So fördert das Outsourcing von HR-Aufgaben das Unternehmenswachstum

 So kann das Outsourcing von HR-Aufgaben Dein Unternehmenswachstum fördern. Mehr im Interview mit Daniele Tramontin, Vertriebsleiter bei Adecco Outsourcing.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für das Outsourcing bestimmter HR-Aufgaben. Auf diese Weise sind sie in der Lage, gezielte Projekte effizienter durchzuführen, Ressourcen optimaler einzusetzen und moderne Technologien zu nutzen.

Durch die Digitalisierung bestimmter HR-Aufgaben schaffen sich gerade Personalabteilungen in kleinen und mittleren Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile. Aber auch durch das Outsourcen der Dokumentenverwaltung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und durch die Optimierung von Recruitingprozessen sind KMU im Vergleich zur Konkurrenz besser aufgestellt.

Daniele Tramontin, Vertriebsleiter beim Personaldienstleister Adecco Outsourcing, erklärt im Interview, wie das teilweise oder vollständige Outsourcen von HR-Aufgaben junge wachsende Unternehmen für den Wettbewerb wappnet.

Als Outsourcing-Dienstleister hat sich Adecco auf Arbeitsprozesse und -schritte spezialisiert, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören. Adecco analysiert unter anderem, welche Branchen Outsourcing benötigen, wann ein guter Zeitpunkt für die Auslagerung bestimmter Aufgabe ist und welche kurz- und langfristigen Vorteile sich daraus ergeben.

Was genau versteht man Outsourcing von HR-Prozessen?

Unter Outsourcing versteht man die Auslagerung bestimmter eigenständiger und klar abgrenzbarer Arbeitsprozesse an einen externen Dienstleister. Innerhalb der Personalabteilung gibt es eine Reihe von Aufgaben und Abläufen, die sich für das Outsourcing eignen. Dazu gehören Aufgaben, die in der Regel mit einem großen Verwaltungsaufwand einhergehen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Personalverwaltung, Maßnahmen zur Personalbeschaffung oder die Personalentwicklung und die Verwaltung von Learning Process Outsourcing (LPO). 

Beim Outsourcing dieser Prozesse geht es nicht darum, dass man Aufgaben einfach abgibt, sondern es beschreibt vielmehr eine Neugestaltung der Arbeitsabläufe, bei der die vom Outsourcing-Dienstleister bereitgestellten Methoden und Technologien eine entscheidende Rolle spielen. Laut dem Flexibility-Bericht der Adecco Group entscheiden sich 7 von 10 Unternehmen für Outsourcing, weil sie Arbeitsprozesse digitalisieren und eine bessere Spezialisierung wünschen.

Welchen Unternehmen (innerhalb der KMU) würdest Du das Outsourcen einzelner HR-Prozesse oder der gesamten Personalabteilung empfehlen?

Ob KMU oder nicht, Outsourcing ist eine strategische Entscheidung, und zwar für jedes Unternehmen, das seinen Fokus auf Arbeitsprozesse richten möchte, die einen Mehrwert für das Kerngeschäft bieten, und seine internen Ressourcen dafür einsetzen möchte.

Ich würde deshalb vielleicht denjenigen Unternehmen das Outsourcing einiger HR-Aufgaben und Prozesse nahelegen, die aufgrund der Art ihres Geschäfts eine hohe saisonale Mitarbeiterfluktuation, komplexe Funktionen oder Vergütungsrichtlinien haben.  

Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, nur einige HR-Aufgaben oder Prozesse outzusourcen. Welche Bereiche sollten diese Unternehmen beim Outsourcen priorisieren? 

Der gesunde Menschenverstand sagt uns, dass die Bereiche Priorität haben sollten, die für ein Unternehmen nicht so leicht zu bewältigen sind, sei es aufgrund fehlender Expertise, mangelnder Ressourcen oder fehlender Technologie.

Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass zu den am häufigsten ausgelagerten Aufgaben – ich nenne sie in der Reihenfolge ihrer Priorität:

• die Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• Fort- und Weiterbildung,
• Personalbeschaffungsmassnahmen

und das LPO gehören, wobei letzteres eher in Großunternehmen relevant ist.

In welchen Branchen gibt es den größten Outsourcing Bedarf?

