Was ist eine Skills Map und warum braucht dein Unternehmen eine?

Du sitzt nächtelang über Einsatzpläne und versuchst zum x-ten Mal Deine Mitarbeiter*innen passend zum Projekt einzusetzen. Aber egal wie Du Deine Angestellten zuordnest, entscheidende Aufgabengebiete kriegst Du einfach nicht oder nicht gut besetzt.

Eigentlich hättest Du ohnehin schon bei Projektbeginn wissen müssen, ob die Skills in Deinem Team mit den Anforderungen des Projekts übereinstimmen und an welcher Stelle Du nachsteuern musst, aber die Daten standen Dir nicht zu Verfügung. Wenn Du für diese Problemstellung das geeignete Handwerkszeug suchst, dann ist eine Skills Map genau das Richtige für Dich. 

Die Kompetenzen Deiner Mitarbeiter*innen sind die zentrale Ressource Deiner Angestellten und Deiner Firma insgesamt. Daher stellen wir Dir mit diesem Beitrag die Bedeutung einer Skills Map vor Augen. Du lernst, wie Du eine Skills Map erstellen kannst und wie Kenjo Dir dabei hilft. Damit hast Du alle Fäden in der Hand kannst die Kompetenzen Deiner Mitarbeiter*innen projektbezogen einschätzen und entwickeln.

Was ist Skills Mapping?

Skills Mapping ermöglicht eine visuelle Darstellung von Kompetenzen einiger oder aller Mitarbeiter*innen in einer Organisation wie z.B. Deiner Firma. Diese Art Talent Map zeigt die in einer Organisation vorhandenen oder benötigten Fertigkeiten auf. So lassen sich also der Ist-Stand und der Soll-Stand sichtbar machen.

Mit Talent Mapping kannst Du also die erforderlichen Fähigkeiten für die Erfüllung einer bestimmten Profils, für die Umsetzung einer bestimmten Aufgabe oder für die innerhalb eines Projekts erwünschten Fertigkeiten erfassen. Anschließend kannst Du überprüfen, inwieweit diese Fähigkeiten bereits vorhanden sind.

Du kannst auf diese Weise auch bestimmen, welche Mitarbeiter*innen über welche Kompetenzen verfügen und wer welche Schulungen oder Fortbildung benötigt. Vielleicht entdeckst Du durch Deine Skills Map auch, dass Du zusätzliche Personalressourcen benötigst. 

Bestenfalls siehst Du mit Deiner Talent Map, welche Mitarbeiter*innen für das Unternehmen allgemein oder für das Projekt speziell am wertvollsten sind. Du erkennst Deine Allrounder und Deine Spezialisten und kannst den Personalentwicklungsprozess Deiner Angestellten beobachten.

Bei Ausfällen oder Abgängen von Mitarbeiter*innen kannst Du mit Skills Mapping das Anforderungsprofil für neue Angestellte ohne großen Aufwand definieren. Diese Übersichten stehen Dir mittels Talent Maps nicht nur für einzelne Angestellte, sondern auch für ganze Teams zu Verfügung. 

Warum braucht dein Unternehmen eine Skills Map?

Für Dich als Personaler*in ist ein unkompliziertes und jederzeit verfügbares Kompetenztableau Deiner Mitarbeiter*innen von hoher Bedeutung. Mit diesem kannst Du Dir rasch und laufend einen Überblick über die Kompetenzressourcen und Skills Deiner Angestellten verschaffen. Dies ist für die sowohl für das die Personalplanung und das Recruiting, aber auch für den Personaleinsatz unabdingbar.

Beispielsweise ist es überaus aufwendig, noch in der Frühphase eines neuen Projekts adhoc die unter Deinen Mitarbeiter*innen vorhandenen Fertigkeiten zu sichten, um so passgenau Teams zusammenzustellen. Hier hilft Dir ein Blick auf Deine visualisierte Talent Map, denn damit hast Du sofort alle Kompetenzen vor Augen.

Auch bei der Personalauswahl leistet Dir eine Skills Mapping gewaltige Vorteile, denn so lässt sich visuell erkennen, welche Kompetenzen die Bewerber*innen mit sich bringen und ob diese zum Kompetenzprofil der Ausschreibung passen.

Ebenso hilft eine Talent Map bei Aufgaben mit speziellen Anforderungen. Manche Aufgaben können schließlich nur von wenigen Mitarbeiter*innen gut gelöst werden. Skills Mapping hilft Dir dabei zu sichern, dass besonders wichtige Aufgaben und Bedürfnisse entsprechend besetzt werden können.

