Zuletzt aktualisiert: Juni 2026

Der Sommer steht vor der Tür, und viele Personalmanager haben alle Hände mit der Urlaubsplanung und -verwaltung ihrer Mitarbeiter zu tun. Anstatt auf die gute alte Excel-Tabelle zu setzen, empfiehlt sich der Einsatz einer entsprechenden HR-Software. So wird die Steuerung der Teams einfacher und vor allem effektiver. 

Warum Urlaubsverwaltung funktionieren muss

Die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter ist eine der größten jährlichen Herausforderungen für Personalabteilungen, vor allem in expandierenden Unternehmen. Die Abstimmung ist aufwendig, sodass einige Grundregelungen zu beachten sind, um die Auszeiten des gesamten Teams zu gewährleisten, während gleichzeitig das Unternehmen seine gewohnten Arbeitsabläufe reibungslos fortsetzen kann. 

Von einer effektiven Personalplanung profitieren beide Parteien:

• Erholungspausen und Ferien halten die Belegschaft bei Laune und sorgen für Wohlbefinden. Das wirkt sich direkt auf die Produktivität aus.
• Um sicherzustellen, dass der Betrieb in der Urlaubszeit reibungslos weiterläuft. 
• Um Personalengpässe in der Hochsaison oder bei unerwarteten Ausschlägen zu vermeiden.  

Mehrere Maßnahmen unterstützen bei einer erfolgreichen Urlaubsplanung:

1. Festgelegte Zeiträume, in denen Mitarbeiter ihren Urlaub nehmen können, mit Rücksicht auf die Stoßzeiten des Unternehmens. Zum Beispiel: 15. Juli bis 15. September. Betreiber eines Strandhotels sollten den Urlaub der Mitarbeiter bspw. in die Nebensaison legen.
2. Die Anforderungen der einzelnen Teams oder Abteilungen überprüfen und interne Richtlinien festlegen. Zum Beispiel: Anne und Johannes können nicht gleichzeitig Urlaub machen, da sie als gegenseitige Vertretungen fungieren, wenn einer von ihnen abwesend ist.
3. Eine Rangordnung für die Urlaubsplanung beugt Konflikten vor. Rang oder Betriebszugehörigkeit ist hier die Norm; aber auch ein rotierendes System kann eingerichtet werden, bei dem jeder mindestens eine Chance auf seine erste Wahl hat.   
4. Frühzeitige Planung hilft bei der Planung der Arbeitsbelastung und gibt Mitarbeitern ebenfalls genug Zeit, ihren Urlaub zu organisieren.  

Nach dem warum des Urlaubsmanagements schauen wir uns an, wie Personaler den Urlaub ihrer Mitarbeiter in der Praxis umsetzen. Welche Instrumente können HR-Manager nutzen, um die Organisation einfacher zu gestalten?

Grundsätzlich bieten sich zwei Möglichkeiten an: Excel-Tabellen oder eine spezielle Software zur Urlaubsverwaltung. 

Weitere Tipp zu den besten Tools für das Personalmanagement und zur Urlaubsabgeltung Berechnung gibt es auf unserem Blog! 

Urlaub und Abwesenheiten digital verwalten

So praktisch Exceltabellen auch sein mögen, so gibt es mittlerweile eine deutlich bessere Alternative. Eine Software für das Abwesenheitsmanagement ist hier die bequemste, einfachste und effizienteste Methode. 

Dank dieser Software können Personalmanager die Urlaubstage aller Mitarbeiter erfassen und den Prozess der Urlaubsbeantragung und -genehmigung auf einer einzigen Plattform zentralisieren. Mit drei einfachen Schritten bedeutet das hunderte von E-Mails einzusparen:

1. Der Mitarbeiter beantragt den gewünschten Urlaub per App.

2. Der Personaler genehmigt diesen auf der Plattform

3. und der Mitarbeiter erhält automatisch eine Benachrichtigung. 

Eventuelle Überschneidungen innerhalb von Teams können auf dem Kalender eingesehen. So lässt sich wesentlich einfacher sicherstellen, dass keine Abteilung in der Urlaubszeit unterbesetzt ist. 

So profitierst Du von Urlaubsverwaltungssoftware 

Eine Urlaubsverwaltungssoftware nützt sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter: 

• Mitarbeiter können direkt auf die Software zugreifen, um die Anzahl ihrer verbleibenden Urlaubstage einzusehen - ohne die Personalabteilung des Unternehmens kontaktieren zu müssen. 
• Automatisch ablaufende Prozesse. Das spart Personalverantwortlichen enorm viel Zeit.
• Der Kalender wird je nach Bürostandort jährlich mit Feiertagen aktualisiert.
• Kein kompliziertes Ausfüllen von Formeln oder Berechnen, wie viele Feiertage jedem Mitarbeiter zustehen - die Software erledigt das automatisch. 
• Das HR-Team muss nicht hunderte von E-Mails und Urlaubsanträgen bearbeiten und kann sich dadurch auf andere Dinge konzentrieren.

Kenjo Benutzeroberfläche

Worauf Du beim Wechsel achten solltest 

Falls es einen Nachteil gibt, dann ist es der, dass die Urlaubsverwaltungssoftware je nach Anzahl der Mitarbeiter geringe Zusatzkosten für das Unternehmen bedeutet. Zudem bedarf es sowohl für das HR-Team als auch für den Rest der Belegschaft einer Eingewöhnungsphase.

Fazit

Du willst Tabellenkalkulationen und Wandkalender beiseite schieben, aber kein komplettes HRIS oder Zeiterfassungssystem nutzen? Dann nimmt Dir eine Urlaubsmanagement-Software die manuelle Arbeit ab: Urlaubsplanung und Abwesenheitsmanagement laufen automatisch. Die meisten Tools zur Urlaubsverwaltung sind preisgünstig und funktionieren in mehreren Ländern.

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