Recruiting-Prozess und Personalauswahl: Diese 8 Phasen sind wichtig

Bevor ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt, bedarf es einem schrittweisen Recruiting- bzw. Einstellungsprozess. Dazu gehören etwa die Ermittlung des Personalbedarfs, die Suche nach qualifizierten Kandidaten und schlussendlich die Personalentscheidung. Auch wenn viele Unternehmen ihren eigenen Einstellungsprozess haben, gibt es eine Reihe grundlegender Recruiting-Schritte, die den Erfolg dieses Prozesses garantieren. 

Wir sehen uns in diesem Beitrag die einzelnen Phasen der Personalbeschaffung und -auswahl genauer an und beantworten die Frage, welche Rolle digitale Lösungen in jeder einzelnen Phase spielen.

Die Bedeutung von Personalbeschaffung und Personalauswahl

Um bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen ihren Einstellungsprozess optimieren. Das heißt auch, dass sie sich bewusst sind, wie wichtig jede einzelne Phase des Recruiting- und Personalauswahlprozesses ist, um die Personalanforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Ein klar strukturierter Recruiting-Workflow, der das HR-Team die verfügbare Zeit optimal nutzen lässt, ist deshalb schon die halbe Miete. Jeder Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, kostet das Unternehmen (viel) Geld. Um genauer zu sein: Eine Stelle, die 83 Tage unbesetzt bleibt, kostet ein Unternehmen ein Bruttojahresgehalt der entsprechenden Stelle (so lautet die Faustregel).

Kleine Veränderungen können da wahre Wunder bewirken: Technologie kann die alltägliche Arbeit in der Personalabteilung optimieren und helfen, die Phasen des Einstellungsprozesses erfolgreich – und schnell – abzuwickeln. Mit den aktuell verfügbaren Software-Optionen können Personaler ihre Aufgaben automatisieren und potenzielle Kandidaten auf ihre Eignung schnell überprüfen.

Es gibt mittlerweile unterschiedliche  Studien, die zeigen, wie wichtig digitale Lösungen  in der Personalbeschaffung und -auswahl sind:

• 62 Prozent der Unternehmen haben vor allem Prozesse in der Personalbeschaffung automatisiert.
• Ein Viertel der Unternehmen möchte in der nahen Zukunft in digitale Prozesse investieren.
• 90 Prozent der Unternehmen mit 101 bis 250 Beschäftigten nutzen HR-Software; in Unternehmen mit einem bis fünf Mitarbeitern nutzen 60 Prozent eine HR-Software. (Capterra-Studie zu HR-Trends in deutschen KMU)
• Acht von zehn der Top-1.000-Unternehmen und IT-Unternehmen sind der Meinung, dass durch einen digitalisierten Bewerbungsprozess offene Stellen schneller besetzt werden können. („Recruiting-Trends 2020“-Studie)
• Mehr als 50 Prozent der Top-1.000-Unternehmen und zwei Drittel der IT-Unternehmen glauben, dass „durch die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses offene Stellen passgenauer besetzt werden können.

Die 8 Phasen des Recruiting- und Auswahlprozesses 

In einem unserer letzten Blogbeiträge haben wir uns bereits eingehend mit dem Unterschied zwischen Personalbeschaffung und Personalauswahl auseinandergesetzt. Jetzt wollen wir näher auf die einzelnen Schritte, die zu einem erfolgreichen Einstellungsprozess gehören, eingehen.

1. Mitarbeiterbedarf oder offene Stellen im Unternehmen ermitteln 

Nicht immer ist der Personalbedarf oder sind offene Stellen im Unternehmen offensichtlich, denn der Bedarf kann von ganz unterschiedlichen Dingen abhängen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder durch eine Beförderung die Position im Unternehmen wechselt, muss offensichtlich ein Ersatz gefunden werden. Wenn ein Unternehmen wächst oder sich neu ausrichtet, geht das möglicherweise mit einer höheren Arbeitsbelastung einher – oder es entstehen völlig neue Anforderungen und organisatorische Aufgaben.

Der erste wichtige Schritt im Einstellungsprozess ist deshalb, zu erkennen, dass – und wo – innerhalb des Unternehmens ein Personalbedarf vorhanden ist.

2. Stellenbeschreibung erstellen

Bevor Personaler mit der Erstellung einer Stellenbeschreibung beginnen, sollten sie einige grundsätzliche Stellenanforderungen oder Kompetenzen, die der ideale Kandidat mitbringen soll, klären, etwa:

• Suchen sie nach einer Fachkraft, die verschiedene Rollen im Unternehmen übernehmen soll?
• Sollte die Fachkraft über umfangreiche Branchenerfahrung verfügen?
• Erwarten sie einen herausragenden Studienabschluss oder akademische Laufbahn von den Kandidaten?

Fragen wie die oben genannten helfen Personalern dabei, sich ein umfassendes Bild vom Personalbedarf des Unternehmens zu machen und eine effektive Stellenbeschreibung zu formulieren. Diese sollte die zukünftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stelle umfassen, sodass interessierte Kandidaten vor der Bewerbung klar informiert darüber sind, welche Erwartungen mit der Rolle verknüpft sind.

3. Ein Recruiting-Modell auswählen

Bei der Personalbeschaffung geht es darum, potenzielle Kandidaten auf ein Unternehmen aufmerksam zu machen und sie für die Arbeit im Unternehmen zu interessieren. Dabei lassen sich zwei Arten der Personalbeschaffung unterscheiden:

• Externe Personalbeschaffung: Personaler suchen außerhalb des Unternehmens, auf dem Arbeitsmarkt, nach Kandidaten, zum Beispiel auf Jobportalen oder mithilfe von Personalagenturen.
• Interne Personalbeschaffung: Personaler suchen nach geeigneten Kandidaten für eine offene Stelle innerhalb des Unternehmens.