Natürlich erleichtert Dir eine Talent Map auch die zielorientierte Anwendung von Mitarbeiterschulungen - das Gießkannenprinzip geht ja gerade bei Fortbildungen mit einem erheblichen Ressourcenaufwand einher, den Du mittels einer Kompetenz map relevant reduzierst. Ferner erkennst Du anhand Deiner Skills Map mittelfristige oder langfristige Fortschritte, die einzelne Angestellte, aber auch ganze Teams im Unternehmen hinsichtlich gewisser Kompetenzen gemacht haben.

Auch im Hinblick auf das Gesamtunternehmen behältst Du unkompliziert einen Überblick über die verfügbaren Kapazitäten. So kannst Du z.B. bei Krankheitsfällen oder im Urlaub schnell und sinnvoll für Ersatz sorgen. Denn durch Deine Skills Map kennst Du das Anforderungsprofil der vakanten Position genau.

Wie erstellt man eine Skills Map?

Erstelle Deine Skills Map Schritt für Schritt, sonst verlierst Du den Überblick. Diese Gefahr besteht gerade in größeren Organisationen mit zahlreichen Angestellten und Teams sowie vielen unterschiedlichen relevanten Kompetenzen.

Denn ob mit Excel oder auf einer großen Tafel in Deinem Büro - gerade am Anfang wirst Du sehr viel Zeit dafür investieren müssen, das notwendige Kompetenzraster zu erstellen und dieses auf die unterschiedlichen Mitarbeiter*innen, Teams und Aufgabenprofile anzupassen. 

Schnell gehen alleine für die Anlage einer solchen Übersicht Wochen ins Land - dabei hast Du die Kompetenzen Deiner Angestellten noch gar nicht gesichtet. Und diesen Aufwand - wir wollen ehrlich sein - hast Du ohne professionelle Unterstützung leider bei jedem neuen Projekt erneut.

Bevor Du also Dein Büro voller FlipCharts mit Kompetenzprofilen der laufenden Projekte hängst, empfehlen wir Dir einen Blick auf unsere Software zu werfen. Die Tools von Kenjo eignen sich exzellent dafür, die Kompetenzprofile Deiner Mitarbeiter*innen unkompliziert zu visualisieren. Vom einzelnen Angestellte über Ebenen und Teams bis zum gesamten Unternehmen, Du kennst die Ressourcen Deiner Mitarbeiter*innen und bist beim Personaleinsatz, bei der Personalentwicklung oder beim Recruiting immer optimal informiert.

Skills und Mitarbeiter*innen festlegen

Definiere gleich zu Beginn des Skills Mapping, welche Fähigkeiten Du bei Deinen Mitarbeiter*innen sichten und visualisieren willst. Diese Kompetenzen sind diejenigen, die Du im weiteren Prozess beobachten, verwalten und entwickeln willst. Wie Du Kompetenzbeurteilungen durchführst, liest Du in diesem Artikel: Was ist eine Kompetenzbeurteilung.

Bestimme ebenfalls im ersten Schritt, welche Mitarbeiter*innen Du beim Talent Mapping in den Blick nehmen willst. Verbunden mit den jeweiligen Kompetenzen sind diese Angestellten diejenigen, die Du im weiteren Prozess beobachten, verwalten und entwickeln wirst.

Natürlich ist es möglich, anschließend zusätzliche Kompetenzen und Mitarbeiter*innen in die Skills Map aufzunehmen. Mit einem Magnettafeln oder einem Tabellenprogramm ist das allerdings nur mit großer Mühe möglich.

Fokus definieren

Behalte genau im Blick, was Du eigentlich beobachten willst. Es ist schön, dass Deine Sekretärin exzellente Grafiken erstellen kann, aber vermutlich ist das für ihr Anforderungsprofil irrelevant. Viel interessanter erscheint es, dass Dein Buchhalter die letzte Datev-Zertifizierung noch nicht absolviert hat. Weniger wichtig ist für die aktuelle Projektbeschreibung allerdings, dass er Sicherheitsbeauftragter ist.

Nimm also die wichtigsten Merkmale Deiner betrieblichen Anforderungen in den Fokus. Eventuell ist der Schwerpunkt der Kompetenzmatrix auch nicht nur der einzelne Angestellte, sondern Du willst vor allem Abteilungen und Teams in den Blick nehmen. So erkennst Du z.B. bei Abgängen, welche Skills Du in welchem Unternehmensteil akquirieren musst.

Software integrieren

Tatsächlich wird an dieser Stelle deutlich: Mit Zettelwirtschaft und klassischen Tabellen ist kein Skills Mapping möglich. Schließlich fokussierst Du unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Fertigkeiten. Und sicher ist der ein oder andere Angestellte gleich in mehreren Teams oder in unterschiedlichen Funktionen anzutreffen.

