Personalbeschaffung und Personalauswahl: Aufgaben und Instrumente

Der Unterschied zwischen Personalbeschaffung und Personalauswahl liegt vor allem in ihren jeweiligen Zielen und ihrer zeitlichen Abfolge im Einstellungsprozesses. Während der Personalbeschaffung versuchen Unternehmen, so viele geeignete Kandidaten wie möglich zu einer Bewerbung zu bewegen, um dann in der Auswahlphase die Person herauszupicken, die den Jobanforderungen am besten gerecht wird.

Wie die Digitalisierung die Personalbeschaffung und -auswahl ändert

Es wäre ein wenig irreführend zu sagen, dass die Digitalisierung erhebliche Auswirkungen auf die Personalauswahl und die Personalbeschaffung haben wird, denn sie hat die Prozesse bereits grundlegend verändert. Alte Hasen in der Personalarbeit erinnern sich noch an die Zeit, als Stellenanzeigen vornehmlich in Zeitungen geschaltet wurden und ausgedruckte Bewerbungsunterlagen per Post bei den Unternehmen eingingen.

Mit der Entstehung von Online-Jobportalen wurden die Stellenanzeigen in Zeitungen und Magazinen weniger. So wurden im Jahr 2003 noch 37,4 Prozent der offenen Stellen in Printmedien veröffentlicht. Zwölf Jahre später waren es nur noch 10,3 Prozent. Die Top-1.000-Unternehmen aus Deutschland veröffentlichen „den größten Teil (90,2 Prozent) ihrer offenen Stellen auf der eigenen Unternehmenswebseite“, gefolgt von Online-Jobbörsen (70,8 %). 

Durch die digitalen Möglichkeiten können Personaler eine offene Stelle in nur wenigen Minuten ausschreiben – und damit wesentlich mehr Fachkräfte erreichen und Bewerbungen in Echtzeit erhalten. Und doch greifen Personaler auch heute noch auf ausgedruckte Bewerbungsunterlagen zurück, um Lebensläufe zu sichten und während der Vorstellungsgespräche Notizen zu machen.

Soziale Netzwerke und insbesondere Karrierenetzwerke wie Xing oder LinkedIn haben die Personalbeschaffung und -auswahl ebenfalls verändert. Personaler können sich schnell und einfach mit Fachkräften weltweit vernetzen und den Kontakt mit ihnen aufnehmen.

Aber auch interne Arbeitsabläufe haben sich mit der Digitalisierung verändert und die Personalarbeit verbessert – durch neue Softwares für Datenbankmanagement und die Auswahlprozesse selbst. Installierte man früher diese Softwares auf dem Arbeitscomputer,   Personaler heute die meisten Angebote online.

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Viele Unternehmen verfügen über eine fortgeschrittene Cloud-Software, die mithilfe von automatisierten Prozessen und Arbeitsabläufen die Beschaffung und die Auswahl von neuen Mitarbeitern erheblich erleichtert und beschleunigt.

Was gehört zur Personalbeschaffung?

Bei der Personalbeschaffung, oder auch Personalgewinnung, handelt es sich um den Prozess, bei dem Personaler nach Kandidaten suchen, die die Anforderungen eines bestimmten Stellenangebots erfüllen und ins Unternehmen und zur Unternehmenskultur passen.

Ziel dieser Phase ist es, eine größtmögliche Anzahl von passenden Kandidaten für das Unternehmen zu gewinnen und mehr Auswahlmöglichkeiten für die Besetzung einer offenen Stelle zu haben. Die Personalbeschaffung kann extern (Suche nach Bewerbern auf dem Arbeitsmarkt) oder intern (Suche nach geeigneten Talenten in der Belegschaft) erfolgen.

Hauptmerkmale der Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung steht am Anfang des Einstellungsprozesses und kann oft langwierig sein. Sie umfasst eine Reihe von Aufgaben, die von der ursprünglichen Analyse der Stellenanforderungen bis zur eigentlichen Ernennung des neuen Mitarbeiters reichen.

