Die 2 wichtigsten Tools zur Urlaubsverwaltung

Der Sommer steht vor der Tür, und viele Personalmanager haben alle Hände mit der Urlaubsplanung und -verwaltung ihrer Mitarbeiter*innen zu tun. Anstatt auf die gute alte Excel-Tabelle zu setzen, empfiehlt sich dieses Jahr der Einsatz einer entsprechenden HR-Software. So wird die Steuerung der Teams einfacher und vor allem effektiver. 

So wichtig ist das Urlaubsmanagement der Mitarbeiter

Die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter*innen ist eine der größten jährlichen Herausforderungen für Personalabteilungen, vor allem in expandierenden Unternehmen. Die Abstimmung ist aufwendig, sodass einige Grundregelungen zu beachten sind, um die Auszeiten des gesamten Teams zu gewährleisten, während gleichzeitig das Unternehmen seine gewohnten Arbeitsabläufe reibungslos fortsetzen kann. 

Von einer effektiven Personalplanung profitieren beide Parteien:

• Erholungspausen und Ferien halten die Belegschaft bei Laune und sorgen für Wohlbefinden. Das wirkt sich direkt auf die Produktivität aus.
• Um sicherzustellen, dass der Betrieb weiterläuft und das Produktionslevel in der Urlaubszeit aufrechterhalten wird. 
• Um Personalengpässe in der Hochsaison oder bei unerwarteten Ausschlägen zu vermeiden.  

Mehrere Maßnahmen unterstützen bei einer erfolgreichen Urlaubsplanung:

1. Festgelegte Zeiträume, in denen Mitarbeitende ihren Urlaub nehmen können, mit Rücksicht auf die Stoßzeiten des Unternehmens. Zum Beispiel: 15. Juli bis 15. September. Betreiber*innen eines Strandhotels sollten den Urlaub der Mitarbeiter bspw. in die Nebensaison legen.
2. Die Anforderungen der einzelnen Teams oder Abteilungen überprüfen und interne Richtlinien festlegen. Zum Beispiel: Anne und Johannes können nicht gleichzeitig Urlaub machen, da sie als gegenseitige Vertretungen fungieren, wenn einer von ihnen abwesend ist.
3. Eine Rangordnung für die Urlaubsplanung beugt Konflikten vor. Rang oder Betriebszugehörigkeit ist hier die Norm; aber auch ein rotierendes System kann eingerichtet werden, bei dem jeder mindestens eine Chance auf seine erste Wahl hat.   
4. Frühzeitige Planung hilft bei der Planung der Arbeitsbelastung und gibt Mitarbeitern ebenfalls genug Zeit, ihren Urlaub zu organisieren.  

Nach dem warum des Urlaubsmanagements schauen wir uns an, wie Personaler den Urlaub ihrer Mitarbeiter*innen in der Praxis umsetzen. Welche Instrumente können HR-Manager nutzen, um die Organisation einfacher zu gestalten?

Grundsätzlich bieten sich zwei Möglichkeiten an: Excel-Tabellen oder eine spezielle Software zur Urlaubsverwaltung. 

Weitere Tipp zu den besten Tools für das Personalmanagement und zur Urlaubsabgeltung Berechnung gibt es auf unserem Blog! 

Excel-Vorlagen für die Verwaltung von Urlaubstagen 

Viele Unternehmen nutzen Excel-Tabellen, um den Urlaub ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Normalerweise enthalten diese die Namen der Mitarbeiter*innen und einen Kalender, in den manuell eingetragen wird, welche Tage die Mitarbeiternde frei haben. Teilweise wird auch eine Formel eingegeben, um den Resturlaub automatisch zu berechnen. Bei Kenjo haben wir eine Urlaubsplaner Excel-Vorlage nach diesem Muster erstellt. 

Excel-Tabellen Vorteile 

Sie mögen zwar nicht das beste Aufzeichnungssystem sein, aber Excel-Tabellen haben gewisse Vorteile: 

• Excel ist im Office-Softwarepaket enthalten, sodass die Benutzung für die meisten Unternehmen kostenlos ist. 
• Das Programm ist in der Regel auf allen Computern eines Unternehmens installiert und alle Teammitglieder haben darauf Zugriff darauf.
• Als simples System können Abwesenheiten für kleine Teams einfach verwaltet werden.  

