Was ist People Analytics und wie hilft es Deinem Unternehmen?

Die Erhebung, Analyse und Interpretation von Daten aus der Personalarbeit in Verbindung mit anderen Unternehmensdaten bietet großes Potenzial. Damit können wir Probleme identifizieren, geeignete Maßnahmen für das weitere Vorgehen ableiten und zukünftige Entwicklungen voraussagen. Mithilfe von People Analytics sollen vorhandene Datenpotenziale eines Unternehmens nutzbar gemacht werden, beispielsweise um die Mitarbeitererfahrung zu optimieren, eine bessere Unternehmenskultur zu etablieren oder die Mitarbeiterproduktivität zu steigern. 

Welche Bedeutung datengestützte Personalarbeit hat und wie sie HR zum strategischen Partner der Geschäftsführung macht, erfährst Du in diesem Artikel.

Was ist People Analytics? 

People Analytics ist eine datenbasierte und zielgerichtete Methode zur Untersuchung aller Prozesse, Funktionen und Herausforderungen am Arbeitsplatz, um diese zu verbessern und einen nachhaltigen Geschäftserfolg zu erzielen.

Einfacher ausgedrückt: Bei People Analytics werden Personalinformationen gesammelt und ausgewertet, und zwar mit unterschiedlichen Absichten, die Verbesserung der Mitarbeitererfahrungen und die Optimierung von Geschäftsentscheidungen. 

People Analytics dient also nicht nur dazu, die Arbeit der Personalabteilung zu verbessern. Die gewonnenen Erkenntnisse können in Bezug zu den Unternehmensdaten gesetzt werden und helfen beispielsweise, abteilungsübergreifende Zusammenhänge aufzudecken, Fehlentwicklungen auf unterschiedlichen Unternehmensebenen zu vermeiden und die wirtschaftlichen Ziele zu erreichen. Damit die Ergebnisse der Datenanalyse nachvollziehbar und nutzbar für das Unternehmen sind, werden sie in aller Regel in Form von Diagrammen, Tabellen oder Infografiken dargestellt.

Was ist der Unterschied zwischen People Analytics, Big Data, Business Intelligence und Personalcontrolling?

In deutschen Unternehmen hält das Thema Big Data immer mehr Einzug und damit auch die Auswertung von Daten im HR-Bereich. Damit einher geht aber auch eine gewisse Verwirrung, was die gebräuchlichen Bezeichnungen und Begrifflichkeiten angeht. Bei der Methode People Analytics kommen ähnlich wie im Bereich Business Intelligence und Personalcontrolling große Datenmengen, also Big Data,  zum Einsatz. All diese Begriffe sind eng miteinander verbunden, aber zeichnen sich durch feine Unterschiede aus, die wir im Folgenden kurz erklären. 

Big Data

Die Unternehmensberatung Weissenberg Solution schreibt: Big Data "zeichnen sich vor allem durch ihre Größe, Komplexität und Schnelllebigkeit aus." Und genau diese Eigenschaften machen es schier unmöglich, diese Datenmengen manuell zu verarbeiten. Deshalb erfordert der Umgang mit Big Data spezielle Tools und Softwarelösungen.

Business Intelligence

Big Data ist vor allem für den Bereich Business Intelligence relevant. Business Intelligence befasst sich mit der Analyse gesammelter Unternehmensdaten; das heißt, sie nutzt Strategien und Softwaretools, um die großen Informations- oder Datenmengen auszuwerten und in brauchbare Ergebnisse umzuwandeln, sozusagen als Grundlage für die Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Zum Vergleich: Mittels People Analytics können Personalverantwortliche Daten aus ihrer Personalarbeit erheben und auswerten. Auf Basis dieser Ergebnisse können sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Belegschaft leichter verstehen, ihr Personalmanagement verbessern und somit die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen steigern. 

Personalcontrolling

Im Personalcontrolling geht es unter anderem um das Sammeln von personalbezogenen Informationen, etwa über einen konkreten Zeitraum hinweg, wie die Fehltage pro Mitarbeiter*in. Diese gesammelten Daten bilden die Grundlage für People-Analytics-Projekte. Im Vergleich zum Personalcontrolling untersucht People Analytics diese Personalkennzahlen und verbindet sie mit Daten aus anderen Unternehmensbereichen oder mit Brancheninformationen, um daraus Prognosen für die zukünftige Unternehmensentwicklung abzuleiten.

People Analytics bietet also vorausschauende Analysen, die als Grundlage für wichtige Entscheidungen auf der Führungsebene dienen. Kurzum: Es verwandelt die gesammelten Daten in wichtige Erkenntnisse.

Was ist der Unterschied zwischen HR Analytics und People Analytics?

Oft wird der Begriffe HR Analytics als synonym für People Analytics verwendet, doch trotz der Ähnlichkeit der beiden Terminologien ist dies nicht ganz richtig. HR Analytics erfasst und misst die Funktionsweise des HR-Teams selbst - unter anderem durch die Analyse von KPIs (wie Mitarbeiterfluktuation, Zeit bis zur Einstellung usw.). Diese HR-Analysen sind nur für den Personalbereich relevant und lässt sich auch daran messen und verantwortlich machen. 

Im Gegensatz dazu umfassen People Analytics nicht nur das Personalmanagement, sondern die gesamten Personaldaten und Kundenfeedback bzw. -einblicke. In diesem Sinne unterstützen People Analytics dabei, sämtliche Daten zu messen, zu analysieren und zusammenzufügen und somit die  Entscheidungsfindungen und Geschäftsentwicklung zu verbessern.     

Warum ist People Analytics für HR wichtig?