Zur Personalbeschaffung gehören folgende Aufgaben:

• Festlegung der Jobanforderungen und der Auswahlkriterien, um die Eignung eines Kandidaten für eine Stelle zu bestimmen
• Werbung für Stellenangebote in Jobportalen und sozialen Netzwerken für eine größere Reichweite der Stellenanzeige
• Ermutigung der Bewerber, sich auf die Stelle zu bewerben
• Bewerbungen und Rückmeldungen auf die Stellenanzeige verwalten und Kandidaten kontaktieren
• Auswertung der Bewerbungen

Um die Personalbeschaffung kümmert sich das HR-Team, intern oder extern.

Was gehört zur Personalauswahl?

Für eine klare Trennung zwischen Personalbeschaffung und Personalauswahl sollten wir uns das Auswahlverfahren genauer ansehen.

Bei der Personalauswahl prüft das HR-Team alle während der Personalbeschaffungsphase eingegangenen Lebensläufe und wählt jene Fachkräfte aus, die die Jobanforderungen erfüllen.

Ziel ist es, unter den Bewerbern die Person zu ermitteln, die die Qualifikationen und die Fähigkeiten mitbringt, um die Rolle erfolgreich auszuführen. Die größte Herausforderung dabei ist, qualifizierte und nicht qualifizierte Kandidaten zu unterscheiden.

Hauptmerkmale der Personalauswahl

In der Auswahlphase nutzen Personaler verschiedene Methoden, um zu entscheiden, welcher Kandidat sich am besten für die offene Position eignet. Während der Personalauswahl muss das HR-Team:

• eingegangene Bewerbungen beurteilen,
• ungeeignete Kandidaten ablehnen,
• Einstellungstests durchführen,
• Vorstellungsgespräche organisieren, um die Kandidaten persönlich kennenzulernen,
• Referenzen überprüfen.

Das Auswahlverfahren erfordert Zeit und ein gewisses Maß an Erfahrung, um die Eignung eines Kandidaten zuverlässig beurteilen zu können. Die Personalauswahl ist also eine enorm wichtige Phase im Einstellungsprozess, da sie den Erfolg oder Misserfolg einer Personalentscheidung im Wesentlichen bestimmt.

Wie unterstützt eine HR-Software die beiden Prozesse?

Eine HR-Software beschleunigt und optimiert sowohl den Personalbeschaffungsprozess als auch das Personalauswahlverfahren. Mit einem All-in-one-Tool können Personaler alle Informationen über den neuen Mitarbeiter schon vom Einstellungsprozess an – und während seiner gesamten Laufbahn im Unternehmen – an einem Ort speichern und seine Entwicklung leicht im Blick behalten.

HR-Software in der Personalbeschaffung

Mit Kenjo können Personaler offene Stellen auf LinkedIn und anderen Jobportalen ausschreiben und alle Bewerbungen zusammenführen und verwalten. Sie können:

1. Stellenangebote auf den wichtigsten Jobportalen bewerben
2. sämtliche Optionen ausschöpfen, um die besten Talente anzuziehen
3. herausfinden, wie viele Kandidaten für jede Position verfügbar sind
4. alle Informationen der Kandidaten in einem CRM speichern

HR-Software in der Personalauswahl

In der Auswahlphase können Personaler mithilfe einer HR-Software die eingegangenen Lebensläufe leicht prüfen, Vorstellungsgespräche planen, die Kommunikation mit den Bewerbern automatisieren sowie ihre Eindrücke von jedem Bewerber sowie dessen Beurteilungen an einem zentralen Ort speichern. Sie können also:

1. die Bewertung jedes einzelnen Kandidaten analysieren
2. die Einstellungsphasen individuell anpassen
3. die Kommunikation für jede neue Stufe im Auswahlprozess automatisieren
4.  Kommentare zu den Interviews hinzufügen

Eine HR-Software ist also ein nützliches Tool, um Zeit und Geld im Einstellungsprozess zu sparen. Zudem bietet sie weitere nützliche Funktionen, auf die keine Personalabteilung heutzutage mehr verzichten kann, wie etwa Performance Management, Zeiterfassung-Software uvm.