Abwesenheitsnotiz: Wie Dein Team häufige Fehler vermeiden kann (+ Vorlagen)

Eine Abwesenheitsnotiz gehört zu den „Hygienefaktoren“ – sie sollte immer korrekt eingerichtet sein. Bemerkt man nämlich, dass sie fehlt, ist es meist schon zu spät. In diesem Artikel geben wir Dir Tipps und Vorlagen für die perfekte Abwesenheitsnotiz in Deinem Unternehmen.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz und warum brauchst Du eine?

„Ich befinde mich bis zum X.Y. außer Haus – bitte wenden Sie sich an meine Kollegin Z“ – der Standardtext lässt es bereits erahnen: Die Abwesenheitsnotiz hat vor allem zwei Funktionen. Erstens: Der Absender erhält sofort die Information, dass sein Anliegen erst mal nicht gelesen wird. Das ist zumindest dann nicht weiter schlimm, wenn – zweitens – eine Person genannt wird, welche stattdessen zuständig ist. 

Das scheint auf den ersten Blick eine Nebensächlichkeit zu sein. Doch sollen wegen fehlender Abwesenheitsnotizen schon kleinere und größere Katastrophen passiert sein. Man denke nur an Freigaben, bei denen der Absender leicht versucht sein kann, zu denken: „Muss alles okay sein, sonst hätte er/sie sich ja gemeldet …“

Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?

Der reine Inhalt der Abwesenheitsnachricht ist meist schnell geschrieben. Ein paar Sätze reichen in der Regel. Wer sich mit Formulierungen schwer tut, findet weiter unten einige Vorlagen für die üblichen Anlässe wie Urlaub oder Auszeit.

Herausfordernder kann es da sein, den genauen Ort zu finden oder Abwesenheitsnotizen unternehmensweit einzurichten. Für Outlook haben wir ebenfalls weiter unten eine Anleitung erstellt, bei anderen Programmen wie Thunderbird findest Du die Option meist bei den „Einstellungen“.

Wie aber schreibst Du nun eine Abwesenheitsnotiz am besten? Grundsätzlich sollten die folgenden Punkte enthalten sein:

• Anrede: Du oder Sie, je nach Firmenkultur; neuere Outlook-Versionen erlauben es auch, für interne und externe Absender getrennte Antworten zu hinterlegen.
• Zeitraum: Wenn Du länger weg bist, gib den Zeitraum an oder den Tag, an dem du zurückkehrst. Kennst Du diesen (noch) nicht, sag das am besten offen.
• Weiterleitung: Ein Hinweis wie „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet“ ist hilfreich, wenn Du keine Vertretung hast und Deine Mails nicht automatisch weitergeleitet werden.
• Vertretung: Nenne Deine Vertretung mit Namen, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer.
• Informationen: Je nach Position und Aufgabe kannst Du eventuell schon direkt in der Abwesenheitsnotiz Fragen beantworten, etwa durch einen (öffentlichen) Link zu einer Bestellseite o. ä.

Fasse Dich dabei aber möglichst kurz – Abwesenheitsnotizen werden meist nur wenige Augenblicke lang gelesen und oft nur überflogen.

Abwesenheitsnotiz: Fehler vermeiden

Zu lange „Autoresponder“ sind aber nicht der einzige Lapsus, der Deinen Mitarbeitenden unterlaufen kann. Zu den klassischen Fettnäpfen zählt auch die private Handynummer. Die sollte auch an interne Mitarbeiter nicht offen kommuniziert werden.

Ein weiterer Klassiker: In der Abwesenheitsnotiz steht nicht oder ungenau, wann die betreffende Person zurück ist. Gerne bleibt hier auch das Datum des Vorjahres stehen, vor allem, wenn man immer wieder dieselben Textbausteine nutzt. 

Auch eine (betriebsbedingte) Kündigung oder Ähnliches sollte nicht offen kommuniziert werden. Wenn, dann besser neutral formulieren („… hat die Firma verlassen“). Als Arbeitgeber sollte man vor allem bei Entlassungen auch auf die Outlook-Konten achten.

