Mitarbeitergespräche führen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Hast Du Dich auch schon öfter gefragt, wie man Mitarbeitergespräche durchführt, dass sich alle Beteiligten gut und gestärkt dadurch fühlen? So dass Mitarbeiter aus ihnen motiviert herausgehen und voller Elan arbeiten? Mit der richtigen Vorbereitung und Mindset schaffen Personalmanager genau das in den Mitarbeiterbewertungen und wir erklären, wie es geht.

Die Leistung seiner Mitarbeiter zu beurteilen ist immer ein heikler Prozess; dennoch gibt es verschiedene Methoden im Mitarbeitergespräch, die helfen, Erwartungen zu setzen und Ergebnisse zu messen.

Da wir bei Kenjo eine Performance Management-Software anbieten, wissen wir wo der Schuh drückt. Wir haben unzählige Gespräche mit Personalmanagern geführt und herausgefunden, dass viele Personaler das Gefühl haben, dass es beim Führen von Mitarbeitergesprächen Platz nach oben gibt.  

Dabei solltest Du Dir immer darüber im Klaren sein, dass die moderne Technologie Dir zwar dabei helfen kann, Deine Arbeitsabläufe mit internen oder externen Teams zu organisieren. Jedoch ist diese Organisation nicht viel wert, wenn Du nicht von Anfang an einen passenden Rahmen, in dem jeder Mitarbeiter arbeiten kann und will, schaffst.

Im Folgenden schauen wir uns einen Leitfaden für Mitarbeitergespräche an, vom Planen der Ziele bis zur Anfertigung der Feedback-Gespräche selbst, inklusive einer Checkliste.

Ziele setzen

Zu Beginn eines jeden Jahres, oder wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen wechselt, hat die gemeinsame Zielsetzung oberste Priorität. Das erleichtert das spätere Messen der Leistung jedes Firmenmitarbeiters erheblich.

Mit dem SMART-Ansatz lässt sich relativ einfach sicherstellen, dass jedes Ziel die folgenden Kriterien erfüllt:

• Spezifisch
• Messbar
• Ausführbar
• Relevant
• Termingerecht

Zum Beispiel könnte eine Zielsetzung für einen Vertriebsleiter lauten:

Organisiere fünf fachspezifische Veranstaltungen und gewinne dadurch in den nächsten sechs Monaten zehn neue Kunden. Dadurch soll das Geschäft angekurbelt und langfristig mehr Sichtbarkeit etabliert werden.

• Spezifisch: neue Kunden gewinnen.
• Messbar: 10 Kunden.
• Ausführbar: fünf Fachveranstaltungen organisieren.
• Relevant: das Geschäft steigern und Sichtbarkeit gewinnen.
• Termingerecht: in sechs Monaten.

Wenn der Vertriebsleiter in der vereinbarten Zeit zehn Kunden gewinnen kann, ist das Ziel erreicht. Klar und übersichtlich für alle Beteiligten ohne Diskussionen über eventuelle Unklarheiten. Sollte er nach Ablauf der Sechsmonatsfrist nur fünf Kunden gewonnen haben, wurde 50% des Ziels erreicht. 

In dem Personalmanager oder Vorgesetzte ein messbares Ziel festlegen, kann die Arbeit im Mitarbeitergespräch objektiv bewertet werden.

Klare Vereinbarungen

Viele Mitarbeiter haben regelrecht Angst vor Performance-Gesprächen. Nicht zuletzt auch deswegen, weil oftmals der Prozess und das, was von ihnen erwartet wird, nicht klar im Vorfeld definiert ist. Klare Zielvorgaben können dem entgegenwirken.

In seinem Buch “Wie man gute Mitarbeiterbewertungen führt“ spricht Erfolgsautor Dick Grote, über die Bedeutung von Vorgesprächen mit jedem Mitarbeiter. Diese dienen dazu, Ziele zu  definieren sowie den Beurteilungsprozess und mögliche Konsequenzen zu erklären. Grote verspricht eine sofortige Leistungsverbesserung, da “alle Mitarbeiter wissen würden, was ihr Vorgesetzter von ihnen erwartet.“ Ebenso fügt er hinzu, dass Vorgesetzte dadurch “jeden Mitarbeiter am Jahresende zur Verantwortung ziehen“ können.