Der Kienbaum-Studie „Winning with People Analytics: Deutsche Unternehmen auf dem Weg zur datengestützten HR-Arbeit“ zufolge halten rund 75 Prozent der befragten Organisationen das Thema People Analytics für hoch relevant für die Zukunft von HR. Über die Hälfte der rund 500 befragten Personalverantwortlichen, HR-Expert*innen und Geschäftsführer*innen will People Analytics langfristig nutzen, um ihr Personalmanagement effektiver zu gestalten und evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen.

Warum? Datenbasierte Personalarbeit gewinnt zunehmend an Relevanz. „Wir sehen, dass erfolgreiche Organisationen sich schon heute nicht mehr nur auf das Bauchgefühl und Best Practices verlassen, sondern ihre Entscheidungen gerade in HR mit Daten untermauern“, sagt Fabian Kienbaum, Chief Empowerment Officer bei Kienbaum. 

Das Geschäftsumfeld verändert sich fortlaufend und es ist keine einfache Aufgabe, (richtige) Entscheidungen zu treffen. Erfolgreiche Unternehmen erheben und analysieren Daten als Grundlage für sämtliche Managemententscheidungen, und zwar in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Nicht zuletzt hängt der Unternehmenserfolg von den Mitarbeiter*innen und damit von einem erfolgreichen Personalmanagement ab. 

Wie können Unternehmen also von People Analytics profitieren? Datengestützte Personalarbeit ermöglicht:

• optimierte und schnellere Entscheidungsprozesse im HR-Bereich (Kostenoptimierung),
• kritische Entwicklungen in einzelnen Bereichen oder Abteilungen frühzeitig zu entdecken, Zusammenhänge zu erkennen und gezielt gegenzusteuern,
• zukünftige Entwicklungen in der Personalsituation im Unternehmen zuverlässig zu prognostizieren,
• Personalmanagement an Unternehmensbedürfnissen auszurichten (Erreichung strategischer Ziele)

• den strategischen Einfluss der Personalabteilung in Deinem Unternehmen zu stärken. 

• People Analytics und HR Analytics ermöglichen ein Agieren in Echtzeit: Die Daten geben Aufschluss über die aktuelle Situation der Organisation und erlauben einen Blick in die Zukunft; mit den Ergebnissen können Verbesserungs- und Wachstumspotenziale identifiziert werden, auch abteilungsübergreifend, die sich positiv auf die Ergebnisse des Unternehmens auswirken. 
• Personalmanagement mithilfe von Erkenntnissen aus People Analytics verbessert die Mitarbeitererfahrung und erhöht das Wohlbefinden sowie die Zufriedenheit im Team; zufriedene Mitarbeiter*innen wiederum sind produktiver (Win-win-Situation für alle Seiten). 
• People Analytics führt zu einer besseren Unternehmenskultur, die auch die Wünsche und die Ziele der Belegschaft widerspiegeln – und die richtigen Unternehmenswerte stärken die Loyalität und binden Mitarbeiter*innen langfristig an das Unternehmen.
• People Analytics unterstützt die zukünftige Personalplanung, beispielsweise durch eine geringere Mitarbeiterfluktuation und effektivere Talentgewinnung. 

Zahlen zum Einsatz von People Analytics in Unternehmen

Ein Blick auf aktuelle Statistiken unterstreicht die Vorteile und positiven Auswirkungen von People Analytics in Unternehmen:

• Der Einsatz der People-Analytics-Methode steigert die Wirksamkeit von Recruiting-Prozessen um 80 Prozent (McKinsey).
• People Analytics erhöht die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens um 25 Prozent (McKinsey).
• Die Mitarbeiterfluktuationsrate sinkt um 50 Prozent (McKinsey).
• Mehr als 70 Prozent der Unternehmen investieren in Talent Analytics als Unterstützung in der Personalauswahl (Deloitte). Die Bereitschaft, People Analytics im Recruiting einzusetzen, ist relativ groß im Vergleich zu anderen HR-Bereichen. 
• Großbritannien, Schweden und Dänemark sind innerhalb der EMEA-Region die Länder mit den meisten Berufsprofilen im Bereich HR-Analytics. (LinkedIn)

Welche Bereiche umfasst People Analytics und welche KPIs spielen dabei eine Rolle?

Es ist bereits deutlich geworden, dass die im Unternehmen gesammelten Daten vielfältig einsetzbar sind. Allerdings benötigen diese Daten die richtigen Kennzahlen, damit Personalverantwortliche überhaupt eine Vergleichsbasis haben und nützliche Schlussfolgerungen für das Unternehmen ziehen können. 

Typische Anwendungsbereiche von People Analytics sind:

1. Recruiting und Candidate Journey

Im Zuge der Personalgewinnung und der Bewerberauswahl greifen Unternehmen häufig auf Personalvermittlungsagenturen, Job-/Branchenportale oder soziale Netzwerke wie Xing oder LinkedIn zurück. Mit dem Einsatz von People Analytics im Recruiting lässt sich beispielsweise herausfinden:

• welche dieser Recruiting-Kanäle die meisten Bewerbungen oder qualifiziertesten Kandidat*innen generieren (Channel Effectiveness; also die Anzahl der qualifizierten Bewerbungen je Recruiting-Kanal),
• wie erfolgreich ein Unternehmen seine offenen Stellen besetzt (Offer-Acceptance-Rate),
• wie gut der Personalauswahlprozess funktioniert (Conversion-Rate),
• wie lange Personalverantwortliche benötigen, um neue Mitarbeiter*innen einzustellen, und zwar von dem Moment der Stellenausschreibung bis zur Besetzung der neuen Stelle (Time-to-Hire oder Time-to-Fill); in Deutschland vergehen durchschnittlich 28,8 Tage bis zur Einstellung,
• wie ein*e Kandidat*in den Einstellungsprozess eines Unternehmens wahrnimmt (Candidate Satisfaction oder Candidate Experience),
• wie nutzbar und leistungsstark die Karriereseite auf der Unternehmenswebsite (Conversion-Rate Karriereseite) oder die Stellenanzeigen sind.

