Unbezahlter Urlaub: Alles was Personalverantwortliche wissen müssen

Ob ein längerer Bildungsurlaub, ein Sabbatjahr oder Sonderurlaub zur langfristigen Pflege eines Angehörigen - Deine Mitarbeiter*innen werden immer wieder mit dem Wunsch nach einer langfristigen Freistellung auf Dich zukommen.

Aber haben Deine Angestellten auch einen Rechtsanspruch auf unbezahlten Urlaub? Und wenn ja, unter welchen Umständen?

Hinsichtlich unbezahlten Urlaubs ergeben sich zahlreiche Fragen. Ist unbezahlter Urlaub mit einer maximalen Dauer verknüpft? Und wie ist unbezahlter Urlaub hinsichtlich der Krankenversicherung gelöst, wenn Deine Mitarbeiter*innen einen kranken Angehörigen pflegen, ein Studium anfangen oder die langersehnte Weltreise antreten wollen? All dies beantworten wir im folgenden Text.

Was ist unbezahlter Urlaub?

Der unbezahlte Urlaub, auch unbezahlter Sonderurlaub oder unbezahlte Freistellung genannt, ist die Befreiung Deiner Mitarbeiter*innen von ihrer Arbeitspflicht. Die Hauptleistungspflichten Deiner Angestellten werden für diesen Zeitraum also auf Eis gelegt.

Für Dich entfällt dabei die Pflicht zur Zahlung des Arbeitnehmerentgelts. Hiervon betroffen sind ebenfalls die Lohnzahlung im Krankheitsfall oder mögliche Sonderzulagen. Das Arbeitsverhältnis bleibt jedoch bestehen, Deine Mitarbeiter*innen müssen ihre Nebenpflichten wie Wettbewerbsverbot und Verschwiegenheit weiterhin einhalten, auch ein eventuell bestehender Kündigungsschutz bleibt vorhanden.

Ferner besteht für Dich als Arbeitgeber weiterhin die Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeiter*innen.

Wann hat man Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Der Urlaubsanspruch ist im Bundesurlaubsgesetz sowie in den ausgestellten Arbeitsverträgen gesetzlich geregelt. Ein unbezahlter Urlaub ist jedoch gesetzlich nicht verpflichtend zu genehmigen, außer der Arbeits- oder Tarifvertrag beinhaltet dazu eine Klausel, die dies regelt. Das bedeutet also, wenn in dem von Dir ausgestellten Arbeitsvertrag keine Regelungen bezüglich eines unbezahlten Urlaubs vorhanden sind, bist Du als Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, diesen zu genehmigen.

Oft sprechen betriebliche Gründe wie Personalmangel gegen eine langfristige Freistellung. In diesem Fall entscheidet alleine Deine Kulanz über den Anspruch. Dazu sollten Deine Mitarbeiter*innen Dir triftige Gründe nennen können. Es gilt zu beachten, dass andere Mitarbeiter*innen aus einer Einzelfallentscheidung einen allgemeinen Anspruch ableiten können.

Es gibt gesetzlich geregelte Ausnahmen für den Anspruch auf Sonderurlaub. Zu diesen zählt die Pflege der Angehörigen oder die Pflege des eigenen kranken Kindes. Jedoch gilt diese Ausnahme nur, wenn das Kind das 12. Lebensjahr noch nicht erreicht hat.

Bei einer schweren Erkrankung im Endstadium des eigenen Kindes kann zudem Sonderurlaub unbegrenzter Dauer beantragt werden. Für die Ausübung von Ehrenämtern, wie das Engagement in der freiwilligen Feuerwehr oder beim DRK, gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub.

Auch für Fortbildungen und Promotionen bist Du zu einer Genehmigung des Sonderurlaubs nicht verpflichtet. Hier bleibt jedoch zu überdenken, ob sich durch diesen Qualifikationserwerb Deines Mitarbeitendens möglicherweise positive Entwicklungsmöglichkeiten für seine Stellung und seinen Nutzen in deinem Unternehmen ergeben.

Unbezahlter Urlaub und TVöD

Auch im TVöD ruht während des Sonderurlaubs das Arbeitsverhältnis zwischen Dir und Deinem Arbeitnehmenden. Das bedeutet, während des unbezahlten Sonderurlaubs kannst Du im öffentlichen Dienst trotz eines bestehenden rechtlich geltenden Arbeitsvertrages keine Arbeitsleistung Deiner Mitarbeiter*innen verlangen und ebenso kann dieser keinen Anspruch auf fortlaufende Zahlungen stellen.

