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Mitarbeitergespräch

Was ist eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter?

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist eine Qualifikationsmatrix ein wichtiges Tool, um die Mitarbeiterqualifikationen effektiv zu steuern und mit den jeweiligen Qualifikationsanforderungen im Unternehmen abzustimmen. 

 

Eine Qualifikationsmatrix, auch Kompetenzmatrix genannt, ist ein praktisches Team- und Projektmanagement-Tool, das Managern dabei hilft, das Beste aus ihren Mitarbeitern herauszuholen und schnell und einfach einen Überblick über die Bedürfnisse der Belegschaft zu erhalten. Immerhin ist es enorm wichtig, die Mitarbeiterqualifikation effektiv zu steuern; allein schon um die Standards für die Rekrutierung und Auswahl zu definieren. Aber auch für das Vorbereiten und Führen von Mitarbeitergesprächen und die richtigen Verhaltensnormen der Mitarbeiter im Unternehmen kommt man um eine solche Qualifikationsmatrix im Personalmanagement nicht mehr herum.

 

 

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

 

Wie der niederländische Entrepreneur und Autor Jurgen Appelo in seinem Buch "Management 3.0" erklärt, ist ein Überblick über die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter wichtig, um alle Teile für ein erfolgreiches Unternehmen wie in einem Puzzle optimal zusammenzusetzen.

 

Das Konzept der Qualifikationsmatrix, oder Talentmatrix, wurde ursprünglich von Christoph Braun entwickelt und hilft Personalmanagern dabei, Teamleistungen auszugleichen und die Mitarbeiterentwicklung zu fördern. Außerdem ermöglicht die Matrix, die Kompetenzen der Mitarbeiter mit den Zielen des Unternehmens abzustimmen. Immerhin erlaubt sie, alle Kompetenzen die für ein Team oder Projekt gebraucht werden, in einem übersichtlichen Schema abzubilden, sowie gegebenenfalls Schulungen und Weiterbildungen zu organisieren und zu verwalten. Allerdings können sich gerade kleine und mittelständische Unternehmen nicht die hohen Weiterbildungskosten leisten. Arbeitsprozessnahes Lernen, die einfach in den Alltag integriert werden können, sind da gute Auswegsmöglichkeiten.

 

Ein kleiner Tipp am Rande: Es kann durchaus hilfreich sein, bevor man eine Qualifizierungsmatrix erstellt, das man eine Skill Map (auch als Talent Map bekannt) erstellt. Eine Skills Map ermöglicht eine visuelle Darstellung von Kompetenzen einiger oder aller Mitarbeiter*innen in Deiner Firma. Diese Art Talent Map zeigt die in einer Organisation vorhandenen oder benötigten Fertigkeiten auf. So lassen sich also der Ist-Stand und der Soll-Stand sichtbar machen. Eine Skills Map und eine Qualifikationsmatrix lassen sich hervorragend miteinander kombinieren.

 

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Was ist der Unterschied zwischen einer Qualifikationsmatrix und einer Skill Matrix?

 

Kompetenzen sind eine Kombination aus den erforderlichen Fähigkeiten, Bestrebungen und Kenntnissen, um bei der Ausübung einer bestimmten Funktion als "kompetent" zu gelten. Kompetenzen bilden die Grundlage für die Beurteilung der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Kompetenzerfassungssysteme helfen Unternehmen, die Fähigkeiten, Interessen und Kenntnisse ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Kompetenzen nutzen Unternehmen in strategischer Hinsicht und geben einen Überblick über die Fähigkeit einer Person, eine Fertigkeit oder eine Gruppe von Fertigkeiten in gültiger Weise auszuführen.

 

Dagegen kann der Begriff " Qualifikation" in seiner weiten Verwendung viele Definitionen haben, aber im Kontext des Kompetenzmanagements ist eine Qualifikation eine detaillierte, erlernte Fertigkeit. Zu den Fähigkeiten eines Softwareentwicklers gehören bspw. Java, Dateneingabe, HTML 5, AWS Kubernetes.

 

 

Wie kann eine Qualifikationsmatrix meinem Unternehmen helfen?

