Fehlzeiten im Einzelhandel: Diese Strategien bringen Dich weiter

Unvorhergesehene Fehlzeiten im Einzelhandel haben enorme Auswirkungen auf die Unternehmen, sowohl in finanzieller als auch in betrieblicher Hinsicht. Damit einher geht immer ein beträchtlicher Mehraufwand für die Personalabteilung oder die Filialleitung. Die muss schnell reagieren und für Ersatz sorgen, damit ausreichend Ressourcen vorhanden sind und die Abwesenheit sich nicht auf Kundenseite bemerkbar macht.

Statt proaktiv für einen effizienten Ablauf des Geschäftsbetriebs sorgen zu können, nehmen Organisationsaufgaben und die stete Suche nach Ersatz einen viel zu großen Raum in der täglichen Arbeit von Filialleiter*innen ein. Insbesondere unentschuldigte Abwesenheiten führen deshalb nicht selten zu Unmut und Unzufriedenheit im Team und beeinflussen das Kundenerlebnis negativ. Umso wichtiger ist es, Strategien für ein effektives Teammanagement zu entwickeln und Fehlzeiten im Einzelhandel zu minimieren. 

In diesem Artikel erfährst Du mehr über Ursachen und Folgen von Fehlzeiten im Handel und bekommst Instrumente an die Hand, die Dir helfen, die Fehlzeiten in Deinem Team zu reduzieren.

Wie wird eine Fehlzeitenquote berechnet?

Die Fehlzeitenquote bezeichnet das Verhältnis der Abwesenheitstage zu den Sollarbeitstagen der gesamten Belegschaft. Du berechnest sie, indem die Du die Fehlzeiten durch die Sollarbeitszeit dividierst. Das Ergebnis multiplizierst Du mit 100. 

Die Formel dazu sieht wie folgt aus:

Fehlzeitenquote = Fehltage / Sollarbeitstage * 100

Die Fehlzeiten kannst du in Tagen oder Stunden erfassen.

Wie berechnet sich die Fehlzeitenquote für eine Filiale mit zehn Mitarbeiter*innen?

Wir gehen von 20 Arbeitstagen monatlich aus. Zwei Mitarbeiterinnen waren jeweils zwei Tage krank und ein Mitarbeiter war vier Tage krank.

Formel:

[(2+2+4) / (20 Sollarbeitstage * 10 Mitarbeiter*innen)]* 100 = 4 % 

Die Filiale hatte also einen Krankenstand von 4 Prozent.

Für eine gezieltere Analyse der Fehlzeiten solltest Du auch Merkmale wie Alter und Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Filiale oder Standort, Gehaltsgruppe und Tätigkeit, saisonale Schwankungen berücksichtigen.

Fehlzeiten und Absentismus im Einzelhandel – wie groß ist das Problem?

Die Zahlen über Fehlzeiten im Einzelhandel zeichnen ein beunruhigendes Bild: Eine weltweite Umfrage unter 800 Filialleiter*innen zum Thema Fehlzeiten im Einzelhandel, die 2018 im Auftrag von Kronos durchgeführt wurde, ergab, dass durchschnittlich 67 Prozent aller Geschäfte zu mehr als 25 Prozent der Hauptgeschäftszeiten unterbesetzt sind; in Deutschland sind es sogar 69 Prozent der Läden. 

Demgegenüber sind 46 Prozent der Geschäfte zu mehr als 25 Prozent der Zeiten mit wenig Kundenverkehr überbesetzt. Die Umfrage ergab außerdem, dass etwa 7 Prozent aller Arbeitsstunden in einem Monat zwar angesetzt, aber aufgrund ungeplanter Abwesenheiten nicht geleistet werden und 6 Prozent der gearbeiteten Stunden ungeplant sind, aber dennoch von Mitarbeiter*innen abgedeckt werden. Die meisten Fehlzeiten treten laut Kronos-Bericht in Deutschland übrigens montags (33 %), freitags (22 %) und während der Wochenenden (20 %) auf.

Strategien, wie Unternehmen Absentismus vermeiden können haben wir in unserem Blog zusammengestellt.

Das lässt bereits erahnen, mit welchen Herausforderungen bei der Personalplanung die Filialleiter*innen in vielen Läden und Geschäften konfrontiert sind. 52 % der befragten Filialleiter*innen sagen, dass die Verwaltung ungeplanter Abwesenheiten ein zentrales Problem in ihrer Arbeit darstellt. 

Es verwundert nicht, so der Kronos-Report, dass eine ausgewogene Personalplanung, die sowohl Kunden-, Geschäfts- als auch Mitarbeiteranforderungen entspricht, von den meisten Führungskräften als größte Herausforderung im Einzelhandel angesehen wird.

Die Ursachen von Fehlzeiten im Handel

Indem wir den Ursachen von Fehlzeiten auf den Grund gehen, können wir mehr Sensibilität für das Thema erzeugen. Zum einen erfahren wir durch die Analyse mehr über unsere Mitarbeiter*innen, lernen ihre Bedürfnisse besser kennen und können gezieltere Lösungsansätze entwickeln.

Viele Einzelhändler*innen kämpfen mit hohen Fehlzeiten und unterschiedliche Studien haben bereits gezeigt, dass viel Stress und mangelnde Motivation zu den Hauptursachen von Fehlzeiten im Handel gehören. Aber auch die Stellenbezeichnungen und das Arbeitsumfeld wirken sich maßgeblich auf die Fehlzeitenquote in den Filialen und Einzelhandelsunternehmen aus.

Bei den Ursachenermittlungen ist zu unterscheiden, ob die Fehlzeiten mitarbeiterbezogene oder umweltbezogene, also außerbetriebliche Ursachen oder betriebliche Ursachen haben:

Mitarbeiterbezogene Ursachen

Mitunter sind außerbetriebliche Gründe für die hohen Fehlzeiten verantwortlich. Dazu gehören:

• Abwesenheit aus medizinischen oder gesundheitlichen Gründen

Mitarbeiter*innen können ausfallen aufgrund von (chronischer) Krankheit, um einen Termin wahrzunehmen oder sich einer medizinischen Behandlung zu unterziehen.

• Abwesenheit aus familiären und persönlichen Gründen

Manchmal fehlen Mitarbeiter*innen aus familiären Gründen wie Kinderbetreuung oder Pflege eines Angehörigen. Persönliche Gründe können sein, dass Mitarbeiter*innen nicht in der Verfassung sind zu arbeiten; hier zählen Belastbarkeit, das private Umfeld oder lange Fahrzeiten zum Arbeitsplatz mit rein. Ebenfalls auf die Fehlzeiten auswirken können andere Verpflichtungen, Nebentätigkeiten oder das Freizeitverhalten.

• Stress und Überlastung

Überlastete und gestresste Mitarbeiter*innen können die Fehlzeitenquote maßgeblich beeinflussen. Mangelndes Mitspracherecht am Arbeitsplatz, keine klare Arbeitsteilung, schlechte Führungskompetenzen, zu hohe Arbeitsbelastung oder ein Beruf, der aus Sicht der Mitarbeiter*innen nicht ausreichend Sinn stiftet, sind häufige Gründe für hohe Fehlzeiten. All diese Faktoren können für Mitarbeitende psychisch belastend sein.

Stressbedingte Fehlzeiten wirken sich nicht nur auf das Unternehmen als Ganzes aus. Sie fördern auch ein toxisches Arbeitsumfeld und einen Vertrauensverlust innerhalb des Filialteams. 

Obwohl Unternehmen seit 2013 gesetzlich verpflichtet sind, psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen, kommen sie dieser Verpflichtung nur schleppend nach. Das hat unsere 2021er Studie zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz ergeben. 

Umweltbezogene Ursachen

• Höhere Gewalt

Schlechte Witterungsbedingungen, Klimaschwankungen oder Jahreszeiten können ebenfalls zu unerwarteten Abwesenheiten führen, auf die wir keinen Einfluss haben, zum Beispiel wenn Mitarbeiter*innen durch den Ausfall des Verkehrsnetzes überhaupt nicht zur Arbeitsstelle gelangen.

