Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Kurz gesagt: Für ein einzelnes Team reicht oft ein einfacher Urlaubsplaner wie Aplaner.de. Sobald Schichtbetrieb, mehrere Standorte oder die Lohnabrechnung dazukommen, brauchst Du eine Software, die Abwesenheiten mit Zeiterfassung und Schichtplan verknüpft. Kenjo deckt das ab 5,40 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Abrechnung ab.

• Verglichen: Kenjo, TimeTac, ManicTime, Workday und Aplaner.de
• Preise: von 19 € einmalig (Aplaner.de) über 4,50 € pro Benutzer und Monat (TimeTac Essential) bis 12 USD pro Nutzer und Monat (ManicTime Teams), Workday nur auf Anfrage
• Gesetzlicher Mindesturlaub: 24 Werktage pro Jahr, bei einer 5-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage (§ 3 BUrlG)
• Worauf es ankommt: eigene Richtlinien pro Urlaubsart, Genehmigung mit Vertretung, Verknüpfung mit Schichtplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung

Eine Software für die Urlaubsplanung ist heutzutage zu einem echten Muss geworden. Das System wird vor allem in mittelständischen und großen Unternehmen eingesetzt und bietet in vielen Bereichen Vorteile. Welche Urlaubsplaner Softwares es gibt und welche Vorzüge die jeweiligen Programme mit sich bringen, stellen wir im Anschluss genauer dar.

Was ist eine Abwesenheitsmanagement Software?

Bei großen Unternehmen wird die Urlaubsplanung zur Herausforderung der HR-Abteilung. Es ist bei einer Vielzahl an Mitarbeitern unmöglich, einen Überblick über die Fehlzeiten der Angestellten zu behalten. Deshalb gibt es viele Firmen, die auf eine entsprechende Abwesenheitsmanagement Software zugreifen. Das Programm übernimmt nicht nur die Urlaubsverwaltung, sondern auch die Organisation anderer Fehlzeiten. Dazu gehören beispielsweise Krankentage, Fortbildungen und alle weiteren Anlässe, die Mitarbeiter daran hindern, ihren gewohnten Arbeitszeiten nachzugehen. 

Urlaub ist zudem nicht gleich Urlaub: Ein Urlaub-Verwalten-Tool berücksichtigt auch, wenn sich Angestellte in der Elternzeit oder im Mutterschutz befinden, es sich um ein Sabbatical oder unbezahlten Urlaub handelt. Oder ganz einfach: Wenn Mitarbeiter einfach nur frei haben wollen und von ihrem regulären Urlaubsanspruch Gebrauch machen. Es gibt verschiedene Softwares auf dem Markt, die als Urlaubsplaner und gleichzeitig zur Verwaltung der allgemeinen Abwesenheiten gewählt werden können. Da jedes System über verschiedene Funktionen verfügt, wählt man letztendlich das, das die Zwecke der Unternehmung bestmöglich erfüllt.

In unserem Artikel Abwesenheitsmanagement-Software für Mitarbeiter haben wir nochmal alles etwas tiefer zusammengefasst und zeigen Dir auch nochmal die Vorteile einer Software gegenüber Excel Tabellen auf. 

Welche Funktionen sollte eine Urlaubsplaner App bieten?

Die Funktionen lassen sich in gewisser Art und Weise bereits von den genannten Vorteilen ableiten. Wir gehen genauer darauf ein, welche Leistungen und Dienste zum Standard eines Software Programms gehören. Wir stellen lediglich eine Auswahl an Funktionen vor. Welche Aufgaben tatsächlich abgedeckt werden, hängt von dem jeweilige Programm ab. Zu den "Basics" gehören also folgende Funktionen:

Kalender & Übersicht

Bei der Kalenderansicht handelt es sich um eine Funktion, über die jede Software zur Urlaubsverwaltung verfügen sollte. Auf der Ansicht basiert schließlich in gewisser Art und Weise das System und alle weiteren Funktionen. Der Kalender kann nicht nur vom Angestellten, sondern auch von der HR Abteilung eingesehen werden. Wer ansonsten darauf Zugriff hat, kann individuell festgelegt werden.