Ferner ist Skills Mapping ein dynamischer Prozess: Die Anforderungen ändern sich, zudem kommen permanent neue Mitarbeiter*innen hinzu, während andere Deine Firma verlassen. 

Dafür benötigst Du eine professionelle Software, die Dir bei der Anlage der Skills Map und bei der Durchführung des Talent Mapping hilft. Unsere Kenjo-Tools sind absolut intuitiv und natürlich von überall aus abrufbar. Gerne zeigen wir die Vorteile unserer All-In-One-Software in einem persönlichen Termin.

Wie kann man noch genauere Ergebnisse mit einer Skills Map bekommen?

Um mit den Resultaten Deiner Skills Map noch genauere Ergebnisse zu erzielen, kannst Du diese mit anderen Analysemethoden verknüpfen.  

Talent-Gap-Diagramm

Wenn Du die Daten zu den Fähigkeiten und Kenntnissen Deines Angestellten mit dem Kompetenzprofil der laufenden oder zukünftigen Position abgleichst, offenbart das Talent-Gap-Diagramm mögliche Defizite. Basierend auf diesen Ergebnissen kannst Du für den Angestellten z.B. Schulungsprogramme oder ein Mentoring innerhalb des Unternehmens umsetzen.

Umfragen

Neben fachlichen Kompetenzen sind auch soziale Kompetenzen gerade für die Mitarbeit in Teams von großer Bedeutung. Du solltest im Blick behalten, wie ein potentieller neuer Angestellter in ein Team passt und welche Dynamik dies auslösen kann. Dafür kannst Du die Anforderungen an das Kompetenzprofil mit Rückmeldungen der Teammitglieder anreichern.

Dafür eignet sich beispielsweise der Einsatz von anonymen Umfragen zur MItarbeiterzufriedenheit. Kenjo liefert Dir dafür die ideale Software. Mit einer anonymen Umfrage kannst Du das jeweilige Kompetenzprofil besser verstehen und bislang unbekannte fachliche odersoziale Fertigkeiten in das Aufgabenprofil integrieren. Diesreduziert die Gefahr einer unglücklichen Besetzung durch einen Angestellten, der aufgrund des Kompetenzprofils ideal zu passen scheint.

Leistungsbeurteilungen

Führe regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch. Die Methoden dafür sind vielfältig, ob durch einen Vorgesetzten, als Selbstreflexion durch den Angestellten selbst oder durch ein 360-Grad-Feedback (oder mithilfe einer Leistungsbeurteilung Software) mit möglichst vielen beteiligten Mitarbeiter*innen innerhalb der Firma.

Diese Leistungsbeurteilungen runden Dein Kompetenzprofil des Angestellten ab und geben vertiefende Einblicke in seine Fähigkeiten. So gelingt es Dir, den Angestellten noch detaillierter zu kennen und noch passgenauer einzusetzen und zu fördern. Eventuell ist Dir im Vorfeld eine Fertigkeit oder ein Schulungsbedarf nicht hinreichend aufgefallen. 

Rückmeldegespräche

Richte regelmäßige Rückmeldegespräche mit Deinem Angestellten und seinem Vorgesetzten ein, z.B. vierteljährlich oder jährlich. So wird der individuelle Entwicklungsprozess des Angestellten noch deutlicher. Schließlich geben die Rückmeldungen aus dem direkten Arbeitsumfeld auch Einblicke in Leistungsindikatoren wie Produktivität oder Qualität der Arbeit.

Diese Faktoren bieten in Verbindung mit der Skills Map ein überaus detailliertes Profil des Angestellten und ermöglichen optimales Personalmanagement.

Skills Map und Qualifikationsmatrix

Wenn Deine Skills Map steht, hast Du eine gute Entscheidungsgrundlage für Dein weiteres Personalmanagement. Visualisiere Deine Analyseergebnisse z.B. in Form einer Qualifikationsmatrix. Tipps dazu findest Du natürlich bei uns.

Deine interne Datenbank liefert Dir dann regelmäßig Informationen zur Kompetenzbewertung von Mitarbeiter*innen und Teams im Personaleinsatz, in der Personalentwicklung und im Recruiting.

Fazit

Um die Kompetenzen Deiner Mitarbeiter*innen optimal zu verwalten und zu entwickeln, ist eine Skills Map eine sehr gute Methode. Diese Visualisierung der Fertigkeiten Deiner Angestellten ermöglicht Dir das Personal optimal auszuwählen, einzusetzen und fortzubilden.

Zur Erstellung von Talent Maps empfiehlt sich ein strukturierter Prozess und Hilfe von Experten im Personalmanagement. Unsere Kenjo All-In-One-Software ist dabei besonders geeignet, um den Aufwand der Ersteinrichtung zu minimieren und eine Qualifikationsmatrix zu erstellen.