Wann steht Mitarbeiter*innen Sonderurlaub zu?

Kennst Du das Gefühl von Unsicherheit, wenn Deine Mitarbeiter*innen Dich als Personalchef*in um Sonderurlaub bitten? Tatsächlich wird der Begriff Sonderurlaub bei Hochzeiten und Geburten, bei Arztterminen und Behördengängen, bei einem Todesfall und Problemen bei der Kinderbetreuung arg strapaziert. 

Dennoch brauchst Du nicht in Unruhe zu geraten, denn wir von Kenjo erklären, was Sonderurlaub genau bedeutet und wann Deine Mitarbeiter*innen einen entsprechenden Anspruch auf Sonderurlaub haben.

Was ist Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist kein juristisches Fachvokabular, sondern eine umgangssprachliche Formulierung, die mehrere Bedeutungen haben kann. Gewöhnlich meint Sonderurlaub einen Fall, bei dem der Arbeitnehmer ohne Arbeit Lohn erhält. Seine rechtliche Grundlage erfährt der Begriff Sonderurlaub im § 616 BGB und stellt eine besondere Form der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers dar.

Denn unabhängig von einer Erkrankung kann es im Alltag Deiner Mitarbeiter*innen Situationen geben, die sie davon abhalten, aktiv am Arbeitsgeschehen teilzunehmen. Würden Deine Mitarbeiter*innen in diesen Situationen Urlaub aus ihrem allgemeinen Urlaubskontingent nehmen, wäre das Kontingent für Erholungsurlaub, das den Kolleg*innen zusteht, verbraucht. Ebenso soll verhindert werden, dass Deine Mitarbeiter*innen sich einfach krank melden. Daher haben Deine Mitarbeiter*innen laut Gesetz Anspruch auf Sonderurlaub.

Dabei gilt es zu klären, in welchen Fällen Du Deinen Mitarbeiter*innen Sonderurlaub gewähren musst. Ferner stellt sich die Frage, ob dieser Sonderurlaub unbezahlt ist oder ob die Lohnzahlung in jedem Fall fortgesetzt wird. Entscheidend dafür ist laut BGB, ob die  Mitarbeitenden “für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen, in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.”

In der Praxis haben sich dafür einige konkrete Fälle für Sonderurlaub eingebürgert. Auf die folgenden typischen Fälle gehen wir im folgenden Text ausführlich ein:

• Hochzeit / Hochzeit des Kindes
  
• Geburt des eigenen Kindes
  
• Todesfall Partner / Eltern
  
• Umzug
  
• Kinderbetreuung
  
• Pflege von Angehörigen
  
• Wichtige Termine, Handwerkertermine, Gerichtstermine, Behördengänge
  
• Kirchliche Zwecke
  
• Jobsuche
  
• Corona, Impfungen und Arztbesuche
  
  

Natürlich müssen Deine Mitarbeiter*innen einen Nachweis erbringen, der das Ereignis für den Sonderurlaub bestätigt.

Worauf muss man beim Sonderurlaub achten?

Es ist der Traum Deiner Mitarbeiter*innen - der Jahresurlaub ist aufgebraucht, und dennoch können sie privaten Verpflichtungen gerecht werden. In diesem Zusammenhang solltest Du als Personaler*in klare Begrifflichkeiten verwenden. Das Urlaubsbudget Deiner Mitarbeiter*innen ist im Bundesurlaubsgesetz sowie im Arbeitsvertrag festgelegt.

Das hat aber nichts mit dem sogenannten Sonderurlaub zu tun. Denn in einigen Fällen muss der Arbeitgeber eine Freistellung genehmigen. Die konkrete Dauer hängt vom einzelnen Fall ab und ist im BGB nicht geregelt.

Da der Begriff Sonderurlaub in manchen Fällen wie der Pflege von Angehörigen eher irreführend ist, sprechen viele Arbeitgeber lieber von einer Freistellung. Es ist sinnvoll, dass Du in Deiner Berufspraxis eine unmissverständliche Bezeichnung für den sogenannten Sonderurlaub nutzt und diese Deinen Mitarbeiter*innen auch transparent machst.