Im Kalender sieht man die bisherigen Planungen in der Zukunft und die Fehlzeiten, Überstunden oder Urlaube der Vergangenheit. Falls das System korrekt gepflegt wurde, sind alle Daten eines Angestellten im Kalender zu sehen. Wichtig ist auch, dass die Daten, die bereits vom System im Kalender hinterlegt wurden, immer aktuell sind. So werden Feiertage oder Betriebsferien beispielsweise automatisch übernommen, sodass man in Zukunft nicht mehr auf mögliche "Ausnahmen" achten muss.

Anträge & Genehmigung

Um das System zum Laufen zu bringen, muss jede Software für  die Urlaubsplanung natürlich auch über eine Funktion verfügen, über die Urlaubsanträge hochgeladen und an den jeweiligen Vorgesetzten versendet werden können. Nachdem ein Antrag hochgeladen wurde, wird ein Workflow gestartet. Der Vorgesetzte wird darüber in Kenntnis gesetzt, dass ein neuer Antrag vorliegt. Sobald dieser abschließend bearbeitet wurde, erhält der Angestellte eine Mitteilung darüber, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Bei größeren Teams sollte eine gute Software zusätzlich eine zweite Freigabestufe und eine Vertretungsregel für abwesende Vorgesetzte anbieten, damit ein Antrag nie unbearbeitet liegen bleibt.

Urlaubsarten & Richtlinien

Nicht jede Abwesenheit ist gleich. Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder unbezahlter Urlaub folgen jeweils eigenen Regeln, was Anspruch, Übertrag und Berechnung angeht. Eine gute Abwesenheitsmanagement Software lässt Dich für jede Urlaubsart eine eigene Richtlinie hinterlegen, mit eigenem Anspruch, eigenem Turnus und eigenen Regeln für Übertrag oder Karenzzeit in der Probezeit.

Ohne diese Differenzierung landen am Ende alle Abwesenheiten in einem Topf. Genau das führt in der Praxis zu den häufigsten Fehlern bei der Urlaubsberechnung, etwa wenn Teilzeitkräfte oder Mitarbeiter in der Probezeit falsch eingestuft werden.

Konten & Auswertung

Die Online Urlaubsplaner Software enthält viele sensible Daten. Manche davon sind nur für die HR Abteilung bestimmt. Für Mitarbeiter zählt vor allem das eigene Konto: wie viele Tage insgesamt zustehen, wie viele bereits genommen oder eingeplant sind und wie viele noch verfügbar bleiben. Für die Personalabteilung ist zusätzlich die Auswertung über alle Mitarbeiter hinweg relevant, um Muster wie ungewöhnlich hohe Fehlzeiten frühzeitig zu erkennen.

Jedes System sollte demnach über eine Funktion verfügen, mit der man mit nur einem Klick alle Zahlen im Überblick darstellen kann. Falls der Bedarf besteht, kann die Übersicht an den Vorgesetzten und gegebenenfalls auch an den Angestellten weitergeleitet werden. 

Verknüpfung mit Zeiterfassung & Lohnabrechnung

Abwesenheiten stehen nie für sich allein. Sie wirken sich auf die geplante Arbeitszeit aus, auf die Zeiterfassung und am Ende auf die Lohnabrechnung. Eine Software, die Abwesenheit isoliert betrachtet, erzeugt zusätzliche Handarbeit: Stunden müssen händisch korrigiert und Fehlzeiten separat in die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Löst das System Abwesenheit, Schichtplan und Zeiterfassung stattdessen gemeinsam, sinkt der Korrekturaufwand deutlich, gerade bei unregelmäßigen Arbeitszeiten oder Teilzeitmodellen.

Was sind die Vorteile eines Urlaubsplaners?

Bei der Wahl eines Programms für die Urlaubsplanung hat man natürlich gewisse Erwartungen an das System. Welche Vorteile ein Online Urlaubsplaner bzw. eine Abwesenheitsmanagement Software mit sich bringen sollte, wird in folgenden Abschnitten dargestellt. 

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Im HR Alltag gibt es viel zu erledigen. An den Stellen, an denen man Zeit sparen kann, sollte man dies auch tun. Ein digitaler Urlaubsplaner kann anhand weniger Klicks bedient werden. Urlaubsanträge werden häufig vom System direkt an die Vorgesetzten geschickt, die ihre Genehmigung oder Ablehnung erteilen. Damit bleibt für die Personalabteilung nicht mehr viel zu tun. Für die Mitarbeiter und Vorgesetzten stellt das Programm für die Urlaubsplanung ebenfalls eine Zeitersparnis dar.