Meldet sich Dein Belegschaftsmitglied während des genehmigten Sonderurlaubs krank, besteht auch im TVöD kein rechtlicher Anspruch auf eine Entgeltfortzahlung. Sollte es während des unbezahlten Urlaubes zu einem Sterbefall des Antragstellers kommen, entfällt auch der Anspruch auf das Sterbegeld vollständig. Ferner kann sich ein Sonderurlaub bei Deinen Mitarbeiter*innen auch auf den Aufstieg in den Erfahrungsstufen auswirken.

Die TVöD erkennt bei der Stufenlaufzeit den Sonderurlaub (Anerkannt vor Antritt Sonderurlaub) ebenso an wie Zeiten der Unterbrechung von weniger als einem Monat im Kalenderjahr. Je nach Art der Unterbrechung und nach Dauer gibt es diverse Regelungen zur Anerkennung im Stufenlaufzeit System. Bei der Elternzeit erfolgt ebenfalls eine gesonderte Anerkennung.

Was muss der Arbeitgeber beachten bei unbezahltem Urlaub?

Wenn unbezahlter Urlaub für einen Mitarbeiter im Raum steht, gibt es prinzipiell für Dich nichts zu beachten.

Wichtig ist nur, dass diese einvernehmliche Auszeit schriftlich vereinbart und von beiden Parteien unterschrieben wird. Die Vereinbarung gilt im Fall eines Streits als Bewertungsgrundlage für die getroffenen Einigungen.

Wie lange kann man unbezahlten Urlaub nehmen?

Wie lange Du Deinem Personal einen unbezahlten Urlaub genehmigen musst, ist grundsätzlich nicht rechtlich geregelt. Es hängt davon ab, wie Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich einig werden. Dies kann im Arbeitsvertrag oder auch in einer zusätzlichen Sonderurlaubsvereinbarung geregelt sein. In der Praxis kann Dein Mitarbeiter unbezahlten Sonderurlaub beliebiger Dauer beantragen, ob Tage, Monate oder Jahre.

Viele Fälle, die landläufig unter den unscharfen Oberbegriff Sonderurlaub fallen, werden gesetzlich als bezahlter Sonderurlaub beurteilt. Dazu gehören z.B. die eigene Hochzeit bzw. die Hochzeit des Kindes, die Geburt eines leiblichen Kindes, der Todesfall des Lebenspartners oder der Eltern sowie ein betrieblicher Umzug.

Um die Betreuung des eigenen Kindes (bis 12 Jahren) oder von nahen Angehörigen zu gewährleisten, hat der Antragsteller gemäß § 45 SGB V ein Recht auf eine bezahlte Freistellung von bis zu 10 Tagen pro Kind, wobei die Zahlung hier nicht vom Arbeitgeber, sondern von der Krankenkasse in Form eines Krankengeldes erfolgt. Handelt es sich bei den Antragsteller*innen um Alleinerziehende, erhalten diese den doppelten Anspruch.

Maximal hat ein Angestellter 30 Tage im jahr das Recht auf Freistellung, bei mehreren Kindern erhöht sich die Zahl auf 65, für Alleinerziehende dementsprechend 130 Tage pro Jahr.

Im Falle einer unheilbaren Krankheit, von der das eigene Kind oder die Eltern der Angestellten betroffen sind, hat der Mitarbeiter einen Freistellungsanspruch auf unbegrenzte Zeit. Muss der Freigestellte im Sonderurlaub eine dauerhafte Pflegeleistung erbringen, bist Du als Personalchef*in dazu verpflichtet, diesen einmalig bis zu sechs Monate vollständig oder teilweise unbezahlt zu bewilligen.

Bei der Geburt eines Kindes haben beide Elternteile ein Recht auf Elternzeit. Sie dürfen bis zu drei Jahren unbezahlten Urlaub bis zum achten Lebensjahr des Kindes nehmen, um ihr Kind aufzuziehen. Die Mutter und der Vater können diesen unter sich aufteilen. Während dieses Erziehungsurlaubs ruht der Arbeitsvertrag. Deine Zustimmung ist hierzu nicht erforderlich.

Weitere wichtige Artikel zu Urlaubsanspruch und -verwaltung findest Du hier:

Unbezahlter Urlaub: Krankenversicherung

Der gesetzliche Versicherungsschutz Deiner Mitarbeiter*innen gilt nur für den ersten Monat des unbezahlten Urlaubs.

Sollte dieser sich darüber hinaus verlängern, haben Deine Beschäftigten selbst eine Krankenversicherung abzuschließen, denn Du musst spätestens am letzten Tag dieses Monates den Beschäftigten von den Sozialversicherungen abmelden.