In der Folge werden die Gehaltserwartungen der Mitarbeiter oft erhöht. Daher sollten Personalmanager und Vorgesetzte unbedingt im Vorfeld klarstellen, ob die Vergütung von den erzielten Ergebnissen abhängig gemacht wird oder nicht. Einige Unternehmen bieten Gehälter an, die je nach individueller oder globaler Zielsetzung variieren, viele andere nicht.

Um Verwirrung zu vermeiden, erstellt jedes Unternehmen am besten seinen eigenen Plan und kommuniziert diesen offen und ehrlich innerhalb der Belegschaft. Dabei werden die Kriterien für Gehaltserhöhungen klar definiert und auch festgehalten was zu erwarten ist, wenn die Ziele erreicht werden.

Schlüsselindikatoren, um Mitarbeitergespräche zu führen

Bei der Entscheidung, wie ein Mitarbeitergespräch durchgeführt werden soll, müssen spezifische Leistungsbewertungsindikatoren definiert werden. Diese Schlüsselkennzahlen, oder auch KPIs ermöglichen es letzten Endes, die Qualität der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeit zu messen.

Daneben sollte Personalmanager auch andere, für die Organisations- und Mitarbeiterentwicklung wichtige Faktoren berücksichtigen. Diese KPIs können zum Beispiel mit Produktivitäts-, Qualitäts- und Schulungsmessgrößen verknüpft werden.

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit der Aufgaben.
• Einnahmequellen.
• Geleistete Überstunden.
• Fehleranzahl.
• Mangelhafte Produkte.

Der Schwerpunkt liegt auf Kennzahlen, die klar definierbar und messbar sind und die der Mitarbeiter selbst kontrollieren kann. Umso wichtiger ist es, spezifische KPIs der einzelnen Tätigkeiten im Unternehmen festzulegen und sie in einigen Fällen sogar an die Leistungserwartungen bestimmter Personen anzupassen.

Ein Beispiel: Es wäre nicht fair, einen Personalmanager auf der Grundlage der Mitarbeiterbindung zu bewerten, da er nicht direkt für Mitarbeiter verantwortlich ist, die aus eigenem Antrieb aus dem Unternehmen ausscheiden.

All diese Messgrößen sollten idealerweise in einem Ergebnis-Dashboard zusammengefasst werden, das auf einem Blick zeigt, welche Arbeit von einem Mitarbeiter im betreffenden Zeitraum geleistet wurde.

Die richtige Vorbereitung der Mitarbeiter 

Vereinbare einen Termin zum Durchführen des Mitarbeitergesprächs im Voraus und bitte den Mitarbeiter etwa zwei Wochen vor dem Meeting, die Dinge aufzuschreiben, die er im letzten Jahr getan hat und auf die er stolz ist. Dieser persönliche Rückblick hilft Mitarbeitern, ihr Gedächtnis aufzufrischen und - wie Grote sagt - "eventuell negativ empfundenen Erfahrungen eine positive Note zu verleihen."

Hole Dir in den Tagen vor dem Mitarbeitergespräch Feedback von den Kollegen des Mitarbeiters ein und schaue Dir ihre Ergebnisse, frühere Beurteilungen usw. an. Mit anderen Worten: Bereite Dich auf das Treffen vor und halte Deine abschließende Leistungsbeurteilung schriftlich fest.

Etwa eine Stunde vor dem Treffen schickst Du dem Mitarbeiter eine Kopie der Review. Das gibt ihm genügend Zeit, sich in Ruhe damit auseinanderzusetzen und gegebenenfalls vorzubereiten. "Wenn Menschen zum ersten Mal die Einschätzung anderer Menschen über sich lesen, können alle möglichen Emotionen auftreten," sagt Grote. Diesen Gefühlen durch etwas Abstand nicht zu viel Raum einzugestehen, hilft in Mitarbeitergesprächen sachlich und zielgerichtet zu bleiben.

Den richtigen Ton bei  Mitarbeiterbewertungen setzen

Performance-Gespräche entwickeln in der Regel eine gewisse Eigendynamik, die wir gerne Feedback-Sandwich nennen: Positive Kommentare wechseln sich mit Kritik, Erfolgen und Ergebnissen ab. Gibt es keine klare Botschaft im Gespräch, kann das zu Verwirrungen der zu beurteilenden Mitarbeiter führen. Sie fragen sich dann, ob sie nun erfolgreich waren oder nicht.

Grote fordert uns zu Direktheit auf: "Die meisten Menschen sind gute Mitarbeiter, also sollten wir uns auf die Dinge konzentrieren, die sie gut gemacht haben", erklärt er. Laut Experten führt diese Methode tendenziell dazu, diejenigen zu motivieren, die bereits kompetent an ihrem Arbeitsplatz sind.