 

Eine Kompetenzmatrix erfüllt drei Hauptaufgaben:

 

  • Zunächst erleichtert es die Bewertung der für ein Projekt oder Team erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen. Dazu erstellen Personalmanager als ersten Schritt im Vorfeld eine Liste an erforderlichen Kenntnissen. Dadurch wird ebenso schnell ersichtlich, welche Stellen noch gefüllt werden müssen oder welche Teambildungen Sinn machen.
  • Außerdem liefert eine Qualifizierungsmatrix Informationen über die verfügbaren Fähigkeiten innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens. Diese interne "Datenbank" an Kompetenzen und Mitarbeiterqualifikationen zeigt uns dann sofort, welche Mitarbeiter die richtigen Personen für den jeweiligen Job wären und Nachwuchskräfte zu entdecken und fördern. 
  • Dank der Kompetenzerfassung können Personaler Schulungsprogramme zusammenstellen, damit Mitarbeiter neue Qualifikationen erwerben können.

 

 

 

Was sind die Vorteile einer Kompetenzmatrix?

 

Im Allgemeinen trägt eine Talent Map oder Qualifizierungsmatrix zu einer spürbaren Leistungssteigerung bei und wirkt sich im ganzen Unternehmen positiv aus.

 

  • Teams verschaffen sich einen Überblick über die verfügbaren Kapazitäten im gesamten Unternehmen. 
  • Mangelnde Kompetenzen werden erkannt und entsprechende Fachleute eingestellt, die das betreffende Team ergänzen.
  • Sind Mitarbeiter krank oder im Urlaub, kann schnell Ersatz gefunden werden. Wenn Personaler genau einschätzen können, wer wofür in welchem Team verantwortlich ist, werden sie einfacher Fachkräfte im Unternehmen finden, die die Teams in diesem Bereich unterstützen.
  • Sie bietet Fachkräften auf persönlicher Ebene ein vollständiges Bild ihrer eigenen Kompetenzen und dessen, was sie in das Team und die Organisation einbringen. Sie bilden damit einen ausgezeichneten Ansatz für potenzielle Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. 
  • Dadurch wissen Vorgesetzte und Personal, in welchen Gebieten es Verbesserungsbedarf gibt und können Ausbildungs- und Schulungspläne entwickeln.
  •  Anstatt neues Personal anzustellen, können die Kompetenzen interner Fachkräfte genutzt werden, um spezifische Bedürfnisse abzudecken. Indem wir unsere Qualifikationsmatrix überprüfen, können wir Mitarbeiter finden, die die gewünschten Ziele erfüllen.
  • Verbesserung des internen und externen Kundenservice. 
  • Kompetenzmatrizen liefern eine klare Vision für die berufliche Entwicklung und Mitarbeiterproduktivität im Team und in der gesamten Belegschaft.

 

 

Welche Kompetenzen braucht man für eine erfolgreiche Bewertung?

 

Eine Reihe von allgemeinen Kompetenzen helfen bei der Gestaltung eines Kompetenzmatrix, die wir hier genauer unter die Lupe nehmen:

 

  • Ergebnisorientiert: Erreicht der Mitarbeiter die gesetzten Ziele? 
  • Selbstständigkeit und Autonomie: Aufgaben ohne Beaufsichtigung oder Anleitung zu erfüllen.
  • Teamarbeit: Als klassisches Soft Skill werden Menschen gesucht, die teamfähig sind.
  • Orientierung an Kundenwünsche und -bedürfnisse: Unternehmen sind mehr und mehr bestrebt, ihre Kundenerfahrung zu verbessern.
  • Produktivität: Obwohl sie nicht einfach zu messen ist, gehört die Mitarbeiterproduktivität zu den festen Bestandteilen in Kompetenzmatrizen.
  • Qualität der Dienstleistung
  • Belastungsfähigkeit: Eine weitere positiv bewertete Kompetenz ist die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, unter hohen Standards oder mit sehr engen Fristen.
  • Reaktionsfähigkeit: Die richtigen Lösungen für unerwartete Probleme zu finden.
  • Führungskompetenz: Nicht jeder ist eine geborene Führungskraft, aber es ist wichtig, eben solche Menschen im Unternehmen zu erkennen, besonders wenn es um Beförderungen geht.
  • Motivation: Die Mitarbeitermotivation zu messen gibt uns wertvolle Informationen für entsprechende Verbesserungsmaßnahmen.

 

 

Wie erstellt man eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter?

