Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung Software im Vergleich

Bei der Urlaubsplanung kann es in Unternehmen immer wieder zu Konflikten kommen. Schließlich passiert es häufig, dass mehrere Angestellte zur selben Zeit frei haben wollen. Falls sich die Zeiträume nicht überschneiden sollten, können bei der Planung Probleme entstehen. Es gibt einige Tipps und Tricks, auf die man bei der Urlaubsplanung zurückgreifen kann.

Eine Software für die Urlaubsplanung ist heutzutage zu einem echten Muss geworden. Das System wird vor allem in mittelständischen und großen Unternehmen eingesetzt und bietet in vielen Bereichen Vorteile. Welche Urlaubsplaner Softwares es gibt und welche Vorzüge die jeweiligen Programme mit sich bringen, stellen wir im Anschluss genauer dar.

Was ist eine Abwesenheitsmanagement Software?

Bei großen Unternehmen wird die Urlaubsplanung zur Herausforderung der HR-Abteilung. Es ist bei einer Vielzahl an Mitarbeiter:innen unmöglich, einen Überblick über die Fehlzeiten der Angestellten zu behalten. Deshalb gibt es viele Firmen, die auf eine entsprechende Software zugreifen. Das Programm übernimmt nicht nur die Urlaubsverwaltung, sondern auch die Organisation anderer Fehlzeiten. Dazu gehören beispielsweise Krankentage, Fortbildungen und alle weiteren Anlässe, die Mitarbeiter:innen daran hindern, ihren gewohnten Arbeitszeiten nachzugehen. 

Urlaub ist zudem nicht gleich Urlaub: Ein Urlaub-Verwalten-Tool berücksichtigt auch, wenn sich Angestellte in der Elternzeit oder im Mutterschutz befinden, es sich um ein Sabbatical oder unbezahlten Urlaub handelt. Oder ganz einfach: Wenn Mitarbeiter einfach nur frei haben wollen und von ihrem regulären Urlaubsanspruch Gebrauch machen. Es gibt verschiedene Softwares auf dem Markt, die als Urlaubsplaner und gleichzeitig zur Verwaltung der allgemeinen Abwesenheiten gewählt werden können. Da jedes Systeme über verschiedene Funktionen verfügt, wählt man letztendlich das, das die Zwecke der Unternehmung bestmöglich erfüllt.

In diesem Artikel - Abwesenheitsmanagement-Software für Mitarbeiter - haben wir nochmal alles etwas tiefer zusammengefasst, und zeigen dir auch nochmal die Vorteile einer Software gegenüber Excel Tabellen auf. 

Was sind die Vorteile eines Urlaubsplaners?

Bei der Wahl eines Programms für die Urlaubsplanung hat man natürlich gewisse Erwartungen an das System. Welche Vorteile ein Online Urlaubsplaner bzw. eine Abwesenheitsmanagement Software mit sich bringen sollte, wird in folgenden Abschnitten dargestellt. 

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Im HR Alltag gibt es viel zu erledigen. An den Stellen, an denen man Zeit sparen kann, sollte man dies auch tun. Ein digitaler Urlaubsplaner kann anhand weniger Klicks bedient werden. Urlaubsanträge werden häufig vom System direkt an die Vorgesetzten geschickt, die ihre Genehmigung oder Ablehnung erteilen. Damit bleibt für die Personalabteilung nicht mehr viel zu tun. Für die Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten stellt das Programm für die Urlaubsplanung ebenfalls eine Zeitersparnis dar.

Keine Engpässe mehr

Durch die übersichtliche Darstellung können Fehler vermieden und Überschneidungen umgangen werden. Plant man den Urlaub manuell und mit jedem Angestellten einzeln, verliert man schnell den Überblick. Nutzt man hingehen ein spezielles Programm dazu, kann man sich auf die automatische Urlaubsplaner Software verlassen. Wo es früher noch hin und wieder Engpässe gab, weil zu viele Mitarbeiter:innen zur gleichen Zeit im Urlaub waren, läuft dank der Software heute alles geregelt ab. Die Vermeidung von Engpässen wirkt sich auf viele Bereiche eines Unternehmens aus. Durch die Verwendung der Software verbessert man demnach nicht nur die Verwaltung des Urlaubes, sondern viele weitere Arbeitsprozesse.

Überstunden und Fehlzeiten

Wie bereits erwähnt, erfasst der digitale Urlaubsplaner nicht nur die eigentlichen Urlaubsanträge, sondern auch Überstunden und sonstige Fehlzeiten. Aus dem Programm lassen sich demnach gewisse Tendenzen ablesen, die für das weitere Handeln der Personalabteilung wichtig sein könnten. Es wird beispielsweise sofort deutlich, wenn ein Angestellter ungewöhnlich oft fehlt. Ebenso zeigt die Software, welche Mitarbeiter:innen so gut wie nie fehlen. In beiden Fällen kann sich das Verhalten auf die Arbeit und letztendlich auch auf den Erfolg des Unternehmens auswirken. Präsentismus ist schließlich genauso ein Problem wie Absentismus. Erkennt man die Tendenzen frühzeitig, kann man entsprechend handeln. 

Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit

Es gibt fast nichts, was bei Mitarbeiter:innen zu mehr Missmut führt, als ein langersehnter Urlaub, der ohne triftigen Grund nicht genehmigt werden kann. Falls es bei der Beantragung des Urlaubs zu Verzögerungen oder Missverständnissen kommt, trübt auch dies die Stimmung unter den Angestellten.

Da die Online Urlaubsplaner Software nicht nur den Prozess einfacher gestaltet, sondern auch dafür sorgt, dass die Beantragung reibungslos abläuft, verstärkt die Nutzung der Software im Umkehrschluss die Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedene Mitarbeiter:innen bedeutet auch, dass das Unternehmen von einer Reihe an positiven Effekten profitiert, die letztendlich durch die Software geschaffen wurden.

Welche Funktionen sollte eine Urlaubsplaner App bieten?

Die Funktionen lassen sich in gewisser Art und Weise bereits von den genannten Vorteilen ableiten. Wir gehen genauer darauf ein, welche Leistungen und Dienste zum Standard eines Software Programms gehören. Wir stellen lediglich eine Auswahl an Funktionen vor. Welche Aufgaben tatsächlich abgedeckt werden, hängt von dem jeweilige Programm ab. Zu den “Basics” gehören also folgende Funktionen:

Kalender

Bei der Kalenderansicht handelt es sich um eine Funktion, über die jede Software zur Urlaubsverwaltung verfügen sollte. Auf der Ansicht basiert schließlich in gewisser Art und Weise das System und alle weiteren Funktionen. Der Kalender kann nicht nur vom Angestellten, sondern auch von der HR Abteilung eingesehen werden. Wer ansonsten darauf Zugriff hat, kann individuell festgelegt werden.

Im Kalender sieht man die bisherigen Planungen in der Zukunft und die Fehlzeiten, Überstunden oder Urlaube der Vergangenheit. Falls das System korrekt gepflegt wurde, sind alle Daten eines Angestellten im Kalender zu sehen. Wichtig ist auch, dass die Daten, die bereits vom System im Kalender hinterlegt wurden, immer aktuell sind. So werden Feiertage oder Betriebsferien beispielsweise automatisch übernommen, sodass man in Zukunft nicht mehr auf mögliche “Ausnahmen” achten muss.

Anträge

Um das System zum Laufen zu bringen, muss jede Software für  die Urlaubsplanung natürlich auch über eine Funktion verfügen, über die Urlaubsanträge hochgeladen und an den jeweiligen Vorgesetzten versendet werden können. Nachdem ein Antrag hochgeladen wurde, wird ein Workflow gestartet. Der Vorgesetzte wird darüber in Kenntnis gesetzt, dass ein neuer Antrag vorliegt. Sobald dieser abschließend bearbeitet wurde, erhält der Angestellte eine Mitteilung darüber, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Berichte und Analysen

Die Online Urlaubsplaner Software enthält viele sensible Daten. Manche davon sind nur für die HR Abteilung bestimmt. Bei der Funktion “Berichte und Analysen” handelt es sich um einen Teil, der nur für die Personalabteilung relevant ist. Sich regelmäßig einen Überblick über die Abwesenheiten von Mitabeiter:innen zu verschaffen, gilt als einer der größten Vorteile des Programms.

Jedes System sollte demnach über eine Funktion verfügen, mit der man mit nur einem Klick alle Zahlen im Überblick darstellen kann. Falls der Bedarf besteht, kann die Übersicht an den Vorgesetzten und gegebenenfalls auch an den Angestellten weitergeleitet werden. 

Wie wählt man die richtige Urlaubsverwaltung Software aus?

Bei der Wahl der richtigen Software für die Urlaubsplanung kommt es auf verschiedene Aspekte an. Die Unternehmensgröße spielt beispielsweise eine Rolle. Die Frage, wie gut das Unternehmen bereits in anderen Bereichen aufgestellt ist, ist zudem wichtig. Schließlich gibt es sogenannte Komplettlösungen, die nicht nur den Teil der Urlaubsplanung abdecken, sondern auch allgemeine HR-Themen, wie die Personal- und Ressourcenplanung, behandeln.

Es gibt aber auch separate Programme, die lediglich zur Verwaltung des Abwesenheitsmanagements genutzt werden. Bei der Auswahl ist wichtig, beide Optionen in Betracht zu ziehen und sich danach für die passende zu entscheiden. 

Die besten Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung Softwares 2024

Wir stellen in den nachfolgenden Teilen die fünf besten Softwares in 2024 vor, die unter anderem zur Urlaubsplanung genutzt werden können. Anhand der Details kann auch festgelegt werden, welches System sich am besten für die jeweilige Unternehmung eignet. 

