Phänomen kommt Dir in Deinem Unternehmen bekannt vor? Dann kann es sein, dass Deine Mitarbeiter*innen nicht produktiv arbeiten.

Produktivität ist eine zentrale Kennzahl Deiner Angestellten und Deiner Firma insgesamt. Daher stellen wir Dir mit diesem Beitrag die Bedeutung der Arbeitsproduktivität vor und zeigen Dir, wie Du diese Kennzahl berechnen kannst. So hast Du alle Fäden in der Hand kannst die Arbeitsproduktivität Deiner Mitarbeiter*innen steigern.

Was versteht man unter Arbeitsproduktivität?

Mit Hilfe der Arbeitsproduktivität kannst Du herausfinden, wie produktiv Deine Mitarbeiter*innen ihre Arbeit in einer bestimmten Zeit durchführen. Es handelt sich dabei um eine Kennzahl, die das Verhältnis von eingesetzter Arbeitsmenge zum Produktionsergebnis wiedergibt. Die Arbeitsproduktivität stellt dabei einen Teilbereich der gesamten Produktivität dar.

Die Arbeitskraft Deiner Mitarbeiter*innen ist die wichtigste Ressource in Deinem Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, diese bestmöglich einzusetzen, um Deine unternehmerischen Ziele zu verwirklichen. Das Messen der Mitarbeiterproduktivität in den verschiedenen Unternehmensbereichen hilft Dir zu erschließen, wo Maßnahmen zur Verbesserung eingesetzt werden sollten.

Warum sollte man die Mitarbeiterproduktivität messen?

Wenn Du die Mitarbeiterproduktivität mit einer Formel messen kannst, liefert das Deinem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert. Konkret bedeutet das:

• Personalbedarf erkennen: Indem Du die Mitarbeiterproduktivität im Blick hast, kannst Du erkennen, wie es um Deinen Bedarf an Personal steht. Wurde in Deinem Unternehmen zum Beispiel ein bestimmtes Pro-Kopf-Verhältnis zwischen Mitarbeiter*innen und Kund*innen festgelegt, so kannst Du dank der Arbeitsproduktivität Abweichungen erkennen und dementsprechend darauf reagieren.

• Personalentscheidungen treffen: Denkst Du darüber nach, bestimmte Mitarbeiter*innen zu übernehmen oder zu befördern, so kann Dir die individuelle Arbeitsproduktivität Aufschluss darüber geben, wie es um die Arbeitsleistung dieser Person steht und Dich somit bei Deiner Entscheidung unterstützen. Doch nicht nur die persönliche Produktivität kann gemessen werden, sondern auch die Arbeitsleistung für ganze Organisationseinheiten. Du kannst die Produktivität von einzelnen Mitarbeiter*innen oder ganzen Teams unkompliziert messen.

• Kontrolle behalten: Du hast durch die Arbeitsproduktivität die Möglichkeit, Bereiche Deines Unternehmens zu prüfen, indem Du die Ist-Werte mit den Soll-Werten vergleichst. Dadurch kannst Du erkennen, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden.
• Homeoffice monitoren: Gerade für Mitarbeiter*innen im Homeoffice eignet sich die Formel der Mitarbeiterproduktivität bestens. Auch ohne den täglichen Kontakt vor Ort kannst Du die Arbeitsproduktivität berechnen. So bist Du bestens darüber informiert, wo die einzelnen Teammitglieder aktuell stehen und wo sich das laufende Projekt gerade befindet. Lies hierzu gerne auch den Beitrag: So verwendet man KPIs, um die Produktivität im Homeoffice zu steigern.
  

Für wen eignet sich die Arbeitsproduktivität Formel?

Auch wenn es sich bei der Arbeitsproduktivität um eine interessante Kennzahl handelt,  lohnt sich diese Berechnungsmethode nicht für alle Unternehmen. Der Output eines Unternehmens sollte leicht in Zahlen zu messen sein und zum Großteil von der Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen bestimmt werden.

Dies ist klassischerweise in den Branchen mit Akkordarbeit oder einfachen und klar definierten Beschäftigungen wie Logistik, Landwirtschaft oder Massenproduktion der Fall. In diesen Arbeitsfeldern lassen sich oft einfache Ziele für die minimale Anforderung an die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter*innen bestimmen, ein Vergleich zwischen den Angestellten kann daher gut stattfinden.