Dennoch gibt es auch Mitarbeiter, deren Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt. Selbstverständlich müssen schlechte Nachrichten nicht beschönigt werden. Mitarbeiterbewertungen bieten eine gute Gelegenheit, sich den auftretenden Schwierigkeiten zu stellen, schwache Leistungen auf den Prüfstand zu stellen und Verbesserungen zu erreichen. In einem Gespräch können Mitarbeiter gemeinsam überlegen, wie sie die Probleme angehen. Das kommt letzten Ende auch dem Mitarbeiter zugute, denn wird ein Mitarbeiter bei Beförderungen stets übergangen und erhält auch keine Gehaltserhöhungen, tun Personalmanager diesem keinen Gefallen, wenn im Feedback-Gespräch die unangenehme Wahrheit unter den Teppich gekehrt wird.

Selbsteinschätzung der Mitarbeiter

Ein weiteres Ziel dieser Meetings besteht darin, den Mitarbeiter einzuladen, über seine eigene Leistung nachzudenken und eine Selbsteinschätzung zu erstellen. Das vermittelt ihm nicht nur das Gefühl, im Meeting zu Wort zu kommen, sondern veranlasst diesen auch, einen Blick in den Spiegel zu werfen und zu analysieren, was er in den letzten zwölf Monaten geleistet hat.

Als Leitfaden schicken Personalmanager die wichtigsten Fragen im Mitarbeitergespräch vorab:

• Wie sind die vergangenen zwölf Monate für Dich verlaufen?
• Was waren Deine wichtigsten Erfolge?
• Worauf bist Du in diesem Jahr besonders stolz?
• Welche Aufgaben oder Projekte haben Dich am meisten befriedigt?
• Was hat Dir besonders viel Freude bereitet?
• Was waren die größten Herausforderungen?
• Wovon warst Du besonders frustriert oder enttäuscht?
• In welchen Bereichen befindet sich Deiner Meinung nach das größte Wachstumspotenzial?
• Was erwartest Du von diesem Mitarbeitergespräch?

Hat der Mitarbeiter spezifische Anliegen oder Probleme, die ein separates Gespräch erfordern, sollte ein weiteres Treffen dafür organisiert werden. Im Feedback-Gespräch konzentrieren wir uns primär auf die Mitarbeiterbewertung.

Konstruktive Kritik bei der Mitarbeiterbewertung

Konstruktive Kritik hat immer die Absicht, einer Person zu helfen und sie nicht einfach nur abzuwerten. Ihr Ziel ist es, eine positive Veränderung zu fördern, die in diesem Fall für beide Seiten Vorteile bringt.

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es wichtig, auf den Punkt zu kommen und möglichst genau zu formulieren. Das Harvard Business Review Magazine weist zum Beispiel darauf hin, dass:

• Vermeide allgemeine Phrasen wie "Du musst proaktiver sein."
• Angemessener ist eine aktive Aufforderung: "Du solltest mehr Initiative zeigen und potenzielle Kunden anrufen, um mehr Geschäfte zu generieren."

Die erste Bemerkung klingt eher nach einer echten Kritik. Mit der zweiten jedoch helfen wir dem Mitarbeiter und bieten ihm echte Lösungsansätze an.

Nachdem wir die Stärken und Leistungen des Mitarbeiters diskutiert haben, ist es wichtig, ihn zu fragen, was er über seine Leistung denkt. Da wir es in den meisten Fällen mit vernünftigen Erwachsenen zu tun haben, ist diese Art der Selbstreflexion ein guter Weg herauszufinden, wie es dem Mitarbeiter geht.

Immerhin könnte diese Frage der perfekte Ansatz sein, um das Gespräch auf verbesserungswürdige Bereiche zu lenken und konstruktive Kritik zu üben.

Das Gespräch strukturieren

Bei der Entscheidung, wie das Mitarbeitergespräch durchgeführt werden soll kommt es auf die passende Struktur an. Der Feedback-Geber leitet das Meeting; er muss also die Leitung ausüben.

Im Normalfall beginnt das Meeting damit, über die Ergebnisse der Review zu sprechen und dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, eine eigene Einschätzung vorzunehmen - auf der Grundlage der zuvor erwähnten Fragen. Ebenso wichtig ist es, die für diesen Zeitraum festgelegten Ziele und die erreichten Ergebnisse durchzugehen.