Excel-Tabellenkalkulationen Nachteile 

Schauen wir uns nun die Schwachstellen des Programms an:

• Die manuelle Erfassung von bezahlten und unbezahlten Urlaubstagen kostet das Personalwesen viel Zeit.
• Die manuelle Dateneingabe kann zu fehlerhaften Angaben führen.   
• Excel-Dokumente erschweren die Teamarbeit, da sie nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können.
• Die Verwendung von Tabellenkalkulationen und das Erstellen von Formeln erfordert erweiterte Kenntnisse in Excel.
• Das Organisieren eines Urlaubsgenehmigungsprozesses ist komplizierter.  

Abwesenheitsmanagement-Software zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen

So praktisch Exceltabellen auch sein mögen, so gibt es mittlerweile eine deutlich bessere Alternative. Eine Software für das Abwesenheitsmanagement ist hier die bequemste, einfachste und effizienteste Methode. 

Dank dieser Software können Personalmanager die Urlaubstage aller Mitarbeiter*innen erfassen und den Prozess der Urlaubsbeantragung und -genehmigung auf einer einzigen Plattform zentralisieren. Mit drei einfachen Schritten bedeutet das hunderte von E-Mails einzusparen:

1. Der Mitarbeiter*innen beantragt den gewünschten Urlaub per App.

2. Der Personaler genehmigt diesen auf der Plattform

3. und der Mitarbeiter*innen erhält automatisch eine Benachrichtigung. 

Eventuelle Überschneidungen innerhalb von Teams können auf dem Kalender eingesehen. So lässt sich wesentlich einfacher sicherstellen, dass keine Abteilung in der Urlaubszeit unterbesetzt ist. 

Software zur Urlaubsverwaltung Vorteile 

Eine Urlaubsverwaltungssoftware nützt sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter*in: 

• Mitarbeitende können direkt auf die Software zugreifen, um die Anzahl ihrer verbleibenden Urlaubstage einzusehen - ohne die Personalabteilung des Unternehmens kontaktieren zu müssen. 
• Automatisch ablaufende Prozesse. Das spart Personalverantwortlichen enorm viel Zeit.
• Der Kalender wird je nach Bürostandort jährlich mit Feiertagen aktualisiert.
• Kein kompliziertes Ausfüllen von Formeln oder Berechnen, wie viele Feiertage jedem Mitarbeiter*innen zustehen - die Software erledigt das automatisch. 
• Das HR-Team muss nicht hunderte von E-Mails und Urlaubsanträgen bearbeiten und kann sich dadurch auf andere Dinge konzentrieren.

Kenjo Benutzeroberfläche

Software zur Urlaubsverwaltung Nachteile 

Falls es einen Nachteil gibt, dann ist es der, dass die Urlaubsverwaltungssoftware je nach Anzahl der Mitarbeiter geringe Zusatzkosten für das Unternehmen bedeutet. Zudem bedarf es sowohl für das HR-Team als auch für den Rest der Belegschaft einer Eingewöhnungsphase.

Fazit

Du willst Tabellenkalkulationen und Wandkalender beiseite schieben, aber kein komplettes HRIS oder Zeiterfassungssystem nutzen? Dann kann eine Urlaubsmanagement-Software die notwendigen Automatisierungen bieten, um die Urlaubsplanung und das Abwesenheitsmanagement zu einem Kinderspiel zu machen. Die meisten Tools zur Urlaubsverwaltung sind preisgünstig und funktionieren in mehreren Ländern.

Außergewöhnliche Funktionalität, ein angemessenes Preis-Leistungsverhältnis und hohe Bewertungen von Anwendern aus der Praxis machen Kenjo zum Spitzenreiter in der Urlaubsverwaltung. Kenjo wird mit einer kostenlosen Testversion mit allen Funktionen geliefert. Teste Kenjo noch heute. Hier findest Du die Feiertage 2025 in Deutschland.