Die wichtigsten Branchen, die bestimmte Dienstleistungen outsourcen müssen, sind die Lebensmittel- und Getränkeindustrie, der Einzelhandel, der Finanzsektor und die Kosmetikbranche sowie der E-Commerce.

Mit Blick auf die Rentabilität: Welche Vorteile bringt das Outsourcing von HR-Aufgaben sowohl kurz- als auch langfristig?

Es geht vor allem darum, dass der Outsourcing-Dienstleister zeigt, dass er sich mit den ausgelagerten Arbeitsprozessen sehr gut auskennt, also darauf spezialisiert ist. Dann gibt es für jedes Kundenunternehmen einen klar organisierten Prozess, der mit verschiedenen Abteilungen und Systemen verbunden ist. Outsourcing wird also zu mehr Prozesseffizienz führen, da der Outsourcing-Dienstleister alle Geschäftsvariablen des Kunden kennt, die sich auf diesen Prozess auswirken. Mittelfristig gestaltet sich der Outsourcing-Prozess also effektiver.

Qualitativ gesehen hilft Outsourcing, die Arbeitsprozesse zu optimieren. Sichergestellt wird das durch die Festlegung von Prozessstandards sowie die Umsetzung von Service Level Agreements (SLAs) und die Einführung von Leistungsindikatoren, also Key Performance Indicators (KPIs) – und vor allem durch einen Fokus auf die kontinuierliche Verbesserung der Abläufe.

Wie hat sich die Coronakrise auf Outsourcing-Dienstleister ausgewirkt?

Unternehmen, die während der Pandemie einige Aufgaben ausgelagert haben, konnten erkennen, wie sehr Outsourcing-Dienstleister von einem flexiblen Ressourcenmanagement profitieren – auch wenn dies zweifelsohne eine große Herausforderung für die Outsourcing-Dienstleister darstellte.

Im Gegensatz dazu hat der massive Digitalisierungsbedarf in vielen Unternehmen während der Pandemie für Dienstleister wie MODIS, die sich um IT-Prozesse kümmern, einen Wachstumsboom gebracht.

Welche digitalen Projekte und Tools sind in Deinem Bereich am gefragtesten?

Wie bereits gesagt hat die Pandemie einen wichtigen Einfluss darauf gehabt, wie Outsourcing-Dienstleister arbeiten. In unserem Fall war es glücklicherweise so, dass wir in der Krise an einem Punkt waren, an dem wir bereits so viel investiert hatten, dass Remote-Arbeit ohne weiteres möglich war.

Dadurch konnten wir innerhalb weniger Tage mehr als 1500 Beschäftigte, die sowohl in unseren Büros als auch persönlich vor Ort in den Kundenunternehmen arbeiteten, in Remote-Arbeit schicken. Damit es zu keiner Unterbrechung in den Arbeitsabläufen kommt, haben sich unsere Digitalisierungsmaßnahmen in erster Linie auf die Installation einer Virtual Desktop Infrastructure (VDI) für unsere Remote-Teams und Cybersicherheit gerichtet.

Welche Trends werden zukünftig eine Rolle im HR Outsourcing spielen?

Wenn wir uns nur einmal international umschauen, können wir erkennen, dass gerade Unternehmen in englischsprachigen Ländern sehr viel outsourcen. Deshalb können wir mit Zuversicht sagen, dass das HR-Outsourcing-Geschäft auch in anderen Ländern wie Spanien weiter nachhaltig wachsen wird, und der Trend wird in Richtung Outsourcing an spezialisierte Anbieter gehen. Dienstleistungsunternehmen, die ihrer Kundschaft einen Mehrwert bieten können, da sie die Prozesse und Methoden kennen und über erfahrene Fachkräfte und Technologien verfügen, werden Multidienstleister verdrängen.

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Über Daniele Tramontin

Daniele Tramontin arbeitet seit mehr als 18 Jahren im Wirtschaftssektor, davon 14 Jahre bei der Adecco Group. Er war in verschiedenen Funktionen für das Unternehmen tätig, unter anderem als Geschäftsstellenleiter in Madrid, als Branchenmanager bei Adecco Distribution, als Leiter des internationalen Vertriebs bei Adecco und als Leiter von Eurovendex und Adecco Talent BPO.

Als Leiter von Adecco Outsourcing ist er für die Entwicklung der Nutzenversprechen für die Produkte der sechs Fachbereiche des Unternehmens verantwortlich.