Upskilling-Strategie erstellen und umsetzen - Alles, was Du wissen musst!

Planst Du als Unternehmer die nächsten Schritte in der Entwicklung Deiner Firma und hast festgestellt, dass die Belegschaft, die heute noch alle Bereiche der Produktion abdecken kann, nicht die nötigen Fähigkeiten für die nächsten Entwicklungsschritte Deiner Firma besitzt. Dann brauchst Du eine Upskilling-Strategie! Durch die Durchführung spezifischer Schulungen und Weiterentwicklungsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens vermittelst Du den Beschäftigten neue Fähigkeiten, die den Bedarf an genau diesen Qualifikationen ausgleicht und Deine Firma für die Zukunft fit macht. 

Upskilling ist der Prozess des Erwerbs neuer und relevanter Kompetenzen, die heute und in naher Zukunft in Deiner Firma benötigt werden. Zu den gängigen Beispielen für Qualifikationen, die im Rahmen des Upskillings erworben werden, gehören digitale, analytische und organisatorische Fähigkeiten. Im Rahmen der Fertigungsindustrie könnten dies auch Fertigkeiten im Zusammenhang mit der immer wichtiger werdenden Automatisierung sein.

Wir von Kenjo haben Dir als Unternehmer einen Ratgeber zusammengestellt, der Dir dabei helfen soll, das Thema Upskilling zu verstehen, umzusetzen, um herauszufinden, welche Fähigkeiten in Zukunft in Deinem Unternehmen gebraucht werden und wie Du Deine Belegschaft schulst, um diese Kompetenzen zu erlangen. Erstelle mit uns noch heute Deine Upskilling-Strategie.

Warum muss Deine Firma in Upskilling investieren?

Die Einführung von automatisierten Prozessen und neuen Technologien bringt eine Reihe von beruflichen Anforderungen mit sich, auf die Arbeitnehmer mit ihrem jetzigen Fertigkeiten nicht vorbereitet sind. Entweder können Unternehmen dann nach neuen Mitarbeitern suchen, was oft sehr viel Zeit und Geld kostet, oder müssen ihre Beschäftigten neu schulen, damit sie diesen neuen Herausforderungen gewachsen sind und ihre Fähigkeiten an die neue Situation anpassen können. Bei diesem Prozess spricht man von Upskilling. Unternehmen können dazu Umschulungsprogramme durchführen, um Mitarbeitern neue Fähigkeiten zu vermitteln, damit sie innerhalb des Unternehmens einen neuen Posten bekleiden können oder neue Aufgaben übernehmen können.

Investiert Deine Firma nicht in Upskilling, werden Dir in ein paar Jahren Schlüsselkompetenzen am Markt fehlen, weshalb Dir nicht nur die Konkurrenz immer ein Stück voraus sein wird, sondern auch Deine Kosten immer weiter steigen werden und Du als Arbeitgeber immer unattraktiver für neue Arbeitskräfte wirst.

Upskilling ist in den letzten Jahren immer wichtiger geworden, wofür es mehrere Gründe gibt. Der wichtigste Grund ist dabei die wachsende Qualifikationslücke, mit der viele Unternehmen konfrontiert sind. Bei dieser Lücke handelt es sich um den Unterschied zwischen dem, was Arbeitgeber und der Arbeitsmarkt von den Beschäftigten erwarten, und dem, was diese Beschäftigten tatsächlich im Stande sind zu leisten. Die Hauptursachen für die aktuelle Qualifikationslücke sind: 

• Alternde Belegschaft: Die Generation der Babyboomer geht in den Ruhestand, wodurch Lücken entstehen, sowohl in Bezug auf offene Stellen, die schwer zu besetzen sind, als auch in Bezug auf Fähigkeiten und Kenntnisse, die dabei verloren gehen. 
• Digitalisierung: Wir befinden uns derzeit in der sogenannten vierten industriellen Revolution. Entwicklungen in Bereichen wie künstliche Intelligenz, Automatisierung, Robotik und andere Technologien schreiten immer schneller voran und verändern damit die Art der zu erledigenden Aufgaben - und damit auch die für diese Aufgaben erforderlichen Kompetenzen. Dies gilt vor allem für Produktionsbetriebe.

