6 Tipps für ein erfolgreichen Onboarding Prozess

Was unterscheidet wohl ein erfolgreiches Onboarding von einem, bei dem man am liebsten schon am ersten Tag wieder schreiend nach Hause laufen will? Wir erklären die besten Maßnahmen und Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding.

Wer kennt sie nicht, diese Geschichten vom ersten Arbeitstag, an dem niemand vom Neuankömmling Bescheid wusste und erst nach vielen Telefonaten der richtige Ansprechpartner und Arbeitsplatz gefunden wurde? Verschlafene Mitarbeiter-Onboardings, die aus nicht mehr als Broschürenlesen und Kaffee kochen bestehen. Zugänge und E-Mails mussten erst freigeschaltet werden und die IT hatte keine Zeit.

Was das für die Motivation und Engagement der neuen Mitarbeiter bedeutet ist wohl jedem klar. Wir fühlen mit jedem, der einen solchen ersten Arbeitstag schon einmal erleben musste, mit.

Obwohl die meisten Unternehmer um die Bedeutung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter wissen, sieht die Praxis ernüchternd aus.

Nur etwa 40 Prozent der im Rahmen einer Arbeitsplatzstudie befragten Arbeitnehmer erklärten, dass das Onboarding-Programm ihres Arbeitgebers neue Mitarbeiter effektiv an sich bindet.

Angesichts der Tatsache, dass Arbeitgeber 33 Prozent des Jahresgehalts für Recruiting und Auswahlprozesse bezahlen, um Ersatz für einen neuen Arbeitnehmers zu finden, versteht sich von selbst, dass Unternehmen in ein effektives Onboarding-Programm investieren sollten, damit sich Neueinsteiger wohl und willkommen fühlen. Schließlich haben Personaler gerade viel Zeit und Energie darauf verwendet, den richtigen Kandidaten zu finden!

Schauen wir uns also einmal an, wie das Personalmanagement genau dies erreichen können.

Was macht ein erfolgreiches Onboarding aus?

Die meisten Personalmanager wissen mittlerweile, dass ihre Arbeit nicht mit dem Recruiting und Einstellen des richtigen Bewerbers getan ist. Immerhin ist die Onboarding-Phase noch wichtiger als die Rekrutierung. Neuzugänge müssen gefördert und betreut werden, möchte das Unternehmen sie langfristig an sich binden. Mentorschaft lautet hier das Zauberwort, weg vom veralteten Wettbewerb zwischen Kollegen.

Um von Anfang an eine erfolgreiche Mitarbeitererfahrung zu ermöglichen, müssen konkrete Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter definiert und in die täglichen Routinen integriert werden. Auf diese Weise sorgen Personaler dafür, dass sich dringend gesuchte Fachkräfte im Unternehmen wohl fühlen und die Probezeit hinter sich bringen. Wir schauen uns diese sechs Maßnahmen und Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding genauer an:

Kommunikation
Hilfsmittel und Technologien
Terminplanung
Mitarbeiter-Perspektive
Loyalität aufbauen
Ruf aufbauen

1. Kommunikationskanäle offen halten

Wir können es nicht oft genug betonen: Kommunikation ist wirklich der entscheidende Faktor. Regelmäßiger Kontakt zu den Mitarbeitern vermittelt den Vorgesetzten einen Überblick über die Stimmung im Team und gibt den Mitarbeitern das gute Gefühl gehört zu werden. Beispiele dafür sind:

Versenden des Arbeitsvertrags so bald wie möglich nach Annahme der Stelle.
Kontakt zwischen den zukünftigen Mitarbeitern und Vorgesetzten noch vor dem Stellenantritt sorgen für gute Stimmung und Vorfreude. Große Unternehmen bieten oftmals Veranstaltungen für Neueinsteiger an, in kleinen Unternehmen kann eine persönliche Einladung zu einem Kaffee oder Mittagessen genauso gut funktionieren.
Kollegen rechtzeitig über den Eintritt eines neuen Mitarbeiters informieren. Beispielsweise kann man einmal die Woche ein Teamlunch organisieren, um sich auch außerhalb des Büros kennenzulernen.
Eine gute Idee ist es auch, Kollegen anzuhalten, sich noch vor dem Start des neuen Mitarbeiters mit diesem über LinkedIn anzufreunden, damit sie ihre neuen Kollegen online kennenlernen können.
Durch Buy-ins zeigen wir jedem Mitarbeiter/in, wie seine Rolle in das Unternehmen passt und zum Gesamtbild beiträgt, noch BEVOR er überhaupt angefangen haben. Ein guter Weg sind Organigramme.

2. Hilfsmittel und Technologien

Wie bereits erwähnt, gibt es nichts Frustrierendes als ein erster Arbeitstag im Büro, der Däumchen drehend am Schreibtisch verbracht wird, weil die IT-Abteilung vergessen hat, die Konten einzurichten, oder der neue Rechner noch nicht eingetroffen ist. Man fühlt sich irgendwie wie ein Formel-1-Pilot, dessen Ingenieurteam vergessen hat, den Tank aufzufüllen. Herrje, das will kein Personalteam auf sich sitzen lassen.

Vielmehr wollen sie, dass sich ihr neuer Mitarbeiter wie eine Million Dollar fühlt. gute Personalmanager stellen also noch vor Ankunft des neuen Mitarbeiters sicher, logistisch gut vorbereitet zu sein. Dazu prüfen sie:

Den Arbeitsplatz vorbereitet haben
Einen funktionierenden PC aufgestellt haben
Samt funktionierender E-Mail-Adresse
Eine Verbindung zu Druckern
Ein eigenes Login für das CRM
Lizenzen usw.