Die Freistellungen gemäß § 616 BGB reduzieren den Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht. Du kannst also den vertraglich vereinbarten Jahresurlaub Deiner Mitarbeiterin nicht um einen Tag kürzen, wenn sie einen dringenden Arzttermin muss. Umgekehrt besteht für Deine Angestellten Nachweispflicht. D.h. Deine Arbeitnehmer*innen müssen Dir mitteilen, dass sie Sonderurlaub brauchen. Du als Personalverantwortliche*r kannst von Deinem Mitarbeiter einen Nachweis über den Grund des Sonderurlaubs erbringen.

Diese Nachweise sind sachbezogen unterschiedlich. Bei einer Trauung ist das entsprechende Schreiben des Standesamts vorzulegen, bei einem Todesfall die Sterbeurkunde. Aus den Nachweisen sollten der Sachverhalt und der Termin ersichtlich sein.

Kann der Sonderurlaub abgelehnt werden?

In einem klar definierten Katalog von Fällen, die Deine Arbeitnehmer*innen wie beschrieben nachweisen müssen, hast Du prinzipiell keine Möglichkeit, das Recht Deiner Arbeitnehmer*innen auf Freistellung über den Jahresurlaub hinaus auszuschließen. Die Frage der Bezahlung während dieser Zeit ist vom Rechtsanspruch Deiner Mitarbeiter*innen unabhängig.

Diese Aussage stimmt allerdings nur zum Teil. Denn tatsächlich kannst Du im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung die Anwendung von § 616 BGB grundsätzlich abändern oder ausschließen. Inwiefern Dich das als Arbeitsgeber*in bei der Personalakquise attraktiv macht, sei dahingestellt. 

Wenn Du den Rechtsanspruch auf Freistellung im Arbeitsvertrag regeln möchtest, ist eine möglichst konkrete Formulierung der betroffenen Ereignisse sinnvoll.

Umgekehrt kannst Du im Arbeitsvertrag auch Freistellungen über den gesetzlichen Anspruch hinaus vereinbaren. Es herrscht Vertragsfreiheit und vielleicht gelingt es Dir mit einem zusätzlichen Freistellungsangebot z.B. für eine außerfachliche Fortbildung oder soziales Engagement im Kampf um Mitarbeiter*innen Oberwasser zu behalten.

In manchen Fällen besteht mitunter rechtliche Unklarheit, so auch beim Umzug. Grundsätzlich besteht das Recht auf eine bezahlte Freistellung nur bei einem beruflich bedingten Umzug, nicht aber bei einem Umzug aus privaten Gründen. Sofern Dein Arbeitnehmer bei einem privaten Umzug dennoch eine Freistellung benötigt, steht ihm natürlich der Antrag auf Urlaub frei. Wenn es keine triftigen betrieblichen Gründe dafür gibt, wirst Du ihm diesen Antrag gewähren.

✔️ Alles, was Du zum gesetzlichen Urlaubsanspruch und Mindesturlaub wissen musst sowie eine umfangreiche Excel-Vorlage zur Urlaubsverwaltung von Mitarbeitenden, gibt es in unserer HR-Bibliothek.

Wann hat man Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub?

Der bezahlte Sonderurlaub findet seine Grundlage in § 616 BGB. Dort heißt es: 

“Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.”

Konkret heißt dies, dass Deine Arbeitnehmer*innen weiter bezahlt werden, wenn Sie für einen überschaubaren Zeitraum aus persönlichen Gründen, die sie nicht zu verantworten haben, nicht arbeiten können.

Daraus hat sich in der Praxis ein Katalog an typischen Fällen für bezahlten Sonderurlaub entwickelt, den wir hier ausführlich besprechen.

