Wann verfallen die Ansprüche auf Resturlaub?

Als Personalmanager*in musst Du Dich jedes Jahr aufs Neue mit dem Resturlaub Deiner Mitarbeiter*innen auseinandersetzen. Vielleicht liegt ein arbeitsintensives Jahr hinter Dir und Deiner Firma oder einige Deiner Kolleg*innen waren über einen längeren Zeitraum krank und konnten somit nicht all ihre Urlaubstage in Anspruch nehmen.

Damit Du als HR-Berater*in kompetent und professionell über die Anliegen Deiner Mitarbeiter*innen informiert bist, haben wir von Kenjo alle Fakten, Regeln, Ausnahmen und Hinweise rund um das Thema zusammengestellt. Dazu gehört, wie es um Resturlaub bei Kündigung steht, wie Du den Resturlaub Deiner Mitarbeiter*innen berechnen kannst, wie das aktuelle Urteil des Europäischen Gerichtshofs zum Thema Resturlaub aussieht und bis wann Resturlaub überhaupt in Anspruch genommen werden kann.

Was ist Resturlaub?

Resturlaub sind Urlaubstage, die Deine Mitarbeiter*innen nicht bis zum Ende des Kalenderjahres, also bis zum 31. Dezember, in Anspruch nehmen konnten.

Resturlaub: Aktuelles Urteil des EuGH

Laut eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) darf Resturlaub aus dem Vorjahr ab sofort nicht mehr verfallen. Damit ist die bisherige Regelung obsolet, dass der Anspruch auf den bezahlten Jahresurlaub grundsätzlich zum Jahresende verfällt.

Nach EU-Recht liegt es jetzt in der Verantwortung des Arbeitgebers, den Urlaub zu gewähren und selbiger darf nur verfallen, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er die seine Arbeitnehmer über den Verfall aufgeklärt hat. Nur wenn dies erfüllt ist, kann der Anspruch auf Urlaub oder Ausgleichszahlungen verfallen.

Wann verfällt der Resturlaub?

Gesetzlich geregelt ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG der automatische Verfall des Resturlaubs zum 31. Dezember jedes Jahres. Nur in Ausnahmefällen können Angestellte beantragen, dass Resturlaub in das folgende Kalenderjahr übertragen wird.

Ein automatischer Verfall erfolgt jedoch erst nach ausdrücklichem Hinweis des Arbeitgebers auf den anstehenden Verfall der Urlaubstage. Zu einem entsprechenden Hinweis ist der Arbeitgeber nach Urteil des EuGH vom 06. November 2018 verpflichtet:

Resturlaub darf also nur verfallen, wenn Du nachweisen kannst, dass Du Deine Mitarbeiter*innen hinreichend über den Verfall der Urlaubstage aufgeklärt hast. Deine Beschäftigten müssen auch die Möglichkeit gehabt haben, den Urlaub in Anspruch zu nehmen.

Falls sich abzeichnet, dass Resturlaubstage anfallen, bist Du als Arbeitgeber*in also verpflichtet rechtzeitig und förmlich aufzufordern den Urlaub in Anspruch zu nehmen. Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, verfällt der Anspruch Deiner Mitarbeiter*innen auf eine Übernahme der Resturlaubstage in das nächste Jahr sowie auf eine mögliche finanzielle Ausgleichszahlung.

Wann verfällt der Resturlaub nicht?

In bestimmten Ausnahmefällen können Deine Mitarbeiter*innen ihren Resturlaub dennoch in das kommende Jahr übertragen. Dies ist unter vier Bedingungen möglich, die von Dir als Personalmanager*in zu prüfen sind:

Verträge: Wenn im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist, dass Urlaubstage in das nächste Jahr übertragen werden dürfen, verfällt der Resturlaub selbstverständlich nicht. Entsprechende Klauseln obliegen grundsätzlich der Vertragsfreiheit.
Krankheiten: Wenn Deine Mitarbeiter*innen lange krank waren und aufgrund dessen ihren Urlaub nicht vollständig beanspruchen konnten, besteht seitens des Arbeitnehmers ein Anspruch darauf, die Urlaubstage ins Folgejahr zu übertragen.
Betriebliche Verpflichtungen: Wurde aus betrieblichen Gründen eine Urlaubssperre verhängt, so hatte der Mitarbeiter keine Möglichkeit, seine Urlaubstage in Anspruch zu nehmen. Da der Arbeitgeber jedoch gesetzlich verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die Inanspruchnahme seines Urlaubs zu ermöglichen, können Mitarbeiter*innen in diesem Fall ihre Resturlaubstage übertragen.
Fehlende Erinnerung: Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Angestellten über Resturlaubstage zu informieren. Wenn dieser Hinweis nicht, oder nicht rechtzeitig, erfolgt, müssen bestehende Resturlaubstage übertragen werden.

