Was ist externe Personalbeschaffung und was macht sie aus?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder eine neue Stelle oder Abteilung geschaffen wird, suchen viele Unternehmen außerhalb, also auf dem Arbeitsmarkt, nach einer neuen Fachkraft. Die Gründe dafür sind verschieden. Meist ist die Auswahl an Kandidaten bei der externen Personalbeschaffung und - auswahl deutlich größer als bei einer internen Neubesetzung. Außerdem bringen neue Fachkräfte wertvolle Arbeitserfahrung aus früheren Jobs ins Unternehmen ein.

In diesem Artikel gehen wir auf den Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung genauer ein und zeigen Dir, welche Vor - und Nachteile die externe Suche nach potenziellen Kandidaten mit sich bringt und geben Dir Tipps zur Optimierung der externen Personalsuche.

Was ist externe Personalbeschaffung?

Bei der externen Personalbeschaffung versuchen Unternehmen, potenzielle Kandidaten am Arbeitsmarkt von sich als Arbeitgeber zu überzeugen. Es geht also um die Gewinnung von Fachkräften, die noch nicht Teil des Unternehmens sind.

Unternehmen gehen die Personalbeschaffung unterschiedlich an. Sie können auch:

die Stelle intern ausschreiben, sodass interessierte Mitarbeiter im Unternehmen sich darauf bewerben können,
die Personalabteilung oder die Abteilungsleitung fragen, ob sie eine Vorauswahl von geeigneten Kandidaten treffen können,
eine Nachfolgeregelung oder einen Beförderungsplan erstellen, der festlegt, welche Mitarbeiter sich auf die Stelle bewerben können,
das Fachwissen und die Expertise im Unternehmen analysieren, um die besten Kandidaten zu finden.

Bei dieser Art der Personalbeschaffung liegt der Fokus auf der eigentlichen Belegschaft, die Suche nach geeigneten Talenten richtet sich also nach innen. Bevor ein Unternehmen aber die Fühler nach potenziellen Kandidaten ausstreckt, sollte es offene Stellen sowie die Anforderungen (Qualifikationen, Kompetenzen, Eigenschaften) daran sorgfältig prüfen, ebenso den eigentlichen Personalbedarf. Welches Potenzial ist beispielsweise im Unternehmen bereits vorhanden? Basierend darauf können Unternehmen die richtige Methode zur Personalbeschaffung wählen und sicherstellen, dass sie die offene Position mit der besten Fachkraft besetzen.

Spannend ist auch die proaktive Kandidatensuche, das sogenannte Active Sourcing, was immer mehr Unternehmen betreiben, um ihre Bewerberzahlen auf dem hart umkämpften Markt wieder zu erhöhen.

Externe vs. interne Personalbeschaffung

Der Unterschied zwischen externer und interner Personalbeschaffung ist bereits deutlich geworden: Kann eine offene Stelle nicht mit einem Mitarbeiter aus der eigenen Belegschaft besetzt werden, weil es beispielsweise an Qualifikationen oder Erfahrung mangelt, dann kommt die externe Personalbeschaffung zum Einsatz; es wird also eine externe Fachkraft eingestellt. Bei der internen Personalbeschaffung hingegen wählt das HR-Team einen Kandidaten intern aus, also aus der Belegschaft. Statt eine Stellenanzeige auf Jobportalen zu schalten, teilt es die Stelle mit dem Team und Mitarbeiter aus den eigenen Reihen können sich darauf bewerben.

Spannend aber ist, dass die meisten Unternehmen immer noch vornehmlich ihre Mitarbeiter von außen holen: Laut einer US-Studie aus dem Jahr 2019, die das Empire Resume aufgegriffen hat, stammen rund 80 Prozent der Neueinstellungen aus externen Quellen; lediglich acht Prozent der offenen Stellen wurden intern besetzt.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Im Vergleich zur internen Personalbeschaffung bietet die externe Mitarbeitersuche bestimmte Vorteile:

Höhere Conversion-Rate: Es gibt eine größere Auswahl von Bewerbern mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Kompetenzen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit für Unternehmen, dass sie die Stelle mit dem perfekten Kandidaten besetzen können.