Wenn das Gespräch insgesamt positiv verlaufen ist, sollten Personalmanager die Stärken des Mitarbeiters besprechen, aber auch nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen und konstruktive Kritik üben. Ein Weiterbildungsprogramm oder ein Mentoring sind mögliche Ergebnisse des Letzteren.

Der Mitarbeiter sollte auf jeden Fall den Besprechungsraum mit allen notwendigen Hilfsmitteln verlassen. Das gibt dem Mitarbeiter das gute Gefühl genau zu wissen, wie er die an ihn gesetzten Erwartungen erfüllen kann.

Die nächsten Schritte festhalten

Der letzte Teil des Meetings konzentriert sich auf die Zielsetzung. Beide Parteien sollten sich auf die Ziele und den Zeitraum einigen.

Dank der SMART-Methode erzielst Du spezifische Ergebnisse, die durch gezielte und realistische Aufgaben zum Handeln animieren. Dabei kennt der Mitarbeiter die an ihn gestellten Erwartungen und weiß, wie er diese erreichen kann.

Mitarbeitergespräche können oftmals auch den positiven Nebeneffekt haben, dass konkrete Weiterbildungs- oder Schulungsprogramme angeboten werden, um neues Wissen zu erlangen.

Das Mitarbeitergespräch schriftlich zusammenfassen

Die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs und die gemeinsam vereinbarten Maßnahmen müssen unbedingt schriftlich festgehalten werden.

Hier werden allgemeine Anmerkungen des Feedback-Gebers, die erzielten Ergebnisse und die gemeinsam vereinbarten, durchzuführenden Schritte dargelegt.

Im Folgenden ein Beispiel:

Anna übertrifft in ihrer Position als Junior X unsere Erwartungen. Sie hat eine positive Einstellung, arbeitet gut unter Druck und kümmert sich auch um die Feinheiten.

Anna arbeitet gut im Team und zeigt Führungsqualitäten bei ihren jüngeren Kollegen. Sie hat freiwillig an verschiedenen Projekten mitgearbeitet und gute Beziehungen zu vielen Kunden aufgebaut.

Anna verfügt über starke ausgeprägte Kommunikationsfertigkeiten und ist sehr daran interessiert, ihre Karriere voranzubringen. Sie würde von einem Schulungs- und Entwicklungsplan profitieren, um ihre Kenntnisse in rechtlichen und finanziellen Bereichen zu erweitern.

Allgemeine Tipps und Hinweise zum Mitarbeitergespräch Leitfaden:

• Regelmäßiges und informelles Feedback: Indem Du innerhalb des Jahres immer wieder Feedback gibst, verringert sich der Druck von Mitarbeiterbewertungen und beugst eventuellen Überraschungen vor.
• Aufrichtigkeit: Keine falsche Scheu, Probleme direkt anzusprechen. Nur so lassen sie sich lösen.
• Persönliche Meetings: Die schriftliche Bewertung sollte eine Zusammenfassung dessen sein, was in einem persönlichen Treffen wurde. Es reicht nicht aus, das Dokument per E-Mail zu versenden. Dem Mitarbeiter persönlich gegenüber zu sitzen und zu hören, was der Mitarbeiter zu sagen hat, ist enorm wichtig. Diese per E-Mail regeln zu wollen gehört wohl den häufigsten Fehlern in Mitarbeitergesprächen.

• Beispiele verwenden: Bei der Mitarbeiterbewertung helfen konkrete Beispiele zu verstehen, worüber wir sprechen.
• Schließe mit einer positiven Bemerkung: Dadurch erhalten Mitarbeiter die Motivation, die sie brauchen, um Herausforderungen und Ziele zu erreichen, die im Meeting festgelegt wurden. Ein ermutigendes Wort hilft oftmals schon, voranzukommen.
• Sorgfältige und aussagekräftige Wortwahl: Achte auf Deine Formulierungen, die Du im Bericht wählst, um sicherzustellen, dass Du die richtige Botschaft vermittelst. Einfach nur ein "gut" oder "ausgezeichnet" reicht nicht aus. Messbare Bezeichnungen eignen sich viel besser.

Feedback-Geber sind gut beraten, die Unterlagen für zukünftige Anlässe zu archivieren. Außerdem schicken sie am besten dem Feedback-Nehmer, also dem betreffenden Mitarbeiter, eine Kopie, so dass dieser bei Bedarf darauf zurückgreifen kann.