• Saisonale Schwankungen

Manche Unternehmen verzeichnen starke saisonale Schwankungen in ihrer Fehlzeitenquote, beispielsweise durch eine Grippewelle. 

Betriebsbezogene Ursachen

• Hohe Arbeitsbelastung

Guter Kundenservice ist eine herausfordernde Aufgabe. Gelegentlich können eine zu hohe Arbeitsbelastung oder damit verbundene Burnouts unzufriedene und gestresste Mitarbeiter*innen zurücklassen und das kann die unentschuldigten Fehltage in die Höhe treiben.

• Hohe Mitarbeiterfluktuation

Hohe Fluktuation im eigenen Team wirkt sich nachhaltig negativ auf das Arbeitsklima aus. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation im Einzelhandel bedeutet nicht nur für Filialleiter*innen und Teammitglieder, dass die Positionen der ehemaligen Mitarbeiter*innen neu besetzt werden müssen, sondern auch, dass Schichten kurzfristig übernommen werden müssen. Dahinter steht mitunter, dass das Team als solches kaum funktioniert und neue Mitarbeiter*innen nur schlecht integriert werden. 

• Arbeitsunfälle und Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz

„Auch im Einzelhandel können die Gesundheit und das Wohlbefinden des Verkaufspersonals auf Grund einer ungünstigen Gestaltung von Arbeitsplatz, Arbeitsmittel, Arbeitsumgebung oder arbeitsorganisatorischer Mängel beeinträchtigt werden“, schreibt das RKW Kompetenzzentrum. 

Krankheiten und Arbeitsunfälle führen zu höheren Ausfallzeiten und treiben die Kosten beträchtlich in die Höhe. Das kann gerade für kleine Geschäfte problematisch werden, heißt es weiter auf der RKW-Seite, da es Erfolgseinbußen nach sich ziehen und im schlimmsten Fall das ‚Aus‘ bedeuten kann.

• Schwacher Führungsstil und schlechtes Management

Ein negatives Arbeitsklima und schlechte Unternehmenskultur stehen für schwache Führungsqualitäten und schlechtes Management. Das wiederum kann zur Folge, dass Mitarbeiter*innen sich überlastet fühlen und mit wenig Enthusiasmus ihrer Arbeit nachgehen. Daraus resultierende psychische oder physische Belastungen sind häufig Grund für Abwesenheiten.

„Wer sich von den Vorgesetzten wertgeschätzt fühlt und die eigene Arbeit als sinnstiftend empfindet“, schreibt kununu mit Bezug auf eine AOK-Studie zu Fehlzeiten in Betrieben, „fehlte durchschnittlich 9,4 Arbeitstage pro Jahr. Wenn das nicht der Fall ist, ist die Anzahl mit knapp 20 krankheitsbedingten Fehltagen mehr als doppelt so hoch.“

• Negatives Arbeitsumfeld

Dieser Punkt ist eng mit dem vorherigen verknüpft: Herrscht negative Stimmung im Team kann das zu einem strukturellen Problem werden und die Fehlzeitenquote in die Höhe treiben. Das Arbeitsklima regelmäßig auszuwerten und mithilfe von Mitarbeiterbefragungen die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu ermitteln, ist also eine zentrale Aufgabe für Arbeitgeber im Einzelhandel. 

Was sind die Folgen hoher Fehlzeiten im Handel? 

Hohe Fehlzeiten sind ein generelles und weit verbreitetes Problem im Einzelhandel. Sie sorgen für unübersichtliche Abläufe und haben beträchtliche Auswirkungen auf die Produktivität und die Arbeitsmoral der Teams. Sie schlagen sich außerdem in der Beschäftigungsdauer und Mitarbeiterzufriedenheit nieder. (siehe Kronos-Studie).

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf häufige Folgen von hohen Fehlzeiten:

Desorganisation

Wenn Mitarbeiter*innen kurzfristig absagen oder einfach nicht bei der Arbeit erscheinen, sorgt das für Chaos im Laden und wirkt sich auf sämtliche Arbeitsabläufe, insbesondere die eingeteilten Schichten, aus. Denn die Filialleitung muss zügig Ersatz finden und Kolleg*innen müssen Überstunden machen und spontan einspringen.

