Betriebliche Fort- und Weiterbildungen – alles, was Personaler wissen müssen

In zahlreichen Branchen hat sich das Arbeitsumfeld in den vergangenen Jahren stark verändert. Umso wichtiger ist es, sich über die Veränderungen in der Branche auf dem Laufenden zu halten und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Damit Unternehmen sicherstellen können, dass ihre Mitarbeiter ausreichend geschult und auf solche Trends und Veränderungen vorbereitet sind, können sie ihnen betriebliche Fort- und Weiterbildungen finanzieren.

Unternehmen können auch – unter bestimmten Voraussetzungen – ihren Mitarbeitern Fort- und Weiterbildungen steuerfrei anbieten oder diese bezuschussen lassen. Wie das aussehen kann, erklären wir Dir in diesem Beitrag. 

Was sind finanzierte betriebliche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen?

Eines gleich vornweg: Grundsätzlich besteht keine Pflicht für Arbeitgeber, die Fort- und Weiterbildungskosten für ihre Beschäftigten finanziell oder anderweitig zu fördern. Zumindest nicht, wenn Mitarbeiter an Zusatzqualifizierungen eigeninitiativ teilnehmen möchten. Allerdings gibt es gute Gründe für Unternehmen, dies doch zu tun – zwei Stichworte reichen hier: Fachkräftemangel und Mitarbeiterbindung. 

Wenn Mitarbeiter eine berufliche Fort- oder Weiterbildung machen, die mit ihrer Arbeit im Zusammenhang steht, dann übernehmen Unternehmen häufig selbst die Kosten ganz oder zumindest anteilig. Vom Gehalt abgezogen wird das in der Regel nicht. Spätestens aber wenn der Arbeitgeber eine Mitarbeiterschulung anordnet, weil die Kenntnisse und Fähigkeiten seiner Arbeitnehmer angepasst werden müssen, kann es sein, dass er die Kosten dafür auch übernehmen muss; einschließlich der Kosten für die An- und Abfahrt oder die Unterkunft, wenn die Weiterbildung außerhalb des Unternehmens stattfindet.

Es gibt eine Reihe von finanziellen Anreizen und steuerlichen Vergünstigungen für Unternehmen, die die Förderung von Weiterbildungs- und Qualifizierungsangeboten für Mitarbeiter erleichtern. Die schauen wir uns weiter unten genauer an.

Ziele von finanzierten Fort- und Weiterbildungen 

Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern Fort- und Weiterbildungen finanzieren, verfolgen sie mitunter unterschiedliche Ziele:

• Verbesserung der beruflichen Kompetenzen und Kenntnisse der Mitarbeiter durch Schulungen in Bereichen, die für das Unternehmen wichtig sind und somit zu mehr Know-how im Unternehmen beitragen
• Mehr Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität im Unternehmen 
• Höheres Engagement im Unternehmen, da Mitarbeiter es schätzen, wenn Arbeitgeber die Aus-, Fort und Weiterbildung ihrer Belegschaft fördern
• Wertschätzung der Mitarbeiter, was zu mehr Zufriedenheit und Motivation im Unternehmen führt.

Wann sind betriebliche Fort- und Weiterbildungen steuerfrei?

Unternehmen, die die Kosten für die betriebliche Weiter- und Fortbildung ihrer Mitarbeiter komplett übernehmen, können diese vollständig als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Das bezieht sich nicht nur auf die eigentlichen Mitarbeiterschulungsgebühren, sondern auch auf andere Kosten wie für Fachliteratur, technische Ausstattung oder Reisekosten, die im Zusammenhang mit einer Schulung entstehen können. Übrigens spielt es dabei auch „keine Rolle, ob der Mitarbeiter Lehrgänge besucht hat, die ihm höhere Qualifikationen verleihen (Weiterbildung im engeren Sinne) oder Kurse, die ihm lediglich bereits erworbene berufliche Fähigkeiten erhalten sollen (Fortbildung).“

Ebenfalls unerheblich ist es, ob die Schulung im Unternehmen oder außerhalb, das heißt bei einem externen Träger, angeboten wird.

Seit dem 1. Januar 2020 gelten für Weiterbildungsleistungen zahlreiche Steuervergünstigungen. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern berufliche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen steuerfrei anzubieten (§ 3 Nr. 19 EStG), allerdings gehen damit gewissen Anforderungen einher. Folgende Voraussetzungen müssen diese Schulungsangebote erfüllen.