Keine Engpässe mehr

Durch die übersichtliche Darstellung können Fehler vermieden und Überschneidungen umgangen werden. Plant man den Urlaub manuell und mit jedem Angestellten einzeln, verliert man schnell den Überblick. Nutzt man hingegen ein spezielles Programm dazu, kann man sich auf die automatische Urlaubsplaner Software verlassen. Wo es früher noch hin und wieder Engpässe gab, weil zu viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Urlaub waren, läuft dank der Software heute alles geregelt ab. Die Vermeidung von Engpässen wirkt sich auf viele Bereiche eines Unternehmens aus. Durch die Verwendung der Software verbessert man demnach nicht nur die Verwaltung des Urlaubes, sondern viele weitere Arbeitsprozesse.

Überstunden und Fehlzeiten

Wie bereits erwähnt, erfasst der digitale Urlaubsplaner nicht nur die eigentlichen Urlaubsanträge, sondern auch Überstunden und sonstige Fehlzeiten. Aus dem Programm lassen sich demnach gewisse Tendenzen ablesen, die für das weitere Handeln der Personalabteilung wichtig sein könnten. Es wird beispielsweise sofort deutlich, wenn ein Angestellter ungewöhnlich oft fehlt. Ebenso zeigt die Software, welche Mitarbeiter so gut wie nie fehlen. In beiden Fällen kann sich das Verhalten auf die Arbeit und letztendlich auch auf den Erfolg des Unternehmens auswirken. Präsentismus ist schließlich genauso ein Problem wie Absentismus. Erkennt man die Tendenzen frühzeitig, kann man entsprechend handeln. 

Mitarbeiterzufriedenheit stärken

Es gibt fast nichts, was bei Mitarbeitern zu mehr Missmut führt, als ein langersehnter Urlaub, der ohne triftigen Grund nicht genehmigt werden kann. Falls es bei der Beantragung des Urlaubs zu Verzögerungen oder Missverständnissen kommt, trübt auch dies die Stimmung unter den Angestellten.

Da die Online Urlaubsplaner Software nicht nur den Prozess einfacher gestaltet, sondern auch dafür sorgt, dass die Beantragung reibungslos abläuft, verstärkt die Nutzung der Software im Umkehrschluss die Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedene Mitarbeiter bedeuten auch, dass das Unternehmen von einer Reihe an positiven Effekten profitiert, die letztendlich durch die Software geschaffen wurden.

Wie wählt man die richtige Urlaubsverwaltung Software aus?

Bei der Wahl der richtigen Software für die Urlaubsplanung kommt es auf verschiedene Aspekte an. Die Unternehmensgröße spielt beispielsweise eine Rolle. Die Frage, wie gut das Unternehmen bereits in anderen Bereichen aufgestellt ist, ist zudem wichtig. Schließlich gibt es sogenannte Komplettlösungen, die nicht nur den Teil der Urlaubsplanung abdecken, sondern auch allgemeine HR-Themen, wie die Personal- und Ressourcenplanung, behandeln.

Es gibt aber auch separate Programme, die lediglich zur Verwaltung des Abwesenheitsmanagements genutzt werden. Bei der Auswahl ist wichtig, beide Optionen in Betracht zu ziehen und sich danach für die passende zu entscheiden. 

Die besten Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung Softwares 2026

Wir stellen in den nachfolgenden Teilen die fünf besten Softwares in 2026 vor, die unter anderem zur Urlaubsplanung genutzt werden können. Anhand der Details kann auch festgelegt werden, welches System sich am besten für die jeweilige Unternehmung eignet. Alle Preise haben wir im Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft. 

Kenjo

Kenjo kann als Personalverwaltungssoftware für viele Themen im HR-Bereich verwendet werden. Neben der Zeiterfassung, verschiedenen Workflows und dem Recruiting spielt auch das Abwesenheitsmanagement in dem Programm eine große Rolle. Mithilfe von Kenjo werden Urlaubs- und Krankentage verwaltet, Übersichten erstellt und die entsprechenden Personen bei Änderungen in Kenntnis gesetzt. Da das System äußerst leicht bedient werden kann, wird die Aktualisierung der Software von den jeweiligen Teams übernommen. Das führt zum einen dazu, dass die HR-Abteilung entlastet wird und zum anderen, dass Mitarbeiter stets über den Stand der Dinge Bescheid wissen. 