Auch der Kundenservice kann darunter leiden, wenn weniger Personal als geplant zur Verfügung steht und es zu einem unerwartet hohen Andrang kommt.

Mangelndes Vertrauen

Teammitglieder verlieren das Vertrauen in Mitarbeiter*innen, die wiederholt und unentschuldigt fehlen. Vor allem zweifeln sie an deren Professionalität. Wenn unklar ist, ob man sich auf ein Teammitglied und dessen Arbeit verlassen kann, sorgt das für Unsicherheit, die auf das gesamte Team überschwappen kann. Meist betreffen erhöhte Arbeitspensen und veränderte Abläufe, die mit plötzlichen Abwesenheiten einhergehen, nicht nur einzelne Mitarbeiter*innen, sondern das gesamte Team.

Eine verzögerte Reaktion darauf seitens der Geschäftsführung sorgt für Unzufriedenheit und Unmut unter den verbliebenen Mitarbeiter*innen, insbesondere gegenüber unmittelbaren Vorgesetzten, die Filialleitung.

Schlechter Kundenservice

Laut der Kronos-Studie verzeichneten 47 Prozent aller Einzelhändler Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit. Unentschuldigte oder unvorhergesehene Abwesenheit wirkt sich negativ auf den Kundenservice aus. Denn kurzfristige Ausfälle verlangen ein hohes Maß an Flexibilität und Bereitschaft seitens der Mitarbeiter*innen, diese Lücke zu füllen.

Schlechter Kundenservice geht Hand in Hand mit abwandernden Kund*innen und damit verbunden sind Auftragsrückgänge und Umsatzeinbußen (42 Prozent aller Einzelhandelsunternehmen spüren die Auswirkungen von Fehlzeiten auf ihren Umsatz).

Geringere Leistungsbereitschaft

Wenn Mitarbeiter*innen zu ihrer Schicht auch die Schicht eines abwesenden Teammitglieds übernehmen müssen, verdoppelt sich ihr Arbeitspensum. Darunter leidet nicht nur die Produktivität, sondern oftmals auch die Qualität der Arbeit. Das gefährdet nicht nur die Zielvorgaben, sondern trägt zu einem toxischen Arbeitsumfeld bei. 

Steigende Kosten

Seit Jahren steigen krankheitsbedingte Fehlzeiten deutschlandweit an. Die Abwesenheiten kosten Unternehmen gigantische Summen. Das Institut der deutschen Wirtschaft schreibt dazu: „Die Ausgaben der Unternehmen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sind 2019 um 3,4 Milliarden Euro auf insgesamt 67,5 Milliarden Euro gestiegen.“ 

Auch 2020 setzte sich dieser Trend fort: „Aufgrund des sprunghaften Anstiegs des Krankenstands im März [2020]“, schreibt das IW an anderer Stelle, „müssen die Arbeitgeber […] rund 1,6 Milliarden Euro zusätzlich für die Entgeltfortzahlung bei Krankheit schultern.“ 

Übrigens: Vor allem die Krankschreibungen aufgrund psychischer Diagnosen seien im Jahr 2020 erneut gestiegen, heißt es auf der Website der Techniker Krankenkasse. 

In diesem Zusammenhang lohnt sich ein kurzer Blick auf die Kosten, die durch Fehlzeiten verursacht werden: 

• Direkte Kosten:

o   Gehaltsfortzahlung für abwesende/kranke Mitarbeiter*innen*

o   Vergütung von Ersatzkräften

o   Vergütung von Überstunden

• Indirekte Kosten:

o   Kosten für die erneute Personalsuche 

o   Steuern und Sozialversicherungsleistungen

o   verminderte Arbeitsleistung und weniger Kundenservice 

o   Verlust von Know-how

o   Verwaltungskosten

* In Deutschland haben Arbeitnehmer*innen bei Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich einen Anspruch auf ihr volles Gehalt, und zwar für maximal sechs Wochen pro Jahr.