Kandidaten entsprechend dem Anforderungsprofil: Bewerben Personaler die Stelle extern, haben sie aufgrund der größeren Reichweite natürlich auch mehr Auswahl an potenziellen Kandidaten und können aus der Bewerbermenge jene auswählen, die dem Anforderungsprofil am besten gerecht werden.

Größere Wachstumschancen für das Unternehmen: Externe Fachkräfte bringen neues Know-how und Erfahrungen mit ins Unternehmen, dass sie weiter ausbauen möchten – hier liegt auch eine Chance für das Unternehmen selbst, dass mit seinen Fachkräften wachsen kann. Oder anders formuliert: Stellt ein Unternehmen eine neue Fachkraft mit viel Potenzial ein, kann deren positive Wirkung sich auch in den Ergebnissen widerspiegeln. Außerdem ist die Akzeptanz eines neuen Mitarbeiters in der Belegschaft mitunter größer – und das Engagement einer neuen Fachkraft kann auf bestehende Mitarbeiter überschwappen.

Frischer Wind und neue Perspektiven im Unternehmen: Externe Fachkräfte blicken auf unterschiedliche Arbeitserfahrungen zurück und bringen neues Know-how, aber auch neue Ideen mit ins Unternehmen. Das können neue Perspektiven, andere Vorgehensweisen oder Einblicke in den Wettbewerb auf dem Markt sein. Sie können auch festgefahrene Strukturen auflockern (Stichwort: Betriebsblindheit).

Förderung der Vielfalt: Ein vielfältiges, internationales Team bietet Unternehmen Zugang zu unterschiedlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnissen, mit denen sie ihre alltäglichen Arbeitsabläufe verbessern können. Durch den Einsatz externer Recruiting-Kanäle erhöhen Unternehmen ihre Reichweite – auch international – und können ihre Belegschaft diverser gestalten.

Im Interview erklärt Daniele Tramontin, Vertriebsleiter beim Personaldienstleister Adecco Outsourcing, wie das Outsourcing von HR-Aufgaben das Unternehmenswachstum fördert.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Die externen Personalbeschaffung hat nicht nur Vorteile, sondern auch bestimmte Nachteile, die bei der Entscheidung, wie Personaler bei der Suche nach neuen Mitarbeitern vorgehen, berücksichtigt werden sollten:

Ein erhöhtes Risiko für personale Fehlentscheidungen: Eine externe Stellenausschreibung zieht mehr Bewerbungen an als interne Ausschreibungen – und das bedeutet leider auch, dass mit großer Wahrscheinlichkeit mehr Bewerbungen von weniger geeigneten Kandidaten eingehen. Damit steigt auch das Risiko, dass die Wahl auf den falschen Kandidaten fällt, der sich später doch nicht als die beste Besetzung für die Stelle entpuppt.

Höhere Kosten und höherer Zeitaufwand: Externe Personalbeschaffung bedeutet auch, dass mehr Ressourcen beansprucht werden, insbesondere Zeit und damit auch Geld. Die offene Stelle muss auf unterschiedlichen Plattformen ausgeschrieben, die potenziellen Kandidaten kontaktiert, überprüft und interviewt werden. Der Aufwand für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist normalerweise deutlich höher.

Die Besetzung einer Stelle dauert länger: Wir haben den Zeitfaktor bereits kurz erwähnt. Einer der größten Nachteile der externen Personalbeschaffung ist, dass die Suche nach geeigneten Kandidaten wesentlich mehr Zeit in Anspruch nimmt. Der Auswahlprozess gestaltet sich komplexer und die Position bleibt deshalb meist länger unbesetzt.

Höhere Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter letztlich nicht ins Unternehmen passt oder die Stelle nicht zufriedenstellend füllt: Manchmal fällt es neuen Mitarbeitern schwerer, sich an das Arbeitsumfeld anzupassen und einzuarbeiten. Wenn sich im Nachgang der Neubesetzung also herausstellt, dass Unternehmen und Mitarbeiter doch nicht zusammenpassen, passiert es oft, dass der neue Mitarbeiter schnell wieder geht und die Personalsuche von vorne beginnt.