Upskilling-Strategie: Jetzt herunterladen!

Weitere Informationen zu dem Thema findest Du hier in unserem Artikel ”11 Gründe, warum deine Firma in 2023 in Upskilling investieren muss”. Aber wie entwickelst Du eine Strategie, um mit diesen neuen Herausforderungen umzugehen? Hier ist unsere Upskilling-Strategie in 9 Schritten, die Dich und Deine Firma auf die Zukunft vorbereitet!

Schritt 1: Welche Skills werden in Zukunft gebraucht?

Um das Thema Upskilling möglichst analytisch anzugehen, solltest Du zunächst herausfinden, welche Fertigkeiten für Deine Firma in Zukunft wichtig werden könnten. Dazu kannst Du in einem ersten Schritt einzelne Mitarbeiter, Abteilungen oder die ganze Firma befragen, da die Belegschaft meist ein gutes Gespür dafür hat, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickeln sollte, welche Fähigkeiten die Mitarbeiter der Firma brauchen, um sich weiterzuentwickeln und welche Fähigkeiten notwendig sind, um Ziele zu erreichen und um die Geschäftsstrategie umzusetzen. 

In einem zweiten Schritt solltest Du eine Marktanalyse vornehmen, um die Konkurrenz besser zu verstehen. In welche Geschäftsbereiche stoßen andere Firmen vor, die Dein Unternehmen noch nicht abdeckt? Welche Fähigkeiten sind dafür wichtig? Auch so lässt sich an der Neuausrichtung des eigenen Unternehmens arbeiten.

Im Mittelpunkt des gesamten Prozesses und des Upskillings sollte immer folgende Frage stehen: Welche Fähigkeiten brauchen meine Mitarbeitenden in 5 Jahren? Nur so stellst Du sicher, dass Deine Mitarbeitenden, sobald die neuen Fähigkeiten gefordert sind, diese auch besitzen.

Schritt 2: Mitarbeiter motivieren und involvieren

Besonders wichtig für den Prozess des Upskillings ist, dass Deine Belegschaft von Anfang an in alle Abläufe eingebunden ist. Wenn Du als Unternehmer es nicht schaffst, die Mitarbeitenden zu motivieren, transparent zu agieren und alle da abzuholen, wo sie in Bezug auf ihre Fähigkeiten stehen, wird der gesamte Prozess scheitern. 

Daher musst Du dafür sorgen, dass die Beschäftigten ihre berufliche Entwicklung selbst in die Hand nehmen und sich nicht von den Entwicklungsanforderungen des Unternehmens abkoppeln. Zeig den Beschäftigten, wie sie sich mit Hilfe des Upskillings persönlich weiterentwickeln können, indem sie Fähigkeiten entwickeln, die sie vorher noch nicht hatten und die das Unternehmen voranbringen. 

Die Personalabteilung sollte dabei offen kommunizieren, was die Anforderungen des Unternehmens sind und worauf sie abzielen. Dies sollte im Einklang mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens und den Zielen des einzelnen Mitarbeitende geschehen. Dabei sollte jederzeit klar sein, wie der einzelne Mitarbeiter vom "Upskilling" profitiert und wie die Firma ihm dabei helfen wird, seine Ziele zu erreichen. 

Schritt 3: Die aktuellen Fähigkeiten beurteilen

In einem dritten Schritt sollten dann die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter bewertet werden, um herauszufinden, wo es noch Defizite gibt, die mit Hilfe des “Upskillings” ausgeglichen werden können. Hierzu bieten sich verschiedene Maßnahmen an, von denen wir Dir heute eine Methode vorstellen möchten.

Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter - Schulungsbedarf erkennen

Eine Qualifikationsmatrix ist ein praktisches Teammanagement-Tool, das Dir als Unternehmer dabei hilft, schnell und einfach einen Überblick über die Fähigkeiten der Belegschaft zu erhalten. Es geht darum, die Mitarbeiterqualifikation zu steuern und den Schulungsbedarf zu erkennen. Aber auch für das Vorbereiten und Führen von Mitarbeitergesprächen ist eine Qualifikationsmatrix im Personalmanagement hilfreich.