Kenjo Kosten: Für die Abwesenheitsverwaltung sind zwei Pakete relevant. Stand Oktober 2026 kostet das Starter Paket 6 € und das Growth Paket 10 € pro Mitarbeiter und Monat. Bei jährlicher Abrechnung sparst Du 10 %, dann zahlst Du 5,40 € beziehungsweise 9 €. Alle Preise und Einmalkosten findest Du auch weiter unten im Abschnitt zu den Kosten der Kenjo Abwesenheitsverwaltung.

TimeTac

TimeTac gilt als webbasiertes Programm, das sich auf die Bereiche Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaube und Abwesenheit konzentriert. Das Angebot ist in zwei Lösungen aufgeteilt: Arbeitszeit und Abwesenheit sowie Projektzeit. Beide lassen sich einzeln oder kombiniert buchen, je nach Bedarf des jeweiligen Unternehmens. Das System eignet sich für eine Vielzahl an Branchen und unterschiedliche Unternehmensgrößen. Die Funktionen, die in dem Programm vorhanden sind, sind zwar vorprogrammiert, können aber individuell angepasst werden. Alle Informationen, die eingetragen und gesammelt werden, werden zudem in der Cloud abgespeichert. 

TimeTac Kosten: Stand Oktober 2026 enthält die Lösung Arbeitszeit und Abwesenheit drei Pläne: Essential für 4,50 €, Standard für 8,00 € und Advanced für 9,50 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (monatlich 5,00 €, 9,00 € und 10,50 €), jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement sind schon im Essential Plan enthalten. Freigabe-Workflows, Abwesenheitssalden und die Anbindung an die Lohnabrechnung gibt es ab dem Standard Plan. Alle Pläne lassen sich 30 Tage kostenlos testen.

ManicTime

ManicTime ist eine Zeiterfassungssoftware, die Computerdaten sammelt und auf diese Weise eine Übersicht über die Arbeitsstunden erstellt. Zu den Funktionen des Programms zählen unter anderem die automatische Zeiterfassung, die Erstellung einer Mitarbeiterdatenbank, die Berechnung der Überstunden und die Verwaltung des Urlaubs. Sobald das System installiert wurde, läuft es im Hintergrund und erfasst dabei die täglichen Arbeiten am PC. Am Ende des Tages weiß man dank des Systems also, wie viel Zeit man mit welchen Anwendungen verbracht hat. Nach einer Weile entstehen Statistiken, die zur Anpassung oder Verbesserung der Arbeitsweise genutzt werden. Mit ManicTime werden Mitarbeiter effizienter.

ManicTime Kosten: Stand Oktober 2026 kostet ManicTime im Teams Tarif 12 USD (Standard) oder 15 USD (Ultimate) pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung, zuzüglich Steuern. Die Lizenz gilt pro Nutzer, der Nutzer kann die Software auf mehreren Geräten installieren. Beide Tarife lassen sich 30 Tage kostenlos testen. 

Workday

Workday kommt nicht nur bei der Urlaubsplanung, sondern auch bei anderen Themen zum Einsatz. Die Komplettlösung dient als Tool in den Bereichen Finanzen, HR und Planung. Sie ist vor allem für Großunternehmen geeignet und gilt als technologische Basis, anhand derer schnelle Entscheidungen getroffen werden können. Was das Zeitmanagement angeht, arbeitet Workday als Urlaubsplaner App mit einer Geofencing-Technologie. Befindet man sich am Arbeitsplatz, wird man automatisch "eingecheckt". Beim Verlassen des Büros wird man entsprechend "ausgecheckt". In Zeiten, in denen sich Mitarbeiter immer häufiger im Home Office befinden, ist ein solches Tool besonders nützlich. 

Workday Kosten: Von Workday werden zur Urlaubsplaner App keine Preise öffentlich bekannt gegeben. Um die Kosten zu erfragen, muss man sich direkt mit dem Unternehmen in Verbindung setzen. 