Wie unterstützt unsere BMS-Software die externe Personalbeschaffung?

Kenjo bietet eine All-in-one-Lösung für die externe Personalbeschaffung und -auswahl. Mit der richtigen Auswahl von HR-Software können Personaler:

alle wichtigen Informationen aus dem Auswahlverfahren sammeln, anzeigen und visualisieren, und das alles in einer einzigen Plattform,
berufliche Netzwerke wie LinkedIn und andere wichtige Jobportale integrieren, um offene Stellen auf verschiedenen Plattformen gleichzeitig zu bewerben und Kandidaten einfach zu verwalten,
im CRM mühelos alle Lebensläufe prüfen und nach vorab festgelegten Auswahlkriterien filtern,
die Kommunikation mit den Kandidaten automatisieren und personalisieren, um sie über den aktuellen Stand des Auswahlprozesses auf dem Laufenden zu halten,
den Einstellungsprozess auf einem Kanban-Board visualisieren und organisieren, um den Status jedes Kandidaten im Einstellungsprozess zu verfolgen,
detaillierte Angaben für jedes Kandidatenprofil machen und Kriterien für die Gesamtbeurteilung festlegen, um die Kandidaten objektiv miteinander vergleichen zu können.

externe Personalbeschaffung

Kenjo Benutzeroberfläche

Eine Recruiting-Software wie die von Kenjo kann auch den oben genannten Nachteilen von externen Auswahlverfahren erheblich entgegenwirken: Eine HR-Software verringert das Risiko einer Fehlbesetzung; durch automatisierte Prozesse können Personaler die Einstellungskosten reduzieren und offene Stellen schneller mit geeigneten Kandidaten besetzen.

Die wichtigsten Recruiting-Kanäle der externen Personalbeschaffung

Es gibt unterschiedliche externe Recruiting-Kanäle, die Personaler nutzen können, um Mitarbeiter außerhalb des eigenen Unternehmens zu finden.

Personaler, die auf externe Personalbeschaffung spezialisiert sind, suchen meist über mehrere Recruiting-Kanäle gleichzeitig nach externen Fachkräften. Allerdings kann die Verwaltung verschiedener Recruiting-Kanäle ohne eine integrierte HR-Software mitunter in viel (Organisations-)Arbeit ausarten.

Sehen wir uns einige der gängigsten Recruiting-Kanäle kurz an:

Jobbörsen

Zu den gängigsten Recruiting-Kanälen gehören Online-Jobbörsen/-portale von Drittanbietern. Dabei unterscheidet man zwei Arten von Jobbörsen: allgemeine Jobbörsen, auf denen Unternehmen Werbung machen, um eine höhere Anzahl von Kandidaten zu erreichen, und (branchen-) spezifische Jobbörsen für Stellenanzeigen.

In diesem Zusammenhang nicht unbedeutend: 76 Prozent der Bewerber bevorzugen es, sich direkt auf der Karriereseite eines Unternehmens auf eine offene Stelle zu bewerben.

Karriereseite auf der Website

Eine Unternehmenswebsite sollte unbedingt über einen „Karriere“- oder „Mit uns arbeiten“-Bereich verfügen, wo interessierte Kandidaten aktuelle Stellenangebote finden und sich über die Arbeit im Unternehmen informieren können. Laut Personalwissen.de wird jeder vierte eingestellte Bewerber über die unternehmensinterne Karriereseite rekrutiert.

Wie oben erwähnt, ziehen es viele Kandidaten vor, sich direkt auf der Karriereseite zu bewerben. Für viele Jobsuchende ist die Karriereseite eines Unternehmens ein wichtiger Informationskanal, um mehr über den potenziellen Arbeitgeber zu erfahren: Eine Befragung von Personalmarketing 2Null hat ergeben, dass knapp 70 Prozent der Jobsuchenden sich auf der Karriereseite über ein Unternehmen informieren. Fast ein Drittel der Befragten finden Arbeitgeber ohne Karriereseite unprofessionell oder würden sich gar nicht erst auf eine Stelle dort bewerben.