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2. Onboarding

Das Onboarding ist ein wichtiger Moment in der Karrierelaufbahn von Mitarbeiter*innen – und eng verknüpft mit dem Bild, das Unternehmen von sich zeichnen. Die Auseinandersetzung mit Fragen wie „Gibt es wiederholt Probleme im Onboarding-Prozess?“ oder „Woran liegt es, dass Mitarbeiter*innen innerhalb weniger Monate nach der Einstellung wieder das Unternehmen verlassen?“ kann hier Aufschluss geben. 

Unter anderem geben die folgenden KPIs wichtige Anhaltspunkte, wo im Onboarding-Prozess es Knackpunkte gibt und sich Verbesserungspotenziale verstecken:

• Frühfluktuation: beschreibt die Personalabgänge bei Neueinstellungen; eine hohe Frühfluktuation weist auf eine geringe Mitarbeiterzufriedenheit hin,
• Anzahl erfolgreicher Einstellungen: gibt Aufschluss darüber, wie viele Neueinstellungen tatsächlich im Unternehmen bleiben
• Employer Branding
• Mitarbeiterbindung: in diesem Zusammenhang das Gegenstück zu Frühfluktuation; welche Neueinstellungen bleiben auch nach der Probezeit im Unternehmen
• Quality-of-Hire: misst die Qualität neuer Mitarbeiter*innen bezogen auf die Zusammenarbeit im Team und die Leistungserbringung
• Time-to-Performance: misst die Zeitspanne bis ein*e neue*r Mitarbeiter*in nach der Einarbeitung voll einsatzbereit ist
• Anzahl der Vier-Augen-Gespräche

• Anzahl der Schulungsmaßnahmen während der Probezeit

• Cultural Fit

Alle diese KPIs müssen jedoch immer im Zusammenhang betrachtet und unternehmensspezifisch festgelegt werden. 

Hol Dir hier unsere Excel-Vorlage für eine erfolgreiche KPI-Strategie in Deiner Personalabteilung.

3. Mitarbeiterengagement und Retention Management

Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig und Unternehmen investieren immer mehr Zeit und Geld, um Mitarbeiter*innen langfristig an sich zu binden. Zufriedenheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz stärkt das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter*innen ans Unternehmen. Gemessen werden sie beispielsweise mithilfe folgender KPIs: 

• Fluktuations- und Kündigungsrate: eine hohe Mitarbeiterfluktuation weist auf Defizite in der Mitarbeiterbindung hin
• Mitarbeiterbindung: wird gemessen, indem die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die in einem bestimmten Zeitraum in das Unternehmen eingetreten sind, mit denen verglichen wird, die im selben Zeitraum verblieben sind
• Mitarbeiterengagement-Rate: misst die emotionale Bindung der Mitarbeiter*innen an das Unternehmen und zeigt, wie engagiert Mitarbeiter*innen sind
• Fehlzeitenquote: ermittelt unentschuldigte und entschuldigte Fehlzeiten, um sie zu beheben und Verbesserungen zu evaluieren

• Mitarbeiterbefragungen

• Net Promoter Score: misst, wie wahrscheinlich es ist, dass Mitarbeiter*innen das Unternehmen weiterempfehlen; stärkt die Arbeitgebermarke

4. Teamperformance und -produktivität

Gute Teamarbeit ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg und nicht immer eine leichte Aufgabe für HR,  erst recht, wenn Mitarbeiter*innen im Homeoffice oder remote arbeiten. Besonderes Augenmerk liegt hier auf der Zusammenarbeit und einer positiven Kommunikationskultur. Zur Optimierung der Teamperformance ist die Messung von Faktoren wie Produktivität, Kommunikationsfluss oder interne Zusammenarbeit maßgeblich. 

Arbeiten die Mitarbeiter*innen vornehmlich remote, erleichtert die Messung von Kennzahlen zur Work-Life-Balance, Mitarbeiterkultur, Mitarbeitermotivation, Produktivität, Kommunikationskultur die Arbeit der Personalabteilung.

5. Change-Management

Veränderungen können Unternehmen und ihre Belegschaft vor große Herausforderungen stellen und bergen ein großes Konfliktpotenzial. Deswegen müssen Unternehmen Auslöser oder Anlässe für Veränderungen frühzeitig erkennen und in der Lage sein zu messen, ob die Veränderungsprozesse die gewünschten Ergebnisse liefern. Zur erfolgreichen Bewältigung von Veränderungsprozessen müssen Unternehmen bestimmte Kennzahlen überwachen. Dazu gehören:

• Average Resistance Factor und Total Resistance Factor: sollten vor Beginn und begleitend zum Veränderungsprojekt erhoben werden, um die Akzeptanz von Veränderungen seitens der Belegschaft zu messen
• Commitment Index: Zufriedenheitsgrad der Belegschaft mit der Veränderung; Stimmungsbildverlauf
• Erfolgsquote von Change-Management-Projekten: vergleicht die Anzahl der erfolgreichen Veränderungsprojekte mit der Gesamtanzahl von Veränderungsprojekten
• Change-Management-Beteiligungsgrad: misst wie viele Mitarbeiter*innen sich am Change-Projekt beteiligen in Bezug auf Gesamtzahl der von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter*innen
• Veränderungsbedingte Mitarbeiterfluktuation