Aplaner.de

Aplaner.de stellt einen Urlaubs- und Abwesenheitsplaner dar, der über vielfältige Funktionen verfügt. Der Planer ist in zwei unterschiedlichen Versionen verfügbar. Die Einzelplatzversion enthält alle grundlegenden Funktionen, wie Jahres- oder Urlaubsübersichten, Eintragungen im Logbuch oder Kommentare zu den Abwesenheiten. Bei der Netzwerkversion kommen individuelle Mitarbeiter Zugänge hinzu. Angestellte können demnach ihre Eintragungen selbst vornehmen oder "privilegierte" Mitarbeiter bestimmen, die die Konten anderer verwalten.

Aplaner.de Kosten: Die Kosten richten sich zum einen nach der Version, die man wählt, und zum anderen nach der Anzahl an Mitarbeitern. Man bezahlt einmalig und kann das System danach uneingeschränkt nutzen. Stand Oktober 2026 kostet die Einzelplatzversion für bis zu 20 Mitarbeiter 19 €, die Netzwerkversion 39 €. Eine Demoversion steht zum Download bereit.

Ein Punkt gehört zur ehrlichen Einordnung: Der Hersteller weist auf seiner Bestellseite selbst darauf hin, dass die Software über 20 Jahre alt ist und künftige Windows-Versionen die Lauffähigkeit beeinträchtigen können. Für ein kleines Team mit einem Standort kann das ausreichen, für ein wachsendes Unternehmen ist es ein Risiko.

Was die Kenjo Abwesenheitsverwaltung im Detail kann

Kenjo deckt die Abwesenheitsverwaltung vollständig ab: von der Richtlinie bis zur Lohnabrechnung. Die folgenden fünf Bereiche zeigen, was das im Alltag konkret bedeutet.

Urlaubsarten und Richtlinien frei einrichten

Lege für jede Urlaubsart eine eigene Richtlinie an: Urlaub, Krankheit, Home-Office, unbezahlten Urlaub oder eigene Kategorien. Für jede Richtlinie bestimmst Du Anspruch, Turnus, Übertrag mit Ablaufdatum, Karenzzeit in der Probezeit und ob in Tagen oder Stunden gerechnet wird. Halbtage, negative Salden und die Berechnung nach Kalendertagen oder Arbeitsplan legst Du ebenfalls pro Richtlinie fest. So bildest Du auch mehrere Entitäten mit unterschiedlichen Regeln oder abweichende Grenzen für einzelne Mitarbeitergruppen ab. Wie viele Urlaubstage Mitarbeitern gesetzlich zustehen, rechnest Du mit dem Kenjo Urlaubsanspruch-Rechner aus.

Anfragen genehmigen, delegieren, blockieren

Mitarbeiter beantragen Urlaub in wenigen Klicks, der Vorgesetzte erhält die Anfrage automatisch. Für sensible Richtlinien aktivierst Du eine zweite Freigabestufe. Ist der Genehmiger selbst abwesend, springt eine Vertretung ein, die Anfrage bleibt nicht liegen. Mit Urlaubssperren legst Du Zeiträume fest, in denen Mitarbeiter keine Abwesenheit beantragen können, etwa in der Hochsaison, und verhinderst so, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig fehlen.

Abwesenheiten im Kalender und Schichtplan sehen

Der Kalender zeigt alle Abwesenheiten, Feiertage und Betriebsferien auf einen Blick, automatisch aktualisiert. Du entscheidest, ob nur Vorgesetzte und Admins alle Abwesenheiten sehen oder das gesamte Team. Im Schichtplan erscheinen Abwesenheiten direkt neben den geplanten Schichten, sodass Lücken sofort auffallen. Unterwegs funktioniert das genauso: Die Kalenderansicht in der Kenjo App zeigt Mitarbeitern ihre Abwesenheiten auch vom Handy aus.

Konten und Verlauf im Blick behalten

Jede Karte zeigt Gesamtanspruch, bereits genommene, geplante und verfügbare Tage sowie den Übertrag mit Ablaufdatum. Admins passen Salden und Übertrag direkt an, wenn sich Verträge ändern oder Fehler korrigiert werden müssen. Die Historie hält jede Anpassung nachvollziehbar fest, inklusive Richtlinienänderungen. Ein Hinweis aus der Praxis: Kenjo schickt vor dem Verfall eines Übertrags keine automatische Benachrichtigung, Du informierst Dein Team rechtzeitig selbst.