Sonderurlaub Hochzeit

Für den Tag der Eheschließung haben Deine MItarbeiter*innen Anspruch auf einen Tag bezahlten Sonderurlaub. Wenn die Hochzeit länger dauert oder eine umfangreichere Anreise notwendig ist, müssen die Angestellten Urlaub beantragen.

Anspruch auf Sonderurlaub haben Deine Mitarbeiter*innen auch bei der Hochzeit vom Kind oder bei der Trauung der Eltern. Dasselbe gilt für die goldene Hochzeits­feier der Eltern, für die Konfirmation oder Kommunion eines Kindes oder gleich­rangige Feste anderer anerkannter Religions­gemeinschaften.

Sonderurlaub Geburt

Grundsätzlich haben Deine Mitarbeiter - hier bewusst auf die Männer bezogen -  bei der Geburt eines leiblichen Kindes Anspruch auf einen Tag Sonderurlaub. 

Im Bezug auf sonstigen Urlaub oder Elternzeit hat sich Dein MItarbeiter separat frühzeitig mit Dir abzustimmen, um Details seiner Beschäftigung nach der Geburt des Kindes mit Dir zu klären.

Sonderurlaub Todesfall

Wenn ein naher Angehöriger verstirbt, entsteht je nach Beziehung Deines Mitarbeiters zum Verstorbenen Anspruch auf bezahlte Freistellung. Wie beschrieben, gibt es für den Sonderurlaub allgemein keine gesetzlichen Vorgaben Regeln. Eingebürgert haben sich bei besonders nahen Angehörigen, sprich Kindern, Eltern oder Partnern, zwei Tage. Im Falle des Todes von Großeltern oder Schwiegereltern besteht hingegen kein Anspruch auf Sonderurlaub.

Auch der Tod anderer Angehöriger, die im Haushalt leben, führt zum Anspruch von Sonderurlaub, gewöhnlich von einem Tag. Obwohl bezahlter Sonderurlaub im Todesfall der Großeltern oder anderer Verwandter per se nicht üblich ist, können hier Ausnahmen in Kraft treten.

In der Praxis entscheidest Du als Personalverantwortliche*r individuell, wie viele Tage Sonderurlaub Du Deinem Mitarbeiter im Trauerfall gewährst. Oft organisieren die nächsten Verwandten die Beerdigung. Je nach Belastung ist es zumindest fraglich, inwiefern Dein Mitarbeiter in der Zeit rund um die Beerdigung arbeitsfähig und belastbar ist oder ob Sonderurlaub für die Beerdigung angemessen ist.

Sonderurlaub Umzug

Grundsätzlich haben Deine Mitarbeiter*innen nur bei berufsbedingten Umzügen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Ein privater Umzug gilt als “selbstverschuldet” - und dafür besteht kein Anspruch auf entsprechende Freistellungen. Natürlich kann Dein Mitarbeiter sich dafür Urlaub nehmen - einen Urlaubsanspruch zur Gestaltung des Umzugs gibt es per se nicht, auch nicht in Form einer unbezahlten Freistellung.

Und auch bei berufsbedingten Umzügen ist in § 616 BGB nicht vorgeschrieben, wie viele Tage Sonderurlaub angemessen sind - jedoch nur beim berufsbedingten Wechsel innerhalb desselben Unternehmens, beispielsweise beim Wechsel in eine andere Filiale oder Stadt. Es ist üblich, dass das Unternehmen die Mitarbeitenden beim Umzug innerorts einen Tag; beim Umzug in eine andere Stadt zwei Tage bezahlt freistellt.

Einen Sonderfall stellt der Umzug zu Vertragsbeginn oder -ende dar. Einen Rechtsanspruch auf bezahlten Sonderurlaub haben Deine Mitarbeiter*innen in diesem Fall nicht. Aber auch wenn es keine gesonderte Klausel im Arbeitsvertrag gibt, drückst Du Deinem neuen Angestellten mit einer Unterstützung für den Umzug erhebliche Wertschätzung aus.