Eine gute Karriereseite hilft Unternehmen, im Kampf um die besten Fachkräfte zu überzeugen, und stärkt ihre Arbeitgebermarke. Außerdem liefert sie wertvolle Inhalte, was wiederum für das Suchmaschinen-Ranking interessant ist.

Soziale Medien und berufliche Netzwerke

LinkedIn ist eine hervorragende Plattform, um neue Mitarbeiter zu finden und potenzielle Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen. Mit mehr als 700 Millionen Nutzern gehört es zu den weltweit größten und effektivsten beruflichen Netzwerken. Für viele Unternehmen ist es mittlerweile längst Praxis, ihre offenen Stellen auch auf LinkedIn oder – in der DACH-Region auch Xing – zu bewerben.

Andere soziale Netzwerke wie Facebook oder Instagram können Unternehmen ebenfalls nutzen, um potenzielle Kandidaten zu erreichen. „Im IT-Bereich suchen 36 Prozent der Jobsuchenden der Jobsuchenden eher auf Facebook und Co. als auf anderen Kanälen.“ Wichtig für eine erfolgreiche Recruiting-Strategie ist aber, dass Unternehmen dort präsent sind und sich eine aktive Community aufbauen.

Job- und Karrieremessen

Jobmessen bieten Unternehmen die Möglichkeit, einen persönlichen Kontakt zu potenziellen Talenten aufzubauen und sie über die Arbeit bei ihnen zu informieren. Vor allem große Unternehmen präsentieren sich standardmäßig auf Jobmessen. Recruiting-Messen sind vor allem für Studierende und Hochschulabsolventen besonders interessant – und damit auch für kleinere Unternehmen, die Nachwuchskräfte einstellen wollen.

Die Teilnahme an zielgruppenspezifischen Veranstaltungen, beispielsweise im Ingenieurswesen, in der Hotellerie oder auch für Frauen oder angehende Azubis, bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich interessierten Talenten zu präsentieren. In einem ersten Treffen mit den Kandidaten können sie diese etwas besser kennenlernen und beurteilen, ob sie für eine offene Position infrage kommen.

Personalagenturen und Headhunter

Unternehmen haben auch die Möglichkeit, externe Personalagenturen oder Headhunter mit der Personalsuche zu beauftragen. Diese führen die Personalbeschaffung und -auswahl durch. Üblicherweise erhalten Unternehmen von einer Personalagentur eine Vorauswahl mit geeigneten Kandidaten, deren Profile sie bereits geprüft haben.

Jobportale von Universitäten

Viele Universitäten und Fachhochschulen haben eigene Career Services und Jobportale, auf denen Unternehmen ihre Stellenangebote veröffentlichen können, die sich an den Studiengängen der jeweiligen Hochschule orientieren. Besonders eignen sich diese Jobportale für Unternehmen, die auf den Fachkräftenachwuchs setzen.

Zeitarbeitsfirmen

Für die Besetzung einer befristeten Stelle können Unternehmen auch Zeitarbeitsfirmen beauftragen, die über eine eigene Datenbank mit aktiv suchenden Fachkräften verfügen. In einigen Fällen kann sich diese Möglichkeit der externen Personalauswahl als die schnellste und einfachste Lösung für ein Unternehmen entpuppen.

Anzeigen

Im Vergleich zu früher nutzen heute nur noch wenige Unternehmen Printmedien für eine Jobausschreibung. Gehörten Printmedien lange Zeit zu den wichtigsten Recruiting-Kanälen (insbesondere vor dem Internet), schalten HR-Teams heute nur noch selten eine Jobanzeigen in einer Zeitung oder in einem Magazin. Je nachdem, zu welcher Zielgruppe die potenziellen Kandidaten gehören, können Printanzeigen dennoch eine passende Option sein: Mit einer Anzeige in einer regionalen Tageszeitung erreichen Unternehmen potenzielle Kandidaten in einer bestimmten Region, oder mit einer Stellenanzeige in einem Branchenmagazin auch geeignetes Fachpersonal.