6. Diversity-Management

Ein vielfältiges Arbeitsumfeld fördert nicht nur kreatives und innovatives Denken, sondern erhöht auch die Toleranz und die Produktivität im Unternehmen. Diversität am Arbeitsplatz ist außerdem ein wichtiges Kriterium bei der Berufswahl junger Talente. „Eine durchdachte Mitarbeiterzusammensetzung ist in jedem Unternehmen […] zentral für den langfristigen Organisationserfolg“, heißt es im E-Book „Die Gegenwart und Zukunft von Personalarbeit: Gegenüberstellungen von klassischer Personalarbeit mit People Analytics Strategien und Technologiefolgenabschätzungen.“

Mit dem Einsatz von People Analytics im Personalmanagement lässt sich die Teamzusammensetzung insbesondere mit Blick auf eine diverse Belegschaft strukturiert umsetzen. Messbare Kennzahlen im Zusammenhang mit Vielfalt am Arbeitsplatz sind beispielsweise Alter, Internationalität und Migrationshintergrund oder Gender Diversity (Stichwort: Frauenquote). Um den Erfolg des Diversity-Managements zu messen, helfen die folgenden Kennzahlen: 

• Prozentualer Anteil der Beschäftigten nach Geschlecht
• Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter*innen
• Alter der Mitarbeiter*innen
• Prozentualer Anteil der Mitarbeiter*innen nach Nationalität und geografischem Standort
• Analyse der Informationen nach Abteilung und Vertragsart/Arbeitsverhältnis
  
  

Daraus können Personalverantwortliche Handlungsempfehlungen für das Unternehmen ableiten, damit es das Ziel von einer diversen Belegschaft erreichen kann.

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7. Abwesenheits- oder Fehlzeitenmanagement

Dass Mitarbeiter*innen einmal von der Arbeit fernbleiben, ist nicht problematisch. Häufen sich jedoch die Fehlzeiten einer Person, muss das Unternehmen schnellstmöglich darüber Bescheid wissen. Nur so kann es die Gründe für die Abwesenheit klären. Mithilfe der Fehlzeiten- oder Abwesenheitsquote können Personalverantwortliche feststellen, wie sich der Fehlstand im Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen entwickelt – und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einleiten oder die Personalplanung anpassen. 

Die Fehlzeitenquote wird berechnet, indem die gesamten Fehlzeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums durch die Soll-Arbeitstage für diesen Zeitraum geteilt werden. Um aus der Analyse weitere Erkenntnisse zu erlangen, hilft der Vergleich folgender Kennzahlen:

• Fehlzeiten nach Abteilungen
• Fehlzeiten nach Mitarbeiter*innen
• Fehlzeiten nach Teams/Büros
• Fehlzeiten nach Monaten oder aktuellen Ereignissen
• Erwartete Stunden vs. geleistete Stunden
• Urlaub, Feiertage und andere Abwesenheiten sowie Krankheitstage
• Fehlzeiten Sonderfälle (War die Abwesenheit gerechtfertigt oder nicht?)

Die Fehlzeitenquote ist auch ein wichtiger Indikator für die Zufriedenheit und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter*innen sein. Eine hohe Fehlzeitenquote kann auf ein negatives Arbeitsklima, schlechte Mitarbeiterführung oder ein hohes Stresslevel hindeuten.

Zusätzlich leidet häufig das Betriebsklima unter einer hohen Fehlzeitenquote, und wirkt sich meist negativ auf die psychische Gesundheit aus wie wie in unserer Studie “Aktuelle Studie zum Arbeitsschutz: Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz” herausgefunden haben. Durch die Mehrarbeit und den erhöhten Leistungsdruck aller anwesenden Mitarbeiter, steigt die allgemeine Unzufriedenheit, was sich wiederum in Unproduktivität und weiteren Kosten ausdrückt. Eine zu hohe Überstundenquote kann nämlich in einer hohen Mitarbeiterfluktuation resultieren.

8. Mitarbeiterfluktuation

Unternehmensleitungen möchten ungewollten Kündigungen vorbeugen und die Mitarbeiterbindung langfristig stärken. Die Fluktuationsrate (Employer-Turnover-Rate) ist eine Kennzahl, die vorwiegend in der Personalplanung genutzt wird. Sie gibt an, wie zufrieden oder wechselwillig die Mitarbeiter*innen sind. Wir haben bereits erwähnt, dass eine hohe Fluktuationsrate ein sicherer Indikator dafür ist, dass es Nachholbedarf im Retention Management gibt. Sie kann aber auch auf eine toxische Arbeitskultur oder geringe Mitarbeiterzufriedenheit hinweisen. Mangelnde oder schlechte Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten können ebenso dazu führen, dass Mitarbeiter*innen nach wenigen Monaten wieder das Weite suchen und das Unternehmen verlassen.

An der Messung der Mitarbeiterfluktuationsrate – Abgänge innerhalb eines bestimmten Zeitraums in Bezug zum Personalbestand zu Beginn des Zeitraums – kommt also keine Personalabteilung vorbei. Denn nur so kann sie rechtzeitig spezifische Maßnahmen gegen abwandernde Mitarbeiter*innen ergreifen.

Neben der Berechnung der Fluktuationsrate lohnt sich ein Blick auf:

• Mitarbeiterbindungsratequote 
• Fluktuationsquote nach Abteilungen 
• Fluktuationsquote nach Monaten
• Gründe für die Fluktuation (Verlassen die Mitarbeiter*innen das Unternehmen freiwillig?)

9. Offboarding und Exit-Gespräche

Kündigungen seitens der Mitarbeiter*innen und seitens des Unternehmens sind immer ein unangenehmes Thema. Durch Exit-Gespräche und klar strukturierte Offboarding-Prozesse können Unternehmen wichtige Erkenntnisse erzielen und den Abschied für den*die Mitarbeiter*in positiv gestalten. Fragen nach den Gründen für das Ausscheiden oder das Einfangen von Stimmungsbildern geben Personalverantwortlichen die Möglichkeit, eventuelle Schwachstellen zu identifizieren und abzubauen. 