Ist Dein Unternehmen mit Kopfarbeit beschäftigt oder im kreativen Sektor tätig, so bringt Dir die Berechnung von Mitarbeiterproduktivität wenig Nutzen, da sich hier der Output kaum quantitativ beschreiben lässt. Durch die Arbeitsproduktivität lässt sich nämlich die Qualität der freien Arbeit nicht bestimmen.

Hier bedarf es im Einzelfall Deiner Einschätzung. Künstler*innen z.B. haben keinen Stunden- oder Stücklohn, eine Grafikdesignerin, die ein Soll von zwei Produkten am Tag hat, hingegen schon. Auch bei Unternehmen, in denen ein Hauptteil der Arbeit durch Maschinen und Computer geleistet wird und die Arbeitszeit des Personals auf die Produktionsergebnisse nur geringe Auswirkung hat, sagt die Kennzahl der Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter*innen wenig aus.

Wie berechnet man die Arbeitsproduktivität?

Du kannst die folgende Formel der Arbeitsproduktivität nutzen, um die Arbeitsproduktivität von einzelnen Mitarbeiter*innen, bestimmte Gruppen und Abteilungen oder gar des ganzen Unternehmens zu ermitteln. Die mathematische Formel lautet:

Arbeitsproduktivität = Output (Arbeitsergebnis in Zahlen) / Input (Arbeitseinsatz in Zeit)

Das Ergebnis einer Arbeitseinheit (z.B. eines Mitarbeiters), gemessen in Zahlen, geteilt durch den Arbeitseinsatz dieser Arbeitseinheit, gemessen in Zeit.

Das bedeutet, Du teilst den Output, also das, was die Arbeitskraft erwirtschaftet hat, durch den entsprechenden Zeitaufwand.

Dabei ist zu beachten ist, dass die Größen messbar sind. Zum Beispiel kann es sich dabei um die Anzahl der erledigten Aufträge, die Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter*innen oder die erbrachten Arbeitsstunden oder -tage handeln. Der Output kann als Stück- oder Volumenangaben, Wertschöpfung oder Umsatzhöhe ausgedrückt werden.

Durch regelmäßige Bestimmung der Arbeitsproduktivität per Formel kannst Du die Entwicklung in Deinem Unternehmen beobachten und Vergleiche ziehen, z.B. zu anderen Wirtschaftsjahren Deiner Firma, zu Mitbewerber*innen oder zur ganzen Branche.

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Arbeitsproduktivität berechnen Beispiel

Zur Veranschaulichung folgt ein Beispiel aus der Massenproduktion zur Berechnung der Arbeitsproduktivität.

Ein Beispiel: Eine Schuhfabrik produziert täglich 100 Paar Schuhe zu einem Stückpreis von 30 Euro und beschäftigt 12 Arbeiter*innen in einer 8-Stunden-Schicht zu je 10 Euro pro Stunde. Die Materialien zur Herstellung der Schuhe kosten 1000 Euro, die Maschinen und die Miete belaufen sich auf 150 Euro pro Tag. Ausgehend von diesen Zahlen würde sich die Produktivität nach der obigen Formel wie folgt ergeben: 

Produktivität = (100x30)/(12x8x10+1000+150) = 1,42

Wenn wir die Arbeitsproduktivität berechnen wollten, der 10 Paar Schuhe herstellt, würden wir wie folgt vorgehen:

Mitarbeiterproduktivität = (10x30)/(8x10) = 3,75

Dieses Resultat kannst Du nun als Grundlage für Vergleiche z.B. zu Kolleg*innen nutzen und diesen Wert in Deinen Personalentwicklungsprozess einfließen lassen.

Weitere Formeln, um Arbeitsproduktivität zu messen

Um die Arbeitsproduktivität zu messen, kommen einige Kennzahlen in Frage, von denen viele quantitativer Natur sind. Das ermöglicht Dir, die Arbeit Deiner Mitarbeiter*innen auf Grundlage der Produktivitätssteigerung zu bewerten.

Umsatzindex

Die Leistung Deiner Mitarbeiter*innen beeinflusst den Umsatz Deines Unternehmens direkt. Daher ist es naheliegend, eine Formel für den Umsatzindex heranzuziehen, die die Entwicklung des Unternehmensumsatzes in Relation zu Deinen Mitarbeiter*innen erklärt.