Sonderurlaub Kinderbetreuung

Haben Deine Mitarbeiter*innen Kinder, die aus Krankheitsgründen zu Hause betreut werden müssen, sind für Dich als HR-Profi grundsätzlich zwei Dinge zu beachten: 

• Nur bis zum 12. Lebensjahr erzeugt der Betreuungsbedarf der Kinder einen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Zudem übernimmt bei Krankheit eines Kindes bis 12 Jahre die Krankenversicherung in Form von Krankengeld die Kosten. 
• Über dem 12. Lebensjahr ist ein erkranktes Kind ebenso zu beurteilen wie ein sonstiger Angehöriger. 
• Nach allgemeiner Auffassung endet der Anspruch auf Lohnfortzahlung nach höchstens zehn Tagen. 

Zwar hat der Gesetzgeber eine Ausweitung der Kinderkrankentage beschlossen und pro Elternteil und Kind einen Anspruch auf 30 Kinderkrankentage (bei Alleinerziehenden 60 Tage) im Jahr gewährt. Strittig ist jedoch, wer gerade die Lohnfortzahlung gerade der langen Freistellungen finanziert.

Sonderurlaub zur Pflege von Angehörigen

Wenn Familienangehörige von Mitarbeiter*innen erkranken und dadurch pflegebedürftig werden, haben Mitarbeiter*innen Anspruch auf bezahlte Freistellung. Tatsächlich ist im Einzelfall zu prüfen, welche Familienangehörigen davon betroffen sind. 

Konkret sollte überlegt werden, welche Gründe dafür sprechen, dass der erkrankte Angehörige der Hilfe genau dieses Mitarbeitendes bedarf und diese*r dadurch seiner Arbeit nicht mehr nachgehen kann?

Natürlich spricht räumliche und familiäre Nähe erheblich für den entsprechenden Bedarf. Ehepartner, Lebenspartner, Geschwister und Kinder, die im eigenen Haushalt leben, werden also anders beurteilt als eine Cousine andernorts. 

Sonderurlaub wichtige Termine

Ob der Reifenwechsel in der KFZ-Werkstatt oder ein Termin zur Ummeldung - viele Dienstleistungsbetriebe und Institutionen haben Öffnungszeiten, die mit den Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter*innen kollidieren - was also, wenn Dein Mitarbeiter für wichtige Termine Sonderurlaub erbittet?

Sonderurlaub Handwerkertermin

Handwerker sind kaum zu kriegen und gute absolut rar - dennoch gilt: Lediglich bei einem Notfall wie einem Wasserrohrbruch gibt es einen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub - und das auch nur, wenn sofortiger Handlungsbedarf besteht. 

Kommt es z.B. zu einem Brand im Wohnhaus des Mitarbeitenden, besteht für Deinen Angestellten natürlich akut Anspruch auf Präsenz vor Ort.  Dieser Anspruch erstreckt sich jedoch nicht auf die Sanierungsarbeiten. Auch Planungsgespräch mit der Versicherung oder Handwerksbetrieben sind dadurch nicht abgedeckt. 

Sonderurlaub Gerichtstermin

Hat Dein Mitarbeiter eine Ladung vor Gericht erhalten, besteht selbstverständlich Anspruch auf Sonderurlaub. Dies kann je nach Entfernung auch zusätzliche Anreisezeit für die An- und Abfahrt beinhalten.

Sonderurlaub Behördengänge

Für gewöhnliche Behördengänge bist Du nicht verpflichtet, bezahlten Sonderurlaub zu gewähren. Dein Mitarbeiter muss also seine Freizeit opfern, um seinen Pass verlängern zu lassen. Für den seltenen Fall einer behördlichen Anordnung, ist Dein Mitarbeiter natürlich freizustellen.

Sonderurlaub für kirchliche Zwecke

Grundsätzlich gibt es für Deine Angestellten keinen Anspruch auf Sonderurlaub für kirchliche Zwecke.