Kenjo

Kenjo kann als All-in-one-Software für viele Themen im HR-Bereich verwendet werden. Neben der Zeiterfassung, verschiedenen Workflows und dem Recruiting spielt auch das Abwesenheitsmanagement in dem Programm eine große Rolle. Mithilfe von Kenjo werden Urlaubs- und Krankentage verwaltet, Übersichten erstellt und die entsprechenden Personen bei Änderungen in Kenntnis gesetzt. Da das System äußerst leicht bedient werden kann, wird die Aktualisierung der Software von den jeweiligen Teams übernommen. Das führt zum einen dazu, dass die HR-Abteilung entlastet wird und zum anderen, dass Mitarbeiter:innen stets über den Stand der Dinge Bescheid wissen. 

Kenjo Kosten: Für die HR-Software sind zwei verschiedene Tarife verfügbar. Das Starter Paket liegt bei 5 Euro, das Growth Paket bei 8 Euro (jeweils pro Mitarbeiter:in und pro Monat). Das Growth Paket bietet zusätzliche Funktionen, wie die digitale Signatur oder benutzerdefinierte Profile und Berechtigungen.

TimeTac

TimeTac gilt als webbasiertes Programm, das sich auf die Bereiche Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaube und Abwesenheit konzentriert. Die Module, die das Programm umfasst, können dabei einzeln oder gesammelt verwendet werden - je nach Bedarf des jeweiligen Unternehmens. Das System eignet sich für eine Vielzahl an Branchen und unterschiedliche Unternehmensgrößen. Die Funktionen, die in dem Programm vorhanden sind, sind zwar vorprogrammiert, können aber individuell angepasst werden. Alle Informationen, die eingetragen und gesammelt werden, werden zudem in der Cloud abgespeichert. 

TimeTac Kosten: Bei TimeTac gibt es eine Basis-Gebühr von 15 Euro. Die weiteren Kosten werden je nach Modul berechnet (Arbeitszeiterfassung 3,50 Euro pro Nutzer:in; Projektzeiterfassung 8,00 Euro pro Nutzer:in; Urlaubsverwaltung 2,00 Euro pro Nutzer:in; Sondermodul TimeTac Health 2,00 Euro pro Nutzer:in).

ManicTime

ManicTime ist eine Zeiterfassungssoftware, die Computerdaten sammelt und auf diese Weise eine Übersicht über die Arbeitsstunden erstellt. Zu den Funktionen des Programms zählen unter anderem die automatische Zeiterfassung, die Erstellung einer Mitarbeiterdatenbank, die Berechnung der Überstunden und die Verwaltung des Urlaubs. Sobald das System installiert wurde, läuft es im Hintergrund und trackt dabei die täglichen Arbeiten am PC. Am Ende des Tages weiß man dank des Systems also, wie viel Zeit man mit welchen Anwendungen verbracht hat. Nach einer Weile entstehen Statistiken, die zur Anpassung oder Verbesserung der Arbeitsweise genutzt werden. Mit ManicTime werden Mitarbeiter:innen effizienter.

ManicTime Kosten: Der Preis für eine Lizenz beträgt 67 USD. Je mehr Lizenzen man kauft, desto niedriger wird der Preis pro Lizenz (z.B. 40 USD bei 20 Lizenzen; 25 USD bei 100 Lizenzen). 

Workday

Workday kommt nicht nur bei der Urlaubsplanung, sondern auch bei anderen Themen zum Einsatz. Die Komplettlösung dient als Tool in den Bereichen Finanzen, HR und Planung. Sie ist vor allem für Großunternehmen geeignet und gilt als technologische Basis, anhand derer schnelle Entscheidung getroffen getroffen werden können. Was das Zeitmanagement angeht, arbeitet Workday als Urlaubsplaner App mit einer Geofencing-Technologie. Befindet man sich am Arbeitsplatz, wird man automatisch “eingecheckt”. Beim Verlassen des Büros wird man entsprechend “ausgecheckt”. In Zeiten, in denen sich Mitarbeiter:innen immer häufiger im Home Office befinden, ist ein solches Tool besonders nützlich. 

Workday Kosten: Von Workday werden zur Urlaubsplaner App keine Preise öffentlich bekannt gegeben. Um die Kosten zu erfragen, muss man sich direkt mit dem Unternehmen in Verbindung setzen. 

Aplaner.de

Aplaner.de stellt einen Urlaubs- und Abwesenheitsplaner dar, der über vielfältige Funktionen verfügt. Der Planer ist in zwei unterschiedlichen Versionen verfügbar. Die Einzelplatzversion enthält alle grundlegenden Funktionen, wie Jahres- oder Urlaubsübersichten, Eintragungen im Logbuch oder Kommentare zu den Abwesenheiten. Bei der Netzwerkversion kommen individuelle Mitarbeiter Zugänge hinzu. Angestellte können demnach ihre Eintragungen selbst vornehmen oder “privilegierte” Mitarbeiter:innen bestimmen, die die Konten anderer verwalten.

Aplaner.de Kosten: Die Kosten richtigen sich zum einen nach der Version, die man wählt, und zum anderen nach der Anzahl an Mitarbeiter:innen. Man bezahlt einmalig und kann das System danach uneingeschränkt nutzen. Beispiel: Die Einzelplatzversion für bis zu 20 Mitarbeiter:innen kostet 19,00 Euro.

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