Dabei handelt es sich um internes Datenmaterial, das sich nicht für den Vergleich mit anderen Unternehmen eignet. Der Umsatzindex hilft dabei, interne Trends festzustellen. Um den Umsatzindex zu berechnen, gibt es zwei Möglichkeiten: 

Umsatzindex = Umsatz / Mitarbeiter*innen 

oder 

Umsatzindex = Umsatz / Personalkosten

Absentismus

Absentismus meint die Fehlzeiten von Mitarbeiter*innen. Dafür gibt es mehrere Ursachen wie Verspätung, Krankheit oder entschuldigtes bzw. unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit.

Um Absenzen der Vergangenheit zu berechnen oder eine Prognose für die Abwesenheit Deiner Mitarbeiter*innen zu erhalten, kannst Du den Absentismus berechnen. 

Die Formel dafür lautet: 

Absentismus = Arbeitsstunden mit Absenz der Mitarbeiter*innen / geplante Arbeitsstunden insgesamt

Unfallrate

Die Sicherheit Deiner Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz hat eine sehr hohe Bedeutung. Sicherheitsvorkehrungen am Arbeitsplatz vermeiden Arbeitsunfälle und sollten daher unbedingt gewährleistet sein.

Auf diese Weise kannst Du dafür sorgen, dass Fehlzeiten verringert werden und die Angestellten sich wohlfühlen. Im Idealfall sollte die Unfallrate in Deinem Unternehmen daher 0 % betragen. Um die Unfallrate zu berechnen, kannst Du folgende Formel anwenden: 

Unfallrate = Arbeitsstunden mit Entfall aufgrund von Unfällen / geplante Arbeitsstunden

Mitarbeiterzufriedenheit

Um strategische Entscheidungen zu treffen, ist die Meinung Deiner Mitarbeiter*innen von großem Interesse, denn diese liefern wertvolle Informationen. Eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit ist dafür ein geeignetes Instrument.

Achte dabei darauf, dass die Datenerhebung zu Deiner Unternehmenskultur passt. Anonymität sollte garantiert sein, außerdem sollten die gestellten Fragen auch wirklich Deinen Interessenbereich bedienen.

Dazu können die Fragen in Themengruppen untergliedert werden, beispielsweise zum Unternehmen allgemein, zu Konzepten der Nachhaltigkeit, zum Führungsstil, zur internen Kommunikation oder zur CSR. Nach der Befragung solltest Du einen Plan für die Umsetzung der Verbesserungsvorschläge erstellen.

Wie hilft Kenjo Dir die Arbeitsproduktivität zu steigern?

Wir wissen bei Kenjo um die Wichtigkeit, um wichtige Kennzahlen nicht nur zu analysieren sondern auch so aufzubereiten, dass sie sinnvolle Daten bieten und bessere Entscheidungen getroffen werden können.

Kenjos Produktivitätssoftware unterstützt beim Messen der Mitarbeiterproduktivität und gibt einen Maßstab für Leistungsbeurteilungen an die Hand. Ebenso kann unser Modul Bewertungsprozesse implementieren, um sowohl einen individuellen als auch einen Gesamtüberblick über die Produktivität im Unternehmen zu erhalten. 

Ebenso empfehlen wir Dir unseren Artikel über Vergütungspläne, um Talente langfristig an Dein Unternehmen zu binden.

Wie verbessert man die Arbeitsproduktivität?

Nachdem Du mögliche Ursachen für eine niedrigere Produktivität ermittelt hast, solltest Du dringend geeignete Maßnahmen ergreifen, um Arbeitsproduktivität wieder anzukurbeln. Folgende Tipps helfen Dir dabei:

1. Begeistere das Management für Arbeitsproduktivität

Du als Personaler*in bist nicht allein für die Einstellung, das Engagement und die Entwicklung von Mitarbeiter*innen verantwortlich. Hole das Management, Teamleader und andere Führungskräfte im Unternehmen mit ins Boot, um die Mitarbeiterproduktivität zu erhöhen.

2. Organisiere Einzelgespräche mit den Angestellten

Viele Mitarbeiter*innen benötigen Einzelgespräche, um eine enge Bindung zum Unternehmen oder den Führungskräften aufzubauen. Nutze dieses Instrument, um Probleme rechtzeitig zu erkennen, produktive Arbeitsverhältnisse zu schaffen und damit stärkere Teams aufzubauen. Erfahrungsgemäß motivierst Du damit Deine Angestellten.