HR-Teams können bei der externen Personalbeschaffung auf passive Methoden zurückgreifen: Dazu gehören eingehende Initiativbewerbungen und die Pflege das Talent- oder Kandidatenpools, das heißt, Personaler sprechen Fachkräfte mit aussagekräftigen Profilen an, die allerdings noch kein Interesse an einer Bewerbung für eine offene Stelle im Unternehmen gezeigt haben.

Kenjo Benutzeroberfläche

4. Lebensläufe oder Bewerbungen annehmen und speichern

Sobald die Stellenanzeige auf den üblichen Kanälen veröffentlicht wurde, erhält das HR-Team Bewerbungen. Oftmals umfassen die eingehenden Bewerbungen Lebensläufe und Anschreiben oder auch Portfolios. Es ist also wichtig, dass all diese Bewerbungsunterlagen sorgfältig abgespeichert werden.

Mithilfe von CRM-Systeme können Personaler ihre eigene Bewerberdatenbank aufbauen. Tatsächlich verbindet Kenjo die Recruiting-Portale und professionellen Netzwerke automatisch mit dem Bewerbermanagementsystem, um alle Bewerbungen zentral an einem Ort abzuspeichern.

5. Vorauswahl treffen

Üblicherweise erfüllt ein Großteil der eingegangenen Bewerbungen nicht die Mindestanforderungen der Stelle. Deshalb sollten Personaler noch vor dem eigentlichen Auswahlverfahren eine erste Vorauswahl treffen. Alle Bewerber zu interviewen, würde das Unternehmen nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld kosten.

Mit einer Recruiting-Software können Personaler leicht Filter (angelehnt an die Auswahlkriterien) anwenden und eine Liste mit den besten Bewerbern erstellen. Mit Kenjo können sie außerdem eine schnelle Suche mit Schlagwörtern oder Schlüsselbegriffen durchführen, um sofort geeignete Fachkräfte zu ermitteln.

6. Personalauswahlprozess durchführen

Ziel der Personalauswahl-Phase ist es, die besten Kandidaten für die offene Stelle zu finden. Zu diesem Zweck führen Personaler eine wesentlich strengere Bewertung der Fähigkeiten als in der Vorauswahl-Phase durch. Nur so können sie die Fähigkeiten und die fachliche Eignung der Bewerber zuverlässig messen, beurteilen und vergleichen.

Normalerweise laden HR-Teams in dieser Phase die Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen oder Gruppeninterviews ein, um sie persönlich kennenzulernen. Es gibt unterschiedliche Arte von Fragen, die Personaler in Vorstellungsgesprächen und Interviews stellen können, zum Beispiel sogenannte Eisbrecher-Fragen als Gesprächsöffner, Fragen zur Persönlichkeit des Bewerbers, Fragen zur bisherigen Karriere oder zur Arbeitsweise (Stichwort: Problemlösung und Konfliktfähigkeit).

Personaler können auch praktische Tests durchführen, um Schlüsselkompetenzen zu beurteilen und zu bewerten, die für das Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. Zu den wichtigsten Personalauswahltests gehören unter anderem Persönlichkeitstests, Assessment Center zur Prüfung der fachlichen Eignung und psychometrische Tests.

7. Bericht oder Datei für jeden Kandidaten erstellen

Alle Personen, die in den Einstellungsprozess involviert sind und personale Entscheidungen mittragen, sollten über dieselben Informationen verfügen. Daher ist es wichtig, die Interview- und Testergebnisse für jeden Kandidaten zusammenzutragen und zentral abzuspeichern.

Idealerweise sollten Personaler also einen Bericht oder eine Übersicht erstellen, mit einem Überblick über die Stärken und die Schwächen der einzelnen Kandidaten. Ein Kommentarbereich – wie in der Software von Kenjo – ermöglicht es zusätzlich, dass alle am Auswahlprozess Beteiligten Bemerkungen und Notizen zu den Kandidaten und ihrer Eignung für die offene Stelle hinterlassen können. Somit ist es viel einfacher, die Bewerber zu vergleichen und die besten unter ihnen auszuwählen.

8. Personalentscheidung treffen

In der letzten Phase des Recruiting- und Auswahlprozesses entscheidet das HR-Team, welcher Kandidat im Unternehmen arbeiten soll. Personaler sollten hier etwas mehr Zeit einplanen, um die unterschiedlichen Optionen zuverlässig zu bewerten und abzuwägen, und eine objektive Entscheidung für den hervorragendsten und fachlich am besten geeigneten Kandidaten zu treffen.

Wie können digitale Lösungen den Einstellungsprozess unterstützen?

Verwaltungs- und Organisationsaufgaben beanspruchen oftmals viel Arbeitszeit – Personalbeschaffungs- und Auswahlprozesse, die gänzlich ohne digitale Lösungen auskommen, resultieren oftmals in langwierigen Prozessen, die darüber hinaus anfälliger für personale Fehlentscheidungen sind. 

Die Digitalisierung hat jedoch die Arbeitsweise von Unternehmen stark verändert, insbesondere in Personalabteilungen. Mit einer Recruiting-Software können Personaler Aufgaben automatisieren und durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz die passendsten Kandidaten für eine Stelle objektiv bestimmen.

Darüber hinaus haben wir eingangs bereits festgestellt, dass ein Großteil der HR-Profis sich über die Bedeutung und den Mehrwert von HR-Software in der Personalbeschaffung und -auswahl mittlerweile mehr als bewusst ist.