Im Prozess des Upskillings hilft die Matrix Dir, Qualifikationsdefizite zu erkennen und davon ausgehend Anforderungen für Schulungen und Maßnahmen aufzustellen. Wenn Du mehr zum Thema Qualifikationsmatrix erfahren möchtest, lies gerne auch unseren Artikel “Was ist eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter?”

Schritt 4: Upskilling-Ziele erstellen

Da Du nun die fehlenden Fähigkeiten herausgearbeitet hast, geht es in einem nächsten Schritt darum, die Ziele für Deinen Upskilling-Prozess festzulegen. Dabei ist es wichtig, dass Du als Arbeitgeber beachtest, dass ein pauschaler Ansatz für die Weiterbildung nicht praktikabel ist. Schließlich verfügen die verschiedenen Beschäftigten über unterschiedliche Kenntnisse in unterschiedlichen Bereichen. Der Schulungsplan und die Ziele für jeden sollten dementsprechend individualisiert werden. Alle Ziele, die du Deinen Mitarbeitern vorgibst, sollten spezifisch, anspruchsvoll und zeitlich begrenzt sein. 

Bei der Festlegung der Ziele ist es wichtig, dass die Beschäftigten die Verantwortung für ihren Lernerfolg selbst übernehmen. Wenn Du ihnen die Möglichkeit gibst, selbst zu entscheiden, welche Fähigkeiten sie zuerst entwickeln wollen, haben sie ein Mitspracherecht und fühlen sich verantwortlich für den Prozess. Sobald die Beschäftigten die Verantwortung für ihr Lernen übernehmen, investieren sie mehr und übernehmen mehr Verantwortung.

Schritt 5: Lernmethoden auswählen und bereitstellen 

Da Du die Ziele für das Upskilling festgelegt hast, wählst Du in einem nächsten Schritt eine Lernmethode aus. Dies sollte erneut in Zusammenarbeit und in Absprache mit der Belegschaft passieren. Unter den Mitarbeitenden ist bereits Vorwissen vorhanden, an das Du anknüpfen und das Du nutzen kannst. Wir haben Dir hier einmal die gängigste Lernmethoden zusammengefasst:

Peer-to-peer

Beim Peer-to-peer-Lernen erarbeiten Kollegen neue Konzepte miteinander, ohne dass ein Vorgesetzter oder Seminarleiter dabei ist. Dies kann durch Lernaktivitäten wie Workshops, Partnerschaften und Lerngruppen erreicht werden. In einem Unternehmen können Mitarbeiter durch Peer-to-Peer-Lerninitiativen neue Fähigkeiten entwickeln und ihr Wissen erweitern und so zum Upskilling beitragen.

Peer-to-Peer-Lernen ist eine effektive Methode der Wissensvermittlung, da Unternehmen und deren Mitarbeiter bereits über relevantes Wissen verfügen und Peer-to-peer-Lernen somit eine kostengünstige Methode der Aus- und Weiterbildung darstellt.

Mitarbeiterschulungen 

Mitarbeiterschulungen werden von einer Führungskraft oder einer externen Person durchgeführt, um Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten und Kenntnissen für ihre aktuellen, und im Rahmen des Upskillings zukünftigen, Aufgaben auszustatten. Oft macht es Sinn, neuen Mitarbeitern am Anfang ihrer Beschäftigung Schulungen anzubieten, um sie auf ihre Rolle vorzubereiten. Doch auch während eines Upskilling-Prozesses macht es Sinn, klassische Mitarbeiterschulungen anzubieten. 

Eigenverantwortlich Lernen - Online 

Eine weitere Methode, um einen Upskilling-Prozess erfolgreich zu gestalten, ist es, sich online selbstständig weiterzubilden. Dabei werden, anhand der Fähigkeiten, die erlernt werden sollen, Kurse besucht und die benötigten Fähigkeiten erlernt. Diese Methode erfordert viel Selbstdisziplin, bietet aber bei Erfolg auch ein hohes Maß an Bestätigung und Mitarbeiterzufriedenheit.