Anwesenheit und Lohnabrechnung verknüpfen

Überstunden wandelst Du direkt in Urlaub um, einzeln oder für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig. Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten berücksichtigt Kenjo den tatsächlichen Arbeitsplan statt eines pauschalen Tagesdurchschnitts, damit ein Urlaubstag nicht mehr oder weniger abzieht, als er sollte. Für die vorbereitende Lohnabrechnung landen alle Fehlzeiten automatisch im DATEV-Export, ohne dass Du Stunden händisch nachträgst. Die Zeiterfassung liefert dafür die Arbeitszeiten.

Wirf einen Blick auf die Kenjo Abwesenheitsverwaltung oder informiere Dich über die passenden Preispakete.

Was kostet die Kenjo Abwesenheitsverwaltung?

Die Urlaubsverwaltung gehört zu jedem Kenjo Paket. Die Preise pro Mitarbeiter und Monat siehst Du hier, Stand: Oktober 2026, Quelle ist die Kenjo Preisseite.

Einmalige Kosten: Die Umsetzung der DATEV-Integration kostet einmalig 600 € und ist ab dem Growth Paket verfügbar. Das Onboarding mit einem Mitarbeiter aus dem deutschsprachigen Kundensupport startet bei 400 €.

Beispielrechnung: Ein Team mit 25 Mitarbeitern im Growth Paket zahlt bei jährlicher Abrechnung 25 × 9 € = 225 € pro Monat, also 2.700 € auf zwölf Monate gerechnet. Dazu kommen einmalig 600 € für die DATEV-Integration. Bei monatlicher Abrechnung wären es 25 × 10 € = 250 € pro Monat.

Welche Funktion in welchem Paket steckt, zeigt Dir der Funktionsvergleich auf der Preisseite.

Erfahre, wie Kunden Kenjo für Abwesenheiten nutzen

Zwei Kunden zeigen, wie sich die Urlaubsverwaltung im Alltag auswirkt.

byrd: Urlaubsanträge ohne Excel bearbeiten

Das E-Commerce-Fulfillment Unternehmen byrd (102 Mitarbeiter, Standorte in fünf Ländern) pflegte Abwesenheiten und Zeiterfassung zuvor händisch in Excel-Tabellen, was zu langen Abstimmungsschleifen führte. Heute bearbeitet das HR Team Urlaubsanträge orts- und zeitunabhängig, auch im Homeoffice, und das ohne stundenlange Schulungen. Julia Schembri, Head of HR bei byrd: „Ich habe mit vielen HR-Softwares gearbeitet, doch Kenjo ist das erste Tool, das alles vereint.“ Zur Fallstudie von byrd

Rehazentrum Worms: Überblick über die Urlaubsplanung aller Abteilungen

Das Rehazentrum Worms (98 Mitarbeiter) verwaltete sein Personalmanagement zuvor in Excel, die Urlaubsplanung war wenig transparent. Sandra Beck, Administratorin im Rehazentrum Worms: „Mit Kenjo habe ich als Admin Einsicht und Kontrolle über die Urlaubsplanung einzelner Abteilungen.“ Zur Fallstudie des Rehazentrums Worms

Schau Dir die Kenjo Vorlage für den Urlaubsantrag an

Das Video stellt die kostenlose Kenjo Vorlage für digitale Urlaubsanträge vor. Sie eignet sich als Einstieg, wenn Du Abwesenheiten noch nicht in einer Software verwaltest.

Alle Urlaubsverwaltung Softwares im direkten Vergleich

Preise und Bewertungen mit Stand Oktober 2026. Die Capterra Bewertungen stammen von Kenjo, TimeTac und Workday HCM.

Häufige Fragen zur Abwesenheitsmanagement Software

Was ist eine Abwesenheitsmanagement Software?

Eine Abwesenheitsmanagement Software verwaltet Urlaub, Krankheit, Elternzeit und andere Fehlzeiten digital an einem Ort. Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten, Vorgesetzte genehmigen sie, und ein gemeinsamer Kalender zeigt, wer wann fehlt. Gute Lösungen führen zusätzlich Urlaubskonten, bilden eigene Regeln pro Abwesenheitsart ab und geben Fehlzeiten an Zeiterfassung und Lohnabrechnung weiter.