Die häufigsten Fehler im Überblick:

• Zu viel Text
• Kein oder falsches Rückkehr-Datum
• Keine Vertretung genannt
• Unpassende Ansprache
• Private Details

Abwesenheitsnotiz Vorlagen für Outlook und Co. zum Herunterladen

Der Umgang mit Abwesenheitsnotiz Vorlagen sollte von zentraler Stelle geregelt sein. Stelle Deinem Team deshalb am besten eine oder mehrere Vorlagen für die Abwesenheitsnotiz zur Verfügung. So vermeidest Du häufige Fehler und sorgst für eine einheitliche Tonalität im Unternehmen. 

Wir geben Dir einige Gratis-Textvorschläge für verschiedene Abwesenheiten an die Hand. Egal ob Du eine generelle Abwesenheitsnotiz, eine Abwesenheitsnotiz Vorlage bei Urlaub, eine Abwesenheitsnotiz Vorlage bei Kundenkontakt oder eine Vorlage bei Krankheit suchst. Kenjo, die All-In-One HR-Software, hilft Dir bei der Erstellung der Vorlage.

Englische Abwesenheitsnotiz Vorlage

In vielen Firmen wird international kommuniziert. Entsprechend sollte auch Deine Abwesenheitsnotiz entweder zweisprachig oder gleich ganz auf Englisch geschrieben sein. Auch für diesen Fall hilft Dir unsere Vorlage. Darin befinden sich eine generelle Abwesenheitsnotiz auf Englisch, die Abwesenheitsnotiz Vorlage bei Urlaub, die Abwesenheitsnotiz Vorlage bei Kundenkontakt und eine Vorlage bei Krankheit.

Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ein?

In Outlook 365 hast Du Deine Abwesenheitsnotiz blitzschnell eingerichtet. Ähnlich funktioniert es übrigens in vielen älteren Outlook-Versionen.

1. Klicke in Outlook auf Datei und dann Automatische Antworten.
   
   
2. Klicke auf Automatische Antworten senden, sofern der Option-Button dort nicht schon gesetzt ist.
3. In den Feldern darunter kannst Du einstellen, in welchem Zeitraum die Nachricht gesendet werden soll.
4. Ganz unten fügst Du den Text Deiner Abwesenheitsnotiz ein.
5. Bestätige schließlich mit OK.

Deine Abwesenheitsnotiz ist nun aktiv. Outlook 365 weist Dich an zahlreichen Stellen darauf hin, dass die Notiz aktiv ist – auch im Web-Interface.

Wenn die Schaltfläche „Automatische Antworten“ aus Schritt 1 bei Dir nicht vorhanden ist, hast Du wahrscheinlich kein Exchange-Konto, sondern arbeitest mit einem lokalen Konto. In diesem Fall kannst Du in der Regel in den Einstellungen Deines Web- bzw. E-Mail-Servers eine entsprechende Funktion finden. Die meisten Hoster stellen eine Web-Oberfläche bereit, über die Du auch eine Abwesenheitsnotiz einrichten kannst.

Schnelle Fakten zur Abwesenheitsnotiz:

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

In Kurzform: Anrede, Abwesenheits-Zeitraum, Weiterleitungshinweis, Vertretung sowie ggf. weitere Informationen, etwa ein Link. Je nach Unternehmen sollte die Nachricht auch oder ausschließlich auf Englisch vorhanden sein.

Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ein?

Wenn Deine Firma Exchange-Server einsetzt, findest du alle Einstellungen in Outlook unter „Datei“ – „Automatische Antworten“. Ist dort keine Schaltfläche vorhanden, musst Du über den Server deines E-Mail-Anbieters gehen.

Wo finde ich Gratis-Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz?

In unserem Artikel hier weiter oben findest Du Vorlagen in deutscher und englischer Sprache, die Du beliebig nutzen kannst.

So hilft Dir Kenjo 

Je größer Deine Firma wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Mit der Abwesenheitsmanagement-Software von Kenjo kannst Du Urlaubs- und Krankheitstage Deiner Angestellten vollkommen unkompliziert verwalten. Jedes Team kann dabei seine eigenen Auszeiten erfassen.

Die Berichte inklusive Abwesenheitsarten gehen automatisch an die HR-Abteilung. So kann dort auch jemand sicherstellen, dass Krankgeschriebene eine Abwesenheitsnotiz senden und nicht einfach „stumm“ bleiben.

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