Sollte einer dieser Fälle in Deinem Unternehmen auftreten, so erfolgt die Übertragung der Resturlaubstage in das nächste Kalenderjahr automatisch, ohne dass Deine Mitarbeiter*innen dafür einen Antrag stellen müssen.

Bis wann muss der Resturlaub genommen werden?

Falls der Resturlaub gemäß der oben genannten Fälle nicht bereits zum Jahresende verfällt, haben Deine Mitarbeiter*innen bis zum 31. März des nächsten Jahres Zeit, ihren Resturlaub abzubauen. Geschieht dies nicht, so verfällt dieser spätestens dann.

Ist es möglich den Resturlaub zu übertragen?

Da der Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden muss, kann er nur in seltenen Fällen weiter übertragen werden. Beispiele dafür findest Du im folgenden Text.

Resturlaub bei Krankheit

Kommt es z.B. vor, dass Deine Mitarbeiter*innen aufgrund einer längeren Krankheit ihren regulären Urlaub nicht nehmen konnten, verfällt dieser zum Jahresende nicht. Auch die Regelung, dass die Urlaubstage bis zum 31. März verbraucht werden müssen, ist hinfällig.

Bei langen Erkrankungen verfallen die Resturlaubstage erst 15 Monate nach dem Ende des entsprechenden Kalenderjahres, das heißt am 31. März des übernächsten Jahres. Sobald Deine Mitarbeiter*innen wieder gesund sind, müssen diese die Urlaubstage jedoch so schnell wie möglich in Anspruch nehmen.

Hier ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin ist im Jahr 2019 erkrankt und kommt im September 2021 wieder zurück auf Arbeit. Sie hat Anspruch auf die Urlaubstage vom Jahr 2020 und anteilig für das Jahr 2021. Falls sie im Jahr 2019 nicht alle ihrer Urlaubstage beansprucht hat, sind diese nun verfallen.

Grund ist, dass mit dem 31. März 2021 die 15-monatige Frist für die Beanspruchung von Resturlaub bei Krankheit für das Jahr 2019 verstrichen ist.

Resturlaub bei Elternzeit

Wenn Mitarbeiter*innen ein Kind bekommen haben und in Elternzeit gehen, verfällt potenzieller Resturlaub nicht bis zum 31. März des nächsten Jahres. Deine Mitarbeit*innen haben die Möglichkeit ihren Urlaub nach der Elternzeit zu nehmen.

Es besteht auch die Möglichkeit sich zu einigen, dass der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch finanziell ausgleicht. Falls das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit endet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Resturlaub an seine Mitarbeiter*innen auszuzahlen.

Resturlaub bei Kurzarbeit

Deine Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit Resturlaub während der Kurzarbeit abzubauen. In der Urlaubszeit erhalten sie jedoch ihr reguläres Gehalt und nicht das Kurzarbeitergeld.

Seit dem 01.01.2021 gilt jedoch, dass Urlaub vorrangig genutzt werden muss, um Arbeitsausfälle zu vermeiden.

Ist der Urlaub seitens des Mitarbeiters schon verplant und wird entsprechend genutzt, so tritt in diesem Fall eine Ausnahme ein und die Zugangsvoraussetzungen zur Kurzarbeit gelten als erfüllt.

Muss der Arbeitgeber den Resturlaub am Stück genehmigen?

Bei regulärem Urlaub können Deine Mitarbeit*innen mindestens zwei Wochen Urlaub am Stück in Anspruch nehmen. Fallen Resturlaubstage an, so hast Du als Arbeitgeber die Pflicht, Deinen Mitarbeiter*innen die Inanspruchnahme der Urlaubszeit zu gewähren.

Neigt sich also das Jahr dem Ende zu und droht ein sonstiger Verfall der Urlaubstage, so musst Du den Resturlaub genehmigen oder diesen andernfalls mit Zustimmung des Arbeitnehmers auf das kommende Jahr übertragen.