Beamte werden jedoch für bis zu fünf Arbeitstage im Kalenderjahr unter Fortzahlung der Besoldung für die Teilnahme an kirchlichen Gremiensitzungen oder Tagungen freigestellt.

Sonderurlaub für die Jobsuche

Sofern das Arbeitsverhältnis mit Deinen Mitarbeitenden befristet oder gekündigt ist, hat dieser Anspruch auf einen Termin für ein Bewerbungsgespräch. Die Gesetzesgrundlage ist dafür findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 629. Hier heißt es: 

"Nach der Kündigung eines dauernden Dienstverhältnisses hat der Dienstberechtigte dem Verpflichteten auf Verlangen angemessene Zeit zum Aufsuchen eines anderen Dienstverhältnisses zu gewähren."

Die Anzahl der Tage einer Freistellung zur Arbeitssuche sind gesetzlich nicht begrenzt, die Anträge sind mit dem Grund für die Freistellung (z.B. dem potentiellen neuen Arbeitgeber) sowie der voraussichtlichen Dauer seitens des Angestellten frühzeitig zu stellen. Natürlich darfst Du Arbeitnehmer*innen nicht dazu drängen, für diese Bewerbungsverfahren Urlaub zu nehmen.

Sonderurlaub Corona

2021 hat die Regierung während der Corona-Pandemie den Sonderurlaub zur Kinderbetreuung verlängert. Dadurch haben Deine Mitarbeiter*innen zum Zweck der Kinderbetreuung weitere 10 Tage pro Kind Anspruch auf Sonderurlaub (Alleinerziehende 20 Tage). 

Jedes Elternteil hat seither also Anspruch auf 30 Kinderkrankentage, Alleinerziehenden werden 60 Tage im Jahr gewährt. Dies greift, wenn das Kind erkrankt, aber auch wenn es für längere Zeit in Quarantäne muss und daher Betreuungsbedarf vorliegt.

Allerdings müssen Deine Mitarbeiter*innen nachweisen, dass sie ohne den Sonderurlaub keine zumutbare Betreuung gewährleisten können. Wenn z.B. der Partner Deines Mitarbeitenden zu Hause ist, musst Du dem bezahlten Sonderurlaub nicht zustimmen. Ohnehin gilt die Regel lediglich für Kinder bis zum 12. Lebensjahr. 

Ferner erhält Dein*e Mitarbeiter*in nach 10 Tagen lediglich 67 Prozent seines Nettogehalts, begrenzt auf einen monatlichen Höchstbetrag von 2.016 Euro.

Deine Mitarbeiter*innen haben für maximal zehn Wochen pro Elternteil Anspruch auf diese Verdienstausfallentschädigung (Alleinerziehende 20 Wochen). Dein Unternehmen muss diese Entschädigung längstens sechs Wochen für die zuständige Behörde im voraus bezahlen, danach ist der Antrag bei der Behörde selbst zu stellen. Dein Unternehmen erhält das ausgezahlte Geld von der zuständigen Behörde zurück.

Sonderurlaub für Impfungen

Wenn Dein Mitarbeitender einen Antrag auf Sonderurlaub stellt, um einen Impftermin wahrzunehmen, hat er gemäß der Corona-Arbeitsschutzverordnung Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub. Dadurch soll das Infektionsrisiko gering gehalten werden. Inwiefern dies auch eine bezahlte Freistellung einschließt, regelt die Arbeitsschutzverordnung jedoch nicht. 

Grundsätzlich hast Du als Personalchef*in erhebliche Vorteile in der Personalverwaltung, wenn Deine Mitarbeiter*innen geimpft sind. Aus dieser Perspektive drängt es sich regelrecht auf, den Mitarbeiter*innen durch bezahlten Sonderurlaub Impftermine zu ermöglichen.