Wichtige Exit-KPIs sind: Austrittsgründe, Weiterempfehlungsabsicht, Net Promoter Score (NPS), Intention-to-Rehire, Antwortrate.

Welche Fragen lassen sich mit People Analytics beantworten?  

Im Allgemeinen konzentriert sich der Einsatz von HR Analytics auf die die Erfassung von Personaldaten zur Durchführung von Maßnahmen, die zum Wohlbefinden der Mitarbeiter und zur Umsetzung der Unternehmensziele beitragen.

Wie kann die Mitarbeiterfluktuation verringert werden?

Setzt sich die Unternehmensleitung mit Kündigungen und den Gründen dafür auseinander, kann sie feststellen, welche Mitarbeiter*innen das Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit verlassen werden, und rechtzeitig Maßnahmen dagegen ergreifen. Ein wirksames Programm zur Mitarbeiterbindung kann sich erheblich auf das Budget eines Unternehmens auswirken. Allerdings kann die Einführung von Vergütungssystemen, Weiterbildungen und Zusatzleistung auch als Präventivmaßnahme und langfristige Investition gesehen werden, denn die direkten und indirekten Kosten, die mit einer Kündigung verbunden sind, sind in der Regel höher. 

Welche beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten steigern die Performance und stärken die strategische Personalentwicklung?

Durch die Analyse der Karrierewege und des Führungsverhaltens der Teamleiter*innen kann die Personalabteilung herausfinden, wie sie die Entwicklung anderer Mitarbeiter*innen im Unternehmen positiv fördern kann. Mittels dieser Erkenntnisse kann das HR-Team aber auch den zukünftigen Personalbedarf ermitteln und herausfinden, ob neue Mitarbeiter*innen eingestellt werden müssen.

Wie kann der Auswahlprozess optimiert werden?

Mithilfe von Talent Analytics kann die Personalabteilung bestimmte Merkmale wie Ausbildung, Berufserfahrung, Gehaltsentwicklung ermitteln und die Mitarbeiter*innen identifizieren, die in einem bestimmten Bereich überdurchschnittliche Leistungen erbringen. Auf Basis dieses Wissens kann HR den Bewerbungs- und Auswahlprozess sowie Kampagnen zur Personalgewinnung optimieren, um gezielt Kandidat*innen mit ähnlichen Merkmalen anzuziehen.

Wie kann die Mitarbeiterperformance gesteigert werden?

Mithilfe von People Analytics können HR-Teams entscheiden, ob hohe Leistungen angemessen vergütet werden. Eine sehr hohe Mitarbeiterfluktuation kann ein Anzeichen dafür sein, dass die Mitarbeiter*innen mit der Vergütung unzufrieden sind. Es lässt sich auch feststellen, ob sich Beförderungen und Gehaltserhöhungen direkt auf die Leistung und Produktivität dieser Mitarbeiter*innen auswirken.

Wie kann die Mitarbeitererfahrung optimiert werden?

Die Employee Experience hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie engagiert sich Mitarbeiter*innen im Unternehmen einbringen und wie produktiv sie arbeiten. Mithilfe von Mitarbeiterbefragungen und Analytics können Personalverantwortliche und Feelgood Manager*innen herausfinden, was eine positive Mitarbeitererfahrung und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz fördert.

Welche Trainingsmaßnahmen sind sinnvoll und in welche sollte investiert werden? 

Durch gezielte Analyse können Personalverantwortliche ermitteln, wie lange es dauert, bis Mitarbeiter*innen nach einer Weiterbildung ihre neu erworbenen Kompetenzen effizient einsetzen können. Dadurch kann das HR-Team zukünftige Weiterbildungsangebote zielgerichtet erstellen und anbieten. Außerdem lässt sich feststellen, welche Fortbildungsprogramme neue Teammitglieder durchlaufen sollten, um sich schneller in ihrem Job zurechtzufinden und produktiv zu arbeiten.

Trends und Entwicklungen in People Analytics

In Deutschland ist People Analytics noch nicht so weit verbreitet, wie man in Anbetracht der Wichtigkeit und des Nutzungspotenzials dieser Methode vermuten möchte. Da sich People Analytics als Strategie stetig weiterentwickelt, entstehen auch neue Trends mit dieser Entwicklung – die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. In diesem Zusammenhang lassen sich drei wichtige Tendenzen beobachten:

Die Integration von Datenanalysen in die strategische Planung 

Zunehmend mehr Unternehmen integrieren die Auswertung von Mitarbeiterdaten in ihren strategischen Planungsprozess – und machen damit HR zum strategischen Partner der Geschäftsführung. Unter Berücksichtigung der ermittelten Kennzahlen ist es möglich, klare Prioritäten zu setzen und Maßnahmen festzulegen, die die Leistungsfähigkeit des Unternehmens optimieren.

Stärkere Gewichtung der Mitarbeitererfahrung

Mitarbeitererfahrung – auch Employee Experience – beschreibt laut Bersin by Deloitte die Summe aller Berührungspunkte, die ein*e Arbeitnehmer*in mit dem Arbeitgeber hat: von der Bewerbererfahrung über die Anstellung, das Onboarding und die Weiterentwicklung bis hin zum Unternehmensaustritt und Offboarding-Prozess. 

Jeder Berührungspunkt mit dem Arbeitgeber wirkt sich unmittelbar auf das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeiterleistung aus. Deshalb machen es sich immer mehr Unternehmen zur Aufgabe, das Arbeitsumfeld möglichst positiv zu gestalten und die Mitarbeiterbedürfnisse in den Vordergrund zu rücken. Eine gezielte Auseinandersetzung mit der Mitarbeitererfahrung bedeutet außerdem, die vielen HR-Prozesse in einer schlüssigen Strategie zu bündeln und durch smarte Datennutzung zu optimieren.