Mit diesen Maßnahmen kannst Du die Fehlzeiten reduzieren

Fehlzeiten von Mitarbeiter*innen sind nicht zu vermeiden. Aber wir können eine Reihe von Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass sich diese im Rahmen halten und unentschuldigte oder kurzfristige Abwesenheiten minimieren.

Fehlzeitenanalyse

Abhängig von der Branche und dem Unternehmen können ganz unterschiedliche Faktoren zu hohen Fehlzeiten führen. Das haben die oben aufgeführten Ursachen für Fehlzeiten im Einzelhandel bereits gezeigt. Wer zielgerichtet vorgehen und Fehlzeiten gegensteuern möchte, kommt also nicht umhin, die eigenen Fehlzeiten genauer unter die Lupe zu nehmen. 

Die häufigsten Gesundheitsrisiken im Einzelhandel und damit verbundene Fehlzeiten entstehen laut RKW durch: „langes Stehen und ungünstiges Schuhwerk, Stress und Kundenarbeit, eine ungünstige Lage und die Länge der Arbeitszeit, Heben und Tragen, ungünstige Körperhaltung, Sturz- und Stolpergefahren im Verkaufsraum oder im Lager, leichtfertiger Umgang mit Schneidwerkzeugen, unzulänglichen Hautschutz und zu wenig Schutz und Vorkehrungen vor Raubüberfällen“.

Entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten sichtbar machen

Mithilfe einer HR-Software können Filialleiter*innen beispielsweise die Fehlzeiten von Mitarbeiter*innen in ihrer Filiale einfach und in Echtzeit überwachen. Dazu erfassen sie die jeweiligen Abwesenheiten und Fehlzeiten; die Abwesenheitshistorie lässt gegebenenfalls Trends und Verhaltensmuster beobachten.

Der große Vorteil dieser Software: Auch Mitarbeiter*innen haben Zugriff auf diese Informationen und können Fehltage selbst einsehen. Ein Visualisierung dieser Daten hilft Mitarbeitenden, ihre Fehlzeiten zu kontrollieren.

Gerechte Lohnpolitik

Unternehmen sollten von Anfang an eine geschlechtergerechte Einstellungs- und Geschäftspolitik verfolgen, um geschlechtsspezifische Verdienstunterschiede und daraus resultierende Streitereien zu vermeiden.

Anerkennung und Wertschätzung von Mitarbeiter*innen mit geringen Fehlzeiten

Mitarbeiter*innen mit niedrigen Fehlzeiten zu belohnen und ihre Leistung für das gesamte Team anzuerkennen, kann treibender Faktor für ein rundum gelungene Team-Performance sein – und sich positiv auf die Leistungsbereitschaft aller Mitarbeiter*innen auswirken. 

Wie die Belohnung aussieht, ist dem Arbeitgeber überlassen: Das können Prämien sein, aber auch andere Benefits wie Einkaufsgutscheine oder ein zusätzlicher freier Tag.

Teamarbeit fördern

Teamgeist und ein Gefühl von Zugehörigkeit erhöhen das Mitarbeiterengagement unmittelbar. Hier spielt auch die Unternehmenskultur eine bedeutende Rolle. Wer sich wohl unter seinen Kolleg*innen fühlt, geht motivierter zur Arbeit und fühlt sich seinem Team mehr verbunden. 

Teambildungsaktivitäten wie stärken das Gruppengefühl und helfen Teammitgliedern, ihren Platz im Team zu finden.