Resturlaub bei Kündigung

Resturlaubstage verfallen weder bei einer Kündigung noch beim Renteneintritt. Bei einer Kündigung ist es hinfällig, wer kündigt. Der Gesetzgeber gibt vor, dass der Resturlaub genommen werden muss. Falls diese Möglichkeit nicht bestehen sollte, bist Du als Arbeitgeber*in verpflichtet, die ausstehenden Urlaubstage finanziell auszugleichen.

Der Zeitpunkt der Kündigung spielt für den Anspruch der Resturlaubstage eine wichtige Rolle. Wurde in der ersten Jahreshälfte, also vor dem 30. Juni gekündigt, haben Deine Mitarbeiter*innen einen Anspruch auf ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs pro Monat, in welchem sie die volle Dauer des Monats gearbeitet haben. Erfolgt die Kündigung in der zweiten Jahreshälfte, also nach dem 30.Juni, haben Deine Mitarbeiter*innen den vollen jährlichen Urlaubsanspruch.

Im Falle einer fristlosen Kündigung können Deine Mitarbeiter*innen keinen Resturlaub in Anspruch nehmen. Du bist als Arbeitgeber dementsprechend verpflichtet, die Resturlaubstage finanziell auszugleichen.

Resturlaub berechnen

Die Berechnung des Resturlaubs bei Kündigung erfolgt gemäß der folgenden Rechnung.

Kündigung vor dem 30. Juni:

Anzahl der Urlaubstage pro Jahr / 12 * Anzahl der (vollen) gearbeiteten Monate im Jahr - Anzahl der bereits in Anspruch genommenen Urlaubstage

Kündigung nach dem 30. Juni:

Anzahl der Urlaubstage pro Jahr - Anzahl der bereits in Anspruch genommenen Urlaubstage

Hier ein Fallbeispiel, wie Resturlaub bei Kündigung berechnet wird:

Ein Mitarbeiter wird im April entlassen und ihm stehen 24 Urlaubstage im Jahr zu. Zu Ostern hat er sich bereits 4 Tage frei genommen.

Er hat somit Anspruch auf 24/12*4 - 4 = 4 Resturlaubstage.

Wäre er im September des gleichen Jahres entlassen worden und hätte bis dahin keinen weiteren Urlaub in Anspruch genommen, dann hätte er Anspruch auf die vollen 24 Tage Urlaub. Es verblieben ihm, da er bereits 4 Tage Urlaub genommen hat, also 20 Resturlaubstage.

Resturlaub auszahlen lassen

Im folgenden Fällen ist eine Auszahlung des Resturlaubs möglich oder gar nötig ist:

Im Todesfall: Tritt der Fall auf, dass einer Deiner Angestellten verstirbt, so musst Du eine finanzielle Abgeltung der verbleibenden Urlaubstage des Verstorbenen an die Erb*innen auszahlen. Dies hat der Europäische Gerichtshof 2015 festgelegt, nachdem in einem Präzedenzfall die Witwe eines langfristig erkrankten und in der Folge verstorbenen Mitarbeiters seine übrigen 140,5 Urlaubstage einklagte.

Bei Kündigung: Bei einer Kündigung besteht die Möglichkeit die Resturlaubstage, falls sie nicht beansprucht werden können, auszuzahlen. Nach §3 BUrlG muss der Urlaub “in Natur” genommen werden, was bedeutet, dass eine bezahlte Freistellung vom Arbeitsverhältnis erfolgt. Kann der Urlaub aus validen Gründen nicht mehr “in Natur” genommen werden, so besteht Anspruch auf Auszahlung.

Vereinbarung: Eine Auszahlung des Resturlaubs kann vertraglich oder betrieblich geregelt sein. Dies obliegt der Vertragsfreiheit des Arbeitgebers und ist für den Arbeitnehmer nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags rechtlich bindend.

Fazit

Als Personalmanager*in obliegt Dir die Verantwortung, einen Überblick über die verbleibenden Urlaubstage Deiner Mitarbeiter*innen zu bewahren. Es ist Deine Aufgabe, die vorgeschriebenen Erinnerungen über noch vorhandene Urlaubstage und auch die Aufforderungen, diese abzubauen, zu verwalten und zu dokumentieren.

Damit Du stets einen Überblick über den Resturlaub Deiner Mitarbeiter*innen bewahrst, bietet Dir Kenjo nicht nur eine Excel-Vorlage zur Urlaubsverwaltung an sondern auch eine übersichtliche Software, die Dir erlaubt, Erinnerungen über verbleibende Urlaubstage zu verschicken, Resturlaub in das nächste Kalenderjahr umzubuchen und so Deine Ressourcen optimal im Blick zu behalten.