Datenbasierte Führungskräfteentwicklung

In naher Zukunft werden immer mehr Unternehmen auf People Analytics zurückgreifen, um besonders qualifizierte Teammitglieder zu ermitteln und zukünftige Führungskräfte im Unternehmen zu bestimmen.

Mithilfe von Analytics erhalten Personalverantwortliche ausreichend Informationen über die Mitarbeiterleistung, das Team- und Führungsverhalten, die Hard und Soft Skills, um strategisch wichtige Entscheidungen zu fällen. Auf Basis dieser messbaren Ergebnisse können Personalverantwortliche außerdem ihre Entscheidungen besser rechtfertigen und mögliche Vorurteile abbauen.

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People Analytics: Daten und Datenschutz

People Analytics ist ein hochsensibles Thema, vor allem in Deutschland. Da bei der datengestützten Personalarbeit personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollte vorab geprüft werden, ob die Analyse und Auswertung der Daten überhaupt mit geltenden rechtlichen (Datenschutz-)Bestimmungen zu vereinbaren ist. Beim Einsatz von People Analytics müssen Unternehmen Aspekte wie Transparenz über eingesetzte Analyseverfahren und Algorithmen, Anonymität, Zugriffskontrollen und Datensicherheit beachten – und sich strikt an das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ethische Grundsätze halten:

• Art. 13 und 14 DSGVO: Es besteht eine Informationspflicht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten, das heißt, Mitarbeiter*innen müssen darüber informiert werden, welche Daten wann und zu welchem Zweck erhoben werden. 
• Art. 5 DSGVO: Die Erhebung personenbezogener Daten muss mit einem konkreten Zweck verbunden sein und Unternehmen dürfen lediglich die Daten sammeln, die für den jeweiligen Zweck nötig sind. 
• Art. 6 DSGVO: Die Einwilligung der Mitarbeiter*innen zur Datenverarbeitung ist zwingend notwendig. 

Welche Datenquellen kommen bei People Analytics zum Einsatz?

Personalakten, Stundenzettel oder Lohnabrechnungen liefern Unternehmen wichtige Informationen – wenn diese strategisch genutzt werden. Allerdings archivieren und verwalten viele Unternehmen diese Daten lediglich. Die Zurückhaltung beim Erfassen und Auswerten von Mitarbeiterdaten liegt vor allem am strengen Datenschutzrecht in Deutschland. Denn mit dem Sammeln und Auswerten von personenbezogenen Daten entstehen gesetzliche Verpflichtungen für die Personalabteilungen – und damit auch die Gefahr rechtlicher Fallstricke.

Eine strukturierte Erfassung personalbezogener Daten ist eine wichtige Voraussetzung, um People Analytics sinnvoll im Unternehmen einzusetzen. Doch woher kommen eigentlich die Daten? 

Typische interne Datenquellen sind:  

• HR-Software und Personalinformationssysteme
• Mitarbeitererhebungen und -befragungen
• IT-Systeme anderer Bereiche, Online-Kollaborationstools, Office-Anwendungen etc.
• Software zur Produktivitätsmessung
  
  

Typische externe Datenquellen sind:  

• Social-Media-Kanäle und Business-Netzwerke 
• Branchencommunities
• Benchmarks
• Arbeitgeberbewertungsportale

Allerdings sind die gesammelten Daten für sich allein kaum aussagekräftig. Mithilfe moderner Datenanalysetools allerdings können Personalverantwortliche die Datenmengen sinnvoll aufbereiten und auswerten.

Hürden beim Einsatz von People Analytics

In der praktischen Umsetzung von People-Analytics-Projekten sehen sich Personalabteilungen mit einigen Hindernissen konfrontiert:

• Akzeptanz im Team: Der Begriff People Analytics ist für viele Mitarbeitende noch neu und die Verwendung von Daten hat für viele Menschen einen negativen Beigeschmack. Fehlender Datenschutz, mangelnde Privatsphäre oder zu starker Fokus auf Daten bei Personalentscheidungen sind häufige Kritikpunkte, die aus dem Weg zu räumen sind.
• Fehlende HR-Kompetenzen: Eines der zentralen Hindernisse für eine erfolgreiche Implementierung von People Analytics sind laut Deloitte fehlende Kernkompetenzen im HR-Bereich, um aussagekräftige Analysen zu erstellen und zu interpretieren. 
• Keine klaren Zielvorgaben: HR muss sich im Klaren sein, welches Problem mithilfe von People Analytics untersucht und gelöst werden soll.
• Schlechte Datenqualität: Fehlen relevante und verlässliche Daten, kann dies zu falschen Ergebnissen und Schlussfolgerungen führen. Echtzeit-Daten erlauben Personalverantwortlichen, frühzeitig zu reagieren und sich auf dem Markt zu positionieren. Aber auch der Blick weiter zurück gibt Aufschluss und lässt Trends und Entwicklungen im Unternehmen erkennen.
• Unzureichende oder fehlende Folgemaßnahmen: Personalverantwortliche müssen die Voraussetzungen dafür schaffen, dass aus den Erkenntnissen der Datenanalysen auch Folgemaßnahmen abgeleitet und in die Praxis übertragen werden. 