3. Plane ein Onboarding für neue Team- oder Projektmitglieder

Gib neuen Team- oder Projektmitgliedern die Möglichkeit, ihre volle Qualifikation auszuspielen. Dafür nutzt Du am besten einen organisierten Onboarding-Prozess. So machst Du neue Mitarbeiter*innen mit der Unternehmenskultur vertraut und erzielst die anvisierten Ergebnisse.

4. Formuliere mit dem Management Ziele und Zielvorgaben

Tausche Dich mit dem Management über Ziele und Zielvorgaben des Unternehmens aus. Du bist dafür verantwortlich, geeignetes Personal einzustellen und die Mitarbeiter*innen effektiv zu verwalten. Dafür solltest Du die nächsten Meilensteine Deiner Firma genau kennen.

5. Behalte die Performance im Blick

Prüfe in sinnvollen Zeitabständen die Zielvorgaben Deiner Mitarbeiter*innen und vergleiche sie mit der tatsächlichen Performance. So kannst Du die Angestellten individuell voranbringen und ihre Stärken z.B. durch Fortbildungen weiterentwickeln. Die Resultate Deiner Analysen kannst Du den Mitarbeiter*innen in Einzelgesprächen spiegeln.

6. Entwickle ein Konzept zur Weiterentwicklung

Mit Weiterbildung und Personalentwicklung erzielst Du die besten Ergebnisse, um die Mitarbeiterproduktivität zu steigern. Konkret sollten bei Deinem Personalentwicklungsprogramm sowohl die individuellen Ziele als auch die Ziele, die Vision und die Kultur Deines Unternehmens eine Rolle spielen. 

Die Planung des Personalentwicklungsprozesses erfolgt auf Basis der vorhanden Fähigkeiten, Kompetenzen, Einstellungen und Arbeitsleistungen Deiner Angestellten. Wenn das Lernen und die Entwicklung von Kompetenzen im Unternehmen eine Win-Win-Situation für beide Seiten darstellt, also für die Mitarbeiter*innen und das Unternehmen, hat Personalentwicklung in Deinem Unternehmen eine besonders hohe Akzeptanz.

7. Etabliere eine Feedback-Kultur

Nimm Dein Personal mit und höre den Angestellten zu. Die Mitarbeiter*innen wissen oft genau, an welchen Stellen Prozesse optimiert werden können, und haben mitunter sogar konkrete Verbesserungsvorschläge. Um diese Anregungen zu sammeln, solltest Du eine strukturierte Feedback-Kultur etablieren.

Eine solches System von z.B. anonymen Fragebögen ist nicht nur ein Zeichen von Wertschätzung Deinen Angestellten gegenüber. Es etabliert zudem für alle eine Kultur zielführender interner Kommunikation mit dem Ziel der Verbesserung von Abläufen in Deinem Unternehmen.

Immer wieder werden Deine Mitarbeiter*innen im Rahmen von Feedback-Runden Probleme benennen, die von Dir oder dem Management bislang vielleicht noch nicht beachtet wurden. Eventuell führt ein Verbesserungsvorschlag seitens Deiner Mitarbeiter*innen im Handumdrehen zur Verschlankung der Produktionsschritte und somit zur Steigerung der Arbeitsproduktivität.

Fazit

Damit Du stets einen Überblick über die Produktivität Deiner Mitarbeiter*innen hast, eignen sich Softwares zur Arbeitsproduktivität hervorragend, um herauszufinden, wie produktiv Deine Angestellten ihre Aufgaben in einer bestimmten Zeit ausführen. Durch diese Kennzahl kannst Du z.B. den Bedarf an Mitarbeiter*innen einschätzen sowie die Arbeitsleistung von Teams oder einzelnen Angestellten besser vergleichbar machen.

Diese Kennzahl eignet sich besonders in Unternehmen mit strukturiertem, klar definierbaren  Produktionsprozess. Neben der Arbeitsproduktivität im engeren Sinne kannst Du auch andere Kennzahlen wie z.B. die Absenzrate oder die Unfallrate zur Analyse Deiner Mitarbeiterproduktivität heranziehen.

Wie wir gesehen haben stehen zur Optimierung der Arbeitsproduktivität zahlreiche Methoden zur Verfügung, die dabei helfen eine offene, wertschätzende Feedbackkultur in Deinem Unternehmen zu entwicklen, um das volle Potential Deiner Mitarbeiter*innen für die Firma nutzbar zu machen.