Was kostet eine Abwesenheitsmanagement Software?

Stand Oktober 2026: Aplaner.de kostet einmalig ab 19 € für bis zu 20 Mitarbeiter. TimeTac kostet bei jährlicher Abrechnung 4,50 € (Essential), 8,00 € (Standard) oder 9,50 € (Advanced) pro Benutzer und Monat. ManicTime kostet im Teams Tarif 12 USD (Standard) oder 15 USD (Ultimate) pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung, zuzüglich Steuern. Kenjo kostet bei jährlicher Abrechnung 5,40 € (Starter) oder 9 € (Growth) pro Mitarbeiter und Monat, bei monatlicher Abrechnung 6 € oder 10 €. Workday nennt Preise nur auf Anfrage.

Wie viele Urlaubstage stehen Mitarbeitern gesetzlich zu?

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage pro Jahr, gerechnet auf Basis einer 6-Tage-Woche. Bei einer 5-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage. Den vollen Anspruch erwerben Mitarbeiter nach § 4 erstmals nach sechs Monaten Beschäftigung. Nach § 7 muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig, und der Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden. Wie viele Tage Dir zustehen, rechnest Du mit dem Kenjo Urlaubsanspruch-Rechner aus.

Kann Kenjo den Urlaubsanspruch für Teilzeit und unterjährigen Eintritt anteilig berechnen?

Ja. In der Abwesenheitsrichtlinie legst Du fest, ob der Anspruch nach Eintrittsdatum, Vertragsende oder Arbeitsplan anteilig berechnet wird, zum Beispiel monatsweise nach dem 1/12-Prinzip oder tagesgenau. Achte auf die Standardeinstellung: Sie steht auf „Keine Anpassung“. Dann erhalten alle Mitarbeiter den vollen Jahresanspruch, auch Teilzeitkräfte und Mitarbeiter, die erst im September starten. Für Resturlaub kannst Du ein Verfallsdatum festlegen. Kenjo benachrichtigt Mitarbeiter und Admins vor dem Verfall nicht automatisch, Du informierst Dein Team also selbst.

Welche Software passt für ein kleines Team mit einem Standort?

Für ein einzelnes Team reicht oft ein einfacher Urlaubsplaner. Aplaner.de kostet einmalig ab 19 € für bis zu 20 Mitarbeiter, ist laut Hersteller über 20 Jahre alt, und künftige Windows-Versionen können die Lauffähigkeit beeinträchtigen. Sobald Schichtbetrieb, mehrere Standorte oder die Lohnabrechnung dazukommen, lohnt sich eine Lösung wie Kenjo, die Abwesenheiten mit Schichtplan, Zeiterfassung und vorbereitender Lohnabrechnung verknüpft.

Fazit: Welche Abwesenheitsmanagement Software passt zu Deinem Unternehmen?

Welche Software am Ende die richtige ist, hängt von Deiner Ausgangslage ab. Für ein einzelnes Team reicht oft ein einfacher Urlaubsplaner wie Aplaner.de. Sobald mehrere Standorte, unterschiedliche Vertragsarten oder ein Schichtbetrieb dazukommen, stößt eine isolierte Lösung schnell an ihre Grenzen: Dann zählt, ob die Software eigene Richtlinien pro Urlaubsart abbildet, Genehmigung und Vertretung sauber löst und Abwesenheiten automatisch mit Schichtplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung verknüpft.

Genau diese Verknüpfung ist es, die Kenjo von reinen Urlaubsplanern unterscheidet: Eine Richtlinie, ein Kalender, eine Auswertung, ohne dass Du Zahlen zwischen mehreren Tools abgleichen musst. Wirf einen Blick auf die Kenjo Abwesenheitsverwaltung oder sieh Dir die Preispakete an, um zu prüfen, ob sie zu Deinem Unternehmen passt.

Ein Detail solltest Du bei jeder Richtlinie ohnehin im Blick behalten: die gesetzlichen Feiertage. In unserem Artikel Feiertage im Jahr 2026 in Deutschland für alle Bundesländer findest Du den Überblick für alle Bundesländer, damit sie in Deiner Urlaubsplanung korrekt berücksichtigt sind.