Viele Unternehmen greifen heute aber auf Online-Anzeigen zurück; zum einen sind diese Anzeigen oft günstiger, zum anderen sind Unternehmen dabei weniger eingeschränkt und erreichen eine größere Zielgruppe.

5 Tipps für eine effektivere externe Personalbeschaffung

Abschließend haben wir noch fünf wichtige Tipps für eine effektivere und optimierte Personalbeschaffung:

Ein Bewerbermanagementsystem nutzen: Mit dieser Software können Personaler den Bewerbungsprozess von Anfang bis Ende genau verfolgen und ihre Kommunikation mit den Bewerbern automatisieren; das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Kandidatenerfahrung insgesamt.
Wichtigsten Anforderungen in die Stellenbeschreibung aufnehmen: Eine Stellenanzeige sollte übersichtlich und kurz sein und die wesentlichen Anforderungen an eine Stelle listen. Laut Forbes bewerben sich Frauen seltener auf eine Stelle, wenn sie nicht hundertprozentig die Anforderungen erfüllen; im Vergleich dazu bewerben sich Männer auch auf eine Stelle, wenn sie „nur“ 60 Prozent der Anforderungen erfüllen. Sind Stellenausschreibungen zu spezifisch, kann das einige geeignete Kandidaten von einer Bewerbung abhalten und die Suche unnötig verlängern.
Fokus auf die Kommunikation mit den Kandidaten legen: Wenn Kandidaten das Gefühl haben, nicht auf dem Laufenden gehalten zu werden, distanzieren sie sich von dem Unternehmen – und landen oftmals bei der Konkurrenz. Personaler sollten kontinuierlich den Kontakt aufrechterhalten und die Kandidaten auch dann informieren, wenn es keine neuen Updates im Prozess gibt. Wichtig ist es, keine zu großen zeitlichen Lücken entstehen zu lassen. Viele Kandidaten, die aktiv auf Jobsuche sind, befinden sich mit größerer Wahrscheinlichkeit in Auswahlprozessen bei unterschiedlichen Unternehmen. Hören sie nichts von einem Unternehmen, könnte es sein, dass sie sich in der Zwischenzeit für einen anderen Arbeitgeber entscheiden.
Ermitteln, wo der ideale Kandidat nach einem Job sucht oder sich aufhält: Unternehmen, die die gleichen Kanäle wie ihre idealen Kandidaten nutzen, haben den ersten Schritt bereits getan, um ihre Suche zu optimieren. Soll im Unternehmen beispielsweise eine Junior-Position mit einer Nachwuchsfachkraft besetzt werden, eignen sich soziale Netzwerke oder Jobportale von Universitäten eher für eine erste Kontaktaufnahme mit der Zielgruppe.
Die Unternehmenskultur in der Personalbeschaffung aufgreifen: Passende Kandidaten müssen ein bestimmtes Maß an fachlicher Expertise mitbringen, um eine Stelle später gut auszufüllen. Ebenso wichtig ist aber auch, dass sich diese Kandidaten mit der Mission, der Vision und den Werten eines Unternehmens identifizieren können, kurzum: der Unternehmenskultur. Stellt sich später heraus, dass ein Kandidat zwar qualifiziert ist, aber nicht ins Unternehmen passt, ist es sehr wahrscheinlich, dass das Unternehmen die Personalsuche bald wieder von Neuem beginnen muss.

Fazit digitale Personalbeschaffung

Die digitale Personalbeschaffung ist der Weg der modernen Personalbeschaffung. Der Einstellungsprozess gestaltet sich dadurch effizienter, schneller und weitaus erfolgreicher. Dabei stellen digitale Recruiting-Plattformen die besten Methoden zur Gewinnung von Spitzenkandidaten dar.

So haben etwa Kompetenztests Lebensläufe überflüssig gemacht. Wozu Zeit mit stapelweise Lebensläufen verbringen, wenn Bewerbende ihre Fähigkeiten virtuell präsentieren können?

Unsere Recruiting-Software führt zur komplett umgestellten digitalen Personalbeschaffung und -auswahl und transformiert dadurch einen zeitaufwändigen und manuellen Prozess in eine unkomplizierte und nachvollziehbare Aufgabe für Bewerbende und Recruiter.