• Die Schulung muss im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen (Richtlinie 19.7 Abs. 1 der Lohnsteuerrichtlinien), das heißt, sie soll Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben unterstützen und voranbringen und zu einer allgemeinen Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter dienen. Sie muss also den Mitarbeiter qualifizieren, damit dieser seine Arbeit erfolgreich (weiter) ausführen kann.
• Sie muss sich außerdem auf den aktuellen Arbeitsplatz des Mitarbeiters oder eine damit verbundene Beschäftigung beziehen.
• Es darf sich um keine "Erstausbildung" handeln.
• Sie darf nicht als Belohnung für die Mitarbeiter gedacht sein.

Im Umkehrschluss heißt das, liegt eine Weiterbildung nicht im überwiegenden betrieblichen Interesse und das Unternehmen will seinen Mitarbeiter damit etwas Gutes tun, ist sie steuerpflichtig. Der Anteil an den Weiterbildungskosten, den der Arbeitgeber übernimmt, wird dann zum Arbeitslohn berechnet.

Es spielt übrigens keine Rolle, ob die Schulungen im Unternehmen oder in einer außerbetrieblichen Einrichtung stattfinden. Für den Fall, dass eine Schulung bei einem externen Anbieter stattfindet, sollte die Rechnung ordentlich und direkt an den Arbeitgeber ausgestellt sein. Ebenso gibt es keine Einschränkungen in Bezug auf die Durchführung der Schulungsmaßnahmen, ob sie als Präsenz- oder Onlineveranstaltung durchgeführt werden oder es sich dabei um eine informelle Einweisung handelt.

Zu den möglichen Schulungsangeboten gehören beispielsweise Fortbildungen, die vorhandene Kenntnisse auf einem Fachgebiet vertiefen, Sprachkurse, sofern die Sprachkenntnisse für den betrieblichen Einsatz notwendig sind, oder PC- und Softwareschulungen. 

Gibt es eine Obergrenze für steuerfreie Weiterbildungsleistungen?

Es gibt keine Obergrenze für Weiterbildungskosten, die steuerfrei geltend gemacht werden können. Das Finanzamt betrachtet sie als Investitionen in die berufliche oder betriebliche Zukunft. Selbst digitale Weiterbildungen dürfen in vollem Umfang als Werbungskosten abgesetzt werden. Den Unternehmen sollen keine steuerlichen Verpflichtungen entstehen, wenn sie ihre Mitarbeiter weiterbilden und fördern wollen. In jedem Fall muss die Schulung den oben gelisteten Anforderungen entsprechen.

Wie können steuerfreie betriebliche Weiterbildungen geltend gemacht werden?

Der wichtigste Schritt ist natürlich, eine Steuererklärung abzugeben. Übernimmt ein Unternehmen die Fort- und Weiterbildungen für seine Mitarbeiter, kann es diese Schulungskosten einfach als Betriebsausgaben geltend machen. Erfolgen diese Maßnahmen im überwiegenden betrieblichen Interesse sind diese komplett steuer- und abgabenfrei (R 19.7 LStR), einschließlich sonstiger Kosten wie etwa die für die An- und Abreise zum Schulungsort.

Welche Fördermöglichkeiten für betriebliche Fort- und Weiterbildungen gibt es für Unternehmen?

Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmen die Weiterbildung ihres Personals fördern lassen und Zuschüsse zu den Schulungskosten beantragen, beispielsweise durch das sogenannte Qualifizierungschancengesetz und dessen Erweiterung Arbeit-von-Morgen-Gesetz. War die Förderung beruflicher Weiterbildung früher oftmals Arbeitsuchenden oder älteren Beschäftigten vorenthalten, profitieren nun auch Arbeitnehmer und sogar Unternehmen davon. 

1. Qualifizierungsoffensive WEITER.BILDUNG!

Die Qualifizierungsoffensive WEITER.BILDUNG! der Bundesagentur für Arbeit richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen. Besonders die haben es mitunter schwer, Fachkräfte für sich zu gewinnen. Beschäftigte sollen mithilfe staatlicher Förderung stärker weitergebildet werden. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto höher kann die Förderung ausfallen; ein Zuschuss zu den Weiterbildungskosten und zum Arbeitsentgelt von bis zu 100 Prozent ist möglich.

Voraussetzung für diese Förderleistung sind:

• Die geplante Weiterbildung umfasst mehr als 120 Stunden.
• Die Weiterbildung sowie der Träger müssen für die Förderung zugelassen sein.
  
  

Unbedeutend aber ist die Durchführung der Weiterbildung, also ob sie berufsbegleitend oder in Teil- oder Vollzeit erfolgt.