Vorab sollte mit den Mitarbeitenden besprochen werden, ob alle Defizite korrekt erkannt wurden, ob die benötigten Kurse online zur Verfügung stehen und ob sich der Mitarbeiter zutraut, die Qualifikationslücke selbständig zu schließen.

Teambasiertes Lernen

Teambasiertes Lernen ist eine Strategie für kollaboratives Lernen, die darauf fußt, dass Deine Mitarbeitenden sich gegenseitig dabei unterstützen, ihre Qualifikationslücken zu schließen. Das teambasierte Lernen kann darauf aufbauen, dass die einzelnen Mitglieder einer Lerngruppe Erfahrungen aus Bereichen mitbringen, die den Kollegen noch fehlen und die sie ihnen vermitteln können. Hier ist es vor allem wichtig, auf die richtige Zusammensetzung der Gruppen zu achten.

Sollten innerhalb einer Gruppe noch nicht genügend Fähigkeiten in Bezug auf ein bestimmtes Thema vorhanden sein, so kann der Lernprozess natürlich auch gemeinsam in der Gruppe stattfinden. Wissen, das online oder in einer Schulung vermittelt wurde, wird gemeinsam studiert und besprochen, um so den gewünschten Lerneffekt zu erzielen. Sobald das neue Wissen angewendet wird, stehen die einzelnen Mitglieder der Lerngruppe sich weiterhin gegenseitig zur Verfügung, um Probleme und Fortschritte zu besprechen.

Mentoring

Beim Mentoring werden unerfahrene oder neue Kollegen mit einem Freiwilligen innerhalb der Firma zusammengebracht, der als Vorbild und Mentor fungiert. Im Allgemeinen zielt Mentoring eher auf den Aufbau von Vertrauen und Beziehungen, die Entwicklung von Widerstandsfähigkeit und Charakter oder die Steigerung von Ambitionen ab, als auf die Entwicklung spezifischer schulischer Fähigkeiten oder Kenntnisse. Im Rahmen des Upskillings geht es jedoch vor allem um den Transfer von Wissen und das Erlernen von Fähigkeiten. Der Mentor versucht die Qualifikationslücke des Kollegen zu schließen, indem er sein Wissen an ihn weitergibt.

Die Vorteile von Mentoring sind nicht nur ein erhöhter Wissenstransfer, höhere Arbeitszufriedenheit und die Entwicklung von Führungskompetenzen, sondern auch die berufliche Entwicklung von allen Beteiligten, das Stärken von internen Netzwerken, eine verbesserte Teamarbeit und eine bessere Mitarbeiterbindung.

Jobrotation

Bei dieser Weiterbildungsstrategie wechseln die Beschäftigten zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen im selben Unternehmen, um neue Erfahrungen und Fähigkeiten zu sammeln. Am Ende dieser Methode können die Beschäftigten in ihre ursprüngliche Rolle zurückkehren, um dann durch die Erfahrung in eine neue Rolle hineinzuwachsen.

Zu den Vorteilen der Jobrotation gehört, dass Kenntnisse und Fähigkeiten erweitert und Leistung und Produktivität verbessert werden. Arbeitnehmer, die an der Jobrotation teilgenommen haben, können kurzfristig für andere Aufgaben einspringen und stärken so die Beziehungen zwischen den Beschäftigten in den verschiedenen Abteilungen.

Schritt 6: Einen Trainingsplan erstellen

In einem nächsten Schritt musst Du nun einen Trainingsplan erstellen. Der individuelle Schulungsbedarf Deiner Mitarbeitenden muss dabei berücksichtigt werden. Die Frage die sich stellt, ist ob Du interne Schulungen abhalten willst oder den Upskilling-Prozess lieber auslagerst.

Der Vorteil von internen Schulungen ist, dass Menschen, die im Unternehmen arbeiten, die Prozesse der Firma am besten kennen. Ein firmeninterner Upskilling-Prozess bietet ein hohes Maß an Individualität und ist für die Bedürfnisse Deiner Beschäftigten und des Unternehmens relevant. Nachteil ist hier, dass der Prozess mehr Zeit in Anspruch nimmt. Wenn man den Prozess auslagert, beschleunigt man diesen, aber muss auch nach dem passenden Anbieter suchen. 

