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Als HR-Consultant brauchst Du einen Überblick über den Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter*innen. Natürlich bist Du mit dem gesetzlichen Urlaubsanspruch vertraut, aber was genau ändert sich, wenn eine Kündigung vorliegt?
Vielleicht kommst Du auch ins Schwimmen, wenn Du zwischen Urlaub und Freistellung unterscheiden sollst. Und ändert sich der Anspruch bei einer außerordentlichen Kündigung oder in der Probezeit?
Damit Du als HR-Profi Deine Personalressourcen immer vollständig im Blick hast, listen wir von Kenjo Dir alles Wissenswerte rund um das Thema Urlaubsanspruch bei Kündigung auf. So bewegst Du Dich trittsicher auch bei Sonderfällen. Schließlich macht es einen Unterschied, ob ein Arbeitsvertrag im 1. Halbjahr oder im 2. Halbjahr endet.
Gesetzlicher Urlaubsanspruch bei Kündigung
Vorsicht, jetzt wird’s juristisch! Gemäß Bundesurlaubsgesetz haben Deine Mitarbeiter*innen bei einer typischen 5-Tage-Woche mindestens 20 Tage Urlaubsanspruch. Der Arbeitsvertrag kann über diesen Mindestanspruch hinaus gehen und bildet dann auch die die Berechnungsgrundlage für einen Urlaubsanspruch nach einer Kündigung.
Urlaub heißt, die Arbeitskraft erhält für eine bestimmte Zeit Lohn und wird parallel von der Arbeit freigestellt. Notwendig dafür ist ein Arbeitsverhältnis. Wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird, können noch offene Urlaubstage übrig sein. Diese müssen grundsätzlich noch genommen werden. Sofern das Arbeitsverhältnis nicht mehr besteht, können die Tage als Urlaubsabgeltung ausgezahlt werden.
Der Urlaubsanspruch ist dabei abhängig davon, wann das Arbeitsverhältnis endet. Scheidet eine Arbeitskraft bis einschließlich 30.06. aus dem Arbeitsverhältnis aus, gelten andere Bestimmungen als bei einem Ausscheiden nach dem 30. Juni.
Urlaubsanspruch bei einer ordentlichen Kündigung
Für Mitarbeiter*innen, die eine wirksame ordentliche Kündigung erhalten haben, endet das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Kündigungsfrist. Dabei hängt der Anspruch auf Urlaub maßgeblich von der Art der Kündigung ab.
Bei einer ordentlichen Kündigung wird das Arbeitsverhältnis regulär zum Ablauf der Kündigungsfrist beendet. Die verbliebenen Urlaubstage kannst Du entweder in Form einer Freistellung gewähren oder an die Mitarbeiter*innen auszahlen. Du merkst schon, dass Freistellung und Urlaub aus Deiner Perspektive entgegen der landläufigen Meinung nicht identisch sind.
Oftmals können die Arbeitnehmer*innen nach der Kündigung entscheiden, ob sie die restlichen Tage im Unternehmen arbeiten und sich die verbliebenen Urlaubstage auszahlen lassen oder ob sie sich lieber in die Freistellung begeben möchten. Keineswegs kannst Du bei einer solchen Kündigung jedoch den Erholungsurlaub verweigern oder bereits gewährte Tage zurücknehmen, sonst verstößt Du gegen das Gesetz.
Wenn Du bei der Kündigung eine Auszahlung vermeiden willst, ist es sinnvoll, den Kündigungstermin um den bestehenden Urlaubsanspruch nach hinten zu verschieben.
Achte allgemein unbedingt darauf, dass Deine Kündigung fristgerecht gemäß §622 BGB erfolgt.
Was ist der Unterschied zwischen Urlaub und Freistellung?
Auch wenn die Begriffe alltagssprachlich synonym verwendet werden, so unterscheiden sich Urlaub und Freistellung doch wesentlich. Eine Freistellung kann unter Anrechnung des Urlaubs geschehen oder auch nicht.
Bei der Freistellung unter Anrechnung auf den Urlaub gilt dieser mit der Freistellung als abgegolten. Erfolgt bei der Freistellung keine Anrechnung auf den Urlaub, behält der Arbeitnehmer seinen Urlaubsanspruch und erwirbt auch in der Freistellungsphase weiteren Urlaubsanspruch.
Diese Form der bezahlten Freistellung tritt vor allem bei Kündigungen oder auch bei krankheitsbedingtem Arbeitsausfall ein. Demzufolge hat der Arbeitnehmer mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Freistellung unverändert einen Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung noch bestehender Urlaubsansprüche.