Voraussetzung für ein erfolgreiches People Analytics

Obwohl die strategische Bedeutung von People Analytics für den Unternehmenserfolg nicht von der Hand zu weisen ist, sind viele Unternehmen noch weit davon entfernt, ihre Datenpotenziale strategisch einzusetzen. In diesem Zusammenhang hat der führende HR-Berater und Analyst Josh Bersin, Gründer des HR-Forschungs- und Beratungsunternehmen Bersin by Deloitte, ein vierstufiges Modell zur Ermittlung des Reifegrades von Unternehmen entwickelt: Das sogenannte Bersin Maturity Modell ist anwendbar auf unterschiedliche HR-Bereichen Anwendung, wie Talent Analytics, Mitarbeitererfahrung oder People Analytics. 

Im Folgenden stellen wir Dir die vier Stufen mit Blick auf den Bereich People Analytics kurz vor:

Stufe 1: Operatives Reporting – Was ist passiert?

Traditionelle operative Berichterstattung mit reaktiver deskriptiver Auswertung personalbezogener Daten wie Personalbestand, Fluktuation oder Weiterbildungskosten; Fokus auf Datengenauigkeit und Konsistenz

Stufe 2: Erweitertes Reporting – Was geschieht gerade?

Fortgeschrittene Berichterstattung mit proaktiver Auswertung und Analyse personalbezogener Ist-Daten, Trends und Benchmarks, um strategische Entscheidungen zu unterstützen und Maßnahmen abzuleiten

Stufe 1 und 2 lassen sich unter deskriptive People Analytics zusammenfassen; vergangene und Ist-Zustände rücken in das Zentrum der Betrachtung, um Problemfelder und Potenziale aufzudecken.

Stufe 3: Advanced Analytics oder diagnostische People Analytics – Warum geschieht etwas?

Übergang vom Reporting zur Analyse durch Nutzung personalbezogener Daten als Grundlage für strategische Analysen und Einblicke und zur Betrachtung von Zusammenhängen nach dem Ursache-Wirkungs-Prinzip; es wird nach Begründungen für bestimmte Entwicklungen und Probleme im Unternehmen gesucht

Stufe 4: Predictive Analytics oder prädiktive People Analytics – Was wird wahrscheinlich passieren?

Heranziehen von personalbezogenen Daten und Statistiken, um Prognosen für zukünftige Ereignisse zu treffen, Muster zu erkennen, Risikoanalysen durchzuführen und konkrete Maßnahmen daraus abzuleiten; Integration von Unternehmensplanung; ganzheitliches Datenmanagement

Mehr als die Hälfte der Unternehmen befinden sich laut einer Deloitte-Umfrage von 2018 mittlerweile in Stufe 2. Die Arbeit mit erweitertem Reporting bildet eine wichtige Grundlage  für die erfolgreiche Implementierung von People Analytics.

Smartes Reporting entwickeln

Gutes aussagekräftiges Reporting ist für People Analytics essenziell. HR-Abteilungen, die bestimmte Kennzahlen beobachten, können Probleme oder negative Entwicklungen, beispielsweise eine steigende Fluktuationsquote, schneller identifizieren und darauf reagieren. HR-Berichte bilden damit die Grundlage für eine zuverlässige Planung und gezielte Entscheidungsfindung.

Benchmark-Ergebnisse nutzen

Die Einführung von People Analytics kann durch Benchmark-Ergebnisse bestärkt werden, da sie Anhaltspunkte für zielgerichtete Anpassungen und Neuausrichtungen im Unternehmen geben. Durch den Vergleich von HR-Kennzahlen zwischen Unternehmen und intern können Personalverantwortliche leicht den Verbesserungsbedarf ermitteln und sogenannte Best-Practice-Metriken ableiten. Auf dieser Grundlage kann man gemeinsam mit dem Management besprechen, wie solche Metriken angepasst werden können, um zur Lösung des konkreten Business-Problems relevante Aussagen treffen zu können.

Use Cases entwickeln

Use Cases sind konkrete Anwendungsfälle für People Analytics, die abstrakte Themen greifbarer machen – und zeigen, wie ein Unternehmen davon profitieren kann (Predictive Analytics!). Ein Use Case adressiert ein Geschäftsproblem und liefert damit die Grundlage für optimiertere Entscheidungsfindungen. Themen wie Recruiting, Gehälter oder Mitarbeiterbindung eignen sich zum Einstieg, da hierfür meist die notwendigen Daten schon vorhanden sind.

Erste Schritte zur erfolgreichen Einführung von People Analytics

Für eine erfolgreiche Einführung von People Analytics im Unternehmen müssen sich Personalverantwortliche Kompetenzen im Bereich  People Analytics aneignen. Außerdem helfen die folgenden Schritte bei einer erfolgreichen Umsetzung: 

1. Wo steht das Unternehmen?

Die Umsetzung einer erfolgreichen People-Analytics-Strategie kann sich sehr positiv auf ein Unternehmen auswirken, aber nur, wenn das HR-Team dahinter steht. Ist das Unternehmen noch nicht bereit für neue Prozesse und den Einsatz neuer Instrumente, sollte mit der Einführung von People Analytics noch gewartet werden.  

2. Data Ambassadors bestimmen

Der Aufbau einer datengestützten Unternehmenskultur erfordert nicht nur ein grundsätzliches Umdenken im Unternehmen, sondern auch einen entsprechenden Change-Management-Plan. Herausforderungen in diesem Prozess sind vorprogrammiert, beispielsweise die Überzeugung der Geschäftsleitung von diesem Vorhaben. 

Sinnvoll kann es also sein, im Team sogenannte Data Ambassadors zu ernennen. Deren Aufgabe ist es, das Bewusstsein für die Notwendigkeit von People Analytics und die Vorteile dieser Methode im Unternehmen zu schärfen. Gibt es andere Abteilungen, die in Analytics-Verfahren und Technologien investiert haben? Zweifelt jemand auf der Führungsebene an der Produktivität der Belegschaft? Gibt es Data Specialists, die helfen könnten zu zeigen, dass sich eine Investition in eine People-Analytics-Lösung lohnt. 