Mitarbeiter werden ständig mit neuen Anforderungen, Kenntnissen und Verbesserungsmöglichkeiten konfrontiert, die einen Einfluss auf ihre Arbeit haben. Daher ist die kontinuierliche Weiterentwicklung der Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil der Personalführung. Deshalb macht es Sinn einen Mitarbeiterschulungsplan zu erstellen. Wir von Kenjo haben eine Schulungsplan-Vorlage für Unternehmen erstellt, die Personaler dabei unterstützen soll, das Schulungsprogramm der Mitarbeiter und das Weiterbildungsbudget zu erfassen und zu überprüfen. Die Vorlage, die Dir auch bei Deinem Upskilling-Prozess hilft, findest Du in unserem Artikel "Kenjos Schulungsplan-Vorlage für interne Weiterbildungen".

Schritt 7: Fortschritte messen

In einem nächsten Schritt, nachdem Du eine Liste mit den wichtigsten Fähigkeiten, die Deine Firma in Zukunft brauchen wird und einen Plan für die Weiterbildung entwickelt hast, musst Du jetzt die Fortschritte des Upskilling-Prozesses überwachen.

Unternehmen, die den Prozess ausgelagert haben, können den Dienstleister beauftragen, um den Fortschritt zu messen. Unternehmen, die sich für die interne Variante entschieden haben, benötigen möglicherweise einen Projektplan, um den Fortlauf des Prozesses zu verfolgen. Wenn das Unternehmen über die entsprechenden Ressourcen verfügt, kann das HR-Team Erfolgsgeschichten intern präsentieren, um andere Mitarbeiter zu motivieren.

Schritt 8: Geschulte Mitarbeiter mit neuen Herausforderungen fördern

Sobald die erste Phase Deines Weiterbildungsprogramms abgeschlossen ist und die Mitarbeiter neue Fähigkeiten erworben oder bestehende ausgebaut haben, müssen die Unternehmen den neu ausgebildeten Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auf interne Stellen zu bewerben, die diese Fähigkeiten erfordern. Dies beweist nicht nur das Interesse des Unternehmens an der Weiterbildung, sondern erhöht auch die Motivation der Mitarbeiter und stärkt die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegenüber den Veränderungen, die in den nächsten Jahren kommen werden.

Eine gute Möglichkeit, die Weiterbildung zu planen, besteht darin, interne Bewerber ausfindig zu machen, die über Fähigkeiten verfügen, die für die zu besetzenden Stellen benötigt werden, die das Unternehmen nur schwer besetzen kann. Gerade deshalb solltest Du als Unternehmer Deinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich weiterzubilden, damit sie diese Stellen besetzen können.

Schritt 9: Erfolge kommunizieren

Sobald sich erste Erfolge im Zuge des Upskilling-Prozesse einstellen, sollten diese auch in der Firma kommuniziert werden. Dies erfolgt aus zwei Gründen:

• Motivation der Belegschaft: Nicht nur der Kollege, der die Erfolge erzielt hat, wird motiviert, sondern auch andere können sich ein Beispiel nehmen und sehen, dass das Upskilling erfolgreich ist.
• Ausgaben rechtfertigen: Egal, ob Du als Unternehmer selbst das Upskilling beauftragt hast oder die Entscheidung woanders getroffen wurde: Das ausgegebene Geld muss gerechtfertigt werden und dies geht am besten über Erfolge. Teile diese also am besten an Stellen, wo es die gesamte Belegschaft mitbekommt, z.B. auf einer internen Wissensplattform, per E-Mail oder auf anderen Kommunikationskanälen.

Wie Kenjo Dir helfen kann

Ein Grund, warum Upskilling in den nächsten Jahren immer wichtiger wird, ist die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt. Dies betrifft nicht nur Produktionsbetriebe, sondern vor allem auch die HR-Abteilung Deines Unternehmens. Kenjo kann Dir bei der Digitalisierung Deiner Prozesse helfen und somit sicherstellen, dass Du Zeit und Geld sparst und wichtige Ressourcen freimachst, um Deine Firma für die Zukunft aufzustellen.

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