 

Um eine eigene Skill Matrix Vorlage zu erstellen, arbeiten Personalmanager gerne mit Excel:

 

1. Fertige die Tabelle nach dem vorgegebenen Beispiel an:

 

Qualifikationsmatrix

 

Dazu trägst Du in die blauen Spalten die Namen Deiner Teammitglieder ein. Außerdem legst Du eine Legende zur Bewertung der jeweiligen Kompetenzen an. Hierfür empfehlen wir den von Jurgen Apello erstellten Kompetenzschlüssel:

 

Expertenwissen - grün

Fachmann - gelb

Neueinsteiger - rot

 

2. Kompetenzen benennen:

 

Kompetenzmatrix

 

Anschließend füllst Du die gelben Spalten mit Angaben zu den für das jeweilige Projekt erforderlichen oder gewünschten Kompetenzen aus.

 

3. Die eigentliche Bewertung

 

Qualifikationsmatrix3

 

Zu guter Letzt evaluierst Du das Wissen oder die Erfahrung eines jeden Teammitglieds in den aufgelisteten Kompetenzen. Dies kann entweder durch den Vorgesetzten oder durch die Mitarbeiter selbst erfolgen.

 

4. Entscheidungen treffen:

 

Kompetenzsmatrix

 

Nun kannst Du Entscheidungen auf der Grundlage der in der Kompetenzmatrix dargestellten Informationen treffen und in der rechten Spalte Verbesserungsvorschläge anbringen.

 

Diese Skill Matrix Vorlage ist nur ein Beispiel von vielen Möglichkeiten. Die Auswahl scheint riesig, und wichtig ist hierbei nur das für das Unternehmen passende System zu finden und zu verwenden. Auf diese Weise arbeitet die Qualifikationsmatrix äußerst zuverlässig und effektiv und hilft, das Beste aus Deinem Team herauszuholen.

 

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Was sind die Nachteile einer Excel Qualifikationsmatrix?

 

Excel-Tabellen und Kompetenzmatrizen vertragen sich nicht in der Praxis. Im Folgenden findest Du alle wichtigen Nachteile, warum das so ist.

 

  • Örtlicher Speicher: Excel-Tabellen werden auf lokalen Geräten gespeichert, was oft dazu führt, dass sich die Dateien auf den Festplatten der Mitarbeiter, auf Geräten, in Abteilungen und sogar an verschiedenen Standorten weltweit stapeln.
  • Fehleranfälligkeit: Ein weiterer Nachteil von Tabellenkalkulationen ist, dass sie unglaublich fehleranfällig sind. Die Notwendigkeit korrekter Formeln und das Fehlen bestimmter Funktionen, wie z. B. allgemeiner Dropdown-Listen, machen die Verwendung von Excel-Tabellen anfällig für Fehler. Sie sind nur so gut oder so genau wie die Person, die sie benutzt. Die Erstellung von Kompetenzmatrizen in Excel erfordert mehrere Reiter und Formeln.
  • Komplexität: Komplexe Formeln und mehrere Reiter bedeuten, dass Du normalerweise gute Programmierkenntnisse brauchst, um die Kompetenzmatrizen in einer Tabellenkalkulation zu pflegen. Personaler sollten Sich auf die Aufgabe konzentrieren, die es zu lösen gilt, und nicht auf die Komplexität des Tools, das du zur Lösung dieser Aufgabe verwendest. Die Software sollte benutzerfreundlich und im gesamten Unternehmen leicht zugänglich sein.
  • Einblick in Echtzeit: Qualifikationsmatrizen stehen und fallen mit der Aktualität, die sie aufweisen. Der Nachteil von Tabellenkalkulationen ist, dass sie aufgrund des "geteilten Eigentums" keinen Einblick in Echtzeit bieten. Du müsstest diese Informationen aus den verschiedenen widersprüchlichen und lokal gespeicherten Versionen, die in Deinem Unternehmen verstreut sind, zusammenstellen.
  • Keine Benutzerberechtigung: Ein weiterer Nachteil von Tabellenkalkulationen ist, dass sie keine Optionen für die Benutzerberechtigung bieten. Du kannst sie nicht so konfigurieren, dass du festlegen kannst, wer welche Art von Zugriff hat, wer welche Art von Aktion durchführen darf oder wer in welcher Rolle agieren kann.
  • Hohe Arbeitsintensität: Excel Kompetenzmatrix Vorlagen sind unglaublich zeitaufwändig zu verwalten. Es gilt, festzulegen, wie oft leitende Angestellte, Personalverantwortliche oder einzelne Arbeitnehmer Matrizen überprüfen und/oder aktualisieren sollen. Dann müssen alle Beteiligten über die vorgenommenen Aktualisierungen informiert werden.

 

 

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