In den Wohlfühlfaktor investieren

Motivation, Balance und vor allem Wohlbefinden am Arbeitsplatz sind die größten Anreize, jeden Tag aufs Neue zurückzukehren. Es zahlt sich für Einzelhandelsunternehmen also aus, mehr Augenmerk auf diese Faktoren zu legen:

•  Aus- und Weiterbildungen für das Personal ermöglichen
• Freiräume schaffen durch flexiblere Öffnungszeiten (etwa saisonal anpassen) 
• klare Pausenregelungen
• Arbeitstag abwechslungsreich gestalten und gut organisieren
• Arbeitsplatz angenehm gestalten (beispielsweise durch Sitzmöglichkeiten für Angestellte) 
• Programme zur Mitarbeiterentwicklung
• Gezielte Erholungspausen ermöglichen
• Verhalten bei Diebstahl oder Überfall mit den Mitarbeiter*innen trainieren
• interne Kommunikationssysteme wie Workflows nutzen, über die Mitarbeiter*innen gezielte Verbesserungsvorschläge machen können oder Probleme melden können

Auf die Gesundheit der Mitarbeiter*innen achten

Krankheitsbedingte Fehltage können Unternehmen gering halten, indem sie die Gesundheit der Mitarbeiter*innen zur Priorität machen. Denn nur gesunde Mitarbeiter*innen sind belastbar und leistungsfähig.

Worauf gilt es also zu achten:

• Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit eingehalten? Gibt es Sturz- und Stolpergefahren im Geschäft? Könnten Teammitglieder mit gesundheitsschädigenden Materialien in Kontakt kommen?
• Kostenloses Wasser, Kräutertees oder Obstkörbe für die Mitarbeiter*innen sorgt dafür, dass sie gesund durch den Arbeitstag kommen.
• Ermutige Deine Teammitglieder zum Abschalten und Entspannen außerhalb der Arbeitszeiten.
• Fitnessgutscheine, gezielte Gymnastik und sportliche Aktivitäten fördern das gesundheitliche Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen.
• Private Krankenzusatzversicherungen ermöglichen Mitarbeiter*innen Zugang zur erweiterten medizinischen Versorgung.
• Müssen Mitarbeiter*innen viel Heben und Tragen, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Gesundheitsrisiken durch geeignete technische oder organisatorische Maßnahmen möglichst gering zu halten.

Fehlzeitenmanagement mit HR-Software

Wir haben bereits mehrfach die Fehlzeitenanalyse angesprochen. Technologische Lösungen erleichtern diese Aufgabe erheblich, weil sie Fehlzeiten veranschaulichen und die Ursachen dafür erkennen lassen. Personal- und Teamleiter*innen erhalten einen guten Überblick über entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten in einzelnen Filialen oder im Team und können daraus geeignete Lösungsansätze ableiten. 

Eine HR- und Zeiterfassungsoftware automatisiert das Fehlzeitenmanagement für Einzelhandelsunternehmen und schafft mehr Freiraum bei der Verwaltung von Schichtplänen (bspw. durch den unabhängigen Schichttausch). Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Arbeitsschichten und Personaleinsätze planen und Schichttäusche verwalten
• geplante und ungeplante Abwesenheiten verwalten
• Mitarbeiter*innen erfassen Anfangs- und Endzeiten ihrer Schicht und können Urlaub direkt beantragen
• Abwesenheiten zuordnen und mit einem Farbsystem unterscheiden
• Individuell einstellbare öffentliche oder private Abwesenheitsgründe
• Abwesenheitstage der Mitarbeiter*innen mit nur einem Klick genehmigen
• Von Mitarbeiter*innen gesendete Genehmigungen in der Cloud speichern
• Abwesenheiten und Jahresurlaub einer Filiale in einem Kalender zu visualisieren
• Urlaubsabgeltung berechnen
• Abwesenheitshistorie für jede*n Mitarbeiter*in einsehen
• automatisierte Berichte über die Fehlzeitenquote im Unternehmen/in der Filiale
• Leistungsbeurteilungen des gesamten Teams und einzelner Mitarbeiter*innen
• Mitarbeiterbefragungen zur Überprüfung der Mitarbeiterzufriedenheit und Leistungsbereitschaft im Team

In der kostenlosen Probeversion von Kenjo kannst Du unsere Abwesenheitsmanagement-Software und andere Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung testen. Die Software unterstützt Dich nicht nur dabei, die Fehlzeiten besser zu verwalten und damit verbundene Herausforderungen gezielter zu meistern.

Sie hilft Dir auch, Dein Team effektiv und agil zu führen und den Überblick über die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter*innen zu behalten.