Du als Arbeitgeber*in zahlst also fortan keine Beiträge mehr. Für Deine Mitarbeiter*innen kommt dann eine freiwillige gesetzliche oder private Krankenversicherung in Frage, eventuell auch eine beitragsfreie Familienversicherung. Ist die Pause kürzer als einen Monat, so fallen für Dich keine Meldungen an.

Unbezahlter Urlaub: Rentenversicherung

Ist ein unbezahlter Urlaub in Planung, darf die Sozialversicherung nicht vergessen werden. Auch bei der Rentenversicherung während des unbezahlten Urlaubs müssen sich Deine Mitarbeiter*innen ab dem zweiten Monat selbst vorsorgen und Beiträge bei der freiwilligen Rentenversicherung einzahlen.

Ansonsten wirken sich die fehlenden Beiträge geringfügig senkend auf die spätere Rentenhöhe aus. Mit Ende des unbezahlten Urlaubs musst Du Deinen Mitarbeiter*innen auch wieder bei den Sozialversicherungen anmelden.

Umgekehrt reduziert ein unbezahlter Urlaub auf dem zweiten Monat nicht nur Deine Gehaltsaufwendungen - auch die Sozialleistungen fallen für Dich als Arbeitgeber*in weg.

Unbezahlter Urlaub Berechnen

Was kostet unbezahlter Urlaub? Du möchtest sicher wissen, wie Du den unbezahlten Urlaub Deiner Mitarbeiter*innen berechnen kannst. Schließlich wollen Deine Mitarbeiter*innen bei ihrer Planung genau wissen, wie sich der Entgeltabzug pro Tag berechnet.

Ist der unbezahlte Urlaub gesondert im Arbeitsvertrag aufgenommen, so sind die Konditionen zur Berechnung vertraglich geregelt. Sollte das nicht der Fall sein, dann kannst Du mit der Kalendertage-Regel den unbezahlten Urlaub ganz einfach berechnen.

Die Kalendertage-Regel reduziert das Gehalt um die Urlaubstage. Aus dem monatlichen Gehalt ergibt sich das Gehalt pro Kalendertage. Um das Gehalt bei unbezahltem Urlaub zu berechnen, wird die Anzahl der Sonderurlaubstage abgezogen.

Das Gehalt bei unbezahltem Sonderurlaub beträgt also nach folgender Formel:

Bruttogehalt pro Monat ohne Sonderurlaub / Kalendertage * Kalendertage ohne Sonderurlaub

Was kostet also unbezahlter Urlaub?

Bruttogehalt pro Monat ohne Sonderurlaub / Kalendertage * Kalendertage mit Sonderurlaub

Zur Veranschaulichung nehmen wir folgendes Beispiel:

Paula Personale möchte im Januar sieben Tage unbezahlten Urlaub nehmen. Ihr Bruttogehalt beträgt 4.000 Euro. Der Januar hat 31 Kalendertage.

4.000 EUR : 31 [Tage] = 129,03 EUR

129,03 EUR x 7 [Tage] = 903,23 EUR

4.000 EUR – 903,23 EUR = 3.096,77 EUR

Damit erhält Paula Personale im Januar ein Bruttogehalt in Höhe von 3.096,77 EUR.

Die Gehaltseinbuße beträgt 903,23 EUR.

Verkürzt sich der Urlaubsanspruch bei unbezahltem Urlaub?

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts schließt die Vereinbarung von Sonderurlaub nicht die gesetzlichen Urlaubsansprüche aus. Der gesetzlich festgelegte Mindesturlaub kann nicht gekürzt werden.

Wurde im Arbeitsvertrag festgelegt, dass das Arbeitsverhältnis für eine gewisse Zeit ausgesetzt wird, ist der Urlaubsanspruch nicht zu kürzen.

Anders sieht es aus, wenn das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder des Wehrdienstes stillgelegt wird. Hier kannst Du vertraglich vereinbarte Urlaubstage, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen, kürzen.

Fazit

Im Wirrwarr des Oberbegriffs Sonderurlaub besteht nun Klarheit: Unbezahlter Sonderurlaub ist eine unbezahlte Freistellung Deiner Mitarbeiter*innen ohne Gehalt, aber unter Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses. Die Dauer kann frei vereinbart werden.

Einen Rechtsanspruch auf unbezahlten Sonderurlaub gibt es nicht, von mehreren Ausnahmefällen wie Pflege erkrankter Kinder oder Elternzeit abgesehen. Für die Sozialversicherung muss Dein Mitarbeiter ab dem 2. Monat selbst aufkommen.

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