Urlaubsanspruch bei einer außerordentlichen Kündigung
Eine außerordentliche Kündigung, auch fristlose Kündigung genannt, ändert nichts am Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter*innen. Es ist auch in diesem Fall die Pflicht des Arbeitgebers, der ausscheidenden Arbeitskraft den Resturlaub in der auslaufenden Zeit im Unternehmen zu ermöglichen.
In der Praxis willst Du bei einer fristlosen Kündigung das Arbeitsverhältnis mit dem*der Angestellten so schnell wie möglich beenden. Dafür kannst Du den Geldwert des Urlaubs als Resturlaub auszahlen. Je nachdem, wie zerrüttet das Arbeitsverhältnis ist, kannst Du den Arbeitnehmer auch sofort von der Arbeit freistellen.
Urlaubsanspruch bei Kündigung im 1. Halbjahr 2024
Erneut blicken wir auf die Gesetzeslage, genauer auf § 5 Abs. 1 c des Bundesurlaubsgesetzes: Erfolgt die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bis einschließlich 30.06, also innerhalb der ersten Jahreshälfte, hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses.
Scheidet beispielsweise Dein Angestellter mit Vollzeitvertrag und 30 Tagen vereinbartem Jahresurlaub zum 31.04 aus, so gilt als Urlaubsanspruch bei Kündigung bis einschließlich 30.06. die Berechnung Urlaubstage pro Jahre / 12 Monate * Vertragslaufzeit in Monate.
Konkret hat der Mitarbeiter also einen Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr /12 Monate x 4 Monate = 10 Urlaubstage. Sollten sich aus der Berechnung Bruchteile von Urlaubstagen, also beispielsweise halbe Tage ergeben, werden sie auf das ganze aufgerundet.
Urlaubsanspruch bei Kündigung im 2. Halbjahr 2024
Endet das Arbeitsverhältnis nach dem 30.06., greift die monatsanteilige Regelung der Kündigung des 1. Halbjahres nicht. Stattdessen haben Deine Mitarbeiter*innen immer einen Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub, bei einer 5-Tage-Woche also auf 20 Urlaubstage. Dieser Anspruch besteht bei einem Vertragsende an jedem Tag im 2. Halbjahr 2024, also auch am 01. Juli.
Inwiefern Deine Mitarbeiter*innen weiteren Urlaub in Anspruch nehmen dürfen, hängt tatsächlich vom Arbeitsvertrag ab. Eine sogenannte "pro rata temporis"-Klausel regelt, ob und wie der Urlaub im Jahr des Ausscheidens aus dem Unternehmen nur anteilig gewährt werden soll.
Fehlt diese Formulierung im Arbeitsvertrag, so hat Dein Mitarbeiter Anspruch auf den vollen arbeitsvertraglich vereinbarten Urlaub. Sind per Vertrag 30 Urlaubstage vereinbart, so kann der Arbeitnehmer im Falle eines Ausscheidens nach dem 30.06. ohne “pro rata temporis”-Klausel auch 30 Urlaubstage in Anspruch nehmen.
In einer "pro rata temporis"-Klausel (auf deutsch etwa: zeitanteilig) gewährst Du Deinen Angestellten den Urlaubsanspruch über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus nur anteilig. Konkret kann Dein Arbeitnehmer bei einem Ausscheiden nach dem 30.06. immer mindestens 20 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche beanspruchen.
Urlaubsanspruch bei Kündigung berechnen
Entscheidend für den Urlaubsanspruch bei Kündigung ist stets, ob die Kündigung im Jahresverlauf bis zum 30.06. geschieht oder danach. In unseren Beispielen hat der Mitarbeitende vertraglich 25 Tage Urlaub vereinbart.
Urlaubsanspruch bei Kündigung bis einschließlich 30.06.
Zunächst stellen wir ein Rechenbeispiel zum Urlaubsanspruch mit einer Kündigung im 1. Halbjahr vor:
Dein Mitarbeiter ist am 30.04.2021 aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden. Entsprechend lautet die Rechnung:
4 Monate / 12 Monate x 25 Urlaubstage = 8,3 Urlaubstage
Da Du nicht abrunden darfst, erhält Dein Mitarbeiter also 9 Urlaubstage.
Urlaubsanspruch bei Kündigung nach dem 30.06.