Sonderurlaub Arztbesuche

Generell sind Deine Mitarbeiter*innen dazu verpflichtet, Arzttermine möglichst in die Freizeit zu legen. Ist dies jedoch nicht möglich, z.B. weil die Termine vom Arzt vergeben werden, oder weil der Mitarbeiter sich kurzfristig oder termingenau einer gewissen Untersuchung unterziehen muss, beispielsweise für eine nüchterne Blutabnahme am morgen, bist Du als Arbeitergeber*in dazu verpflichtet, entsprechenden Sonderurlaub zu gewähren und zu vergüten.

Sonderurlaub im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst und für Beamte (TVÖD)

Der TVÖD legt für Angestellte im öffentliche Dienst über die allgemeinen Regeln hinaus gesonderte Klauseln für die bezahlte Freistellung fest. Dazu gehören z.B. eine Arbeitsbefreiung von einem Arbeitstag beim 25- und 40-jährigen Arbeitsjubiläum. 

Auch bei gewerkschaftlichen Tätigkeiten oder staatsbürgerlichen Bildungsveranstaltungen haben Mitarbeiter*innen das Recht auf bezahlte Freistellung.

Unbezahlter Sonderurlaub

Als unbezahlten Urlaub bezeichnen wir den Zeitraum, für den Du mit Deinen Mitarbeiter*innen eine Freistellung von der Arbeit vereinbarst. D.h. in diesem Zeitraum erbringt Dein*e Mitarbeiter*in keine Arbeitsleistung und erhält auch keinen Lohn. 

Bis auf wenige Nebenpflichten (Wettbewerbsverbot, Treuepflicht, Fürsorgepflicht, ggf. Kündigungsschutz) ruhen also die Hauptaufgaben der beiden Vertragspartner, nämlich Arbeit gegen Geld.

Einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub haben Deine Mitarbeiter*innen nicht. Personalmangel kann beispielsweise ein Grund sein, diesen unbezahlten Urlaub abzulehnen. 

Wofür man keinen Sonderurlaub bekommt

Grundlage für den Rechtsanspruch auf bezahlten Sonderurlaub ist entweder ein spezielles Gesetz, eine Regelung im Arbeitsvertrag oder eine tarifvertragliche Regelung. Folgende Situationen rechtfertigen keine bezahlte Freistellung:

• die Abschlussfeier des Kindes: egal ob der letzte Tag im Kindergarten oder die Verleihung des Meisterbriefs, hier muss Dein*e Mitarbeiter*in unabhängig vom Abschluss Sonderurlaub beantragen. Einen Anspruch darauf hat er*sie nicht.
• Teilnahme an einer Familienfeier: nur eine Hochzeit oder die Beerdigung eines nahen Angehörigen rechtfertigen eine bezahlte Freistellung - für den 90. Geburtstag des Großvaters muss Dein*e Mitarbeiter*in also Sonderurlaub beantragen.
• Widrige Verkehrsverhältnisse: Dein Mitarbeitender hat prinzipiell selbst für eine zuverlässige Anreise zum Arbeitsplatz zu sorgen, ein Anspruch auf bezahlte Freistellung existiert auch bei widrigen Verkehrsverhältnissen nicht.

Fazit

Unter dem Schlagwort Sonderurlaub verbirgt sich ein ganzer Strauß unterschiedlicher Anlässe für bezahlte Freistellungen. Das BGB regelt diese Einzelfälle nur sehr allgemein, gerade wenn es um die konkrete Dauer von bezahlter Freistellung geht, hilft ein Blick auf den Usus.

Für typische Fälle wie den Sonderurlaub im Todesfall, beim Umzug oder bei einer Hochzeit haben sich mittlerweile Richtwerte etabliert, die den Rechtstext auslegen. 

Mit unserem Artikel hast Du genau das richtige Handwerkszeug, um allen Anträgen auf Sonderurlaub souverän zu begegnen. Allgemein ist es für Dich als Arbeitgeber empfehlenswert, bereits bei Abschluss des Arbeitsvertrags mit Deinen MItarbeiter*innen die Regelungen für Sonderurlaub in Deinem Unternehmen zu besprechen. 

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