Die Höhe der Zuschüsse zur Weiterbildung und zum Arbeitsentgelt richtet sich demnach nach der Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl. 

So fördert die Bundesagentur für Arbeit Weiterbildungen von Beschäftigten durch teilweise oder vollständige Erstattung der Lehrgangskosten sowie durch Zuschüsse zum Arbeitsentgelt gefördert werden. Wichtige Kosten werden wie folgt gedeckt:

💎💎💎 Zuschüsse zu Weiterbildungen

• Kleinstunternehmen mit unter 10 Mitarbeitern: Bis zu 100% Förderung
• Kleine und mittlere Unternehmen mit unter 250 Mitarbeitern: Bis zu 50 % Förderung
• Größere Unternehmen ab 250 Mitarbeiter: Bis zu 25 % Förderung
• Große Unternehmen ab 2.500 Mitarbeiter: Bis zu 15 % Förderung
  
  

💎💎💎 Zuschüsse zum Arbeitsentgelt (während der Weiterbildung)

• Kleinstunternehmen mit unter 10 Mitarbeitern: Bis zu 100% Zuschuss
• Kleine und mittlere Unternehmen mit unter 250 Mitarbeitern: Bis zu 50 % Zuschuss
• Größere Unternehmen ab 250 Mitarbeiter: Bis zu 25 % Zuschuss
• Große Unternehmen ab 2.500 Mitarbeiter: Bis zu 25 % Zuschuss

2.  Bildungsgutscheine

Sogenannte Bildungsgutscheine können an Arbeitnehmer oder an Unternehmen ausgestellt und für eine individuell ausgewählte Weiterbildungsmaßnahme genutzt werden.

3.  Branchenorientierte Weiterbildungsfonds

Branchenorientierte Weiterbildungsfonds sind in verschiedenen Ländern der Europäischen Union ein wichtiges Instrument der betrieblichen Weiterbildung. In Deutschland allerdings existieren bislang nur in einigen Branchen solche tarifvertraglichen Abkommen, die die betriebliche Weiterbildung fördern und unterstützen. Unternehmen erhalten bei diesem Modell einen Teil der Weiterbildungskosten. Finanziert wird dies über die Unternehmen in einer Branche gemeinsam. Ein großer Vorteil hier ist, dass diese Branchenfonds sich stark am Arbeitsmarkt orientieren und dementsprechend passende Angebote fördern. 

Bildung ist in Deutschland Ländersache, deswegen gibt es je nach Bundesland weitere Programme, bei denen Unternehmen Fördergelder beantragen können, um ihre Mitarbeiter zu qualifizieren. Eine gute Übersicht über die Fördermöglichkeiten in den einzelnen Ländern gibt Stiftung Warentest.

4. Förderung WeGebAU

Ursprünglich als Förderinstrument zur „Weiterbildung Geringqualifizierter und beschäftigter älterer Arbeitnehmer in Unternehmen“ gedacht, ist die WeGebAU durch das Qualifizierungschancengesetz ein umfassendes Förderinstrument für Berufstätige.

Was genau sind Rückzahlungsvereinbarungen?

Dass die betriebliche Weiterbildung von Mitarbeitern wichtig ist, liegt auf der Hand, und auch, dass diese mitunter sehr teuer sein können. Natürlich möchten Arbeitgeber sicherstellen, dass die neu erworbenen Kenntnisse auch dem eigenen Unternehmen etwas nützen. Schließlich will kein Arbeitgeber die eigenen Mitarbeiter für die Konkurrenz ausbilden.

Aus diesem Grund ist es gängige Praxis, die (anteilige) Übernahme von Weiterbildungskosten mit einer sogenannten Rückzahlungsvereinbarung zu verbinden. Die soll sicherstellen, dass bei vorzeitiger Kündigung der Arbeitnehmer die Weiterbildungskosten teilweise oder ganz zurückzahlt. 

Außerdem wollen Unternehmen damit Mitarbeiter für längere Zeit an sich binden, um ebenfalls von der finanzierten Weiterbildung zu profitieren. Allerdings ist eine Rückzahlungsvereinbarung nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich und auch gültig; hier geht es beispielsweise um das Verhältnis von Weiterbildungs- und Bindungsdauer oder auch darum, ob die Fortbildung eine Verbesserung der beruflichen Möglichkeiten mit sich bringt oder es sich nur um kurze betriebsbezogene Fortbildungen handelt, oder auch darum, ob die Fortbildung auf Arbeitnehmerwunsch hin erfolgt.