Nun rechnen wir den Urlaubsanspruch bei einer Kündigung im 2. Halbjahr 2021 vor: Der Mitarbeiter hat zumindest den Anspruch von 20 Urlaubstagen. Sofern Du im Arbeitsvertrag eine “pro rata temporis”-Klausel vereinbart hast, kann Deinem Arbeitnehmer ein abweichender, vertraglich vereinbarter Zusatzurlaub zustehen.
Existiert diese Regelung nicht, hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf die vollen 25 Tage.
Urlaubsanspruch bei Kündigung in der Probezeit
Nicht allen Personalern ist bewusst: Auch in der Probezeit existiert der gesetzliche Anspruch auf Urlaub. Er darf lediglich erst nach sechs Monaten vollständig genommen werden. Das bedeutet, Dein Arbeitnehmer spart auch in der Probezeit mit jedem Monat Tätigkeit 1/12 seines Jahresurlaubs an.
Kommt es während der Probezeit zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses, gilt wie sonst auch, dass der Resturlaub zu gewähren bzw. auszuzahlen ist. Trotz der Kündigung in der Probezeit hat Dein Mitarbeiter also einen anteiligen Urlaubsanspruch erzielt.
Kündigungen bei Arbeitnehmerüberlassungen
Auch in Zeitarbeitsverhältnissen, also bei Arbeitnehmerüberlassungen, haben Beschäftigte den gleichen gesetzlichen Urlaubsanspruch wie andere Arbeitnehmer auch, also 24 Tage pro Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche. Das gilt für Minijobber*innen, Teilzeitangestellte und Zeitarbeitnehmenden.
Laut Kündigungsschutzgesetz kann das Zeitarbeitsverhältnis übrigens nur von der Zeitarbeitsfirma oder den betreffenden Zeitarbeitenden gekündigt werden.
Anspruch auf Auszahlung des Resturlaubs
Bei der Auszahlung greift grundsätzlich § 7 Absatz 4 des Bundesurlaubsgesetzes: Wenn Dein Arbeitnehmer den Urlaub nicht mehr abfeiern kann, weil das Arbeitsverhältnis nicht mehr existiert, musst Du diesen ausbezahlen – und zwar nach Tagesverdiensten in Höhe des durchschnittlichen Tageslohns der letzten drei Monate.
Diese Auszahlung des Urlaubes gemäß Bundesurlaubsgesetz ist jedoch nur möglich, wenn das Arbeitsverhältnis in kurzfristig Zeit endet. Ein typischer Fall ist eine Kündigung. Natürlich besteht der Anspruch Deines Mitarbeiters auch bei einer fristlosen Kündigung.
Keineswegs gemeint ist, dass sich ein Mitarbeiter Resturlaub, den er im laufenden Kalenderjahr nicht nehmen konnte, auszahlen lassen kann. Das käme schließlich einer Reduktion der Urlaubstage gleich. Ins neue Jahr mitnehmen kann man Urlaubstage nur in Ausnahmefällen, in der Regel in den ersten drei Monaten des neuen Jahres.
Urlaubsabgeltung
Von einer Urlaubsabgeltung wird gesprochen, wenn wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der gesetzlich versprochene und zustehende Urlaub ganz oder teilweise nicht bis zum Beendigungszeitpunkt gewährt wird. Die die verbliebenen Urlaubstage kannst Du dann mit einer Zahlung begleichen.
Kenjo hat zur Arbeitsabgeltung bereits einen Artikel zur Urlaubsabgeltung verfasst.
Mit Kenjo digitalen Urlaubsanspruch berechnen
Wenn Unternehmen immer größer werden und immer mehr Beschäftigte einstellen, kann die Personalverwaltung für mehrere Hundert oder Tausend Mitarbeiter*innen schnell zu einer Mammutaufgabe werden. Genau an dieser Stelle kommen HR-Softwares wie die von Kenjo ins Spiel.
Unsere HR-Software wurde extra dafür entwickelt, sämtliche Personalaufgaben zu automatisieren und so den Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter*innen der Personalabteilung zu minimieren und damit die Gesamtproduktivität und -effizienz zu steigern.
Mit Kenjos Abwesenheitsmanagement-Software können Beschäftigte ihren Urlaub über die Plattform selbst beantragen und müssen keine zusätzliche E-Mails versenden oder mit der Personalabteilung Rücksprache halten. Mitarbeitende rufen das Modul auf und klicken einfach auf die Schaltfläche Urlaub, um die erforderlichen Angaben für einen Urlaubsantrag auf der Plattform einzugeben. Ebenso schnell und einfach lassen sich mit der HR-Software Urlaubsansprüche und -abgeltungen ausrechnen.
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