Die positive Einstellung gegenüber Analytics-Lösungen von internen oder externen Data Ambassadors kann auch andere im Team anstecken und die Geschäftsführung von einer Investition überzeugen.

3. Konkrete Fragestellungen formulieren 

Unternehmen sollten jedes People-Analytics-Projekt mit der Frage beginnen, was überhaupt herausgefunden werden soll. Ohne relevante, strategische Fragestellungen ist die sinnvolle Ausrichtung einer People-Analytics-Strategie nicht möglich. Die Unternehmensziele können Aufschluss darüber geben, inwieweit das HR-Team und die Belegschaft die Erreichung dieser Ziele fördern kann. Darauf aufbauend können Personalverantwortliche Fragen formulieren, die sie mittels People Analytics beantworten und für wichtige Entscheidungen heranziehen möchten.

Möchte Dein Unternehmen beispielsweise die Gehaltskosten senken, muss es zunächst einmal wissen, an welcher Stelle zu viel ausgegeben wird: Fallen zum Beispiel zu viele Überstunden an? Fördern die angebotenen Zusatzleistungen tatsächlich die Mitarbeiterbindung oder könnte auf einige dieser Leistungen verzichtet werden, ohne Mitarbeiter*innen zu verlieren? 

4. Analysetool auswählen

Es gibt eine Vielzahl von neuen People-Analytics-Tools auf dem Markt, dazu gehören auch klassisches Analysetool wie Excel-Tabellen. Allerdings stößt diese Art der Datenverarbeitung schnell an ihre Grenzen, insbesondere bei zunehmenden Datenmengen oder in wachsenden Unternehmen. 

Die Verwendung einer spezifischen Softwarelösung für People Analytics ist deshalb meist die effektivere Option. Mithilfe einer People-Analytics-Software wie die von Kenjo kann das HR-Team die erforderlichen Personal- und Unternehmensdaten automatisch ermitteln, erheben und systematisch auswerten – und zwar auf einer einzigen Plattform. 

In Unternehmen mit einer äußerst komplexen Struktur empfiehlt es sich mitunter, eine unternehmensinterne Analyse-Software zu entwickeln. Allerdings ist das die herausforderndste und kostspieligste Option.

Wie wähle ich die richtige People-Analytics-Software? 

Für eine erfolgreiche Einführung von People Analytics spielt die Auswahl der Software eine maßgebliche Rolle. Hier sind einige wichtige Punkte, worauf Du bei der Auswahl achten solltest:

Erfüllt die Anwendung alle Anforderungen?

Wichtig bei der Auswahl eines geeigneten Analysetools sind beispielsweise die Funktionen, über die das Tool verfügt. Aber auch Kriterien wie Usability, vorhandene Auswertungs- und Reportingfunktionen oder die Verwaltung der Zugriffsrechte könnten von Bedeutung sein.

Eines der wichtigsten Auswahlkriterien ist allerdings die Anpassbar- bzw. Individualisierbarkeit. „Manche Hersteller bieten voreingestellte Analysemodelle an“, schreibt HR-Software-Vergleich.de dazu. „Das ist nicht verkehrt, solange diese individualisiert werden können. Ist dies nicht der Fall, lassen sich mit der Software nicht alle erdenklichen Szenarien durchrechnen. Diese Einschränkung führt letztlich doch wieder dazu, dass Excel herausgekramt werden muss. Damit ist nichts gewonnen.“ 

Welche Filtermöglichkeiten gibt es?

Es macht keinen Sinn, wahllos Daten zu erheben und nicht für jedes Unternehmen und jede People-Analytics-Strategie sind dieselben Kennzahlen relevant oder aussagekräftig. Mithilfe des Tools solltest Du relevante Kennzahlen nach fein skalierbaren Filtermöglichkeiten auswerten können, zum Beispiel Auswertung nach Zeiträumen, nach Abteilungen, Unternehmenszugehörigkeit und anderen Parametern.

Können unterschiedlicher Kennzahlen miteinander verglichen werden?

Ebenso sollte ein Analytics-Tool die Möglichkeit bieten, unterschiedliche Kennzahlen vergleichend gegenüberzustellen; etwa, um die jeweilige Weiterentwicklung darstellen zu können. So werden bereits erzielte Erfolge oder Nachbesserungsbedarfe auf einen Blick ersichtlich.

Wie können Ergebnisse dargestellt werden?

Daten müssen zum besseren Verständnis und zur Ableitung von Maßnahmen visualisiert werden. Die Software sollte Dir die Möglichkeit geben, aktuelle Auswertungen in einem Dashboard schnell zu erfassen und in Tabellen oder Diagrammen übersichtlich darzustellen. 

Wie steht es um die Datensicherheit?

Zu guter Letzt: Die Sicherheit Deiner Mitarbeiterinformationen sollte immer oberste Priorität haben. Achte deshalb bei der Auswahl Deines Analysetools unbedingt darauf, dass bei der Arbeit damit geltende Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Halte gegebenenfalls Rücksprache mit dem*der Datenschutzbeauftragten im Unternehmen.

Ob sich eine People-Analytics-Softwarelösung für Dein Unternehmen lohnt und welche die Software die richtige für Dich ist, hängt allerdings auch von Deiner People-Analytics-Strategie und deren Umsetzung ab.

Angesichts der anstehenden Veränderungen in der Arbeitswelt wird das Management von Talenten zum wichtigsten Unterscheidungsmerkmal leistungsstarker Unternehmen werden. Mit dem zunehmenden Stellenwert digitaler Daten steigt auch die Chance für die Personalabteilung, ihre Personaldaten zu nutzen, um ihre Rolle als strategischer Berater des Unternehmens zu sichern.