3. Terminplanung

Ein strukturierter Zeitplan für neue Mitarbeiter sollte den Zeitraum vom ersten Tag bis zum Ende der Probezeit abdeckt. Damit werden Erwartungen sowohl an den Mitarbeiter als auch an das Unternehmen gestellt.

Ein Willkommenspaket hilft neuen Mitarbeitern, sich schneller und effektiver zurechtzufinden. Zum Inhalt des Pakets könnten gehören:

Stellenbeschreibung
Plan für die erste Woche
Wichtige Unterlagen über das Unternehmen
Organigramm
Vorstellung der wichtigsten Kollegen und Kontaktpersonen
Schlüsselkarten und Mitarbeiterausweise
Speisekarte für die Kantine
Artikel aus dem Unternehmen
Ein Mentoring-Programm verhilft dem Onboarding-Prozess zu einer persönlichen Note und hilft bei vielen Fragen weiter.

4. Mitarbeiter-Perspektive

Führungskräfte sind immer dann besonders erfolgreich, wenn sie sich auf die Motive, Ansichten und Verhaltensweisen ihrer Mitarbeiter konzentrieren und diese individuell fördern. Das erreichen sie am besten durch einen Perspektivwechsel. Großartige Führungskräfte hören ihren Mitarbeitern aufmerksam zu, versuchen zu verstehen, wie sie ticken und was sie brauchen, um effektiv und effizient arbeiten zu können. Die folgenden Fragen helfen dabei:

Welche Bedürfnisse hat der Mitarbeiter?
Wie äußert sich der/die Mitarbeiter/in konkret?
Wie verhält er/sie sich?
Welche Ergebnisse streben die Mitarbeiter an?

Das Gleiche gilt für das erfolgreiche Mitarbeiter-Onboarding. Es sollte uns allen leicht fallen, sich in die Lage der Neuankömmlinge zu setzen Schließlich befanden wir alle uns schon einmal in dieser Situation. Das verschafft Ihrem Unternehmen einen großen Startvorteil, wenn es darum geht, dem Mitarbeiter Gehör und Wertschätzung zu verschaffen. Am besten geht man bei der Gestaltung und Durchführung des Onboarding-Prozesses so vor, als ob die neuen Mitarbeiter Kunden wären. Wie würdest Du Deine Kunden im Unternehmen behandeln?

5. Loyalität aufbauen

Am ersten Tag des Onboardings neuer Mitarbeiter sollte es darum gehen, die Loyalität der Mitarbeiter zu stärken. Denn durch das Schaffen einer emotionalen Bindung wird das Engagement gefördert. Und das ist es doch, was wir alle wollen, nicht wahr?

Am besten reservieren Personaler und Vorgesetzte in ihrem Kalender feste Zeiten für Feedback-Gespräche mit dem Neuzugang.

Der neuer Mitarbeiter wir offiziell am ersten Tag begrüßt und vorgestellt. Delegiere diese Aufgabe, solltest Du nicht im Büro sein, und teile dem Neuankömmling den Ansprechpartner mit.

6. Ruf aufbauen

Einen Sinn für das große Ganze zu vermitteln ist immer eine gute Idee. In diesem Sinne trägt jeder Mitarbeiter die Verantwortung für die Fortführung und Verbesserung des Rufs des Unternehmens.

erfolgreiches onboarding

Nach dem Employee Life Cycle (ELC) dient das Onboarding als Grundlage für die langfristige Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Festlegung klarer Ziele und Erwartungen.

Stelle unbedingt sicher, dass das Onboarding für jeden neuen Mitarbeiter individuell angepasst wird. So muss ein Mitarbeiter im Vertrieb anders eingearbeitet werden als ein Geschäftsführer etwa. Folgende Punkte sollten von Anfang offen kommuniziert werden:

Klare Ziele und Erwartungen von Tag 1
Fixieren, wie diese erreicht werden sollen
Ein Zeitplan skizziert wichtige Ziele und Entwicklungen
Regelmäßiges Überprüfen der Ziele und Leistungen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Ein guter Tipp ist, nicht einfach herum zu sitzen und zu erwarten, dass der neue Kollege sofort über alles Bescheid weiß. Erfolgreiches Onboarding ist proaktiv und engagiert auf beiden Seiten. Eine gute Möglichkeit dazu, sind Kenjo-Mitarbeiterbefragungen, um mögliche zugrunde liegende Probleme aufzudecken. Diese können nur gelöst werden, wenn diese bekannt sind.

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Erfolgreiches Onboarding

In den ersten Monaten zeigt sich, ob der neue Mitarbeiter wirklich ins Team passt, sich engagiert und professionell arbeiten kann oder nicht. Außerdem wird der Mitarbeiter während der Einarbeitungsphase feststellen, ob seine Erwartungen an das Unternehmen erfüllt werden oder nicht.

Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, aber mit ein wenig Entgegenkommen und strukturierten Onboarding-Prozessen ist es einfacher, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, Teil eines Teams und einer größeren Sache zu sein. Es ist schließlich nur ein menschliches Bedürfnis, sich gehört und geschätzt zu fühlen. Und genau dieses Verständnis sollte nicht allzu schwierig sein. Immerhin waren wir alle schon einmal die Neuen.

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6 Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding